Uploaded byIra Rushdan
Asas Perancangan
Bab 7 membahas asas perancangan dan proses yang melibatkan penetapan objektif, analisis keadaan semasa, dan pengembangan strategi untuk mencapai hasil yang diinginkan. Kajian menunjukkan organisasi dengan perancangan formal memiliki prestasi yang lebih baik, dan perancangan yang baik akan menyokong pencapaian objektif melalui penggunaan sumber yang efisien. Terdapat berbagai jenis rancangan, termasuk jangka pendek dan jangka panjang, yang menyokong strategi dan operasi dalam organisasi.
Asas Perancangan
- 1. Bab 7 :Asas Perancangan Disediakan oleh, Ira Rushdan
- 2. Takrifan Perancangan Perancangan ialahfungsi utama dalam proses pengurusan yang turut melibatkan pengorganisasian, kepimpinan dan kawalan. Rancangan adalah suatu penyataan mengenai apa yang perlu dilakukan untuk mencapai satu objektif tertentu.
- 3.
- 5. PROSES PERANCANGAN : 1.Mentakrif objektif 2. Menentukan keadaan semasa 3. Membangunkan premis mengenai masa hadapan 4. Mengenalpasti kaedah untuk mencapai objektif 5. Melaksanakan rancangan, tindakan dan menilai hasil M/S 133
- 6. Kajian empirikal menunjukkan organisasiyang mempunyai perancangan yang formal mempunyai prestasi yang lebih baik berbanding organisasi yang kurang atau tiada perancangan yang lengkap.
- 7. Kajian oleh :Pearce, Robbins & Robinson (1987) dan Capon, Farley & Hulbert (1994) a. Perancangan formal berkait rapat dengan keuntungan, kadar pulangan atas aset yang tinggi & prestasi kewangan yang memberangsangkan. Hubungan antara Perancangan dan Prestasi b. Kualiti proses perancangan & pelaksanaannya dalam organisasi menyumbang ke arah prestasi yang lebih baik. c. Organisasi yang ada perancangan formal namun gagal, disebabkan faktor lain seperti peraturan kerajaan & kekuatan kesatuan sekerja.
- 9.
- 10. Perancangan membantu…  Mewujudkankeinginan mencapai prestasi tertinggi dalam organisasi.  Memastikan perkara yang lebih utama mendapat perhatian dahulu.  Membolehkan sumber diagihkan ke seluruh organiasi.  Membantu organisasi kenalpasti masalah & cara menghadapinya.
- 11.
- 12. Masa dalam organisasiadalah untuk : Tugas pentadbiran Mencari peluang baru Selesaikan krisis antara staf Sertai majlis organisasi tertentu Memastikan prestasi jabatan tidak menurun
- 13.
- 14.
- 15.  Lewis, Goodmandan Dandt (2001) menyatakan manfaat perancangan penting kerana membolehkan pengurus :
- 17. Rancangan yang meliputimasa setahun atau kurang. Contoh: Belanjawan tahunan negara, Membuka 15 cawangan pada tahun hadapan (Perbankan). Jangka Pendek Jangka Panjang Strategik Rancangan yang meliputi tempoh 5 tahun dan ke atas. Contoh: Rancangan Malaysia setiap lima tahun, Menguasai 30% syer pasaran di Asia (Perniagaan). Rancangan yang menyeluruh yang mencerminkan keperluan jangka panjang dan arah haluan organisasi pada masa hadapan. Contoh : Perancangan perniagaan semasa, memasuki perniagaan baru, bagaimana mengatasi persaingan dan terus menjadi persaingan utama dalam industri. CEO & Pengurusan Atasan Pengurusan Pertengahan Pengurusan Bawahan Menggubal rancangan strategik organisasi. Menentukan tindakan yang dilaksanakan dan sumber yang diperlukan dalam menyokong pencapaian objektif tersebut.
- 18. Operasi Rancangan yang menjelaskanlangkah yang diperlukan & sumber yang dikehendaki untuk melaksanakan rancangan strategik. - Lebih kecil berbanding rancangan strategik. - Perbezaannya dari segi jangkamasa, skop & pengkelasan objektif organisasi. - Terdapat 6 jenis rancangan operasi. 5) Kelengkapan 1) Kewangan Kelengkapan & peralatan Bagaimana sumber 3) Pemasaran yang dikehendaki untuk kewangan diperolehi & Usaha mengedarkan dibelanjakan. produk,kegiatan promosi, menyokong aktiviti-aktiviti organisasi. publisiti & pembinaan jenama produk. 2) Sumber Manusia Proses perancangan sumber 6) Penyelidikan & manusia, penstafan, Pembangunan 4) Pengeluaran penempatan pekerja, latihan Aktiviti-aktiviti Kaedah mengeluarkan & pembangunan, penyelidikan yang produk & teknologi peningkatan kerjaya & dijalankan, hasil yang yang digunakan. kenaikan pangkat. dijangkakan & inovasiinovasi yang diusahakan.
- 19. Gandingan Rancangan Strategikdan Beberapa Rancangan Operasi Membantu mencapai Menetapkan arah HASIL Rancangan strategik akan berjaya jika disokong dengan rancangan peringkat bawahan / operasi yang lebih tersusun dan berkesan.
- 20. Umum Khusus Sedia Ada Rancangan yangmenyediakan garis panduan umum yang perlu dipatuhi. Contoh : Rancangan khusus ingin pengurangan kos 5% dan peningkatan pendapatan 7% dalam tempoh 9 bulan, rancangan umum membolehkan pengurus merangka strategi baru untuk meningkatkan keuntungan 4% 8% dalam tempoh 9 bulan. Rancangan khusus mempunyai objektif yang jelas dan terperinci, tiada kesamaran dan tiada masalah kesalahfahaman. Contoh : Pengurus yang ingin melihat peningkatan jualan sebanyak 30% dalam jangkamasa 12 bulan akan mewujudkan prosedur khusus, peruntukan belanjawan dan penjadualan aktiviti meliputi rancangan harian, mingguan dan bulanan. Rancangan yang digunakan lebih daripada sekali dan dijadikan panduan. - Terbahagi kepada 2 jenis. 1) Dasar - Yang memaparkan panduan umum untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan. Contoh: Cara mengambil dan memilih pekerja. 2) Tatacara dan Peraturan Tindakan yang perlu dilakukan dalam situasi yang khusus. Contoh: Penilaian prestasi pekerja yang adil.
- 21. Satu Kegunaan Rancangan yang tidakdapat digunakan untuk masa yang panjang tetapi digubal untuk tujuan yang khusus bagi memenuhi keperluan tertentu. Contoh : Belanjawan dan Penjadualan Projek. BELANJAWAN TETAP •Peruntukan sumbernya berasaskan satu jangkaan kos sahaja. •Contoh; penyenggaraan bangunan yang sama setiap tahun. FLEKSIBLE •Peruntukan berbeza-beza mengikut aktiviti. •Contoh; pertambahan belanja upah akibat pertambahan pengeluaran. BERASASKAN SIFAR •Peruntukan bagi menjalankan projek baru. •Contoh; menghasilkan keluaran baru walaupun bahan tersebut belum pernah dimajukan. Penjadualan projek merangkumi set aktiviti-aktiviti, kerangka masa, sasaran prestasi dan sumber yang diperlukan untuk menyempurnakan tugas.
- 22. Jenis Rancangan Strategik Operasi Jangkamasa Panjang Pendek Pengkhususan Umum Khusus Kekerapan Penggunaan Satu Kegunaan Sedia Ada Ringkasan JenisRancangan Yang Digunakan Dalam Organisasi
- 24. DARI DALAM –KE LUAR Melibatkan pemfokusan usaha kepada apa yang sedang dilakukan tetapi cuba melakukannya dengan lebih baik. Contohnya organisasi mempunyai kekuatan dalam pasukan jualan. Jadi organisasi akan cuba mengoptimumkan kekuatan pasukan agar mencapai keuntungan yang tinggi. DARI LUAR – KE DALAM Dengan cara mengambil peluang yang wujud dalam persekitaran luaran dan mengelakkan masalah yang wujud dalam persekitaran luaran. Contohnya masalah yang wujud adalah kadar persaingan yang sengit menyebabkan jualan menurun. Peluang yang wujud adalah segmen baru dalam pasaran ialah pengubahsuaian produk.
- 25. BAWAH – KEATAS Rancangan dibangunkan di peringkat bawah dalam organisasi tanpa terikat dengan objektif tertentu. ATAS – KE BAWAH Pengurus atasan menetapkan objektif dan membenarkan pengurusan pertengahan dan bawahan membangunkan rancangan masing-masing mengikut objektif yang ditetapkan.
- 27.
- 31. PERANCANG ORGANISASI Diwujudkan untukmemantau penyelarasan sistem perancangan dalam organisasi Membantu pengurus bawahan menyediakan rancangan Membangunkan rancangan khusus apabila diminta TANGGUNGJAW AB Mengumpul dan Membantu mengkomunikasikan rancangan kepada pelbagai pihak dalam organisasi menyelaraskan perancangan maklumat organisasi
- 33.
- 34. Dokumen yang mengkehendaki peningkatanprestasi dalam cara yang khusus. pertumbuhan Keinginan mengekalkan prestasi pada tahap semasa/lebih baik.
- 35. LANGKAH UNTUK BERJAYADALAM PMO Setiap pekerja hendaklah menyenaraikan objektif prestasi yang utama untuk tempoh tertentu dan sasaran masa untuk mencapainya
- 36. LANGKAH UNTUK BERJAYADALAM PMO Objektif dinilai & dibincang Setiap pekerja hendaklah dengan penyelia & menyenaraikan objektif persetujuan bersama prestasi yang utama untuk mengenai objektif yang tempoh tertentu dan sasaran didokumentasikan masa untuk mencapainya
- 37. LANGKAH UNTUK BERJAYADALAM PMO Penyelia & subordinat berjumpa untuk menilai kemajuan & mengemaskini objektif
- 38. LANGKAH UNTUK BERJAYADALAM PMO Dalam tempoh tertentu, pekerja hendaklah menyediakan laporan prestasi pencapaian Penyelia & subordinat utama dan untuk menilai berjumpa komen mengenai perbandingan antara hasil kemajuan & mengemaskini sebenar dengan hasil jangkaan objektif
- 39. LANGKAH UNTUK BERJAYADALAM PMO Subordinat membincangkan pencapaiannya dengan penyelia – tumpuannya ialah pada implikasi untuk prestasi masa depan
- 40. LANGKAH UNTUK BERJAYADALAM PMO Satu set objektif yang baru Subordinat membincangkan diwujudkan untuk tempoh pencapaiannya dengan masa depan dan kitaran penyelia – tumpuannya ialah PMO implikasi untuk prestasi padabermula sekali lagi masa depan
- 41. Hasil yang lebihbaik Wujud peluang pembangunan kerjaya Faham tanggungjawab Pengenalpastian kelayakkan kenaikkan pangkat Komunikasi diperbaiki Tingkatkan motivasi Permudah proses kawalan Penilaian prestasi dapat dilihat Menggalak penglibatan dalam penetapan objektif Sasaran prestasi boleh diukur & dijadikan asas
- 42. Banyak kertas kerja& ganggu kerja-kerja pentadbiran Memerlukan jangka masa yang panjang yang mana boleh dimanfaatkan kepada kerja lain Mungkin wujud kecenderungan pada usaha jangka pendek Sukar diwujudkan & digerakkan di peringkat operasi
- 43. MENCIPTA KETEGARAN DALAM ORGANISASI •PERSEKITARAN YANG BERUBAH • MAMPU MERUGIKAN • PERSAINGAN SENGIT TIDAK BOLEH DIBANGUNKAN DALAM PERSEKITARAN DINAMIK • KEWUJUDAN SEGMENT BARU TIDAK BOLEH MENGGANTIKAN INTUITIF & KREATIVITI • MEMERLUKAN ANALISIS DALAMAN & LUARAN UNTUK MENGENALPASTI KEKUATAN & PELUANG TUMPUAN KE ATAS PERSAINGAN • INDUSTRI TIDAK BOLEH DIUBAH BENTUK & MASA KINI BERBANDING DIREKACIPTA KERANA BERSIFAT EKSPLOITASI PERSAINGAN MASA HADAPAN BOLEH MENJURUS KE ARAH KEGAGALAN • PERSEKITARAN TIDAK MENENTU MEMUSNAHKAN NILAI ORGANISASI DAN BERKOS TINGGI • PERSEKITARAN YG CEPAT BERTINDAK