Il documento esplora l'utilizzo di portali HR e soluzioni analytics per migliorare i processi aziendali, aumentando la comunicazione e soddisfazione dei dipendenti. Vengono presentati casi studio di aziende come Fininvest e Poltrona Frau, che hanno ottimizzato la gestione delle risorse umane attraverso piattaforme web-based e strumenti di monitoraggio. I risultati includono significative riduzioni dei tempi di elaborazione e un miglioramento nella tracciabilità delle informazioni.

1. HR Portal e Analytics:
casi di miglioramento
dei processi, comunicazioni
e conoscenza in azienda
Human Resources Forum – Gubbio
16 Ottobre 2014
Luigi Rendina
Direttore Commerciale Filiale Roma
Email:luigi.rendina@zucchetti.it
Tel. Voip: 0371.594.62.63
Cell. 338.944.75.43

2. Stile di vita
Siamo tutti coinvolti da un radicale
processo di cambiamento!
Condivisione
Comunicazione
Partecipazione
Collaborazione

3. Pervasione

4. nuovi tipi di
COMUNICAZIONE
e di INTERAZIONE
tra le persone
I Social

5. Opportunità
Richieste da parte
del dipendente
Opportunità per
l’azienda in termini
organizzativi, economici
e di efficienza.
Benefici per la
soddisfazione dei
dipendenti.
Spesso La
richiesta arriva
dal basso

6. Il momento del mercato
Crescita
Maturità
Contrazione
Ripresa
Rapide e incalzanti evoluzioni
coinvolgono le aziende

7. ripartire agendo sui
modelli organizzativi che governano
le info a favore del business
L’ipotesi

8. Cambiare l’approccio…
da applicazioni basate
sulle FUNZIONI
a un ambiente di lavoro
dove al centro è
L’UTENTE

9. » Dipendenti
APPLICAZIONE WEB
HR TOTEM
MOBILE
APPLICAZIONE WEB
» Manager
» Personale
viaggiante
» Operatori
Amministrativi
Un sistema con layout uguale per tutti

11. Necessità HR
Avere una conoscenza analitica, accurata e approfondita dei
fenomeni aziendali che influiscono il core business dell’azienda e
incidono sulle decisioni strategiche
ALCUNI ESEMPI
• Costi commerciali (più personale viaggiante e
internazionalizzazione)
• Costi del personale per commessa/attività
• Forecast
• Trend e confronti archi temporali
• Turnover
• Politiche retributive e valutazioni
• Skill e formazione
• Assenteismo

12. INTELLIGENCE
Soluzione
ANALYTICS
BUSINESS

13. Caso FININVEST
La Holding del gruppo Fininvest gestisce una realtà molto
complessa caratterizzata dalla presenza di 8 diversi CCNL,
una forte presenza di personale viaggiante e forti esigenze di
correttezza e tracciabilità dei dati amministrativi.
Una complessità che ha comportato la riprogettazione in logica
dei processi amministrativi HR: presenze, paghe e definizione
dei budget decentrando le informazioni sul cliente
interno(Dipendente/Capo/Direzione) con la messa a punto di
portali dedicati per ottimizzare lo scambio delle informazioni.
I sistemi informativi a supporto della Direzione HR erano un
insieme non integrato e disomogeneo di strumenti interni
artigianali e prodotti offerti e gestiti da provider esterni che non
garantivano una completa tracciabilità delle informazioni e
causavano spesso inefficienze.
ESIGENZE

14. Caso FININVEST
A fronte di queste complessità, prende avvio il progetto di
ridefinizione dei processi HR in collaborazione con Zucchetti,
basato sull'introduzione di nuovi applicativi a supporto dei principali
servizi amministrativi di gestione delle risorse umane. In
particolare:
- una piattaforma di servizi web-based che poggia su un unico
database con tutte le informazioni profilate per dipendente;
- un portale con servizi e informazioni personalizzate che
permette a ciascun dipendente di disporre di un accesso profilato
che consente all'azienda di segmentare le comunicazioni e offrire
servizi dedicati in base alle caratteristiche della mansione;
- sistemi di HR Analytics per il monitoraggio e il controllo dei
processi amministrativi secondo determinati KPI.
PROGETTO

15. Caso FININVEST
E.Panzeri - Direttore del Personale Organizzazione e Servizi
“ Grazie alle soluzioni HR Zucchetti, Fininvest è riuscita
a ottimizzare la gestione dei processi amministrativi
riducendo del 30% il tempo dedicato ad attività a basso valore
aggiunto.
I requisiti di qualità e sicurezza interni ed esterni sono meglio
soddisfatti grazie a un più efficace sistema di monitoraggio dei
KPI di processo.
L'ottimizzazione delle attività di interscambio informativo ha
consentito una riduzione del 70% delle attività di front-end
verso i dipendenti e del 50% di quelle di reporting.
L'introduzione di mobile device (smartphone e tablet) per
consentire a determinate famiglie professionali di fruire in
mobilità di alcuni servizi amministrativi (gestione delle trasferte
e note spese) ha consentito l'estensione del sistema anche al
personale decentrato."
RISULTATI

16. Caso POLTRONA FRAU
1. Semplificare e standardizzare a livello di Gruppo i processi
di amministrazione e gestione del personale per renderli più
efficienti e meno onerosi.
2. Supportare le attività della Direzione sia tramite l'analisi dei
dati relativi a tassi turnover, retribuzioni, assenteismo, ecc. sia
attraverso la definizione del budget dedicato alle risorse umane.
3. Ottimizzare la comunicazione con i dipendenti e
razionalizzare e governare il complesso flusso di richieste e
autorizzazioni relative a giustificativi di assenza, ferie, note
spese e trasferte che, a partire dal dipendente, coinvolgono i vari
attori aziendali (Responsabili, Direzione e Ufficio Amministrazione
del Personale).
ESIGENZE

17. Caso POLTRONA FRAU
PROGETTO
Per soddisfare le esigenze amministrative, sono stati installati gli
applicativi di gestione presenze , paghe e budget del
personale che essendo collegati fra loro consentono la
trasmissione diretta dei dati di presenza eliminando i rischi
connessi al passaggio manuale.
Grazie alle HR Analytics l'Ufficio del Personale può creare report di
Business Intelligence per analizzare l'efficienza di gestione e
monitorare i principali fenomeni relativi al personale (tassi di
assenteismo, incidenza straordinari, mobilità interna, malattie,
ecc.).
Infine, il progetto si è concluso con l’introduzione di HR Portal per
ottimizzare la collaborazione e comunicazione fra dipendenti e
Ufficio del Personale. HR Portal permette al Gruppo Poltrona Frau
di pubblicare on line tutti i servizi, le informazioni, gli employee self
services per i collaboratori.
HR Portal è oggi l'unico punto di accesso via web sul quale tutti i
servizi e le informazioni come cedolino, cartellino, comunicazioni
aziendali e personali sono pubblicati e facilmente accessibili dai
dipendenti via web 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno.

18. Caso POLTRONA FRAU
RISULTATI
Risponde l'Ing. Roberto BOSELLI - CIO
A partire dal 2008 abbiamo intrapreso un percorso per armonizzare
e semplificare le piattaforme ed i sistemi gestionali impiegati nelle
diverse Aziende del Gruppo.
Oggi possiamo dire di disporre di un solo sistema di gestione delle
presenze e di amministrazione del personale che ci ha permesso
un significativo risparmio in termini di gestione dei processi e
manutenzione dei sistemi.
Grazie agli strumenti di analisi possiamo presentare rapidamente
i dati che vanno dall'aggregato di Gruppo all'esploso per
singolo CdC presso la singola Azienda.
Altro importante vantaggi in termini di riduzione dei tempi è stato
ottenuto con l’introduzione del portale all'interno della piattaforma
HR, sia per la gestione delle anomalie che per la pubblicazione dei
documenti legati al dipendente (cedolino, CUD,ecc.) che, tra
l’altro, ci porterà ad eliminare la stampa e la distribuzione dei
documenti.

19. Caso THE SPACE CINEMA
La tipologia di business di The Space Cinema richiede che
la gestione delle Risorse Umane sia flessibile e dinamica dato
l'elevato numero di addetti nelle oltre 260 sale cinematografiche;
inoltre, la stagionalità del lavoro porta il numero dei lavoratori ad
incrementi rilevanti in determinati periodi dell'anno.
L'esigenza era di dare più autonomia di gestione alle singole
filiali e ai singoli Direttori delle Unità Commerciali, pur mantenendo
un controllo centralizzato nella sede amministrativa.
The Space Cinema aveva bisogno di uno strumento che
consentisse ai Direttori di gestire al meglio le proprie risorse e di
condividere in tempo reale tale gestione con la Direzione Centrale
che è, così, costantemente informata ed aggiornata.
ESIGENZE

20. Caso THE SPACE CINEMA
L'esigenza è stata soddisfatta con la suite HR Zucchetti: grazie
alla tecnologia web con cui è realizzata ha permesso alla Direzione
Centrale di distribuire le funzioni e i servizi a tutte le filiali,
mantenendo la possibilità di controllo.
Tutti gli applicativi e i servizi sono accessibili tramite HR Portal
che, grazie a profili differenziati, ha permesso di automatizzare e
ottimizzare il flusso delle informazioni. Ciascun Direttore di
filiale:
- crea le proposte di assunzione;
- gestisce autonomamente le variazioni di rapporto di lavoro, le
cessazioni e ha completa autonomia anche nella gestione delle
presenze dei collaboratori del proprio cinema, garantendo così
particolare celerità nella totalizzazione del mese e al successivo
processo di elaborazione delle paghe.
Sempre tramite il Portale, i dipendenti della sede amministrativa
(circa 60) accedono alle funzioni di workflow per l'inserimento
dei giustificativi di assenza coerentemente alle regole
dell’organigramma aziendale e a tutti i documenti quali cedolino,
CUD e modulo richiesta detrazioni.
PROGETTO

21. Caso THE SPACE CINEMA
Risponde Claudio CORRIAS - Coordinatore Amministrazione
Risorse Umane
Grazie al sistema Zucchetti, ogni nostra Unità Commerciale è
oggi autonoma nella gestione delle presenze dei dipendenti, ma è
anche sottoposta a un rigido rispetto delle indicazioni della
Direzione Risorse Umane, nonché di quanto disposto dal CCNL
vigente. La piattaforma Zucchetti ci ha quindi garantito la
possibilità di ottenere il risultato a cui ambivamo, ovvero una
omogeneità nella gestione di tutto il Personale dislocato nelle Unità
Commerciali.
Come Direzione Risorse Umane stiamo supportando le Unità
Commerciali nella gestione dell'elevatissimo turn over delle
risorse attraverso HR Portal che consente a ai Direttore dei
Multiplex di inserire, variare, cessare le anagrafiche dei dipendenti
direttamente sul modulo che alimenta le paghe mensili. Anche in
questo caso, grazie alla tecnologia Zucchetti la DRU è riuscita a
delegare il lavoro, mantenendo il controllo delle attività e le scelte
definitive presso di sé.
RISULTATI

22. HR Infinity Global Solution

23. HR ANALITYCS: ORIENTATE ALLE STRATEGIE

24. HR ANALITYCS: ORIENTATE ALLE STRATEGIE

25. REPORT ASSENTEISMO: COM’ERA IERI

26. REPORT ASSENTEISMO: COM’E’ CON HR ANALYTICS

27. REPORT TURNOVER: COM’ERA IERI

28. REPORT TURNOVER: COM’E’ CON HR ANALYTICS

29. Luigi Rendina
Direttore Commerciale Filiale Roma
Email:luigi.rendina@zucchetti.it
Tel. Voip: 0371.594.62.63
Cell. 338.944.75.43