Notorious Cinemas, un'azienda italiana di gestione cinema, ha implementato Arxivar per migliorare la programmazione e la gestione interna, ottimizzando flussi di lavoro complessi e aumentando la digitalizzazione. La soluzione ha semplificato processi come la programmazione dei film, la gestione del personale e l'invio di ordini ai fornitori, migliorando l'esperienza del cliente e la comunicazione. L'adozione di Arxivar ha portato a una maggiore efficienza operativa e ha consentito all'azienda di gestire la crescita e l'espansione con maggiore facilità.

1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO

2. AZIENDA
Notorious Cinemas è una società italiana
dedicata alla gestione di cinema multisala.
La mission dell’azienda è quella di offrire un
intrattenimento esperienziale, innovativo e
attento al benessere dello spettatore.
Notorious si distingue per gli elevati standard
audio e video, il comfort delle sale, l'accoglienza
qualificata, la sana e variegata offerta del food &
beverage, l'informatizzazione del percorso
cliente. L’offerta audiovisiva è di alta qualità e si
compone anche di film in lingua originale,
rassegne ed eventi dedicati a temi di attualità.
Attualmente Notorious conta 6 cinema multiplex,
in Lombardia, Sardegna e Emilia Romagna, ed è
in attiva fase di espansione, con in programma
una nuova apertura.

3. ESIGENZA
Notorious cercava una soluzione per gestire la programmazione dei multisala che potesse
migliorare sia il lavoro interno sia, in linea con la mission aziendale, l’esperienza e l’attesa degli
spettatori. Considerato infatti che i multiplex Notorious contano fino a 10 sale, era fondamentale
gestire e comunicare in modo efficace i tempi di programmazione e la disponibilità di ciascuna
sala.
Parallelamente, la crescita dell’azienda ha portato con sé la necessità di ottimizzare, aumentando
il grado di digitalizzazione, alcuni flussi di lavoro:
• la gestione del personale e dei documenti legali connessi, tenuto conto del fatto che
attualmente Notorious conta più di 100 dipendenti che lavorano su più sedi, con formule
contrattuali e monte ore settimanale anche molto diversi;
• l’invio ricorrente da parte di ciascun cinema degli ordini food & beverage a un portafoglio
fornitori molto vasto.

4. SOLUZIONE

5. SOLUZIONE
È stato proposto a Notorious di installare ARXivar quale software in grado di rispondere in modo
trasversale a tutte le necessità presentate.
Le funzionalità di ARXivar come gestore documentale e dei processi, nonché il fatto che sia
integrabile e personalizzabile al massimo, lo hanno reso la scelta migliore per gestire non solo le
esigenze degli uffici risorse umane e acquisti, ma anche la programmazione dei film nelle sale.
Questa soluzione ha dimostrato la versatilità di ARXivar e ha consentito al nostro cliente di
massimizzare l’investimento fatto.
Il progetto, che possiamo suddividere in 3 flussi, è iniziato con la configurazione di un’utenza
ARXivar per tutti i dipendenti. Attraverso un’interfaccia personalizzata, ciascun utente ha accesso
a differenti viste in base al proprio ruolo, da cui gestire i flussi di lavoro.
Una soluzione che di fatto ha reso ARXivar un fondamentale strumento di lavoro per i dipendenti
di Notorious Cinemas.

6. SOLUZIONE
1 - Gestione della programmazione delle sale cinematografiche
Notorious gestisce la prima fase di programmazione dei film attraverso un software gestionale,
che è stato opportunamente integrato con ARXivar. Ogni settimana, frequenza con la quale
Notorious aggiorna la programmazione, ARXivar avvia un workflow che effettua una chiamata API
al gestionale per ogni cinema ed esporta il file XML della programmazione. Dopodiché, attraverso
una configurazione di Plugin Manager, i dati dell’XML vengono caricati come profilo documentale
in ARXivar (filtrando solo i dati necessari alla programmazione, ovvero gli orari dei film divisi per
sala e giorno) sotto il cinema corrispondente.
Una volta importati i dati, gli utenti autorizzati di ciascun cinema ne prendono visione nella
propria utenza ARXivar e terminano di gestire la programmazione inserendo per ogni film altri
dati, quali la durata della pubblicità iniziale e l’orario dell’intervallo, in una modifica che si riflette
su tutta la programmazione. Sempre da ARXivar gli utenti gestiscono eventuali cambi orari o
modifiche alla programmazione.

7. SOLUZIONE
1 - Gestione della programmazione delle sale cinematografiche
Utilizzando le chiamate API di ARXivar è stata poi sviluppata un’interfaccia per la
programmazione giornaliera di ciascun multisala, trasmessa in tutti i monitor presenti nei
cinema. Si tratta di un pannello semplice e leggibile con immediatezza dagli spettatori per
prendere visione di: film in programma, orario di inizio, sala di proiezione e possibilità o meno di
accesso in sala.
Accedendo al pannello da qualsiasi
dispositivo, l’operatore del cinema
gestisce le disponibilità delle sale.
Dieci minuti prima dell'inizio del
film, può cambiare lo stato della
sala da “accesso non consentito” a
“consentito”, od eventualmente
selezionare le opzioni “ritardo”,
“sospendi” o “rimuovi”. Tutti gli
schermi presenti nel cinema si
sincronizzano in tempo reale con la
nuova disponibilità della sala.

8. SOLUZIONE
2 - Gestione del personale
Soluzione realizzata attraverso la creazione di apposite viste e workflow in base all’utenza.
Utenza ufficio HR
• Inserimento delle buste paga e CU, che vengono associate in automatico al dipendente e
inviate tramite email (il sistema avvisa di eventuali mismatch tra il CF della busta paga e
quello del dipendente inserito).
• Gestione delle scadenze dei contratti a tempo determinato.
• Generazione di nuovi contratti in un workflow che coinvolge il direttore del cinema che
richiede l’assunzione e il responsabile del personale che l’approva. Invio automatico dei
dati utili all’ufficio paghe esterno e generazione nuova utenza dipendente alla firma.
Utenza dipendente
• Possibilità di visionare e scaricare la CU e tutte le buste paga.
• Inoltro richiesta di ferie/permesso e inserimento della malattia con numero di protocollo.
Utenza manager
• Approvazione delle ferie.
• Inoltro all’ufficio HR di una richiesta di assunzione.
• Gestione e visione dei dati delle programmazioni di tutte le sale del cinema.

9. SOLUZIONE
3 - Invio ordini ai fornitori
Sempre nell’interfaccia utente ARXivar, alcuni dipendenti abilitati per ciascun cinema possono
accedere alla vista dove ordinare i prodotti food & beverage. La soluzione consiste in una
maschera personalizzata, sviluppata per semplificare al massimo il processo.
Al salvataggio, si genera in automatico un PDF da inviare al fornitore contenente i dati del
fornitore stesso, le specifiche dell’ordine, gli estremi del cinema e gli orari in cui il fornitore
può effettuare la consegna.
L’utente seleziona dapprima il
fornitore desiderato. Una volta
scelto, la maschera si aggiorna
con una tabella di tutti gli
articoli ordinabili dal fornitore.
L’utente non deve far altro che
inserire le quantità da ordinare
per ciascun prodotto e poi
salvare l’ordine.

10. SOLUZIONE
3 - Invio ordini ai fornitori
A questo punto, il workflow continua con il passaggio
dell’ordine attraverso vari livelli di approvazione, in cui
viene inserita anche la data di consegna desiderata,
prima di essere evaso al fornitore.
Una volta inviato, si genera un task nella bacheca
ARXivar dell'utente addetto, che all’arrivo del carico
dovrà occuparsi di inserire la data di consegna, la fattura,
il DDT, e controllare la conformità della merce.
Se non conforme, la merce può essere contrassegnata
come “mancante”, “in eccedenza” o “respinta” qualora
venisse restituita perché danneggiata.
Questi dati, rielaborati in opportune viste e grafici,
consentono a Notorious di avere visibilità sugli articoli
ordinati e sui fornitori, da cui seguono opportune
valutazioni e ottimizzazioni.

11. BENEFICI
1 - Gestione della programmazione delle sale cinematografiche
• Nella propria utenza ARXivar, gli operatori autorizzati possono prendere visione, gestire e
modificare la programmazione. Inoltre, possono generare report con l’elenco completo della
programmazione filtrando per film, giorno e fasce orarie desiderate.
• Ogni cinema può gestire la disponibilità delle sale e, se necessario, posticipare l’ingresso.
• Le informazioni sull’accesso in sala vengono comunicate con facilità agli spettatori tramite
l’interfaccia su tabellone.
2 - Gestione del personale
• Archiviazione sicura e centralizzata di tutti i documenti dei dipendenti, anche passati (contratto,
CU, destinazione TFR, corsi di aggiornamento e/o sicurezza, visita medica, ecc.).
• Semplificazione del processo di assunzione o proroga contratti.
• Controllo delle assunzioni per ogni sede e possibilità di impostare avvisi di scadenze contratti.
3 - Invio ordini ai fornitori
• Processo di invio ordine facile e immediato tramite maschera semplificata.
• Possibilità di analisi dati dettagliate (per es. quale fornitore è più conveniente considerati i costi
e il tasso di consegna).

12. LA PAROLA AL CLIENTE
«Utilizzare ARXivar per gestire la programmazione dei multisala e la disponibilità delle sale
cinematografiche ci ha permesso di completare quel processo di miglioramento dell’esperienza
cliente che era tra gli obiettivi principali di Notorious Cinemas. Esattamente come desideravamo, è
stata realizzata un’interfaccia per la programmazione dei film che ora è presentata su tutti i
monitor dei nostri multisala e che ci ha consentito di migliorare la comunicazione con gli
spettatori.
In parallelo, ARXivar ha migliorato il lavoro dei nostri uffici, rendendo più veloci e meno soggetti a
errori processi standard come l’invio delle buste paga, la registrazione delle nuove assunzioni o
l’inoltro degli ordini di acquisto. Automatizzare e digitalizzare i processi, a fronte anche di una
crescita dell’azienda e dell’apertura di nuovi cinema, ci permette di collaborare in modo efficiente
tra reparti, suddividendo i task e le responsabilità. Senza tralasciare il fatto che disporre di uno
strumento come ARXivar significa inoltre controllare i flussi di lavoro, servendoci anche di dati
storici, per ottimizzare la gestione aziendale. Tutte soluzioni di cui siamo complessivamente molto
soddisfatti.»
Michele Meniconi
- Direttore Operazioni