Scai S.p.A., che distribuisce macchine movimento terra, ha adottato una soluzione di gestione documentale basata su Arxivar Next e intelligenza artificiale per automatizzare l'archiviazione e la gestione di documenti ricorrenti. Questo ha ridotto drasticamente il tempo di lavoro necessario per la gestione dei documenti da 20 giorni a solo un giorno al mese e ha condiviso le informazioni tramite QR code, migliorando efficienza e riducendo l'uso della carta. Il successo della soluzione ha portato l'azienda a esplorare ulteriori utilizzi di Arxivar all'interno della propria struttura.

1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO

2. AZIENDA
SCAI S.p.a. distribuisce macchine movimento terra in
Italia e in alcuni paesi esteri.
L’azienda è organizzata con una rete di assistenza
nazionale di oltre 50 officine autorizzate, ed è in
grado di evadere qualsiasi tipo di ricambio in 24 ore,
con una flotta noleggi che comprende più di 1000
mezzi per ogni applicazione: dal movimento terra
allo stradale, dall’energia agli autocarri.
Grazie all’esperienza di oltre 70 anni, SCAI mette al
servizio della clientela le migliori soluzioni in
un’ottica di risparmio, efficienza e salvaguardia
ambientale.

3. ESIGENZA
La gestione dei documenti “ricorrenti”, necessari per la corretta gestione di ogni
singola macchina movimento terra, impegnava molte risorse umane, costringendo a
scansioni manuali di polizze di assicurazione, schede tecniche, manuali d’uso, certificati
di conformità etc.
In seguito, questi documenti andavano referenziati manualmente ad ogni singola
macchina, creando legami e fascicoli.
C’era poi l’esigenza di “trasmettere” questi documenti all’utilizzatore finale della
macchina in noleggio, creando manualmente migliaia di email ogni mese.
Questo lavoro impegnava 3-4 persone al mese per 4/5 giorni.

4. SOLUZIONE

5. SOLUZIONE
Basandosi su ARXivar NEXT, la piattaforma web di gestione documentale e di
gestione dei processi, è stato realizzato un plugin sfruttando le potenzialità dell’IA
(Google Gemini) che identifica automaticamente ogni singolo file, dandogli un
punteggio (confidence).
In base ad un modello per il quale è stato allenato, l’intelligenza artificiale rileva il
documento tramite la tecnologia OCR ed estrae i dati chiave definiti, archiviandoli
in automatico e inserendoli in fascicoli, a cui vengono assegnati i permessi di
visibilità.
Quando il grado di confidenza è pari o superiore al 95%, il documento viene
riconosciuto come valido e quindi processabile.
Dopo l’archiviazione in ARXivar, il documento viene relazionato alla macchina
tramite la matricola o la targa identificata nel documento stesso, facendo query sul
database del gestionale.
A questo punto, è sufficiente “depositare” in una cartella condivisa i documenti che
vengono automaticamente processati ed archiviati

6. SOLUZIONE

7. SOLUZIONE

8. BENEFICI
Grazie ad ARXivar è stato possibile ottenere:
• la riduzione della carta e delle stampe/fotocopie in generale;
• una drastica riduzione del tempo di archiviazione, legame e controllo;
• condivisione tramite QrCode del fascicolo documentale della macchina;
• To-do List semplici e complete per gli eventuali errori;
• interfaccia amministrativa per il controllo degli automatismi.

9. LA PAROLA AL CLIENTE
L’adozione di ARXivar NEXT unito all’integrazione con l’intelligenza artificiale ci
ha permesso di abbattere drasticamente i tempi occorrenti per l’archiviazione
documenti e la loro profilazione. Siamo passati da circa 20 giorni/mese (3-4
operatori per 4-5 giorni) ad un giorno/mese di 1 persona. La soluzione oramai è
collaudata ed ha un tasso di errore del 2%.
Questo successo ci sta dando la spinta di utilizzare ARXivar in modo ancora più
distribuito all’interno dell’azienda.
Fabrizio Cenerini
- Responsabile EDP di SCAI S.p.a.