Penerapan Analisis SWOT dalam penyusunan strategi terbaik untuk meraih peluang dan mningkatkan kinerja organisasi. Formulasi Strategi disini diolah sedemikian rupa, yaitu Formulasi Strategi SO, WO, ST dan WT. Penerapan SWOT dapat dimanfaatkan dalam upaya meningkatkan kualitas pelayanan publik

1. ANALISIS SWOT
Materi Kuliah Manajemen Publik

2. • Mutu tidak akan datang dengan sendirinya, perlu usaha
khusus.
• Peningkatan mutu yang terus-menerus adalah hasil dari
budaya kerja.
• Budaya kerja yang baik adalah hasil pembinaan jangka
panjang.
• Agar budaya kerja yang baik tercapai perlu perencanaan
jangka panjang yang bersifat strategik.
• Rencana jangka panjang perlu tujuan-tujuan yang jelas, yang
berfokus pada kepentingan dan kebutuhan para pelanggan.
• Rencana jangka panjang harus realistik, berdasarkan kondisi
diri dan lingkungan.

3. # Mengapa SKPD ini ada atau diadakan ?
# Untuk apa dan untuk siapa SKPD ini ada ?
# Apakah SKPD ini sedang mengejar pencapaian
tujuan-tujuan yang benar ?

4. VISI dan MISI
Apakah yang kita inginkan ?
Apakah visi, misi dan nilai-nilai kita ?
PERSYARATAN DARI PELANGGAN
Siapakah yang menjadi pelanggan-pelanggan kita ?
Apa saja yang diharapkan dari kita oleh para pelanggan ?
Kita perlu baik dalam hal apa saja agar mampu memenuhi
hapapan-harapan para pelanggan ?
Apakah yang dituntut mahasiswa dari institusi kita ?
Metoda apa yang kita gunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan
para pelanggan ?

5. (Lanjutan)
JALANMENUJUSUKSES
Apakah kekuatan-2, kelemahan-2, kesempatan-2 dan
ancaman-2 yang kita miliki dan hadapi ?
Faktor-2 mana yang menentukan kesuksesan kita ?
Bagaimana kita akan dapat meraih sukses ?
KINERJAYANG BERMUTU
Standar kinerja mana yang akan kita pakai ?
Bagaimana kita akan menyajikan mutu ?
Mutu yang akan kita sajikan itu menuntut biaya dan
pengorbanan apa dari kita ?

6. ( Lanjutan )
INVESTASI PADASDM
SDM kita harus dikembangkan menjadi bagaimana ?
Apakah kita sudah cukup berinvestasi untuk
mengembangkan SDM ?
MENGEVALUASIPROSES
Apakah kita telah menjalankan proses peningkatan mutu
dengan benar ?
Bagaimana kita tahu bahwa kita telah meraih suskses ?

7. URUTAN LANGKAHPERENCANAAN STRATEGIS
Visi , Misi dan Nilai2
Identifikasi Pelang-
gan & Kebutuhan
Analisa SWOT +
FPK
Rencana
Perguruan Tinggi
Kebijakan Mutu
dan Rencana Mutu
Biaya Mutu
Evaluasi dan
Umpan balik
Bidang apa yang kita geluti
Siapa pelanggan2 kita dan apa yang
mereka butuhkan dan harapkan
Kita harus mampu lebih baik
dalam hal apa saja
Bagaimana kita akan
meraih sukses
Bagaimana kita akan
menyajikan mutu
Apa dan berapa biaya dan
pengorbanan yang diperlukan
Bagaimana kita tahu kalau kita
sukses
1
2
3
4
5
6
7

8. VISI , MISI , NILAI dan TUJUAN
 Pemisahan secara jelas keempat hal tersebut akan membuat jelas
institusi apa yang ingin dikembangkan.
 VISI adalah pernyataan tentang maksud akhir yang ingin
diwujudkan oleh/dengan adanya institusi itu. Contoh : = Menyajikan
pendidikan yang bermutu tinggi
= Mencari dan memberi yang terbaik
= Mewujudkan masyarakat yang sadar akan
kebesaran Tuhan dan alam ciptaannya.
= Membangun masyarakat yang ber- IMTAQ dan
ber-IPTEK.
Dari pernyataan singkat itu kemudian dijabarkan agar menjadi
lebih jelas.

9. € M I S I adalah pernyataan yang berkaitan erat dengan Visi, dan
memberi arah yang jelas apa yang akan ditempuh pada masa kini
dan yang akan datang.
# Pernyataan tentang misi ini membuat suatu institusi berbeda dengan
yang lain.
# Misi harus dapat dijabarkan menjadi tindakan-tindakan de- .
ngan memanfaatkan kesempatan-kesempatan yang ada bagi .
institusinya.
# Bila misi ini didukung oleh adanya strategi mutu jangka panjang, .
maka tidak perlu khawatir misi tidak akan dapat dilaksanakan.
# Kriteria untuk menyusun pernyataan misi :
 Mudah dihafal
 Mudah dikomunikasikan
 Sifat bidang garapan jelas
 Ada komitmen pada mutu
 Mengandung maksud jangka-panjang
 Memfokus pada pelanggan
 Harus fleksibel

10. C O N T OH :
(1) Fakultas Ekonomi Univ. Purbakala bermaksud
mengajarkan ilmu-ilmu Ekonomi dan Manajemen
kepada para mahasiswanya dengan standar mutu
tinggi agar bermanfaat setelah lulus.
(2) Fakultas Ekonomi Univ. Semenanjung memberi
pelayanan pendidikan dengan mutu yang setinggi
mungkin.
(3) Fakultas Ekonomi Univ. Alamiah menyiapkan SDM
yang menguasai ilmu Ekonomi dengan mutu tinggi
agar bisa diamalkan dengan sebaik-baiknya.

11. TATA NILAI
• Tata nilai suatu institusi adalah prinsip-prinsip yang
digunakan dalam mencari dan mewujudkan visi dan misinya.
• Tata nilai institusi menyatakan keyakinan-2 dan aspirasi-2 dari
institusi yang bersangkutan.
• Pernyataan nilai harus singkat, mudah dihafal, dan mudah
dikomunikasikan.
• Tata nilai mendorong dan memberi arah bagi institusi, serta
menjamin adanya maksud yang konsisten.
• CONTOH :
1. Mengutamakan kepentingan pelanggan.
2. Bekerja dengan jujur sesuai standar profesional yang tinggi.
3. Bekerja sambil melakukan perbaikan mutu secara berkelan-
jutan.

12. T U J U A N
€ VISI, MISI dan TATA NILAI dijabarkan menjadi tujuan-tujuan yang
dapat dicapai.
€ TUJUAN seharusnya dirumuskan dalam bentuk yang dapat diukur,
sehingga hasil yang dicapai dapat dievaluasi secara terukur.
€ TUJUAN harus realistik dan mungkin untuk dicapai.

13. IDENTIFIKASI PELANGGAN DAN
KEBUTUHANNYA
 Mengidentifikasi berbagai kelompok pelanggan perguruan tinggi
secara spesifik sangatlah penting, baik pelanggan eksternal (primer,
sekunder dan tersier) maupun internal.
 Masing-masing fungsi PT (pendidikan, penelitian, pengabdian dan
administrasi) memiliki kelompok pelanggan yang berbeda.
 Masing-masing kelompok pelanggan memiliki kebutuhan dan
harapan.
 Perguruan tinggi harus berusaha memenuhi kebutuhan dan harapan
itu.
 Dengarkan dan baca kebutuhan dan harapan pelanggan, baik aktual
maupun potensial.
 Produk dan jasa yang dikatakan bermutu tak berarti apa-apa tanpa
analisa pasar ini.

14. T U J U A N
€ VISI, MISI dan TATA NILAI dijabarkan menjadi tujuan-tujuan yang
dapat dicapai.
€ TUJUAN seharusnya dirumuskan dalam bentuk yang dapat diukur,
sehingga hasil yang dicapai dapat dievaluasi secara terukur.
€ TUJUAN harus realistik dan mungkin untuk dicapai.

15. IDENTIFIKASI PELANGGAN DAN
KEBUTUHANNYA
 Mengidentifikasi berbagai kelompok pelanggan perguruan tinggi
secara spesifik sangatlah penting, baik pelanggan eksternal (primer,
sekunder dan tersier) maupun internal.
 Masing-masing fungsi PT (pendidikan, penelitian, pengabdian dan
administrasi) memiliki kelompok pelanggan yang berbeda.
 Masing-masing kelompok pelanggan memiliki kebutuhan dan
harapan.
 Perguruan tinggi harus berusaha memenuhi kebutuhan dan harapan
itu.
 Dengarkan dan baca kebutuhan dan harapan pelanggan, baik aktual
maupun potensial.
 Produk dan jasa yang dikatakan bermutu tak berarti apa-apa tanpa
analisa pasar ini.

16. P e l a n g g a n
E k s t e r n a l I n t e r n a l
Primer Sekunder Tersier Dosen Pegawai
Fungsi PT
1. Pendidikan
2. Penelitian
3. Pengabdian
pd Masyarakat
4. Administrasi
MATRIK KEBUTUHAN PELANGGAN
PERGURUAN TINGGI

17. ANALISIS SWOT DAN
FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN
SWOT analisis merupakan alat yang paling efektif untuk
mengetahui potensi institusi.
SWOT analisis dapat dibagi dua :
a. analisis internal memfokus pada kinerja institusi:
kekuatan dan kelemahan dalam berkinerja.
b. analisis kondisi dan situasi lingkungan:
kesempatan dan ancaman berada dan berasal
dari lingkungan eksternal.
Tujuan analisis SWOT adalah:
a. Memaximalkan kekuatan
b. Meminimalkan kelemahan
c. Memanfaatkan secara maximal kesempatan yang ada
d. Mengurangi acaman

18. (Lanjutan Analisis SWOT)
 Aktivitas SWOT dapat diperkuat bila analisis difokuskan pada :
a. Persyaratan yang dituntut pelanggan, dan
b. Keunggulan kompetitif dari institusi.
 Kedua hal itu (a dan b) adalah kunci untuk menyusun strategi
jangka panjang.
 Strategi perguruan tinggi perlu dikembangkan sedemikian
rupa agar dapat melindungi dirinya dari persaingan dan dapat
meningkatkan daya tariknya terhadap pelanggannya.
 Bila analisis ini dipadukan dengan misi dan nilai-nilai yang
dimiliki, maka menghasilkan identitas yang membedakan dari
pesaing-pesaingnya.

19. ANALISIS SWOT
Kekuatan
•
Memiliki banyak mahasiswa
•
Tim pimpinan yang bersemangat
•
Hasil ujian yang sangat baik
•
Jurusan Manajemen & Akuntansi kuat
•
Dukungan orang tua kuat
•
Moral staf baik
•
Dukungan Pemda
Kesempatan
•Merger dengan PTS berreputasi
kurang tapi punya fasilitas baik
•Mengembangkan reputasi penelitian
•Semangat menghadapi situasi baru
•Kesempatan meningkatkan keahlian
. staf pengajar & staf pendukung
Kelemahan
•Gedung-gedung tua yang tak menarik
•Staf pengajar kebanyakan masih muda
•
Anggaran yang kecil
•Kurang fasiltas laboratorium
•Mutu mahasiswa baru kurang
•Buku di perpustakaan sangat kurang
Ancaman
•Kehilangan identitas dan reputasi
•Kehilangan dosen senior yang berpeng-
alaman
•Munculnya perguruan tinggi baru
•Berkurangnya lulusan SMU

20.  FPK adalah indikator yang harus ditemukan bila perguruan tinggi ingin
memuaskan pelanggannya dan memenuhi misinya.
 FPK merupakan kunci untuk bisa meningkatkan mutu kinerja.
 FPK adalah kegiatan-kegiatan kunci yang diidentifikasi sendiri dengan
berporos pada misi yang diembannya.
 FPK mencakup indikator-indikator :
a. eksternal : kepuasan pelanggan, ketanggapan
terhadap kebutuhan/kepentingan masyarakat.
b. internal : jumlah peningkatan keprofesionalan staf dan
keberhasilan kerja tim-tim yang ada.
FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN

21. FPK INTERNAL mencakup antara lain :
• stem penerimaan mahasiswa yang terbuka.
• Sarana belajar-mengajar yang memenuhi kebutuhan mahasiswa.
• Tim-tim perbaikan mutu yang berfungsi dengan baik.
• Ambang batas kelulusan ujian yang diperbaiki.
• Pembinaan nilai-nilai sosial, personal, budaya dan etikal maha-
siswa.
• Perbaikan strategi pembelajaran mahasiswa.
• Melibatkan sebagian besar staf dalam tim-tim perbaikan mutu.
• Kemudahan dan kecepatan lulusan mendapatkan pekerjaan dan
meneruskan pendidikan.

22. FPK EKSTERNAL mencakup antara lain :
• Peningkatan akses ke perguruan tinggi.
ž Meningkatnya kepuasan pelanggan melalui survei.
ž Meningkatnya pangsa pasar.
ž Bertambahnya partisipasi masyarakat dari kelom-
pok minoritas dan penyandang cacat.
ž Meningkatnya ketanggapan terhadap kebutuhan
dan kepentingan masyarakat.
ž Hubungan yang semakin baik dengan industri dan
bisnis.

23. 1. Pengertian Analisis SWOT
Menganalisis lingkungan internal dan
eksternal dapat digunakan Analisa SWOT
yaitu
Strenghts (memaksimalkan kekuatan),
Weaknes (meminimalkan kelemahan),
Opportunities (memaksimalkan peluang)
dan
Threats (meminimalkan ancaman).

24. • Analisa SWOT merupakan pekerjaan
yang relatif rumit karena hanya dengan
itu alternatif-alternatif strategis dapat
disusun.

25. 4 STRATEGI ANALISIS
SWOT
• Strategi SO dipakai untuk menarik
keuntungan dari peluang yang tersedia dalam
lingkungan ekternal. Para manajer tidak akan
meninggalkan kesempatan untuk
memanfaatkan kekuatannya manajer peluang
yang dimaksud.
• Strategi WO bertujuan untuk memperbaiki
kelemahan internal dengan memanfaatkan
peluang dari lingkungan luar.

26. • Strategi ST akan digunakan organisasi
untuk menghindari, paling tidak
memperkecil dampak dari ancaman yang
datang dari luar.
• Strategi WT adalah taktik pertahanan
yang diarahkan pada usaha memperkecil
kelemahan dan menghindari ancaman
eksternal.

27. 2. Institusi :
Kekuatan dan Kelemahan
• Kelemahan adalah kondisi dimana Institusi/Organisasi
kurang mampu melaksanakan tugas dengan baik
dikarenakan sarana dan prasarana kurang mencukupi
sehingga pada pelaksanaan tugasyang tidak dapat
dilaksanakan.
• Kekuatan adalah suatu kondisi Institusi/Organisasi
yang mampu untuk melakukan tugasnya secara baik
dikarenakan sarana dan prasarana sangat mencukupi
(umumnya di atas rata-rata ).

28. SWOT IS ACRONYM FOR
• STRENGTHS
• WEAKNESSES
• OPPORTUNITIES
• THREATS
• IT IS A POWERFUL TOOL TO PLAN A
STRATEGIC PROCESS CONSISTING
OF INTERNAL FACTORS AND
EXTERNAL FORCES.

29. STRENGTHS
• INTERNAL POSITIVE FACTORS THAT
ARE UNDER CONTROL AND UPON
WHICH YOU MAY CAPITALIZE IN
PLANNING.

30. STRENGTHS CONTD..
• WHAT DO YOU DO WELL?
• WHAT UNIQUE RESOURCES YOU CAN
DRAW UPON?
• WHAT DO OTHERS SEE AS YOUR
STRENGTHS?
• WHAT ADVANTAGES DOES YOUR
COMPANY HAVE?
• WHAT YOU DO BETTER THAN ANY
ONE ELSE?

31. STRENGTHS CONTD..
• WHAT ADVANTAGE DO YOU HAVE THAT
OTHERS DON’T HAVE, LIKE MY SPECIAL
SKILLS, SPECIAL CONNECTIONS,
EDUCATION ETC?
• PATENTS
• STRONG BRAND NAMES
• GOOD REPUTATION AMONG CUSTOMERS
• COST ADVANTAGE
• BETTER TECHNOLOGY

32. WEAKNESSES
• INTERNAL NEGATIVE ASPECTS THAT
ARE UNDER YOUR CONTROL AND
THAT YOU MAY PLAN TO IMPROVE.
• WHAT ITEMS / AREAS YOU HAVE TO
IMPROVE?
• WHERE DO YOU HAVE FEWER /
POORER RESOURCES THAN OTHERS?

33. WEAKNESSES CONTD..
• WHAT ARE THE POINTS OTHERS ARE
LIKELY TO SEE AS YOUR WEAKNESSES?
• WHAT ARE THE POINTS YOU SHOULD
AVOID?
• LACK OF PATENT PROTECTION.
• WEAK BRAND NAME.
• POOR REPUTATION AMONG CUSTOMERS.
• HIGH COST STRUCTURE.

34. OPPORTUNITIES
• POSITIVE EXTERNAL CONDITIONS
THAT YOU DO NOT CONTROL BUT OF
WHICH YOU CAN PLAN TO TAKE
ADVANTAGE.
• AN UNFULFILLED CUSTOMER NEED.
• ARRIVAL OF NEW TECHNOLOGY.
• LOOSENING OF REGULATIONS.
• REMOVAL OF TRADE BARRIERS.

35. OPPORTUNITIES CONTD..
• WHAT ARE THE GOOD OPPORTUNITIES
OPEN TO YOU?
• WHAT ARE THE TRENDS YOU COULD
TAKE ADVANTAGE?
• HOW CAN YOU TURN STRENGTHS IN TO
OPPORTUNITIES?
• CHANGES IN POPULATION PROFILE.
• LIFE STYLE CHANGES.
• LOCAL EVENTS.

36. THREATS
• NEGATIVE EXTERNAL CONDITIONS
THAT YOU DO NOT CONTROL BUT THE
EFFECT OF WHICH YOU MAY BE ABLE
TO LESSEN.
• WHAT OBSTACLES DO YOU FACE?
• IF CHANGING TECHNOLOGY
AFFECTING YOUR POSITION.
• WHAT TRENDS COULD HARM YOU?

37. THREATS CONTD..
• WHAT IS YOUR COMPETITOR DOING?
• WHAT ARE THE THREATS COMING
OUT OF YOUR WEAKNESS?
• DO YOU HAVE CASH FLOW OR BAD
DEBTS PROBLEM?
• SHIFT IN THE CONSUMER TASTE
AWAY FROM THE FIRM’S PRODUCT.
• NEW REGULATIONS.

38. STUDI KASUS

39. 3. Studi Kasus Koperasi Susu Nyonya di Dolok Masihul
FAKTOR
EKSTERNAL
FAKTOR
INTERNAL
Peluang :
Jumlah daerah distribusi
sedikit
Banyak sekolah & tempat
umum
Mrpkn alternatif produk
olahan
Ancaman :
Booming produk
Adanya pesaing
Banyak ternak yg mati
krn penyakit
Kekuatan :
Satu2nya di Dolok
Masihul
Banyak pilihan rasa
Kelebihan stok
Dana msh cukup
Pelayanan kpd anggota
sgt baik
Strategi S-O :
Menambah jumlah produk
olahan
Perluasan daerah
distribusi
Inovasi dlm
pengembangan produk dr
susu
Strategi W-O :
Meningkatkan promosi
Pengembangan alat
produksi
Meningkatkan SDM
Ekspansi pemasaran
Kelemahan :
Alat pengolahan msh
sederhana
Lemahnya manajemen
pengolahan&pemasaran
susu olahan
Letak kantor tdk
strategis
Strategi S-T :
Meningkatkan pelayanan
Meningkatkan kualitas
susu
Membangun kantor baru
Strategi W-T :
Meningkatkan hubungan
dgn masyarakat
Selalu berinovasi
Meningkatkan
pengetahuan ttg ternak
Rolling T.Kerja
(peningkatan SDM)

40. SWOT MATRIX
STRENGTHS WEAKNESSES
OPPORTUNITIES S-O STRATEGIES W-O STRATEGIES
THREATS S-T STRATEGIES W-T STRATEGIES

41. SWOT MATRIX CONTD..
• S-O STRATEGIES PURSUE
OPPORTUNITIES THAT ARE A GOOD
FIT TO THE COMPANY’S STRENGTHS.
• W-O STRATEGIES OVERCOME
WEAKNESSES TO PURSUE
OPPORTUNITIES.

42. SWOT MATRIX CONTD..
• S-T STRATEGIES IDENTIFY WAYS TO
USE ITS STRENGTHS TO REDUCE THE
VULNERABILITY TO EXTERNAL
THREATS.
• W-T STRATEGIES ESTABLISH A
DEFENSIVE PLAN TO PREVENT THE
WEAKNESSES SUSCEPTIBLE TO
EXTERNAL THREATS.

43. SWOT MATRIX CONTD..
• STRENGTHS
– MAINTAIN, BUILD AND LEVERAGE.
• OPPORTUNITIES
– PRIORITISE AND OPTIMIZE.
• WEAKNESSES
– REMEDY OR EXIT.
• THREATS
– COUNTER.

44. MICHEAL PORTER’S 5 FORCES
MODEL
INDUSTRY
COMPETITORS RIVALRY
AMONG EXISTING
FIRMS
ENTRY
BARRIER
THREAT FROM
SUBSTITUTES
BARGAINING
POWER OF
SUPPLIERS
BARGAINING
POWER OF BUYERS