Il documento fornisce strategie per una migliore gestione del tempo, suggerendo l'uso di liste e agende per organizzare compiti e impegni. Viene evidenziata l'importanza di creare uno spazio di lavoro ordinato e confortevole e di essere consapevoli delle interruzioni. Infine, si incoraggia a considerare le opportunità con discernimento, mantenendo tempo per se stessi nella pianificazione quotidiana.

1. Corso in e-learning
La gestione del tempo
Cesvor. E-learning di qualità

2. La “to do list”
 Tieni una “to do list” ed organizzala in differenti parti,
ad esempio
 una parte relativa agli impegni del giorno
 una parte riferita ai progetti in essere nel periodo
 una parte che riguardi il medio o lungo termine
 Porta sempre con te la to do list e consultala /
aggiornala costantemente
 Spunta le attività già svolte
 Usa il sistema che più ti è semplice da gestire
(elettronico, taccuino cartaceo, ecc.)

3. L’agenda
 L’agenda (con pagine giornaliere o settimanali) ha un
senso diverso dalla “to do list”:
 essa riguarda gli impegni che sono legati a scadenze,
giornate, orari specifici
 I due strumenti possono essere integrati, ma sono diversi
 Per la gestione dell’agenda occorre:
 individuare nella giornata dei segmenti di tempo
gestibili
 tenere conto di eventuali tempi di spostamento fra un
impegno e il successivo
 essere realistici circa il tempo da dedicare a ciascun
impegno
 È bene destinare un tempo per interruzioni e distrazioni

4. Due nemici: la voglia di rimandare e
il perfezionismo
 La tendenza a rimandare porta spesso a difficoltà
nell’uso del tempo, e spesso a vissuti negativi
 Il perfezionismo porta talvolta a non concludere le
cose
 Alcuni consigli:
 tieni una to do list e un’agenda
 basati sulla suddivisione del tempo in segmenti gestibili
 premia te stesso/a per avere compiuto un certo numero
di compiti oppure i compiti meno gradevoli
 decidi quando fermarti riguardo ad un compito(ad es.
“il mio volo arriva a Milano in 60’; è il tempo che
dedicherò a questo compito”)

5. L’importanza degli spazi di
lavoro
 Una scrivania in disordine talvolta significa una
mente disordinata
 Sviluppa un’organizzazione degli spazi ed una
archiviazione delle cose che funzioni per te
 Rendi confortevole lo spazio in cui lavori
 non sottostimare l’importanza di una sedia
confortevole, di una penna, di qualcosa da bere,
ecc.

6. Uso dello spazio e
ottimizzazione dei tempi
Usa un criterio come il seguente, basato sulla
frequenza di uso. Ad esempio:
 Le cose che devono essere costantemente a portata di
mano – parte centrale o in vista della scrivania
 Le cose che vanno utilizzate frequentemente (alcune volte
all’ora) – parte periferica della scrivania o cassetto
 Le cose che utilizzi saltuariamente (poche volte nella
giornata) – armadio o cassettiera nella stanza
 Le cose che vanno recuperate solo eccezionalmente –
archivio nello scantinato

7. Evita le distrazioni (o meglio ancora:
pianificale)
 Predisponi un tempo per la quiete
 È buona cosa chiudere la porta di tanto in tanto
 Indica il tempo di quiete nella tua agenda / to do list
 Predisponi un tempo per le email e per le telefonate
 Oppure predisponi uno spazio di lavoro in cui sia difficile
essere raggiunto da telefono e email
 Puoi decidere di utilizzare momenti in cui gli altri
non sono al lavoro (es. pause, mattino presto, ecc.).
Ma senza esagerare!
 Se un’idea o una cosa importante si affaccia alla tua
mente, appuntala e tornaci più tardi

8. Le interruzioni
 Occorre conoscerle per intervenire
 Attraverso un diario tieni nota dei motivi più frequenti di
interruzione; quando hai un quadro chiaro allora puoi
occuparti della loro gestione
 Gestione delle interruzioni?
 Come mi comporto quando capita quel tipo di imprevisto?
 A chi posso comunicare / delegare la cosa?
 Cosa devo fare immediatamente (magari una piccola cosa)
lasciando poi il resto ad un momento successivo?
 Come posso evitare / limitare quel fattore di interruzione?
 Quali interruzioni sono invece ad alto valore aggiunto e
devono avere tutta l’attenzione?

9. Dire “sì”
 Dire “sì” a qualcosa significa dire “no” a qualcos’altro
 O comunque avere meno tempo per le cose nelle quali sei già
occupato
 Rientra nelle tue finalità e obiettivi?
 Non cadere vittima del pensiero secondo cui devi cogliere
tutte le opportunità che si presentano; a certe condizioni è
bene lasciare correre
 Prenditi un tempo prima di decidere
 Non metterla sul piano personale
 Puoi dire “sì” o “no” al compito, non alla persona

10. Come dire “no”
 Prima possibile
 Suggerisci qualcun altro che possa essere disponibile
ad uccuparsene, o una soluzione diversa
 (se veramente vorresti dire “sì”):
 declina ma indica quando vorresti che la cosa ti venisse
di nuovo sottoposta. Indica quando sarai disponibile
 stabilisci dei parametri
 “non posso rivedere quei 10 articoli, ma posso farne 5”
 “potrei occuparmene in 6 settimane invece di 4”
 “avrei bisogno di queste risorse…”

11. Ricava del tempo per te
 Una delle premesse della sana gestione del tempo
è la qualità di vita
 Metti del tempo per te sulla to do list ed agenda
 Pianifica attività regolari (o qualche volta speciali)
dedicate alla qualità di vita
 Puoi ricavare un po’ di tempo in più, ad esempio:
 alzandoti un po’ prima o andando a letto un po’
dopo
 gestendo più cose in parallelo
 chiedendo aiuto quando puoi