1. BAB V
DISKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN
A. Membangun Integritas
Integritas (Integrity) adalah bertindak konsisten sesuai dengan nilai-
nilai dan kebijakan organisasi serta kode etik profesi, walaupun dalam
keadaan yang sulit untuk melakukan ini. Dengan kata lain, satunya kata
dengan perbuatan, mengkomunikasikan maksud, ide dan perasaan
secara terbuka, jujur dan langsung sekalipun dalam negosiasi yang sulit
dengan pihak lain.
Adapun beberapa indikator yang harus difahami dalam membangun
integritas adalah sebagai berikut :
1. Memahami dan mengenali perilaku sesuai kode etik
a. Mengikuti kode etik profesi dan jabatan;
b. Jujur dalam menggunakan dan mengelola sumber daya di dalam
lingkup atau otoritasnya;
c. Meluangkan waktu untuk memastikan bahwa apa yang dilakukan itu
tidak melanggar kode etik.
2. Melakukan tindakan yang konsisten dengan nilai (values) dan
keyakinannya
a. Melakukan tindakan yang konsisten dengan nilai dan keyakinan;
b. Berbicara tentang ketidaketisan meskipun hal itu akan menyakiti
kolega atau teman dekat;
c. Jujur dalam berhubungan dengan stakeholder.
3. Bertindak berdasarkan nilai (value) meskipun sulit untuk melakukan itu
a. Secara terbuka mengakui telah melakukan kesalahan;
b. Berterus terang walaupun dapat merusak hubungan baik.
2. 4. Bertindak berdasarkan nilai (value) walaupun ada resiko atau biaya
yang cukup besar
a. Mengambil tindakan atas perilaku orang lain yang tidak etis,
meskipun ada resiko yang signifikan untuk diri sendiri dan pekerjaan;
b. Bertanggung Jawab atas kesalahan yang dilakukan;
c. Menentang orang-orang yang mempunyai kekuasaan demi
menegakkan nilai (value).
Prinsip Integritas Publik :
1. Bertindak sesuai dengan prinsip legitimasi kekuasaan;
2. Menghargai hasil dari proses yang sah secara hukum dan
pertimbangan professional;
3. Akuntabel terhadap semua tindakan baik terhadap atasan maupun
publik;
4. Bertindak secara kompeten dan efektif;
5. Menghindari favoritisme, berusaha independen & objektif.
6. Menggunakan dana publik secara hati-hati dan efisien untuk tujuan
publik;
7. Menjaga kepercayaan dan legitimasi instansi-instansi pemerintah.
Integritas dalam birokrasi :
1. Perilaku birokrasi mempengaruhi bukan hanya dirinya, tetapi pada
masyarakat, bekerja untuk negara yang berarti juga untuk rakyat;
2. Tumbuh keprihatinan terhadap organisasi sebagai sebuah sistem yang
cenderung bertambah besar dan bertambah luas kewenangannya dan
cenderung mengabaikan nilai-nilai perkembangan birokrasi;
3. Aktivitas birokrat tampak dari adanya keleluasaan bertindak (diskresi)
administratif yang dimiliknya. proses administrasi publik senantiasa
menuntut tanggung jawab etis yang berpotensi terhadap penyimpangan
atau korupsi.
3. Sebagai bahan renungan, Integritas dibutuhkan oleh siapa saja, tidak
hanya pemimpin tetapi juga yang dipimpin. Oleh karena itu Pemimpin dan
yang dipimpin menginginkan jaminan kepercayaan, tanggungjawab dan
komitmen bersama.
B. Pengelolaan Budaya Pelayanan
1. Indikator-Indikator Budaya Pelayanan
Untuk dapat menggeneralisasikan variabel budaya ini maka akan
diuraikan indikator-indikator yang dapat mengukur variabel budaya yakni :
1.1.Faktor Internal Pegawai
Sikap mentalitas pegawai yang dapat menurunkan kemampuan aparat
untuk berbuat optimal di lingkungan kerja antara lain dapat di lihat
melalui beberapa sikap yaitu :
a. Sikap mental yang berorientasi membelanjakan daripada
menghasilkan. Para birokrat menganggap bahwa anggaran dan
fasilitas mereka adalah milik negara sehingga mereka tidak perlu
bersusah payah untuk mengelola secara baik apalagi memberi nilai
tambah pada aset-aset itu. Mereka bahkan cenderung ceroboh
dalam mengelola aset-aset tersebut.
b. Sikap minta dilayani, bukan melayani. Sedikit banyak di Indonesia
hal ini menempatkan birokrat sebagai ambtenaar yang memiliki
hak-hak dan status khusus.
c. Motivasi birokrat pada umumnya keliru (tidak memahami dan tidak
sesuai dengan fitrah dasar tugas institusi birokrasi). Mereka
mendaftar menjadi pegawai bukan untuk melayani dan mengabdi,
melainkan mencari status dan gaji, sehingga tentu saja mereka
bekerja, orientasi mereka tidak sesuai dengan tugas dan fungsi
utama birokrasi.
4. Kesemua sikap mental itu menimbulkan dampak negatif berupa
ketidakprofesionalan aparatur birokrasi dalam bekerja, sehingga
mereka tidak mampu (capable) dalam menjalankan tugas secara
baik.
1.2. Faktor Eksternal Pegawai
Faktor Eksternal Pegawai dapat dilihat dari sikap mental masyarakat
yaitu watak, tabiat, pola berpikir masyarakat yang selalu memiliki
korelasi dengan lingkungan eksternal, yang pada hakekatnya
merupakan suatu interaksi yang terjalin dengan lingkungan, baik
yang menyangkut aspek politik, budaya, sosial, maupun ekonomi
dalam mengemban tugas birokrasi secara baik.
2. Teori Pelayanan Publik
Pelayanan publik adalah segala bentuk jasa pelayanan, baik dalam
bentuk barang publik maupun jasa publik yang pada prinsipnya menjadi
tanggung jawab dan dilaksanakan oleh Instansi Pemerintah di Pusat, di
Daerah, dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha
Milik Daerah, dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat
maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan
perundangundangan.
Menurut Dwiyanto (2006), pelayanan publik adalah serangkaian
aktivitas yang dilakukan oleh birokrasi publik untuk memenuhi kebutuhan
warga pengguna. Pengguna yang dimaksudkan disini adalah warga
Negara yang membutuhkan peralatan publik.
Menurut Moenir (2002), pelayanan publik adalah suatu usaha yang
dilakukan kelompok atau seseorang atau birokrasi untuk memberikan
bantuan kepada masyarakat dalam rangka mencapai suatu tujuan
tertentu.
5. Menurut Sinambela dkk (2011), pelayanan publik merupakan
pemberian layanan (melayani) keperluan orang atau masyarakat yang
mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok
dan tatacara yang telah ditetapkan.
2.1. Asas-asas Pelayanan Publik
Pelayanan publik harus memenuhi asas-asas pelayanan yang
memuaskan pengguna jasa, penyelenggaraan pelayanan. Menurut
Sinambela, dkk (2011), asas-asas pelayanan publik adalah sebagai
berikut :
a. Transparansi, bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh
semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai
serta mudah dimengerti;
b. Akuntabilitas, dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
c. Kondisional, sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan
penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip
efisiensi dan efektivitas;
d. Partisipatif, mendorong peran serta masyarakat dalam
penyelenggaraan pelayanan publik dengan memperhatikan
aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat;
e. Kesamaan Hak, tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan
suku, agama, ras, golongan, gender dan status ekonomi;
f. Keseimbangan Hak dan kewajiban, pemberi dan penerima
pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masing-
masing pihak.
6. 2.2.Prinsip-prinsip Pelayanan Publik
Menurut keputusan MENPAN No.63 tahun 2003, dalam proses
kegiatan pelayanan publik diatur juga mengenai prinsip pelayanan
sebagai pegangan dalam mendukung jalannya kegiatan. Adapun
prinsip-prinsip pelayanan publik adalah sebagai berikut :
a. Kesederhanaan, prosedur pelayanan publik tidak berbelit- belit,
mudah dipahami dan mudah dilaksanakan.
b. Kejelasan, persyaratan teknis dan administratif pelayanan publik;
unit kerja atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab
dalam memberikan pelayanan dan penyelesaian keluhan atau
persoalan dan sengketa dalam pelaksanaan pelayanan publik;
rincian biaya pelayanan publik dan tata cara pembayaran.
c. Kepastian waktu, pelaksanaan pelayanan publik dapat diselesaikan
dalam kurun waktu yang telah ditentukan.
d. Akurasi, produk pelayanan publik diterima dengan benar, tepat dan
sah.
e. Keamanan, proses dan produk pelayanan publik memberikan rasa
aman dan kepastian hukum.
f. Tanggung jawab, pimpinan penyelenggara pelayanan publik atau
pejabat yang ditunjuk bertanggung jawab atas penyelenggaraan
pelayanan dan penyelesaian keluhan atau persoalan dalam
pelaksanaan pelayanan publik.
g. Kelengkapan sarana dan prasarana, tersedianya sarana dan
prasarana kerja dan pendukung lainnya yang memadai termasuk
penyediaan sarana teknologi telekomunikasi dan informatika.
h. Kemudahan akses, tempat dan lokasi serta sarana pelayanan yang
memadai, mudah dijangkau oleh masyarakat, dan dapat
memanfaatkan teknologi telekomunikasi dan informatika.
i. Kedisiplinan, kesopanan dan keramahan. Pemberi pelayanan harus
bersikap disiplin, sopan dan santun, ramah, serta memberikan
pelayanan dengan ikhlas.
7. j. Kenyamanan, lingkungan pelayanan harus tertib, teratur,
disediakan ruang tunggu yang nyaman, bersih, rapi, lingkungan
yang indah dan sehat serta dilengkapi dengan fasilitas pendukung
pelayanan seperti parkir, toilet, tempat ibadah, dan lain-lain.
2.3.Standar Pelayanan Publik
Penyelenggaraan pelayanan publik harus memiliki standar pelayanan
dan dipublikasikan sebagai jaminan adanya kepastian bagi penerima
pelayanan. Menurut Keputusan MENPAN No.63 tahun 2003 standar
pelayanan publik sekurang-kurangnya meliputi hal-hal sebagai
berikut :
a. Prosedur pelayanan, prosedur pelayanan yang dibakukan bagi
pemberi dan penerima pelayanan termasuk pengadaan.
b. Waktu penyelesaian, waktu penyelesaian yang ditetapkan sejak
saat pengajuan permohonan sampai dengan penyelesaian
pelayanan termasuk pengaduan.
c. Biaya pelayanan, biaya atau tarif pelayanan termasuk rinciannya
yang dititipkan dalam proses pemberian pelayanan.
d. Produk Pelayanan, hasil pelayanan yang akan diterima sesuai
dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
e. Sarana dan prasarana, penyedia sarana dan prasarana pelayanan
yang memadai oleh penyelenggara pelayanan publik.
f. Kompetensi petugas pemberi pelayanan, kompetensi petugas
pemberi pelayanan harus ditetapkan dengan tepat berdasarkan
pengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap dan perilaku yang
dibutuhkan.
8. 2.4.Tujuan Pelayanan Publik
Tujuan pelayanan publik pada umumnya adalah bagaimana
mempersiapkan pelayanan publik tersebut yang dikehendaki atau
dibutuhkan oleh publik, dan bagaimana menyatakan dengan tepat
kepada publik mengenai pilihannya dan cara mengaksesnya yang
direncanakan dan disediakan oleh pemerintah. Lebih rincinya adalah
sebagai berikut :
a. Menentukan pelayanan yang disediakan, apa saja macamnya;
b. Memperlakukan pengguna layanan sebagai customers;
c. Berusaha memuaskan pengguna layanan, sesuai dengan yang
diinginkan mereka;
d. Mencari cara penyampaian pelayanan yang paling baik dan
berkualitas; dan
e. Menyediakan cara-cara, bila pengguna pelayanan tidak ada pilihan.
2.5.Karateristik Pelayanan Publik
Pelayanan publik adalah segala kegiatan pelayanan yang
dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya
pemenuhan kebutuhan publik dan pelaksanaan ketentuan peraturan
perundang-undangan. Oleh karenanya, berbagai aktivitas pelayanan
pada dasarnya memiliki karakteristik tertentu dan terbagi ke dalam
beberapa jenis pelayanan. Karakteristik pelayanan publik menurut
Lembaga Administrasi Negara (2003) adalah sebagai berikut :
a. Memiliki dasar hukum yang jelas dalam penyelenggaraannya;
b. Memiliki kelompok kepentingan yang luas, termasuk kelompok
sasaran yang ingin dicapai;
c. Memiliki tujuan sosial;
d. Dituntut untuk akuntabel kepada publik;
f. Memiliki konfigurasi indikator kinerja yang perlu kelugasan; dan
g. Seringkali menjadi sasaran isu politik.
9. 2.6.Jenis-jenis Pelayanan Publik
Ada beberapa jenis pelayanan publik yang diselenggarakan untuk
masyarakat. Berdasarkan Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009
tentang Pelayanan Publik dan keputusan MENPAN
No.63/KEP/MENPAN/7/2003 kegiatan pelayanan umum atau publik
antara lain :
a. Pelayanan Barang
Pelayanan pengadaan dan penyaluran barang bisa dikatakan
mendominasi seluruh pelayanan yang disediakan pemerintah
kepada masyarakat. Pelayanan publik kategori ini bisa dilakukan
oleh instansi pemerintah yang sebagian atau seluruh dananya
merupakan kekayaan negara yang tidak bisa dipisahkan atau bisa
diselenggarakan oleh badan usaha milik pemerintah yang sebagian
atau seluruh dananya berasal dari kekayaan negara yang
dipisahkan (Badan Usaha Milik Negara/BUMN). Pelayanan barang
yaitu pelayanan yang menghasilkan berbagai bentuk atau jenis
barang yang digunakan oleh publik, misalnya jaringan telepon,
penyediaan tenaga listrik, air bersih dan sebagainya.
b. Pelayanan Administratif
Pelayanan publik dalam kategori ini meliputi tindakan administratif
pemerintah yang diwajibkan oleh negara dan diatur dalam
perundang-undangan dalam rangka mewujudkan perlindungan
pribadi, keluarga, kehormatan, dan harta benda juga kegiatan
administrative yang dilakukan oleh instansi non-pemerintah yang
diwajibkan oleh negara dan diatur dalam perundang-undangan
serta diterapkan berdasarkan perjanjian dengan penerima
pelayanan. Pelayanan administratif yaitu pelayanan yang
menghasilkan berbagai bentuk dokumen resmi yang dibutuhkan
oleh publik, misalnya status kewarganegaraan, sertifikat
kompetensi, kepemilikan atau penguasaan terhadap suatu barang
dan sebagainya. Pelayanan Pemerintahan, yaitu merupakan
10. pelayanan masyarakat yang erat dalam tugas-tugas umum
pemerintahan seperti pelayanan Kartu Keluarga/KTP, IMB, Pajak
Daerah, Retribusi Daerah dan Imigrasi.
b. Pelayanan Pembangunan
Pelayanan Pembangunan merupakan pelayanan masyarakat yang
terkait dengan penyediaan sarana dan prasarana untuk
memberikan fasilitas kepada masyarakat dalam aktifitasnya
sebagai warga masyarakat, seperti penyediaan jalan, jembatan,
pelabuhan dan lainnya.
d. Pelayanan Utilitas
Pelayanan Utilitas merupakan penyediaan utilitas seperti listrik, air,
telepon, dan transportasi.
e. Pelayanan Kebutuhan Pokok
Pelayanan Kebutuhan Pokok merupakan pelayanan yang
menyediaan bahan-bahan kebutuhan pokok masyarakat dan
kebutuhan perumahan seperti penyediaan beras, gula, minyak,
gas, tekstil dan perumahan murah.
f. Pelayanan Kemasyarakatan
Pelayanan Kemasyarakatan merupakan pelayanan yang
berhubungan dengan sifat dan kepentingan yang lebih ditekankan
kepada kegiatan-kegiatan sosial kemasyarakatan seperti pelayanan
kesehatan, pendidikan, ketenagakerjaan, penjara, rumah yatim
piatu dan lainnya.
2.7. Kelebihan dan Kekurangan Pelayanan Publik Secara Umum
a. Kelebihan :
Dapat membantu masyarakat dalam urusan pelayanan;
Menimbulkan rasa nyaman karena pelayanan yang maksimal;
Memudahkan masyarakat dalam mengerjakan segala urusan
kependudukan.
11. b. Kelemahan :
Sukar Diakses. Unit pelaksana pelayanan publik terletak
sangat jauh dari jangkauan masyarakat, sehingga
mempersulit mereka yang memerlukan pelayanan publik
tersebut;
Belum informatif. Informasi yang disampaikan kepada
masyarakat cenderung lambat atau bahkan tidak diterima oleh
masyarakat;
Birokrasi yang bertele-tele. Pelayanan (khususnya pelayanan
perijinan) pada umumnya dilakukan melalui proses yang terdiri
dari berbagai tingkatan, sehingga menyebabkan penyelesaian
pelayanan yang terlalu lama;
Belum responsif. Hal ini terjadi pada hampir semua tingkatan
unsur pelayanan publik, mulai pada tingkatan petugas
pelayanan (front line) sampai dengan tingkatan
penanggungjawab instansi. Tanggapan terhadap berbagai
keluhan, aspirasi, maupun harapan masyarakat seringkali
lambat atau bahkan tidak dihiraukan sama sekali.
2.8. Budaya Kerja Pegawai Dalam Pelayanan Publik
Setiap pegawai harus dibiasakan dan didisiplinkan untuk
melayani publik dengan sikap dan perilaku sesuai nilai-nilai yang
berlaku. Setiap pegawai harus mengerti makna dari nilai-nilai inti,
memahami cara menggunakan nilai-nilai inti; mengingat niat baik dari
nilai-nilai inti, memendam nilai-nilai inti di dalam pikiran bawah sadar;
serta mampu menjadikan nilai-nilai inti sebagai energi positif dalam
menangani setiap harapan dan kebutuhan publik.
Revolusi mental melalui pelatihan dan pencerahan secara terus
menerus wajib dilakukan. Manusia mudah lupa dan mudah kembali
kepada kebiasaan lama. Oleh karena itu, perkuat komitmen setiap
12. individu untuk menjalankan nilai-nilai inti organisasi dengan
konsisten. Perlu waktu yang panjang untuk membiasakan budaya
organisasi yang kuat bekerja secara maksimal. Setiap hari, para
pemimpin wajib meluangkan waktu untuk menginternalisasikan
setiap nilai inti kepada pegawai. Lakukan pertemuan rutin di semua
level organisasi untuk memahamkan nilai-nilai inti organisasi, untuk
memahamkan visi dan misi organisasi, untuk memahamkan sikap,
perilaku, kebiasaan, reaksi, emosi, kepribadian, karakter,
penampilan, gaya, cara, ekspresi, dan pola pikir yang wajib dimiliki
oleh setiap pegawai saat memberikan pelayanan kepada
masyarakat.
Setiap pegawai harus dilatih untuk memvisualisasikan
pelayanan publik seperti yang diimpikan oleh instansi. Pemimpin
harus bisa meyakinkan dan mengarahkan setiap individu untuk
terbiasa memberikan pelayanan sesuai nilai-nilai, prosedur, sistem,
prinsip, dan perilaku yang membuat publik bahagia dengan
pelayanan yang mereka dapatkan. Merawat mental, jiwa, dan
emosional pegawai secara terus-menerus dan berkelanjutan. Pikiran,
hati nurani, dan emosional harus bekerja untuk menyelaraskan
tindakan, sikap, dan perilaku sesuai nilai-nilai inti. Jadi, setiap
tindakan dan perilaku pegawai harus mencerminkan nilai-nilai inti.
Untuk itu, pemimpin wajib menggunakan disiplin agar dapat
menegakkan nilai-nilai inti menjadi perilaku dan karakter kerja yang
konsisten di lapangan.
Melayani masyarakat dengan budaya pelayanan yang unggul
memerlukan peningkatan kualitas pribadi pegawai secara terus-
menerus. Kualitas individu pegawai harus ditingkatkan dari sisi soft
skills secara terus menerus dan berkelanjutan di sepanjang waktu.
Membangun manusia yang ikhlas dan sepenuh hati untuk
memberikan pelayanan tidaklah mudah dan sederhana. Dalam
kehidupan, ada orang baik dan orang tidak baik, keduanya selalu
13. abadi hidup berdampingan di sepanjang jaman. Seperti gelap dan
terang yang selalu abadi hidup berdampingan. Demikian juga, yang
baik dan yang tidak baik selalu abadi hidup berdampingan di tempat
kerja. Oleh karena itu, dalam membangun budaya pelayanan yang
kuat, pemimpin harus selalu sadar bahwa kekuatan tidak baik pun
selalu akan hadir untuk menghalangi tumbuhnya budaya kuat.
Kesadaran untuk memeriksa dan mengevaluasi keadaan sehari-hari
budaya organisasi menjadi penting agar resiko dari kekuatan yang
tidak mendukung dapat diminimalkan.
C. Pengelolaan Tim
1. Pembangunan Tim Efektif
Tim Kerja dalam suatu aksi perubahan adalah penentu
keberhasilan aksi perubahan tersebut, oleh karenanya seorang
pemimpin perubahan diharuskan terlebih dahulu membentukan tim
yang selanjutnya disebut membangun Tim Kerja Efektif. yaitu Efektif
dalam melakukan perubahan.
Hal-hal yang diperhatikan dalam membangun Tim Kerja Efektif
adalah mengenal dan mengetahui setiap anggota tim dengan
mengelola dan merespon emosi diri sendiri dan emosi anggota lainnya
selama berinteraksi sebagai tim, sehingga emosi tim terlihat lebih
cerdas dan lebih percaya diri dengan kepemimpinan perubahan.
Penting dilakukan karena Tim Kerja Efektif akan berhadapan
dengan stakeholdernya atau mitra kerjanya. Setiap anggota tim
mempunyai juga kesadaran bahwa “teamwork” dan “network” menjadi
hal penting untuk dibangun dalam melakukan perubahan. Dan Tim
mampu mengelola potensi dukungan dan konflik - asumsi dan resiko
yang terjadi dalam implementasi aksi perubahan. Membangun Tim
Kerja Efektif adalah membangun Kolaborasi antara anggota dengan
anggota lainnya dan mitra kerja (stakeholder) dengan berbagai akibat
dan manfaat dari implementasi aksi perubahan yang akan dilakukan.
14. seperti yang disajikan pada gambar dibawah tahapan membangun
tim kerja efektif oleh seorang pemimpin perubahan pada tim yang
selanjutnya disebut pemimpin Kolaborasi dapat dijelaskan sebagai berikut:
Tahapan Pembangunan Tim Efektif
Gambar 5.1 Tahapan Pembangunan Tim Efektif
1.1. Pada Tahapan Forming;
Tugas utama dari pemimpin kolaborasi yaitu memfasilitasi hubungan
(facilitation contact) antar para pihak yang masuk menjadi anggota
Tim Kerja Efektif secara kolaborasi. Hal ini penting untuk
menghilangkan kekakuan dan meningkatkan kesaling mengertian di
antara para pihak terkait. Kemampuan ini membutuhkan keahlian
dan keterampilan berkomunikasi dan memfasilitasi komunikasi antar
pihak.
1.2. Pada Tahapan Storming;
Tugas utama dari pemimpin kolaborasi adalah mengelola konflik
yang mungkin terjadi. Hal ini sangat terkait dengan kemungkinan
terjadinya konflik pada tahap ini. Tahap storming ini diwarnai dengan
penentuan kepentingan bersama, tujuan bersama dan nilai-nilai
bersama. Diskusi dan negosiasi akan sangat mewarnai tahapan ini.
FORMING
- Pembentukan
STORMING
- Ada Konflik
NORMING
- Norma / Etika
PERFORMING
- Pencapaian / Kinerja
15. Oleh karena itu, kemampuan dalam mengelola konfilk serta
mengeloa kepercayaan dari pihak yang berkolaborasi menjadi
sangat dibutuhkan. Jika ditemukan masalah dalam tahapan ini, maka
proses dapat mundur ke tahapan forming, dimana pada tahapan ini
kembali dilakukan penentuan anggota-anggota yang masuk dan
keluar dari kolaborasi terkait dengan penentuan “common goals
(tujuan bersama) dan coordinative actions” (aksi-aksi koordinasi).
1.3. Pada Tahapan Norming;
Semua tujuan bersama dan berbagi peran (coordinative action) telah
ditetapkan. Pada tahap ini hal yang terpenting yang harus dilakukan
oleh pemimpin kolaborasi adalah mempertahankan saling
kepercayaan antara pihak-pihak terkait sehingga semua pihak dapat
melakukan pekerjaan masing-masing dalam rangka mencapai tujuan
bersama. Jika ditemukan kendala dalam tahapan ini, maka proses
kembali ke tahapan stroming, pada tahapan ini kembali didefnisikan
tujuan bersama, dan nilai bersama serta konsep berbagi peran
(coordinative action) di antara angota kolaborasi.
1.4. Pada Tahapan Performing;
Hal yang terpenting untuk dilakukan oleh pemimpin kolaborasi
adalah memberikan dukungan (facilitation of work) untuk semua
anggota kolaborasi melakukan tugasnya dengan sebaik-baiknya.
Selain itu, pada tahapan ini juga pemimpin kolaborasi terus
mempertahankan saling kepercayaan antara anggota tim serta
melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kolaborasi. Selain
itu, memfasilitasi komunikasi (facilitation of contact) juga harus
dilakukan dalam tahapan ini. Jika ditemukan masalah pada tahapan
ini, maka proses dapat mundur kembali ke tahapan storming untuk
menentukan kembali tujuan bersama, nilai bersama serta konsep
berbagi peran (coordinative action) antara para pihak.
16. Ciri-Ciri Tim Kerja Efektif yang baik adalah :
Tujuan yg akan dicapai itu jelas;
Tiap anggota terdorong untuk berperan aktif;
Ada sharing, banyak mendengar, pendengar yang efektif dan
bertanya, menerjemahkan dengan sederhana;
Harus jelas perannya dalam pelaksanaan tugas;
Fungsi pimpinan bisa beralih ke orang lain secara tidak formal;
Berbagi peran, tanggung jawab, kontribusi;
Kepemimpinan / leadership;
Pimpinan harus bisa memetakan peran tiap anggota tim, Berbagi
peran;
Hargailah pendapat setiap anggota tim;
Trust/ kepercayaan, tidak bisa sinergi jika tidak percaya;
Bangun komunikasi antar anggota tim dan stakeholder yang lain;
Saling Menghormati, ada norma-norma;
Kompetensi : tugas leader jika anggota ada yang tidak kompeten
untuk dididik : Pembinaan;
Mengapresiasi kinerja anggota tim.
Yang harus di hindari dari Tim Kerja Efektif adalah :
Tidak boleh egois, pimpinan mengecilkan ego;
Persaingan yang tidak sehat, bersaing kodok (kepala nya nongol
kaki menginjak org lain), anak buah berprestasi, kita anggap
keberhasilan kita (pimpinan);
Kambing hitam, saling buang tanggung jwb jika ada masalah,
cari salahnya dimana? Bukan siapa yang salah.
Yang harus dimiliki oleh Pimpinan dalam Tim Kerja Efektif adalah :
Pemimpin Punya tanggung jawab, bisa mempengaruhi orang,
memimpin orang;
Kepemimpinan prosesnya, gimana mempengaruhi, role model;
17. Pendelegasian pilihlah bawahan yang memang mampu,
petakan siapa yang layak tanpa subjektifitas bukan kedekatan
personal;
Jelaskan tugas yang jelas;
Pendelegasian berikan otoritas secukupnya, bukan kasih kepala
kita pegang ekoor nya;
Pengendalian dan pengawasan;
Apa benang merah tim kita dalam organisasi;
Menyelaraskan dan aspirasi setiap anggota;
Empowerment / memberdayakan anggota lebih maju.
Tugas sebagai pemimpin dalam Tim Kerja Efektif adalah :
Tentukan visi dan misi, dgn memperhatikan pendapat dari
anggota;
Mengetahui sumber kekuatan yang dimiliki (melihat kapasitas
anggota, sarana prasarana dll);
Memperkuat motivasi kelompok (jgn cengeng, terlihat panik);
Membangun strategi yang rasional sesuai visi, bukan hanya SK;
Pimpinan digaji besar karena Ambil resiko Membuat strategi;
Super leader yaitu Membentuk anak buah, makin pinter anak
buah makin akselerasi prosesnya dan Memahami self leadership
setelah bisa membantu orang lain.
18. 2. Tim Efektif Aksi Perubahan
Dalam melaksanakan Aksi perubahan ini, tidak dilakukan sendiri oleh
penulis melainkan melibatkan beberapa pihak dengan Struktur Tata Kelola
Aksi perubahan sebagai berikut :
Gambar 5.2 Tim Efektif Aksi perubahan
Adapun uraian tugas Tim Kerja (Team Work) pada Struktur
Organisasi Aksi perubahan adalah sebagai berikut :
Mentor/ Sponsor :
Drs. H. Alamsyah Rianda, MH
Kepala Dinas Sosial
Tugas:
1. Bertindak sebagai pembimbing dan pengawas peserta;
2. Memberikan dukungan penuh dalam mengimplementasikan aksi
perubahan;
3. Memberikan dukungan penuh dalam mendayagunakan seluruh
potensi sumberdaya yang diperlukan untuk mengimplementasikan
aksi perubahan;
4. Memberikan bimbingan kepada peserta dalam mengatasi kendala
yang muncul selama proses implementasi berlangsung;
5. Sebagai inspirator.
Mentor/Sponsor
Drs. H. ALAMSYAH RIANDA, MH
Coach/ WI
H. SENTOT SUPRIYADI, S.Sos., M.Si
Project Leader
YUNUS SOLIDIN, S.Sos., M.Si
Tim Pelaporan
1. FATMAWATI, S.Sos
2. REZA YULIANSYAH, SE., MM
3. IKA NURUL ZUHRO, S.Pd
Tim Sosialisasi
1. DEDY ISKANDAR, S.Pd., M.Pd
2. RAFIKOH SARI, S.IP
3. DIAN NOVITA, SE
19. Project Leader
Yunus Solidin, S.Sos., M.Si
Kepala Sub Bagian Perencanaan Program dan Pelaporan
Tugas:
1. Mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor dan coach;
2. Secara aktif melakukan diskusi atau melaporkan proses
implementasi aksi perubahan kepada coach minimal 1 (satu)
minggu sekali;
3. Mengacu rumusan milestone dalam project charter sebagai dasar
capaian target perubahan;
4. Menggerakkan seluruh elemen stakeholder dalam mendukung
implementasi aksi perubahan;
5. Melakukan monitoring dan evaluasi dalam implementasi aksi
perubahan;
6. Menyusun laporan aksi perubahan kedalam sebuah deskripsi utuh
mulai dari proses sampai dengan hasil/capaian dari implementasi
aksi perubahan;
7. Menyerahkan laporan implementasi aksi perubahan kepada
penyelenggara Diklat PKP.
Tim Sosialisasi
1. Dedy Iskandar, S.Pd., M.Pd
Kepala Sub Bagian Keuangan dan Aset
2. Rafikoh Sari, S.IP
Bendaharawan Pengurus Gaji
3. Dian Novita, SE
Pegawai Harian Lepas (Non PNS)
Tugas:
1. Melakukan Monitoring Pelaksanaan Kegiatan;
2. Menyusun Buku Panduan Pelaporan;
3. Menyusun dan menetapkan SOP bersama project leader.
20. Tim Pelaporan
1. Fatmawati, S.Sos
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
2. Reza Yuliansyah, SE., MM
Bendaharawan Umum
3. Ika Nurul Zuhro, S.Pd
Pegawai Harian Lepas (Non PNS)
Tugas:
1. Mempersiapkan dan menyusun bahan monitoring;
2. Mempersiapkan dan menyusun laporan monitoring;
3. Mempersiapkan daftar hadir serta notulen rapat.
Coach/ WI
Sentot Supriyadi, S.Sos., M.Si
Tugas :
1. Melakukan monitoring terhadap peserta;
2. Memberikan feedback terhadap laporan implementasi proyek
perubahan;
3. Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan;
4. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta;
5. Mengkomunikasikan proses, kemajuan dan hasil coaching kepada
penyelenggara Pendidikan Pelatihan Pengawas.
21. 3. Stakeholders Aksi Perubahan
Stakeholders yang terlibat dalam aksi perubahan Optimalisasi
Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Laporan Capaian Realisasi Fisik
dan Keuangan ini adalah :
GAMBAR 5.2
PETA STAKEHOLDER
1. KEPALA DINAS
2. SEKERETARIS DINAS
3. KEPALA BIDANG
4. KEPALA SEKSI
5. KAPALA SUB BIDANG
6. STAF DINAS
1. BAPPEDA DAN LITBANG
2. DINAS KOMIMPO
3. INSPEKTORAT
4. BAGIAN ADMINISTRASI
PEMBANGUNAN
5. BAGIAN ORGANISASI
6. BAGIAN PEMERINTAHAN UMUM
1. MEDIA
2. LSM
1. BPS
2. MASYARAKAT
Apatetic (A) Defender (D)
Latent (L) Promotor (P)
IndentifikasiStakeholder
22. BAB VI
DISKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN
A. Capaian Dalam Perbaikan Sistem Pelayanan
1. Penyajian Pengalaman Aksi Perubahan
Di saat off campus peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas
kembali ke unit kerja masing-masing untuk mengimplementasikan aksi
perubahan. Dimana peserta menghadap mentor yaitu Kepala Kepala
Dinas Sosial Kabupaten Banyuasin untuk pelaksanaannya.
Adapun pelaksanaan aksi perubahan ini tidak terlepas dari
penerapan yang didapat selama memperoleh materi dari widyaiswara
selama on campus di Asrama Haji, bimbingan dari mentor dan
pembimbing serta mengambil keunggulan atau hal positif dari kegiatan
studi lapangan yang dilakukan yaitu mengunjungi Dinas Komunikasi dan
Informatika Kota palembang secara virtual.
Hal ini tidak semudah yang dibayangkan karena peserta Pelatihan
Kepemimpinan Pengawas selain harus menyelesaikan aksi perubahan
selama off campus di unit kerja, pekerjaan rutin sebagai Kepala Sub
Bagian Perencanaan Program dan Pelaporan Dinas Sosial Kabupaten
Banyuasin telah menanti dan tetap harus dijalankan yang mana
memerlukan perhatian dan waktu.
Peserta dalam kesehariannya menjabat sebagai Kepala Sub Bidang
Perencanaan Program dan Pelaporan, dengan uraian tugas sebagai
berikut :
a. melakukan persiapan perencanaan dan perumusan program kerja;
b. melakukan persiapan perencanaan dan perumusan program kerja;
c. melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) sesuai
dengan lingkup kerjanya;
d. menyusun rencana kegiatan sub bagian perencanaan program dan
pelaporan;
23. e. mendata urusan sosial;
f. menyiapkan kebijakan program urusan sosial;
g. memonitor dan evaluasi pelaksanaan kegiatan pada seksi-seksi unit
dinas sosial;
h. menyiapkan bahan penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA);
i. menyiapkan bahan penyusunan Indikator Kinerja Utama (IKU);
j. menyiapkan bahan penyusunan Rencana Kerja Anggaran
(RKA)/Rencana Kerja Anggaran Perubahan (RKAP);
k. menyiapkan bahan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah (LAKjIP);
l. menyiapkan dan membuat laporan dinas dari kegiatan yang telah
dilaksanakan pada dinas sosial;
m. menginventarisasi hasil pengawasan dan melaksanakan tindak lanjut
hasil pengawasan;
n. menyiapkan, menghimpun, menyimpan dan mendokumentasikan
laporan hasil pemeriksaan, laporan pemantauan tindak lanjut hasil
pemeriksaan ke SIM HP;
o. menyiapkan bahan laporan dan mempertanggungjawabkan
pelaksanaan kegiatan;
p. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan
bidang tugasnya.
Tujuan umum disusunnya Aksi Perubahan ini adalah untuk
memberikan perubahan dan inovasi dalam tupoksi Kegiatan menyiapkan
dan membuat laporan dinas dari kegiatan yang telah dilaksanakan pada
dinas sosial terkait capaian realisasi fisik dan keuangan.
Hal ini penulis lakukan karena selama ini tupoksi menyiapkan dan
membuat laporan dinas dari kegiatan yang telah dilaksanakan pada dinas
sosial terkait capaian realisasi fisik dan keuangan masih belum dijalankan
24. dengan maksimal, oleh karena itu penulis berkesimpulan untuk membuat
judul sesuai dengan permasalahan tersebut yaitu “Optimalisasi
Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Capaian Realisasi Fisik dan
Keuangan Pada Dinas Sosial Kabupaten Banyuasin ”.
Inovasi atau terobosan yang akan penulis lakukan dalam rancangan
aksi perubahan ini adalah dengan mengadakan “Membuat Standar
Operasional Persedur dan Buku Panduan Pengisian Laporan Realisasi
Fisik dan Keuangan serta mensosialisasikan” kepada para Pejabat
Pembuat Komitmen, Pejabat Pelaksana Teknis Kegaiatan dan Operator,
Staf yang ada pada Dinas Sosial Kabupaten Banyuasin agar tercipta
laporan capaian realisasi fisik dan keuangan yang akurat dan akuntabel.
Adapun kegiatan yang akan dilaksanakan dalam pelaksanaan aksi
perubahan selama off campus dengan beberapa tahapan yang menurut
peserta dapat di laksanakan selama 60 hari kedepan atau juga disebut
Laboratorium Kepemimpinan (milestone) antara lain :
1. Pembentukan Tim Efektif yang disahkan berdasarkan Surat
Keputusan Kepala Dinas Sosial Kabupaten Banyuasin;
2. Rapat dengan Tim Efektif terkait persiapan Sosialisasi terkait Laporan
Penempatan Tenaga Kerja;
3. Pembuatan Standar Operasional Prodesur dan Buku Panduan
Pengisian Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan.
4. Melakukan Sosialisasi Dokumen SOP dan Buku Panduan kepada
PPK dan PPTK dan Operator yang ada pada Dinas Sosial Kabupaten
Banyuasin;
5. Membuat Kuisioner terkait hasil Sosialisasi tersebut.
25. Dari uraian di atas sejumlah lima rangkaian kegiatan yang akan
dilaksanakan selama off campus, penulis semaksimal mungkin akan
melaksanakan aksi perubahan ini.
2. Pelaksanaan Aksi Perubahan
a. Melapor ke Kepala Dinas terkait Pelaksanaan Diklat PKP
Tahap awal penulis berkoordinasi kepada Kepala Dinas Sosial
Kabupaten Banyuasin guna menyampaikan dan melaporkan tentang
kegiatan yang telah dilakukan selama on campus serta rencana kegiatan
selama off campus.
Foto Project Leader Berkoordinasi Kepala Dinas Sosial Bapak Drs. H. Alamsyah Rianda, MH
(08-09-2020)
26. b. Melapor ke Mentor / Kepala Dinas Sosial Latpentaker
Penulis melapor dan berkoordinasi ke Mentor terkait implementasi
aksi perubahan yang akan dilaksanakan selama off campus serta
meminta saran dan dukungan terkait aksi perubahan tersebut.
Foto Project Leader Menghadap Mentor / Kepala Dinas Sosial Kabupaten Banyuasin
(08-09-2020)
c. Berkoordinasi dengan Stakeholder
Pelaksanaan aksi perubahan ini penulis memerlukan dukungan dari
beberapa stakeholder terkait dalam hal monitoring dan evaluasi
pelaksanaan capaian realisasi fisik dan keuangan pada Dinas Sosial
adapun yang menjadi stakeholder dalam aksi perubahan ini yaitu
Bappeda dan Litbang Kabupaten Banyuasin, Bagian Administrasi
Pembangunan Sekretariat Daerah Kabupaten Banyuasin dibawah ini
beberapa evident dukungan dari pihak stakeholder yang terkait dalam aksi
peruhan yang akan dilakukan penulis dalam pembuatan laporan aksi
perubahan sehingga laporan yang dibuat dakat terpenuhi baik dari segi
peraturan maupun anggaran yang akan mendukung aksi perubahan yang
di buat.
27. Foto Project Liader berkoordinasi dengan Kepala Bidang Pembangunan Manusia dan
Masyarakat Bappeda dan Litbang Kab. Banyuasin. (09-09-2020)
Kepala Bappeda dan Litbang Kabupaten Banyuasin melalui Kepala
Bidang Pembangunan Manuasia dan Masyarat Bapak Karna Jaya, SE
sangat mendukung terhadap aksi perubahan optimalisasi pelaksanaan
monitoring dan evaluasi capaian realisasi fisik dan keuangan dimana
harapannya dengan adanya panduan dan Standar Operasional Prosedur
perencanaan dan Pelaporan diharapkan dapat menghasilkan laporan
yang akurat akuntabel dan terintegrasi dengan laporan-laporan yang lain.
Untuk menyempurnakan hasil optimalisasi pelaksnaan monitoring dan
evaluasi capaian realisasi fisik dan keuangan pada Dinas Sosial
Kabupaten Banyuasin tentunya masukan dan saran sangat diharapkan
dari stakeholder terkait laporan ini.
Stakeholder selanjutnya yaitu Asisten Perekonomian dan
Pembangunan Bapak Hasmi, S.Sos., M.Si yang menjadi naungan Bagian
Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kabupaten Banyuasin.
28. Foto Project Leader koordinasi dengan Asisten Perekonomian dan Pembanguanan Setda
Kab. Banyuasin (10-09-2020)
Bapak Asisten pun berharap kiranya Optimalisasi Pelaksanaan
Monitoring Evaluasi Capaian Realisasi Fisik dan Keuangan harus di
perkuat untuk menjadi database dalam acuan setiap laporan.
Kepala Bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah
Kabupaten Banyuasin Bapak Reza Agust Perdana, SE., M.Si juga
mengapresiasi terhadap aksi perubahan yang dibuat karena dengan
adanya panduan dan SOP tersebut Laporan Monev diharapkan bisa tepat
waktu dan akurat.
Foto Project Leader koordinasi Kepala Bagian Administrasi Pembangunan Setda Kab. Banyuasin
(11-09-2020)
29. d. Membuat SK Tim Efektif Aksi perubahan
Setelah melakukan koordinasi kepada stakeholder terkait maka aksi
perubahan ini dapat dilaksanakan sehingga dalam pelaksanaan kegiatan
ini perlu untuk membagi tugas yang ada sehingga dapat meringankan dan
mempermudah pelaksanakan aksi perubahan. Setiap anggota Tim Efektif
telah di berikan tugas masing-masing sesuai dengan kehalian dalam
bidang pengelolaan baik administrasi maupun data teknis lapangan
adapun yang terlibat dalam suatu tim efektif aksi perubahan ini ditetapkan
melalui Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Kepala Dinas Sosial
Kabupaten Banyuasin tentang Penetapan Tim Efektif Peserta Pelatihan
Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Kabupaten Banyuasin Tahun 2020
Optimalisasi Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Capaian Realisasi
Fisik dan Keuangan Kabupaten Banyuasin. (terlampir).
e. Rapat koordinasi bersama pegawai Sekretariat Latpentaker
terkait permasalahan yang menjadi isu aktual didalam Aksi
Perubahan
Dalam rangka memperjelas surat keputusan yang telak ditetapkan
oleh kepala Dinas Sosial maka perlu dilakukan rapat pembagian tugas tim
efektif aksi perubahan, serta membahas apa saja yang menjadi kebutuhan
dalam aksi perubahan baik berupa barang maupun jasa serta data yang di
butuhkan dalam pembuatan laporan aksi perubahan, tentunya dalam
rapat tersebut juga membahas tentang penyusunan jadwal yang akan di
laksanakan dalam pembuatan standar operasional prosedur dan buku
panduan pengisian laporan realisasi fisik dan keuangan.
30. Foto Project Leader Melakukan Rapat Pembentukan dan Pembagian Tugas Tim Efektif
Sesuai dengan Notulen Rapat Acara tanggal 14 September 2020 pukul
14.00 WIB :
Acara di buka oleh Kepala Dinas Selaku Mentor melalui Kepala Bidang
Perlindungan dan Jaminan Sosial pada Dinas Sosial Kabupaten Bapak
Ahmad Riduan, S.Pd., M.Si
Penjelasan terhadap maksud dan tujuan Optimalisasi Pelaksanaan
Laporan Monitoring dan Evaluasi Capaian Realisasi Fisik dan
Keuangan pada Dinas Sosial Oleh Kasubbag Perencanaan Program
dan Pelaporan yaitu Yunus Solidin, S.Sos., M.Si selaku Project Leader.
Tim efektif diberikan penjelelasan mengenai tugas masing-masing serta
yang akan dilaksanakan oleh tim efektif;
Tim Efektif menyetujui program aksi perubahan dan sangat mendukung
sekali kegiatan ini. (terlampir)
31. f. Membuat Checklist Kegiatan
Pada tahapan ini penulis sengaja menambahkan daftar check list
untuk mempermudah atau sebagai control kegiatan yang sudah
dilaksankan dan yang belum dilaksanakan. Kegiatan tersebut dapat
dilaksanakan tepat waktu atau tidak, sesuai target yang telah ditetapkan.
(terlampir) (15 s.d 18-09-2020)
g. Menyiapkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam
pembuatan Dokumen Standar Operasional Prosedur dan Buku
panduan Pengisian Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan.
Dalam melakukan persiapan pembuatan Dokumen Standar
Operasional Prosedur dan buku panduan, penulis mencari dari beberapa
sumber yaitu dari Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 tahun 2011
tentang Standar operasional Prosedur di lingkungan pemerintah provinsi
dan Kabupaten kota, Peraturan Pemerintah RI No. 08 Tahun 2006
Tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah, Peraturan
Pemerintah RI No. 39 Tahun 2006 Tentang Tata cara pengendalian dan
evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan, serta mencari informasi
dan data pendukung lainnya pada Stakeholders terkait yaitu Organisasi
Pemerintah Daerah yang berhubungan dengan laporan Monitoring
Evaluasi Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan di Kabupaten Banyuasin
yaitu Organisasi Perangkat Daerah Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah dan Penelitian Pengembangan, Inspektorat, Badan Pengelolaan
Keungan Aset Daerah dan Bagian Administrasi Pembangunan Setda
Kabupaten Banyuasin.
32. Koordinasi dan mencari data pendukung terhadap laporan monev pada OPD Bappeda
dan Litbang (21-09-2020)
h. Menyusun dan Mencetak Standar Operasional Prosedur serta
Buku Panduan Pengisian Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan.
Standar Operasional Prosedur ini merupakan alur kinerja dalam
pembuatan perencanaan suatu kegiatan hingga sampai dengan pelaporan
33. Buku Panduan yang berisikan tentang pentunjuk dan tata cara
pengisian/penyusunan laporan monev realisasi fisik dan keuangan pada
Dinas Sosial Kabupaten Banyuasin
I. Menyiapkan sarana dan prasarana terkait Sosialisasi Standar
Operasional Prosedur dan Pengisian Laporan.
Pada tahapan ini dipersiapkan sarana prasarana terkait Sosialisasi
Optimalisasi Pelaksanaan Laporan Monitoring dan Evaluasi Capaian
Realisasi Fisik dan Keuangan Pada Dinas Sosial Kabupaten Banyuasin
antara lain :
Surat Undangan
Dokumen Standar Operasional Prosedur
Buku Panduan Pengisian
Ruang Rapat dan Konsumsi
J. Pelaksanaan Sosialisasi terkait Pelaksanaan Laporan Monitoring
dan Evaluasi Capaian Realisasi Fisik dan Keuangan pada Dinas
Sosial Kabupaten Banyuasin
Pada tahapan ini dilakukan sosialisasi dengan Narasumber
stakeholder terkait yang menjadi Koordinator pelaksanaan Laporan
34. Capaian Realisasi Fisik dan Keuangan ada di wilayah Kabupaten
Banyuasin. Peserta dalam kegiatan ini yaitu seluruh Pejabat Pembuat
Komitmen, Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan dan Operator Laporan
yang ada pada Dinas Sosial Kabupaten Banyuasin.
k. Evaluasi dan Pelaporan
Tahapan ini melakukan evaluasi terhadap keberhasilan
Pelaksanaan pengisian laporan dan sosialisasi Standar Operasional
Prosedur Perencanaan dengan melakukan pengisian Kuisioner kepada
seluruh peserta sosialisasi Dokumen Standar Operasional Prosedur dan
Buku Panduan Pengisian Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan.
35. Pengisian kuisioner terhadap keberhasilan aksi perubahan
Rapat bersama Kepala Dinas Sosial dan Seluruh Kepala Bidang di
lingkungan Dinas Sosial terhadap hasil evaluasi yang telah dilakukan
selama melalui pengisian kuisioner.
36. l. Penyerahan Hasil Aksi Perubahan
Sehubungan dengan selesainya pelaksnaan aksi perubahan pada
jangka pendek selama 60 (enam puluh) hari maka hasil dari pelaksanaan
aksi perubahan yang telah dibuat dan telah dilakukan evaluasi serta
dilakukan pembahasan bersama maka aksi tersebut diserahkan kepada
kepala Dinas Sosial Selaku mentor pada pelaksanaan aksi perubahan ini.
37. B. Manfaat Aksi Perubahan
1. Hasil Capaian Kinerja Jangka Pendek
Pelaksanaan Implementasi Aksi perubahan yang dilaksanakan pada
tanggal 7 September sampai dengan 5 November 2020 berhasil
dilaksanakan dengan baik walaupun berbagai kendala yang dihadapi
selama pelaksanaannya. Untuk mengetahui tingkat keberhasilan
pelaksanaan implementasi aksi perubahan, perlu dilakukan penyusunan
hasil capaian aksi perubahan yang telah dilaksanakan selama tahapan off
campus di instansi tempat bertugas yaitu di Dinas Sosial Kabupaten
Banyuasin.
Hasil capaian kinerja ini disusun berdasarkan tahapan yang telah
direncanakan pada penyusunan proposal aksi perubahan pada tahapan
sebelumnya. Tahapan-tahapan yang dimaksud adalah tahapan jangka
pendek yaitu pada masa 60 (enam puluh) hari selama off campus
Sehubungan dengan penyusunan hasil capaian aksi perubahan ini, juga
telah disusun hasil capaian kinerja aksi perubahan untuk jangka
menengah dan jangka panjang walaupun hasil capaiannya belum dapat
diukur karena belum dilaksanakan, akan tetapi dapat dipakai pada masa
pasca aksi perubahan yaitu pengoptimalan perencanaan kegiatan.
Penyusunan hasil capaian kinerja aksi perubahan ini juga mengacu
pada output yang telah direncanakan juga pada rancangan aksi
perubahan baik output jangka pendek, menengah dan panjang.
Berikut ini pada tabel hasil capaian Implementasi Aksi perubahan
dapat diketahui hasil capaian aksi perubahan di Dinas Sosial Kabupaten
Banyuasin untuk kegiatan Optimalisasi Pelaksanaan Laporan Monitoring
dan Evaluasi Capaian Realisasi Fisik dan Keuangan pada Dinas Sosial
Kabupaten Banyuasin.
38. Tabel 6.1
Hasil Capaian Kinerja Jangka Pendek
Tahap Utama Waktu Bobot
Traget
Realisasi
Jangka Pendek 2 Bulan 60 Hari % %
1 Melapor ke kepala Dinas terkait
Pelaksanaan Pelatihan
Kepemimpinan Pengawas
7 September s.d
11 September
2020
30 % 30 %
2 Melapor dan berkoordinasi ke
Mentor terkait implementasi aksi
perubahan yang akan
dilaksanakan
3 Membuat SK tim efektif aksi
perubahan
4 Rapat koordinasi bersama
pegawai Bagian Sekretariat
latpentaker terkait
permasalahan yang menjadi isu
aktual didalam Aksi Perubahan
14 September
2020
5 % 5 %
5 Melaksanakan rapat tim efektif 16 September
2020
5 % 5 %
6 Menyiapkan sarana dan
prasarana terkait Laporan
Capaian Realisasi Fisik dan
Keuangan
21 September
2020
5 % 5 %
7 Membuat Dokumen Standar
Operasinal Prosedur dan Buku
Panduan Pengisian laporan
realisasi fisik dan keuangan
21 September
2020
10 % 10 %
8 Melakukan Sosialisasi terkait
Dokumen Standar Operasinal
Prosedur dan Buku Panduan
Pengisian laporan realisasi fisik
dan keuangan
23 September s.d
30 Oktober 2020 30 % 30 %
9 Rapat koordinasi bersama
terhadap evaluasi keberhasilan
aksi perubahan yang dibuat
5 November 2020 10 % 10 %
JUMLAH 100 % 100 %
39. 2. Manfaat Aksi Perubahan
Penerima manfaat dari aksi perubahan ini terdiri dari pihak internal
maupun pihak eksternal.
a. Pihak Internal
Adapun manfaat bagi pihak internal dari aksi perubahan yang penulis
lakukan adalah :
1. Tersedianya Laporan Monitoring dan Evaluasi Capaian Realisasi
Fisik dan Keuangan pada Dinas Sosial Kabupaten Banyuasin
yang Akurat dan Tepat Waktu;
2. Terlaksananya Sosialisasi Standar Operasional Prosedur dan
Tata Cara Pengisian Laporan Monitoring dan Evaluasi Capaian
Realisasi Fisik dan Keuangan;
3. Diperoleh data base Pelaporan Pada Dinas Sosial Kabupaten
Banyuasin.
b. Pihak eksternal
Bagi pihak ekternal manfaat yang diperoleh dari aksi perubahan ini
adalah :
1. Mempermudah Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat Pelaksana
Teknis Kegiatan, Operator dalam melakukan Pembuatan dan
Pengiasian Laporan monitoring dan Evaluasi Capaian Realisasi
Fisik dan Keuangan;
2. Mengetahui peraturan dan prosedur yang benar terkait Pengiasian
Laporan monitoring dan Evaluasi Capaian Realisasi Fisik dan
Keuangan.
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan
Dari rangkaian kegiatan aksi perubahan diatas beberapa tujuan
yang penulis buat salah satu tujuan yaitu tujuan jangka pendek telah
penulis laksanakan dengan baik, agar inovasi kegiatan ini bermanfaat
bagi semua dan terus berkembag maka penulis tetap terus berupaya
sesuai dengan dukungan dari Kepala Dinas Sosial dan Mentor untuk
40. melakukan pengembangan system aplikasi pelaporan monitoring
evaluasi pada Dinas Sosial Kabupaten Banyuasin dengan melakukan
koordinasi kepada kepala Dinas Kominikasi dan Informatika melalui
Kepala Bidang E- Government u.b Kepala Seksi Pengembangan dan
Pengelolaan Aplikasi pada Dinas Komunikasi dan Informatika
Kabupaten Banyuasin Bapak Erico Valben, S.Kom.
Dalam komunikasi tersebut pihak Dinas Komunikasi dan
Informatika (Kominfo) sangat mendukung atas wacana pembuatan
alikasi E-Monev tersebut, selain itu Komimfo juga siap untuk
menyedian konsultan untuk pengembangan aplikasi tersebut agar
mempermudah dalam melakuakan pelaksanaan monitoring dan
evaluasi capaian realisasi fisik dan keuangan pada Dinas Sosial
Khususnya dan Pemerintah Kabupaten Banyuasin Umumnya.
2. Tujuan Jangka Menengah (6 bulan) :
Terealisasinya Persiapan Pelaksanaan Laporan berbasis elektronik
pada Dinas Sosial Kabupaten Banyuasin
41. 3. Tujuan Jangka Panjang (1 tahun) :
Diperoleh data base pelaporan yang akurat melalui Aplikasi E-
Monitoring dan Pelaporan (E-Monev) pada Dinas Sosial
Kabupaten Banyuasin.
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa dukungan dan
peran serta tim sangat dibutuhkan dalam kesuksesan aksi perubahan ini.
Adapun dukungan yang sangat diperlukan untuk keberlanjutan aksi
perubahan ini adalah :
1. Sumberdaya
a. Secara Kuantitas, ada peluang untuk penambahan SDM Pelayanan
dalam hal ini adanya tambahan petugas antar kerja dari formasi
penerimaan CPNS tahun 2020;
b. Secara Kualitas, adanya kesempatan mengikuti pelatihan baik
formal dan informal.
2) Dukungan Anggaran
Dalam hal anggaran penulis mendapat dukungan dari Kepala Dinas
Sosial Kabupaten Banyuasin dengan menganggarkan kegiatan terkait
aksi perubahan ini pada APBD Tahun 2021. (terlampir)
42. BAB VII
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Aksi perubahan telah dapat di implementasikan pada Dinas Sosial
Kabupaten Banyuasin sejalan dengan tahapan-tahapan yang telah
tersusun dan sesuai target;
2. Pelaksanaan Sosialisasi Terkait Laporan Capaian Realisasi Fisik
dan Keuangan mendapat sambutan yang positif dari pihak Pejabat
Pembuat Komitmen, Pejabat Pelaksna Teknis Kegiatan dan para
Operator Bidang-Bidang yang ada Pada Dinas Sosial Kabupaten
Banyuasin;
3. Dari hasil pelaksanaan koordinasi dengan pihak terkait yang telah
dilaksanakan hasilnya mendapatkan respon yang positif.
B. Rekomendasi
1. Untuk diadakan pelatihan peningkatan Sumberdaya Manusia yang
dapat mendukung aksi perubahan secara rutin;
2. Pemberian penghargaan untuk penyampaian laporan capaian
realiasasi fisik dan keuangan yang tepat waktu;
43. 3. Adanya kerja sama yang harmonis dengan Steakholder, dengan
harapan pihak terkait tidak merasa terbebani dalam penyampaian
laporan.
Pangkalan Balai, November 2020
Penulis,
YUNUS SOLIDIN, S.Sos., M.Si
NDH : 16
