Teamwork skills for Vietel 2009

1. KỸ NĂNG LÀM VIỆC VÀ LÃNH
ĐẠO NHÓM HIỆU QUẢ
Viettel
Tháng 4 -2009

2. MỤC TIÊU
1. Hiểu rõ tầm quan trọng của vai trò lãnh đạo nhóm
2. Áp dụng các giải pháp và phát huy vai trò lãnh đạo
trong từng giai đoạn phát triển của nhóm
3. Áp dụng mô hình quản lý nhóm hiệu quả thích nghi với
môi trường làm việc hiện đại
4. Hiểu được đặc điểm của từng vai trò trong nhóm và áp
linh hoạt các phong cách lãnh đạo phù hợp với điều
kiện và từng đối tượng
5. Áp dụng các kỹ năng giao tiếp trong nhóm hiệu quả?

3. NỘI DUNG
1. Lợi ích của Nhóm làm việc hiệu quả?
2. Các vai trò trong Nhóm
3. Các giai đoạn phát triển Nhóm
4. Các phương pháp quản lý nguồn lực
5. Mô hình xây dựng và quản lý Nhóm hiệu quả
6. Kỹ năng giao tiếp trong Nhóm hiệu quả?

4. 1. LỢI ÍCH CỦA NHÓM LÀM VIỆC
HIỆU QUẢ?
Tăng…
Tăng…
Năng suất và chất lượng công việc
Năng suất và chất lượng công việc
Tốc độ và hiệu quả công việc
Tốc độ và hiệu quả công việc
Tính sáng tạo, khả năng làm việc
Tính sáng tạo, khả năng làm việc
của các thành viên
của các thành viên
Việc đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề được thực hiện tốt hơn
Việc đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề được thực hiện tốt hơn
(nhiều cách nhìn, nhiều giải pháp, mức độ cam kết và chịu trách
(nhiều cách nhìn, nhiều giải pháp, mức độ cam kết và chịu trách
nhiệm với các quyết định đưa ra cao hơn)
nhiệm với các quyết định đưa ra cao hơn)

5. 2. CÁC VAI TRÒ TRONG NHÓM
Người lãnh đạo – Leader
Người tư duy – Thinker Người hành động – Doer
Người quan tâm – Carer

6. Fair/ Công
bằng
Firm/ Một người
Cứng rắn lãnh đạo giỏi
Friendly/
Thân thiện
Hình ảnh lãnh đạo lý tưởng

7. SO SÁNH VAI TRÒ
LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ

8. Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng tới mọi người và tạo
ra môi trường để họ có thể đạt được những mục tiêu của
nhóm và của tổ chức.
“Người nhạc trưởng thực ra không tạo ra âm thanh.
Tài năng của ông ấy chính là làm cho những người
nhạc công trở nên có sức mạnh. Đó là một mô hình
tuyệt với về sự lãnhđạo”
Benjamin Zander - Dàn nhạc Giao hưởng Bonston
Lãnh đạo & Quản lý

9. Quản lý là quá trình làm việc với con người để đạt được
mục tiêu.
Lãnh đạo & Quản lý

10. Lãnh đạo (Leader) Quản lý (Manager)
 Kiến trúc sư  Kỹ sư xây dựng
 Làm đúng công việc  Làm việc đúng cách
Xác định viễn cảnh  Xác định các mục tiêu rõ ràng
 Gây cảm hứng & tạo cam kết Chỉ đạo và kiểm soát cấp dưới
Thực hiện ảnh hưởng  Thực hiện quyền lực
(chiều dọc /chiều ngang) (từ trên xuống dưới)
 Có tính đổi mới  Có tính phân tích
Tập trung vào sự thay đổi  Tập trung vào việc duy trì
 Hướng vào con người  Hướng vào nhiệm vụ
Lãnh đạo & Quản lý

11. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO NHÓM
Đại diện cho các cấp
trên trước nhóm
LÃNH ĐẠO
Đại diện cho nhóm Phối hợp nhóm với các
trước cấp trên nhóm/ bộ phận khác

12. 3. CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN NHÓM
Forming Storming Norming Performing

13. TẬP HỢP
• Giai đoạn đầu tiên khi hình thành nhóm
• Mọi người dè dặt trao đổi thông tin
• Để ý lẫn nhau nhưng không làm người
khác bực mình
• Không ai muốn thể hiện sự chia sẻ/đóng Tập hợp
góp cho người khác
• Các cá nhân tương đối khép kín
• Không rõ mục tiêu
• Hình thức xã giao
• Chờ đợi leader
Các giai đoạn phát triển nhóm

14. TỰ DO
• Khẳng định khả năng, sự ảnh hưởng
• Va đập về tính cách và cách làm việc
• Chưa xác định rõ vai trò của từng thành viên
• Chỉ đưa ra quan điểm cá nhân và các
phương thức một chiều
Tự do
• Thử nghiệm với rất nhiều nguyên tắc không
có hệ thống. Chống lại các luật lệ đặt ra.
• Làm việc tuỳ tiện, cá nhân
• Quan sát bên ngoài với sự dò xét
Các giai đoạn phát triển nhóm

15. ĐỊNH HÌNH
• Chuyển từ cạnh tranh sang cộng tác
• Tìm thấy tiếng nói chung
Định hình
• Xác định được vai trò từng thành viên
Chấp nhận phối hợp trong công việc
• Quan hệ trong nhóm được củng cố
• Cá tính của nhóm bắt đầu xuất hiện
Các giai đoạn phát triển nhóm

16. PHÁT TRIỂN
• Trưởng thành và công nhận cái chung
• Phát huy tối đa nguồn lực cả nhóm
• Gắn kết chặt chẽ giữa các thành viên
Phát triển
Các giai đoạn phát triển nhóm

17. Tập hợp Tự do
Định hình Phát triển
Các giai đoạn phát triển nhóm

18. 3 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO
Dân chủ
Độc đoán
Tự do

19. TẠI SAO CẦN QUẢN LÝ?
2%
14%
84%

20. 4. CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ
NGUỒN LỰC
9
8
Caùc 3 2
h 7
öùng
xöû 6
thieâ
Hoã trôï Keøm
5 caëp
n veà
moái 4
quan 4 1
heä 3
2
Phaân
1 quyeàn Chæ huy
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Caùch öùng xöû thieân veà coâng vieäc

21. Cao
Hỗ trợ Kèm cặp
Phân quyền Chỉ huy
Thấp
Thấp Cao
Cao Trình độ phát triển của cấp dưới Thấp
Phương pháp quản lý nguồn lực

22. Nề nếp, kỷ luật, tạo thói quen làm việc
Giai đoạn
chỉ huy Thực hiện công việc theo qui trình
Chỉ đạo, giám sát, hướng các thành viên
vào khuôn khổ
Hướng dẫn, hỗ trợ, xây dựng quan hệ tốt
Giai đoạn
Kèm cặp Bắt đầu phát huy khả năng tự lập
Tiết kiệm thời gian cho người lãnh đạo
Phương pháp quản lý nguồn lực

23. Hướng khả năng của mỗi thành viên váo
Giai đoạn mục tiêu chung
hỗ trợ Khuyến khích tính chủ động, sáng tạo
Phát hiện các cá nhân nòng cốt
Tận dụng tối đa năng lực của các cá nhân
Giai đoạn
Đưa các cá nhân xuất sắc vào công
phân quyền
tác lãnh đạo
Chuẩn bị cho giai đoạn phát triển tiếp theo
Phương pháp quản lý nguồn lực

24. 5. CÁC YẾU TỐ XÂY DỰNG NHÓM
HIỆU QUẢ
G Goals Mục tiêu
R Roles Vai trò
I Interpersonal Quan hệ
P Processes Quy trình

25. CHIA SẺ MỤC TIÊU (Goals)
• Tất cả các thành viên của nhóm đều nhận được
thông tin đầy đủ
• Các thành viên đều hiểu rõ mục tiêu chung của
nhóm và cùng cam kết thực hiện mục tiêu đó
Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả

26. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (Roles)
• Công việc được sắp xếp rõ ràng, hợp lý để đạt được
mục tiêu
• Mọi nguồn lực của từng cá nhân đều được huy động
tối đa để đạt đựơc mục tiêu chung
• Mọi người đều hiểu rõ trách nhiệm và công việc của
mình
• Quyền lãnh đạo được chia sẻ
Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả

27. QUAN HỆ GIỮA CÁC THÀNH VIÊN
TRONG NHÓM (Interpersonal)
• Các thành viên trong nhóm quan hệ với nhau cởi
mở và chân thành
• Nhóm có thời gian để đánh giá lại tình trạng của
nhóm và tìm ra cơ hội để phát triển
• Linh hoạt và nhạy cảm với nhu cầu của người khác,
các ý tưởng sáng tạo được khuyến khích
Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả

28. XÂY DỰNG & LÀM VIỆC THEO QUI
TRÌNH (Processes)
• Quy trình làm việc hợp lý và phân công cho các thành
viên nhóm đúng người đúng việc.
• Người ra quyết định là người có nhiều kinh nghiệm và
thông tin hơn chứ không lệ thuộc vào thứ bậc trong
nhóm.
• Mâu thuẫn trong nhóm được giải quyết công khai và
xây dựng.
Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả

29. 7 YẾU TỐ CƠ BẢN TRONG XÂY DỰNG
NHÓM HIỆU QUẢ
1. Có mục tiêu chung
2. Chọn lọc các thành viên
3. Xác định rõ sự thành công
4. Biết rõ nhiệm vụ của mỗi người
5. Xây dựng sự tin tưởng
6. Lên lịch làm việc cho nhóm
7. Tổ chức cuộc họp hữu ích

30. NHIỆM VỤ CỦA TRƯỞNG NHÓM?
1. Xác định mục tiêu
2. Lập kế hoạch
3. Tuyển dụng
4. Quản lý
5. Huấn luyện
6. Giám sát
7. Động viên

31. MA TRẬN VỀ THỜI GIAN
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng
I II
Ko quan trọng
III IV
Quản lý thời gian hiệu quả

32. Khẩn cấp Không khẩn cấp
I II
Quan trọng
•Khủng hoảng •Làm việc trong Chiếcn lược
•Các vấn đề cấp bách •Xây dựng quan hệ
•Các dự án đến hạn •Tìm kiếm cơ hội
•Công việc tồn đọng •Lập kế hoạch
Ko quan trọng
III IV
•Các việc đột xuất •Các công việc vô bổ
•Thư từ, e-mail •Điện thoại
•Họp hành •Tán gẫu
•Các vấn đề cấp bách •Hoạt động “giải trí”
Quản lý thời gian hiệu quả

33. Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng
I II
Làm ngay Làm sau,
nhưng kiên quyết
Ko quan trọng
III IV
Giao cho Chỉ làm nếu
người khác có thời gian
Quản lý thời gian hiệu quả

34. 6. KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG
NHÓM HIỆU QUẢ

35. MÔ HÌNH “JOHARI WINDOWS”
Biết Bản thân Không biết
A MỞ
Biết
B Không Biết
Biết
Người khác
Biết Biết
Không biết
C D
Biết Không biết
Không biết Không biết
Giao tiếp trong nhóm hiệu quả

36. MÔ HÌNH “JOHARI WINDOWS”
Biết Bản thân Không biết
Những vấn đề người
Những vấn đề của bản
khác cảm nhận về
thân được nhận biết và
Biết
chúng ta mà bản thân
chia sẻ với người khác
chúng ta không biết
Người khác
Những vấn đề của bản Những vấn đề của bản
Không biết
thân mà chúng ta cố tình thân mà cả chúng ta lẫn
che giấu hoặc chưa chia người khác đều không
sẻ cho người khác biết biết
Giao tiếp trong nhóm hiệu quả

37. MÔ HÌNH “JOHARI WINDOWS”
Biết
Bản thân Không biết
MỞ
AMỞ
Biết
MÙ
B Không Biết
Biết
Biết Biết
Người khác
CHE
Không biết
C Biết
KoD
BIẾT Không biết
GIẤU
Không biết Không biết
Giao tiếp trong nhóm hiệu quả

38. Bộc lộ bản thân và cởi mở đối với các thông
tin phản hồi là rất quan trọng cho việc tự
nhận biết và hoàn thiện bản thân
Giao tiếp trong nhóm hiệu quả

39. Đến với nhau chỉ là sự khởi đầu
Làm việc cùng nhau là sự tiến bộ
Giữ được nhau mới là thành công
Henry Ford