Bài giảng, slide bài giảng môn hành vi tổ chức. Chương 6: Hiểu nhóm làm việc

1. CHƯƠNG 6

2. 1. Nắm bắt xu hướng làm việc nhóm đang ngày càng
trở nên phổ biến trong các tổ chức.
2. Phân biệt đội và nhóm
3. So sánh và phân loại nhóm
4. Xác định các đặc điểm của nhóm hiệu quả
5. Phân tích được cách thức mà tổ chức khuyến
khích các cá nhân làm việc nhóm hiệu quả
6. Quyết định thời điểm làm việc cá nhân hay là làm
việc nhóm
7. Hiểu được sự khác biệt trong quan điểm về nhóm
trong bối cảnh toàn cầu.
7-2
NỘI DUNG CẦN NẮM VỮNG TRONG CHƯƠNG

3. TẠI SAO NHÓM LÀM VIỆC NGÀY CÀNG TRỞ
NÊN PHỔ BIẾN?
 Phát huy tối đa tài năng của nhân viên
 Nhóm là hình thức làm việc linh hoạt hơn và ứng
biến nhanh hơn đối với những biến động của môi
trường
 Nhóm có thể hình thành, triển khai, tập trung và giải
tán nhanh chóng
 Tạo điều kiện cho các cá nhân gắn bó vào hoạt
động của tổ chức
 Nhân viên được tham gia nhiều hơn vào quá trình
ra quyết định
 Tạo nên sự dân chủ trong tổ chức và thúc đẩy
động lực nhân viên
 Lưu ý: Nhóm không phải lúc nào cũng hiệu quả

4. PHÂN BIỆT ĐỘI VÀ NHÓM
Nhóm
Đội
Chia sẻ thông tin
Trung lập (đôi khi tiêu cực)
Cá nhân
Ngẫu nhiên và đa dạng
Mục tiêu
Hợp lực
Trách nhiệm
Kỹ năng
Thành tích tập thể
Tích cực
Cá nhân và chung
Bổ sung

5. CÁC LOẠI NHÓM
 Nhóm giải quyết vấn đề
• Nhóm gồm từ 5 đến 12 nhân viên của
cùng một phòng ban, gặp mặt nhau
vài giờ mỗi tuần để thảo luận các
phương pháp cải tiến chất lượng,
hiệu quả và môi trường làm việc.
 Nhóm làm việc tự quản
• Nhóm gồm 10 đến 15 người chịu
trách nhiệm.

6. CÁC LOẠI NHÓM
 Nhóm đa chức năng
• Nhân viên có cùng cấp bậc nhưng từ các bộ phận
khác nhau, cùng làm việc để hoàn thành một nhiệm
vụ
• Rất phổ biến
• Lực lượng nhân viên lớn

7. CÁC LOẠI NHÓM
 Nhóm ảo
• Nhóm sử dụng công nghệ máy tính để tập hợp các
thành viên nhằm đạt được mục tiêu chung
 Đặc điểm
• Tính tương tác xã hội bị hạn chế
• Không bị giới hạn về thời gian và không gian
 Để hiệu quả, các thành viên trong nhóm ảo cần:
• Đảm bảo sự tin cậy giữa các thành viên
• Quản lí chặt chẽ
• Kết quả và quá trình làm việc được công khai.

8. MÔ HÌNH HIỆU QUẢ NHÓM
Bối cảnh
- Đủ nguồn lực
- Lãnh đạo và cấu trúc tổ chức hiệu quả
- Môi trường đáng tin cậy
- Hệ thống đánh giá thành tích và tưởng
thưởng
Thành phần
- Năng lực của các thành viên
- Tính cách
- Phân bổ vai trò
- Tính đa dạng
- Qui mô nhóm
- Sự linh hoạt của các thành viên
- Sự ưu tiên của các thành viên/ Sở
thích/ sự ưa chuộng
Quá trình:
- Mục đích chung
- Những muc tiêu cụ thể
- Hiệu năng của nhóm
- Mức độ xung đột
- Sự ỷ lại.
Hiệu quả nhóm
Khuyến cáo 1: Đây
chỉ là một hướng dẫn
chung
Khuyến cáo 2: Mô
hình giả định rằng
làm việc nhóm được
ưu tiên hơn làm việc
cá nhân.

9. TẠO NHÓM HIỆU QUẢ: BỐI CẢNH
 Đủ nguồn lực
• Cần có đủ các công cụ, phương tiện để hoàn thành công việc
 Lãnh đạo và cấu trúc tổ chức hiệu quả
• Thống nhất đến từng chi tiết những nhiệm vụ và cách thức
phân công sao cho phù hợp và tích hợp với các kĩ năng của
mỗi cá nhân
• Ngay cả nhóm tự quản cũng cần phải có người lãnh đạo
• Lãnh đạo đặc biệt quan trọng đối với những hệ thống đa
nhóm
 Môi trường đáng tin cậy
• Các thành viên phải có niềm tin lẫn nhau và tin nhà lãnh đạo
 Hệ thống thành tích và tưởng thưởng phản ảnh chính xác sự
đóng góp của nhóm
• Không thể chỉ dựa vào nỗ lực của một cá nhân.

10. TẠO NHÓM HIỆU QUẢ: THÀNH PHẦN
 Năng lực của các thành viên
• Các thành viên cần có kiến thức và nghiệp vụ chuyên
môn, năng lực giải quyết vấn đề, ra quyết định và kĩ
năng làm việc với con người tốt
 Tính cách của các thành viên
• Tận tâm, sẵn sàng trải nghiệm và hòa đồng
 Phân bổ vai trò và tính đa dạng
• Các vai trò quan trọng cần phải được nắm giữ
• Sự đa dạng thường có thể dẫn đến thành tích thấp
 Qui mô nhóm
• Nhóm càng nhỏ càng tốt: 5 đến 9 người là tối ưu
 Sở thích làm việc nhóm của các thành viên
• Các thành viên có thực sự muốn là một phần của nhóm
hay không?

11. CÁC VAI TRÒ CHỦ YẾU TRONG NHÓM
• Người liên kết: hợp tác và tích hợp
• Người kiến tạo: khởi xướng các ý tưởng sáng tạo
• Người thúc đẩy: bảo hộ cho những ý tưởng được
khởi xướng
• Người đánh giá: phân tích sâu sắc các chọn lựa
• Người tổ chức: thiết kế kết cấu tổ chức
• Người sản xuất: Định hướng và theo dõi
• Người kiểm soát: kiểm tra chi tiết và củng cố qui
tắc
• Người duy trì: đấu tranh với các thế lực bên ngoài
• Người cố vấn: khuyến khích nghiên cứu để có
được nhiều thông tin

12. TẠO NHÓM HIỆU QUẢ: THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
 Sự tư do và tự chủ
• Khả năng làm việc độc lập
 Sự đa dạng kĩ năng
• Khả năng sử dụng những kĩ năng và tài năng khác
nhau
 Sự hoàn thiện nhiệm vụ
• Có khả năng hoàn thành một nhiệm vụ hay một sản
phẩm có thể được nhìn nhận
 Tầm quan trọng của nhiệm vụ
• Thực hiện nhiệm vụ hay dự án có tầm ảnh hưởng.

13. TẠO NHÓM HIỆU QUẢ: QUI TRÌNH
 Cam kết với mục đích chung
• Đưa ra một mục đích chung nhằm tạo được định hướng
• Có sự linh hoạt: sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch nếu cần
 Tạo ra những mục tiêu cụ thể cho nhóm
• mục tiêu phải cụ thể, đo lường được, thực tế và có tính thách thức
 Hiệu quả nhóm
• nhóm tin vào khả năng thành công của mình
 Mô hình trí tuệ/ Tinh thần làm việc
• Cần đưa ra một mô hình trí tuệ chung và chính xác về cách thức
hoàn thành công việc. Cần thống nhất một tinh thần làm việc chung
cho nhóm và cách thức hoàn thành công việc
 Kiểm soát mức độ xung đột
• Những tranh luận liên quan đến công việc là hữu ích; nhưng những
xung đột liên quan đến con người là không nên
 Tối thiểu hóa tính ỷ lại vào nhóm
• Nhóm phải giữ được tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân và cho
cả nhóm.

14. TÍCH HỢP CÁ NHÂN VÀO NHÓM
 Tuyển chọn
• khi tuyển thành viên nhóm, cần đảm bảo rằng một trong
những kĩ năng cần phải có để được làm thành viên
nhóm là kĩ năng tương tác với con người
 Đào tạo
• người theo chủ nghĩa cá nhân có thể được học tập
 Tưởng thưởng
• hệ thống tưởng thưởng cần được sử dụng để khuến
khích những nỗ lực hợp tác thay vì là sự ganh đua cá
nhân
• không ngừng ghi nhận sự đóng góp của mỗi cá nhân
song song với việc luôn nhấn mạnh tầm quan trọng của
làm việc nhóm.

15. THẬN TRỌNG! NHÓM KHÔNG PHẢI LÚC NÀO
CŨNG LÀ GIẢI PHÁP
 Làm việc nhóm luôn mất nhiều thời gian và nguồn
lực hơn là làm việc cá nhân
 3 câu hỏi đặt ra khi lựa chọn giải pháp làm việc
nhóm:
• Công việc có đủ độ phức tạp và đòi hỏi nhiều quan
điểm hay không? Sẽ tốt hơn khi có sự tham gia của
nhiều hơn 1 người không?
• Công việc đưa ra một mục đích chung và nhiều
mục tiêu cụ thể cho nhóm hay công việc chỉ đơn
thuần là kết quả của sự tập hợp mục tiêu của từng
cá nhân?
• Các thành viên trong nhóm có cam kết thực hiện
những nhiệm vụ có tính phụ thuộc lẫn nhau không?

16. HÀM Ý TOÀN CẦU
 Tính phổ biến của làm việc nhóm
 Nhóm tự quản
• NHóm tự quản có thể hoạt động hiệu quả trong
những quốc gia ít chấp nhận sự mơ hồ, sự không
chắc chắn và có sự phân quyền cao
 Sự đa dạng văn hóa và thành tích nhóm
• Các quốc gia khác nhau tạo nên sự đa dạng và
điều này ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của
nhóm, ít nhất là trong ngắn hạn
• Sau khoảng 3 tháng, sự khác biệt giữa nhóm đa
dạng và nhóm không đa dạng sẽ biến mất.

17. TÓM TẮT VÀ HÀM Ý QUẢN TRỊ
 Nhóm hiệu quả có những đặc điểm chung:
• Đủ nguồn lực
• Lãnh đạo hiệu quả
• Môi trường tin cậy
• Hệ thống đánh giá và tưởng thưởng hiệu quả
• Có các thành viên với đúng vai trò và kĩ năng
• Qui mô nhóm nhỏ
• Cho phép sự tự do, tự chủ và cơ hội cống hiến
• Mọi công việc đều được hoàn thành và có tầm ảnh
hưởng
• Các thành viên tin tưởng vào năng lực của nhóm
 Các nhà quản trị nên điều chỉnh môi trường làm việc và
lựa chọn các thành viên có định hướng nhóm nhằm gia
tăng cơ hội phát triển những nhóm hiệu quả.