Презентация от седмото занятие в курса "Структурните фондове на ЕС - практически насоки в търсене на финансиране"

1. Изпълнение и
Управление на проекта
29.11.2013 (№7)
Курс “Структурните фондове на ЕС –
Практически насоки в търсене на финансиране”
Магистърска програма “Европейски проекти”
Ръководител на курса: Николай Янев

2. Kid Dynamite

“Everybody has a plan
until they get punched in
the face.”
― Mike Tyson


“In preparing for battle I
have always found that
plans are useless,
but planning is
indispensable..”
― Dwight D. Eisenhower

3. От Проект към Реалност


Проектът е идеална конструкция, пожелание,
намерение, представено като план.
Изпълнението е сблъсък с реалността, която не
предлага идеални условия за изпълнение. Не се
държи “по план”.

4. Рисковете на плана


Подробните детайли и множеството ангажименти в
проекта:
 носят точки при оценката, но
 натоварват изпълнението.
Те задължително трябва да се случат:
 проектът е част от договора.

5. Проекти по СФ в България



Педантично внимание към детайлите:
Предимство на:
 формата пред съдържанието;
 документите пред ефекта от дейностите.
Промени в хода на изпълнението:
 не срещат улеснения;
 не се насърчават.

6. Първи стъпки
 Актуализация

на плана за действие:
Условният месец 1 се трансформира в
календарен месец, напр. май 2012 г.
Article I.2 Duration: I.2.1
The agreement shall enter into force on the date when the
last party signs.
[Draft Model Grant Agreement DG Home]

7. Първа среща на екипа



Контакти, средства за комуникация;
Разпределение на работата: делегиране на задачи
от ръководителя на екипа;
Правила за работа:





как се поддържа архивът
каква информация и доказателства се събират
кога се организират срещи на екипа
как се реагира в проблемни ситуации.
Първа проверка на място от договарящия орган:

план на обществените поръчки

8. Кой какво прави

Ръководителят на проекта:






отговорни решения по възникнали проблеми - управление
на проблеми и
управление на промени
комуникация с договарящия орган
контрол над информация за изпълнението
бюджетен контрол
делегиране на отговорности

9. Традиционно управление на
проекти

Wysocki, Effective Project Management, Wiley, 2009:


The client has clearly specified the goal, and the project team
has defined how they will reach that goal. Little change is
expected. /Напр. инфраструктурните проекти/
Управление в среда, която е нетолерантна към
промяната.

11. “Удар в лицето”

“However, as project and business
environments become more dynamic, the
effective planning horizon becomes shorter.”
(Gary Chin, Agile Project Management, AMACOM, 2004)

12. “Agile”

Dictionary.reference.com:


“Quick and well coordinated”, “marked by an ability to think
quickly”.
“In the agile environment, the PM emphasis is moved
from planning to execution.“
(Gary Chin, Agile Project Management, AMACOM, 2004)

Agile manifesto: http://agilemanifesto.org/


“ценим реагирането на промяната повече от следването на
плана”
Agile environments (по Chin):



those that exhibit internal and/or external uncertainty,
may require some unique expertise, and
possess a high level of urgency

13. Четене нататък



Теория за контрол на индустриалните процеси >
самоорганизация > scrum
Scrum - термин от играта “Ръгби” - “mechanisms in the
game of rugby for getting an out-of-play ball back into
play”
Ken Schwaber, 2004, Agile Project Management with
Scrum, Microsoft Press

15. Финансист на проекта








договори (хонорари, данъци, осигуровки);
обществени поръчки;
преводи и плащания;
контрол на сметките на проекта;
данни за финансовото изпълнение;
счетоводна документация;
архивиране на фактурите по дейности;
реквизити на фактурите:


номер на договор/на проект
разбивки (часове, участници, дни и др. информация
съгласно мерните единици на бюджета)

16. Технически сътрудник



информационен възел на проекта
координация на работата на екипа: срещи, контакти
архив на проекта

17. Координатори


Управление на дейностите
Всяка дейност, разгледана като мини-проект, има:



начало,
край,
ресурс.

18. Архив на проекта


За нуждите на междинно и финално отчитане,
Задължение за съхраняване на документацията за
определен период след приключване на проекта
(напр. 5 години)

19. Документация за техническото
изпълнение











присъствени списъци
оценителни процедури
списъци с класиране
заповеди
протоколи
доклади
кореспонденция
презентации
брошури и публикации
screenshots от интернет
снимки, филми и аудиозаписи от събития

20. Класиране на документите






изходящи номера
подредба по дейности
класьори с описано съдържание
физическа сигурност на архива
дигитален архив: back-up на хартиените носители
контрол на достъпа до архива

21. Информационна стратегия на
проекта



към кого е насочена: целева група, обществото като
цяло?
коя е важната информация за тях?
какви са средствата информацията да достигне до
тях:

интернет страница (блог):





структуриране на информацията
изпълнение
администрация
обратна връзка
сайтът като:


средство за осигуряване на публичност
инструмент за изпълнение на дейностите

22. Традиционните похвати






прес-конференции
банери
флаери, листовки, стикери
рекламни материали (напр. тефтери, календари,
флаш памет)
Пазете се от производството на - S P A M Задължителни информационни табели
всички публикации носят знамето на ЕС и името на донорската
програма /напр. “ОП Развитие на човешките ресурси”/
 задължителни изисквания към графика, цветове и шрифт
 disclaimer: отговорността за съдържанието е на изпълнителя и не
ангажира официалната позиция на Комисията.