История и практика на заниманията с проекти (кратък курс за студенти - културолози)

1. Изпълнение,
управление, отчитане
Занятие №4
26.05.2016

2. Управлението
● Администриране на донорските програми: Програмата като
“мегапроект” - има продължителност и бюджет и трябва да се отчита
● Управление на проекта: съобразено е с изискванията за отчетност на
донорската програма и нуждата да организираме изпълнението на
дейностите в рамките на наличния бюджет

3. фиг. 1 - програма
и проект

4. Анри Файол
● 1841-1925 г.
● Истанбул, в семейството на главния инженер на моста “Галата”
● Съветник на френското правителство по време на Голямата война
● 1917: Préface à Administration industrielle et générale
● Принципи на администрацията: Файол, 1908 - реч пред минното училище
“Сен Етиен”:

5. Принципи на администрацията
1) Единство на командата - всяка заповед се издава от един началник (всеки служител има един
началник за изпълнение на дадена дейност)
2) Йерархичност на командата: верига на командата
3) Разделение на функциите: авторитет, субординация, отговорност и контрол - разделение на
предприятието на отдели
4) Централизация: висшата команда достига до всички части на организацията - независимо
дали е пряка или делегирана. Обратна връзка от ниските нива към лидера
5) Ред: място за всичко и всичко на мястото
6) Дисциплина: правилата, които гарантират реда
7) Планиране: прогноза за необходимия капитал, работна ръка и време
8) Органиграма: всяка функция си има ръководител, йерархичната верига е ясна, отделите са
обособени, централизацията е гарантирана
9) Срещи и доклади: гарантират единство на действията и единство на целта
10) Отчетност: Отчетността, счетоводството

6. Фредерик Уинслоу Тейлър
● 1856-1915
● Efficiency Movement или Taylorism
● Principles of Scientific Management - 1911

7. Принципи на “научното” управление
● The principal object of management should be to secure the maximum
prosperity for the employer, coupled with the maximum prosperity for each
employee
● The greatest prosperity can exist only when that individual has reached his
highest state of efficiency; that is, when he is turning out his largest daily
output

8. Традиционното управление
● Broadly speaking, then, the best type of management in ordinary use may
be defined as management in which the workmen give their best initiative
and in return receive some special incentive from their employers. This type
of management will be referred to as the management of "initiative and
incentive" in contradistinction to scientific management, or task
management, with which it is to be compared

9. “Научното” управление
● Under the old type of management success depends almost entirely upon
getting the "initiative" of the workmen, and it is indeed a rare case in which
this initiative is really attained
● Under scientific management the "initiative" of the workmen (that is, their
hard work, their good-will, and their ingenuity) is obtained with absolute
uniformity and to a greater extent than is possible under the old system;
and in addition to this improvement on the part of the men, the managers
assume new burdens, new duties, and responsibilities never dreamed of in
the past

10. ● Thus all of the planning which under the old system was done by the
workman, as a result of his personal experience, must of necessity under
the new system be done by the management in accordance with the laws
of the science
[The Principles of Scientific Management, 1911]

11. Влияние
● В САЩ: върху фабриките на Хенри Форд
● В Съветския съюз: Върху съветската индустрия при Сталин: 20-те и 30-
те г. на ХХ в. - Индустриализацията на СССР
○ 1928-1932 г. първата петилетка
● В Европейския съюз:
○ Чл. 312 от Лисабонския договор: The multiannual financial framework shall ensure that
Union expenditure develops in an orderly manner and within the limits of its own resources.
It shall be established for a period of at least five years.
○ The MFF is not the budget of the EU for seven years. It provides a framework for financial
programming and budgetary discipline by ensuring that EU spending is predictable and stays
within the agreed limits. It also allows the EU to carry out common policies over a period
that is long enough to make them effective.
[European Commission: The Multiannual Financial Framework explained ]

12. Теория
Типове проекти и управлението им според целите и предлаганите решения
● Традиционни проекти и управление
○ Ясни /фиксирани/ цели
○ Ясни /фиксирани/ решения;
○ Дейности, познати на организациите и изпълнявани от тях;
○ Непоносимост към промяната;
○ Губи се значително време при планирането, което не носи добавена стойност;
○ позната среда;
○ нисък риск /този тип проекти са тествани при предишни ситуации/;
○ опитен в дейностите проектен екип;
○ основани на детайлни планове, чието пунктуално изпълнение е основен критерий за
успех

13. “Традиционните” проекти
● Т. Дончев:
○ Когато се появи някоя остра и нова тема, както се появи темата за бежанската криза, а
сега е темата сигурност – винаги първото, за което се сещат част от европейските
лидери, е защо да не променим схемата за европейско финансиране и да не насочим
повече пари там
○ Трудно е да си представим как ще се случи и затова е необходимо да се промени
Общият регламент 1303, където средствата, които се дават за въоръжени сили и за
полиция, са дописани по-скоро като недопустими
[Томислав Дончев, БНР, 17.11.2015]

14. ● Това, което мен ме притеснява е, че някой ще ни посъветва да харчим
повече средства от ЕС за повече сигурност – за оборудване на гранична
полиция и т.н. Само по себе си това няма нищо лошо, но ако се появи
трето предизвикателство, ние ще трябва да си препрограмираме
всичките Оперативни програми... Гоним цели и имаме индикатори, а
това не ни помага.
[Томислав Дончев, focus-news, 20.11.2015]

15. “Планът е свещен”
“Копи-пейст упражнение”
[R. Wysocki, Effective Project Management, 2009]

16. Гъвкави проекти и управление
● “Agile”
○ Ясна цел
○ Решения, които не са фиксирани
○ Техният брой нараства, поради динамиката на съвременността, в която се случват
проектите
○ По-висок риск
○ Цикличност на контрола и промени в плана
● Други:
○ напр. “Екстремни”
○ слаба яснота както по отношение на решенията, така и по отношение на целите
○ напр. изследователският проект

17. фиг. 2 - цикли

18. Практика
● Изпълнението е тази
фаза от живота на
проекта, която отнема
най-много време,
човешки и финансов
ресурс
● Със сключването на
договора условната,
прогнозна “реалност” на
проекта се сблъсква с
действителността

19. Време и проблеми
● Договорът влиза в сила след подпис от страна на Ръководителя на
управляващия орган или упълномощено лице:
○ започва да тече срокът за изпълнение,
○ става допустимо извършването на разходи,
○ условните месеци (месец 1,2 и т.н.) се превръщат в календарни,
○ възниква поредица от непланирани задачи и проблеми
● Ако проектът е “проблем, насрочен за решаване”, то по време на
неговото изпълнение проблемите са по-скоро правило, отколкото
изключение
● Оттук и желанието за “теоретично” подчиняване на ситуацията -
стремеж към контрол

20. фиг. 3 - фази и време

21. Екип
● На разположение са единствено средствата (под разни условия),
времето и хората (проектният екип)

22. фиг. 3 - екипът

23. ● Разделение на функции и отговорности: Кой какво прави?
● Контрол върху качеството на изпълнение и сроковете: кога? и как?
(управление и йерархия)
● Средства за комуникация, честота на срещи и вътрешни проверки
○ Комуникация с администрацията на донорската програма
● Рискове, управление на “проблеми”, изменения в бюджета и
параметрите на планираните дейности
○ Договор, възможности за промяна и изменения
● Анализ на грешки и “лош опит”, утвърждаване на успешни практики,
образци и вътрешни процедури.
○ Образци и изисквания на донорската програма

24. Отчетност, архив, доказателства
● Техническо и финансово отчитане
● По утвърдени образци
● Чрез доказателствен материал:
○ За техническото: присъствени списъци, образци от продукти, филми, снимки, анкетни
карти, в съответствие с правилата за публичност, които са обичайна част от всеки
договор
○ За финансовото: счетоводна документация: фактури, договори, банкови извлечения,
тръжна документация
● Архивът на проекта е ключов за неговото отчитане: не се е случило
нищо, което не е регистрирано в него

25. Вътрешни правила - въпроси
● В каква форма се поддържа архивът?
○ на хартия
○ в електронен формат
● Къде се съхранява физически? - Помещения
● Кой има достъп до него?
● Как се подреждат документите?
● Кой е отговорник за поддръжката и достъпа?

26. За четене
1) Lepawski, A., 1965. Administration. Oxford anf IBH Publishing Co
2) Taylor, F., 2004. The Principles of Sceintific Management. Project
Gutenberg
3) Wren,Daniel A., Bedeian, Authur G. and Breeze, John D., 2002. The
foundations of Henri Fayol’s administrative Theory. Management Decision
40/9 [2002] 906-918
4) Wysocki, R., 2009. Effective Project Management. Traditional, Adaptive,
Extreme. Wiley Publishing