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103.09.01 高階簡報製作技巧-印刷工業技術研究中心-詹翔霖教授
该文档提供了高阶简报制作的技巧，强调良好沟通能力对于职场成功的重要性。简报者应分析听众需求，有效组织信息，并通过清晰的结构和真诚的表达来提高简报效果。适当使用视觉辅助工具和不断反馈调整可以使简报更加成功。
103.09.01 高階簡報製作技巧-印刷工業技術研究中心-詹翔霖教授
- 1. 高階簡報製作技巧 詹翔霖副教授110033..0099..0011--0022--印刷工業技術研究中心 CChhaannrrss@@mmss6688..hhiinneett..nneett00995555--226688999977 教學部落格hhttttpp::////mmyyppaappeerr..ppcchhoommee..ccoomm..ttww//cchhaannrrss
- 2. • 大陸國務院發展研究中心訪問教授 •大陸清華大學醫藥經營管理所教授 • 大葉大學企管、休管系副教授 • 高苑科技大學企管系助理教授 • 文化大學國企系兼任副教授 • 實踐大學國企系兼任副教授 • 日本產經協會MTP 講師 • 行政院勞委會創業顧問師評審委員 • 經濟部企業經營管理協會諮詢輔導顧問 • 行政院勞委會員工協助方案師 • 台灣創意設計中心諮詢輔導顧問 • 行政院勞委會/ 圓夢計劃創業諮詢輔導顧問 • 經濟部中小企業升級轉型諮詢輔導健診顧問 • 高雄市政府教育局教學策略聯盟專任委員 • 職訓局產學訓審查委員 • 三寶教育基金會執行委員 主 要 經 歷
- 3. 著 作 •2001.07- 顧客導向之服務系統與作業流程規劃 • 2001.08- 公司多元經營管理策略 • 2002.08- 加盟連鎖體制與運作 • 2003.02- 產業知識管理運用 • 2007.11- 知識管理價值及運用機制 • 2008.06- 【EAPs 】在企業之運用及建置流程 • 2008.11- 創新管理與企業改革之運用 • 2009.09-MBA 企業個案實務分析 • 2010.01- 共通核心職能課程實務 • 2010.07- 如何建立TTQS 系統為企業教育訓練架構 • 2011.10- 管理與人生【有聲書】 • 2011.12-EMBA 管理學決勝關鍵/ EMBA 領導學決勝關 鍵 • 2012.06- 領導統御- 主管職責與管理技巧【有聲書】
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- 5. 自我推銷的方式之一，就是簡報 • 簡報之所以讓人害怕的原因，在於從事前準備、 製作投影片、彩排演練到正式上台，往往是個不 斷取捨、刪減的過程。 • 簡報是能與繁忙的客戶、老闆或主管接觸的稀有 機會，一場直指人心、激發改變的簡報，往往和 工作能力劃上等號。 • 凡是必須「講話」的溝通場合，能夠清晰、精確 地表達自己的想法，達到溝通說服的效果，幾乎 是職場工作者必須具備的軟實力。
- 6. 無法溝通把想法傳達給其他人 等於是放棄了…你 •人們能夠藉由簡報的視覺和口語溝通，引 發共鳴、促使改變。 • 巴菲特年輕時曾經懼怕上台發表意見，日 後成功時，被問到是否曾經刻意培養哪些 習慣獲取成功時，巴菲特如此回答：「你 必須在生活中培養溝通能力，如果你無法 好好溝通，設法把想法傳達給其他人，這 等於是放棄了你的潛力。」
- 7. 三種簡報 • 三種簡報 • 告知（inform） • 說服 （persuade ） • 訓練（train）
- 8. 簡報是一項複雜的任務 • 需要不斷的反饋和調整，才能改進。 • 每一場簡報前，先確認你希望製造的結果 • 每場簡報後，反思一下簡報的結果，然後 做出調整。 • 把「計畫、準備、進行、審思-PDCA」流 程融會貫通，就不會再害怕。
- 9. 分析聽眾、找出關鍵目標，簡報成功率最大 化 《為什麼要聽你說？》木馬文化 • 成功的簡報，除了發話者流暢的溝通術、 訊息本身有足夠意義，多數人容易忽略 「受眾」在簡報中的重要性。 • 簡報的重點不是你說了多少，而是聽眾吸 收了多少；重要的不在你說了什麼，而是 聽眾理解到什麼。 • 別忙著埋頭製作簡報，先分析你的聽眾。
- 10. 小白兔釣魚 • 第一天，小白兔去釣魚，一無所獲。 • 第二天，牠又去釣魚，還是如此。 • 第三天牠剛到，一條大魚從河裏跳出來， • 大叫：你要是敢再用胡蘿蔔當魚餌，我就 扁死你。
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- 12. 《成功簡報》作者珍妮佛‧羅騰多 • 熟悉vs.陌生：視主題調整資訊蒐集法 羅騰多建議，碰到十分熟悉的主題，簡報者應聚焦於「如 何精準掌握目標對象的需求」，將資訊蒐集的重點放在 「對於簡報對象的了解程度」和「對方為何需要這項產品 或服務」。 • 面對不熟悉的主題，研究主軸則是「如何快速讓自己成為 相關領域專家」，並將資料蒐集的重點放在「如何才能取 得正確資訊」以及「如果碰到一些短期無法學會的技術性 資訊，該怎麼辦」。 • 對此，羅騰多提出的解決方法是「善用公司資源」。例如 ，儘管自己對於所要簡報的新產品一無所知，但公司裡一 定有人知之甚詳，只要虛心請教研發、行銷、客服等部門 的專家，並加以彙整，就能一窺全貌。 • 蒐集資料時，擁有能打聽消息的人脈當然最好；但如果找 不到人，對方的公司網站與文宣品，會是很好的研究起點 。
- 13. 必要vs.更好 依聽眾需求提供進階訊息 •無論蒐集到的資訊再怎麼多元豐富，簡報者都要設法將資 訊區分為兩大類：「（聽眾）務必知道的」（need-to-know） 和「（聽眾）知道了也很不錯的」（nice-to-know） 。 • 前者指的是聽眾不能不知道的資訊，所以務必要放入投影 片中，以達到預設的簡報目的；後者雖然重要性較低，卻 可以充當補充資料，以增加簡報吸引力。 • 例如，如果你即將向客戶就軟體升級議題做簡報，那麼 「後端軟體升級的必要性」與「軟體由6.0版升級至8.0 版可創造的效益」等資訊，就屬於客戶「務必知道的資 訊」；至於「敝公司上半年度獲利成長兩倍」「軟體的研 發者」等訊息，則屬於客戶「知道了也很不錯的資訊」。 • 羅騰多強調，資訊分類的關鍵在於依照「聽眾需求」、而 非「簡報者的認知」來思考。否則，就算簡報者說得再頭 頭是道，萬一內容並不是聽眾想聽的，簡報效果就會大打 折扣。
- 14. 導言→主體→結論 選取適合的流程結構 •完成資料蒐集與整理後，最後一步就是將資訊分 門別類，架構簡報大綱。簡報大致包含導言、主 體、結論，如何有效連貫這三個層次，取決於簡 報者選取什麼形式的「流程結構」。 • 《簡報聖經》作者傑瑞‧魏斯曼（Jerry Weissman）指出，「流程架構」是簡報者說故 事的邏輯與脈絡，用以帶領聽眾從「單一投影 片」提升到「理解整體」的層次，讓人「見樹又 見林」。
- 15. 撰寫腳本、設計投影片、製作簡 報 •克里夫．艾金森：「想要讓自己的簡報突飛猛進 ，最重要的作法就是在建立PowerPoint 檔案之前 ，就先想好整個簡報的故事。」艾金森也提出了 以故事為中心的簡報製作3步驟：撰寫腳本、設 計投影片、製作簡報。 • 簡報者製作簡報之前，要先撰寫腳本，再以視覺 化思維來設計投影片的效果。 • PowerPoint是一種將故事視覺化的工具，腳本能 夠開啟它未曾發揮的潛能，讓簡報者與觀眾得到 意外的驚喜。無論如何，簡報者千萬要先寫好腳 本之後，再動手製作投影片。
- 16. 最適用於商業簡報的形式，便是 「問題與解決之道」： •通篇簡報環繞著問題層層開展，說明自己所能提 出的解決方案，強調「我們對你有什麼好處？」 這種流程，正類似麥肯錫顧問們簡報時常用的 「金字塔結構」。 • 要小心的是，許多人使用「問題與解決之道」這 種流程時，往往會過於強調問題的嚴重與複雜性 ，導致聽眾只聽到一個又一個問題，卻遲遲等不 到解決方案。 • 因此，比較恰當的做法應該是，先簡要帶過問題 ，緊接著說明解決方案，強調「我們能如何幫你 解決問題」，因為這是簡報者最希望、也最需要 聽眾記得的內容。
- 17. TED風格 • 全球都在瘋「TED」，在美國「TED式風 格」演說已經成為專有名詞! • 「TED」分別代表科技（ Technology）、娛 樂（ Entertainment）和設計（ Design）， 邀請不同領域的講者「散播好的idea」。 • 從柯林頓、高爾到Google創辦人，都曾經受 邀至TED發表18分鐘的演講。
- 18. 為什麼TED 吸引人? •每場TED 簡報，都傳遞著「言之有 物」 、 「言之有理」 、 「言之有據」 、 「原來如此」的觀點，在精簡的時間 內，精確的訴求「關鍵重點」 • 聽眾者吸收到知識、觀點的感覺會有一 股求知慾上升、欲求不滿足、意猶未盡 的感受。
- 19. 為什麼是18分鐘的簡報？ • 研究顯示，人腦平均最能專注的時間是18 分鐘 • 因此TED就以18分鐘為上限，把精華濃 縮在18分鐘內，讓觀眾在最短時間內獲得 最重要的資訊。
- 20. 真誠的訊息，觸發改變 • 隨著科技的演進，輔助演說的工具愈來愈多元， 例如投影片、影音檔等；然而，溝通的本質始終 沒有改變，那就是用真誠的訊息，引起共鳴、驅 使人們改變想法、獲得啟發進而採取行動。 • 透過TED，全世界各地的人在歷史上第一次可以 直接面對面或透過網路，接觸到當代最才華洋溢 的頭腦與心靈，從他們身上學習與人面對面溝通 和有效傳達的心法，掌握「說話」這項能夠發揮 重大影響力的武器。
- 21. 具體（ specific） 獨一無二的主張、體驗與觀點 • 「我們講的是故事，一定要有個人的情感 與觀點。」TEDxTaipei 2012 講者、現任 Code for Tomorrow 基金會發起人徐子涵表 示，台上分享的內容一定是自己做過的事 情，絕不是抄來或聽來的。而第一手經驗 的真實故事（real story），可以讓現場 「亮起來」。
- 22. 簡潔（ simple） 「一槍命中」的說服力道 • 「世人不會留意也不會長久記住我們在此地說的 話，但他們永遠不會忘記勇士們在此地所做過的 事情。」1863年，林肯（Abraham Lincoln ） 發表的〈蓋茲堡演說〉（Gettysburg Address ） ，短短278字，只用了二分多鐘，道盡了追求民 主的決心。而今，TED規定18分鐘發言時間 （這是人類注意力的極限），形同考驗每一個講 者如何安排發言與訊息的順序（process），在 有限的框架內，既要讓人想一直聽下去，也學到 東西。
- 23. 真誠（ sincere） 來自情感的共鳴最有效 • 以12年時間研究人類心靈脆弱的布芮妮‧布朗 （Brené Brown；《脆弱的力量》作者），回想 她在TED演講的經驗時表示：「如果演講要有 效果，就不能模仿別人，必須和觀眾產生共鳴。 當我在台下時，發現前面幾場和我最有共鳴的演 講，講者就只是真情流露而已。」 • 從TED講者的分享中，不僅從中了解每一位講者 的專業知識，更能學到如何在18分鐘之內善用短 講技巧向觀眾傳達理念，也許你不一定能站上 TED舞台，卻能透過簡報推銷自己，提高自己在 職場中的能見度，進而讓老闆點頭、客戶下單， 以軟實力提高自己在職場中的價值！
- 24. 個案研析 • 向蘋果學4個精湛的簡報技巧 http://www.managertoday.com.tw/?p
- 25. 簡報就是化繁為簡的藝術 • 史蒂夫‧賈伯斯在新產品問世的簡報中，經 常用「三重點法則」（rule of 3），以強 而有力的方式傳播概念。 • 而且，賈伯斯一張投影片只會出現一則最 主要的訊息和一幅圖片，讓全球蘋果迷心 甘情願熬夜看著線上直播，一次次感受賈 伯斯的魔力。
- 26. • 從蘋果公司的全球開發者大會學到一些簡 報技巧。他們高超而專業的展演方式，總 是令人印象深刻，也為產品加分。 • 專欄作家卡曼．蓋洛整理出以下4個蘋果 簡報的原則，多加練習，下次上台時換你 驚豔全場
- 27. 1.吸引觀眾注意 • 只有90秒的時間抓住觀眾的眼球，如果甫 開場就令人感覺無聊，想重新吸引他們的 注意力將十分困難。 • 以蘋果為例，2012年的大會上，觀眾原本 預期由執行長提姆‧庫克開場，結果首先說 話的是iPhone智慧語音助理Siri。 • 一開頭便引人注目，觀眾當然感興趣。
- 28. 2.避免使用列點 • 蘋果的投影片充斥豐富的照片與文字，但 沒有條列式的項目符號。 • 一旦使用項目符號，你的簡報容易充滿一 行行文字，陷入視覺匱乏的排版窘境。 • 建議若想使用清單，可在左邊放圖像、右 邊放列表，亦可逐項加上動畫，增添展示 的變化。
- 29. 3.加強訊息的易讀性 • 庫克等人說明資料時，經常會強化資料與 觀眾的關聯，讓觀眾更容易理解。 • 如，當蘋果介紹一款厚度僅0.71英寸的筆 記型電腦時，講者便把自己的手指放在電 腦旁比對，說：「它比我的手指還要 薄。」 • 不只提供資料，應設想如何讓觀眾更容易 理解它。
- 30. 4.投影片力求簡潔與圖像化 • 每當庫克提供一個統計資料時，簡報上只 會出現這個數字；因此，別寫上滿滿的資 訊，一次只需要告訴觀眾一件事。 • 盡量將文字和概念都圖像化，例如庫克說 蘋果已向應用程式開發者開了50億美元的 支票，簡報上便顯示一張「開給開發者、 金額為50億美元」的支票。
- 31. 打造簡報的「入口」 節錄自《1分鐘簡報法》一書，由商周出版發行 •「十五秒內拋出問題」是為了引起聽者的興趣，因此不是 拋出任何問題都可以的。 大家最常犯的毛病是—— 「各位！你們認為大幅提升公司生產力的方法是什麼 呢？」 聽者只會覺得：「我哪知道啊！」 • 有一種狀況，伴隨著投影畫面上出現大大的數字（譬如 「1235」），簡報者常會大聲問道：「各位知道這個數字 代表了什麼意思嗎？」 聽者反應通常同上。 • 拋出這類問題，一般來說效果都很差。接著簡報者繼續說 ：「其實呢，這是敝公司去年的客戶總數！」 聽者反應通常是：「那又怎樣？」 要是在這一開始的階段就讓場子變冷，之後是不可能挽回 的。
- 32. 發問的重點 • 是針對對方也有所認知、能夠共同思考的話題進 行切入。 首先稍微提起聽者也曉得的話題，把這當作入口 ，帶領聽者一同進入你的簡報世界 • 等聽者一踏進來，就立刻清楚點出當前面對的課 題（問題點、困境、待解決事項），如此一來， 聽者心中便會湧上問號：「是啊，這該怎麼辦才 好呢？」這時你再帶出整場簡報的主題。
- 34. 講重點！ • 如孩子希望父母在說話時，弄清楚的一件 事。孩子覺得囉嗦，常在於我們說得太多 ，無法停止。 • 請先想想，我要表達的重點在哪裡？請清 楚聚焦在這個重點，讓說話用在刀口上， 句句關鍵。
- 35. 用HOW、WHY、WHAT，打造好「問 題」-網載 •使用開放式問法的關鍵詞：「HOW」、 「WHY」、「WHAT」，會是個好方法 ，因為能夠誘導聽者擴大思考範圍。 • 另一方面，由於簡報的目的是透過你的提 案，讓不好的現狀，在將來能變好，你該 拋出的問題就不出這兩者。
- 36. 想讓聽者對將來的美好遠景有所想 像時，請使用下列三種問句之一 •【HOW＋GOOD】 • 如何做才能變好呢？ 【WHY＋GOOD】 • 為什麼好呢？ 【WHAT＋GOOD】 • 哪一點好呢？
- 37. 想讓聽者對目前的問題點有所認知 時，請使用下列三種問句之一 •【HOW＋BAD】 • 如何解決問題點呢？ 【WHY＋BAD】 • 為什麼不好呢？ 【WHAT＋BAD】 • 哪一點不好呢？
- 39. 規劃簡報起承轉合 • 起：精心設計的「開場白」，以吸引聽眾。 • 承：讓聽眾的腦、眼、心全聚焦於簡報「主體」。 • 轉：聽眾的問與答。 • 合：「結論」要能引發聽眾後續的思考、討論與行動 。
- 40. 態度、形象、聲音展現台風 • 成功的簡報最主要的關鍵是 • 態度與形象，佔58% • 其次是聲音，佔35% • 準備的內容只佔7%
- 41. 七個標準 1、言之有物——有知識、有思想、有內容 ，這是根本 2、言之有序——有邏輯性 3、言之有理——有道理 4、言之有禮——有禮節 5、言之有文——有文采 6、言之有情——有情感 7、言之有趣——有幽默
- 42. 國際奧會 • 形容這場簡報「震憾人心」，96名投票委 員對於日本是否已走出遭震災的疑慮，因 此一掃而空。 • 負責規畫東京申奧團隊簡報的創辦人暨執 行長尼克‧法雷表示，成功的簡報，不但可 以堅定支持者的決心，也可以令心存猶疑 者改變立場。
- 43. 一場成功的簡報，可以創造多少價值？ 400億美元 •2013年9月8日，日本東京獲得2020年奧運主辦 權。申奧成功的關鍵，在於一場45分鐘的簡報。 初估舉辦奧運可為日本創造的經濟效益，就是400 億美元。 • 「我會站在這裡，是因為運動救回了我的人生」。 • 負責開場的人，不是簡報團隊7名成員中職銜最高 的日本首相安倍晉三，而是一位右腳戴著義肢、出 身於311大地震災區宮城縣氣仙沼市的跳遠選手佐 藤真海。緊接著，現場播出佐藤戴著義肢練習的影 片，依序再由每個人以英語或法語分享「運動如何 改變我的人生」的心得。
- 44. 簡報無往不利 3秘訣 http://www.managertoday.com.tw/?p=30015 • 好的溝通技巧，不只展現在有效的提案報 告上，更會帶動你的事業生涯；若溝通欠 佳，即使想出再好的點子也是枉然。 • 蓋洛（Carmine Gallo），講述成功的展演 ，必須具備以下3個要素，讓你的點子與 接收者無縫接軌。
- 45. 1.易懂（ understandable） •好的簡報，會屏除賣弄專業的行話、過度 修飾的詞藻或複雜難懂的概念。讓簡報易 懂的方法很多，卡曼最推崇「推特標題 法」（Twitter-Friendly Headlines ），擬 出140個字以內的訴求，用一句話說明你 的中心主旨。以史提夫‧賈伯斯（Steve Jobs）為例，他於2001年推出iPod時， 用「把1000首歌放進你的口袋」說明； 2008年推出 MacBook Air時，則是「世界 上最輕薄的筆電」。
- 46. 2.好記（ memorable） •如果接收者沒辦法記住你報告的內容，那 麼內容再優質也無用。根據神經學家的研 究，人在短期內只能記住3到7個項目， 為求最佳效果，卡曼建議使用魔法數字── 3：試著將你的報告整理出3個重點；將簡 報一共分成3個部份；告訴受眾應當執行 的3個步驟。當然，本篇文章也是3個最 精華的重點。
- 47. 3.有情緒張力（ emotional） •想佐證你的說法，不能缺乏數據資料與理 性說明；但是想激勵受眾採取行動，你需 要的是具備感染力的感性說服。卡曼主張 ，「故事」具有張力、能引發情緒感受與 行動，且甚少被使用。試著說一個簡短的 故事，讓你的簡報更突出。
- 48. 魅力型演說 • 精彩演說＝很多天分+臨場發揮 • 好演說＝練習、練習、再練習 +不斷準備
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- 50. 【 比山高的是人】 有人說，前進的路上總是 阻著高山，成功的目標總是路 途遙遠。是的，如果你只想在 家門口轉悠，不會有高山阻擋，不過永遠也不會有迷人的風 景。如果你把目標定在蹲下就 能夠著的地方，也不會感覺遙 遠，只是一生也不會體驗什麼 叫排除萬難的快感。一位詩人 說過，比山高的是人，比路長 的是腿。拿出這種氣概，是不 是感覺人生如此豪邁！
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