103.10.25 2-創新技術服務基金會-高階管理才能班-職場公眾簡報表達技巧與能力提升-詹翔霖教授
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- 1. 職場公眾簡報表達技巧 與能力提升 詹翔霖副教授詹翔霖副教授 Chanrs@ms68.hinet.net 0955-268997Chanrs@ms68.hinet.net 0955-268997 教學部落格教學部落格 http://mypaper.pchome.com.tw/chanrshttp://mypaper.pchome.com.tw/chanrs
- 2. 簡報成功之要素 • 知識 (Knowledge) • 自信 (Confidence) • 可信度 (Credibility) • 熱忱 (Enthusiasm) • 誠懇 (Sincerity) • 經驗 / 技巧 (Experience)
- 3. 簡報之心理障礙 表達能力不足 不知道聽眾需求 對聽眾不了解 怕被問倒 得失心重 準備時間不足 資料準備不足 專家在場 報告時間不足 專業不足 對內容不瞭解 氣氛冷清
- 4. 圖解型投影片設計
- 5. 永遠沒有第二次機會 • 非語言溝通非語言溝通 ( 肢體、衣著… ) • 口氣口氣 ( 說話的方式及音調 ) • 遣詞用字遣詞用字 ( 說的話 )
- 7. – 眼神 – 聲音 – 身體語言 簡報需要肢體的技巧表現
- 8. 聽眾分析 • 背景 ( 職級、工作屬性、領 域 ) • 人數 • 經驗 • 期望 • 年齡
- 9. 簡報架構 開始開始 簡報重點簡報重點 結束結束 接應問題接應問題 興趣興趣 衝擊衝擊 回味回味 釐清釐清 口語表達 肢體表達 輔助工具
- 10. 常見的開場方式 • 問候、自我介紹 • 引述名人名言 • 分享真實經驗 • 事實數字與真相 • 公佈結論 • 反問聽眾
- 11. 主體 • 確立內容 ( 專業導向 ) • 注意邏輯連貫性 • 掌握時間 • 多用圖表少用文字
- 12. 結尾工作 • 摘要總覽 • 重複重點 • 延展思考 • 凝結認同 • 結緣收尾
- 13. 常見的收尾方式 • 覆述重點 (Key Points) • 表達對解決問題的信心 • 請求聽眾採取特定行動 • 描述美好的未來 • 引述名人名言 ( 或看法 )
- 14. 投影媒體之製作 • 基本原則 – 平均每頁份量約平均每頁份量約 5-85-8 分鐘之說明分鐘之說明 – 使用標題使用標題 – 字體應統一並盡量放大字體應統一並盡量放大 – 重點重點 // 主要詞句可用不同字體表示主要詞句可用不同字體表示 – 適合學員閱讀吸收適合學員閱讀吸收
- 15. PPT 簡報設計的要點 – PPT 是文複製與貼上過程 – PPT 不需要太多花樣設計 – PPT 不要複雜動畫搶焦點 – PPT 越簡單清楚易懂越好 – PPT 永遠是講者配角身分 – PPT 都不用的是狠角強師
- 16. 簡報內容 • 專家研究顯示，絕大多數的觀眾只能記得 簡報內容的 20 ％，許多簡報都落得讓人呵 欠連連的窘境，只有極少數的簡報，能確 實傳遞所要表達的訊息，並與臺下觀眾建 立深刻的互動與共鳴。
- 18. 針對觀眾 • 事先收集觀眾的人數、對主題熟悉的程度 、職業、性別等基本背景，針對觀眾的需 求，設計合適的內容，如此便可將觀眾的 特性融入簡報當中，提升雙方互動，避免 造成雞同鴨講、觀眾反應冷淡的結果。
- 19. 時間配合 • 好的簡報，若是因為時間拿捏失當，而只 能呈現出簡報內容的一半，那麼再優秀的 解說及再豐富的準備都是枉然 ; 具體而言， 每張投影片的播放時間最好不要超過 8 分 鐘，也不能快速到觀眾無法閱讀內容的程 度。
- 20. 配合場地 • 播放簡報的場所設備不同，容易造成原本 在電腦畫面上相當清晰的簡報，到了簡報 現場播放時，效果卻大打折扣，可能是螢 幕大小，或電腦設定的不同，或會場燈光 不適當，均降低簡報播放的效果。
- 21. 簡報圖表要明確 • 讓聆聽者一目瞭然，簡報呈現方式是圖勝 於表，表勝於文。 • 而簡報內圖表之製作，應符合內容簡單、 數字簡略之原則 • 統計表的內容切勿密密麻麻填滿於整張報 表中，令人眼花撩亂。 • 圖表內數據單位、年度要特別註明，避免 造成觀眾困擾。 • 複雜之圖表可分張解析，加強簡報效果。
- 22. 簡報設計的概念 • 文字， PPT 的天敵 • PPT 的本質： – 視覺化。 – 將抽象難 的文字描述轉化為由圖表、圖片、懂 動畫及聲音所構成的生動場景。 – 通俗易 、栩栩如生。懂
- 23. 文字， PPT 的天敵 演說習慣的改變不是一朝一夕的事，這依 賴於簡報者對內容的熟悉程度和演說技巧 的掌握程度。 帶著觀眾讀文字是 PPT 演說較不好的呈 現方式，避免這一點，演說效果會逐步得 到提升。
- 24. 簡短，成就精品 • 講得越多，時間越長，越能表現出簡報者的重視？ • 濃縮的才是精品。 • 演說的核心內容是什麼？觀點！
- 25. 簡短，成就精品 • 簡短，也對 PPT 製作提高了要求。 – 哪些內容是觀眾關心的。 – 哪些內容是非講不可的。 – 哪些內容是能帶來震撼的。 – 該合併的合併，該刪減的刪減。
- 26. 重點在內容 • 一、不能有誤 • 資料數據及文字之表達應詳細確認，仔細 檢查，並避免登打錯誤。 • 二、條理分明 • 簡報應以簡明的方式表達，內容應有層次 ，幫助聽眾瞭解吸收。文句中，關鍵之字 或數字，可用不同顏色標出，或讓其閃爍 ，以增強聽眾的注意力。
- 27. • 三、章節秩序不可顛倒 • 跳躍式的解說及播放方式易造成聽眾的混 淆，因此播放與解說應依序進行，不可反 覆或顛倒。 • 四、排列要視輕重 • 不管是書面資料或簡報內容，如項目多時 ，應將重要者擺在前面，次要的或較不重 要者擺在後面。簡報者解說時，依時間多 寡分配時間敘述內容。
- 28. • 五、文字不要重複 • 已經使用過的文字，應盡量以同義不同字 的詞句替代，呈現簡明扼要的效果。 • 六、標題不能有標點符號 • 既然是簡報，則不應以文章寫作的方式製 作，為求簡單明確，標題不能使用標點符 號。
- 29. 設計， PPT 卓越之本 • 一個設計精美的 PPT 最少可以造成加分作用 – 讓觀眾賞心悅目 – 讓觀眾產生好感 – 贏得觀眾的信任 – 贏得成功的機會 – 但永是襯職配角
- 30. 簡報的基本投影片架構 – 封面 – 目錄 – 隔頁 – 本文 – 結尾
- 31. 選擇凸顯內容 的設計類型 • 文字型投影片設計 • 圖解型投影片設計 • 圖表型投影片設計 • 創意型投影片設計
- 32. 賞心悅目簡報 • 字體適中、清晰和美觀，行距大於字距。 • 使用粗體，如字體不夠明顯，可在字外加 白色或黑色邊，讓字體呈現立體感。 • 簡報襯底不宜太花，襯底應盡量選擇明亮 的色系，灰暗的顏色易使觀眾產生昏昏欲 睡的感覺。 • 較長的簡報可以同一章節使用一種襯底， 幫助觀眾瞭解簡報進行的段落。
- 41. 免費簡報資源 • 投影片範本參考 – 微軟官方網站 – 免費簡報範本 • www.templateswise.com • www.poweredtemplates.com • www.freetemplatesonline.com • www.presentationmagazine.com/free_powerpoint_template.htm • www.presentationpoint.com/powerpoint-templates/index.htm – 免費簡報圖庫 • www.presentationmagazine.com/free_powerpoint_clip_art.htm – 線上製作簡報範本 • www.presentationmagazine.com/free_powerpoint_template_builder.htm
- 42. 成年人之記憶暫存率 • 閱讀 16% • 眼見 20% • 耳聽 30% • 眼見 ++ 耳聽 50% • 眼見 ++ 耳聽 ++ 問答 70% • 參與 && 互動 90% •資料來源 : 商業周刊
- 44. 講演前之準備 – 安排投影片順序安排投影片順序 – 準備輔助教材準備輔助教材 – 適當衣著適當衣著 – 盡量不改變生活規律盡量不改變生活規律 – 提早到達現場熟悉臨場感及與聽眾寒提早到達現場熟悉臨場感及與聽眾寒 喧喧
- 45. 箴 言 1 、講過不等於做過，做過不等於做到，做到 不等於做好。 2 、複雜問題要簡單化，高深理論要通俗化， 專業語言要大眾化。 3 、成功者常改方法而不改目標，失敗者常改 目標而不改方法。 4 、成功者在順應變化中引領變化，失敗者在 不適應變化中忙於追趕變化。 5 、最大的缺點就是習慣於自己缺點。
- 46. 實驗者效應 • 主試的態度對實驗結果造成的影響，統稱為實驗 者效應。 • 例如霍桑效應： 20 世紀 20-30 年代，美國研究人 員在芝加哥西方電力公司霍桑工廠進行的工作條 件、社會因素和生產效益關係實驗中，發現了實 驗者效應，稱霍桑效應。 • 實驗者為搜集能證明其假設的實驗結果，在實驗 中有意無意的通過不同表情，語言，動作將預期 的要求給被試，造成一種實驗結果有利於證明原 假設的效應。
- 48. 止於至善止於至善 • 齊家齊家 • 治國治國 • 平天平天 下下 • 誠心誠心 • 正意正意 • 格物格物 • 致知致知 • 修身修身 明明德明明德