Ringkasan dokumen tersebut adalah sebagai berikut: Dokumen tersebut membahas tentang pola komunikasi yang efektif dan efisien dalam dunia kerja, khususnya mengenai konsep komunikasi Jepang yang disebut "HORENSO" yang terdiri dari Houkoku (melaporkan), Renraku (komunikasi), dan Soudan (konsultasi). Ketiga unsur tersebut penting untuk menjaga proses kerja agar berjalan dengan baik dan menghindari masalah.

1. Assalamu'alaikum Wr.Wb
SALAM SEHAT…

2. POLA KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DAN
EFISIEN DALAM DUNIA KERJA
Oleh : Rivan Susanto
Tanggal : 20 September 2021

3. Pola Komunikasi Yang Efektif
• Dalam dunia kerja komunikasi yang efektif dan
efesien sangat diperlukan.
• Dalam istilah Jepang komunikasi yang efektif
dan efisien dikenal dengan “HORENSO” yang
menjadi dasar komunikasi antar anggota/
karyawan dalam perusahaan.
• HORENSO terdiri dari Houkoku, Renraku dan
Soudan.

4. 1. HOUKOKU
• Berarti laporan atau melaporkan sesuatu yang mana
artinya adalah pola hubungan seorang bawahan dalam
melaporkan hasil kerjanya kepada atasan, bagaimana
sebaiknya ia melaporkan hasil kerjanya, apa saja yang
harus ia laporkan, dan kapan?
• Kesalahan persepesi anak buah terhadap sesuatu yang
dianggap kecil dan remeh sehingga ia tidak melaporkan
kepada atasannya dan melahirkan masalah yang tidak
diprediksi sebelumnya.
Yang pertama akan kita bahas adalah :

5. • Pada umumnya orang Jepang terbiasa memonitor setiap
perkembangan proses rantai pekerjaannya, sedangkan
orang barat cenderung kebiasaan pada Result Oriented
(Pada Hasilnya).
• Pola berpikir process oriented inilah kebutuhan akan
komunikasi menjadi sangat signifikan dalam keberhasilan
langkah sebuah proses.
• Jika kesalahan tidak ditanggulangi secara cepat maka hal
yang paling kritis yang harus dihindari adalah
menurunnya kepercayaan pelanggan kepada kita karena
keterlambatan yang terjadi atau kerugian perusahaan
akibat pemborosan yang tidak terkontrol.

6. Ada tiga hal penting dalam menyampaikan laporan :
1. Tujuan Pelaporan
• Memahami laporan supaya simpel dan benar
• Tujuannya yang disampaikan jelas
2. Fakta dan Analisa Top
• Laporan harus menyertakan bukti-bukti yang akurat
• Didasari pada istilah 5W-H (When, What, Who, Why,
Where-How), kapan fakta yang kita temukan terjadi, siapa
pelaku dan penanggungjawabnya, dari departemen mana,
dimana terjadi, pada area kerja siapa.
3. Metode Pelaporan
• Metode yang digunakan simpel dan mudah dimengerti.

7. 2. RENRAKU
• Renraku berarti communication atau contact, terjadinya pola
hubungan komunikasi yang sederajat dengan orang yang
selevel atau dengan orang dari departemen yang berbeda.
• Proses renraku juga bisa diartikan dalam bentuk saling belajar
sesama teman atau berbagi pengalaman yang menunjang
keberhasilan kerja kita.
• Saya ambil contoh misal penyampaian komunikasi pembuatan
produk PND 31/40 FB 1,8 kg dari karu susun ke karyawan bagian
timbang produk, karyawan bagian timbang tersebut
menanggapi informasi dengan tidak serius sambil melakukan
kegiatan timbang akhirnya penangkapan informasi tersebut
dianggap 1,3 kg sehingga produk tersebut salah produknya yang
berakibat kesalahan tersebut berimbas ke semuanya karena
mengakibatkan kerugian perusahaan.

8. 3. SOUDAN
• Soudan diartikan sebagai consult, biasanya
dilakukan oleh bawahan kepada atasannya
manakala ia menemukan masalah dalam rantai
pekerjaannya yang ia lakukan.
• Pola berpikir orang Jepang , selalu berusaha untuk
meminimize masalah dan potensi masalah, sejalan
dengan ISO 9001-2008.
• Pola konsultasi ke atasan biasanya tidak selalu
diterima diterapkan diproses produksi.
• Hal ini memunculkan ide-ide yang inovatif dan
timbul rasa inisiatif yang tinggi demi kemajuan
perusahaan.

9. Sebagai catatan akhir, kesimpulan urairan diatas :
• Untuk bisa houkoku dengan benar kita
mengedepankan fakta dan data, untuk
mendapatkan data yang akurat harus banyak
renraku dengan teman kerja bahkan dengan
departemen lain agar tidak terjadi proses yang
kita tangani.
• Untuk menghindari missing proses selama
perjalanan rantai proses maka hendaklah
membiasakan diri Soudan dengan atasan.

10. TERIMA KASIH