For Class Learning Materials, in the Indonesian language. Compiled from different sources.

1. KOMUNIKASI BISNIS
DOSEN : Dany P.Hutomo SE,MM
Pertemuan ke 2
COMMUNICATION INTEAMS AND
MASTERING LISTENING AND NONVERBAL
COMMUNICATION SKILLS

2. Kata Mutiara
• “Everybody communicates one way or
another, but few managers deliver their
messages as well as they can.”
• “Good communication is the life blood of
organizations”
• “Good communicators make better
managers”

3. ONE WAYCOMMUNICATION
One way communication is characterized by
absence of feedback from the receiver.
TYPES OF COMMUNICATION
-One Way Communication
-Two Way Communication

4. TWO WAY COMMUNICATION
TWO WAY COMMUNICATION INVOLVES ACTIVE FEED-BACK
FROM THE RECEIVER TO THE SENDER TO ENSURE THAT THE
RECEIVER HAS UNDERSTOOD THE MESSAGE IN THE SAME
SENSE THAT SENDER INTENDS TO CONVEY.
T P R O F S S O R , S N E S
I M S A R , C A L I C U T

5. Levels of Business Communication:
There are four levels of communication in
organizations:
• intrapersonal (communication with yourself)
• interpersonal (communication to a superior or
subordinate)
• one to many (making a speech)
• many to one (a committee making a presentation to
company president, etc.)

6. KOMUNIKASI INTRAPERSONAL
INI ADALAH DIALOG INTERNAL YANG TERJADI DALAM PIKIRAN INDIVIDU.
MUNGKIN JELAS ATAU BINGUNG TERGANTUNG PADA KONDISI PIKIRAN
INDIVIDU.
Intrapersonal skill adalah salah satu kemampuan yang wajib dimiliki para pemimpin
global masa depan.
Intrapersonal skill meliputi aspek kesadaran diri, introspeksi, dan refleksi diri yang dapat
diasah oleh siapapun asal konsisten.
Intrapersonal skill adalah bagaimana kita bisa memiliki kesadaran diri dan
mengendalikan sikap internal.
Bentuk dari kompetensi ini ada bermacam-macam, di antaranya yang penting adalah:
• keingintahuan
• pola pikir luas
• fleksibilitas
• karakter yang kuat
• Ketekunan
Perbedaan koumunikasi Intrapersonal and interpersonal.
komunikasi intrapersonal terjadi secara terus menerus. Pasalnya, kecenderungan
manusia adalah untuk berpikir, menganalisis, dan menginterpretasikan sesuatu
secara tidak sadar.Sedangkan, komunikasi interpersonal akan terjadi secara teratur
pada tingkat pribadi dan profesional, seperti saat bersama rekan kerja atau atasan di
kantor.

7. Functions of Communication in a Business Organization
Fungsi utama komunikasi dalam organisasi bisnis meliputi
komunikasi untuk
• Informasi - menyampaikan informasi antara orang-orang
yang bekerja di organisasi yang sama dan antara organisasi
dan orang lain
• Kontrol - komunikasi (tertulis, lisan, atau bahkan nonverbal)
juga digunakan sebagai bagian dari kontrol manajemen
untuk perencanaan operasi, mengevaluasi kinerja,
mengarahkan dan memotivasi staf.
• Motivasi - Kesulitannya adalah bagi para manajer untuk
menemukan keseimbangan antara kontrol dan motivasi dan
efisiensi. Terlalu banyak kontrol dapat mengurangi inisiatif
dan benar-benar mengarah pada produktivitas yang lebih
rendah dengan respons yang lebih sedikit terhadap apa
yang diinginkan pelanggan dan lebih menekankan pada apa
yang menurut pekerja diinginkan oleh manajemen

8. Improving Your Performance in Teams
Definition of team
Sebuah unit dari dua orang atau lebih yang berbagi misi dan
tanggung jawab untuk bekerja untuk mencapai tujuan bersama.
Klasifikasi team menurut formalitasnya:
Formal Teams dan Informal Teams
• Formal Teams : bagian dari struktur organisasi
• Informal Teams : bukan bagian dari struktur
Dua jenis informal teams:
Problem-solving teams dan task forces
Kedua jenis team tersebut dibentuk untuk memecahkan masalah
tertentu dan lalu bubar saat tugasnya selesai dikerjakan

9. Committees
• Tim formal yang biasanya berjangka waktu panjang dan dapat
menjadi bagian permanen dalam suatu struktur organisasi
Advantages and Disadvantages of Teams
Advantages of a successful team:
1. Menambah informasi dan pengetahuan
2. Peningkatan keragaman pandangan
3. Meningkatkan penerimaan solusi
4. Tingkat kinerja yang lebih tinggi
Disadvantages of teams:
1. Groupthink
2. Hidden agendas
3. Free riders
4. Cost

10. Characteristics of Effective Teams
• Memiliki tujuan yang jelas dan maksud yang
sama
• Berkomunikasi dengan terbuka dan jujur
• Mengambil keputusan by consensus
• Berpikir kreatif
• Tahu bagaimana cara memecahkan konflik

11. Team Communication
Collaborative Writing Guidelines:
• Memilih orang-orang yang akan bekerja sama dengan hati-
hati ,pilih kombinasi orang-orang yang memiliki keahlian,
informasi dan bakat yang diperlukan dalam menyelesaikan
satu proyek tertentu
• Menyepakati apa yang merupakan tujuan proyek sebelum
memulainya
• Memberi waktu pada tim untuk mengakrabkan diri sebelum
mulai bekerja
• Menjelaskan apa-apa saja yang merupakan tanggung jawab
pribadi setiap anggota tim
• Menetapkan proses kerja yang jelas
• Hindari writing as a group
• Pastikan semua peralatan dan teknik yang diperlukan siap dan
kompatibel untuk seluruh anggota tim
• Periksa untuk memastikan segala sesuatu berjalan lancar

12. Group Dynamics
Definition of group dynamics is The interactions
and processes that take place among the
members of a team. Group norms is informal
standards of conduct that members share and
that guide member behavior
Faktor-faktor yang mempengaruhi dinamika
kelompok (group dynamics) :
• Team Roles
• The Phase of Team Evolution
• Resolving Conflict
• Overcoming Resistance

13. Team Roles
Setiap anggota tim memainkan satu role yang mempengaruhi hasil
dari aktivitas kelompok.
Tiga jenis roles yang mungkin dimainkan seorang anggota tim:
1. Self-oriented roles
2. team-maintenance roles
3. task-facilitating roles
• Self-oriented roles
controlling, withdrawing, attention-seeking, diverting
• Team-maintenance roles
encouraging, harmonizing, compromising
• Task-facilitating roles
initiating, information giving or seeking, coordinating, procedure
setting

14. Phases in Team Evolution
Sebuah tim biasanya melalui 5 tahap pembentukan sebagai berikut:
1. Orientation
Anggota tim mulai saling mengenal dan menentukan peran setiap
anggota
2. Conflict
Opini dan sudut pandang yang berbeda mulai timbul
3. Brainstorming
Anggota-anggota tim meng-explore pilihan-pilihan yang ada dan
mengevaluasi setiap alternatif
4. Emergence
Tim berhasil mencapai satu konsensus atas keputusan bersama
5. Reinforcement
Setiap anggota menerima tugas-tugas yang harus dilakukan untuk
melaksanakan keputusan bersama

15. Resolving Conflicts
Conflicts bisa bersifat konstruktif, bisa juga destruktif.
Konflik bersifat konstruktif jika konflik tersebut memaksa tim untuk
membicarakan masalah-masalah penting, meningkatkan
keterlibatan setiap anggota tim, menimbulkan ide-ide baru untuk
memecahkan masalah.
Konflik bersifat destruktif bila konflik tersebut menghabiskan energi,
menghancurkan semangat kerja, dan memecah-belah tim .
Ada 7 cara yang dapat digunakan untuk memecahkan konflik dengan
efektif:
1. Proaction
2. Communication
3. Openness
4. Research
5. Flexibility
6. Fair Play

16. Overcoming Resistance
Cara mengatasi penolakan:
• Mengungkapkan pemahaman
• Bawa perlawanan ke tempat terbuka
• Mengevaluasi keberatan orang lain secara adil
• Tahan argumen Anda sampai orang lain siap untuk itu
Making Your Meetings More Productive
1. Saat mengadakan pertemuan, pastikan bahwa pertemuan itu
memang benar-benar perlu dan tidak dapat digantikan oleh
hal lain seperti telepon, e-mail atu memo.
2. Jelaskan maksud mengadakan pertemuan (informational
meetings atau decision-making meetings) ,
3. Pilih orang-orang yang diundang untuk hadir.
4. Pilih waktu dan fasilitas yang tepat, dan tetapkan agenda
pertemuan

17. Listening Skills
Keterampilan yang paling penting dari seorang
manajer adalah ...?
• Pendengaran yang tidak efektif atau buruk adalah
penyebab paling sering dari kesalahpahaman,
kesalahan, pelanggan yang tidak bahagia,
semangat kerja karyawan yang rendah, penjualan
yang terlewat, perceraian dalam kehidupan
pribadi, dan konflik orang tua-anak.
• Pendengar yang buruk tampak tidak tertarik,
egois (Self Centered).

18. Alasan mendengarkan yang buruk adalah sebagai berikut:
1. Mendengarkan adalah kerja keras: membutuhkan konsentrasi
2. Persaingan: persaingan yang menarik perhatian kita dengan iklan, radio, TV, dll.
3. Terburu-buru untuk bertindak: kita berpikir bahwa kita tahu apa yang akan dikatakan
seseorang dan menyela.
4. Perbedaan Kecepatan: Perbedaan antara kecepatan bicara dan kecepatan berpikir
kesenjangan mendengarkan. Rata-rata orang berbicara tentang 135-175 kata per
menit, tetapi dapat mendengarkan 400-500 kata per menit. Kesenjangan waktu yang
dihabiskan untuk mengambil kesimpulan, melamun, merencanakan jawaban, atau
berdebat secara mental dengan pembicara.
5. Kurangnya pelatihan: kami lebih banyak mendengarkan daripada berbicara, membaca
atau menulis tetapi kami tidak menerima pendidikan formal untuk mendengarkan
dengan baik.
Rata-rata karyawan menghabiskan sekitar 3 perempat dari setiap hari kerja dalam
komunikasi verbal. Hampir setengahnya dihabiskan untuk mendengarkan. Efektivitas
mendengarkan karyawan biasa hanya 25 persen.
Tiga perempat dari semua yang didengar karyawan terdistorsi atau dengan cepat
dilupakan.
Pendengar normal yang tidak terlatih cenderung hanya memahami sekitar 50%
percakapan
Setelah 48 jam turun menjadi 25%. Itu berarti adalah normal melupakan diskusi.

19. Improving Your Listening Skills
Various Types of Listening:
• Content Listening : untuk memahami dan mengingat pesan
dari pembicara. Penekanannya pada informasi dan
pemahaman. Tidak perlu ada evaluasi dari pihak
pendengar.
• Critical Listening : Untuk memahami dan mengevaluasi
pesan dari pembicara.
• Emphatic Listening : Untuk memahami perasaan,
kebutuhan dan keinginan pembicara. Jangan memberi
saran kecuali Anda diminta oleh si pembicara. Juga, jangan
menghakimi si pembicara.
Ketiga bentuk listening di atas merupakan active listening,
dimana pendengar secara sadar menutup seluruh filter dan
bias yang dimilikinya untuk benar- benar mendengar dan
memahami apa yang dikatakan pembicara.

20. 20
Manfaat Mendengarkan dengan Lebih Baik
1. Dapat meningkatkan hubungan:
Mendengarkan seseorang membuat mereka merasa baik tentang Anda
yang mengarah pada peningkatan kepercayaan dan kredibilitas dan
peningkatan kemauan untuk bekerja sama
2. Lebih sedikit Kesalahpahaman
Lebih sedikit kesalahan menghasilkan biaya yang lebih rendah,
produk dan layanan yang lebih baik, dan keuntungan yang lebih
tinggi
3. Pemahaman yang Lebih Baik
Mendengarkan dengan lebih baik meningkatkan transfer informasi,
meningkatkan kerja tim, membangun moral, dan mengarah pada
produktivitas yang lebih tinggi

21. Understanding the Listening Process
Ada 5 tahap yang dilakukan seseorang dalam
mendengarkan secara efektif:
1. Receiving
2. Decoding
3. Remembering
4. Evaluating
5. Responding

22. The Basic Forms of Communication
• Verbal Communication
Proses komunikasi dengan menggunakan kata-kata yang terstruktur
dalam pola bermakna
• Nonverbal Communication
Proses komunikasi tanpa menggunakan kata-kata
Types of verbal communication
 ORALCOMMUNICA
TION
 WRITTEN COMMUNICATION
Oral communication is that channel of communication in which message
is transmitted in spoken form.
Written communication is that in which information is exchanged in the
written or printed form.

23. NON-VERBAL COMMUNICATION
• Komunikasi non-verbal berarti transmisi
makna selain kata-kata lisan atau tertulis.
Penularan ini bisa melalui ekspresi wajah,
postur tubuh, kontak mata, dll.
Six Categories of nonverbal signals:
1. Facial expressions
2. Gesture and posture
3. Vocal characteristics
4. Personal appearance
5. Touch
6. Time and Space
B Y A R J U N K R O F E S S O R , S N E S
I M S A R , C A L I C U T

24. TYPES OF NON-VERBAL
COMMUNICATION
 KINESICS: studi tentang gerakan tubuh
untuk menilai keadaan batin emosi yang
diekspresikan melalui berbagai bagian
tubuh.

25. FACIAL EXPRESSIONS
S N E S
I M S A R , C A L I C U T

26. GESTURES

27. POSTURES

28. PROXEMICS: untuk menjelaskan jarak antar-manusia
sesuai dengan cara mereka berinteraks

29. PARALANGUAGE
Ini melibatkan studi tentang kualitas suara, volume,
kecepatan dan cara berbicara di luar kata-kata. Misalnya.
suara gemetar menunjukkan kegugupan, suara jernih
menunjukkan kepercayaan diri, suara patah menunjukkan
kurangnya persiapan, dll.

30. Prerequisites for effective communication:
1. Knowledge of
 subject matter
 decoder(s)
 environment
 human psychology
2. Communication Skills. Skill means “practiced ability, expertness.” If you are good at something –
whatever this activity may be - because you approach it intelligently, have mastered and habitually
employ the techniques, then you have a skill, i.e. driving, swimming, or typing
Communication skills means intelligent and practiced ways of sending and receiving messages – talking
and writing, listening and reading. This involves an understanding of how the process works, and
sensitivity to variable factors, as well as mastery of the techniques.
 Language skills: oral (i.e., clear pronunciation, suitable vocabulary, correct grammar/syntax,
fluency, expressive delivery), written (correct spelling, suitable vocabulary, correct
grammar/syntax, good writing or typing, suitable style, etc.), and visual/non-verbal (understanding
of/control over “body language”)
 Analytical thinking: ability to extract and prioritize information; ability to choose the appropriate
medium & channel of communication; ability to analyze the reactions of the decoder(s), etc.
3. Personality traits, such as charm, self-confidence, relaxed, easy-going and friendly manner, sensitivity,
perceptiveness, emotional stability,
• objectiveness and patience, open-mindedness and flexibility.
4. Motivation, practical benefit, personal interest, etc.
5. Necessary infrastructure, such as telephone, fax, public address system,
• microphone, computer networks, the Internet, e-mail, visual aids, electricity supply, etc.
6. Physical/mental health and fitness, i.e., communication with a deaf,
• dumb, or delirious man will be impeded, just as it will be if the encoder / decoder is exhausted physically
or drunk/drugged.
Thus, good interpersonal communication skills and conducive attitudes (willingness to communicate) are
the basic requirements for effective communication.

31. Barriers to Communication:
on one or both sides (encoder‟s and decoder‟s):
 Lack of knowledge
 Lack of interest or attention
 Lack in communication skills (language use, analytical thinking)
 Lack of charm, self-confidence, sensitivity, perceptiveness,
objectiveness and patience; tense, uneasy personality,
inflexibility
 Bias, prejudice, or preconceived ideas
 Distractions
 Competition for attention
 Differences in perception
 Attitudes
 Lack of motivation
 Physical/mental handicaps
 Stress

32. TYPES OF BARRIER
• Physical Barrier
• Cultural Barrier
• Language Barrier
• Emotional Barrier
• Gender Barrier
• Organizational Barrier
• Perceptual Barrier

33. •Terimakasih