1. Modul
328
Modul modul ini merupakan modul pembelajaran dalam rangka peningkatan kapasitas ICT bagi organisasi
masyarakat sipil. Modul-modul ini dapat dipakai secara mandiri per unit modul maupun dalam rangkaian bersama
modul-modul lain. Pada setiap modul ada uruaian pokok bahasan dan dilengkapi dengan bahan diskusi yang dapat
dikerjakan secara mandiri pribadi atau dalam suatu kelompok belajar
SATUDUNIA
KURSUS PENGELOLAAN INFORMASI
Sekilas
Sistem informasi

2. M328 Sekilas Sistem Informasi
Pokok bahasan
1. Melihat Informasi sebagai suatu sistem
Suatu database, suatu infrastruktur pengelolaan data, baik sebagai proyek utama atau sebagai
komponen pendukung tidak akan pernah berdiri sendiri di ruang hampa. Sistem adalah sesuatu yang
mempunyai fungsi spesifik, mempunyai komponen-komponennya, mempunyai batas yang jelas, dan
mempunyai antar-muka/titik gandeng dengan sistem lain.
Modul ini membahas beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan pada tataran sistem
2. Peran-peran
Dalam satu sistem informasi terdapat berbagai peran-peran yang berbeda dengan alokasi sumber
daya disertai tanggung jawab dan keterampilan yang berbeda-beda. Peran-peran tersebut adalah
antara lain :
2.1. Sumber Data
Sumber data adalah pihak yang menjadi asal muasal dari suatu data tertentu, misalnya jika
anda mempunyai suatu database tentang para pengusaha kecil, maka para pengusaha kecil
itu adalah salah satu sumber data. Anda akan membutuhkan data mengenai nama, alamat
dan sebagainya dari si pengusaha kecil tersebut. Contoh lain misalnya ketika sebuah bank
punya nasabah, maka nasabah ini juga menjadi sumber data karena bank perlu mendapatkan
data mengenai nama, alamat, dan sebagainya dari seorang nasabah.
2.2. Data Entry
Terkadang para sumber data tidak memasukan datanya sendiri ke dalam sistem informasi.
Ketika seorang nasabah pergi ke bank, maka si nasabah mengisi sutu formulir tertentu dan
menyerahkan kepada teller petugas bank, petugas bank ini yang kemudian memasukan data
ke dalam sistem, tentu setelah memeriksa data tersebut. Dalam kasus lain, daftar entry
dilakukan oleh si sumber data sendiri. Ketika anda mendaftar di facebook, atau email, atau
kaskus, maka anda sendirilah yang memasukan data tersebut.
Namun seringkali ada situasi ketika data berjumlah sangat besar sehingga diperlukan
pasukan pekerja khusus memasukan data, kasus ini misalnya saat pemilu atau sensus
penduduk.
Entry data juga bisa dilakukan dengan bantuan teknologi tertentu, yang mengambil alih
sebagian dari kerja entry data. Misalnya, di kasir supermarket, entry jenis barang yang dibeli
dilakukan menggunakan teknologi barcode scanner (mudah-mudahan peserta pernah beli
sesuatu di supermarket)
M328 - 2

3. M328 Sekilas Sistem Informasi
2.3. Verifikasi
Verifikasi adalah pekerjaan memeriksa, benar atau tidaknya (validitas) , cara penulisan dan
sebagainya dari suatu data yang akan, sedang atau telah dimasukan kea lam sistem.
Terkadang operator data entry hanyalah murni berfungsi sebagai operator data entry tanpa
harus memverifikasi data sedangkan pekerjaan verifikasi dilakukan oleh orang lain.
Dalam situasi lain bisa saja data entri operator merangkap sebagai petugas data verifikasi.
Dalam kasus lain lagi, verifikasi di lakukan oleh perangkat sistem informasi, software
ataupun hardware. Pekerjaan pokok skill data verifikasi berbeda dengan skill data entry,
karena skill verifikasi menuntut kemampuan untuk memahami kebenaran atau validitas
suatu data sedangkan data entry terutama dalam jumlah besar lebih mengandalkan pada
kecepatan mengoperasikan proses entry data.
2.4. Pemelihara atau pengelola sistem
Ketika suatu sistem informasi berjalan, perlu ada orang yang memelihara sistem tersebut.
Secara rutin menjalankan back up
2.5. Kewenangan/pemilik sistem informasi
Sebuah data base tertentu mungkin dibangun, dibiayai oleh suatu lembaga tertentu, dan
lembaga inilah yang menentukan atau mempunyai alokasi sumber daya, financial maupun
personil untuk sistem informasi tersebut, termasuk juga kebijakan-kebijakan terhadap sistem
informasi tersebut.
2.6. Pengelola/penanggungjawab infrastruktur fisik
Umpamakan anda menjadi atau ditunjuk untuk mengurus atau membangun suatu sistem
informasi tertentu, misalnya sistem informasi tentang kasus-kasus lingkungan di Indonesia,
dan anda bekerja di sebuah lembaga lingkungan hidup. Ketika anda bekerja pada lembaga
tersebut, sudah ada pegawai lain yang bertanggungjawab atas alat-alat (computer, laptop,
printer, modem, sambungan internet, jaringan lokal dan sebagainya. Maka, dalam hal ini
anda sebagai penanggungjawab sistem informasi terpaksa berurusan dengan si mas/mbak IT
ini. Entah secara langsung maupun dimediasi oleh atasan kalian berdua.
2.7. Pengguna atau konsumen data
Ketika data base atau sistem informasi sudah di buat, tentu saja ada orang-orang yang
menjadi pengguna dari data tersebut, tergantung dari sistem informasi ini terbuka atau
tertutup. Maka, mungkin saja pengguna data ini adalah masyarakat luas yang tidak anda
kenal sama sekali, tapi dia banyak mengeluh soal data yang diaksesnya.
Konsumen data bisa orang-orang yang sama dengan para sumber data, tapi bisa juga orang-
orang berbeda. Misalnya data base para pengusaha kecil diakses oleh pengusaha itu sendiri,
tapi juga diakses oleh bank kredit, staff mentri koprasi atau OMS yang sedang bikin
proposal.
2.8. Pemangku kepentingan proyek
Suatu proyek sistem informasi mungkin dibangun bersama-sama oleh berbagai pemangku
kepentingan, termasuk misalnya lembaga dana yang membiayai proyek tersebut.
M328 - 3

4. M328 Sekilas Sistem Informasi
2.9. Kontraktor pelaksana pembangunan sistem
Kontraktor pelaksana adalah jasa teknis yang menjadi pelaksana membangun sistem
tersebut, biasanya kontrak pekerjaan mereka terbatas waktunya sampai sistem selesai
dibangun. Namun, kadangkala kontrak itu usai masih terdapat persoalan-persoalan yang
hanya bisa diatasi dengan melibatkan si kontraktor tersebut (padahal kontraktor tersebut
sudah sibuk bekerja dengan proyek lain atau tidak bisa dihubungi karena ditarik menjadi
staff ahli kementrian tertentu dalam cabinet baru atau jadi tim sukses capres, atau mendapat
jabatan sebagai atase kebudayaan di Etiopia)
2.10. Vendor layanan jasa komersial
Kadang suatu sistem informasi mengandung juga unsur-unsur jasa komersial yang terus
menerus. Contohnya adalah misalnya penyedia sambungan ke internet (ISP), Penyedia
layanan hosting, penyedia jasa registrasi dan perpanjangan registrasi domain, operator
telepon seluler atau jasa-jasa lain yang sifatnya dibayar rutin selama periode tertentu.
Pengelolaan sistem informasi tertentu pada prakteknya adalah mengelola hubungan-
hubungan dengan pihak-pihak ini secara tertata terencana dan terkendali.
3. Kontinuitas aliran data/informasi
Ketika anda membangun suatu sistem informasi dan sistem tersebut telah usai di bangun, sebetulnya
pekerjaan anda baru separuh jalan. Hal ini ibaratnya, anda selesai dengan memasang rel-rel kereta
api, stasiun, dan mengimport gerbong-gerbong dan lokomotif( buatan cina lebih murah!). Namun,
pertanyaan berikutnya, siapa yang akan menjadi masinis, penyobek karcis, penjaga loket, siapa yang
akan menjadi penumpang dan apakah penumpang akan mau membayar karcis yang cukup untuk
menggaji masinis dan petugas lain supaya tetap bekerja. Dengan asumsi pada kursus ini, kita tidak
berurusan dengan PT KAI, mari kita lihat permisalan tersebut pada proyek database kita.
Pertanyaannya menjadi apakah sumber data mau memberikan datanya dan sebagainya. Lebih
spesifik menjadi isu-isu berikut ini:
31. Faktor motivasi pasokan data
Hal-hal apa yang membuat suatu sumber data bersedia memberikan datanya? Dan hal-hal
apa yang membuat mereka justru tidak ingin memberikan datanya? Apa yang membuat anda
rajin mengisi profile di facebook, menuliskan status message dan mengupload album foto?
3.2. Faktor teknis yang menghalangi perwujudan motivasi.
Kita tahu, si Badu sangat ingin muncul dan ikut berhiruk pikuk di facebook (dan bahkan
twitter dan sebagainya). Badu juga sudah lelah di ejek temannya “hari gini gak punya
facebook!” Namun, apa daya Badu tidak punya laptop, tidak punya koneksi internet,
menghadapi pemadaman listrik bergilir, tidak cukup kaya untuk menjadi pelanggan warnet
yang murah meriah sekalipun, dan celakanya, di kantor Badu yang mempunyai 15 staf,
hanya ada 4 komputer. Seorang pengelola sistem informasi perlu bisa membedakan antara
faktor motivasional dan faktor teknis serta mensikapinya. Terkadang faktor teknis, yang
tidak mendukung dan berlarut-larut bisa berakibat ke perubahan faktor motivasional (sejak
bulan lalu, Badu akhirnya menyerah lalu memutuskan untuk jadi Staff NGO saja)
M328 - 4

5. M328 Sekilas Sistem Informasi
4. Berbagai dokumentasi dan rincian
Apabila anda bertanggungjawab membangun suatu sistem informasi, maka anda akan berhubungan
dengan berbagai pihak, untuk tiap-tiap hubungan tersebut anda harus menjabarkan sistem tersebut,
kecuali, kalau anda memutuskan bertumpu pada uraian verbal pada semua urusan (yang tentu saja
tidak selalu bisa diingat secara sama dan konsisten oleh berbagai pihak)
Dengan demikian suatu sistem informasi dalam berbagai tahapnya akan mempunyai dokumen-
dokumen rinciannya. Dokumen rincian ini, antara lain akan diturunkan menjadi TOR dan kontrak
bagi penyedia kontraktor pelaksana, juga diturunkan sebagai panduan pemeliharaan jika terjadi
pergantian personil yang memelihara sistem, dan berbagai keperluan lain.
M328 - 5