Organisasi yang tidak mengagihkan tugas dengan baik akan mengalami masalah seperti prestasi rendah, ketidakpuasan kakitangan, dan kelewatan dalam pelaksanaan projek (dalam 3 kalimat atau kurang).

1. MENGAGIHKAN TUGAS
UNTUK MENDAPATKAN
KEPUTUSAN

2. CARA TUGAS DILAKSANAKAN DALAM
ORGANISASI.
Pengurusan merupakan usaha yang bercorak kepimpinan untuk menyatukan dan
menggunakan pelbagai sumber secara berkesan untuk mencapai sesuatu objektif.
Proses ini meliputi semua organisasi itu adalah badan perniagaan, hospital, atau
pertubuhan politik. Pengurus perlu diingatkan bahawa tidak ada cara yang terbaik
dalam merancang, mengurus, member motivasi, atau mengawal. Setiap pengurus
hendaklah meningkatkan pengetahuan tentang konsep pengurusan secara berterusan
dan mengamalkan pengetahuan itu sehingga sesuatu kombinasi terbaik dapat
diperoleh yang bukan sahaja bersesuaian dengan dirinya, malahan untuk individu yang
diselia olehnya, kerja yang terrlibat.
Namun demikian, terdapat satu faktor yang merupakan teras untuk semua tugas
pengurusan. Faktor ini ialah PENGAGIHAN TUGAS. Pengurus hendaklah tahu apa
yang diharafkan daripada unitnya, bila hal itu diharapkan, dan cara mengagihkan
sumber manusia untuk memperoleh keputusan atau kejayaan yang diingini. Ini
bermakna menetapkan orang tertentu untuk menjalankan sesuatu tugas dengan cara
yang terancang dan difikirkan dengan teliti sebelum bertindak.
Antara semua kemahiran dan aktiviti seseorang pengurus, pengagihan tugas adalah
satu daripada yang penting.
Pengagihan tugas bermaksud member tugas kepada individu tertentu untuk
dilaksanakan. Pengurusan pula ialah pencapaian matlamat yang dirancang dengan
kerjasama individu dan kumpulan. Kedua-duanya berhubung rapat . oleh itu adalah
nyata bahawa seseorang pengurus yang tidak mengagihkan tugas, tidak
melaksanakan tugasnya.
Kajian kes membekalakan pemahaman dan pengetahuan yang
belum anda miliki. Beberapa kes masalah dikemukakan dalam buku
ini. Diharafkan anda member perhatian yang teliti terhadap setiap
kes.
Kes pertama (pada halaman berikut) membantu anda memahami
betapa pentingnya mempelajari dan mengamalkan konsep yang
diberi dalam nota ini.

3. KAJIAN KES 1
Pengurus yang Menguruskan Segalanya.
Sejak dahulu lagi Joanne ialah seorang profesioanal yang berkebolehan dan
bersemangat gigih. Dia telah dinaikkan pangkat untuk menguruskan satu kumpulan
professional yang daripada lima orang. Kumpulan professional ini
dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan kerja yang sama dengan tugas yang
pernah dikendalikan oleh Joanne pada masa dulu.
Setelah memulakan jawatan baru ini, Joanne berfikir, “Aku dinaikkan panggkat kerana
prestasi aku yang cemerlang dalam mengendalikan tugas sejak dulu lagi. Justeru itu,
kepakaran yang aku miliki itu mestilah lebih tinggi daripada mereka yang berada di
bawah jagaanku, dan mungkin aku dapat melakukan kebanyakan kerja dengan lebih
baik dan lebih cepat daripada mereka. Aku akan melatih mereka sekitarnya aku ada
masa , tetapi sekarang lebih baik jika aku tumpukan perhatian untuk melakukan kerja
ini”
Jonne tidak mengerahkan kakitangannya untuk mengendalikan tugas yangutama. Dia
melakukan semua kerja dengan sendiri. Lama-kelamaan, jumlah jam bekerja untuk
Joanne semakain bertambah dan dia seolah-olah tiada masa untuk bersama-sama
rakan sekerjanya – malahan tiada masa untuk penyelianya walaupun penyelarasnya
kerja dengan penyelia adalah penting. Kakitangan Joanne hanya diberi kerja yang
bercorak rutin, tidak diberi apa-apa latihan, dan mempunyai pengetahuan yang sedikit
tentang projek utama yang sedang dilancarkan. Seorang daripada kakitangannya telah
meletakkanjawatan kerana cabaran dan perkembangan diri yangh kurang. Joanne pula
terlau sibuk untuk menggantikannya.
Akhirnya, selepas enam puluih hari, penyelia Joanne berjumpa dengannya untuk
membincangkan prestasinya. Sekiranya anda ialah penyelia Joanne, apakah nasihat
yang patut anda sampaikan? Sila ringkaskan dan tulis komen anda dibawah.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

4. KEMAHIRAN TEKNIKAL KEMANUSIAAN,
DAN KONSEPSI
Kebanyakan penyelia dan pengurus baru menggunakan pendekatan yang lebih kurang
sama dengan Joanne dalam menghadapi tugas mereka. Mereka tidak membeza-
bezakan kemahiran teknikal, kemanusiaan, dan konsepsi serta bagaiman kemahiran
ini diaplikasikan dalam kedudukan mereka.
DEFINISI
Kemahiran Teknikal Kemahiaran Kemanusiaan Kemahiran konsepsi
Kebolehan menggunakan
pengetahuan, kaedah, dan
peralatan untuk melakukan
tugas khas yang diperoleh
melalui pengalaman dan
latihan
Kebolehan dan
pertimbanagan yang
ditunjukkan semasa
bekerjasama dengan orang
lain, termasuk memahami
motivasi dan kepimpinan.
Kebolehan memahami
betapa kompleksnya
organisasi secara
keseluruhan dan
bagaimana setiap unit
serasi dengan kesemua
jentera pentadbiran.
Para penyelia pada peringkat yang lebih rendah hendaklah mempunyai kemahiran
teknikal yang mencukupi kerana mereka sering diperlukan untuk melatih dan
memajukan kakitangan serta juruteknik baru. Pengurus kanan pula tidak perlu
mengetahui cara melakukan semua tugas spesifik pada peringkat pengeluaran. Akan
tetapi mereka perlu memahami bagaimana semua fungsi itu saling berkaitan antara
satu sama lain. Walau bagaimanapun, faktor penentu utama pada semua peringkat
ialah kemahiran kemanusiaan.
Apabila penyelia semakin memperbaiki kedudukan mereka dalam pengurusan, mereka
hendaklah belajar bentuk mengagihkan tugas yang memerlukan kemahiran teknikal
kepada pekerja di bawah supaya mereka mempunyai masa untuk mempelajari
kemahiran kemanusiaan dan konsepsi.
Teknikal Kemanusiaan Konsepsi
Pengurusan Atasan
Pengurusan Pertengahan
Pengurusan Bercorak Penyeliaan

5. BAGAIMANA USAHA MENGAGIHKAN TUGAS
DAPAT MEMBERI FAEDAH KEPADA SAYA?
Pengurus baru seperti Joanne sering tidak memberi keutamaan terhadap pengagihan
tugas kerana merfeka tidak pasti bagaimana untuk melakukannya dan tidak sedar
tentang kebaikan yang akan dipedroleh. Malah, sesetengahnya berpendapat bahawa
pengagihan tugas menimbulkan lebih banyak masalah daripada kebaikan. Beberapa
kelebihan pengagihan tugas disenaraikan di bawah. Tandakan kelebihan yang ingin
anda capai.
1. Lebih banyak kerja dapat disempurnakan dan menepati tarikh akhir yang
ditetapkan.
2. Kakitangan melibatkan diri dan menjadi lebih bertanggungjawab .
3. Penetapan tanggungjawab dan kuasa yang khusus menyebabkan kawalan
menjadi lebih mudah.
4. Kakitangan dapaty membangunkan dan memajukan diri mereka.
5. Sumber manusia digunakan dengan sepenuhnya dan produktiviti meningkat.
6. Prestasi individu dapat diukur dengan lebih tepat lagi.
7. Bayaran pampasan, termasuk peningkatan kecermelangan dapat
dihubungkan secara langsung dengan prestasi individu.
8. Kepelbagaian hasil keluaran, operasi, dan sumber manusia dapat diuruskan
dengan lebih berkesan.
9. Operasi yang terletak di tempat yang jauh dapat diurus tanpa membuang
masa atau mengalami tekanan.
10. Kepuasan dan pengiktirafan kakitangan dapat diperluaskan.
11. Pengurus mempunyai masa untuk merancang, mengurus, member motivasi,
dan mengawal.
12. Pengurus dapat melaksanakan tugas yang hanya boleh dilakukannya.
Sila tambah kelebihan lain dalam ruangan kosong dibawah di bawah :-
13. _____________________________________________________________
_____________________________________________________________
14. _____________________________________________________________
_____________________________________________________________
15. _____________________________________________________________
_____________________________________________________________

6. Menganalisis Kemahiaran
Pengagihan Tugas Peribadi

7. SEBAIK MANA SAYA DAPAT MENGAGIHKAN
TUGAS?
Ini adalah peluang untuk anda mempelajari sebaik mana anda dapat mengagihkan
tugas. Skala berikut dapat membantu anda mengenal pasti kekuatan anda dan
menentukan aspek yang perlu diperbaiki untuk memanfaatkan diri anda. Bulatkan
nombor yang paling tepat menggambarkan keadaan diri anda. Nombor yang lebih
besar menunjukkan bahawa pernyataan yang berkenaan menggambarkan keadaan diri
anda dengan lebih tepat. Setelah selesai , jumlahkan nombor yang dibulatkandalam
ruangan yang diberikan.
1. Setiap kakitangan saya mengetahui harapan saya
terhadap mereka
7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1
2. Saya melibatkan kakitangan saya dalam menetapkan
matlamat, menyelesaikan masalah, dan aktiviti untuk
meningkatkan produktiviti.
7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1
3. Saya memberi keutamaan kepada tindakan seperti
merancang, mengurus, member motivasi, mengawal,dan
bukannyamelakukan tugas yang boleh dilakukan oleh
orang lain.
7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1
4. Saya memilih calon yang layak dengan teliti sebelum
mempertanggungjawabkan kerja kepada individu tertentu
7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1
5. Apabila masalah timbul dalam sesuatu projek yang saya
agihkan, saya member peluang kepada kakitangan saya
untuk mencari penyelesaian.
7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1
6. Apabila saya mengagihkan kerja kepada kakitangan saya,
saya akan member taklimat yang lengkap tentang butir
lanjut yang saya ketahui.
7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1
7. Saya menganggap pengagihan tugas sebagai satu cara
untuk membantu kakitangan memajukan kemahiran
mereka, dan saya mempertanggungjawabkan kerja
mengikut kebolehan pekerja.
7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1
8. Saya member sokongan dan membantu kakitangan saya
semasa kecemasan, tetapi saya tidak membenarkan
mereka meninggalkan kerja supaya saya dapat
menyelesaikan.
7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1
9. Apabila saya mempertanggungjawabkan sesuatu tugas,
saya member penekanan kepada hasil yang diingini dan
bukannya cara untuk memperolehnya.
7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1
10. Apabila saya mengagihkan sesuatu projek, saya
memastikan setiap individu yang terlibat tahu siapa yang
berkuasa.
7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1
11. Apabila mengagihkan kerja, saya mengimbangi kuasa
dengan keperluasan dan pengalaman.
7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1
12. Saya memastikan kakitangan saya bertanggungjawab
terhadap hasil yang diperoleh.
7 , 6 , 5 ,4 , 3 , 2 , 1

8. JUMLAH :______________
Jumlah mata antara 72 dengan 84 menunjukkan bahawa anda suddah berada pada
sasaran. Jumlah mata antara 48 dengan 71 menunjukkan anda melepasi halangan
tetapi boleh diperbaiki. Jumlah mata di bawah 48 bermaksud anda perlu melakukan
perubahan.

9. TANDA PENGAGIHAN TUGAS YANG LEMAH.
Terdapat banyak tanda pengagihan tugas yang lemah. Tanda ini dapat dilihat sikap
kerja pengurus, sikap kakitangan, atau produktiviti kumpulan itu. Berpandukan senarai
di bawah, tandakan tanda yang terdapat dalam organisasi anda.
Sering melewati tarikh akhir.
Sesetengah kakitangan lebih sibuk daripada yang lain.
Penyelia (iaitu diri saya) selalu terlalu sibuk untuk berunding dengan kakitangan.
Kakitangan tidak pasti tentang kuasa mereka.
Tidak seorang pun di bahagian tersebut yang bersedia untuk kenaikan pangkat.
Pendapatkakitangan sering tidak diberi perhatian.
Tiada seorang pun yang mengetahui siapa yang dipertanggungjawabkan untuk
mengetuaisesuatu projek.
Kemajuan organisasi dihalang oleh tindakan menbuat keputusan yang lambat.
Penyelia (iaitu diri saya) tidak pernah mempunyai masa untuk melawat
kakitangan di tempat kerja.
Perubahan rancangan atau objektif tidak dimaklumkan kepada kakitangan yang
terlibat.
Kakitangan dipertanggungjawabkan dengan tugas yang tidak dapat dikendalikan
oleh mereka tanpa latihan.
Kadang kala penyelia (iaitu diri saya) campur tangan dalam sesuatu projek tanpa
memaklumkan orang yang dipertanggungjawabkan.
Kakitangan sering meminta ditukarkan ke unit lain.
Aliran komunikasi tidak jelas, tidak lengkap, dan sering lewat.
Penyelaia (iaitu diri saya) sering membawa balik kerja untuk disiapkan dik rumah
dan kadang kala menagguhkan cuti keran beban kerja.
Kakitangan yang berbakat bersa jemu.
Penyelia (iaitu diri saya) memastikan semua surat-menyurat hendaklah
melaluinya terlebih dahulu.
Sekiranya anda menandakan satu atau dua pernyataan di atas, anda haruslah member
perhatian yang teliti terhadap amalan pengagihan tugas dan bertanya kepada diri anda
mengapa keadaan sedemikian wujud.

10. HALANGAN YANG SERING DIHADAPI APABILA
MENGAGIHKAN TUGAS.
Individu yang mengagihkan tugas dengan tidak cekap sering member beberapa alas
an untuk menjelaskan kelemahan mereka. Mereka sering bercakap tentang rintangan
yang terdapat pada diri mereka sama adasemula jadi atau buatan sendiri, atau sifat
kakitangan mereka, atau situasi itu sendiri. Dalam senarai sikap di bawah tandakan “ya”
bagi sikap yang mempengaruhi amalan pengagihan tugas anda. Sekiranya tidak,
silatandakan “tidak” dalam ruangan yang disediakan. Setiap pernyataan hendaklah
dibaca dengan teliti sebelum anda mengambil tindakan.
Ya Tidak RINTANGAN YANG DIAKIBATKAN OLEH DIRI ANDA
Saya lebih suka melakukan tugas yang berhubung dengan operasi dan
bukan tugas pengurusan kerana saya memahami tugas itu dan tahu
selok-beloknya berbanding dengan orang lain.
Saya boleh melakukan kerja dalam unit saya dengan lebih baik
berbanding dengan orang lain.
Saya tidak tahu cara untuk mengagihkan tugas.
Kakitangan saya tidak akan sukakan saya sekiranya harapan saya
terhadap mereka tinggi.
Saya tidak pasti siapa yang patut saya agihkan tugas.
Adalah lebih mudah dan cepat sekiranya saya membuat kerja itu
sendiri.
Kami sama sekali tidak membenarkan apa-apa kesilapan daripada
berlaku.
Ya Tidak RINTANGAN YANG DIAKIBATKAN OLEH KAKITANGAN
Kakitangan saya kurang pengalaman dan keterampilan.
Kaitangan saya terlalu dibebankan.
Kakitangan saya membantah sekiranya diberi tanggungjawab.
Kakitangan saya takut sekiranya dikritik dan menghindarkan diri
daripada risiko.
Ya Tidak RINTANGAN YANG DIAKIBATKAN OLEH SITUASI
Pihak pengurusan mengharapkan saya dapat mengendalikan semua
tugas yang dianggap amat penting itu dengan usaha saya sendiri.
Kakitangan saya tidak boleh dipercayai sekiranya dibiarkan bekerja
sendiri.
Kami amat kekurangan kakitangan. Tiada seorang pun yang boleh saya
agihkan tugas.
Kebanyakan keputusan kami dibuat dalam keadaan yang genting.
Sekiranya anda menandakan “Ya” untuk mana-mana pernyataan di atas, anda akan
dapati nota ini amat berguna untuk diri anda.

11. FAKTA LAWAN KHAYALAN
Pernyataan yang anda tandakan “ya” pada halaman sebelah perlu dikaji dengan teliti.
Pernyataan ini sering diabaikan dan seterusnya menghalang penyelia mengamalkan
pengagihan tugas. Beberapa pernyataan itu hendaklah diberi perhatian yang teliti.
Salah Anggapan Kuasa Mutlak
Ini berhubung dengan tanda “Aku boleh melakukannya dengan lebih baik lagi”.
Sungguhpun perkara ini benar, pilihan sebenarnya terletak antara kebaikan yang
diperoleh sekiranya pennyelia itu menumpukan masanya untuk merancang, mengurus,
member moptivasi, mengawal, dan membangunkan satu pasukan yang cekap.
Pasukan itu pastiakan mempunyai prestasi yang lebih baik daripada pengurus dan
seterusnya berkembang maju.
Takut Tidak Disukai
Sungguhpun tidak ramai pengurus mengakui kelemahan ini, ramai di kalangan mereka
agak peka terhadap reaksi kakitanagan mereka sekiranyamereka diberi beban kerja
yang berat. Besar kemungkinan begini akan mengalami ketandusan tenaga pada diri
mereka sendiri lebih daripada membawa kesulitan kepada kakitangan mereka.
Sebaliknya , kakitangan menganggap seseorang penyelia itu baik atau Berjaya
sekiranya dia dapat mengagihkan tugas dengan sepenuhnya. Individu yang
mengagihkan tugas dengan lemah diberi penilaian yang rendah.
Tidak Yakin Terhadap Kakitangan
Pengurus yang tidak mempunyai keyakinan terhadap kakitangan mereka sepatutnya
bertanya kepada diri mereka untuk mendapat jawapan.merekalah yang sepatutnya
mengawal situasi itu.
Sekiranya kakitangan tidak dapat mengendalikan tugas yang dipertanggungjawabkan,
besar kemungkinan pengurus telah mengupah orang yang tidak cekap, gagal member
latihan yang sesuai kepada mereka , atau tidak berusaha untuk memastikan sejauh
mana kebolehan mereka. Penyelesaiannya: mengenal pasti kekuatan dan kelemahan
mereka , beri latihan, atau sekiranya mereka masih tidak dapat memenuhi syarat yang
ditetapkan, pekerja berkenaan hendaklah digantikan dengan orang lain.

12. Kakitangan Mengharapkan Jawapan daripada Saya
Ini sering ddijadikan alasan oleh pengurus yang secara langsung merampas peluang
kakitangannya untuk menyelesaikan masalah atau membuat keputusan sendiri. Hal ini
berlaku apabila seorang kakitangan membawa masalah kepada penyeliahnya. Akan
tetapi penyelia itu berkata, “ Biarlah saya selesaikan masalah ini, saya akan
memberitahu jawapannya kemudian”.apabila kakitangan itu kembali untuk berjumpa
dengan pengurus itu, dia sudah mendapatkan penyelesaiannya. Sebenarnya
kakitangan itu hanya mahu bebrbincang tentang masalah itu, bukan untuk
mendapatkan penmyelesaian daripada pengurus itu.
FAKTA LAWAN KHAYALAN
Sekiranya penyelia memberi alasan ini supaya dia dapat melakukan tugas yang
berhubung dengan operasi untuk mengelakkan pembaziran masa daripada member
tunjuk ajar kepada kakitanganny, dia telah melakukansatu kesilapan yang serius. Ini
kerana dia akan melakukkan tugas itu buat selama-lamanya sekiranya dia tidak
meluangkan sedikit masa untukmemberi tunjuk ajar kepada kakitangannya. Justeru itu,
masa dan tyenaga yang sepatutnya digunakan untuk menjalankan tugas yang hanya
boleh dilakukan oleh penyelia berkenaan tidak digunakan dengan penuh berfaedah.
Kadang kala seorang penyelia tidak dapat mengagihkan tugas. Walau bagaimanapun,
carta di bawah menunjukkan bahawa semakin tinggi sesuatu jawatan, semakin banyak
pengagihan tugas yang diperlukan dan melakukan kerja sendiri semakin berkurangan.
Pengurus
Eksekutif.
Pengurus
Pertengahan
Penyelia
Peringkat
Pertama
90 % 10%
MENGURUS (MENGAGIHKAN MENGOPERASI (MEMBUAT)
TUGAS)
30 % 70%

13. Bersedia untuk
Mengagihkan Tugas

14. MENGANALISIS TUGAS ANDA
Untuk menjadi seorang pengagih tugas yang cekap ,anda hendaklah menguasai selok-
belok tugas anda. Ini bermakna dari masa ke masa, anda:
 Menyemak semula tugas dan tanggungjawab anda sebagai seorang pengburus.
Bagaimana tugas dan tanggungjawab itu berubah? Apakah perkara baru yang
perlu anda pelajari? Bagaimana perkara itu mempengaruhi unit anda? Apakah
cabaran baru?apakah amalan lama yang patut dihentikan?
 Memninjau semula objektif utama unit anda. Apakah berlaku apa-apa perubahan
yang mempengaruhi keutamaan atau perlu disampaikan kepada kakitangan
anda?
 Menonjolkan bidang yang menentukan kejayaan. Apakah faktor yang akan
menjayakan atau menggagalkan tugas anda? Apakah bidang yang memerlukan
hasil khusus untuk memperoleh kejayaan?
 Mengkaji semula beban kerja anda untuk mengenal pasti beberapa tugas yang
anda boleh lakukan.
MENGANALISIS TUGAS ANDA
ingat bahawa aanda seorang pengurus, bukan individu yang memberi sumbanagan.
Adalah menjadi tanggungjawab anda untuk menggunakan sumber tenaga manusia
dengan berkesan supaya dapat mencapai objektif yang ditetapkan dalam organisasi
anda. Anda hendaklah menentukan perkara yang penting serta meneruskan usaha
anda dengan berpandukan keutamaan yang ditetapkan. Semakin kerap anda
memajukan kakitangan anda dan semakin banyak anda mengagihkan tugas,bermakna
lebih ramai pekerja dapat membantu anda mengenal pasti bidangutama yang
menentukan kejayaan serta seterusnya mencapai objektif anda. Agihkan tugas yang
sepatutnya dilakukan oleh kakitangan anda. Ini termasuk membetulkan keadaan atau
menyelesaiakan masalah yang terangkum dalam bidang mereka. Pastikan mereka
diberi latihan yang sesuai dan anda hanya memberi bantuan kepada mereka sekiranya
diperlukan. Berilah peluang kepada mereka untuk melakukan tugas yang telah
dipertanggungjawabkan kepada mereka.
Tugas dan
tanggungjawab
Bidang Utama
Yang menetukan
Kejayaan
Objektif Kerja Pengurusan

15. MEMBUAT KEPUTUSAN TENTANG APAKAH
TUGAS YANG PERLU DIAGIHKAN
Pengurus biasanya mengagihkan tugas supaya mereka mempunyai lebih banyak masa
untuk mengendalikan tugas pengurusan yang lebih kompleks, meningkatkan
produktiviti, atau untuk memajukkan kaitangan mereka. Beberapa kerja yang patut anda
pertimbangkan untuk diagihkan kepada kakitangan anda adalah seperti.
KEPUTUSAN YANG ANDA
SELALU BUAT
Senaraikan dua (2) kemungkinan :
1. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
APABILA ANDA MELAKUKAN TUGAS YANG BOLEH DILAKUKAN OLEH
ORANG LAIN, ANDA SEDANG MENJAUHKAN DIRI DARIPADA TUGAS
YANG HANYA DAPAT ANDA LAKUKAN.
keputusan yang kurang penting dan dilakukan berulang kali
sering menggunakan sebahagian besar daripada Masa
anda dalam sehari. Kebanyakan keputusan Tersebut boleh
dilakukan oleh kakitangan anda sekiranya anda memberi
tunjuk ajar kepada mereka tentang polisi dan prosedur
yang boleh diamalkan. Kemungkinan mereka lebih arif
tentang butir lanjutan yang berkaitan berbandingdengan
diri anda.

16. FUNGSI YANG MERUPAKAN
PENGKHUSUSAN ATAU
FUNGSIAN ANDA
Senaraikan dua(2) kemungkinan:
1. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
TUGAS DAN PROJEK YANG
ANDA TIDAK LAYAK
UNTUK
MELAKSANAKANNYA
Senaraikan dua(2) kemungkinan:
1. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Ini biasanya fungsi daripada tugas operasi dan bukannya
fungsi pengurusan. Anda boleh mengajar orang lain
untuk melakukannya. Sebenarnya, sebagai pengurus,
cabaran anda adalah memberi motivasi kepada orang
lain untuk mencapai hasil yang lebih baik daripada
anda.sebahagian daripada masa yang anda jimatkan itu
boleh digunakan untuk mempelajari fungsi lain dibawah
penyeliaan anda supaya anda dfapat menguruskan
fungsi itu dengan lebih baik.
Jelaskan bahawa sesetengah kakitangan anda lebih
layak dan boleh mengendalikan sebahagian daripada
tugas itu dengan lebih baik berbanding dengan anda.
Biarlah mereka melaksanakan tugas tersebut.

17. PERKARA YANG ANDA
TIDAK GEMARI.
Senaraikan dua(2) kemungkinan:
1. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
TUGAS YANG DAPAT
MEMBERI PENGALAMAN
KEPADA PEKERJA
Senaraikan dua(2) kemungkinan:
1. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Sekiranya kita melakukan sesuatu yang kita tidak gemari,
biasanya kita akan berasa jemu dan sering mencuba
untuk menolaknya atau tidak melakukannya dengan baik.
Kaji minat kakitangan anda (perkara yang mereka gemari
dan tidak gemari) dan juga bakat mereka. Kemungkinan
besar anda akan mendapat individu tertentu yang minat
dengan kerja itu dan boleh melakukannya dengan baik.
Sekiranya mereka memerlukan latihan,bekalkan latihan
yang secukupnya kepada mereka.
Ini membolehkan tugas yang dilakukan sekarang
dimajukan dan memastikan kakitangan selalu
bermotivasi atau bersedia untuk menerima cabaran.

18. TUGAS YANG DAPAT
MENAMBAHKAN
KEPELBAGAIAN KEPADA
KERJA RUTIN
Senaraikan dua(2) kemungkinan:
1. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
AKTIVITI YANG
MENJADIKAN SESUATU
JAWATAN ITU LENGKAP
Senaraikan dua(2) kemungkinan:
1. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
TUGAS YANG BOLEH
MENAMBAHBAIKAN BILANGAN
ORANG YANG DAPAT
MELAKUKAN TUGASAN
YANG PENTING
Senaraiakan dua(2) kemungkinan:
1. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
Perubahan dalam tempoh kerja selalu dialu-alukan
dan sering merupakan pendorong kepada
seseorang kakitangan, sekiranya dia merasakan
tugasnya sekarang semakin menjemukan.
Maksimumkan kekuatan kumpulan dengan membantu
mereka yang terlibat pada masa kecemasan atau
ketika terlalu banyak kerja.
Maksimumkan kekuatan kumpulan dengan
membantu mereka yang terlibat pada masa
kecemasan atau ketika terlalu banyak kerja.

19. PELUANG UNTUK
MENGGUNAKAN ATAU
MENGUKUHKAN BAKAT
DAYA CIPTA
Senaraikan dua(2) kemungkinan :
1. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Orang lain yang mesti melakukannya.
Orang lain patut melakukannya, tetapi
Anda boleh membantu sekiranya perlu.
Anda boleh melakukannya,tetatpi
Orang lain patut diberi peluang.
Anda harus melakukannya,tetapi
Orang lain boleh membantu.
Hanya anda seorang yang boleh
Melakukannya.
PENGAGIHAN TUGAS BERSASARAN
Kakitangan tidak akan kreatif dalam suasana yang
kaku. Berikan rangsangan kepada mereka dengan
member mereka masalah atau projek untuk
diselesaikan. Ganjaran harus diberikan sekiranya
berjaya.

20. TERKELIRU DENGAN BELANJAWAN
KAJIAN KES 2

21. KAJIAN KE 2
Terkeliru Dengan Belanjawan
Jack pengurus sektor pembuatan yang berjaya. Akan tetapi, dia baru mengkaji suatu
ulasan prestasi yang menyatakan bahawa dia mungkin mempunyai suaatu kelemahan
yang agak serius. Dia selalu berbelanja melebihi jumlah yang ditetapkan dan
penerangannya selalu tidak konkrit serta lewat. Ini berlaku sungguhpun dia sendiri yang
menyediakan belanjawanitu, dan dia sendiri yang membuat kawalan . sekarang
penyeliahnya telah member kata dua kepadanya: “kawallah perbelanjaan anda, jika
tidak saya terpaksa menurunkan pangkat anda.”
Pembantu pentadbiran Jack ialah seorang yang mempunyai latar belakang perakuanan
yang cemerlang. Dia juga mahir menggunakan computer dan mempunyai sedikit
pengalaman tentang belanjawan. Dia bersedia membantu Jack. Ketua bahagian juga
bersedia membantu dan percaya bahawa belanjawan itu dapat menggambarkan
keadaan yang sebenar sekiranya mereka mendapat beberapa input maklumat. Walau
bagaimanapun, Jack berpendapat bahawa ini merupakan tanggungjawab dan dia
hendaklah melaksanakannya tanpa pertolongan orang lain.
Dalam ruangan di bawah, terangkan secara ringkas bagaimana anda dapat memberi
cadangan kepada Jack supaya dia dapat mengatasi masalahnya yang agak serius itu.
CADANGAN SAYA :
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

23. MERANCANG PENGAGIHAN TUGAS
Membuat keputusan tentang apakah tugas yang hendak diagihkan hanya merupakan
langkah pertama dalam proses pengagihan tugas. Seperti kebanyakan tugas
pengurusan yang lain, pengagihan tugas dianggap paling Berjaya jika proses ini
dirancangkan. Prose ini mungkin mengambil masa beberapa minit sahaja, sekiranya
sesuatu tugas itu mudah; atau mengambil masa beberapa jam, sekiranya sesuatu
projek itu agak kompleks. Perancangan anda haruslah mengambil kira pertimbangan
berikut. Dalam senarai semak di bawah, tandakan “Ya” jika anda menjadikannya
sebagai satu daripada perkara dalam perancangan anda. Sekiranya tidak, sila tandakan
“Tidak”.
Ya / Tidak
Sekiranya anada menandakan “Tidak” untuk mana-mana perkara di atas, cuba
rancang untuk mengubah perlakuan pengagihan tugas anda supaya anda boleh
menandakannya “Ya” pada masa akan dating.
Apakah objektif yang ingin dicapai?
Apakah tarikh persiapan yang kritikal?
Apakah tahap yang hendak dicapai?
Apakah keputusan yang hendak dibuat?
Berapa banyak kuasa yang boleh saya agihkan?
Berapa banyak kuasa yang akan saya agihkan?
Apakah arahan atau perintah yang dapat dikeluarakan olehseseorang
individu jika diberi kuasa untuk berbuat demikian?
Adakah sesuatu belanjawan itu perlu dikembangkan atau diikut
sebagaimana yang ditetapkan?
Siapakah individu yang perlu saya adakan penyelarasan dalam unit
saya? Bagaimana dengan unit lain?
Apakah maklumat yang perlu saya beri?
Sejauh manakah saya mahu melibatkan diri?
Apakah maklum balas yang saya perlukan dan bilakah maklum balas itu
diperlukan?
Siapakah yang perlu saya maklumkan tentang perkembangan
selanjutnya?
Perlukah saya memberitahu orang lain yang terlibat, siapa yang menjadi
ketua?
Siapakah yang patut saya agihkan tugas tersebut?

24. Memilih Individu yang Layak