Deze instructie is onderdeel van de totale uitleg van dit onderwerp. Per deelvraag (Hoe doe ik?) gaan we in op hoe precies dit onderdeel in de Qsuite werkt. De handleidingen en instructies vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.

1. 1
Instructie
Rapporteren of verslag leggen
Versie 1.0., juli 2015
Hoe deel ik een
belangrijke
rapportage of
verslag met mijn
team?

2. Inhoud
2
1. Wat?
2. Instructie

3. Wat?
3
Rapporteren of verslag leggen
We gebruiken rapportages – of contactverslagen – om verslag te leggen van een contact dat er is geweest
tussen jou, als zorg- of dienstverlener, en de klant. Dit kan uitgebreid, maar ook heel beknopt.
Het verslag leggen helpt in de eerste plaats methodisch bij de zorg of dienstverlening: je legt vast wat er is
gebeurd en staat daar opnieuw even bij stil en je denkt na over hoe je zaken formuleert en wat dit contact
betekent voor het vervolgtraject.
Rapportage of verslaglegging dient ook ter verantwoording, dossiervoering en als naslagwerk.
Tenslotte dient als overdracht van belangrijke informatie aan collega’s.
Wanneer de informatie dringend moet worden gedeeld, dan kan je de overdracht van de gegevens ook
automatisch doen.
Meer informatie over rapportages en registraties vindt u in de handleiding Rapporteren, registeren en declareren.

4. 4
Instructie
1 Ga naar het rapportagescherm
Dit kan op twee manieren. Ga eerst in het desbetreffende klantdossier.
1. Manier 1:
Ga naar de knop ‘Rapporteren’ in het
blauwe menu en kies daaronder voor
de optie ‘rapporteren’.
en klik daarna op ‘nieuwe
rapportage toevoegen’.
2. Manier 2:
Klik op de knop ‘Nieuwe rapportage
toevoegen’ op het voorblad van het
klantdossier.

5. 5
Instructie
2 Vul de rapportage
1. Vul de rapportage helemaal in.

6. 6
Instructie
3 Bepaal of je deze rapportage moet delen
1. Ga na of je deze rapportage moet delen. Wanneer moet je deze delen?
Deel alleen een rapportage wanneer je collega’s per direct moeten worden
geïnformeerd, bijvoorbeeld omdat ze een volgende dienst draaien en deze
informatie in het kader van de overdracht moeten hebben.
Of wanneer er iets dringends is waar jouw teamleden echt van op de hoogte
moeten zijn.
Is het niet echt dringend, en kan je collega ook gewoon het dossier van de klant
raadplegen? Deel dan de rapportage niet.
Teveel gedeelde rapportages, die niet werkelijk belangrijk zijn? Dan zal niemand
straks de rapportages meer lezen namelijk.
Ga eventueel ook na binnen welk team, of welke afdeling je deze rapportage moet
delen. Wanneer jij zelf in meerdere teams werkt, is het belangrijk om dat aan te
geven.

7. 7
Instructie
4 Deel de rapportage
1. Zet een vinkje bij ‘delen met afdeling’.
2. Kies eventueel één of meerdere afdelingen met wie je deze
rapportage wilt delen.

8. 8
Instructie
5 Bekijk een gedeelde rapportage
Wanneer je een rapportage hebt gedeeld, verschijnt deze gedeelde rapportage op jouw afdelingspagina. Jij – en je
teamleden – krijgen ook een persoonlijk berichtje. Deze gedeelde rapportage krijg je alleen wanneer zaken echt
urgent zijn. Op basis van de mail die je krijgt, kan je deze rapportage ook bekijken. Om alle gedeelde rapportages
(overdrachten) te bekijken, ga je naar de pagina van jouw afdeling. 1. Doe dat door te klikken op Mijn Menu
(bovenin de grijze balk):
2. Kies dan de afdeling door te klikken op Menu en dan
op Afdeling. Wanneer je aan meerdere afdelingen bent
toegewezen, klik dan op de afdeling van jouw keuze:
2. Scroll vervolgens iets naar beneden en
bekijk alle gedeelde rapportages:

9. 9
Het wordt nóg mooier
We hebben nog meer functionaliteiten voor je gepland, waardoor dit onderdeel nog
verder zal verbeteren.
Wat we gaan doen?
1. We gaan de mogelijkheid geven om rapportages ook met individuele medewerkers te delen, of met de
klant of iemand uit zijn of haar sociale netwerk zelf, door in de beveiligde mailomgeving in de Qsuite
een mail te gaan zenden.
Op de website van Novire kan je zien welke functionaliteiten gepland zijn voor wanneer.
Ook kan je daar zien wat er aan de Qsuite in de afgelopen tijd is toegevoegd en wat er dus nu beschikbaar is om te gaan gebruiken. Novire
kan adviseren en ondersteunen bij het beschikbaar maken en in gebruik nemen van deze functionaliteiten.

10. 10
Hoe precies?
Wil je meer weten?
Bij dit onderwerp zijn een aantal instructies beschikbaar die per onderdeel uitleggen hoe het precies werkt.
Naam instructie [Handleiding] [Video]
1. Hoe voeg ik een rapportage of contactverslag toe? Klik hier Volgt nog
2. Hoe bekijk ik een rapportage of contactverslag? Klik hier Volgt nog
3. Hoe kan ik rapporteren op doelen? Klik hier Volgt nog
4. Hoe kan ik rapporteren op gedragskenmerken en gebruik ik vroegsignalering? Klik hier Volgt nog
5. Hoe maak ik een verslag van een multidisciplinair overleg? Klik hier Volgt nog
6. Hoe rapporteer ik in één keer voor een groep? Klik hier Volgt nog
7. Hoe deel ik een belangrijke rapportage met mijn collega's? Klik hier Volgt nog
8. Hoe wijzig of verwijder ik een rapportage? Klik hier Volgt nog
9. Hoe kan ik de rapportages of contactverslagen printen? Klik hier Volgt nog

11. 11
Hoe precies?
Wil je meer weten?
Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.
We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het
Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje
verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken.
Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.
Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:
Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]
1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog
2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog
3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog
5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog
7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog
8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog
9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog
10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog

12. 12
Hoe precies?
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog
2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
formele zorg

13. 13
Hoe precies?
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog
3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog
4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
informele zorg

14. 14
Heb je meer vragen?
Klik op de zwarte knop links op je scherm.
Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde
vragen-database’.
Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog
niet voldoende?
Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop.
Of neem per telefoon contact met ons op.