Groepsactiviteiten plannen en registreren

1. 1
Groeps-
Hoe plannen en registreren we
de groepsactiviteiten?
Handleiding
activiteiten

2. 2
De groepsactiviteiten liggen vast in de centrale agenda. Wanneer je rechten op deze agenda hebt, dan kan je deze agenda
bereiken via Mijn Menu of eventueel via een link op de startpagina.
In de centrale agenda
Via die link kom je dan in de centrale agenda
waarin alle activiteiten staan, waaronder ook
de groepsactiviteiten.
Een groepsactiviteit kan niet vanuit één
klantdossier worden gepland, want er hangen
meerdere klanten aan.

3. 3
Daarom plannen we de activiteiten eerst hier in, zodat je daarna deelnemers aan de activiteit kunt toevoegen.
Een stevige structuur
Voordat je nieuwe groepsactiviteiten gaat invoeren, is het belangrijk om een – waar mogelijk – zo veel mogelijk een
structuur te bedenken. Wanneer je alleen ‘losse’ / eenmalige activiteiten biedt, kan je deze gewoon in de agenda zetten.
Werk je meer in programma’s van dagdelen, dan is het goed om even goed stil te staan bij een kloppende structuur en
die dan als basis in te voeren. Dat is eenmalig wel even een werkje, maar als de basis goed staat, dan hoef je daarna
alleen maar wijzigingen bij te houden. Een activiteit kan namelijk los gepland worden, of in reeksen.
Met de filters boven in kan je selecteren welke
activiteiten die al gepland zijn, je wilt inzien.
Of welke activiteiten met een bepaald
kenmerk. Of welke activiteiten van welke
medewerker, of klant. Of binnen een bepaalde
periode.
Deze planning is wat dat betreft dan ook het
regiecentrum van alle activiteiten die vanuit
de verschillende trajecten / werkprocessen
worden vastgelegd, maar vooral ook het
vertrekpunt voor het plannen en registreren
van de groepsactiviteiten.

4. 4
Activiteiten plannen
Vul daarna de starttijd en de eindtijd in.
Om een nieuwe activiteit te plannen, kies je hier
de naam van de desbetreffende activiteit.
Weet je nu al welke klanten deel zullen nemen
en welke medewerker de groepsactiviteit zal
begeleiden? Dan kan je deze namen al
selecteren, maar dit kan ook op een later
moment nog. De activiteit wordt in de agenda opgeslagen. Klik je op de activiteit, dan
kan je deze bewerken door bijvoorbeeld deelnemers te wijzigen, een
status aan te passen of een locatie toe te voegen.

5. 5
Plannen vanuit een project
Plan je de activiteit vanuit hier kan wordt alleen de
opdrachtgever toegevoegd. De activiteit wordt
meteen in de centrale (regie)agenda geplaatst en
vanuit deze centrale agenda kan je meerdere
deelnemers toevoegen.
Het kan zo zijn, dat je een groepsactiviteit aanbiedt (een training of bijeenkomst) op vraag van een
opdrachtgever. In dat geval kan de groepsactiviteit vallen onder een project (een project is een
‘traject’ maar dan in een dossier van een opdrachtgever / organisatie in plaats van een cliënt).
Je kunt dan de groepsactiviteit ook vanuit het project (werkproces) plannen in het dossier van de
opdrachtgever.

6. 6
Deelnemers toevoegen
Klik daarna op ‘selecteer
klanten’.
Je krijgt dan een pop up
(NB je kunt evt hier in
plaats van het blauwe
pop up-knopje ook een
selectielijst zien. Dat ligt
aan het aantal klanten in
het systeem. Bij teveel
klanten wordt de
selectielijst te zwaar en
kunnen we beter de pop-
up gebruiken.
Wil je deelnemers toevoegen, ga dan naar de centrale agenda en zoek (met
behulp van de filters bovenaan de pagina) de al geplande activiteit op.
Klik op de activiteit.
Klik op de blauwe knop.
Je krijgt dan de pop-up te zien
waarmee je in alle klanten kunt
zoeken. Haal ze op, of gebruik de
filters en zet een vinkje bij de
deelnemers die je wilt toevoegen.
Klik daarna op opslaan. De
deelnemers worden toegevoegd.

7. 7
Medewerkers toevoegen
Klik daarna op ‘selecteer
medewerkers’.
Je kiest nu uit de lijst
met beschikbare
medewerkers.
Wil je één of meerdere medewerkers toevoegen, dan werkt dat op exact
dezelfde manier als bij de klanten (deelnemers).
Klik op de activiteit.
Je kiest nu nog zelf uit de lijst. We
werken momenteel aan een
planningsalgoritme dat je gaat
ondersteunen bij het kiezen van de beste
combinatie: welke medewerker kunnen
we het beste inzetten? Daarbij hanteren
we een zelflerend algoritme dat kijkt naar
contracten, beschikbaarheid,
deskundigheden, verlof, verzuim etc. Zo
kan je de kwaliteit én de bedrijfsvoering
optimaliseren.

8. 8
Aanwezigheid registreren
Na afloop van een activiteit kan de aanwezigheid geregistreerd worden.
Klik wederom op de desbetreffende activiteit vanuit de centrale
regieagenda.
Klik in de pop up die verschijnt op het tabje ‘registreren.
Vink vervolgens aan wie er aanwezig zijn
geweest. Door op het woord ‘aanwezig’ te
klikken, kan je de hele rij in één keer
selecteren. Van iedere aanwezigheid wordt nu
ook een registratie per deelnemer aangemaakt
(t.b.v. de facturatie). Wil je aangeven dat
iemand tijdig heeft geannuleerd, vink dan aan
in de kolom ‘geannuleerd’. Er wordt geen
facturatieregel aangemaakt.
Wil je aangeven dat iemand niet tijdig heeft afgezegd (dus niet aanwezig,
maar er moet wel gefactureerd worden?) vink dan zowel ‘geannuleerd’ en
‘aanwezig’ gelijktijdig aan.
We zullen de kolom ‘betaald’ nog gaan aanpassen in het niet-tijdig-
afmelden, maar tot die tijd kan deze werkwijze gehanteerd worden.

9. 9
Signalering kleuren in de activiteitenagenda
Rood Activiteit staat in agenda, maar er zijn nog helemaal geen medewerkers
aan gekoppeld en/of helemaal geen klanten.
Blauw Activiteit staat in agenda, er zijn medewerkers en klanten aan
gekoppeld binnen het minimum en maximum, maar de datum is nog
niet geweest dus registratie is nog niet van toepassing.
Oranje Activiteit is gepland, er zijn medewerkers en klanten aan gekoppeld,
maar de activiteit is niet doorgegaan.
Geel De activiteit is wel geweest (dat vandaag na datum activiteit), maar de
activiteit is nog niet geregistreerd
Groen De activiteit is wel geweest (dat vandaag na datum activiteit), en de
activiteit is wel geregistreerd
Symbolen Er worden nog symbolen aan de activiteiten toegevoegd voor extra
duidelijkheid
Nu de activiteiten zijn gepland, kan je in de centrale (regie)agenda
de activiteiten monitoren.
Aan de hand van de verschillende kleuren kan je zien of de
activiteit al medewerkers gepland heeft staan, of er deelnemers zijn
geregistreerd en of de aanwezigheid al geregistreerd is of niet.
De kleuren hebben de volgende betekenis:
Alle afspraken bekijken

10. 10
De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door
de Novire, kenniscentrum.
Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op
basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.