In deze rondleiding laten we je de highlights van de Qsuite zien in de toepassing voor jouw organisatie. Zo krijg je een idee van de mogelijkheden en kunnen we met elkaar de Qsuite op maat inrichten. Wanneer dat gebeurd is, dan kan je verder aan de slag met de handleidingen en instructies. Deze vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.

1. 1
Rondleiding
Registratiesysteem voor inloophuizen
Hoe werkt het
registratiesysteem
Qsuite van A tot Z in
vogelvlucht?

2. Inhoud
2
1. Wat, waarom en waartoe?
2. Waar?
3. Wie?
4. Hoe ongeveer?
5. Hoe precies?
6. Onderhoud en ontwikkeling?
7. Opleiding?

3. Wat, waarom en waartoe?
3
• Meten is weten. En door een goede registratie heb je een basis voor kwaliteitsontwikkeling.
• De inloophuizen van IPSO gaan met een registratiesysteem werken om zo de gegevens uniform te
registreren. Niet alleen om de registratie, maar ook om de kwaliteit van de inloophuizen inzichtelijk te
maken en de kwaliteitsverbetering verder te ondersteunen.
• Het registreren heeft een aantal voordelen:
1. Door het uniform registreren van gegevens is het mogelijk om deze gegevens met elkaar te vergelijken.
2. Ook kunnen er gemakkelijk management rapportages gegenereerd worden.
3. Betrouwbare gegevens naar netwerkpartners, subsidieverstrekkers en andere belanghebbenden kunnen
gegenereerd worden.
4. Maar vooral: intern greep op de organisatie. Door interne beleidsinformatie en ondersteuning bij de
uitvoering van de activiteiten van het inloophuis ontstaat winst. Meer overzicht, meer ‘voor je laten
doen’. En duidelijker inzicht in hoe het er voor staat.
5. In deze rondleiding nemen we je mee. Door het registratiesysteem heen. Zodat je een overal overzicht
hebt.

4. Waar in de Qsuite?
4

5. Wie?
5
• Het registreren in de Qsuite is voor iedereen die in het inloophuis werkt.
• Steeds meer bouwen we de Qsuite uit naar ook een hulpmiddel voor iedereen die bij het inloophuis
betrokken is. Zo gaan we het mogelijk maken om ook (geanonimiseerde) vragenlijsten naar gasten of
andere betrokkenen te zenden. Of maken we het mogelijk om via MailChimp te communiceren met
gasten, medewerkers, financiers en leveranciers. Meer en meer wordt het zo een totaaloplossing.
• We beginnen nu echter bij de basis. En de basis is vooral voor de coördinator van het inloophuis omdat
hij of zij de basis legt in de dossiervoering en de planning van de activiteiten.
• Maar uiteraard zijn er al meer medewerker betrokken. Denk aan de gastvrouwen die de gasten ontvangen
op de inloopmomenten. Iedereen heeft een eigen rol en daarmee ook een eigen taak in de Qsuite. Ieder
inloophuis kan zelf bepalen welke onderdelen zij op welke manier inzet.
• De rollen die in de Qsuite zijn aangemaakt zijn:
1. Coördinator / directeur - degene die de coördinerende, aansturende en rapporterende taken uitvoert
(heeft beheerdersrechten)
2. Bestuurslid – degene die meer op afstand inzage heeft
3. Vrijwilliger – een vrijwilliger die als gastvrouw medewerkers ontvangt en aanwezigheid registreert
bijvoorbeeld. Of een vrijwilliger met andere taken. Er wordt onderscheid gemaakt in de mate waarin er
inzage is in de gastendossiers.

6. Wie?
6

7. 7
Wat je even moet weten
Informatie onder de knop
Je hebt nu de rondleiding voor je. Dit is een rondleiding – heel hoog over – door
de Qsuite voor IPSO. Aan de hand van de modules in dit schema (zie ook
rechtsbovenin), nemen we je mee door de Qsuite heen. We leggen kort uit wat
je waar kan doen en hoe dat ongeveer werkt.
Waarschijnlijk wil je meer weten.
In de Qsuite zie je rechtsbovenin
een video-icoontje. Daaronder
zitten meer handleidingen (globaal)
en instructies (detail) verborgen.
De handleidingen en instructies onderhouden we maar groeien ook aan.
Op de laatste pagina’s van alle handleidingen en instructies zie je altijd de
verwijzingen naar alle handleidingen die er zijn. Klik hier om hier meer uitleg
over te krijgen.

8. 8
Hoe ongeveer?
1 Dossiers beheren
1. Er is onderscheid in dossiers voor medewerkers, vrijwilligers (beide het
zogenaamde medewerkersdossier met een apart label) en gasten (klanten).
2. Dossiers kan je aanmaken via de daarvoor bestemde instructies.
3. In het gastendossier kunnen de gegevens van de gasten worden
vastgelegd.
4. In het medewerkersdossiers die van medewerkers en vrijwilligers.
Per dossier kan er onder Beheer worden
vastgelegd of een medewerker ‘betaald’
of ‘vrijwillig’ is.
5. Per medewerker kan dan
ook desgewenst de beschikbaarheid
worden vastgelegd. Dit kan weer
input zijn voor de planning.
Klik hier
voor meer info
over inloggen
Klik hier voor meer
info over
medewerkers-
dossiers
Klik hier voor meer
info over klant-
dossiers

9. 9
Hoe ongeveer?
2 Activiteiten plannen
1. Onder Beheer maakt de beheerder kenmerken aan. Dit
zijn ‘categorieën’ die je als inloophuis zelf kunt bepalen.
Deze categorieën worden gekoppeld aan landelijke
kenmerken, zodat gegevens landelijk te matchen zijn. De
beheerder maakt de activiteiten aan. Iedere activiteit
krijgt een start- en einddatum en bepaalde kenmerken.
2. Vervolgens kan de planning worden aangemaakt.
3. Er zijn twee manieren van plannen: je kunt op basis van
vooraf opgegeven beschikbaarheid al vast medewerkers
koppelen aan activiteiten en gasten laten inschrijven. Of
je kunt medewerkers en gasten laten inschrijven.
4. Geplande activiteiten kan je naar Word exporteren
(selectiedata volgen nog) en binnenkort ook naar Excel.

10. 10
Hoe ongeveer?
3 Activiteiten publiceren en inschrijven
1. Er is de mogelijkheid om de pagina aan
de eigen website te koppelen.
2. Daarvoor zal in de komende maanden
een ‘api’ beschikbaar komen, waarmee
uw website-ontwikkelaar een koppeling
kan realiseren.

11. 11
Hoe ongeveer?
4 Inhoudelijk zaken meten
1. Nu we de dossiers hebben, kunnen we ook dingen gaan meten.
2. Het kan interessant zijn om bijvoorbeeld de kwaliteit van de
diensten te meten bij de gasten en bij de medewerkers en
vrijwilligers.
3. Er zijn diverse oplossingen voor. Ook kan bijvoorbeeld de mate
van belasting van een mantelzorger interessant zijn.
4. Metingen kunnen vooraf worden ingesteld en worden
geagendeerd op de tijdlijn en agenda’s.
5. Metingen kunnen ook incidenteel worden gedaan.

12. 12
Hoe ongeveer?
5 Relatiemanagement
1. Met behulp van relatiemanagement houden we overzicht
over alle relaties die we in en rondom het inloophuis
hebben. De gasten en medewerkers/vrijwilligers liggen al
vast. Ook het netwerk van de gasten kan eventueel
worden vastgelegd onder sociale relaties.
2. Maar ook de relaties van het inloophuis zelf kunnen
worden vastgelegd, zoals financiers, leveranciers,
ketenpartners etc..
3. Dit gebeurt onder ‘ketenpartners’ onder Beheer. Ook
werkafspraken kunnen worden vastgelegd,
contactpersonen bij de ketenpartner en contactpersonen
binnen het inloophuis zelf.
4. Ook kunnen we een evaluatiedatum meegeven.
Hier volgt dan later een automatische herinnering op.

13. 13
Hoe ongeveer?
6 Rapporteren en registeren
1. Wanneer activiteiten gepland zijn, dan verschijnen deze
activiteiten op de juiste dag bij de medewerker die de
activiteit uitvoert of begeleidt op de tijdlijn.
2. Vanuit die tijdlijn kunnen deelnemers worden aan- en
afgemeld.
3. Ook kan er worden geregistreerd of een deelnemer heeft
betaald.
4. Deze aanwezigheidsregistratie is de basis
voor de rapportages die te genereren zijn (zeer
binnenkort).

14. 14
Hoe ongeveer?
7 Contract-, product- en budgetbeheer
1. Hier gaat het om het vastleggen welke contracten er
zijn. Welke afspraken er met welke financier gelden.
2. Onder Beheer leggen we de contractafspraak per
financier vast.
3. Per gast kunnen we deze koppelen.
4. We werken momenteel aan een automatische
koppeling op basis van postcode / gemeentecode,
maar deze is nog niet gereed.
5. Door de contracten vast te leggen op beide niveaus
kunnen gerealiseerde activiteiten, diensten of uren
binnen de kaders van de afgesproken budgetten
worden gemonitord (zie ook de laatste sheets).

15. 15
Hoe ongeveer?
8 Meldingen doen ten behoeve van
kwaliteit
1. Een uiting van onvrede is een mooi voorbeeld van een melding. Wanneer
we deze indienen, kan deze via een vaste route worden afgewikkeld en
geregistreerd.
2. Ook kan prachtig de verbinding naar een protocol of beleidsdocument
worden gelegd.
3. Uiteraard kunnen rapportages gemaakt worden en kan de afwikkeling
van de meldingen gevolgd worden.

16. 16
Hoe ongeveer?
9 Rapportages
1. En alle gegevens zijn in te zien en te gebruiken.
2. In tabellen die flexibel zijn.
3. In grafieken die flexibel kunnen worden ingezet.
4. Instellingen die kunnen worden opgeslagen.
5. Alles is naar Excel te exporteren met een druk op de knop.
6. Van zowel de dossiergegevens, de activiteitengegevens als de
meldingen en metingen.
7. Per onderdeel is alles inzichtelijk. De metingen die er nu nog niet
zijn, worden
binnenkort
toegevoegd.

17. 17
Hoe ongeveer?
10Uitkomsten verantwoorden
We werken aan de laatste stap: alle data bundelen en
combineren én terugkoppelen op alle relevante onderdelen:
Bedrijfsvoering, Uitkomsten, Klanten, Medewerkers, Kwaliteit
en Middelen. Er worden veel indicatoren ontwikkeld die naar
eigen inzicht aan- en uit te zetten zijn. En als ‘widget’ aan een
startpagina van een medewerker zijn toe te voegen.

18. 18
11 Maatschappelijk
resultaat
De beste resultaten voor de beste prijs Alle data inzichtelijk, over tijd heen, in te zoomen naar
afdeling, medewerker en klant. Met duiding, kleur en sturing.
Als een kompas.
En de mogelijkheid om heel snel verbeteringen door te
voeren. Scores lopen op en de maatschappelijke resultaten
worden beter en beter!
Hoe ongeveer?

19. 19
Met de Qsuite zoals deze nu is ontwikkeld hebben we een
prachtige basis en kunnen we aan de slag.
Een paar punten zetten we in de komende weken tijdens de
pilot nog op de i. Dat zijn:
1. Het signaleren op beschikbaarheid bij het opmaken van de planning en het toewijzen van medewerkers;
2. Het toe kunnen kennen van een pagina waarop er vanuit de planning door de gastvrouw alleen geregistreerd
kan worden (en dus niet kan worden gewijzigd in de planning);
3. Het signaleren dat medewerkers al ingezet zijn op hetzelfde moment en dus niet meer beschikbaar zijn;
4. Inzicht en overzicht voor de coördinator waarbij je in één keer ziet of er al voldoende inschrijvingen zijn (van
zowel deelnemers als medewerkers) bij de activiteiten;
5. Weergave op de inschrijfpagina dat een activiteit ‘vol’ is of al is ingevuld, wanneer het aantal deelnemers of
medewerkers het maximum overschrijdt;
6. Meer rapportages, waarin ook te zien is hoeveel deelnemers er per activiteit zijn, maar ook hoeveel activiteiten
er per medewerker zijn etc..
Al deze onderdelen worden in de komende weken toegevoegd. Zodra dat gedaan is, zullen de werk- en leeromgeving
worden aangevuld en ontvangt u daarover een berichtje per mail.
Het kan nog mooier

20. 20
Daarnaast hebben we ook al een aantal voorbereidingen getroffen
van onderdelen die daarna in de komende tijd nog gerealiseerd
gaan worden.
Wat nog op de planning staat voor medio 2016 / volgende release:
1. Het automatisch kunnen inplannen van te doorlopen stappen
in een medewerkersdossier (herinnering als een
evaluatiegesprek moet plaatsvinden etc..);
2. En heel aantal notificaties en herinneringen die we gaan
instellen, zodat niet één datum meer wordt vergeten;
3. De integratie met MailChimp, zodat emailnieuwsbrieven
verzonden kunnen worden;
4. De ontwikkeling van het Improvement Dashboard (sheet 10 en
11).
En nog veel meer…
Houd voor de ontwikkelingen onze website in de gaten.
Het kan nog mooier

21. 21
Wil je meer weten?
Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.
We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het
Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje
verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken.
Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.
Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:
Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]
1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog
2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog
3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog
5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog
7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog
8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog
9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog
10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog
Hoe precies?

22. 22
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog
2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
formele zorg
Hoe precies?

23. 23
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog
3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog
4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
informele zorg
Hoe precies?

24. 24
Heb je meer vragen?
Klik op de zwarte knop links op je scherm.
Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde
vragen-database’.
Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog
niet voldoende?
Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop.
Of neem per telefoon contact met ons op.