Bab ini membahas tentang komunikasi, termasuk fungsi komunikasi, proses komunikasi, jenis komunikasi seperti komunikasi vertikal dan lateral, serta media komunikasi seperti lisan, tulisan, dan nonverbal. Bab ini juga membahas tentang saluran komunikasi formal dan informal serta hambatan komunikasi."

1. KomunikasiBab 11
Sasaran Pembelajaran
Sesudah mempelajari bab ini Anda akan dapat:
 Mengidentifikasi fungsi utama dari komunikasi.
 Menggambarkan proses komunikasi dan komunikasi
formal serta informal.
 Membedakan antara komunikasi ke bawah, ke atas,
dan lateral.
 Membandingkan dan membedakan jaringan kelompok
kecil yang formal dan selentingan gosip.

2.  Membedakan komunikasi lisan, tulisan, dan nonverbal.
 Memperlihatkan bagaimana kesempurnaan saluran
mendasari pilihan dalam saluran komunikasi.
 Membedakan antara pemrosesan yang otomatis dan
yang dikendalikan atas pesan-pesan persuasif.
 Mengidentifikasi hambatan-hambatan umum pada
komunikasi yang efektif.
 Memperlihatkan bagaimana mengatasi permasalahan
yang potensial dalam komunikasi lintas budaya.

3. Komunikasi (communication) adalah perpindahan dan
pemahaman arti.
Fungsi
komunikasi
Pengendalian
Motivasi
Pernyataan
emosional
Informasi

4. Sebagai pengendali:
Organisasi memiliki otoritas hierarki dan panduan formal bagi para pekerja yang
dipersyaratkan untuk diikuti. Ketika para pekerja mengomunikasikan pekerjaan
yang terkait dengan penyampaian keluhan, mengikuti deskripsi pekerjaan mereka,
atau mematuhi kebijakan perusahaan, komunikasi melaksanakan fungsi
pengendalian.
Sebagai motivasi:
Komunikasi menjelaskan kepada para pekerja mengenai apa yang harus mereka
lakukan, seberapa baik mereka dalam melakukannya, dan bagaimana mereka
dapat meningkatkan kinerja mereka.
Sebagai pernyataan emosional:
Komunikasi di dalam kelompok adalah mekanisme dasar para anggota yang
memperlihatkan kepuasan dan frustasi. Oleh karena itu, komunikasi menyediakan
pernyataan emosional dari perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.
Sebagai informasi:
Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan oleh para individu dan
kelompok untuk mengambil keputusan dengan mengirimkan data yang diperlukan
untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi pilihan.

5. Proses komunikasi (communication process) adalah tahapan-
tahapan di antara sumber dengan penerima yang menghasilkan
pemindahan dan pemahaman makna.

6. Saluran atau medium di mana mana pesan-pesan akan
berjalan terbagi menjadi dua:
1. Saluran formal (formal channel): Saluran komunikasi
yang ditetapkan oleh organisasi untuk mengirimkan
pesan-pesan yang terkait dengan aktivitas profesional
dari para anggota.
2. Saluran informal (informal channel): Saluran
komunikasi yang diciptakan secara spontan dan
berkembang sebagai tanggapan atas pilihan-pilihan
individu.

7. Komunikasi dapat mengalir secara vertikal atau secara lateral. Kita membagi lagi
dimensi vertikal menjadi ke arah bawah dan ke arah atas.
Komunikasi ke Arah Bawah
Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dari sebuah kelompok atau organisasi
menuju ke level yang lebih rendah adalah komunikasi ke arah bawah. Para
pemimpin kelompok dan para manajer menggunakannya untuk menugaskan
tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menjelaskan kebijakan dan prosedur,
menunjukkan permasalahan yang memerlukan perhatian, dan menawarkan
umpan balik.
Komunikasi ke Arah Atas
Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik ke para petinggi,
menginformasikan mereka mengenai perkembangan dari tujuan, dan
penyampaian permasalahan saat ini. Komunikasi ke arah atas membuat para
manajer tetap waspada dengan apa yang dirasakan oleh para pekerja mengenai
pekerjaan mereka, para rekan sekerja, dan organisasi secara umum.

8. Komunikasi Lateral
Ketika komunikasi terjadi di antara para anggota dari
kelompok kerja yang sama, para anggota dari kelompok
kerja pada level yang sama, para manajer pada level yang
sama, atau beberapa pekerja yang setara secara horizontal
lainnya, hal tersebut dinamakan komunikasi lateral.
Komunikasi lateral menghemat waktu dan memfasilitasi
koordinasi. Beberapa hubungan lateral secara resmi
diizinkan. Sering kali, mereka secara informal menciptakan
sirkuit pendek hierarki secara vertikal dan mempercepat
tindakan.

9. Jaringan Kelompok Kecil yang Formal
Jaringan organisasi yang formal dapat menjadi lebih rumit, meliputi ratusan
orang dan setengah lusin atau lebih banyak level hierarki. Untuk
menyederhanakannya, jaringan-jaringan ini dapat diringkas ke dalam tiga
kelompok kecil umum yang masing-masing terdiri atas lima orang, yaitu:
1. Rantai dengan ketat mengikut rantai perintah yang formal atau resmi;
jaringan ini mendekati saluran komunikasi yang akan Anda temukan dalam
ketiga level organisasi yang ketat.
2. Roda bergantung pada sebuah sosok sentral untuk bertindak sebagai
saluran bagi seluruh komunikasi kelompok; ini menstimulasi jaringan
komunikasi yang akan Anda temukan pada sebuah tim dengan seorang
pemimpin yang kuat. J
3. Jaringan seluruh saluran memperbolehkan para anggota kelompok untuk
berkomunikasi satu sama lain secara aktif; sering dicirikan dalam
pelaksanaan tim yang dikelola sendiri; yang mana para anggota kelompok
bebas untuk memberikan kontribusi dan tidak ada seorang pun yang
mengambil peran pemimpin.

11. Kabar Selentingan (Gosip)
Kabar selentingan (grapevine) adalah suatu jaringan komunikasi informal dalam
organisasi.
Meskipun rumor dan gosip dikirimkan melalui kabar selentingan yang informal,
tetapi masih merupakan sumber informasi yang penting bagi para pekerja dan
para kandidat (yaitu para pekerja yang dicalonkan menerima promosi).
Rumor muncul sebagai tanggapan terhadap situasi yang penting bagi kita, ketika
terdapat ambiguitas, dan di bawah kondisi yang menimbulkan kecemasan.
Kabar selentingan merupakan bagian penting dari jaringan komunikasi dalam
suatu kelompok atau organisasi. Ini memberikan kepada para manajer perasaan
moral terhadap organisasi mereka, mengidentifikasi permasalahan para pekerja
yang dianggap penting, dan membantu memanfaatkan kecemasan pekerja.

12. Bagaimana para anggota dalam kelompok Anda saling memindahkan
makna satu sama lain bergantung pada komunikasi secara lisan,
tulisan, dan nonverbal.
Komunikasi Lisan
Pidato, diskusi formal satu-satu dan diskusi kelompok, serta rumor
secara informal atau kabar selentingan merupakan bentuk-bentuk yang
terkenal dari komunikasi lisan.
Keuntungan: Kecepatan dan umpan balik.
Kelemahan: Saat sebuah pesan harus melewati sejumlah orang;
semakin banyak orang, semakin besar risiko terjadi penyimpangan.

13. Media komunikasi lisan antara lain:
1. Rapat. Pertemuan dapat menjadi formal atau informal, meliputi
dua atau lebih banyak orang, dan terjadi dalam hampir setiap
kesempatan.
2. Videoconferencing. Memungkinkan para pekerja dan para
klien untuk melaksanakan pertemuan secara real-time dengan
orang-orang di lokasi-lokasi berbeda.
3. Telepon. Telepon ada di sekitar kita sejak lama yang justru
cenderung kita abaikan efisiensinya sebagai model
komunikasi.

14. Komunikasi Tulisan
Media komunikasi tulisan antara lain:
1. Surat. Dari semua bentuk komunikasi secara tulisan,
menulis surat adalah yang paling kuno—dan yang paling
bertahan lama.
2. PowerPoint. Powerpoint dan format salindia lainnya
menggabungkan kata-kata dengan elemen visual untuk
melibatkan pembaca dan membantu dalam menjelaskan
gagasan-gagasan yang kompleks.
3. E-mail. Pesan e-mail dapat ditulis, diedit, dan disimpan
dengan cepat.
4. Pesan singkat. Seperti e-mail, pesan singkat (IM)
biasanya dilakukan via komputer.

15. 5. Pesan teks. Pesan teks biasanya dilakukan via telepon
seluler dan sering kali sebagai alternatif daripada
panggilan telepon.
6. Media sosial. Tidak ada satupun tempat yang memiliki
komunikasi yang lebih ditransformasikan daripada
kenaikan jejaring sosial.
7. Blog. Blog (singkatan dari web log) adalah situs Web
mengenai seseorang atau perusahaan.

16. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal meliputi gerakan tubuh, intonasi atau
penekanan yang kita berikan atas kata-kata, ekspresi wajah,
serta jarak fisik antara pengirim dan penerima.
Bahasa tubuh dapat menyampaikan status, tingkat
keterlibatan, dan keadaan emosional. Ekspresi wajah juga
menyampaikan makna. Ekspresi wajah, seiring dengan
intonasi, dapat memperlihatkan kesombongan, keagresifan,
ketakutan, perasaan malu, dan karakteristik lainnya. Jarak
fisik juga memiliki makna. Jarak yang tepat antara orang
sangat bergantung pada norma budaya.

17. Suatu model kekayaan media yang membantu dalam menjelaskan
pemilihan saluran di antara para manajer.
Kesempurnaan Saluran
Kesempurnaan saluran (channel richness) adalah jumlah informasi
yang dapat dikirimkan selama satu episode komunikasi.
Saluran dikatakan sempurna apabila:
 Menangani berbagai macam isyarat secara simultan
 Memfasilitasi umpan balik yang cepat
 Menjadi sangat pribadi

18. Memilih Metode Komunikasi
Pilihan atas saluran bergantung pada apakah pesan tersebut
bersifat rutin atau tidak.
Pesan yang rutin cenderung mudah dan memiliki sedikit
ambiguitas; saluran-saluran yang kesempurnaannya rendah
dapat memberikan efisiensi.
Komunikasi yang tidak rutin cenderung rumit dan berpotensi
terjadi kesalahpahaman. Para manajer dapat
mengomunikasikan mereka secara efektif hanya dengan
memilih saluran yang sempurna.

19. Jika Anda perlu untuk menilai daya penerimaan dari penerima pesan,
maka komunikasi secara lisan biasanya merupakan pilihan yang lebih
baik.
Komunikasi secara tertulis umumnya merupakan suatu mode yang
sangat diandalkan bagi komunikasi yang rumit dan lama, dan dapat
menjadi metode yang sangat efisien bagi pesan yang singkat pula.

20. Kelemahan Penggunaan E-mail
1. Risiko kesalahan dalam menginterpretasikan pesan. Jika Anda
mengirimkan sebuah pesan penting, maka pastikan bahwa Anda membaca
kembali kejelasan dari pesan tersebut terlebih dahulu.34
2. Dampak dari pesan-pesan yang negatif. Para pekerja juga perlu berhati-
hati ketika mengomunikasikan pesan-pesan yang negatif melalui e-mail.
3. Memiliki karakteristik memerlukan banyak waktu. Jangan memeriksa e-
mail pada saat pagi hari dan periksa e-mail dalam sesi tertentu, bukan
sepanjang hari.
4. Ekspresi emosi yang terbatas. Ketika seorang lainnya mengirimkan pesan-
pesan yang membangkitkan kemarahan, tetap tenang dan berusaha untuk
tidak menanggapi dengan cara yang sama.
5. Kekhawatiran akan privasi. Anda juga perlu waspada dalam meneruskan e-
mail dari akun e-mail perusahaan Anda ke e-mail pribadi atau “publik.”
6. Profesionalisme. Ini penting untuk tidak membiarkan informalitas dari pesan
teks menyebar ke dalam e-mail bisnis.

21. Keamanan Informasi
Keamanan merupakan suatu kekhawatiran yang sangat besar oleh
hampir semua organisasi dengan informasi pribadi atau yang dimiliki
mengenai para klien, konsumen, dan pekerja.
Sebagian besar perusahaan secara aktif memonitor pemakaian Internet
dari para pekerja dan catatan e-mail, dan bahkan menggunakan video
pengawas dan catatan percakapan telepon. Namun, tetapi praktik-praktik
seperti itu dapat terlihat bersifat menyerbu terhadap para pekerja.
Organisasi dapat meringankan kekhawatiran pekerja dengan melibatkan
mereka kedalam penciptaan kebijakan keamanan informasi dan
memberikan kepada mereka beberapa kendali atas bagaimana informasi
pribadi mereka digunakan

22. Pemrosesan yang Otomatis dan Dikendalikan
Pemrosesan otomatis (automatic processing) adalah pertimbangan yang
relatif dangkal atas bukti dan informasi yang membuat penggunaan
heuristik.
Pemrosesan ini memerlukan sedikit waktu dan sedikit upaya, sehingga
masuk akal menggunakannya untuk memproses pesan persuasif yang
terkait dengan topik yang tidak Anda pedulikan.
Pemrosesan yang dikendalikan (controlled processing) adalah
pertimbangan terperinci mengenai bukti dan informasi dengan bersandar
pada kenyataan, gambar, dan logika.
Pemrosesan ini memerlukan usaha dan tenaga, tetapi lebih sulit untuk
membodohi seseorang yang telah menghabiskan banyak waktu dan tenaga
untuk terlibat dalam hal pengambilan keputusan.

23. Tingkat Ketertarikan
Tingkat ketertarikan mencerminkan dampak suatu keputusan terhadap
kehidupan Anda. Ketika orang-orang sangat tertarik dengan hasil dari
keputusan, mereka akan cenderung memproses informasi dengan hati-hati.
Pengetahuan Sebelumnya
Orang-orang yang berpengetahuan sangat luas mengenai suatu area subjek
lebih condong menggunakan strategi pemrosesan yang dikendalikan.
Kepribadian
Mereka yang memiliki nilai rendah dalam kebutuhan akan pengetahuan lebih
cenderung untuk menggunakan strategi pemrosesan yang otomatis, yang
bersandar pada intuisi dan emosi untuk memandu evaluasi mereka atas
pesan-pesan yang persuasif.

24. Penyaringan
Manipulasi informasi dari pengirim, sehingga akan terlihat lebih
menyenangkan bagi si penerima.
Pemilihan Persepsi
Pemilihan persepsi merupakan hal penting sebab para penerima
dalam proses komunikasi melihat dan mendengar secara selektif
berdasarkan pada kebutuhan mereka, motivasi, pengalaman, latar
belakang, dan karakteristik personal lainnya.
Informasi yang Berlebihan
Suatu kondisi di mana informasi yang mengalir masuk melebihi
kapasitas pemrosesan dari seorang individu.

25. Emosi
Individu yang berada dalam suasana hati positif lebih percaya diri
mengenai opini mereka setelah membaca sebuah pesan yang
persuasif, sehingga argumen dirancang dengan baik akan memiliki
dampak yang lebih kuat pada opini mereka.
Bahasa
Bahkan ketika kita sedang berkomunikasi dalam bahasa yang sama,
kata-kata dapat berarti hal-hal yang berbeda dengan orang lain.
Keheningan
Keheningan mengacu pada diskriminasi, gangguan, korupsi, dan
kelakukan buruk yang berarti bahwa para manajemen puncak tidak
dapat mengambil tindakan untuk menghilangkan perilaku ini.

26. Kekhawatiran Komunikasi
Ketegangan dan kecemasan yang tidak semestinya dalam komunikasi secara
lisan, tertulis, atau kedua-duanya. Orang-orang tersebut mengalami ketegangan
dan kecemasan yang tidak semestinya dalam komunikasi secara lisan, tertulis,
atau kedua-duanya.
Berbohong
Hambatan terakhir terhadap komunikasi yang efektif adalah kesalahan
penyajian atas informasi secara sekaligus, atau berbohong. Frekuensi
kebohongan dan kesulitan dalam mendeteksi kebohongan terutama
membuatnya menjadi hambatan yang besar bagi komunikasi yang efektif.

27. Faktor lintas budaya jelas berpotensial menciptakan permasalahan
komunikasi yang besar. Suatu sikap yang dipahami dan dapat diterima
dengan baik dalam salah satu budaya dapat tidak berarti apa pun atau
malah berarti buruk dalam budaya lainnya.
Hambatan-Hambatan Budaya
1. Hambatan yang disebabkan oleh semantik
2. Hambatan yang disebabkan oleh konotasi
3. Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan nada
4. Perbedaan dalam toleransi untuk konflik dan metode untuk
menyelesaikan konflik

28. Konteks Budaya
Konteks budaya yang tinggi (high-context cultures) adalah budaya-budaya
yang sangat bergantung pada isyarat situasional yang nonverbal dan halus
dalam komunikasi.
Dalam konteks ini, orang-orang sangat bergantung pada isyarat nonverbal dan
isyarat situasional secara halus dalam berkomunikasi dengan orang lain, status
resmi seseorang, kedudukannya dalam masyarakat, serta reputasi yang dibawa
cukup berat.
Konteks budaya yang rendah (low-context cultures) adalah budaya-budaya
yang sangat bergantung pada kata-kata untuk menyampaikan maksud dalam
komunikasi.
Dalam konteks ini, seseorang mengandalkan pada kata-kata yang disampaikan
dan ditulis untuk menyampaikan suatu makna; bahasa tubuh dan gelar yang
formal kurang penting

29. Pedoman Budaya
Ketika berkomunikasi dengan orang-orang dari suatu budaya yang berbeda untuk
mengurangi kesalahpahaman?coba saran-saran berikut:
1. Kenali diri Anda sendiri.
2. Membantu perkembangan sifat saling menghargai, keadilan, dan demokrasi.
3. Mempelajari konteks budaya dari setiap orang.
4. Ketika terdapat keraguan, dengarkan.
5. Sampaikan kenyataan, bukan interpretasi Anda.
6. Pertimbangkan sudut pandang orang lain.
7. Secara proaktif mempertahankan identitas dari kelompok.
Jadi . . .