Sistem ERP direkomendasikan untuk Bengkel Starting 11 untuk mengintegrasikan proses penjualan dan pembelian secara real-time, meningkatkan efisiensi, dan memungkinkan manajemen untuk mengontrol keuangan dengan lebih baik.

1. Tugas ERP
“Sistem ERP
pada Bengkel
Starting 11”

2. Pendahuluan
Latar Belakang
Bengkel Mobil Starting 11 merupakan salah satu Usaha Kecil dan
Menengah yang menjajakan berbagai jenis spare part mobil di Batam.
Permasalahan yang terjadi adalah tidak adanya laporan barang yang
terjual, laporan pembelian barang ke pemasok sehingga laporan
persediaan barang tidak jelas tiap bulannya. Sehingga beberapa
persediaan barang yang habis tidak diketahui oleh pihak bengkel.Untuk
menyelesaikan masalah tersebut, bengkel ini memerlukan sistem yang
mengintegrasikan antara pembelian dan penjualan, agar persediaan
barang dapat diketahui. Salah satu sistem informasi yang terintegrasi
adalah Enterprise Resource Planning (ERP). Diharapkan dengan adanya
system ERP (Enterprise Resource Planning) ini dapat membantu kinerja
bengkel tersebut. Pihak bengkel dapat mengetahui laporan hasil
penjualan dan pembelian secara real time.

3. Pada zaman era globalisasi ini banyak perusahaan atau badan usaha
yang menggunakan teknologi informasi untuk meningkatkan
produktifitas dan efisien kerja dalam usaha, salah satu Usaha Kecil
Menengah yaitu Bengkel Starting 11 adalah bengkel mobil yang
sekaligus menjual spare part mobil. transaksi dan data yang semakin
banyak menyebabkan timbulnya beberapa kelemahan dan
permasalahan dalam sistem penjualan pada bengkel Starting 11.
Bengkel Starting 11 lumayan memiliki banyak konsumen, namun
kadang kala sering kali terjadi kesalahan dalam penghitungan
keuangan, hal ini disebabkan karena sistem penjualan masih secara
manual. Pada pengolahan data pembelian serta penjualan, bengkel
Starting 11 di catat pada buku besar, hal ini membuat tidak efisiennya
pengolahan pembelian dan penjualan serta sering muncul seperti
hilangnya faktur-faktur pembelian maupun faktur-faktur penjualan
yang merupakan bukti-bukti dari transaksi yang dilakukan. Sehingga
bengkel Starting 11 ini membutuhkan sistem yang terintegrasi yaitu
sistem ERP yang dapat mengakses data secara real time.

4. Rumusan Masalah
Proses penjualan dan pembelian masih dilakukan secara
manual yaitu hanya dicatat pada buku besar.
Belum terintegrasinya data keuangan sehingga manager
kesulitan dalam memantau sistem keuangan.
Tujuan penelitan
Tujuan yang hendak dicapai oleh penulis yaitu agar para
pengusaha dapat mengetahui betapa pentingnya sistem ERP
dalam membangkitkan kinerja perusahaannya sehingga
perusahaan tersebut dapat berkembang sesuai dengan
perkembangan zaman. Dimana segala pekerjaan sudah
terkomputerisasi.

5. Pembahasan
Tinjauan Pustaka
Sistem informasi
Sistem informasi yaitu suatu sistem yang terdiri dari komponen – komponen dalam
perusahaan untuk mencapai tujuan yaitu berupa menyajikan informasi. Sistem
informasi dalam suatu perusahaan dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang
menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam perusahaan tersebut kapan saja
diperlukan.
Pembelian dan penjualan
Sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang perdagangan. Aktivitas jual beli
merupakan suatu aktivitas utamanya.
Pembelian yaitu proses bisnis dalam memilih sumber daya yang merupakan
pemesanan barang atau jasa.
Penjualan adalah bagaimana strategi yang akan digunakan untuk mengintegrasikan
perusahaan, pelanggan dan korelasi antar keduanya melalui produk atau jasa
perusahaan.

6. ERP (Enterprise Resource Planning)
Enterprise Resources Planning (ERP) singkatan dari tiga
elemen kata yaitu Enterprise (perusahaan atau perusahaan),
Resource (sumber daya), dan Planning (perencanaan). Tiga
kata ini mencerminkan sebuah konsep yang berujung pada
kata kerja yaitu ”planning”, yang berarti bahwa ERP menekan
pada aspek perencanaan.
Wijaya dan Darudiato menyatakan bahwa Enterprise
Resources Planning (ERP) adalah konsep untuk merencanakan
dan mengelola sumber daya perusahaan, sehingga pekerjaan
menjadi lebih efisien dan memberikan keuntungan maksimal
bagi semua pihak yang berkepentingan (stakeholder) atas
perusahaan.

7. Gambar: komponen sistem informasi

8. Manfaat sistem ERP
Pada era ERP modern, sistem ini sangat membantu perusahaan
mengatasi kompleksitas dalam dunia bisnis global.
Mempermudah pengendalian proses bisnis
Sistem ERP akan menyajikan beragam data dari unit bisnis yang
berbeda-beda secara sistematis, komprehensif, real-time, dan
mudah dalam aksesnya. Hal ini akan memudahkan pihak bengkel
dalam melakukan pemantauan dan pengendalian atas proses bisnis
mereka.
Menyederhanakan proses bisnis
ERP membantu perusahaan meringankan proses bisnis mereka. Hal
ini akan memastikan alur kerja dapat berjalan secara halus dan
komunikasi antar karyawan menjadi lebih baik. Fungsi otomatisasi
dalam sistem ERP menjamin aliran informasi tersampaikan dengan
jelas dan bebas dari kesalahan, sehingga proses bisnis menjadi lebih
sederhana dan responsif.

9. Meningkatkan efisiensi karyawan
Sistem ERP akan menyalurkan kepada karyawan informasi akurat
yang dibutuhkan langsung kepada karyawan. Sehingga karyawan
tidak perlu lagi membuang-buang waktu untuk mencari-cari
informasi sendiri. Mereka dapat fokus pada tugas utama sehingga
kualitas dan produktifitas kerja akan meningkat. Meningkatnya
kemampuan dalam pengambilan keputusan dan kemudahan untuk
mendapatkan data-data yang dibutuhkan akan meningkatkan
kreatifitas karyawan dan memperbaiki pola kerja mereka.
Perusahaan yang terintegrasi
Sebuah perusahaan dapat berjalan dengan baik apabila kinerja
seluruh stakeholder dapat diselaraskan antara satu dengan yang
lain sesuai kebutuhan masing-masing demi mencapai tujuan yang
sama. Perusahaan juga dapat mengintegrasikan langsung bagian
keuangan sehingga manager dapat melihat dan mengontrol
keuangan dengan lebih baik lagi.

10. Siap menghadapi masa depan
Sistem ERP menjadikan perusahaan yang sedang berkembang memiliki fleksibilitas
untuk beradaptasi dengan kebutuhan-kebutuhan di masa depan. Integrasi, kinerja,
dan alur informasi yang berjalan dengan lebih baik dapat meningkatkan
kemampuan perusahaan dalam melakukan perencanaan dan pengendalian
sehingga mereka siap menghadapi tantangan di masa yang akan datang.
Peranan ERP
Melalui sistem ERP dapat mendukung sinergi dari semua fungsi-fungsi yang ada
dalam perusahaan bengkel tersebut. Sistem ERP dapat melibatkan seluruh fungsi
manajemen baik akuntansi dan keuangan, produksi (manufaktur), penjualan dan
marketing, pembelian, gudang, dan sumberdaya manusia. Dengan penerapan
Sistem ERP, maka otomatis dapat meningkatkan kinerja usaha bengel jaya. Dengan
demikian melalui sistem informasi enterprise yang terintegrasi, maka dapat
dikatakan bahwa sistem ERP dapat mendukung sinergi dari semua bagian yang ada
dalam bengkel tersebut. Contohnya: ketika seorang pelanggan melakukan input
data pesanan dalam suatu aplikasi program ERP, maka secara otomatis pelanggan
akan memperoleh semua informasi lengkap yang berkaitan dengan pesanan
tersebut, seperti nilai hutang/tagihan, riwayat pesanan sebelumnya, tingkat
persediaan pesanannya di gudang, jadwal pengiriman pesanannya, dan informasi
lainnya yang dibutuhkan.

11. Dengan rantai nilai (value chain), di mana aktivitas perusahaan dimulai
dengan adanya suatu permintaan pelanggan dan pasar terhadap suatu
produk tertentu. Dengan sumber daya yang ada, maka perusahaan akan
berusaha untuk memproses bahan baku menjadi produk yang
diinginkan pelanggan. Rangkaian proses atau aktivitas perubahan bahan
menjadi produk tersebut, dikenal dengan istilah rantai nilai (value
chain). Dengan melakukan integrasi rantai nilai perusahaan dengan
berbagai rantai nilai mitra bisnisnya, maka akan diperoleh berbagai
manfaat yaitu Perusahaan tidak perlu menimbun bahan di gudang
dengan nilai yang signifikan, karena sudah mengetahui jumlah stock dan
durasi pengiriman (leadtime) dari para pemasoknya, menciptakan
produk secara lebih murah, cepat, dan berkualitas, karena telah
terjalinnya jaringan proses antara pemasok dan perusahaan dan
meningkatkan keuntungan (profitable) secara signifikan, karena
kemampuan untuk menyatukan rantai nilai dari departemen yang
terlibat dalam sistem penciptaan produk, sehingga perusahaan dapat
berkonsentrasi pada kompetensi utamanya, dan melakukan outsourcing
untuk proses pendukung lainnya.

12. Secara umum, sistem ERP meningkatkan proses bisnis internal
perusahaan sehingga menghasilkan peningkatan signifikan dalam
kualitas dan efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi. Sistem
ERP juga mampu menurunkan biaya pemrosesan transaksi secara
signifikan, mempermudah tugas dan fungsi manajemen sehari-hari
dalam mengambil keputusan, meningkatkan kemampuan pengambilan
keputusan secara tepat lintas bisnis perusahaan serta menghilangkan
perbedaan budaya antar departemen sehingga data terintegrasi dengan
baik. Penerapan system ERP akan menghasilkan struktur organisasi,
tanggung jawab manajerial dan peran kerja yang lebih fleksibel.
Kemampuan ERP dalam menghasilkan struktur organisasi dan tenaga
kerja yang lebih lincah dan adaptif, membuat perusahaan lebih mudah
dalam memanfaatkan berbagai peluang baru bisnis dan menghasilkan
analisa dan laporan mendukung perencanaan jangka panjang yang
dapat dijadikan alat pengambilan keputusan atau sebagai decision
support sistem.

13. Sistem ERP membuat perencanaan aktivitas antar departemen dengan
mengelola dan mengalokasikan sumber daya secara efisien dan efektif,
misalnya perencanaan pembelian barang, perencanaan produksi,
perencanaan cash flow, perencanaan penjualan dan perencanaan biaya.
Sistem ERP jugamenciptakan struktur organisasi yang ramping dan
pembagian kerja yang tepat dengan menggunakan sistem yang
terintegrasi untuk seluruh fungsi, baik fungsi penjualan, pembelian,
produksi dan keuangan, sehingga dapat menghilangkan pekerjaan-
pekerjaan rangkap dan menggunakan standarisasi data untuk seluruh
departemen dan menjamin seluruh aktivitas dilakukan sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan, misalnya fungsi pembelian harus
melalui perhitungan perencanaan kebutuhan barang, lalu melakukan
order pembelian, yang dilanjutkan dengan penerimaan barang, dan
selanjutnya membuat pengakuan hutang sehingga seluruh aktivitas
dapat berjalan effisien dan efektif. Sistem ERP mengubah pola kerja dan
pola pikir seseorang dalam menjalankan aktivitas proses bisnis dan
operasional perusahaan.

14. Yang perlu diperhatikan adalah aktivitas proses “perampingan” ini, yang
menyebabkan tenaga kerja tergantikan oleh sistem, tidak selalu akan
berdampak pada pemutusan hubungan kerja (PHK). Penerapan sistem
ERP ini sering menimbulkan perlawanan yang tinggi karena isu tenaga
kerja yang akan digantikan oleh sistem. Pendapat ini keliru,karena salah
satu alasan untuk menerapkan konsep sistem ERP adalah untuk
melakukan empowerement terhadap manajemen dan pengguna
sumber daya manusia. Sebenarnya, dengan penerapan sistem ERP, maka
suatu perusahaan tidak perlu lagi membuang banyak waktu untuk
melakukan proses-proses yang bersifat administratif (non value added
activities). Sumber daya manusia dapat lebih banyakmeluangkan
waktun untuk memikirkan hal-hal yang bersifat strategis, seperti
bagaimana mengembangkan perusahaan, mencari sumber-sumber
endapatan baru, mencari lebih banyak pelanggan, menjalin hubungan
lebih baik dengan mitra bisnis dan lain sebagainya.

15. Walaupun demikian, dengan adanya sistem ERP,bukan berarti
tidak ada kasus pemutusan hubungan kerja (PHK). Karena
banyak sekali kasus penerapan sistem ERP yang bersamaan
dengan penerapan konsep manajemen perubahan (change
management),semacam Business Process Reengineering
(perubahan secara radikal untuk meningkatkan perbaikan
kinerja usaha secara dramatis), yang salah satu konsekuensi
logisnya adalah perampingan jumlah pengguna sumber daya
manusia sesuai kebutuhan.

16. Kesimpulan
Sistem ERP merupakan suatu program aplikasi yang saling terintegrasi
yang dibuat sebagai alat pendukung dalam berbagai fungsi pada
perusahaan sehingga segala aktivitas pekerjaan menjadi lebih efektif
dan efisien.
Saran
Berdasarkan penjelasan diatas, maka disarankan dilakukannya
pengembangan sistem yang lebih terintegrasi tidak hanya untuk sistem
informasi pembelian, persediaan, dan penjualan barang akan tetapi
mencakup pengembangan sistem informasi lainnya seperti human
resources management dan lain-lain.