BG PROSPER - Module 1 - Unit 2.pptx

програма
за
овластяване
след
пандемията
www.prosper-project.eu
Оптимизиране на
организационните
процеси
Модул 1 / Раздел 2

програма
за
след
Партньори
Post Pandemic Empowerment Programme © 2023 разработена от
Die Berater/ European E-Learning Institute/ BUPNET/ CATRO/
Momentum/ Smart Revolution/ Eurotraining е лицензирана по CC
BY-NC-SA 4.0
Финансирано от Европейския съюз. Изразените възгледи и мнения обаче принадлежат изцяло на
техния(ите) автор(и) и не отразяват непременно възгледите и мненията на Европейския съюз или
на Европейската изпълнителна агенция за образование и култура (EACEA). За тях не носи
отговорност нито Европейският съюз, нито EACEA.

програма
за
след
Основната цел на този модул е да предостави въведение в оптимизацията на различни
организационни процеси в настоящата ера на дигитална трансформация.
За да се гарантира здравето и безопасността на служителите, ръководителите трябва да имат
възможност да преобразуват работните си процеси в дигитален вариант и да ги проверяват
за потенциални грешки.
Освен това ръководителите трябва да се запознаят със стандартите на ISO, тъй като те играят
решаваща роля за гарантиране, че организационните процеси отговарят на международно
признати критерии за качество.
Въведение

програма
за
след
Съдържание
01
02
03
04
05
06
Анализ на план за работния процес
Осигуряване на цифрово здраве и безопасност на
служителите
Дигитализиране на организационните процеси
Стандарти за управление на иновациите
Самооценка
Въведение към следващия раздел

програма
за
след
ЗНАНИЯ:
Резултати от
обучението
УМЕНИЯ:
ПОВЕДЕНИЯ:
НАГЛАСИ:
Анализиране и оптимизиране на организационните процеси, както и
запознаване със стандартите ISO за осигуряване на здравето и
безопасността на служителите.
Оптимизиране на работните процеси в ерата на дигиталната
трансформация, определяне на нуждите на служителите от безопасност.
Дигитализиране на процеси като набиране на персонал, въвеждане в
експлоатация, обучение и развитие, ангажираност на служителите и
управление на представянето.
Преминаване към мислене, ориентирано към хибридния начин на
работа.

програма
за
след
Анализ на работните
процеси и тяхната
последователност с
оглед на
дигиталната
производителност
01

програма
за
след
Ако сте ръководител на фирма, която иска да подобри
производителността и ефективността, не използвайте
само съществуващите процеси. Преобразувайте ги в
дигитален формат и спестете усилия и ресурси.
Инвестирайте в непрекъснато подобрение чрез
анализ на работния процес.
Анализът на работните процеси не трябва да се
извършва еднократно, а преди да се започне
истинска дигитална трансформация и на определен
период от време, за да се адаптира, ако е
необходимо, към вътрешните и външните промени
чрез използване на нови/актуализирани дигитални
решения.
Дигиталната трансформация не е само внедряване на
технологии, но и възприемането им, за да се
постигнат необходимите резултати.
Така вашият бизнес ще бъде в много по-добра позиция
да отговаря адекватно на вътрешните и външните
промени, с които неизбежно ще се сблъска.
1. Анализ на работните процеси и тяхната последователност

програма
за
след
Работните потоци организират ежедневните
задължения така, че служителите да могат да
отделят повече време за всяка задача, вместо да
прекарват време в ръчно контролиране на начина
на изпълнение на работата.
Това повишава щастието на служителите, както и
ангажираността на персонала. Първата стъпка при
извършването на тези важни настройки е да се
анализира работният процес.
Прилагайте го по следните начини:
● Усъвършенствайте ръчните процеси, напр.
премахнете стъпка за одобрение, за да изпратите
един имейл по-малко, или направете
инструкциите по-ясни (таблици на Excel);
● Автоматизирайте ръчните процеси, за да ги
направите по-ефективни;
● Използвайте данните от автоматизираните
процеси, за да подобрите тяхната ефективност.

програма
за
след
Оптимизацията на работните процеси е свързана с подобряване на ефективността им, като например
административни, производствени и други операции. Това е от решаващо значение за дългосрочното
развитие и конкурентоспособността на пазара.
Ефективната оптимизация на работния процес ще намали разходите, ще смекчи рисковете и времето,
прекарано в работа по задачите.
Когато всички процеси са добре документирани и рационализирани, служителите прекарват по-малко
време в коригиране на грешки и изпълнение на несъществени задачи и повече време в управление и
завършване на успешни проекти. По този начин оптимизацията на работния процес създава по-
позитивна работна култура.
Яснотата на задачите и изискванията дава възможност на служителите, включително на
новоназначените, да постигнат постоянен стандарт за ефективност и качество.
Високото ниво на производителност води до намаляване на запасите и повишаване на рентабилността.

програма
за
след
Горещите точки на работния процес
Идентифицирайте с по-голяма точност горещите
точки и онези места, в които възниква
напрежение и забавяне, за да направите всеки
работен процес оптимално ефективен.
При подходящ подход анализът на работния
процес ви позволява не само да
идентифицирате проблемните области, но и да
откриете основния източник на проблемите,
които блокират ефективността на работния
процес.
Те могат да включват:
1) Неправилно общуване;
2) Излишно много инструменти и платформи;
3) Неясни приоритети;
4) Недостатъчно обучение;
5) Ограничена видимост за това какво правят
колегите;
6) Съпротива срещу промяната.

програма
за
след
Добри практики и примери
Софтуерните системи намаляват нуждата от
ръчни усилия и ненужна работа.
Допълнителните ползи включват по-голяма
възвръщаемост на инвестициите и цялостно
намаляване на работното натоварване.
Изберете инструмент за управление на
работния процес, който се синхронизира с
работата ви, така че администраторите да
могат да управляват файловете с
минимално количество и максимална
яснота.
Софтуер за
разпределение на
работния процес
Asana
Trello
Process
Maker
Nintex
Kissflow

програма
за
след
Осигуряване на
дигитално здраве
и безопасност на
02

програма
за
след
Дигиталното здраве и безопасност са свързани с хората, културата и нагласите - и могат да помогнат
за създаването на работна среда, която развива доверие, иновации и сътрудничество.
Преминаването към дигитални технологии прави безопасността по-непосредствена, лична и
достъпна за всички. Тя ангажира хората, споделя отговорностите за безопасността, като
същевременно ви гарантира, че разполагате с необходимата информация в реално време, за да
правите ефективни промени и интервенции. Това води до по-ангажирана и по-щастлива работна
сила и по-нисък брой инциденти - което води до по-добри бизнес резултати като цяло.
Лидерите трябва да:
● да проведат разговор за хибридната работа със своите екипи, за да определят какво означава
хибридната работа за тяхната организация и как тя е част от тяхната култура.
● да дадат възможност на хората си и да се вслушват в мнението на служителите си, като позволят
на екипите да определят и структурират хибридните модели на работа, които са адекватни за
тях.
2. Осигуряване на дигитално здраве и безопасност на

програма
за
след
Работодателите трябва да вземат под внимание вида на работата, която хората извършват, дали
разполагат с необходимите инструменти за безопасно изпълнение на задълженията си, какви
канали за комуникация съществуват, от каква подкрепа за психичното здраве може да се нуждаят
и как могат да подават сигнали за евентуални проблеми.
Важно е да помните, че това, което може да работи за един служител, може да не работи за други
служители дори от един и същ отдел.
Преди да се наложи хибриден подход, си струва да се вземат предвид потенциалните последици за
хората, които могат да срещнат трудности при работа от разстояние, както и за тези, които биха
имали полза от нея, като се вземат предвид отговорностите на хората, личните им условия и
начинът, по който работят по-добре.
Ако не е възможно да приложите индивидуален подход, обмислете други начини за
предотвратяване на вредното въздействие върху психичното здраве - включително редовни
контролни прегледи, подпомагане на служителите да управляват работното си натоварване и
насърчаване на почивките.

програма
за
след
За да се подпомогне разпознаването на това, което е необходимо, се препоръчва всеки да направи
анализ на начина, по който работи отдалечено.
За щастие тези анализи могат да бъдат извършени дистанционно и представляват въпросник, за да
се определи какво хората вече имат в домовете си и от какво допълнително оборудване се
нуждаят. Това може да е толкова просто, колкото да се осигури поставка за лаптоп, допълнителен
екран или поставка за китките, или просто да им се помогне да направят корекции.

програма
за
след
• 50% от служителите от разстояние
• 44% от служителите в офиса
(Eurofund, 2020)
Нарушения на
опорно-
двигателния
апарат
(Европейска агенция за безопасност и здраве при
работа, 2021 г.)
Стрес, свързан с
работата
(Евростат, 2021 г.)
По-дълго
работно време
• Ергономично оборудване /
Работни места
• Редовни почивки и движение
през деня
• Редовна комуникация
• Задайте реалистични
очаквания
• Инструменти за управление
на времето
• Гъвкаво работно време

програма
за
след
1. Дефиниране на хибриден работен процес
2. Овластяване на служителите
3. Помислете за благосъстоянието на
4. Персонализиране на хибридни работни
модели
5. Измерване на въздействието върху
психичното здраве
6. Извършване на преглед на домашната
работа
7. Редовно преразглеждане и актуализиране
на политиките
Контролен списък с мерки, които МСП могат да предприемат, за да
гарантират здравето и безопасността на своите служители
За да оценят тези мерки, МСП могат:
● Провеждане на редовни проучвания;
● Мониторинг на броя на инцидентите;
● Анализиране на датата;
● Провеждане на обучение и тренировки;
● Насърчаване на докладването;
● Преглед на съответствието.
Помислете върху това:

програма
за
след
Промени в
процесите,
свързани с
дигитализацията
03

програма
за
след
Набиране на персонал
Хибридното набиране на персонал, при което се
използват някои технологии, свързани с изкуствен
интелект и автоматизация, може да помогне на
организациите да намалят разходите си за наемане
и да подобрят разнообразието при наемането.
Хибридното набиране на персонал ускорява процеса
на наемане, като същевременно подобрява
преживяването на кандидатите.
Едно от най-големите предимства е по-голямата
гъвкавост при намирането на кандидати, тъй като
специалистите по набиране на персонал вече не са
ограничени от географското местоположение. Сега
те могат да търсят кандидати от национални и дори
глобални групи, което значително увеличава
шансовете на работодателя да намери подходящия
човек за работата.
3. Промени в процесите, свързани с дигитализацията
Процесите на набиране на персонал
могат да включват:
● Интервюта по телефон или видео;
● Изпращане на текстови съобщения или
имейли;
● Съобщения в LinkedIn;
● Виртуални събития за наемане, като
например виртуални кариерни панаири;
● Лични интервюта в края на процеса на
наемане.

програма
за
след
Онбординг на нови служители
Новите служители, които са назначени от
разстояние, трябва да се чувстват ценени,
ангажирани и свързани. Те трябва да знаят
какво се очаква от тях и какво могат да очакват
от организацията. Новите служители трябва да
бъдат снабдени с подходящите ресурси.
Виртуалното въвеждане в експлоатация изисква
по-отдаден фокус и по-целенасочено
изпълнение.
Мениджърите трябва да бъдат по-внимателни по
отношение на основните етапи и контролните
точки при виртуалното въвеждане в работата.
Провеждането на няколко кратки седмични
контролни срещи с новите служители е
изпитан метод за поддържане на интереса и
ангажираността.
Можете да научите повече за онбординга в Модул 2,
Раздел 3, Тема 2 "Действия на ръководителите за
насърчаване на безопасна и здравословна работна среда".

програма
за
след
Обучение и развитие
Дистанционната работа може да направи по-трудно
идентифицирането на областите, в които служителят
се нуждае от допълнително обучение, особено защото
дистанционната работа елиминира много от
неформалните разговори, които приемаме за даденост
на физическото работно място.
Наличието на множество инструменти за комуникация,
включително неформалните разговори, увеличава
вероятността служителите да се обърнат към колеги с
въпроси, свързани със собственото си развитие или
мениджърите да разберат необходимостта от
допълнително обучение по дадена тема.
Фокусът трябва да е върху две основни цели:
● създаване на условия за учене по време на работата
● осигуряване на необходимите инструменти за
обучение, които да помогнат на организацията да
постигне целите си по отношение на
производителността на отдалечено работно място.
За да допълните тази информация, можете да се
запознаете и с Модул 2, Раздел 3, Тема 2 "Действия на
ръководителите за насърчаване на безопасна и
здравословна работна среда".

програма
за
след
Геймификация
Съвременните системи за управление на
обучението предлагат възможност за
игровизация на съдържанието, за да го направят
по-ангажиращо и приятно. Могат да се използват
елементи като класации, високи резултати и
други подобни.
Добри практики и примери
Как повечето компании използват
геймификацията в обучението и
развитието?
1) В рамките на съществуващото обучение;
2) Функции за влизане с аватар;
3) Промяна на формата на сложните уроци;
4) Обратна връзка по време на курсовете;
5) Партньорска среда;
6) Включени награди;
7) Взаимодействие при учене.

програма
за
след
Ангажираност на служителите
Колкото по-ангажиран е един човек, толкова по-
вероятно е той/тя да демонстрира по-добра
ефективност и удовлетворение от работата и
да излиза извън рамките на възможностите си,
когато е възможно.
Тъй като по-голямата част от корпорациите
работят дистанционно, ръководителите на
човешки ресурси са изправени пред
предизвикателството да намерят нови и по-
осезаеми начини да поддържат служителите
си щастливи, без да се налага да общуват
директно с тях.
Фирмите, които предлагат дистанционни и
гъвкави възможности за работа, са по-
привлекателни за най-добрите таланти,
което помага на организациите да привлекат
и задържат конкурентна работна сила.

програма
за
след
Управление на изпълнението
Въпреки че процесът на оптимизиране на работата от разстояние е предизвикателство, той може да
бъде опростен чрез промени в стиловете на управление и организационните политики. С помощта
на подходящи проучвания могат да се идентифицират тесните места и да се извърши ефективно
разпределение на ресурсите. Работещите от разстояние извличат най-голяма полза от модела на
управление на изпълнението с честа обратна връзка.
Служителите жадуват за полезна и приложима обратна връзка, особено когато се чувстват
изолирани в отдалечена среда, а моделът за честа обратна връзка осигурява това. Използвайки
този модел, мениджърите предоставят обратна връзка, която води до решения.
Основните принципи на управлението на представянето остават същите дори и в отдалечена
работна среда, но те трябва да се изпълняват по различен начин. Офисната среда позволява ad hoc
обсъждания и обратна връзка, което не може да се случи при отдалечена настройка.
За допълнителна информация разгледайте Модул 2, Раздел 3, Тема "Действия на ръководителите за насърчаване на
безопасна и здравословна работна среда - Лидерство и "присъствие" на ръководителя".

програма
за
след
Временната работа от разстояние се различава от постоянната такава, като изисква нов начин на
мислене, нагласи и организация. Помислете за следното:
Анализирайте работния процес във вашата компания
● Дали управлението се осъществява в
централата или от разстояние и по целия свят?
● Синхронната комуникация ли е най-
практикуваната форма на комуникация ИЛИ се
предпочита асинхронната комуникация?
● Работата в офиса ли се счита за важна работа
ИЛИ цялата работа може да се извършва
дистанционно, включително важни срещи?
● Вземат ли се важни решения по време на
официални и неофициални лични контакти
ИЛИ чрез дистанционна комуникация?
● Всички срещи ли се провеждат в работното
време на централата ИЛИ личните срещи са
ограничени и се записват за всички часови зони?
● Дали ефективността е пряко свързана с часовете
в офиса ИЛИ се измерва с резултатите, а не с
времето, прекарано в офиса или онлайн?
● Използва ли се централизирана платформа за
ангажиране на екипа и комуникация?
Въз основа на отговорите си можете да преосмислите
организационните си процеси и да преминете към
мислене, ориентирано към отдалечен тип
организация!
Помислете върху това:

програма
за
след
Стандарт за
управление на
иновациите ISO
5600
04

програма
за
след
ISO (Международната организация по
стандартизация) е световна федерация на
националните органи по стандартизация (органи,
членуващи в ISO).
Способността на организациите да въвеждат
иновации е призната за ключов фактор за устойчив
растеж, икономическа жизнеспособност,
повишаване на благосъстоянието и развитие на
обществото.
Иновационните способности на организацията
включват способността да разбира и да реагира на
променящите се условия в нейния контекст, да
преследва нови възможности и да използва
знанията и творчеството на хората в организацията
в сътрудничество с външни заинтересовани
страни.
4. ISO 5600
С него се създава последователна, съгласувана и
обща рамка за:
● да разбират основните термини,
определения, концепции и принципи на
управлението на иновациите;
● да подпомогне организацията да създаде,
внедри, поддържа и непрекъснато да
подобрява система за управление на
иновациите и други стандарти за
управление на иновациите; и
● улесняване на комуникацията и
повишаване на осведомеността за
иновационните дейности вътре в
организацията и между организациите.

програма
за
след
Групата стандарти ISO 56000 предоставя на
организациите насоки за управление на процесите и
иновациите, системите за управление на иновациите,
инструментите и методите за иновации и показателите
за иновации.
a) ISO 56002:2019 - Система за управление на
иновациите - Ръководство
b) ISO/TR 56004:2020 - Оценка на управлението на
иновациите - Ръководство
c) ISO/TS 56003:2019 - Управление на иновациите -
Инструменти и методи за управление на
интелектуалната собственост - Ръководство
d) ISO 56000:2020 - Управление на иновациите -
Основи и речник
4. Семейство стандарти ISO 56000

програма
за
след
4. ISO 5600
Отговори на често задавани въпроси
МСП могат да бъдат сертифицирани от самата ISO, но също и от
организации на трети страни, които са създадени за тези цели и са
акредитирани от индустрията и националното правителство.
Няколко променливи, включително размерът на предприятието,
желаният тип сертификация и избраният сертифициращ орган,
могат да повлияят на разходите за сертификация по ISO за МСП.
Сложността на дейностите на МСП и избраният сертифициращ орган
са две променливи, които могат да повлияят на времето,
необходимо за сертифициране по ISO. То е валидно за
предварително определен период от време, често три години.

програма
за
след
4. ISO 5600
Стъпки за получаване на ISO 5600
● Анализ на пропуските
За да се определят областите, в които е необходимо подобрение, за да се отговори на критериите
на стандартите на ISO, трябва да се извърши анализ на пропуските.
● Разработване на план
МСП трябва да създаде стратегия за внедряване, за да приведе системите в съответствие с ISO
5600.
● Вътрешни одити
След това МСП трябва да се уверят, че критериите на ISO 5600 са изпълнени, и да посочат
областите, в които трябва да се подобрят.
● Сертификационен одит
Α сертифициращият орган, акредитиран от индустрията и от националното правителство, трябва
да извърши сертификационен одит и да потвърди, че те спазват критериите на ISO 5600.
● Коригиращи мерки
МСП трябва да предприеме коригиращи мерки за отстраняване на всички несъответствия,
установени по време на сертификационния одит, ако не отговаря на критериите на ISO 5600.

програма
за
след
Оптимизацията на работните процеси създава по-
продуктивна работна култура.
Цифровите здравословни и безопасни условия на
труд са нещо повече от технология, която е от
съществено значение за организационното
управление.
Дигитализацията промени процеси като набиране на
персонал, въвеждане в експлоатация, обучение и
развитие, ангажираност на служителите и
управление на представянето.
Преминаването към мислене, ориентирано към
отдалечените устройства, означава да се
възприеме този нов цифров подход.
Способността на организацията да въвежда иновации
е призната за ключов фактор за управлението на
работните процеси и производителността на
работната сила.
ОБОБЩЕНИЕ НА
РАЗДЕЛ 2

програма
за
след
Предлагаме ви кратък въпросник за
самооценка на степента, в която сте
разбрали съдържанието на този
раздел.
Целта е да проверите и затвърдите
наученото.
Можете правите теста толкова пъти,
колкото ви е нужно. Не забравяйте,
че тестът е само част от процеса на
научаване на нови неща! Кликнете
по-долу, за да започнете.
ВЪПРОСНИК ЗА
САМООЦЕНКА

програма
за
след
● Оптимизиране на работния процес: Техники, най-добри практики и примери,
https://www.smartsheet.com/content/workflow-optimization
● Анализ на работния процес: как да подобрите и оптимизирате процесите си,
https://www.frevvo.com/blog/workflow-analysis/
● Как дигиталната безопасност и здраве могат да променят работното ви място,
https://www.work-wallet.com/news/digital-health-and-safety-transformation/
● Последици за здравето и безопасността при хибридна работа,
https://worknest.com/blog/the-health-and-safety-implications-of-hybrid-working/
● Как работата от разстояние промени днешната индустрия за набиране на
персонал, https://apuedge.com/how-remote-work-has-changed-todays-
recruiting-industry/
● Как работата от разстояние промени днешната индустрия за набиране на
персонал, https://www.eleapsoftware.com/remote-work-is-the-new-normal-
heres-how-it-will-affect-ld/
Референции

програма
за
след
● Преглед на 2020 г: Как работата от разстояние промени нуждите от обучение и
развитие, https://trainingindustry.com/articles/remote-learning/2020-in-review-
how-remote-work-has-shifted-learning-and-development-needs/
● 9 начина за игровизация на обучението във вашата компания,
https://www.continu.com/blog/gamification-in-training
● Ангажираност на служителите за отдалечена работна сила,
https://www.upskillist.pro/blog/employee-engagement-for-remote-workforce/
● Работни часове - годишна статистика, https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-
explained/index.php?title=Hours_of_work_-
_annual_statistics#:~:text=Само%2Dзаети%20лица%20с%20работници,%2C%20и
%20работници%20%E2%80%93%2035,6%20часа.
● Доклад - Изследване на стреса, свързан с работата,
https://osha.europa.eu/en/publications/report-research-work-related-stress

програма
за
след
● Живот, работа и COVID-19,
https://www.eurofound.europa.eu/publications/report/2020/living-working-
and-covid-19
● По-добро управление на изпълнението за отдалечени екипи,
https://www.betterworks.com/magazine/better-performance-management-
for-remote-teams/
● Преглед на 2020 г: Как работата от разстояние промени нуждите от
обучение и развитие,
https://www.forbes.com/sites/forbeshumanresourcescouncil/2022/05/03/im
proving-employee-performance-during-remote-work
● Системата за управление на иновациите ISO 56000,
https://www.iso56000.com/

post
pandemic
empowerment
programme
Ако дефинирате правилно
проблема, почти имате
решение.
- Стив Джобс

програма
за
след
За да се създаде по-продуктивна
култура на работа, е важно
също така да се постигне
максимално високо качество на
резултатите, за да се запази
конкурентоспособността и
актуалността. Дигиталните
инструменти са от съществено
значение за постигане на
високи цели в хибридни
работни условия. Те могат да
бъдат както качествено, така и
количествено средство за
оценка на оперативните
аспекти на МСП.
ПРЕХОД КЪМ РАЗДЕЛ 3

програма
за
след
Можете да ни намерите в:
● https://prosper-project.eu/
● https://www.facebook.com/Workplace.SMEs.EU
● https://www.linkedin.com/company/workplace-smes/
Благодарим ви, че учите с нас!
www.prosper-project.eu

BG PROSPER - Module 1 - Unit 2.pptx

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to BG PROSPER - Module 1 - Unit 2.pptx

Similar to BG PROSPER - Module 1 - Unit 2.pptx (20)

More from caniceconsulting

More from caniceconsulting (20)

BG PROSPER - Module 1 - Unit 2.pptx