Module 1 UNit 1

1. post
pandemic
empowerment
programme
www.prosper-project.eu
Производителност
в дигиталната ера
Модул 1 / Раздел 1

2. програма
за
овластяване
след
пандемията
Партньори
Post Pandemic Empowerment Programme © 2023 разработена от Die Berater/
European E-Learning Institute/ BUPNET/ CATRO/ Momentum/ Smart Revolution/
Eurotraining е лицензирана по CC BY-NC-SA 4.0
Финансирано от Европейския съюз. Изразените възгледи и мнения обаче принадлежат изцяло на
техния(ите) автор(и) и не отразяват непременно възгледите и мненията на Европейския съюз или
на Европейската изпълнителна агенция за образование и култура (EACEA). За тях не носи
отговорност нито Европейският съюз, нито EACEA.

3. програма
за
овластяване
след
пандемията
Въведение
Всяка компания се стреми към по-висока производителност, но дали в дигиталната ера тя означава
същото, което е означавала преди? Означава ли същата възвръщаемост на капитала и усилията на
служителите, особено на тези, които работят онлайн?
В този раздел се разглежда концепцията за дигиталната производителност - какво означава тя и защо е
важна за бизнеса. Дали това е просто въпрос на внедряване на правилния инструмент, или има нещо
повече? Как бизнес моделът на компанията се влияе от навлизането на дигитализацията? Може ли да
се измери дигиталната производителност? Кои са нещата, които убиват производителността, и как
можете да ги избегнете?
И ако успеете да дигитализирате бизнеса си, какви са възможностите, които се откриват пред вас? Кои
ще бъдат основните бенефициенти - служителите, ръководството, клиентите? И ако дигиталнизацията
е успешна, означава ли това, че повечето винаги е по-добре? Как да изберете правилния инструмент
за задачите, които трябва да изпълняват служителите във вашата компания?
Този модул ви приканва да се замислите върху всички тези въпроси и да прецените как те могат да се
приложат към бъдещето на вашата компания.

4. програма
за
овластяване
след
пандемията
Съдържание
01 Какво е дигиталната производителност?
02 Предизвикателствата пред дигиталната производителност
03
Съчетаване на задачи и инструменти
04
Възможностите за подобряване на дигиталната производителност
05 Самооценка на наученото
06 Въведение към следващия раздел

5. програма
за
овластяване
след
пандемията
ЗНАНИЯ:
Резултати от
обучението
УМЕНИЯ:
ПОВЕДЕНИЯ: Проактивно търсене на начини за адаптиране към нови
предизвикателства, импровизация и събиране на обратна връзка
НАГЛАСИ:
Откритост към промени, готовност за възприемане на нови процеси и
инструменти
Аналитично мислене, системно мислене, решаване на проблеми, избор
на подходящи дигитални инструменти за дадена задача
Дигиталната производителност като явление, пречки и възможности пред
дигиталната производителност

6. програма
за
овластяване
след
пандемията
Какво е дигитална
производителност?
01

7. програма
за
овластяване
след
пандемията
Защо дигитална производителност?
Дигиталната производителност представлява нова версия на предизвикателството, с което бизнесът винаги
се е борили. Като част от цялостна екосистема, компаниите са създадени за икономическия растеж и
могат да бъдат поддържани само от него. Този растеж се определя в значителна степен от нивото на
производителност на служителите на дадена компания и тяхната ефективност в работата им. Ето защо
несъмнено производителността е основна грижа на всеки, който заема управленска позиция.
Но какво да правим по време на криза и бърза промяна? Проучванията показват, че напоследък нивото на
производителност в повечето компании е намаляло. По-конкретно, Бюрото за трудова статистика на
САЩ изненада всички, когато обяви спад на производителността от -7,5% през първото тримесечие на
2022 г. (коригиран до -1,7% за цялата година). В Европа нямаше драматичен спад - защото ръстът на
производителността е в застой през последните 20 години.
Какви са причините за този спад на производителността? Част от тях могат да се обяснят с бързия напредък
в технологиите и драстичната промяна в работната среда, предизвикана от пандемията. Дигиталната
производителност означава да можеш да функционираш ефективно в среда, доминирана от дигитални
инструменти. Основен приоритет на всяка компания е да повиши и поддържа нивото на
производителност на своите служители, за да остане конкурентоспособна и успешна - в дигиталната ера
това включва много повече от традиционните измерения на производителността.
1. Какво е дигитална производителност

8. програма
за
овластяване
след
пандемията
Преминаване към дигитални технологии
Още преди пандемията повечето водещи предприятия
смятаха дигиталната трансформация за свой основен
приоритет. Но дали това наистина беше дигитална
трансформация?
От само себе си се разбира, че компаниите използват все
повече дигитални инструменти, за да организират работата
си, да общуват, да изпълняват функциите си и да се
свързват с клиентите. Дигиталната трансформация обаче е
много повече от това да се използват няколко нови
инструмента и да се обучават служителите как да ги
използват.
Дигиталната трансформация е свързана с интегрирането на
дигиталните технологии за трансформиране на всички
области на бизнес функциите. За да се възползват наистина
от възможностите на дигиталнизацията, организациите
трябва да са готови да трансформират самата си култура, в
т.ч. собствените представи и вярвания на всеки член на
организацията, започвайки от самите мениджъри!
1. Какво е дигитална производителност

9. програма
за
овластяване
след
пандемията
Ползите от фокусирането върху дигиталната производителност
Съсредоточаването на усилията за подобряване на дигиталната производителност изисква време и
ресурси - понякога точно когато не разполагате с тях. Въпреки това инвестицията си заслужава. Някои
от ползите от повишената дигитална производителност включват:
1)По-добра конкурентна позиция на компанията (по-добър растеж и по-големи печалби);
2)Повишена удовлетвореност на служителите в резултат на техните постижения, които могат да бъдат
компенсирани с бонуси и повишено чувство за принадлежност и смисъл;
3)По-голяма удовлетвореност на клиентите в резултат на подобрените продукти и услуги;
4)Нови ресурси за научноизследователска и развойна дейност и иновации;
5)Повече възможности за обучение и дейности за личностно развитие в резултат на повече пари и
време;
6) С новите ресурси и умения на служителите все повече и по-добри дигитални инструменти и
технологии могат да бъдат включени в дейностите на компанията.
Повечето компании напоследък изпитват значителни трудности с последната точка - опитват се да
прилагат дигитализацията като изолирана мярка, а не като стъпка в цялостния процес за повишаване
на производителността. Това обучение има за цел да помогне да се насочи вниманието към по-
широкия контекст, в който дигиталната производителност става значима за компанията.
1. Какво е дигитална производителност

10. програма
за
овластяване
след
пандемията
Дигитална производителност
Дигиталната производителност е резултат от срещата между две различни групи фактори:
● дигиталната зрялост на организацията - т.е. да разполага с правилните инструменти и да може да
ги използва. Тази част е по-лесна за количествено измерване и е лесно видима, Тя включва
внедряването на набор от специализирани дигитални инструменти и гарантиране, че всички нива
на служителите притежават необходимото ниво на дигитални компетенции, за да ги използват
ефективно;
● бизнес модела на организацията - "защо", причините, поради които са необходими инструментите
и дигиталните умения. Не е толкова очевидно, че дигиталната трансформация засяга тази област на
бизнеса, но е така. Целият бизнес модел и стратегията на организацията, включително нейните
цели и процеси, трябва да бъдат преоценени в светлината на дигиталната трансформация, като се
гарантира, че те отговарят на настоящите, а не на миналите нужди на клиентите.
Често срещана грешка е да се съсредоточим само върху първия аспект, като придобием набор от
способности, които остават недостатъчно използвани, защото не отразяват организационната
структура и цели. Това би означавало да се закупи програма, защото е модерна или защото
конкурентите я използват, без да се помисли дали съществува реална необходимост. Правилният
начин е да се започне с преоценка на бизнес модела и да се концентрираме върху дигиталната
зрялост след това, когато е ясно какви възможности са необходими.
1. Какво е дигитална производителност

11. програма
за
овластяване
след
пандемията
Измерване на дигиталната производителност
Структурираният подход към внедряването на дигиталната производителност включва и възможността за
нейното измерване. Най-значимите показатели, които трябва да се вземат предвид, трябва да включват
ключови показатели за ефективност, свързани с ядрото на бизнес модела - те ще бъдат уникални за всяка
компания. Има обаче няколко общи аспекта, които трябва да се вземат предвид:
● Разходи - какви са разходите за новите инструменти и тяхното използване? Какъв вид ИТ поддръжка е
необходима? Какъв вид обучение на служителите? Колко време ще отнеме преходът към новите
инструменти?
● Цялостно използване на дигиталните инструменти - използват ли се изобщо новите софтуерни
решения и с каква цел?
● Кои са най-активните потребители на конкретни решения? Може би те могат да предоставят
качествена обратна връзка и да стимулират другите със своя пример.
● Аспекти, свързани с екипа - по-мотивирани ли са служителите? Бяха ли разгледани конкретни
проблеми, изразени от тях? Имат ли по-добър достъп до възможности за обучение или по-добър
баланс между работата и личния живот?
● Удовлетвореност на клиентите - дали въведените промени са довели до по-голяма удовлетвореност
на клиентите и в какви аспекти?
1. Какво е дигитална производителност

12. програма
за
овластяване
след
пандемията
Преоценка на бизнес модела
Дигитализацията засяга всички аспекти на бизнеса, а не само изпълнението на конкретни задачи. Ето
защо е препоръчително, ако времето позволява, да се преразгледат всички те, защото бизнесът може
да се е променил значително без реално да сме осъзнали или измерили тази промяна.
Използвайки модела Business Canvas, можете да проучите следните аспекти:
● Ключови дейности - има ли възможности за нови дейности или някои от старите са станали излишни?
● Ключови ресурси - разполагате ли с допълнителни ресурси, особено човешки и софтуерни?
● Партньорски мрежи - разширихте ли партньорствата си наскоро?
● Стойностни предложения - можете ли да посрещнете нуждите на клиентите си по много по-добър
начин, като подобрите съществуващите услуги или добавите нови?
● Клиентски сегменти - как дигитализацията е повлияла на профила на вашите клиенти?
● Канали - имате ли нови канали - по-лесна доставка на продукти, може би дори онлайн?
● Отношения с клиентите - как автоматизацията и съвместното създаване са се отразили върху тях?
● Разходи и приходи - как дигитализацията е повлияла на двете?
Ще научите повече за свързването на идентифицираните процеси с подходящи инструменти в част 4.
1. Какво е дигитална производителност

13. програма
за
овластяване
след
пандемията
Предизвикателствата
пред дигиталната
производителност
02

14. програма
за
овластяване
след
пандемията
Преди да преминете към дигитални
технологии
Неефективните процеси винаги са били най-големият
убиец на производителността в компаниите.
Проучване сред британски компании преди
пандемията установи, че цяла една четвърт от
работния ден на всеки служител се губи за ненужни
задачи, излишни административни тежести или
остарели начини за организиране на работата. За да
бъдем по-точни:
• 42 минути за административни задачи при
съмнителна необходимост;
• 36 минути за работни разговори, които не водят до
осезаеми резултати;
• 28 минути за задължителни срещи на екипа, които
не изискват присъствието на служителя;
• 26 минути задачи, свързани с остаряла технология.
2. Предизвикателствата пред дигиталната производителност
Източник: Как неефективните процеси губят почти една
трета от времето на служителите The CFO: https://the-
cfo.io/2019/06/19/how-inefficient-processes-waste-nearly-a-
third-of-employees-time/

15. програма
за
овластяване
след
пандемията
Основните пречки
Подобно проучване, проведено в
САЩ, Обединеното кралство,
Германия и Нидерландия, се
фокусира върху основните
фактори, които пречат на
служителите да работят ефективно
- срещите и електронната поща са
на първо място, значително преди
други аспекти на фирмения живот,
като управление, организационни
аспекти и сътрудничество.
2. Предизвикателствата пред дигиталната производителност
Източник: Служителите губят много време в срещи и
изпращане на имейли. Consultancy.eu:
https://www.consultancy.eu/news/3299/employees-waste-
tons-of-time-in-meetings-and-emailing

16. програма
за
овластяване
след
пандемията
Дейности, при които се губи време, и някои решения
● Управление на имейли - този проблем може да бъде решен с помощта на инструмент
като EmailAnalytics, който помага за измерване и подобряване на времето за реакция на
екипа ви чрез визуализиране на използването на имейли с помощта на графики и
диаграми; или с мениджър на имейли като Mailbird, който помага за интегрирането на
няколко имейл акаунта с приложения на трети страни като Dropbox, Facebook и Twitter;
или дори с персонализирана входяща поща като SaneBox, която филтрира важните
съобщения;
● Посещаване на ненужни срещи - можете да направите срещите и ежедневните задачи
по-ефективни, като използвате инструмент за проследяване на времето, като TimeBro;
или можете да опитате някои от съветите, които предоставяме в глава 4 (Ефективни
хибридни срещи) от Раздел 4 - Ефективно управление на хибридни екипи;
● Обработка на разходите на служителите и уреждане на детайли за бизнес пътувания -
най-доброто решение тук е да възложите тези задачи на външна агенция, която може да
ги изпълни много по-бързо и ефективно.
2. Предизвикателствата пред дигиталната производителност

17. програма
за
овластяване
след
пандемията
Голямата картина
Най-големите предизвикателства пред дигиталната продуктивност обаче са извън ежедневната
рутина на служителите.
Те са дълбоко вписани в културата на компанията. Всъщност те са културата на компанията. Ако
човек е свикнал с определен набор от ценности и начин на сътрудничество, често му е много трудно
да се промени, дори когато нуждата от това стане очевидна. Основните причини за това са:
● нежелание за промяна - организациите са консервативни по природа. Особено колкото по-
голяма става една компания, толкова по-вероятно е бюрократичната инерция да я принуди да
се придържа към добре изпитани и одобрени от всички нива на управление на компанията, но в
крайна сметка - остарели процедури.
● функционални и ведомствени изолации - в по-голямата организация различните части на
бизнеса заживяват свой собствен живот и много често им е трудно да се съсредоточат върху
една и съща визия с останалата част от компанията.
● липса на единна ориентация към клиента - въпреки че на теория дизайнът, ориентиран към
потребителя, се е превърнал в норма при разработването на продукти, на практика той често се
сблъсква с много пречки. Това означава, че продуктите и услугите често се създават, защото
дизайнерът е сметнал, че това ще бъде готина идея, а не въз основа на задълбочено проучване
на нуждите на потенциалните потребители.
2. Предизвикателствата пред дигиталната производителност

18. програма
за
овластяване
след
пандемията
Резюме
Предизвикателствата пред дигиталната производителност
представляват комбинация от няколко фактора:
• Традиционни предизвикателства пред
производителността на служителите, като например
административно претоварване;
• Допълнителни фактори, характерни за хибридната
работна среда - липса на обратна връзка в реално
време, лош баланс между работата и личния живот;
• Наличието на различни, неструктурирани и понякога
остарели работни процеси;
• Фирмена култура, съпротивляваща се на промените.
Освен че трябва да се справят с всички тези
предизвикателства, компаниите разполагат и с някои
уникални възможности в дигиталната ера. Нека ги
разгледаме - веднага след като разгледате бариерите
във вашата компания.
2. Предизвикателствата пред дигиталната производителност

19. програма
за
овластяване
след
пандемията
Помислете върху това:
Помислете кои са най-големите пречки пред производителността във
вашата компания според вашия опит.
Кои са процесите и дейностите, които отнемат най-много време на
служителите ви, без да носят осезаема полза?
За всяка пречка се опитайте да обясните защо тя съществува.
В края на краищата, повечето задачи в една компания са
поставени по някаква причина. Все още ли е валидна тази
причина?
Ако причината продължава да съществува, има ли
алтернативни начини за организиране на дейностите,
които да използват по-оптимално времето на служителите
ви?
Какво ви е необходимо, за да се възползвате от тези
възможности? Инвестиция на време? Пари? Хардуер?
Софтуер? Обучение?
Кои са пречките пред производителността
във вашата компания?

20. програма
за
овластяване
след
пандемията
Подобряване на
дигиталната
производителност
03

21. програма
за
овластяване
след
пандемията
Пълна дигитализация на административните процеси
Администрацията е известна със своя консерватизъм. Когато бъде попитан защо нещо се прави по
определен начин, администраторът отговаря по подразбиране: "Защо! Винаги е било така."
Дистанционната работа през периода Covid-19 наложи някои процеси да бъдат променени в онлайн
версия, но в повечето случаи това създава смесица от дигитални и хартиени решения, което може да
отнеме дори повече време от обикновено. Инстинктът на администрацията би бил "връщане към
нормалното", което означава повече хартия и дублиране на процеси. Дори някои служители биха могли
да спекулират с това, че се чувстват изгубени в света на променящите се правила и изисквания.
Офис услуги, базирани на облак
Услуги като Microsoft 365 позволяват обработката на документация от всяко място и по всяко време. Но
изборът на услуга трябва да бъде направен стратегически - тя трябва да бъде на разумна цена,
функционална, лесна за използване и да отчита проблемите със сигурността на данните. Може ли една-
единствена услуга да отговори на всички изисквания на организацията или специализираните
приложения са по-добри? Но от друга страна, твърде многото приложения могат да бъдат объркващи от
страна на потребителя и да отнемат ценно време за управление.
3. Подобряване на дигиталната производителност

22. програма
за
овластяване
след
пандемията
Автоматизиране на повтарящи се задачи
Повтарящите се задачи винаги са били сред най-лошите убийци на
производителността, тъй като губят ценно време и разрушават
мотивацията на служителите. Автоматизирането на задачите
изисква значителна предварителна инвестиция на време и ресурси,
така че невинаги е възможна опция. Бързият напредък в
разработването на софтуер в световен мащаб доведе до това, че
вече има налични продукти, позволяващи създаването на
автоматизирани работни процеси. Те позволяват различни неща -
от автоматизирано възстановяване на разходи, през
автоматизирано управление на изпълнението с помощта на
вземане на решения в реално време и незабавна обратна връзка,
до автоматизирано сортиране на клиентски билети.
Отделните служители също могат да създават свои решения, без да се
налага да се обръщат към ИТ екипа - ситуация, от която печелят и
двете страни. Ако всеки може да поеме инициативата за решаване
на проблемите, които го притискат най-много, това ще доведе до
значително намаляване на досадната повтаряща се работа.
3. Подобряване на дигиталната производителност

23. програма
за
овластяване
след
пандемията
Пример: Microsoft Power Apps
Лесна автоматизация за всеки
Microsoft Power Apps използва предварително
изградени компоненти на изкуствения
интелект, за да позволи лесно разработване
на собствени софтуерни приложения.
Нейната цел е да направи създаването на
приложения с нисък код широко достъпно,
за да може да се модернизират
организационните процеси и да се решават
конкретни задачи. Той предлага
предварително създадени шаблони,
функционалност "плъзгане и пускане" и
бързо внедряване, така че новите
приложения да могат бързо да бъдат
стартирани и подобрени. Предназначението
му е да бъде широко достъпен, а не само за
разработчици на софтуер - въпреки че има
някои допълнителни функционалности за
тях.
Какво предлага:
● лесно създаване на приложения за всички;
● стимулиране на бизнес иновациите;
● разширяване на възможностите на
съществуващите приложения;
● автоматично генериране на приложения от
съществуващи данни;
● създаване на сигурни уеб сайтове.
Как изглежда?
Можете да видите демонстрация на продукта:
https://powerapps.microsoft.com/en-us/demo/
Какви са някои от алтернативите?
OutSystems, AppSheet, Quickbase, Salesforce
Platform, Application Express, Kissflow, Airtable,
Betty Blocks и много други.

24. програма
за
овластяване
след
пандемията
Автоматизиране на обслужването на клиенти
Според изчисленията до 85% от взаимодействията с клиенти са
автоматизирани.
Чатботовете станаха все по-популярни по време на пандемията, тъй
като молбите за помощ нараснаха неимоверно, а персоналът,
който можеше да ги разгледа, често не беше на разположение.
Когато работи правилно, чатът на живо е по-бърз от имейла и по-
лесен от телефонните обаждания, което улеснява клиентите и
спестява огромни разходи.
Въпреки това те са най-добри в решаването на тривиални заявки -
сложните проблеми, изискващи творчески решения, обикновено
ги озадачават и в резултат на това дразнят клиентите.
Следователно чатботът не е универсално решение за всички
проблеми на клиентите - понякога най-добрият вариант е да се
свържете с истински човек. Най-ефективният софтуер разпознава
кога възникват тези ситуации.
Източник: Това ли е "човекът", който
твърди, че може да реши проблемите
ви?
https://www.thisismoney.co.uk/money/ne
ws/article-9291693/Robots-posing-
humans-answer-85-customer-queries-
online.html
3. Подобряване на дигиталната производителност

25. програма
за
овластяване
след
пандемията
Засилено сътрудничество между
служителите
Дигиталните инструменти могат да дадат
възможност на служителите и на цели отдели да
общуват и да си сътрудничат по начини, които
преди не са били възможни.
Дигиталните решения имат потенциала да
предоставят на служителите подходящи процеси
и инструменти за по-ефективно изпълнение на
задачите им.
Мениджърите могат също така по-лесно да
преглеждат напредъка на своите екипи и да
следят за постигнатите общи резултати.
3. Подобряване на дигиталната производителност

26. програма
за
овластяване
след
пандемията
Преоценка на съществуващите системи и процеси
Дигитализацията е повсеместна и винаги предлага нови услуги
и инструменти, които задължават мениджърите да
преосмислят всички вътрешни процеси със систематичен
подход. Те са приканени да се замислят дали настоящите
системи и процеси са все още валидни и дали отговарят на
променящите се нужди на екипите и компанията.
Пример за това е използването на подобрени филтри за
входяща поща или по-строги насоки за вътрешна
комуникация, за да се намали времето, което служителите
прекарват в обработване на входящи имейли.
Друг пример за това е наемането на специализирана услуга за
бизнес пътувания, която ще се занимава с всички специфики
на работните пътувания и ще спести на служителите
необходимостта сами да избират варианти за пътуване и
настаняване.
3. Подобряване на дигиталната производителност

27. програма
за
овластяване
след
пандемията
Ако трябва да изберете една област, върху която да
съсредоточите усилията си за повишаване на
производителността във вашата компания, коя би
била тя?
Ще се съсредоточите ли върху управлението на
вътрешнофирмените процеси, сътрудничеството със
служителите, управлението на отношенията с
клиентите, маркетинга и обслужването на клиентите?
Защо бихте започнали оттам?
Ако трябва да съсредоточите ограниченото си време и
ресурси върху една област пред останалите, защо това
е най-добрият избор?
Дали това е най-важната цел или най-лесната за
постигане и постигане на значимо въздействие?
Помислете върху това:
Как да повишите производителността на вашата
компания?

28. програма
за
овластяване
след
пандемията
Съчетаване на
задачи и
инструменти
04

29. програма
за
овластяване
след
пандемията
Необходим ли е преход?
Когато мислите за избор на дигитален инструмент за конкретна
задача, първият въпрос винаги е: "Трябва ли?"
Дигитализацията не е самоцел. Тя е свързана със значителни
разходи, необходимост от преквалификация и преструктуриране
на работните процеси. Поради това дигитализацията на даден
работен процес трябва да бъде предшествана от задълбочен
анализ на неговите цели и по-нататъшен потенциал. Ако дадена
система вече работи добре, опитът да бъде подобрена може да
доведе до обратен резултат. Това се отнася и за преминаването
от един вече използван инструмент към друг, за който се
предполага, че е по-добър.
Дори и след като сте установили ясна нужда, струва си да отделите
достатъчно време за намиране на най-добрия начин за нейното
удовлетворяване.
4. Съчетаване на задачи и инструменти

30. програма
за
овластяване
след
пандемията
Избор на "най-доброто"
Когато търсите дигитален инструмент за конкретна
задача онлайн, неизбежно се натъквате на множество
класации. Някои от тях са съставени от независими
рецензенти, а немалък брой са направени от компании
за разработка на софтуер. След една повече или по-
малко обективна статия неминуемо ще ви бъде
препоръчан инструментът, който компанията продава.
Това не е непременно най-лошият резултат - в
стремежа си да спечелят доверието ви много
компании ще предложат наистина полезни прегледи -
просто трябва да пренебрегнете неизбежното
предпочитание към техния продукт.
Въпреки това може да искате да изпробвате няколко
инструмента, преди да вземете решение за покупка.
Най-добре е да ги обсъдите с потенциални
потребители и по този начин да откриете най-
подходящия за вашата компания.
4. Съчетаване на задачи и инструменти

31. програма
за
овластяване
след
пандемията
Подготовка за прехода
Софтуерният продукт може да бъде инсталиран бързо
и лесно, но реалното му използване е много по-
сложно - изисква обучени служители, способни да
прилагат функциите му, както и прехвърляне на
всички необходими данни. Както всички други
стъпки, и тази трябва да бъде направена
стратегически - добре би било да се предвиди
конкретен момент, в който ще се извърши преходът,
начинът, по който ще се извърши - наведнъж или
постепенно, кой ще отговаря за обучението на
членовете на екипа за използването му, кой ще
осигурява поддръжка, когато нещо се обърка и т.н.
4. Съчетаване на задачи и инструменти
Когато се въвежда нова система, обикновено е добре да се направи резервно копие в началния период - по
този начин дейността на компанията може да продължи, дори ако нещо се обърка.

32. програма
за
овластяване
след
пандемията
4. Съчетаване на задачи и инструменти - кратко ръководство
Подготовка за внедряване
След като изберете инструмент,
съставете план за постепенното
му прилагане. Кои ще бъдат
водещите потребители, които
ще трябва да бъдат обучени за
неговите функции? Ще могат ли
те да обучават други и колко
време ще им е необходимо?
Как ще се прехвърлят данните
от стария начин на съхранение?
Ще има ли преходен период, по
време на който ще трябва да се
преустановят операциите?
Процеси на преглед
Определете целите, които
вашата компания се опитва да
постигне, и начините, по които
се опитвате да ги реализирате.
Кои процеси ще се възползват
от автоматизацията или други
форми на дигитализация?
Защо?
Какви ще бъдат ползите и за
кого - за екипа, за
ръководството, за клиентите?
Преглед на наличните
инструменти
Проучете какви инструменти са
налични за избраната задача.
Използвате ли вече такъв?
Има ли смисъл да се инвестират
времето, усилията и ресурсите,
необходими за преминаване?
Може ли един инструмент да
обслужва няколко основни
процеса или е по-добре да
използвате специални решения
за всеки от тях?

33. програма
за
овластяване
след
пандемията
Добри практики: Hubspot
Единна CRM платформа
Hubspot има за цел да свърже данните, екипите и
клиентите на компанията в една CRM платформа,
която расте заедно с бизнеса. Тя се състои от няколко
отделни инструмента, които могат да се използват
поотделно, но се рекламират като по-ефективни в
пакет:
● маркетингов софтуер, който помага за
провеждането на цялостни маркетингови
кампании;
● CRM софтуер за продажби за получаване на по-
задълбочена информация за потенциалните
клиенти и автоматизиране на задачите;
● софтуер за обслужване на клиенти;
● софтуер за управление на съдържанието, който е
гъвкав, мощен и сигурен;
● оперативен софтуер за синхронизиране на
приложения, съхраняване на данни за клиенти и
автоматизиране на процеси.
Hubspot разполага с впечатляващ набор от
функции, които обаче са свързани със
значителна цена. По-малките компании могат
да обмислят по-достъпни алтернативи.
Някои алтернативи включват:
● EngageBay
● ActiveCampaign
● GetResponse
● Sendinblue / наскоро променено на BREVO
● Sharpspring
● Drip
● Ontraport
● Insightly.
Можете да научите повече за Hubspot тук.

34. програма
за
овластяване
след
пандемията
Изборът на най-добрия инструмент от огромния
набор от предложения често може да бъде
непосилен. Нека да опитаме с един общ за всички
компании процес - вътрешната комуникация.
Какви задачи трябва да изпълняват служителите ви,
когато общуват в хибридна среда? Смятате ли, че
всички настоящи нужди се удовлетворяват от
използваните в момента решения?
Какво ще кажете за проучване на някои
алтернативи? Можете ли да намерите онлайн
ръководства, предлагащи други инструменти,
които биха били по-подходящи за вас? Какви са
някои конкретни предимства, които те биха могли
да имат? Бихте ли обмислили промяна?
Помислете върху това:
Как да изберете най-добрия
инструмент според нуждите ви?

35. програма
за
овластяване
след
пандемията
Дигиталната производителност е резултат от
пресичането на дигиталната зрялост на
организацията и нейния бизнес модел.
Организацията е изправена пред
предизвикателството не само на
административното претоварване, но и на
остарелите работни процеси и фирмената
култура, която не се поддава на промени.
Някои от възможностите, които предоставя,
включват автоматизиране на повтарящи се
задачи, обслужване на клиенти и подобряване
на сътрудничеството между служителите.
Дигиталният преход трябва да започне чрез
преглед на процесите, който да доведе до
избор на подходящи инструменти и планиране
на постепенното им прилагане.
ОБОБЩЕНИЕ НА РАЗДЕЛ 1

36. програма
за
овластяване
след
пандемията
Предлагаме ви кратък въпросник
за самооценка на степента, в
която сте разбрали съдържанието
на този раздел.
Целта е да проверите и затвърдите
наученото.
Можете правите теста толкова
пъти, колкото ви е нужно. Не
забравяйте, че тестът е само част
от процеса на научаване на нови
неща! Кликнете по-долу, за да
започнете.
ВЪПРОСНИК ЗА
САМООЦЕНКА

37. програма
за
овластяване
след
пандемията
● Бюро за трудова статистика на САЩ, 2022 г. "Средни стойности за четвъртото
тримесечие и годишни средни стойности за 2022 г., ревизирани":
https://www.bls.gov/news.release/prod2.nr0.htm
● Брюгел, 2022 г. "Ниската производителност на европейските фирми: Как
политиките могат да подобрят разпределението на ресурсите":
https://www.bruegel.org/sites/default/files/wp-content/uploads/2022/04/WP-
06.pdf
● Replicon, 2021 г. "4 начина, по които предприятията могат да използват
дигиталната трансформация, за да повишат дигиталната производителност":
https://www.replicon.com/blog/ways-enterprises-can-use-digital-transformation-
to-enhance-productivity/
● Breezy, 2020 г. "Как да измерим възвръщаемостта на инвестициите в цифровото
работно място: 5 показателя, които да следите":
https://www.beezy.net/blog/how-to-measure-digital-workplace-roi
Референции

38. програма
за
овластяване
след
пандемията
● Strategyzer, "Business Model Canvas":
https://www.strategyzer.com/canvas/business-model-canvas
● Финансовият директор, 2019 г. "Как неефективните процеси губят почти една
трета от времето на служителите: https://the-cfo.io/2019/06/19/how-inefficient-
processes-waste-nearly-a-third-of-employees-time/
● Това са пари, 2021 "Това ли е "човекът", който твърди, че ще реши проблемите
ви? Роботи, представящи се за хора, вече отговарят на до 85% от запитванията
на клиенти онлайн": https://www.thisismoney.co.uk/money/news/article-
9291693/Robots-posing-humans-answer-85-customer-queries-online.html
● Information Age, 2021 г. "Три дигитални инструмента за повишаване на
производителността на служителите": https://www.information-age.com/three-
digital-tools-to-boost-employee-productivity-19079/
Референции

39. програма
за
овластяване
след
пандемията
Най-голямата част от
нашата дигитална
трансформация е
промяната на начина
ни на мислене.
Симеон Престън, Bupa

40. програма
за
овластяване
след
пандемията
За да помислите за подобряване
на дигиталната
производителност на вашата
компания, добра отправна
точка би била да разгледате
организационните процеси и
как те могат да бъдат
оптимизирани.
Можете да научите повече за
това в следващия раздел 2.
ПРЕХОД КЪМ РАЗДЕЛ 2

41. програма
за
овластяване
след
пандемията
Можете да ни намерите в:
● https://prosper-project.eu/
● https://www.facebook.com/Workplace.SMEs.EU
● https://www.linkedin.com/company/workplace-smes/
Благодарим ви, че учите с нас!
www.prosper-project.eu