Báo Cáo Thực Hành Nghề Nghiệp Môn Quản Trị Học.

Nhận Làm Báo Cáo Thực Tập Thuê Trọn Gói – Điểm Cao
Zalo/Tele Nhắn Tin Báo Giá : 0909.232.620
BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP
MÔN QUẢN TRỊ HỌC
ĐỀ TÀI:
HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC
BỘ MÁY QUẢN LÝ
TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
XÂY DỰNG NỘI THẤT HẢI ĐĂNG
GV HƯỚNG DẪN: LÊ THỊ THÚY HÀ
SV THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ THANH XUÂN
Lớp: 15DQT2

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 04 năm 2023
BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP
MÔN QUẢN TRỊ HỌC
ĐỀ TÀI:
HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC
BỘ MÁY QUẢN LÝ
TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
XÂY DỰNG NỘI THẤT HẢI ĐĂNG

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 04 năm 2023

4
LỜI NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
TPHCM, Ngày… Tháng… Năm…

5
NHẬN XÉT VÀ XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 07 tháng 4 năm 2023
Xác nhận của đơn vị thực tập

6
LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến: Ban Giám Hiệu, khoa Quản trị kinh doanh
trường Đại học Tài chính – Marketing đã tạo điều kiện cho em trong suốt khóa học và
thực hiện đề tài.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô Lê Thị Thúy Hà, người đã tận tình
hướng dẫn em hoàn thành đề tài thực hành nghề nghiệp 1 với đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH thương mại xây dựng nội thất Hải Đăng”
Sau cùng, em rất cảm ơn toàn thể cán bộ nhân viên công ty TNHH TM XD nội
thất Hải Đăng đã giúp đỡ cung cấp thông tin để em hoàn thành chuyên đề này.
Một lần nữa, em xin trân trọng cảm ơn!
TPHCM, ngày 07 tháng 04 năm 2023
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Xuân
Lớp: 15DQT2

7
DANH MỤC VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ
TNHH TM XD Trách nhiệm hữu hạn thương mại xây dựng
DANH MỤC HÌNH ẢNH – BẢNG BIỂU
STT TÊN TRANG
1.
Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến
19
2.
Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng
20
3.
Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng
21
4.
Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mưu
21
5.
Sơ đồ 5: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của công ty
64
6.
Bảng 1: Thiết bị phục vụ sản xuất của công ty
33

8
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
TẠI CÔNG TY TNHH TM XD NỘI THẤT HẢI ĐĂNG
2.1. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG
TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
2.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển
CÔNG TY TNHH TM XD NỘI THẤT HẢI ĐĂNG
công ty có tên tiếng anh là HAI DANG INTERIOR CÓN CO.,LTD. Trụ sở chính
đặt tại số 921 Phan Văn Trị - Phường 7 - Quận Gò Vấp - TP Hồ Chí Minh.
Ngành
nghề chính
Lắp đặt hệ thống xây dựng
khác
Lĩnh vực
kinh tế
Kinh tế tư nhân

9
 MST: 0309521537
 Ngành nghề chính: Lắp đặt hệ thống xây dựng khác
 Ngày cấp: 14/10/2009
 Ngày hoạt động: 13/03/2010 (Đã hoạt động 7 Năm)
 Đại diện pháp luật: Nguyễn Thanh Hiệp
 Địa chỉ: 921 Phan Văn Trị - Phường 7 - Quận Gò Vấp - TP Hồ Chí Minh
 PP tính thuế GTGT: Khấu trừ
 Nơi đăng ký quản lý: Chi cục Thuế Quận Gò Vấp
 Loại thuế phải nộp:
o Giá trị gia tăng
o Thu nhập doanh nghiệp
o Thu nhập cá nhân
o Môn bài
o Tên giám đốc: Nguyễn Thanh Hiệp
o Nơi ở/Nơi sinh: Thôn 1B-Xã Trà Tân-Huyện Đức Linh-Bình Thuận
 Ngành nghề kinh doanh
STT Mô tả Mã ngành
1 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác F42900
Loại hình
kinh tế
công ty trách nhiệm hữu
hạn 1 thành viên ngoài
quốc doanh
Loại hình
tổ chức
Tổ chức kinh tế SXKD dịch
vụ, hàng hóa
Cấp
chương
(3 - 754) Kinh tế hỗn hợp
ngoài quốc doanh
Loại
khoản
(190 - 194) Bán buôn (trừ ô tô,
mô tô, xe máy và xe có động
cơ khác)

10
2 Lắp đặt hệ thống điện F43210
3 Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí F4322
4 Lắp đặt hệ thống xây dựng khác F43290 (Chính)
5 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình G4649
6 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông G46520
7 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác G4659
8 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng G4663
9 Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông
trong các cửa hàng chuyên doanh
G4741
10 Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
G4752
11 Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự,
đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác chưa được phân vào đâu
G4759
công ty bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất từ năm 2010 với các sản phẩm kết cấu
chất lượng cao. Với mục đích trở thành công ty hàng đầu về chất lượng trong lĩnh vực
kết cấu và thiết bị nâng hạ, và nhận được sự hỗ trợ về kỹ thuật của các hãng thiết bị hàng
đầu thế giới, cùng với chương trình đào tạo - nghiên cứu - phát triển liên tục của đội ngũ
cán bộ công nhân năng động, sáng tạo, từng bước công ty THNN TM XD nội thất Hải
Đăng đã trở thành công ty có nhãn hiệu hàng đầu trong lĩnh vực kết cấu và thiết bị nâng
hạ.
công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ khác nhau từ thiết kế chi tiết đến gia
công kết cấu thông dụng và kết cấu p đặc biệt, làm sạch bề mặt và sơn phủ nội thất theo
quy trình quốc tế hoặc mạ nhúng kẽm, đóng gói và vận chuyển. Quản lý chất lượng của
công ty hoạt động trên cơ sở tiêu chuẩn ISO 9002.
Để nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường Việt Nam bằng sản phẩm có
chất lượng tốt nhất và giá cả cạnh tranh nhất, công ty đã kết hợp sức mạnh của công

11
nhân lành nghề, cán bộ công nhân kỹ thuật trong nước với kinh nghiệm để tạo ra sản
phẩm có chất lượng tốt nhất với giá cả cạnh tranh nhất.
Qua 7 năm kể từ khi thành lập. công ty đã không ngừng phát triển về mọi mặt,
không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ để phục vụ cho khách hàng trong
và ngoài nước.
Cùng với những thiết bị hiện đại phục vụ cho chế tạo kết cấu, công ty đã từng
bước áp dụng công nghệ mới nhất trong ngành vào các sản phẩm của mình, đồng thời
tối ưu các sản phẩm hiện có nhằm đáp ứng tối đa các yêu cầu của khách hàng.
2.1.2. Đặc điểm về kỹ thuật và nguồn lực
2.1.2.1. Năng lực về thiết kế và sản xuất
* Năng lực về thiết kế
công ty được cấp giấy phép thiết kế và chế tạo thiết bị nâng số 22/TTATLĐ -
TBV. Những bản vẽ và thiết kế được các kỹ sư lành nghề thiết kế và tối ưu hoá trên máy
tính toàn bộ các sản phẩm kết cấu và thiết bị nâng hạ bao gồm cả hệ thống điều khiển và
động lực theo yêu cầu cả khách hàng. Với đôi ngũ kỹ sư trẻ, năng động và có tính nhạy
bén trong công việc cộng với sự hỗ trợ của các giảng viên trong các trường đại học khối
kỹ thuật nên các bản vẽ thiết kế của đội ngũ kỹ thuật đã đáp ứng được những nhu cầu
khắt khe của khách hàng trong nước và quốc tế. Phần mềm được sử dụng cho công việc
thiết kế là: SAP, AUTOCAP, PROLOG và các phần mềm tính toán kết cấu chuyên
dụng.
* Năng lực về sản xuất
Với nhà xưởng kết cấu 3200 m2, nhà xưởng cơ khí 900 m2, nhà xưởng sơn và
phụ trợ 600 m2, hàng tháng công ty đã sản xuất dược từ 60T đến 120T kết cấu. Để tạo
ra sản phẩm với chất lượng tốt nhất, giá cả cạnh tranh nhất và mẫu mã phù hợp với yêu
cầu của thị trường. công ty đã trang bị một hệ thống máy móc hiện đại được nhập từ các
hãng hàng đầu thế giới.
Bảng 1: Thiết bị phục vụ sản xuất của công ty

12
STT Thiết bị Nhãn hiệu/nước sx Số lượng
I Thiết bị cắt
1 Máy cắt plasma Platemate/ Japan 1
2 Máy cắt đột liên hợp Kingsland,England 1
3 Máy cưa Carolina, USA 1
4 Máy cắt nhiệt 4 đầu thép hình Iwatani,Japan
II Thiết bị hàn
1 Máy hàn MIG DC400 Lincoln, Australia 10
2 Máy hàn MIG DC400 Lincoln, Australia 2
3 Máy hàn tự động LT7 Lincoln L23 ,USA 4
4 Máy hàn bán tự động MIG Transmig 500,Autr 2
5 Máy hàn MIC WIRE400 Keppi 2
6 Các thiết bị hàn khác Vietnam, India 10
III Thiết bị làm sạch và sơn phủ
1 Máy phun sơn Graco, USA 2
2 Máy phun bi làm sạch Blastmaster 1
VI Thiết bị nâng hạ
1 Xe nâng Forklift 5t Mitsubishi, Japan 1
2 Xe cẩu thuỷ lực 5t Internatonal, Aus 2
3 Cầu trục 5t Abus, Germany 1
4 Cầu trục 5t GH,Tây ban nha 1
V Thiết bị gia công khác
1 Máy khoan cần Australia 1
2 Máy uốn ống Australia 1
3 Máy lốc đứng Russia& Poland 1
4 Máy tiện Russia 5

13
5 Máy khoan bàn Nitto, japan 2
6 Khoan từ AS 50&M320 Poland 6
7 Máy bào Poland 1
8 Máy phay Poland 1
9 Máy xọc Poland 1
10 Máy phay răng Poland 1
Nguồn: Phòng Vật tư Thiết bị
Ngoài ra sản phẩm của công ty còn sử dụng thiết bị của những hãng hàng
đầu thế giới như:
- Hãng KONERANES, công ty đã sử dụng các thiết bị như: Pa lăng cáp điện, Pa
lăng xích điện, Thiết bị nâng hạ đặc biệt.
- Hãng GH, công ty đã sử dụng các thiết bị như: Pa lăng cáp điện, thiết bị nâng
hạ đặc biệt ( tải trọng lớn, điều kiện làm việc đặc biệt)
- Hãng IGA với hệ thống ray treo cáp, hệ thống cáp điện an toàn dạng hộp.
- Hãng SGM với thiết bị mâm từ, nam châm điện.
- Hãng MEIDEN với thiết bị Pa lăng cápđiện tiêu chuẩn và đặc biệt
- Hãng KITO với thiết bị Pa lăng cáp điện, Pa lăng xích điện (loại tiêu chuẩn và
loại đặc biệt), Pa lăng xích điện tay.
Và một số hãng nổi tiếng khác với thiết bị như thiết bị kẹp, nâng cuộn thuỷ
lực, cẩu tháp, cẩu tự hành bánh xích, cẩu tự hành bánh hơi.
Quá trình sản xuất của công ty được trang bị hệ thống máy móc hiện đại như
bảng trên và sản phẩm có sử dụng thiết bị của các hãng hàng đầu thế giới, nên sản phẩm
của công ty đã từng bước đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách hàng trong và ngoài
nước. Với hệ thống máy móc hiện đại như trên thì quá trình sản xuất của công ty được

14
thực hiện toàn bộ trên day truyền sản xuất do vậy đòi hỏ phải có đội ngũ công nhân lành
nghề và đội ngũ cán bộ có trình độ và chuyên môn cao.
2.1.2.2. Năng lực về tình hình tài chính
Qua bảng số liệu dưới đây ta có thể thấy được tình hình tài chính va nguồn vốn
của công ty qua một số năm qua.
Bảng 2: Tình hình tài chính của công ty
Đơn vị tính: Tỷ VNĐ
Tài sản Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Tổng tài sản có 14.008 16.32 19.38 23.89
Tổng tài sản có lưu động 6.59 9.82 13.74 18.95
Tổng tài sản nợ 14.008 16.32 19.38 23.89
Tổng tài sản nợ lưu động 1.98 3.63 5.11 9.65
Tổng doanh thu 12.11 12.69 14.28 22.84
Vốn luân chuyển 81% 94% 94.61% 95.60%
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán
So với nguồn vốn của công ty thì hàng năm tổng doanh thu của công ty đạt được
tương đối lớn. Tài sản của công ty chủ yếu tồn tại dưới dạng vốn luân chuyển và lượng
vốn này tăng hàng năm. Năm 2010 vốn luân chuyển của công ty là 81% nhưng đến năm
2009 đã tăng lên 95.60% và công ty đang phấn đấu để vốn luân chuyển của mình đạt
100%. Qua đây ta thấy tình hình sản xuất của công ty rất năng động, không có vốn tồn
đọng, từ đó dẫn tới doanh thu hàng năm khá cao, quy mô sản xuất ngày càng được mở
rộng, sản phẩm của công ty ngay càng chiếm được cảm tình của khách hàng trong và
ngoài nước.
2.1.2.3. Về nguồn nhân lực
Hiện nay tổng số lao động của công ty là 87 người với 25 lao động gián tiếp
(nhân viên văn phòng) và 62 lao động trực tiếp dưới các xưởng của nhà máy (nhân viên

15
sản xuất). Để thấy rõ tình hình biến động về nguồn nhân lực của công ty qua các năm ta
có bảng số liệu sau:
Bảng 3: Nguồn nhân lực của công ty
Đơn vị tính: Người
Nhân viên Năm2010 Năm2011 Năm2012 Năm2013 Năm2014
1. Tổng số 61 70 75 80 87
2. NV văn phòng 16 23 20 22 25
3.Nhân viên SX 45 53 55 58 62
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự
Qua bảng số liệu trên ta thấy nguồn lao động của công ty qua các năm biến đổi
không nhiều, mỗi năm chỉ tăng vài lao động và chủ yếu là tăng lực lượng lao động sản
xuất.
Nguồn lao động của công ty có trình độ và chuyên môn cao, với đội ngũ lao động
năng động, sáng tạo trong công việc.
Trình độ của lực lượng lao động gián tiếp tương đối cao, với 100% có trình độ đại
học và trên đại học gồm:
+ Một tiến sĩ máy xây dựng
+ Một tiến sĩ kết cấu
+ Một thạc sĩ điện và điều khiển
+ Ba kỹ sư xây dựng và máy xây dựng
+ Bốn kỹ sư cơ khí
+ Hai kỹ sư công nghệ hàn
+ Hai kỹ sư độnglực và tám cử nhân các ngành kinh tế tài chính, ngân hàng. Trình độ của
đội ngũ lao động trực tiếp với:
+ 100% kỹ thuật viên và giám sát viên có trình độ từ trung cấp trở lên.
+ 45% công nhân bậc cao có tay nghề từ 4/7 trở lên
+ 35% đã được đào tạo tại nước ngoài hoặc đã tham gia các khoá đào tạo tại

16
Việt Nam do chuyên gia nước ngoài giảng dạy.
Với nguồn lực được đào tạo và phát triển liên tục công ty Cổ phần Xây dựng Đa
ngành Hà Nội luôn sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong nước và quốc tế
với những sản phẩm có chất lượng cao nhất, mẫu mã đẹp và giá thành cạnh tranh nhất.
2.1.3. Quy trình sản xuất và thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty
2.1.3.1. Quy trình sản xuất của công ty
Do mới đi vào hoạt động nên quy trình sản xuất của công ty còn sơ khai, có
thể mô ta quy trình sản xuất theo sơ đồ sau. Nhận bản vẽ thiết kế
Triển khai bóc tách vật tư
Tiến hành sản xuất: Lấy dấu Gá lắp Hàn tiện
Hàn lạnh sơn phủ bề mặt Sản phẩm (bán sản phẩm)
Kết qủa cuối cùng của quy trình sản xuất nếu giao cho khách hàng thì đó là sản
phẩm hoàn chỉnh, còn là bán sản phẩm khi công ty phải chịu trách nhiệm thi công tại
công trường theo yêu cầu của khách hàng.
2.1.3.2. Thị trường tiêu thụ sản phẩm
Sản phẩm của công ty được tiêu thụ trên thị trường trong nước và quốc tế. công
ty chỉ tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng đấu thầu, do vậy cả thị trường trong nước và
thị trường ngoài nước công ty không hình thành lên các đại lý bán hàng. Để khách hàng
biết đến sản phẩm của mình, công ty đã tiến hành quảng cáo và giới thiệu sản phẩm và
trao đổi với khách hàng bằng mạng máy tính, hay trực tiếp gặp khách hàng trao đổi về
tính chất của sản phẩm. Mục tiêu của công ty là mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước

17
bằng các tăng cường giới thiệu sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lượng và tính tối
ưu của sản phẩm với khách hàng trong nước.
2.1.4. Thuận lợi và khó khăn hiện tại của công ty
* Thuận lợi
Từ ngày thành lập, công ty TNHH TM XD nội thất Hải Đăng đã không ngừng nâng
cao chất lượng sản phẩm và mở rộng quy mô hoạt động của mình để từng bước đưa sản
phẩm của công ty trở thành sản phẩm hàng đầu về chất lượng và đã tạo dựng được uy tín
với khách hàng trong và ngoài nước. Trình độ quản lý của cán bộ và trình độ tay nghề
của công nhân ngày càng được nâng cao do nhận được sự hỗ trợ về kinh nghiệm,
chuyên môn từ các chuyên gia nước ngoài và quy trình công nghệ mới. Tình hình sản
xuất kinh doanh của công ty ngày càng tiến triển tốt, doanh thu tăng hàng năm. Cơ cấu
tổ chức lao động được kiện toàn và từng bước đi vào hoạt động đã có hiệu quả. Thể hiện
ở chỗ, doanh thu tăng hàng năm, tiến độ sản xuất đáp ứng được yêu cầu về chất lượng
và tiến độ giao hàng. Người lao động đủ việc làm thu nhập tương đối cao. Tập thể công
ty là một khối thống nhất từ trên xuống dưới; bầu không khí làm việc hoà đồng vui vẻ,
có tính năng động cao đã tạo ra thế và lực vững chắc làm tiền đề cho việc thực hiện kế
hoạch sản xuất năm 2009 và các năm tiếp theo.
* Khó khăn
công ty vẫn còn một số hạn chế là tốc độ tăng trưởng trong 5 năm qua tăng không
đều, thiếu bền vững, vốn tồn đọng nơi khách hàng khá lớn. Nguyên nhân chính là do
công ty vẫn thiếu vốn kinh doanh, phụ thuộc quá nhiều vào hạn mức ngân hàng. Ngoài ra
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty chưa được hoàn chỉnh, cơ cấu tổ chức thường
xuyên thay đổi (thay đổi hàng tháng) theo tình hình sản xuất của công ty; chưa xây dựng
được nội quy lao động toàn công ty, lao động quản lý còn kiêm quá nhiều nhiệm vụ và
chức năng nên hiệu quả quản lý chưa cao. Công tác quản lý kinh tế và tài chính vẫn còn
một số tồn tại như: một số đơn vị trực thuộc khối lượng giá trị dở dang, công nợ tồn đọng
lớn dẫn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh còn hạn chế.

18
Qua hơn bốn tháng triển khai thực hiện việc sắp xếp đổi mới doanh nghiệp của
công ty đã đạt được một số kết quả ban đầu như: chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
trong công ty được kiện toàn, tăng cường được mối quan hệ, lề lối làm việc của các đơn
vị phòng ban được chặt chẽ hơn. Trong thời gian tới, công ty tiếp tục thực hiện việc sắp
xếp đổi mới công ty, thực hiện phân rõ nhiệm vụ và chức năng của từng nhân viên trong
các phòng ban và hoàn thiện quy trình sản xuất dưới nhà máy, triển khai áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9002 và từng bước xây dựng thương
hiệu của công ty.
2.1.5. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Trên cơ sở định hướng và mục tiêu phát triển công ty trở thành một công ty hàng
đầu về chất lượng, phương hướng của công ty từ nay đến năm 2012 là tăng cường đoàn
kết, tích cực đổi mới và đa dạng hoá sản phẩm phù hợp với năng lực và sở trường của
công ty. Tăng cường nhanh giá trị sản xuất đạt hiệu quả cao
* Mục tiêu
Phấn đấu tổng giá trị sản xuất của công ty giữ tốc độ phát triển bình quân là 35%,
đến năm 2012 tổng giá trị đạt 32 tỷ VNĐ.
Hoàn thành đúng tiến đô sản phẩm theo đơn đặt hàng.
Đa dạng hoá sản phẩm từ kết cấu đơn giản đến phức tạp, sản xuất thêm mặt hàng
nhà thép tiền chế để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng trong nước và
quốc tế.
Phát triển vốn sản xuất của công ty: Phấn đấu đến năm 2015 vốn sản xuất
kinh doah của công ty trên 45 tỷ VNĐ, đảm bảo trả vốn vay trung và dài hạn.
Hoàn chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh
doanh của công ty nhằm đáp ứng điều kiện đủ để doanh nghiệp thành công trên thương
trường.

19
Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý năng động có trình độ cao. Xây dựng một tập
thể công nhân có tay nghề cao, có tác phong sản xuất công nghiệp đáp ứng yêu cầu của
cơ chế thị trường.
2.2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
2.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty
Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đựơc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng
với chế độ một thủ trưởng được miêu tả như sơ đồ. Theo sơ đồ này Tổng Giám đốc
được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban về các quyết định kinh doanh nên công việc
tiến triển hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ Tổng Giám đốc đã được thực hiện nhanh chóng và
có hiệu quả hơn. Bên cạnh đó cơ cấu mô hình còn có những hạn chế như bộ phận Trợ lý
nhân sự và bộ phận cố vấn bố trí như vậy là chưa hợp lý.
HĐQT
Tổng Giám đốc
GĐ điều hành
Cố vấn
Trợ lý nhân sự
Phòng kinh doanh Phòng TC kế toán
Bộ phận vật tư Quản đốc Nhà máy Phòng kỹ thuật

20
2.2.2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty
2.2.2.1. Khối cơ quan công ty
Ban Giám đốc
Bảng 4: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc
STT Chức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo TĐ chuyên môn
1 Tổng Giám 55 Cơ khí Trên đại học
2 Giám đốc điều hành 52 Cơ khí Trên đại học
3 Quản đốc nhà máy 45 X D máy Trên đại học
Tổng Giám đốc công ty
* Chức năng
+ Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh
của công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty.
+ Lãnh đạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được Hội đồng
quản trị thông qua.
+ Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lượng.
+ Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách
chức các chức danh quản lý của công ty.
* Nhiệm vụ
+ Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh
và đời sống văn hoá toàn công ty.
+ Các lĩnh vực lãnh đạo: Công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài chính; Công
tác đầu tư, định hướng chiến lược của công ty; công tác tuyển dụng lao động và tổ chức
thi đua khen thưởng.
Giám đốc điều hành
* Chức năng
Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, phòng vật tư và chỉ đạo giám sát

21
nhà máy.
* Nhiệm vụ chính
+ Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành
+ Lập kế hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật tư, tiến độ và chuyển giao kế
hoạch cho quản đốc nhà máy để triển khai sản xuất, cho phòng kinh doanh để tiến hành
nhập khẩu, mua vật tư và thầu phụ.
+ Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các công việc đã hoàn thành theo
hợp đồng và chuyển cho phòng kế toán thanh toán hợp đồng.
+ Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện dự án.
+ Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng sản phẩm và an toàn lao động.
+ Lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ công thực
hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
* Báo cáo
+ Giám đốc điều hành báo cáo thực hiện nhiệm vụ cho Tổng Giám đốc và chịu
sự giám sát hoạt động của Tổng Giám đốc.
+ Phối hợp hoạt động nhịp nhàng với Tổng Giám đốc, cùng thực hiện mục tiêu
chung của công ty.
* Các mối quan hệ của giám đốc điều hành
+ Quan hệ với bên ngoài công ty: Chịu trách nhiệm chính với khách hàng về triẻn
khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng được phòng kinh doanh bàn
giao; Quan hệ với các trưng tâm nghiên cứu, trường học nhằm cập nhật và thu nhận các
thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đào tạo cán bộ kỹ thuật và đào tạo nghề.
+ Quan hệ với phòng kinh doanh: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ với khách hàng
trong triển khai hợp đồng; Cung cấp về tiến độ thực hiệncông việc triển khai hợp đồng
nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng; Cung cấp thông tin
về năng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh.

22
+ Quan hệ với phòng kỹ thuật: Trưởng phòng kỹ thuật báo cáo tực tiếp cho Giám
đốc điều hành, kiểm duyệt, lập dự toán, triển khai các hợp đồng của phòng kỹ thuật;
Giám sát chỉ đạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch, tiến hành phê duyệt thầu phụ.
+ Quan hệ với nhà máy: Quản đốc nhà máy báo cáo trực tiếp cho Giám đốc
điều hành, Giám đốc điều hành cung cấp cho nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khối
lượng công việc, thời gian hoàn thành, định mức tiêu tthụ vật tư để triển khai hợp đồng;
Kiểm tra và phê duyệt, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành của nhà máy để
hoàn tất hồ sơ nghiệm thu hợp đồng.
Quản đốc Nhà máy
* Nhiệm vụ
+ Nhận hồ sơ từ Giám đốc điều hành và thực hiện chế tạo sản phẩm, lắp đặt theo
thông số kỹ thuật và khối lượng được giao vào số hợp đồng kiểm tra dữ liệu thông tin
đến.
+ Kiểm tra, giám sát về chất lượng và thực hiện tiến độ các đầu công việc của
nhà máy theo kế hoạch được giao.
+ Tiến hành triển khai thực hịên tiến độ các đầu công việc của nhà máy theo kế
hoạch được giao.
+ Tiến hành triển khai thực hiện các hợp đồng vận chuyển trên cơ sở hợp đồng
nguyên tắc, xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc điều hành về các vấn đề phát sinh, các
công việc xưởng không thực hiện đượccần thuê thầu phụ.
+ Quyết định về nhu cầu văn phòng phẩm của Nhà máy theo đề xuất của kế toán,
kiêm hành chính nhà máy.
+ Quản lý thiết bị trong xưởng: Lập hồ sơ bảo dưỡng, sửa định kỳ các máy móc
công cụ, thiết bị đo lường và thiết bị vận chuyển, lập biên bản sự cố thiết bị.
+Quản lý kho vật tư và nhận hàng nhập khẩu từ phòng vật tư theo đúng yêu cầu
phòng kỹ thuật đưa ra.

23
+ Bàn giao sản phẩm cho khách hàng, dán nhãn mác, bao gói sản phẩm, lập
hồ sơ thủ tục giao hàng.
+ Kiểm tra định kỳ an toàn lao động và lập kế hoạch dự trù bảo hộ lao động.
+ Lập báo cáo về an toàn lao động và chất lượng sản phẩm theo yêu cầu của
Giám đốc điều hành.
+ Tổng hợp khối lượng công việc hoàn thành của nhà máy, hoàn thành hồ sơ về
khối lượng công trình để chuyển giao cho Giám đốc điều hành về những vấn đề phát sinh
nhân sự nhà máy.
* Chức năng
+ Quyết định các công việc triển khai sản xuất của nhà máy nhằm đảm bảo thực
hiện tốt các công việc được Giám đốc điều hành giao.
+ Quyết định những hợp đồng thầu phụ và vận chuyển với những công việc hiện
tại thường có giá trị thấp (dưới 1 triệu đồng).
+ Quản lý nhân sự trong nhà máy: Tổ chức phân công công việc, theo dõi đánh
giá nhân sự nhà máy.
+ Chịu sự giám sát và thẩm quyền báo cáo của Giám đốc điều hành.
* Mối quan hệ của quản đốc Nhà máy
+ Với phòng kinh doanh: Nhận hàng do phòng kinh doanh nhận về; báo cáo
Giám đốc điều hành về các vấn đề sai lệch về tiêu chuẩn, số lượng, chất lượng hàng
nhập kho.
+ Với giám đốc điều hành: Báo cáo tiến độ, báo cáo giờ công, báo cáo về các sự
cố phát sinh, phối hợp với cán bộ phụ trách dự án của phòng kỹ thuật để trỉên khai hợp
đồng; lập hồ sơ khối lượng công việc hoàn thành trình Giám đốc điều hành phê duyệt để
tiến hành thanh lý hợp đồng.
Phòng kinh doanh
* Nhiệm vụ

24
+ Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiên cứu xu
hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp , các hướng phát triển công
nghệ.
+ Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình Tổng Giám đốc phê duyệt: Lập kế
hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của công ty trình Tổng Giám đốc phê
duyệt, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần, lợi
nhuận, mức độ tăng trưởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác; Lập kế hoạch
thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinh doanh với chỉ tiêu công tác
và đầu công việc cụ thể cho tường người nhằm làm căn cứ cho công tác đánh giá kết quả
thực hiện công việc của từng người.
+ Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kế
hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng như việc triển khai các hợp đồng
của bộ phận khác (kế toán và sản xuất), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng;
Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ quan có liên quan
như: chủ quản, chính quyền...
+ Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng; Xác định giá bán, tiến
hành các hoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá, đàm phán ký kết hợp
đồng theo uỷ quyền của Tổng Giám đốc.
+ Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng.
+ Cung cấp thông tin về đặc điểm khách hàng, yêu cầu của khách hàng cho
phòng kỹ thuật và Nhà máy, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công, tổ
chức sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu và thực hiện hợp đồng.
+ Trợ lý Tổng Giám đốc về các vấn đề chiến lược, tổ chức, quản lý và điều hành
công ty. Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các quan hệ đối ngoại, quan hệ với chính quyền sở
tại cũng như các hoạt động cộng đồng.

25
+ Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự thuộc phòng kinh doanh, xây
dựng bầu không khí làm việc lành mạnh và phát huy được năng lực và chuyên môn của
từng người.
* Chức năng
+ Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng.
+ Định giá bán và giá đấu thầu, đàm phán và ký kết các hợp đồng bán hàng và
nhập khẩu theo sự uỷ quyền của Tổng Giám đốc.
+ Quyết định các khoản chi theo định mức được phê duyệt.
+ Thực hiện các kế hoạch quảng cáo, xúc tiến thương mại theo kế hoạch kinh
doanh đã được phê duyệt.
+ Báo cáo Tổng Giám đốc về các vấn đề có liên quan đến tiến độ và chất lượng
triển khai hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng được triển khai
đúng kế hoạch.
+ Theo dõi các thông tin phản hồi về thực hiện hợp đồng, các chi phí phát sinh, lãi
lỗ của các hợp đồng.
* Mối quan hệ trong nội bộ công ty
+ Phối hợp với phòng kế toán: Lập báo cáo tài chính, tiến hành bảo lãnh dự thầu,
thực hiện hợp đồng và đặt cọc; Hỗ trợ với bộ phận kế toán làm thanh toán, thanh lý hợp
đồng; Hỗ trợ với phòng kế toán tiến hành nhập khẩu trang thiết bị.
+ Với bộ phận kỹ thuật: Chuyển giao yêu cầu của khách hàng cho bộ phận kỹ
thuật để triển khai dự án, tính khối lượng công việc và giá thành. Sau khi ký kết hợp
đồng chuyển cho bộ phận sản xuất nhằm triển khai. Kết hợp với bộ phận kỹ thuật và
Nhà máy để theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng; Phối hợp cùng Giám đốc sản xuất xác
định nhu cầu và các thông số kỹ thuật để lập kế hoạch nhập khẩu và tiến hành nhập
khẩu.
+ Với Nhà máy: Chuyển giao hàng nhập khẩu cho giám đốc nhà máy; Tiếp nhận
thông tin về năng lực sản xuất để lập kế hoạch kinh doanh.

26
Bảng 5: Cơ cấu phòng kinh doanh
Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên môn Trình độ tiếng Anh
1. Trưởng phòng 1 Đại học Kỹ sư cơ khí C
2. Bộ phận Marketing 2 Đại học Kỹ sư xây dựng C
3. Bộ phận xuất nhập khẩu 1 Đại học Kế toán TC B
Kết cấu phòng như vậy là tương đối gọn nhẹ, nhưng trưởng phòng phải kiêm quá
nhiều việc. Tất cả các nhân viên trong phòng đều ở trình độ đại học, có chuyên môn về
cơ khí và xây dựng khoa máy, ngoài ra còn được trang bị thêm các kiến thức về quản trị
kinh doanh, kiến thức về Marketing. Kỹ năng giao tiếp và trình diễn tốt bằng tiếng Việt
và tiếng Anh, sử dụng thành thạo phần mềm thiết kế AutoCAD, lập kế hoạch MS
Profect, tin học văn phòng, các phần mềm hệ thống và internet. Về độ tuổi, cả bốn người
trong phòng đều có độ tuổi dưới 30 tuổi, chiếm 100%. Với cơ cấu trên, Phòng có thể
hoàn thành tốt công việc với cơ cấu độ tuổi và trình độ đồng đều hợp lý, kết hợp được sự
năng động, nhiệt tình của tuổi trẻ, cũng như kinh nghiệm trong công tác lâu năm. Tuy
nhiên các chức năng nhiệm vụ của của từng nhân viên trong phòng chưa được phân
công rõ ràng, còn thiếu nhân viên chịu trách nhiệm về đấu thầu và đầu tư.
Phòng tài chính kế toán
* Nhiệm vụ
Về tài chính kế toán
+ Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm của công ty trình Tổng Giám đốc
phê duyệt.
+ Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu giữ chứng từ và hạch toán chi phí cho
hoạt động kinh doanh theo các quy trình kế toán của công ty và đảm bảo tuân thủ các quy
định của Nhà nước.
+ Tổ chức các hoạt động tiền gửi ngân hàng và thanh toán với ngân hàng và đơn vị
bạn.

27
+ Xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định.
+ Tiến hành phân tích đánh giá tình hình tài chính của công ty và kiến nghị cho Tổng
Giám đốc để có các quyết định kinh doanh hợp lý.
+ Tổ chức các hoạt động tiền mặt để đảm bảo chi phí cho các hoạt động cần thiết.
+ Giám sát tính hợp pháp của các hợp đồng kinh tế, các chứng từ thanh toán và tính
toán giá thành sản phẩm.
+ Nghiên cứu các phương hướng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống, phương
pháp quản lý trong lĩnh vực kế toán, các lĩnh vực khác có liên quan.
+ Tham khảo chiến lược và các chính sách tài chính, kế toán trong công ty như: dự án
tài chính đầu tư mới, dự án tài chính mở rộng sản xuất, quy chế và sử dụng nguồn vốn.
+ Xây dựng các quy định về thanh quyết toán, chứng từ hoá đơn, lưu trữ các văn bản
chứng từ về tài chính kế toán.
+ Tham gia kiểm tra nghiệp vụ và đề xuất những biện pháp uốn nắn những sai lệch
trong quá trình thực hiện những công việc trong lĩnh vực kế toán của đơn vị, của công ty.
+ Tham gia bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, phổ biến kinh nghiệm trong công tác
quản lý hoặc biên soạn các tài liệu bội dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh
vực kế toán cho viên chức chuyên môn nghiệp vụ ngạch thấp hơn.
+ Đưa ra các giải pháp tài chính nhằm quản lý có hiệu quả nguồn vốn.
+ Xây dựng các định mức tài chính.
Về hành chính văn phòng
+Tổ chức thực hiện các hoạt động thường xuyên như hội họp, tiếp khách, trực điện
thoại, điều xe, soạn thảo và gửi nhận các loại công văn giấy tờ giữa các bộ phận trong
công ty với các cơ quan bên ngoài.
+ Tổ chức mua sắm văn phòng phẩm, quản lý và cấp phát cho các đơn vị.
+ Tổ chức mua sắm các máy móc thiết, dụng cụ văn phòng, bảo dưỡng và sửa chữa
nếu cần thiết.
+ Tổ chức hệ thống văn thư lưu trữ hồ sơ

28
+ Tổ chức các hoạt động phúc lợi tập thể trong công ty như các giải thể thao,
hội diễn văn nghệ, thăm quan và nghỉ mát.
+ Khuyến nghị cho Tổng Giám đốc về xây dựng và sắp xếp bộ máy nhân sự
cho bộ phận hành chính.
+ Quan hệ với chính quyền địa phương để giải quyết các vấn đề về an ninh
trật tự, vệ sinh môi trường nếu phát sinh.
+ Nghiên cứu cải tiến việc tổ chức các hoạt động hành chính văn phòng theo
hướng nâng cao hiệu quả và đơn giản, gọn nhẹ.
+ Tổ chức hệ thống quản lý tài sản văn phòng của công ty; lập sổ sách theo
dõi, cập nhật biến động, tổ chức kiểm kê định kỳ.
+ Trợ giúp Tổng Giám đốc trong công tác đối ngoại như mua quà tặng khách, cùng
tiếp khách.
* Chức năng phòng tài chính kế toán
Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mưu giúp Tổng Giám đốc trong công
tác huy động và phân phối vật tư, tiền vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.
Tổ chức bộ máy tài chính kế toán từ công ty đến nhà máy, đồng thời tổ chức và chỉ đạo
thực hện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế, hạch
toán kế toán nhằm giải quyết tốt tài sản của công ty, ghi chép phản ánh đầy đủ chính xác
quá trình hình thành, vận động và chu chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lượng và
giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của công ty về
công tác quản lý kinh tế, tài chính.
Bảng 6: Cơ cấu phòng tài chính kế toán
STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên môn
1 Kế toán trưởng 1 Đại học Tài chính kế toán
2 Kế toán viên 2 Đại học Tài chính kế toán
3 Thủ quỹ 1 Đại học Tài chính kế toán
4 Văn thư 1 Đại học Ngoại ngữ

29
Qua bảng trên ta thấy phòng tài chính kế toán có 5 người. Trong đó số lao động có
độ tuổi số lao động có độ tuổi từ 30 đến 40 là 2 người chiếm 40%, dưới 30 tuổi có 3
người chiếm 60%. Về trình độ đào tạo thì cả phòng đạt 100% có trình độ đại học, và
chuyên ngành đào tạo đúng công việc, đặc biệt Văn thư được đào tạo từ trường đại học
ngoại ngữ nên rất thuận lợi trong công việc nhất là một Liên doanh như công ty. Phòng
chưa có những nhân viên chịu trách nhiệm về tài chính và tín dụng ngân hàng, do vậy
công việc của kế toán trưởng còn nặng nề chưa đạt hiệu quả cao trong công tác tài chính
kế toán của công ty.
Phòng Kỹ thuật
Lập dự toán, triển khai các hợp đồng, lập dự trù vật tư, cung cấp toàn bộ thông số
kỹ thuật, bản vẽ chế tạo cho xưởng; Lập kế hoạch thuê thầu phụ; Cung cấp thông số kỹ
thuật các yêu cầu nhập khẩu để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu; Lập các quy
trình chế tạo và kiểm tra chất lượng sản phẩm;Thiết kế sản phẩm, dự
tính định mức vật tư, dự toán giá thành, lập quy trình chế tạo và kiểm tra chất lượng
sản phẩm.
Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm phân công kỹ sư phụ trách dự án theo
đúng chuyên môn và năng lực của họ; Tiến hành thực hiện các hợp đồng thầu phụ theo
chỉ đạo của Giám đốc điều hành; Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự phòng
kỹ thuật, xây dựng môi trương làm việc lành mạnh và phát huy được năng lực và chuyên
môn của từng người; Ngoài ra thực hiện các công việc khác của Tổng Giám đốc và Giám
đốc điều hành.
* Chức năng
Báo cáo các vấn đề có liên quan đến chất chất lượng, tiến độ và an toàn trong các
dự án phụ trách; Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng khi triển khai dự án.
* Các mối quan hệ của phòng

30
+ Quan hệ với phòng Kinh doanh: Cung cấp thông tin giá thành và thiết kế sơ bộ
theo yêu cầu của khách hàng cho phòng kinh doanh; Cung cấp các thông tin bóc tách vật
tư để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu.
+ Quan hệ với Nhà máy: Cung cấp cho Nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khối
lượng công việc, thời gian hoàn thành định mức tiêu thụ vật tư để triển khai hợp đồng
(hồ sơ thực hiện dự án), quy trình chế tạo sản phẩm.
+ Quan hệ với phòng kế toán: Hoàn thiện hồ sơ kỹ thuật khối lượng công việc,
triển khai hợp đồng chuyển cho phòng kế toán nhằm thanh lý hợp đồng, cung cấp cho
phòng kế toán các thông tin về định mức vật.
Bảng 7: Cơ cấu phòng kỹ thuật
STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên môn Độ tuổi
1 Trưởng phòng 1 Đại học KS. cơ khí <30
2 Bộ phận điện 1 Trên ĐH Thạc sĩ điện <30
3 Thiết kế máy 3 Đại học KS xây dựng <30
4 Bộ phận thiết kế và bóc
tách vật tư
4 Đại học KS cơ khí <30
Qua bảng số liệu trên ta thấy cơ cấu phòng kỹ thuật như vậy là rất hợp lý. Đội
nhân viên trong phòng có trình độ cao, đạt 100% đại học và trên đại học, trình độ đào tạo
đúng chuyên môn. Về độ tuổi thì cả phòng đạt 100% độ tuổi dưới 30, độ tuổi như vậy rất
phù hợp với chức năng và nhiệm vụ trong phòng, thể hiện sự năng động sáng tạo trong
công việc. Với tuổi trẻ và trình độ đào tạo cao như vậy phòng đã từng bước đáp ứng được
những yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng trong và ngoài nước.
Phòng Vật tư Thiết bị
+ Nghiên cứu, theo dõi thu thập thông tin thị trường vật tư để nắm được thông tin
thị trường và các xu hướng biến động của giá cả.

31
+ Lập và thường xuyên cập nhật để bổ sung danh sách các nhà cung cấp trong và
ngoài nước, giữ mối liên hệ với các nhà cung cấp để nắm được các sản phẩm, dịch vụ họ
có thể cung cấp.
+ Lập kế hoạch mua vật tư và thiết bị cho Nhà máy, căn cứ vào dự trù vật tư cho
các hợp đồng do phòng kỹ thuật cung cấp, căn cứ vào nhu cầu thiết bị và thực trạng vật
tư dự trữ trong kho do quản đốc Nhà máy đề xuất, rồi căn cứ vào khả năng cung ứng và
các điều kiện thị trường để tiến hành để xuất lập kế hạch mua vật tư và trang bị cho Nhà
máy, cho từng hợp đồng sản xuất khác.
+ Lập và đề xuất quy trình mua sắm vật tư thiết bị phù hợp với chính sách mua
sắm vật tư, thiết bị của công ty.
+Lập báo cáo tuần và hàng tháng gửi Giám đốc điều hành và Tổng Giám đốc.
+ Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
* Chức năng
+ Lập kế hoạch mua vật tư
+ Tham mưu cho Tổng Giám đốc và Giám đốc điều hành trong việc lựa chọn nhà
cung cấp hoặc trực tiếp lựa chọn khi được uỷ quyền.
+ Tham gia thương thảo giá cả và các điều kiện mua cùng với Tổng Giám đốc và
Giám đốc điều hành.
+ Ký các đơn hàng mua vật tư, thiết bị và dụng cụ được uỷ quyền.
* Mối quan hệ bên trong công ty
+ Phối với kế toán để làm các thủ tục mua vật tư thiết bị, cung cấp cho nhà cung
cấp.
+ Phối hợp với phòng kỹ thuật và Nhà máy để kịp thời xác định các yêu cầu về vật
tư, thiết bị và những phát sinh về các yêu cầu này.
Hiện nay phòng Vật tư và thiết bị chỉ do một cán bộ đảm nhận. Cán bộ này có
trách nhiệm đảm bảo cung cấp vật tư và thiết bị cho toàn công ty. Cán bộ này là kỹ sư cơ
khí, có khả năng làm việc với cường độ cao, năng động, sáng tạo và quyết toán trong

32
công việc. Phòng vật tư và thiết bị này còn gặp những khó khăn và vướng mắc trong
công việc nhập kho, phân phối vật tư và giúp cán bộ trong công tác lên kế hoạch mua vật
tư và cung cấp vật tư cho Nhà máy làm hạn chế đến quá trình sản xuất và chất lượng sản
phẩm.
Ngoài các phòng ban trên công ty còn có thêm hai bộ phận nữa, đó là bộ phận
trợ lý nhân sự và bộ phận cố vấn trong đó:
Trợ lý nhân sự với chức năng: Trợ lý Tổng Giám đốc trong các vấn đề về thực
hiện các phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tạo bồi dưỡng, tuyển
dụng và điều phối sử dụng hợp lý thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán
bộ công nhân viên, nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của công ty. Còn nhiệm
vụ của trợ lý nhân sự gồm:
+ Thực hiện các chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lương giúp Tổng
Giám đốc giải quyết đúng đắn, hợp lý chính sách lao động tiền lương cũng như các chế
độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên.
+ Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải
quyết đơn thư khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.
+ Tổng hợp văn bản.
+ Có phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công
nhân viên.
+ Nghiên cứu đề xuất các phương án tổ chức sản xuất và quản lý, hướng dẫn, đôn đốc
việc thực hiện chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa các đơn vị, phòng ban theo điều
lệ tổ chức hoạt động của công ty và các quy chế chức năng cụ thể khác.
+ Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt cán bộ, công tác
tuyển dụng, đào tạo tay nghề, bổ sung cán bộ công nhân đáp ứng nhu cầu sản xuất và
quản lý của công ty.

33
Bộ phận này hiện nay chỉ do một cán bộ đảm nhận, với độ tuổi 42, trình độ đào tạo
không đúng chuyên môn nghiệp vụ đang làm, nhưng có kinh nghiệm lâu năm trong vấn
đề trang bị bảo hộ lao động và các vấn đề an toàn lao động.
Cố vấn: Bộ phận cố vấn của công ty do hai giảng viên đại học đảm nhiệm với
nhiệm vụ cố vấn cho Tổng Giám đốc về quy trình sản xuất và các thiết bị mới. Trực tiếp
hướng dẫn nhân viên kỹ thuật và marketing trong việc thiết kế bản vẽ và các hình thức
quảng cáo sản phẩm của công ty. Sở dĩ công ty hình thành bộ phận này vì do đặc tính
riêng của sản phẩm cần phải cập nhật thông tin công nghệ mới và hướng dẫn đội ngũ
nhân viên kỹ thuật thực hiện tốt các bản vẽ. Bộ phận cố vấn này đã giúp cho sản phẩm
của công ty đảm bảo về chất lượng và đáp ứng đây đủ các yêu cầu của khách hàng trong
và ngoài nước.
2.2.2.2. Khối đơn vị sản xuất trực tiếp
Có thể mô tả khối sản xuất trực tiếp của công ty qua sơ đồ sau:
Các tổ sản xuất chịu sự quản lý và giám sát trực tiếp của quản đốc và phó quản
đốc Nhà máy. Trong mỗi tổ đều có người tổ trưởng có trình độ và chuyên môn cao, trực
tiếp giám sát và hướng dẫn các thành viên trong tổ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình,
ngoài ra còn đôn đốc công nhân thực hiện tốt công tác bảo hộ lao động. Hiện nay số công
nhân trực tiếp sản xuất dưới nhà máy là 59 người với trình độ tay nghề từ bặc 4/7 trở lên
và độ tuổi trung bình là 35 tuổi. Với đội ngũ công nhân lành nghề như vậy nên sản phẩm
Quản đốc
và Phó quản đốc Nhà máy
Tổ lấy dấu Tổ gá lắp Tổ hàn Tổ sơn

34
của công ty luôn đạt chất lượng cao và thực hiện đúng tiến độ giao hàng. Tuy khối sản
xuất đã chia thành các tổ như vậy nhưng quá trình thực hiện còn nhiều bất cập vì quy
trình sản xuất của công ty chưa hoàn chỉnh, chưa có nội quy lao động, không có cán bộ
nhân sự dưới Nhà máy vì thế mà các vấn đề về tiền lương, tiền thưởng có đôi lúc bị
chậm, người công nhân chưa có ý thức chấp hành trang bị bảo hộ lao động.
Qua quá trình phân tích trên ta thấy, trình độ đào tạo của toàn công ty là rất cao.
Với quy mô lao động không nhiều (chỉ hơn 80 người) nhưng trình độ của nhân viên văn
phòng đạt 100% đại học và trên đại học, công nhân trực tiếp sản xuất có trình độ từ trung
cấp trở lên, có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề. Mặt khác độ tuổi lao động của toàn
công ty còn rất trẻ, thể hiện sự năng động, sáng tạo trong công việc vì thế công ty đã từng
bước trinh phục được khách hàng trong và ngoài nước với sản phẩm chất lượng cao và
giá cả cạnh tranh nhất.
2.2.3. Phân tích, đánh giá công tác tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.2.3.1. Phân tích số lượng, kết cấu và trình độ của lao động quản lý
Phân tích số lượng lao động quản lý
Lao động quản lý không trực tiếp tạo ra sản phẩm, do vậy vấn đề đặt ra đối với
mỗi doanh nghiệp là phải bố trí một cách hợp lý sao cho chỉ với một tỷ lệ nhỏ trong tổng
số lao động toàn công ty nhưng vẫn hoàn thành tốt công việc được giao nhằm tiết kiệm
tối đa chi phí bỏ ra và mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý.
Theo kết quả nghiên cứu của các doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả thì trung bình
tỷ lệ lao động quản lý so với tổng số lao động toàn công ty là tối ưu khi nó chiếm khoảng
từ 9% đến 12% (với điều kiện lao động quản lý phải làm việc theo đúng chức năng và có
tinh thần làm việc cao).
Bảng 8: Cơ cấu lao động quản lý của công ty
Đơn vị tính: Người
Chỉ tiêu 2007 % 2008 % 2009 %
1. Tổng số 75 100 80 100 87 100

35
2. Lao động gián tiếp 20 26.6 22 27.5 25 28.8
3. Lao động trực tiếp 55 73.4 58 72.5 62 71.2
Qua bảng trên ta thấy tổng số cán bộ công nhân viên của công ty qua các năm đều
tăng. Tuy nhiên lao động quản lý chiếm tỷ lệ không đều qua các năm: Năm 2007 là
26.6% đến năm 2009 là 28.8%. Qua số liệu hai năm 2007 và 2009 ta thấy tỷ lệ lao động
quản lý của công ty có xu hướng tăng. Sở dĩ tỷ lệ lao động quản lý của công ty tăng do
công ty đang bước đầu hình thành các phòng ban với chức năng riêng biệt, do văn phòng
giao dịch và Nhà máy của công ty nằm xa nhau nên số lượng lao động gián tiếp tăng theo
các năm. Mặt khác trang thiết bị và máy móc của công ty rất hiện đại, người công nhân
lao động trên dây truyền máy móc hiện đại, tự động nên lao động trực tiếp của công ty có
xu hướng giảm.
Phân tích kết cấu của lao động quản lý
Năm 2013 lao động quản lý của công ty là 25 người. Nếu phân loại lao động quản
lý theo chức năng thì lao động quản lý kinh tế chiếm 5 người đạt 22.7%, lao động quản lý
hành chính chiếm 7 người đạt 32.3%. Qua số liệu trên ta thấy tỷ trọng lao động quản lý
kỹ thuật chiếm tỷ trọng cao nhất, sau đó đến lao động quản lý hành chính và thấp nhất là
lao động quản lý kinh tế. Đây là những những tỷ lệ tương đối hợp lý đối với một công ty
cơ khí xây dựng.
Do đặc điểm của công ty là một doanh nghiệp chuyên sản xuất thiết bị nâng hạ và
kết cấu thép nên đòi hỏi luôn phải có một đội ngũ lao động kỹ thuật mạnh vì đội ngũ lao
động này quyết định chất lượng và mẫu mã của sản phẩm. Muốn sản phẩm tiêu thụ được
mạnh hơn thì công ty cần có một lực lượng lao động kinh doanh có năng lực và chuyên
môn cao, nhất là trong nền kinh tế thị trường hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt quyết
định sự sống còn của doanh nghiệp.
Phân tích về trình độ của lao động quản lý

36
Trình độ đào tạo của lao động quản lý công ty rất cao, với 100% cán bộ có trình
độ đại học và trên đại học bao gồm: 1 tiến sĩ máy xây dựng, 1 tiến sĩ kết cấu, 1 thạc sĩ
điện và điều khiển, 3 kỹ sư xây dựng và máy xây dựng, 4 kỹ sư cơ khí, 2 kỹ sư công nghệ
hàn, 2 kỹ sư động lực và 8 cử nhân các ngành kinh tế, tài chính, ngân hàng. Với trình độ
lao động quản lý như vậy công ty cần tổ chức tốt bộ máy quản lý theo hướng chuyên tinh,
gọn nhẹ, phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên để phát triển
mạnh hơn nữa, đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường thì đội ngũ cán bộ cần
phải cố gắng hơn nữa, không ngừng nâng cao trình độ và chuyên môn của mình.
2.2.3.2. Phân tích điều kiện làm việc của lao động quản lý
Tình hình tổ chức nơi làm việc
Cơ quan của công ty nằm tại số 921 Phan Văn Trị - Phường 7 - Quận Gò Vấp - TP
Hồ Chí Minh. Nhưng nhà máy không nằm gần đó mà nó nằm ở 1162 Phạm Văn Đồng,
Phường Linh Đông, Quận Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh.
Trên cơ quan các cán bộ lãnh đạo như Tổng Giám đốc, trợ lý nhân sự, các trưởng
phòng đều có phòng làm việc riêng, được trang bị đầy đủ bàn làm việc, máy vi tính, máy
điện thoại, máy điều hoà.... Dưới nhà máy có văn phòng, phòng ăn và các kho dự trữ thiết
bị và vật liệu, Giám đốc điều hành có phòng làm việc riêng . Còn Quản đốc, phó quản
đốc, phòng kỹ thuật, phòng vật tư và bộ phận văn thư kế toán dưới Nhà máy thì tập trung
tại văn phòng nên nơi làm việc có chặt hẹp do phải kê nhiều bàn ghế và máy tính.
Trong các phòng chức năng, mỗi người đều được bố trí bàn làm việc riêng với đầy đủ
trang bị phục vụ cho từng chức năng. Diện tích các phòng ban thường nhỏ mà số người
trong mỗi phòng lại nhiều nên các bàn làm việc phải kê sát nhau, không có bàn tiếp
khách riêng gây bất tiện trong việc đi lại và tiếp khách tại phòng. Kích cỡ và chủng loại
bàn ghế ở một vài phòng không thống nhất, nhiều khi gây nên cảnh quan không đẹp mắt.
Điều kiện làm việc của lao động quản lý

37
Lao động quản lý là lao động trí óc, trong quá trình làm việc những hao phí của
người lao động chủ yếu là trí lực và những căng thẳng về thần kinh tâm lý. Vì vậy điều
kiện làm việc của lao động quản lý có sự khác biệt so với loại lao động khác.
* Về ánh sáng, màu sắc
Lao động quản lý làm việc phần lớn theo phương thức ghi chép, cập nhật, xử lý
thông tin nên đòi hỏi lượng ánh sáng phù hợp để không ảnh hưởng tới thị lực và sức
khoẻ.
Qua nghiên cứu cho thấy mỗi phòng đều được trang bị đầy đủ đèn ống đảm bảo
độ sáng cho phòng làm việc. Tuy nhiên nếu mất điện thì chỉ có những bàn gần cửa sổ
mới có thể làm việc tiếp được còn những bàn nghế khác thì không đủ ánh sáng cần thiết,
các phòng đều quét sơn màu xanh hoặc trắng. Vì vậy các phòng nên được quét sơn lại
màu vàng nhạt bởi màu này ảnh hưởng tốt tới lao động trí óc.
*Thẩm mỹ lao động
Qua nghiên cứu cho thấy công ty không quan tâm nhiều đến thẩm mỹ lao động,
vì cơ quan của công ty rất nhỏ, đó là một ngôi nhà hai tầng. Văn phòng nhà máy vì diện
tích nhỏ nên không có chỗ cho những lọ hoa và cây cảnh, công ty không có phòng tiếp
khách riêng mà nó được bố trí tại tầng một của cơ quan - nơi có một số cán bộ và nhân
viên làm việc nên việc tiếp khách không được thoả mái. công ty cần có những bình hoa
ở trong mỗi phòng chức năng và bàn tiếp khách, chân cầu thang nên có một chậu cây
cảnh để tạo cảnh quan cho công ty.
* Tiếng ồn
Hoạt động trí óc đòi hỏi phải yên tĩnh, tập trung tư tưởng. Vì cơ quan của công ty
nằm trong ngõ nên tiếng ồn do bên ngoài gây ra rất ít, văn phòng Nhà máy được cánh
âm tốt nên tiếng ồn sản xuất không có ảnh hưởng gì. Nhưng do nơi làm việc còn hạn chế
nên việc đi lại của nhân viên có phần ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của cán bộ quản
lý.
* Bầu không khí tâm lý làm việc

38
Bầu không khí tâm lý là nhân tố tác động rất lớn đến kết quả làm việc của lao
động quản lý. Do đặc trưng của lao động quản lý là lao động trí óc nên thường xuyên
phải làm việc tập trung và căng thẳng. Như vậy nếu cộng thêm một môi trường mà mọi
mối quan hệ đều lạnh nhạt thì sẽ tạo ra sự căng thẳng rất lớn và từ đó ảnh hưởng xấu tới
hiệu quả công việc. Thực tế cho thấy mối quan hệ giữa các thành viên rất thân mật và
cởi mở, mọi người đều giúp đỡ nhau hoàn thành công việc. Tuy nhiên mối quan hệ giữa
các phòng ban đôi khi còn thiếu nhịpnhàng.
2.2.3.2. Đánh giá kết quả hoạt động của công ty trong những năm gần đây
Hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp sản xuất kinh doanh gắn
liền với kết quả sản xuất kinh doanh của donh nghiệp. Một bộ máy quản lý hoạt động có
hiệu quả sẽ góp phần rất lớn vào kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều
này được thể hiện qua các chỉ tiêu tăng trưởng hàng năm của công ty.
Một số kết quả nổi bật
công ty đã từng bước tiếp cận và thích ứng với nền kinh tế thị trường với
những sản phẩm chất lượng cao và giá cả cạnh tranh nhất. công ty đã xây dựng được
chính sách hoạt động của mình là: "An toàn, chất lượng, đúng hạn" và nó được coi là
chìa khoá cho sự thành công của công ty.
Về cơ bản công ty đã giải quyết được công ăn việc làm cho cán bộ công nhân
viên với thu nhập tương đối cao, trung bình là 3 triệu đồng/ một người. Trình độ của
công nhân viên ngày càng cao, số lượng lao động tăng lên theo hàng năm.
Những năm trước quy mô sản xuất của công ty rất hẹp, hạn chế về máy móc
thiết bị. Đến nay quy mô hoạt động của công ty đã mở rộng thêm và được trang bị thêm
máy móc thiết bị hiện đại được nhập từ các nước có nền công nghiệp hàng đầu thế giới.
Trong những năm qua tuy mới đi vào sản xuất nhưng sản lượng của công ty
tăng hàng năm, thể hiện qua doanh thu hàng năm tăng khá cao: Năm 2001 doanh thu
của công ty là 12,114 tỷ đồng nhưng đến năm 2009 tổng doanh thu của công ty là
22,863 tỷ đồng tăng gần gấp hai lần.

39
công ty đã từng bước chú ý xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý, và đến nay
công ty đã hình thành các đơn vị phòng ban riêng.
Một số tồn tại hạn chế
Chưa xây dựng được chiến lược quy hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ thích hợp
với cơ chế thị trường. Chưa tạo được nguồn cán bộ cần thiết, khi bổ nhiệm cán bộ vào
các nhiệm vụ chủ chốt để thực hiện các công việc đó còn gượng ép như cán bộ nhân sự,
các tổ trưởng... làm ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Công tác đầu tư còn manh mún, chưa có những dự án lớn mang tính tổng thể
thúc đẩy nhanh hoạt động sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả lớn về kinh tế.
Vốn tồn đọng nơi khách hàng còn nhiều, đòi nợ chậm, quy trình sản xuất chưa
hoàn thiện, tiến độ giao hàng chậm so với hợp đồng.
Chưa xây dựng được bộ phận hành chính nên mọi việc ký duyệt đều do Tổng
Giám đốc ký, do vậy rất khó khăn khi Tổng Giám đốc đi công tác sẽ làm chậm quá trình
sản xuất kinh doanh của công ty.
Chưa có nội quy lao động toàn công ty nên các vấn đề như: đi làm muộn, nghỉ
không có lý do chính đáng vẫn tồn tại; Công nhân sản xuất chưa thực hiện tốt các vấn đề
về thực hiện an toàn trong sản xuất.
- Văn phòng nhà máy tập trung quá nhiều bộ phận, gây ra cảm giác chật hẹp
ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của cán bộ và nhân viên.
Có nhiều công việc mà người cán bộ làm không đúng chuyên môn và chức
năng của mình, làm cho kết quả của công việc đó không cao.
2.2.3.3.Đánh giá chung về hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý của công ty
công ty có cơ cấu tổ chức bô máy theo kiểu trực tuyến chức năng, và nó cũng thể
hiện sự phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Với cơ cấu này, công ty
đã tận dụng được mọi tính ưu việt của việc hướng dẫn công tác qua các chuyên gia kỹ
thuật và cán bộ nghiệp vụ chuyên môn ở các phòng ban chức năng.Ưu điểm của kiểu

40
công tác quản lý này là công tác quản lý được chuyên môn hoá cao: Mỗi bộ phận, mỗi
phòng ban đảm nhiệm một phần công việc nhất định, Vận dụng được khả năng, trình độ
chuyên sâu của cán bộ quản lý, giảm được gánh nặng cho Tổng Giám đốc. công ty có
đội ngũ cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm, có những cán bộ đã trải qua thực tế nhiều
lần, có tầm nhìn chiến lược, có đủ năng lực đảm nhận vị trí mà công ty giao phó. công
ty đang tiến hành những biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và
nhiệm vụ của từng người trong các phòng ban và quy trình sản xuất dưới nhà máy.
Tuy nhiên bộ máy quản lý của công ty vẫn tồn tại một số hạn chế như: Một số
cán bộ công nhân viên chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của công việc dẫn đến sự
phối hợp giữa các bộ phận không được nhịp nhàng, một số cán bộ và nhân viên phải
đảm nhận quá nhiều công việc nên nhiều lúc có sự bế tắc trong công việc do phải làm
quá nhiều việc và làm không đúng chuyên môn của mình. Vì vậy công ty cần phân bố
lại nhiệm vụ chức năng và cần đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng trình độ chuyên môn
nghiệp vụ cho họ. Nếu cần thiết thì có thể tuyển thêm nhân viên và thay thế cán bộ quản
lý để đáp ứng những đòi hỏi khách quan của hoạt động sản xuất kinh doanh trong giai
đoạn hiện nay; công ty chưa có những chính sách khuyến khích lao đông quản lý học
hành, cử đi học nước ngoài và thuê chuyên gia nước ngoài đến giảng dạy để đội ngũ lao
động của công ty có thể thích ứng và vận dụng nhanh chóng công nghệ mới vào công
tác quản lý và sản xuất kinh doanh của công ty; công ty chưa có chính sách thu hút
những người lao động trẻ, có trình độ đào tạo cao, nhiệt tình, năng động và thích ứng
nhanh với sự thay đổi của môi trường cạnh tranh. Tuy quy mô sản xuất kinh doanh của
công ty không lớn nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có tính linh động cao nhưng công
ty không nên thay đổi cơ cấu tổ chức qản lý và cán bộ quản lý theo hàng tháng mà có thể
thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý theo từng quý hoặc hàng năm để giảm sự xáo chộn về cơ
cấu tổ chức và cán bộ quản lý chưa có đủ thời gian để phát huy năng lực của mình. công
ty cần xây dựng phòng Hành chính để chuyển trợ lý nhân sự về phòng này dưới sự chỉ
đạo của Tổng Giám đốc chứ không phải chỉ là trợ lý nhân sự cho Tổng Giám đốc.

41
Tóm lại, công ty cần phải hoàn thiện hơn nữa trong công tác tổ chức quản lý, phân
rõ nhiệm vụ và chức năng của từng cán bộ để kết quả công việc được thực hiện tốt hơn
nhằm phát huy được những ưu điểm và hạn chế những tồn tại tạo ra thế mạnh mới để
công ty ngày càng phát triển với sản phẩm đáp ứng được các yêu cầu ngày càng khắt khe
của khách hàng trong và ngoài nước.
CHƯƠNG 3:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN
CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
Ở CÔNG TY TNHH TM XD NỘI THẤT HẢI ĐĂNG
3.1. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY
QUẢN LÝ
3.1.1. Những mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty

42
Hiện nay công ty gồm có ban giám đốc, các phòng ban chức năng, văn phòng Nhà
máy và các tổ sản xuất. Về cơ bản thì công ty đã có những đổi mới hoàn thiện tổ chức bộ
máy quản lý nhằm điều hành sản xuất kinh doanh đảm bảo những yêu cầu và nhiệm vụ
đặt ra. Song như phân tích ở trên thì bộ máy quản lý của công ty còn tồn tại những hạn
chế cần khắc phục. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo thực hiện được một
số mục tiêu sau:
- Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lý công ty trong điều hành sản xuất kinh
doanh và tuân theo các quy định của pháp luật. Đồng thời nâng cao tính năng động, gọn
nhẹ của bộ máy quản lý, đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của công ty tăng
lên như chỉ tiêu: Năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương, giảm chi phí trong quá trình
sản xuất.
- Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra, các
quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình trạng trùng lặp hoặc chia cắt
chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tìm
kiếm được nhiều khách hàng và nhiều bản thầu., đảm bảo việc làm và thu nhập cho người
lao động.
- Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, văn phòng nhà máy,
tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lý thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau.
- Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng bậc, đào
tạo lại đội ngũ cán bộ. Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằng cách đổi mới.
- Chức danh, nhiệm vụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ ràng, sắp
xếp lao động đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động.
Tóm lại việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý sẽ giúp công ty nâng cao hiệu
lực quản lý , cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất kinh
doanh, tạo uy tín của công ty với hai đối tác liên doanh và với khách hàng, thu hút được
nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận được một khối lượng công việc lớn, chất lượng sản
phẩm được đảm bảo.

43
3.1.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý
Được kiểm soát chặt trên cơ sở vốn liên doanh và Hội đồng quản trị, sự kiểm soát
chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
Bộ máy quản lý phải chuyên tinh, gọn nhẹ, không cồng kềnh, phát huy tối đa
nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động với chi phí thấp nhất.
3.1.3. Một số điểm cần lưu ý khi hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty
Hoàn thiện bộ máy quản lý tránh tình trạng cấp dưới chịu hai hệ thống quyền lực
tạo lên một sự chồng chéo, cấp dưới không biết phải thực hiện theo hệ thống quyền lực
nào.
Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý phải chú ý đến việc phân công rõ ràng nhiệm
vụ và chức năng của cán bộ và nhân viên trong từng phòng ban.
Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý đi đôi với việc nâng cao nguồn vốn của công
ty và đổi mới thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình sản xuất.
3.1.4. Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lý
Là một công ty liên doanh nên việc hoàn thiện bộ máy quản lý phải dựa trên
những yêu cầu của Hội đồng quản trị và công ty để bộ máy của công ty hoạt động có hiệu
quả nhất, đảm bảo đời sống cho người lao động trong mọi tình huống, mọi điều kiện của
nền kinh tế thị trường.
3.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY
3.2.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức, do
vậy nó ảnh hưởng rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Qua một thời gian
tìm hiểu về bộ máy quản lý của công ty, cộng với những kiến thức đã được học, em
mạnh dạn đưa ra ý kiến nhỏ để thay đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn
nâng cao hiệu quả quản lý của bộ máy quản lý.
Sơ đồ 5: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của công ty

44
Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu này vẫn đảm bảo được chế độ một thủ
trưởng. Cơ cấu này nói rõ những ưu điểm như: Việc nắm bắt thông tin giữa Tổng Giám
đốc với Giám đốc điều hành và các phòng ban chức năng được thực hiẹn nhanh chóng
hơn, giảm bớt được rất nhiều, giảm bớt được rất nhiều sự dối giữa mệnh lệnh và thông
tin giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Tổng Giám đốc công ty nhận
được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban và các quyết định kinh doanh tiến triển có
hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ Tổng Giám đốc sẽ được thực hiện nhanh chóng và có hiệu
lực hơn.
3.2.1.1. Ban Giám đốc
STT Chức năng
nhiệm vụ
Ngành đào
tạo
Trình độ
chuyên
môn
Ngoại
ngữ
Tin
học
Trình độ lý
luận chính trị
1 Tổng Giám đốc KS. Cơ khí Trên ĐH C C Trung cấp
HĐQT
Tổng Giám đốc
GĐ điều hành
P kinh doanh PTổ chức hành chính P Tchính kế toán
Phòng kỹ thuật Quản đốc Nhà máy Phòng vật tư

45
Bảng 9: Cơ cấu hiện tại ban giám đốc công ty
Qua bảng trên ta thấy cơ cấu Ban Giám đốc tương đối hợp lý với quy mô và
tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên để hoàn thiện một cách tối ưu, đáp
ứng được những đòi hỏi của cơ chế thị trường thì Ban giám đốc cần bổ sung thêm Giám
đốc kinh doanh (vị trí này do trưởng phòng kinh doanh kiêm nhận) vì công ty chỉ sản
xuất theo đơn đặt hàng và đấu thầu nên vai trò của Giám đốc kinh doanh là rất lớn, mặt
khác Trưởng phòng kinh doanh có đủ năng lực và trình độ về kinh doanh do đã từng
tham gia vào các khoá đào tạo về quản trị, về Marketing, giao tiếp tiếng Anh và sử dụng
tin học thành thạo. Vì thế để tận dụng tiềm lực sẵn có và khích lệ nhân viên công ty nên
đề bạt Trưởng phòng kinh doanh làm Giám đốc kinh doanh và chỉ đạo các các mối quan
hệ của công ty với thị trường bên ngoài.
Bảng 10: Đề xuất cơ cấu Ban Giám đốc mới
Stt Chức năng
nhiệm vụ
Ngành đào tạo Trình độ
chuyên môn
Ngoại
ngữ
Tin
học
Trình độ
LL-CT
1 Tổng Giám đốc Ks Cơ khí Trên Đại
học
C C Trungcấp
2 GĐ kinh doanh Ks Cơ khí ĐH C C Sơ cấp
3 GĐ Điều hành Ks Cơ khí Trên ĐH C C Trungcấp
2 GĐ Điều Hành KS. Cơ khí Trên ĐH C C Sơ cấp
3 QĐốc Nhà máy Ks.xd kho
máy
Trên ĐH C C Sơ cấp

46
4 QĐ Nhà máy Ks Xây dựng
khoa máy
Trên ĐH C C Trungcấp
3.1.2.2. Hoàn thiện cơ cấu các phòng ban
So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của công ty thì trong mô hình mới ta sẽ
có thêm Phòng tổ chức hành chính và bỏ hai bộ phận đó là: bộ phận trợ lý nhân sự và bộ
phận cố vấn. Sở dĩ như vậy vì bộ phận nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với mỗi tổ
chức, và bộ phận này phải thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc
và tham mưu cho Tổng Giám đốc trong các vấn đề về tiền lương, lao động.... Mặt khác
kế toán trưởng không thể làm tốt khi kiêm cả công việc của một kế toán trưởng và các
công việc thuộc về bộ phận hành chính. Do vậy công ty cần phải bổ sung thêm phòng
Tổ chức hành chính, dưới sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc và tham mưu cho Tổng Giám
đốc các vấn đề về tổ chức bộ máy, sắp xếp nơi làm việc, tuyển dụng lao động.... và có
quyền thay mặt Tổng Giám đốc trong một số trường hợp nếu được sự uỷ quyền của
Tổng Giám đốc. Khi hình hành nên phòng này thì trợ lý nhân sự của công ty chuyển
sang làm trưởng phòng hành chính dữ. Do nhiệm vụ và chức năng của phòng Tổ chức
hành chính tương đối nhiều, mà cán bộ nhân sự này không được đào tạo đúng chuyên
môn nghiệp vụ do vậy mọi công việc được tiến hành còn nhiều gượng ép, mặt khác độ
tuổi của cán bộ nhân sự này khá cao là 42 tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo
thêm. Do vậy công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên
môn và nghiệp vụ để cùng với cán bộ cũ thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ trong
phòng. Còn bộ phận cố vấn đo không làm việc thường xuyên tại công ty nên không nhất
thiết phải thể hiện trên mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Để thấy rõ
sự cần thiết của việc bổ sung phòng Tổ chức hành chính ta đi tìm hiểu về chức năng và
nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính.
* Chức năng
+ Giúp cho Tổng Giám đốc công ty trong việc thực hiện các phương án sáp xếp,
cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tao bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lý và điều phối

47
thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng
yêu cầu ổn định và phát triển của công ty.
+ Giúp Tổng Giám đốc điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung những công
việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Là chiếc cầu nối trong quan hệ
công tác với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và chính quyền nhân dân địa phương và ngược
lại. Thực hiện tốt nhiệm vụ trưyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một cách nhanh
chóng và đảm bảo chính xác.
+ Quản lý toàn bộ nhà cửa và trang thiết bị của cơ quan công ty đảm bảo các điều
kiện làm việc cơ sở vật chất, không ngừng cải tiến và mua sắm những trang thiết bị văn
phòng tiên tiến, hợp lý đưa vào sử dụng phục vụ công việc.
* Nhiệm vụ
+ Nghiên cứu, đề xuất và tổ chức các phương án tổ chức sản xuất quản lý. Hướng
dẫn, đôn đốc việc thực hiện chế độ chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa các đơn vị,
phòng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động của công ty và các quy chế chức năng cụ thể.
+ Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt các bộ, thực
hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao năng lực tay nghề, bổ sung cán bộ công
nhân viên, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển,
kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, các nghị định, pháp pháp lệnh, chính sách đối với
người lao động.
+ Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lương Giúp
Tổng Giám đốc giải quyết đúng đắn, hợp lý chính sách lao động tiền lương cũng như
các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên.
+ Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải quyết
đơn thư khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.
+ Tổng hợp văn bản.
+ Quản lý công tác giấy tờ, tổ chức tốt công tác văn thư và công tác lưu trữ.

48
+ Quản lý sử dụng con dấu của công ty đúng nội quy, quy định của Nhà nước và
pháp luật cũng như của Hội đồng quản trị và công ty đề ra.
+ Thực hiện tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ quan hoạt
động có hiệu quả.
+ Làm tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ Nhà máy của công ty tại
921 Phan Văn Trị - Phường 7 - Quận Gò Vấp - TP Hồ Chí Minh.
+ Tổ chức và triển khai thực hiện tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ trong cơ
quan.
+ Quản lý điều hành xe con phục vụ đưa đón cán bộ đi lại thay phòng kế toán.
+ Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo, tiếp khách, hội họp.
+ Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm, đảm bảo điện thoại, Fax, điện nước
trong cơ quan.
+ Có phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công
nhân viên trong công ty.
Qua nghiên cứu cho thấy, hiện nay toàn công ty chỉ có một cán bộ nhân sự.
Cán bộ này tuy không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ về quản lý nhân sự,
Nhưng có rất nhiều kinh nghiệm trong công tác này. Khi chuyển cán bộ này về Phòng tổ
chức hành chính thì cán bộ này giữ chức trưởng phòng. Như phân tích ở trên, công việc
của phòng này rất nhiều, các nhiệm vụ về lĩnh vực hành chính từ phòng tài chính kế toán
chuyển sang, cộng với các công việc mà trợ lý nhân sự đang làm thì một cán bộ không
thể đảm đương được hết các nhiệm vụ trong phòng. Do vậy công ty cần tuyển thêm một
cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ vào phòng Tổ chức hành
chính để hỗ trợ Trưởng phòng thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và góp
phần làm cho cơ cấu tổ chức quản lý của công ty có hệ thống và chuyên tinh, gọn nhẹ
hơn và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
3.3. HOÀN THIỆN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA BỘ MÁY QUẢN LÝ

49
Có thể nói chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty đã được kiện
toàn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mưu giúp lãnh đạo
công ty quản lý điều hành. Tuy nhiên để công ty hoạt động tốt và phát triển bền vững
thì giữa các phòng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau
cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng
suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải được thống nhất, liên hệ mật thiết
với nhau và không bị chồng chéo. Tuy chức năng nhiệm vụ của công ty đã được kiện
toàn, nhưng công ty chưa phân rõ được hiệm vụ của từng nhân viên trong các phòng ban
nên nhiệm vụ của một số trưởng phòng phải kiêm quá nhiều dẫn đến chất lượng công
việc không cao.
Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu ở công ty và tìm hiểu phân tích công việc của
các Trưởng phòng, nay em đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ
của các trưởng phòng.
3.3.1. Phòng kinh doanh
Trưởng phòng kinh doanh
*Chức năng
+ Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng.
+ Định giá bán, giá thầu, đàm phán và ký kết hợp đồng bán hàng và nhập khập.
+ Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, thực hiện nhiệm vụ và quản lý chất
lượng có liên quan tới phòng kinh doanh.
* Nhiệm vụ
+ Lập kế hoạch kinh doanh của công ty và của phòng trình Tổng Giám đốc phê
duyệt.
+ Thực hiện các nhiệm vụ đấu thầu, đàm phán ký kết hợp đồng, các hoạt động xúc
tiến bán hàng.
+ Liên hệ mật thiết với các phòng trong công ty để hực hiện có hiệu quả nhiệm vụ
sản xuất kinh doanh của toàn công ty.

Báo Cáo Thực Hành Nghề Nghiệp Môn Quản Trị Học.

Báo Cáo Thực Hành Nghề Nghiệp Môn Quản Trị Học.

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Báo Cáo Thực Hành Nghề Nghiệp Môn Quản Trị Học.

Similar to Báo Cáo Thực Hành Nghề Nghiệp Môn Quản Trị Học. (20)

More from Nhận Viết Thuê Đề Tài Baocaothuctap.net / 0909.232.620

More from Nhận Viết Thuê Đề Tài Baocaothuctap.net / 0909.232.620 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Báo Cáo Thực Hành Nghề Nghiệp Môn Quản Trị Học.