Báo Cáo Thực Tập Khoa Quản Trị Đông Á.

Nhận Làm Báo Cáo Thực Tập Thuê Trọn Gói – Điểm Cao
Zalo/Tele Nhắn Tin Báo Giá : 0909.232.620
TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á
KHOA QUẢN TRỊ ĐÔNG Á
QUẢN TRỊ
BÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN
LÝ VĂN BẢN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CPXL
THÀNH AN 96 TẠI ĐÀ NẴNG
GVHD: Th. S Nguyễn Thị Lệ Thủy
Tên sinh viên:
Lớp:
Đà Nẵng, tháng 3 năm 2016

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á
KHOA QUẢN TRỊ ĐÔNG Á
QUẢN TRỊ
ĐỀ TÀI
NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN
LÝ VĂN BẢN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CPXL
THÀNH AN 96 TẠI ĐÀ NẴNG
GVHD: Th. S Nguyễn Thị Lệ Thủy
Tên sinh viên:
Lớp:
Đà Nẵng, tháng 3 năm 2023

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ Ghi chú
1 CPXL Cổ phần xây lắp
2 CNĐN
Chi nhánh công ty CPXL Thành
An 96 tại Đà Nẵng
3 VB Văn bản
4 SXKD Sản xuất kinh doanh
5 VT Văn thư
6 VP Văn phòng
7 QPPL Quy phạm pháp luật
8 QLNN Quản lý nhà nước
9 CSDL Cơ sở dữ liệu
10 NN Nhà nước
11 HĐND Hội đồng nhân dân
12 UBND Ủy ban nhân dân
13 VP Văn phòng

Chương 1. THỰC TIỄN CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN
BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CPXL
THÀNH AN 96 TẠI ĐÀ NẴNG - CÔNG TY CPXL THÀNH AN 96
* Thông tin chung về Công ty CPXL Thành An 96 – Tổng công ty Thành
An (Binh Đoàn 11) – Bộ Quốc phòng
Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần xây lắp Thành An 96 – Tổng công ty
Thành An (Binh đoàn 11) –Bộ Quốc Phòng
Tên viết tắt: Công ty CPXL Thành An 96
Tên giao dịch nước ngoài: THANH AN 96 INSTALLATION AND
CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY
Địa chỉ trụ sở chính: số 02 Nguyễn Văn Trỗi – Phường Hòa Thuận Đông –
Quận Hải Châu – Thành phố Đà Nẵng
Số điện thoại: 05113.615.330
Số fax: 05113.615.334 – 3.634.196
Email: xaylap90@yahoo.com
Công ty xây lắp Thành An 96 – Binh đoàn 11 tiền thân là xưởng mộc 96
theo quyết định của Tổng công ty xây dựng Kinh tế - Bộ quốc phòng ngày
19/8/1976 trải qua quá trình xây dựng và phát triển, qua nhiều đơn vị chủ quản
từ một xưởng mộc nhỏ bé phát triển thành xí nghiệp 96 vào năm 1982, đến năm
1996 được Bộ quốc phòng nâng cấp lên thành công ty xây lắp 96. Và đến ngày
25/10/2007 Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng ra quyết định số 3073/QĐ-BQP phê
duyệt phương án cổ phần hóa công ty xây lắp thành lập 96 lấy tên là công ty cổ
phần xây lắp Thành An 96.

Trải qua 39 năm xây dựng và trưởng thành công ty đã lớn mạnh không
ngừng về mọi mặt từ một xưởng mộc nhỏ bé đến nay công ty đã có 4 xí nghiệp,
4 Chi nhánh, 1 trung tâm thí nghiệm chuyên ngành xây dựng, các công trường,
các đội xây dựng trực thuộc, công ty được đóng quân tại Nha Trang – Khánh
Hòa, Kiên Giang, Đà Nẵng, Hà Nội và các tỉnh trên khắp cả nước.
Quá trình hình thành và phát triển công ty đã được nhà nước tặng thưởng
huân chương lao động hạng nhì, thủ tướng chính phủ tặng bằng khen, Bộ xây
dựng tặng thưởng 21 huy chương vàng chất lượng cao ngành xây dựng bằng
khen và cờ đảm bảo chất lượng năm 2008, 2010, 2014 và nhiều phần thưởng cao
quý của Bộ Quốc Phòng, Binh đoàn 11 ….
Với 39 năm kinh nghiệm công ty đã trở thành doanh nghiệp hạng 1 với đa
ngành nghề, đa sản phẩm thuộc lĩnh vực khác nhau. Đã khẳng định được thương
hiệu công ty xâp lắp Thành An 96 là một trong những công ty xây dựng hàng
đầu của quân đội nói riêng và của Việt Nam nói chung.
1.1. Quá trình hình thành và phát triển Chi nhánh công ty cổ phần xây
lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng
Tên giao dịch: CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THÀNH
AN 96 TẠI ĐÀ NẴNG
Tên viết tắt: Chi nhánh công ty xây lắp 96 tại Đà Nẵng
Tên gọi tắt là: Chi nhánh Đà Nẵng
Địa chỉ: số 88 đường Nguyễn Chánh – Phường Hòa Minh – Quận Liên
Chiểu – Thành phố Đà Nẵng
Điện thoại: 05113.741.156
Fax: 05113.741.157
Email: Cn96dn@gmail.com
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0400100545-009 cấp ngày
22/3/2011 do sở kế hoạch và đầu tư Thành Phố Đà Nẵng

Công ty CPXL Thành An 96 trải qua 40 nămhình thành xây dựng và phát
triển, công ty ngày càng khẳng định được vị thế, uy tín và thương hiệu mạnh
trong của mình trong ngành xây dựng. Để đáp ứng nhu cầu ngày một lớn mạnh,
mở rộng thị trường của mình. Ngày 18 tháng 02 năm 2011 Chủ tịch Hội đồng
quản trị Công ty CPXL Thành An 96 quyết định thành lập Chi nhánh của công
ty cổ phần xây lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng theo quyết định số: 02/2011/QĐ-
HĐQT-CT96.
Tháng 03 năm 2011 chi nhánh công ty cổ phần xây lắp Thành An 96 tại Đà
Nẵng chính thức đi vào hoạt động với tổng quân số lao động là 20 đ/c được điều
động từ các xí nghiệp trong công ty trong đó có 09 đ/c là cán bộ, đảng viên và
11 đ/c nhân viên. Nhưng cho đến thời điểm hiện tại chi nhánh đã tăng lên 40
người trong đó có 20 đ/c là cán bộ, đảng viên và có 20 đ/c nhân viên cùng với
đó là nhiều công trình thi công xây dựng có giá trị cao.
Với chặng đường 5 năm hình thành và phát triển chi nhánh Đà Nẵng đã trải
qua không ít những thăng trầm, khó khăn và thử thách nhưng với tinh thần chủ
động khắc phục tháo gỡ khó khăn của tập thể cán bộ, nhân viên trong toàn chi
nhánh. Nhưng hiện nay Chi nhánh đã dần ổn định, đội ngũ nhân lực đã trưởng
thành có đủ năng lực, bản lĩnh để tổ chức thực hiện nhiệm vụ ngày càng phát
triển cao hơn nữa qua đó Chi nhánh đã gặt hái được những kết quả cao trong quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
1.1.1. Chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn của chi nhánh Đà Nẵng
1.1.1.1. Chức năng
Chi nhánh Công ty xây lắp 96 tại Đà Nẵng – công ty CPXL Thành An 96
với tư cách là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu chuyên kinh doanh xây lắp
các công trình xây dựng cơ bản cho quân đội và nhà nước, tạo ra cơ sở vật chất,
kỹ thuật cho các doanh nghiệp nói riêng và cho toàn bộ nền kinh tế quốc dân nói

chung, góp phần to lớn vào sự phát triển kinh tế của đất nước trong tiến trình hội
nhập kinh tế và sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước.
1.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Điều hành chi nhánh hoạt động và thực hiện chức năng sản xuất kinh
doanh theo đúng lĩnh vực đã đăng ký;
- Tổ chức thu mua hoặc sản xuất nguyên vật liệu xây dựng, phục vụ cho
việc thi công công trình trong và ngoài doanh nghiệp;
- Thực hiện tốt các công trình phòng thủ quốc phòng, các công trình dân
dụng công nghiệp, giao thông thủy lợi mà quân đội và nhà nước giao cho;
- Không ngừng cải tiến các thiết bị kỹ thuật, thường xuyên bồi dưỡng
nâng cao kiến thức cho đội ngũ cán bộ công nhân viên, đồng thời phải luôn tăng
cường đội ngũ cán bộ kỹ thuật bậc thợ;
- Thực hiện đúng chế độ kiểm toán thống kê do nhà nước quy định và
chấp hành chế độ kiểm toán nhà nước;
- Liên doanh liên kết với các doanh nghiệp khác để tăng cường lợi thế
cạnh tranh.
1.1.2. Ngành nghề kinh doanh, thị trường và khách hàng của Chi nhánh
Đà Nẵng
1.1.2.1. Ngành nghề kinh doanh
+ Xây dựng các công trình: Dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, đê
đập, bến cảng, công trình cấp, thoát nước, công trình bưu chính viễn thông;
+ Đầu tư và xây dựng hạ tầng đô thị, khu công nghiệp;
+ Kinh doanh nhà;
+ Xây dựng công trình điện, đường dây tải điện, trạm biến thế, hệ thống
điện chiếu sáng;
+ Xây dựng các công trình văn hóa;

+ Thi công nạo vét và san lấp mặt bằng;
+ Lắp đặt thiết bị cơ, điện, nước công trình;
+ Trang trí nội, ngoại thất và hoàn thiện công trình;
+ Lắp đặt và kinh doanh thiết bị máy móc phục vụ ngành xây dựng;
+ Kinh doanh phế liệu, hàng thanh lý (trừ phế liệu nhập khẩu ô nhiễm môi
trường);
+ Khai thác và chế biến khoáng sản;
+ Sản xuất sản phẩm cơ khí;
+ Sữa chữa thiết bị và các sản phẩm cơ khí phục vụ xây dựng và tiêu dùng;
+ Kinh doanh vận tải hàng;
+ Cho thuê nhà xưởng, kho bãi, tư vấn giám sát thi công;
+ Kinh doanh xe ô tô, xe máy và thiết bị phụ tùng thay thế;
+ Kinh doanh bất động sản;
+ Kinh doanh các sản phẩm đồ gỗ,
1.1.2.2. Thị trường và khách hàng
Thị phần của Chi nhánh công ty cổ phần xây lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng
có mặt khắp 3 miền: Bắc – Trung – Nam; gồm rất nhiều khách hàng tiềm năng
của doang nghiệp, trong đó ở các khu vực Miền Trung thì số lượng khách hàng
chủ yếu là:
- Quân khu 5;
- Bộ Tư lệnh vùng 3 Hải Quân;
- Cục kỹ thuật;
- Cục Tần Số vô tuyến Điện;
- Công ty quản lý bay Miền Trung;
- …,

1.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý của Chi nhánh Đà Nẵng
1.1.3.1. Hệ thống cơ cấu tổ chức quản lý:
Chi nhánh Công ty CPXL Thành An 96 tại Đà Nẵng được xây dựng theo
mô hình trực tuyến – chức năng. Theo mô hình này Giám đốc chi nhánh là
người có quyền hạn cao nhất; trực tiếp quản lý các hoạt động của chi nhánh,
đồng thời là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
của toàn chi nhánh; Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc được giao
trách nhiệm trước giám đốc về các công việc mà giám đốc giao và ủy quyền.
Dưới phó giám đốc là các phòng ban, các đội xây dựng với những chức năng và
nhiệm vụ cụ thể, giúp lãnh đạo nắm bắt được thông tin cụ thể về công việc mà
mình phụ trách một cách nhanh gọn, kịp thời và chính xác. (Sơ đồ cơ cấu tổ
chức bộ máy được trình bày tại phụlục số 01).
Tổ chức bộ máy theo mô hình này giúp chia sẻ, gánh vác trách nhiệmvới
Giám đốc, phát huy năng lực của các bộ phận, công việc phân chia rõ ràng.
Tuynhiên, cũng do mô hình quản lý này nên thông tin phải qua nhiều cấp, dẫn
tới sự sai sót, chậm chạp.
1.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của chi nhánh Đà Nẵng
Hiện tại Chi nhánh Đà Nẵng đã phân thành các ban, các đội và có phân
định những vị trí chức danh với các chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau:
+ Giám đốc chi nhánh: là người đại diện pháp nhân cho chi nhánh, là
người chịu trách nhiệm cao nhất trước cấp trên và trước pháp luật trong lãnh
đạo, chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của Chi nhánh đồng thời chịu trách nhiệm
gián tiếp về các quyết định của Phó giám đốc chi nhánh liên quan đến việc thực
hiện nhiệm vụ được giám đốc chi nhánh phân công hoặc ủy quyền.
+ Phó Giám đốc: giúp giám đốc chi nhánh trong lĩnh vực công việc cụ thể;
được sử dụng quyền hạn của Giám đốc để giải quyết tất cả các công việc thuộc
lĩnh vực được phân công hoặc được ủy quyền và phải chịu trách nhiệm về hiệu

quả công việc đó trước Giám đốc và Pháp luật. Trong phạm vi và quyền hạn
được phân công phó giám đốc chủ động giải quyết công việc với các cơ quan,
đơn vị có liên quan; những công việc do các phó giám đốc khác phụ trách thì
chủ động phối hợp, trao đổi thống nhất, hợp đồng với nhau để giải quyết và báo
cáo kết quả cho Giám đốc chi nhánh.
+ 02 Ban và 04 đội: chịu trách nhiệm trước Giám đốc chi nhánh và cơ quan
ngành dọc cấp trên trong việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ đã được phân công;
được dùng quyền hạn của mình để giải quyết tất cả các công việc trong phạm vi
cơ quan, đơn vị mình hoặc được giám đốc phân công hoặc được giám đốc ủy
quyền và phải chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc đó trước Giám đốc và
pháp luật. những công việc các cơ quan, đơn vị có liên quan đến nhau thì chủ
động phối hợp, trao đổi thống nhất, hợp đồng với nhau để giải quyết sau đó báo
cáo kết quả cho Giám đốc chi nhánh.
Mối quan hệ giữa các ban và các đơn vị trực thuộc là mối quan hệ chức
năng, cùng phối hợp cung cấp và trao đổi thông tin để tạo điều kiện thuận lợi
cho mỗi đơn vị hoàn thành nhiệm vụ của mình đồng thời chịu sự lãnh đạo trực
tiếp của ban lãnh đạo chi nhánh.
1.1.3.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật của chi nhánh Đà Nẵng
Việc tổ chức và trang bị khoa học chỗ làm việc sẽ góp phần nâng cao năng
suất và hiệu quả công tác đồng thời giảm nhẹ sức lao động của cán bộ, nhân
viên. Nắm rõ được yêu cầu đó chi nhánh Đà Nẵng đã bố trí hợp lý, thuận tiện và
phù hợp với công việc của từng người như chú trọng đầu tư trang thiết bị cơ sở
vật chất tương đối đầy đủ chất lượng và hiện đại cần thiết để cán bộ, nhân viên
hoàn thành các công việc chuyên môn như:
Các phương tiện kỹ thuật: máy tính bàn; lắp mạng Iternet, máy in, máy
photocopy các khổ giấy từ A0-A4, máy điều hòa nhiệt độ, máy điện thoại, máy

fax, máy scan… ngoài ra công ty còn có chính sách khuyến khích và hỗ trợ 50%
để nhân viên mua máy tính xách tay nhằm hiện đại hóa văn phòng.
Các công cụ dụng cụ làm việc: bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn
phòng phẩm…Các thiết bị phục vụ cho công tác văn thư cũng được hiện đại hoá
và trang bị đầy đủ như: cặp ba dây, tủ bàn ghế, giá kệ đựng tài liệu, các phương
tiện để soạn thảo văn bản như máy tính, máy scan.
Các vật dụng cần thiết khác như: hộp y tế, thiết bị phòng cháy chữa cháy…
Qua khảo sát nhìn chung các trang thiết bị cơ sở vất chất phục vụ cho yêu
cầu công việc đều được trang bị đầy đủ, kịp thời đáp ứng nhiệm vụ của chi
nhánh Đà Nẵng, phát huy tối đa vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý và
điều hành sản xuất kinh doanh.
1.1.3.4. Kết quả hoạt động về công tác văn thư cụ thể là công tác soạn thảo, ban
hành và tiếp nhận văn bản của Chi nhánh Đà Nẵng trong 3 năm gần đây
(2013-2015)
Chi nhánh công ty xâp lắp Thành An 96 trực thuộc công ty CPXL Thành
AN 96 – là doanh nghiệp nhà nước có chức năng và nhiệm vụ chính là đầu tư và
xây dựng các công trình xây dựng. Bên cạnh đó chi nhánh còn kinh doanh sản
xuất vật liệu xây dựng, vận tải hàng hóa, … nói chung nghành nghề lĩnh vực
kinh doanh của chi nhánh rất phong phú và đa dạng. Cho nên trong quá trình
hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình thì chi nhánh đã sản sinh ra
một khối lượng các công văn, giấy tờ có liên quan đến chiến lược, mục tiêu phát
triển, tổ chức nhân sự, hoạt động của chi nhánh. Chính vì vậy để quản lí thống
nhất khối tài liệu này thì bắt buộc chi nhánh phải xây dựng hoàn thiện công tác
văn thư một cách khoa học, đảm bảo hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của
mình.
Theo qui định Chi nhánh công ty xâp lắp Thành An 96 trực thuộc công ty
CPXL Thành An 96 – trực thuộc Binh Đoàn 11 (Bộ quốc phòng) cho nên tất cả

những văn bản đi và đến công ty đều phải thực hiện theo chế độ bảo mật. Công
tác văn thư được công ty tổ chức thực hiện theo chế độ tập trung. Tất cả các văn
bản đi và đến công ty đều phải qua văn thư để quản lý tập trung thống nhất.
Công ty có con dấu riêng, các ban chức năng dùng chung dấu của chi nhánh.
Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư thì các ban chức năng
không có trách nhiệm giải quyết.
Do chi nhánh Đà Nẵng mới thành lập (5 năm) nên tình hình cơ cấu tổ chức
và quản lý chưa ổn định trong những năm đầu nên đã tác động không nhỏ đến
các hoạt động chung của chi nhánh Đà Nẵng trong đó có công tác văn phòng
như công tác về soạn thảo, ban hành văn hành, văn thư lưu trữ. Tuy nhiên trong
03 năm trở lại đây tình hình của Chi nhánh Đà Nẵng đã dần dần được ổn định
tạo điều kiện cho các hoat động chung phát triển bằng chứng là công tác về soạn
thảo, ban hành văn hành, văn thư lưu trữ đã có những bước tiến rõ rệt.
Cụ thể công tác văn phòng đã được chú trọng quan tâm đầu tư phát triển về
trang thiết bị cơ sở vật chất; các khâu nghiệp vụ văn phòng đã và đang thực hiện
tốt, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh. Những bước tiến
đó được thể hiện qua bảng thông kê sau:
* Thống kê số lượng văn bản của Chi nhánh đã ban hành trong 3 năm gần
đây:
TT Tên văn bản han hành
Số lượng
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
01 Quyết định, chỉ thị 36 45 55
02
Công văn chung gồm: thông
báo, báo cáo….
59 69 92
* Thông kê số lượng văn bản đếnchi nhánh trong 3 năm gần đây:

TT Tên văn bản đến
Số lượng
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
01
Quyết định, chỉ thị cơ quan
cấp trên và Công văn đến
chung gồm: thông báo, báo
cáo….
309 312 373
* Đánh giá kết quả hoạt động của chi nhánh Đà Nẵng
Qua bảng thống kế số liệu trên ta có thể thấy tình hình Chi nhánh Đà Nẵng
đang trên đà phát triển rõ rệt và số lượng văn bản đi và đến năm sau cao hơn
năm trước. Tuy nhiên thì số lượng đó hơi ít do Chi nhánh Đà Nẵng mới thành
lập và quan trọng là Chi nhánh trực thuộc công ty CPXL Thành An 96 nên toàn
bộ các văn bản pháp lý phát hành đều lấy tên cơ quan chủ quản (là Công ty
CPXL Thành An). Vì vậy khối lượng văn bản phát hành ít hơn khối lượng văn
bản đến trong năm.
1.2. Thực tiễn công tác soạn thảo, ban hành văn bản và quản lý văn bản
tại Chi nhánh công ty cổ phần xây lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng
Do tính chất và đặc thù công việc là chuyên tổ chức thi công các công trình
xây dựng dân dụng, công nghiệp trên tất cả các tỉnh thành trong cả nước như:
Nha Trang – Khánh Hòa, Hà Nội, Tp Hồ Chí Minh, Kiên Giang…cho nên Chi
nhánh Đà Nẵng có cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Chức năng là thành lập
các Ban và các đội xây dựng (không thành lập văn phòng riêng) có chức năng và
nhiệm vụ riêng để tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc. Trong đó Ban kế
hoạch có thể xem là phòng đầu mối truyền đạt thông tin từ lãnh đạo đến các ban,

đội và ngược lại, đây cũng là nơi tổ chức mọi công tác hành chính của chi
nhánh công ty.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Ban kế hoạch chi nhánh Đà Nẵng
Ban kế hoạch chi nhánh công ty xây lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng được
thành lập khi có quyết định thành lập Chi nhánh công ty xây lắp Thành An 96tại
Đà Nẵng ngày 18/02/2011. Trong những năm qua tập thể Ban luôn hoàn thành
xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao, góp phần vào sự phát triển chung của Chi
nhánh Đà Nẵng.
1.2.1.1. Chức năng:
Ban kế hoạch có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo chi
nhánh cụ thể: Tham mưu giúp Chi bộ, Ban Giám đốc về công tác quản lý hành
chính, hậu cần, bảo vệ an toàn đơn vị và công tác pháp chế trong phạm vi toàn
chi nhánh. Giúp giám đốc trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại và trực tiếp điều
hành các công trình đang tổ chức thi công.
1.2.1.2. Nhiệm vụ:
- Chủ trì và thực hiện công tác kế hoạch, thống kế, lao động tiền lương và
công tác an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, phòng chống lụt bão;
- Chủ trì và thực hiện công tác bảo vệ, hành chính, hậu cần, văn thư bảo
mât;
- Chủ trì và thực hiện làm hồ sơ tiếp thị đấu thầu; tham gia công tác nghiệm
thu, thanh quyết toán các công trình của Chi nhánh;
- Tăng cường nhân lực phụ trách các công trường thi công theo sự phân
công của Giám đốc chi nhánh;
- Duy trì các đơn vị thực hiện chế độ có nề nếp, duy trì chế độ trực ban trực
chiến và các chế độ khác trong toàn chi nhánh;

- Thực hiện nhiệm vụ tổng hợp báo cáo công tác đảng, công tác chính trị
với cấp trên và giúp chỉ huy chi nhánh triển khai các mặt hoạt động công tác
đảng, công tác chính trị của chi nhánh;
- Chủ trì và thực hiện công tác quản lý đầu tư và sử dụng thiết bị xe máy,
dụng cụ thi công
- Duy trì và tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008
1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức:
Theo sự thay đổi mới nhất về cơ cấu tổ chức thì Ban kế hoạch gồm có các
đồng chí: 01 đ/c trưởng ban phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Giám
đốc chi nhánh về toàn bộ công tác của ban; 01 đ/c phó ban giúp việc cho trưởng
ban theo sự ủy quyền và thực hiện giải quyết công việc trong lĩnh vực mình
được phân công phụ trách; cán bộ nhân viên gồm: 01 nhân viên kế hoạch – tiền
lương; 02 nhân viên kỹ thuật hiện trường; 01 nhân viên làm công tác văn thư; 01
nhân viên lái xe và 01 nhân viên bảo vệ. Mỗi cán bộ, nhân viên đều hoạt động
theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. (Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ban kế
hoạch trình bày tại phụ lục số 02).
1.2.1.4. Mô hình văn phòng của chi nhánh Đà Nẵng
Thời đại ngày nay khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của
mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn phòng. Đặc biệt
ở các tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các
doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư cho văn phòng hoạt động có hiệu quả.
Không nằm ngoài quy luật chung đó Chi nhánh Đà Nẵng với tổ chức biên chế
02 Ban và 04 đội xây dựng trong đó do điều kiện vị trí thực tế các công trình thi
công không ổn định, tập trung nên các đội xây dựngphải thường xuyên di
chuyển nên nơi làm việc không ổn định. Còn 02 ban trực thuộc chi nhánh được
đặt tại trụ sở làm việc và được bố trí 02 văn phòng làm việc riêng biệt, cố định.
Để đảm bố trí các hoạt động của văn phòng mang tính khoa học chi nhánh Đà

Nẵng đã chọn cách bố trí văn phòng theo hướng hiện đại, theo mô hình phương
pháp văn phòng “Mở”. trong toàn văn phòng là một khoảng không gian rộng lớn
được sếp thành bàn làm việc nối liền và song song với nhau.
* Nhận xét:
Cách bố trí mô hình làm việc văn phòng “Mở” của Chi nhánh Đà Nẵng đã
tận dụng được diện tích mặt bằng tối đa vì không có tường ngăn, diện tích được
điều chỉnh theo số lượng người nhằm tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất,
cơ động do không có tường ngăn nên dễ bố trí lại khi cần thiết vừa nhanh vừa
giảm phí tổn. Do có thể bố trí các nhóm nhân viên phụ trách các công việc có
liên quan với nhau sát cạnh nhau nên giảm thiểu được thời gian, công sức cho
việc di chuyển, nâng cao hiệu quả công việc. Mặt khác, bố trí theo kiểu này
nhân viên có điều kiện gần gũi nhau hơn, người phụ trách có thể quán xuyến
theo dõi nhân viên của mình. Tuy nhiên nó cũng có hạn chế là gây ồn ào ảnh
hưởng đến xung quanh, giảm sự tập trung trong công việc, khó bảo đảm bí mật
thông tin khi cần thiết.
1.2.1.5. Tổ chức lao động và cách bố trí trang thiết bị trong văn phòng Ban kế
hoạch chi nhánh Đà Nẵng
Cán bộ, nhân viên được phân công công việc phù hợp với khả năng,
nguyện vọng, đúng trình độ chuyên môn và năng lực của mỗi người. Cách sắp
xếp chỗ ngồi tương đối thuận lợi, mỗi người đều được trang bị một máy vi tính,
máy này được kết nối với mạng internet, mạng nội bộ giúp cán bộ, nhân viên xử
lý công việc, tìm kiếm thông tin, cập nhật kiến thức. Không gian trong văn
phòng đảm bảo các điều kiện về ánh sáng, nhiệt độ và không khí mát mẻ, cách
trang trí, bố trí bàn ghế, màu sắc trong phòng tạo nên tâm lý thoải mái, giảm bớt
căng thẳng mệt mỏi, trong lúc làm việc. Hệ thống máy lạnh, quạt đèn phù hợp
với các tiêu chuẩn để đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ.

Qua khảo sát em nhận thấy, nhìn chung việc bố trí nơi làm việc của Văn
phòng chi nhánh Đà Nẵng là khoa học, tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ, nhân
viên làm việ phát huy tối đa năng suất, hiệu quả lao động. Qua đó cung cấp đầy
đủ thông tin trong hoạt động quản lý và cho đời sống xã hội.
1.2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
1.2.2.1. Thẩm quyền ban hành văn bản
Theo quy định hiện hành thì chi nhánh Đà Nẵng là đơn vị sản xuất kinh
doanh nên không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. cho nên
để quản lý điều hành và tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh, Chi nhánh
được phép soạn thảo và ban hành các loại văn bản hành chính và văn bản
chuyên nghành giống như các cơ quan nhà nước và tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt
động của chi nhánh (theo luật doanh nghiệp). Về mặt nội dung của văn bản do
chi nhánh ban hành chỉ có phạm vi điều chỉnh trong toàn chi nhánh hoặc các đối
tác có liên quan nếu là văn bản kí giữa các bên. cụ thể như sau:
Văn bản hành chính mà chi nhánh ban hành tương tự như các cơ quan nhà
nước khác, rất đa dạng tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của chi nhánh bao gồm:
Điều lệ, Nghị Quyết, Quyết định, Hợp đồng, Quy chế, Báo cáo, thông báo, kế
hoạch, tờ trình, biên bản, công văn, đơn từ. Ngoài ra Chi nhánh còn sử dụng một
số loại văn bản hành chính thông thường như: giấy đi đường, giấy đề nghị, giấy
giới thiệu…
Văn bản chuyên ngành. Ngoài VB hành chính chi nhánh còn sử dụng loại
văn bản mang tính chuyên môn đặc thù gắn liền với hoạt động của chi nhánh
gồm:Tài liệu kế toán (hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính…), tài liệu dự án (hồ
sơ thầu, hồ sơ năng lực, thuyết minh công trình, dự toán công trình…).
1.2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Chi nhánh công ty xây lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng – thuộc công ty
CPXL Thành An 96 là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Binh đoàn 11 (BQP)
quản lý cho nên tất các văn bản ban hành đều phải thực hiện theo các văn bản

quy định của nhà nước và Bộ quốc phòng. Vì vậy khi soạn thảo văn bảnchi
nhánh đều dựa trên các căn cứ pháp lý để soạn thảo ban hành văn bản sau:
- Hiến pháp nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam năm 2013.
- Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13;
- Điều lệ hoạt động của công ty (trong đó quyết định hình thức hoạt động
của công ty).
- Quy chế hoạt động sản xuât kinh doanh của công ty
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác
văn thư
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của chính phủ sửa đổi, bổ
sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác
văn thư
- Quyết định số: 206/ 2005/ QĐ-BQP ngày 20 tháng 12 năm 2005 của bộ
quốc phòng về việc ban hành quy định ban hành và quản lý văn bản hành chính.
- Thông tư số: 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ quốc phòng ban
hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong quân đội;
- Thông tư số: 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ Quốc Phòng
hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của các cơ quan,
đơn vị trong quân đội;
* Với lĩnh vực hoạt động là đầu tư và xây dựng cho nên tài liệu chi nhánh
hình thành mang tính chất chuyên môn đặc thù cao. Cho nên phần lớn tài liệu
của các phòng ban sản sinh ra đều do cán bộ chuyên môn của từng phòng ban đó
soạn thảo, đánh máy hoặc kết hợp với nhau trong quá trình giải quyết công việc
dựa trên quy chế của từng phòng ban. Một số văn bản hành chính đơn giản như
công văn, giấy mời, biên bản… có quy trình xây dựng và ban hành rất đơn giản,
nhiều trường hợp có thể bỏ qua các bước để tiến hành soạn thảo. Tuy nhiên đối
với nhiều văn bản có giá trị pháp lý cao, phạm vi rộng và lâu dài thì để ban hành

đều phải trải qua quá trình xây dựng và ban hành văn bản theo các công việc
sau:
Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn và phạm vi
phổ biến của các văn bản cần soạn thảo:
Khi công việc phát sinh cần soạn thảo văn bản để giải quyết mà việc đầu
tiên của công tác soạn thảo một văn bản là xác định hình thức, nội dung và độ
mật, khẩn của văn bản cần ban hành. Tại Chi nhánh Đà Nẵng thì công việc này
đã được Giám đốc hoặc phó giám đốc làm, bởi vì khi giao việc soạn thảo cho
Ban hoặc cán bộ chuyên trách thì lãnh đạo luôn chỉ đạo việc soạn thảo văn bản
có tên gì và nội dung chính của văn bản ra sao? Dựa trên ý kiến của lãnh đạo cán
bộ chuyên trách tiến hành soạn thảo. Còn việc xác định độ mật khẩn của văn bản
đều do lãnh đạo quyết định. Nhưng trong thực tế hầu hết các văn hành do chi
nhánh ban hành đều mang nội dung thông thường không cần đến độ mật, khẩn.
Bước 2: Thu thập xử lý các thông tin liên quan đến vấn đề cần soạn
thảo
Việc thu thập và sử lý thông tin chỉ được áp dụng vào việc soạn thảo những
văn bản quan trọng có liên quan đến nhiều vấn đề như báo cáo tình hình hoạt
động năm, 6 tháng đầu năm… thì lúc này cán bộ soạn thảo liên hệ với các ban,
đội để lấy số liệu. Từ đó chọn lọc những thông tin cần thiết và đưa vào văn bản,
còn những nội dung mang tính chất thông thường thì việc thu thập và xử lý
thông tin sẽ không áp dụng.
Bước 3: Tổ chức soạn thảo văn bản
Sau khi hai công việc đầu đã hoàn tất, cán bộ soạn thảo được giao soạn
thảo tiến hành soạn thảo văn bản. Đưa vào tên loại gì và nội dung của văn bản,
tiến hành chọn lọc những thông tin từ những tài liệu đã thu thập để hoàn thiện
phần nội dung của văn bản. (Các thể thức văn bản và cách trình bày văn bản
được sử dụng theo đúng hướng dẫn số: 42/HD-CNĐN ngày 07/11/2012)

Bước 4: Tổ chức lấy ý kiến tham gia của các cơ quan, đơn vị và cá
nhân có liên quan (nếu cần) để hoàn chỉnh bản thảo.
Có thể đề xuất với lãnh đạo chi nhánh tổ chức việc tham khảo ý kiến của cơ
quan, đơn vị, cá nhân có liên quan để tiếp tục nghiên cứu tiếp thu ý kiến, hoàn
thiện văn bản. Bước này chỉ áp dụng trong những trường hợp cần thiết. Trong
thực tế tại Chi nhánh trong quá trình soạn thảo ít khi dùng đến vìnhững văn bản
có nội dung đơn giản đã được lãnh đạo định hướng ngay từ đầu.
Bước 5: Trình duyệt bản thảo.
Bản thảo sau khi soạn xong thì được trình cho người có thẩm quyền ký văn
bản duyệt. Trước tiên là trình cho Trưởng Ban hoặc Trưởng các đơn vị xem xét,
sữa chữa bản thảo hoàn chỉnh. Sau đó sẽ được trình cho lãnh đạo quyết định.
Lãnh đạo xem xét kĩ về nội dung, quyết định độ mật, khẩn (nếu có), phạm vi
phổ biến của văn bản. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được
duyệt phải báo cáo người duyệt văn bản xem xét, quyết định.
Bước 6: Đánh máy, nhân văn bản.
Sau khi bản thảo đã được duyệt thì cán bộ soạn thảo sẽ đánh máy văn bản
đảm bảo đúng nội dung bản thảo và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Khi
đánh máy và nhân bản văn bản đảm bảo kịp thời gian, đúng số lượng quy định,
quản lý chặt chẻ và tuyệt đối giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Bước 7: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký
Văn bản khi được đánh máy và nhân bản xong thì Lãnh đạo, trưởng các
ban, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ
chính xác nội dung văn bản và ký bảo đảm vào sau dấu chấm hết (./.) của văn
bản.
Sau đó văn bản được chuyển cho Cán bộ văn thư kiểm tra và xem xét lại
lần cuối và ký tên đảm bảo chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật

trình bày văn bản sau dấu chấm của chữ viết tắt tên người đánh máy và số lượng
bản phát hành (ở nơi nhận) văn bản.
Bước 8: Ký văn bản.
Chi nhánh Đà Nẵng làm việc theo chế độ thủ trưởng nên thẩm quyền ký
văn bản được thực hiện cụ thể:
Giám đốc trực tiếp ký các văn bản do công ty ban hành.
Các phó giám đốc ký thay (KT.) Tổng giám đốc những văn bản thuộc phần
việc được phân công phụ trách.
Trưởng các ban được ký thừa lệnh (TL.) vào một số loại văn bản đôn đốc,
nhắc nhở công việc hành chính thông thường, những văn bản không phải để chỉ
đạo hoặc các văn bản sao và được sự đồng ý của giám đốc chi nhánh.
Người ký văn bản đảm bảo đúng quyền hạn và chịu trách nhiệm hoàn toàn.
Chữ ký đảm bảo đúng mẫu chữ ký đã đăng ký và đúng quy định.
Sau khi văn bản đã hoàn thiện đầy đủ về mặt thể thức và nội dung, có đầy
đủ chữ ký thì chuyển đến cán bộ văn thư để phát hành văn bản.
1.2.2.3. Về thể thức hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Tại chi nhánh Đà Nẵng việc soạn thảo văn bản được thực hiện theo Hướng
dẫn số 42/HD-CNĐN ngày 07/11/2012 của chi nhánh Đà Nẵng hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được chi nhánh thể chế hóa từ
văn bản số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012
Đây là 2 yếu tố cơ bản nhằm nâng cao hiệu lực pháp lý thi hành văn bản,
là cơ sở để nâng cao hiệu suất, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mỹ của văn
bản ban hành nhằm tạo thuận lợi cho việc xử lý văn bản. Thể thức văn bản hành
chính của Chi nhánh Đà Nẵng (Ví dụ mỗi thành phần được trình bày giống như
văn bản thực tế)
1. Quốc hiệu, tiêu ngữ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2. Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
- Đối với văn bản do Ban giám đốc chi nhánh ban hành thì lấy tên chung.
CÔNG TY CPXL THÀNH AN 96
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
- Đối với văn bản do các ban, đơn vị trực thuộc công ty ban hành thì phía
trên ghi tên công ty và ở phía dưới là tên của phòng, ban, đơn vị ban hành văn
bản đó.
BAN KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT
3. Số, ký hiệu văn bản.
Số văn bản viết bằng chữa số Ả Rập, ký hiệu văn bản đặt sau số văn bản
là chữ viết tắt của tên loại và cơ quan ban hành văn bản, được thể hiện theo thứ
tự sau:
Số: STT/ Tên loại - tên công ty
Số: 25/BC-CNĐN
4. Địa danh, ngày tháng ban hành văn bản.
- Địa danh: trụ sở chính nơi ban hành văn bản. Đà Nẵng
- Ngày tháng năm của văn bản là ngày chính thức văn bản được ký ban
hành.
Đà Nẵng, ngày 20 tháng 10 năm 2015
5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung.
- Văn bản có tên loại: là tên văn bản được ban hành
QUYẾT ĐỊNH

Giao nhiệm vụ thi công công trình:
Nhà ở doanh trại kho K718 vùng 3 Hải Quân
Hạng mục: Nhà nghỉ giải lao giữa ca
- Văn bản không có tên loại văn bản: trình bày dưới số và ký hiệu của văn
bản
V/v mượn phòng để sử dụng
thi công công trình
6. Nội dung văn bản.
- Được trình bày đầy đủ, chính xác về thông tin, đúng quy định và thẩm
quyền của nhà nước, của Bộ quốc phòng và quy chế quy định của công ty chủ
quản cấp trên. Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản,dễ hiểu, phù hợp
với hình thức văn bản sử dụng.
7. Thể thức đề ký văn bản.
- Cấp trưởng ký trực tiếp:
GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH
Bùi Đăng Đáng
- Cấp phó ký thay:
KT. GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH
PHÓ GIÁM ĐỐC
Phạm Minh Hán
- Cấp dưới một cấp ký thừa lệnh:
TL. GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH
TRƯỞNG BAN TÀI CHÍNH

Trần Văn Thái
- Hiện tại chi nhánh công ty chỉ áp dụng 3 hình thức đề ký văn bản trên
không có áp dụng đề ký thừa ủy quyền (TUQ.)
8. Đóng dấu trên văn bản.
Chi nhánh công ty đang sử dụng các loại dấu sau: dấu chi nhánh, dấu tên.
Tùy vào thực tế văn bản ban hành mà đóng dấu cho đảm bảo tính hợp pháp, quy
chế quy định.
9. Nơi nhận văn bản.
- Đối với văn bản có tên loại nơi nhận được trình bày dưới nội dung văn
bản và ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề
trái. Được dùng để xác định mục đích và trách nhiệm như: để báo cáo, để giải
quyết, để biết, để lưu…
Ví dụ: Nơi nhận:
- Công ty 96 (để b/c);
- Cơ quan, đơn vị;
- Lưu: VT.
- Đối với văn bản không có tên loại thì nơi nhận ngoài ở trên còn có dưới
trích yếu nội dung văn bản của công văn sau từ “kính gửi”.
Ví dụ: Kính gửi: Công ty CPXL Thành An 96
10. Các thành phần thể thức khác của văn bản.
- Dấu chỉ mức độ mật, khẩn: do lãnh đạo chi nhánh công ty quyết định
được trình bày dưới địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, chỉ dẫn về dự thảo.
- Phê duyệt trực tiếp trên văn bản: trình bày dưới số kí hiệu hoặc độ mật,
độ khẩn (nếu có) và ghi trực tiếp chức danh người phê duyệt.

Những điểm khác nhau trong kỹ thuật trình bày thể thức văn bản bắt buộc của văn bản Chi
nhánh Đà Nẵng với Văn bản quản lý hành chính nhà nước
STT
THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
(Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV)
THỂ THỨC VẢN BẢN CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
(Theo Hướng dẫn số 42/HD-CNĐN)
1
Phông chữ trình bày
Phông chữ sử dụng trình bày VB trên máy tính là
phông chữ tiếng việt của bộ mã ký tự Unicode theo
tiêu chuẩn Việt Nam VN TCVN 6909:2001
Phông chữ trình bày
Phông chữ sử dụng trình bày VB trên máy tính là
phông chữ tiếng việt của bộ mã ký tự Unicode theo
tiêu chuẩn Việt Nam VN TCVN 6909:2001
Chi nhánh thống nhất chữ dùng cho trình bày văn bản
là phông chữ Times New Roman, phông chữ dùng
cho trình bày bảng biểu là phông chữ Arial
2
Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: Cách mép trên từ 20-25mm
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25mm
Lề trái: cách mép trái từ 30-35mm
Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: Cách mép trên 20mm
Lề dưới: cách mép dưới 20mm
Lề trái: cách mép trái 30mm

STT
Lề phải: cách mép phải từ 15-20mm Lề phải: cách mép phải 18mm
3
Quốc hiệu
Dòng thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ
từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm
Dòng thứ hai “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14
(nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12 thì dòng thứ hai cỡ chữ
13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13 thì dòng thứ hai cỡ
chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm
Quốc hiệu
Dòng thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ
12, kiểu chữ đứng, đậm
Dòng thứ hai “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ
đứng, đậm
4
Địa danh, ngày tháng năm ban hành VB
Kỹ thuật trình bày. Được trình bày trên cùng một dòng
với số, ký hiệu văn bản tại ô số 4, bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng
Địa danh, ngày tháng năm ban hành VB
Kỹ thuật trình bày. Được trình bày trên cùng một
dòng với số, ký hiệu văn bản tại ô số 4, bằng chữ in
thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ nghiêng
5 Tên loại và trích yếu nội dung của VB Tên loại và trích yếu nội dung của VB

STT
Kỹ thuật trình bày. Bên dưới tên loại và trích yếu nội
dung của các loại VB có ghi tên loại có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài của
dòng chữ
Trình bày trích yếu nội dung công văn bằng chữ in
thường cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Kỹ thuật trình bày. Bên dưới tên loại và trích yếu nội
dung của các loại VB có ghi tên loại có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài 1/2 độ dài của dòng chữ
Trình bày trích yếu nội dung công văn bằng chữ in
thường cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
6
Trình bày nội dung văn bản
Khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5
lines)
+ Phần, chương: được trình bày cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng đậm. Số thứ tự của phần, chương được
trình bày cỡ chữ từ 13 đến 14 kiểu chữ đứng đậm
+ Mục: được trình bày cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng đậm. Số thứ tự của phần, chương được trình bày
Trình bày nội dung văn bản
Khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,3 dòng (1,3
Multiple line spacing)
- Đối với trình bày nội dung VB
+ Phần, chương: được trình bày cỡ chữ 13 kiểu chữ
đứng đậm. Số thứ tự của phần, chương được trình bày
cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng đậm
+ Mục: được trình bày cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm.
Số thứ tự của phần, chương được trình bày cỡ chữ 13

STT
cỡ chữ từ 13 đến 14 kiểu chữ đứng đậm kiểu chữ đứng đậm
- Đối với trình bày bảng biểu
Phần nội dung bảng biểu được trình bày bằng chữ in
thường (tùy theo nội dung hàng và cột có thể căn
giữa, lề trái hay lề phải…), kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ
8 đến 12 (nhưng trong một VB dùng cùng một cỡ
chữ). Nếu nội dung văn bản trong một ô dài không đủ
một hàng ngang thì có thể trình bày tràn dòng (kích
chọn Wrap text) hoặc thu nhỏ (kích chọn shrink to
fit).
7
Quyền hạn, chức vụ của người có thẩm quyền
Kỹ thuật trình bày. Được trình bày in hoa cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng đậm
Họ tên của người ký văn bản được trình bày cỡ chữ từ
13 đến 14
Quyền hạn, chức vụ của người có thẩm quyền
Kỹ thuật trình bày. Được trình bày in hoa cỡ chữ 13,
kiểu chữ đứng đậm
Họ tên của người ký văn bản được trình bày cỡ chữ từ
13.

STT
8
Nơi nhận văn bản
Kỹ thuật trình bày. Từ “kính gửi” và tên các cơ quan,
tổ chức hoặc cá nhân nhận VB được trình bày bằng
chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng
Nơi nhận văn bản
Kỹ thuật trình bày. Từ “kính gửi” và tên các cơ quan,
tổ chức hoặc cá nhân nhận VB được trình bày bằng
chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng

1.2.3. Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi
Để thúc đẩy hoạt động SXKD của chi nhánh Đà Nẵng phát triển thì trong
quá trình giải quyết công việc chi nhánh đã ban hành các văn bản đi rất phong
phú và đa dạng như: Quyết định (cá biệt), hợp đồng, quy chế, thông báo, báo
cáo, công văn… chính vì vậy để việc quản lý và giải quyết văn bản đi kịp thời,
chính xác cán bộ văn thư chi nhánh đã áp dụng và thực hiện các bước quản lý và
giải quyết văn bản đi theo thông tư số 91/2012/TT-BQP về Quy chế về công tác
văn thư, lưu trữ; Thông tư số: 217/2013/TT-BQP ngày 16/12/2013 của Bộ Quốc
Phòng quy định về việc ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên
mạng truyền số liệu của Bộ Quốc Phòng; Quy định số 34/QyĐ-CNĐN ngày15
tháng 5 năm 2012 chi nhánh công ty và Hệ thống quản lý chất lượng ISO
9001:2008.
1.2.3.1. Khái niệm văn bản đi:
“ Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ, văn bản mật) do chi
nhánh ban hành được gọi chung là văn bản đi”
1.2.3.2. Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản đi:
- Tất cả các văn bản do chi nhánh ban hành thì trừ trường hợp có quy định
khác như: hóa đơn, chứng từ kế toán, các loại hợp đồng…thì đều phải tập trung
thống nhất tại bộ phận văn thư công ty theo nguyến tắc tập trung một đầu mối.
- Văn bản đi ngày nào thì phải đăng ký phát hành trong ngày, chậm nhất là
ngày làm việc tiếp theo.
- Đảm bảo chính xác, kịp thời tiết kiệm và đúng quy định của nhà nước,
của Bộ quốc phòng.Công tác quản lý giải quyết văn bản đi của công ty gồm các
công việc sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản và ghi
số, ngày tháng năm văn bản, đăng ký và đóng dấu văn bản

* Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày và ghi số ngày tháng năm
văn bản
+ Kiểm tra thể thức hình thức kỹ thuật trình bày văn bản
Văn bản sau khi đã được lãnh đạo công ty ký thì đưa cho bộ phận văn thư
hoàn tất thủ tục phát hành. Tại đây văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về
hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện thấy văn bản sai
thể thức, không đúng quy định thì yêu cầu cán bộ chuyên môn sữa chữa lại trước
khi ban hành.
+ Ghi sổ, ngày tháng văn bản
Tất cả văn bản do chi nhánh phát hành thì mỗi một văn bản được ghi một
số và một ngày tháng nhất định do cán bộ văn thư ghi.
- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký các loại văn bản do công ty ban hành
trong một năm: do chi nhánh mới thành lập, quy mô nhỏ nên trong nămchi
nhánhchỉ ban hành văn bản với số lượng ít trung bình 100 văn bản một năm cho
nên cán bộ văn thư sử dụng phương pháp đánh số tổng hợp đó là đánh số chung
cho tất cả các loại văn bản đi (trừ các hợp đồng chứng từ kế toán thì sẽ do cán
bộ phòng ban soạn thảo tự đánh số và đăng ký quản lý tại phòng ban mình rồi
chuyển xuống cho văn thư đóng dấu).
- Tất cả các văn bản đi của công ty đều tập trung tại bộ phận văn thư để lấy
số theo hệ thống số chung, số được đánh liên tục từ số 01 vào ngày đầu năm cho
đến số cuối cùng kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Việc đánh số cho văn bản hành chính được công ty trình bày và sắp xếp
như sau: số thứ tự của văn bản/viết tắt tên loại - viết tắt tên công ty, đơn vị ban
hành.
- Ghi ngày tháng cho văn bản: ngày tháng ghi trên văn bản là ngày văn bản
được ban hành và có hiệu lực pháp lý được đăng ký trong sổ đăng ký văn bản đi
tại văn thư do nhu cầu giải quyết công việc và điều kiện thực tế của chi nhánhthì

hầu hết các văn bản khi ban hành đều được cán bộ soạn thảo và đánh máy sẵn
luôn ngày tháng cho văn bản.
* Đăng ký văn bản đi.
Với số lượng văn bản phát hành trong năm ít nên chi nhánh Đà Nẵng sử
dụng phương pháp đăng ký truyền thống là đăng ký văn bản đi bằng cách lập sổ
đăng ký. Căn cứ vào tình hình thực tế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản
lý, giải quyết công việc thì cán bộ văn thư lập các loại sổ sau:
Sổ đăng ký công văn đi: Dùng để đăng ký cho tất cả các loại văn bản do
công ty phát hành (kể cả văn bản mật đi) và được dùng làm sổ chuyển giao văn
bản đi luôn.
Số đăng ký cấp giấy giới thiệu.
Mẫu số đăng ký công văn đi được mà chi nhánh đang áp dụng thực hiện là
theo mẫu thống nhất HTQLCL ISO 9001:2008 để việc đăng ký văn bản đi đạt
hiệu quả.
Mẫu số đăng ký công văn đi
Bìa sổ:
CÔNG TY CPXL THÀNH AN 96CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNGĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc
SỔ
ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI
Ngày bắt đầu: …../……./……
Ngày kết thúc:…../……/…....
Quyển số: …
Năm: ……

- Phần đăng ký bên trong sổ: Áp dụng theo Thông tư số: 91/2012/TT-BQP
Sau khi đăng ký văn bản đi xong thì văn thư tiến hành nhân bản bằng cách
photo ra nhiều bản theo đúng số lượng và thời gian đã xác định ở phần nơi nhận
của văn bản đi.
* Đóng dấu văn bản.
Chi nhánh bao gồm các loại dấu là: dấu công ty, dấu tên. Đóng dấu lên văn
bản được văn thư thực hiện khi văn bản đã có chữ ký hợp lệ của lãnh đạo chi
nhánh. Dấu được đóng ngay ngắn, rõ rãng, đúng mẫu mực, trùm lên 1/3 chữ ký
về phía bên trái của văn bản.
Dấu treo được văn thư đóng lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người
ký văn bản quyết định và dấu treo được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần
tên công ty hoặc tên phụ lục ( Ví dụ: chứng từ kế toán… ).
Dấu giáp lại được văn thư đóng lên các văn bản, tài liệu chuyên nghành.
Được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm
lên một phần các tờ giấy (Ví dụ: Hợp đồng kinh tế… ).
Bước 2: Chuyển và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
+ Chuyển phát văn bản đi.
Căn cứ vào địa chỉ nơi nhận văn bản thì văn thư có thể chuyển trong hoặc
ngoài cơ quan chi nhánh.
ST
T
Số, ký
hiệu văn
bản đi
Ngày
ban
hành
Tên loại và
Trích yếu
nội dung
Số lượng
bản
Số
lượng tờ
Độ
mật
Lưu
Nơi
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

- Đối với những văn bản chuyển giao trong nội bộ chi nhánh như cho các
ban, đội thì do số lượng ít nên văn thư dùng sổ đăng ký văn bản đi làm sổ
chuyển giao văn bản luôn. Khi chuyển văn bản đến cá nhân thì cán bộ văn thư
yêu cầu ký nhận vào sổ để đảm bảo quản lý chặt chẽ văn bản đi và là cơ sở pháp
lý chính xác khi cần thiết.
- Đối với những văn bản chuyển ra ngoài chi nhánh như là gửi cho cơ quan
cấp trên, các chủ đầu tư….thì trước hết cán bộ văn thư gửi qua fax hoặc bằng
máy quét (scan) rồi chuyển qua mạng đến nơi nhận sau đó bao gói văn bản
chính chuyển qua đường bưu điện. Văn thư lựa chọn bì phù hợp với đặc điểm
văn bản sau đó cho văn bản vào bì và điền đầy đủ thông tin địa chỉ nơi nhận văn
bản lên bì văn bản.
- Đối với việc chuyển phát văn bản có nội dung “mật”; “tối mật”; “tuyệt
mật” và nội dung quan trọng thì làm các bước tương tự như văn bản thường
nhưng đảm bảo bí mật, thời gian và kèm theo phiếu gửi khi gửi văn bản đi.
+ Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Các văn bản sau khi hoàn tất thủ tục sẽ được chuyển giao bằng nhiều hình
thức khác nhau: Dù bất kỳ hình thức nào thì văn thư vẫn phải theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi bằng cách gọi điện thoại đến xác nhận xem nơi nhận đã
nhận văn bản chưa cụ thể: Nếu văn bản gửi qua máy Fax mà nơi nhận chưa nhận
được thì văn thư có trách nhiệm Fax lại,… Nếu phát hiện thấy văn bản gửi qua
đường bưu điện bị thất lạc thì văn thư báo cáo cho Trưởng ban để xem xét giải
quyết dồng thời tìm cách nhanh nhất để giải quyết văn bản khác thay thế văn
bản đã bị thất lạc.
Bước 3: Lưu và lưu đính chính văn bản đi
+ Nguyên tắc bản lưu
Trong quá trình hoạt động giải quyết công việc công ty ban hành các văn
bản gửi đi. Thì tất cả các văn bản này đều phải lưu lại 2 bản: 01 bản lưu tại văn

thư, 01 bản lưu trong hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn nơi trực tiếp theo
dõi giải quyết công việc. Bản lưu ơ văn thư là bản gốc có chữ ký trực tiếp của
lãnh đạo và được đóng dấu đỏ. Ngoài ra văn thư còn lưu lại những file văn bản
điện tử đã scan trên máy. Vì vậy cán bộ văn thư có trách nhiệm sắp xếp các văn
bản đi sao cho khoa học dễ tra tìm.
+ Cách săp xếp bản lưu.
- Đối với Văn bản đi bằng giấy thì do đánh số tổng hợp nên cán bộ văn thư
cũng sắp xếp văn bản chung gọi là tập lưu chung. Tập lưu văn bản đi được văn
thư săp xếp theo năm. Cuối mỗi năm cán bộ văn thư tiến hành sắp xếp các văn
bản lưu như sau: Các văn bản có số nhỏ, ngày tháng ban hành sớm sắp xếp
xuống dưới; Văn bản có số lớn, ngày tháng ban hành muộn sếp trên, (sắp xếp
theo trình tự đăng ký văn bản ).
- Đối với văn bản điện tử sau khi dùng máy quyét (scan) được chuyển
thành file thì văn thư tạo Folder tên công văn đi trong Folder đó tại các
Foldercác tháng nhỏ hơn (từ tháng 01 đến tháng 12). Nên trong 01 tháng sẽ lưu
các file văn bản đã phát hành.
+ Bảo quản và sử dụng văn bản lưu.
Cuối mỗi ngày cán bộ văn thư tiến hành lưu văn bản vào các file cụ thể là
bấm lỗ cho vào file và sắp xếp cho vào vào tủ để tiện cho việc quản lý chặt chẽ,
khai thác sử dụng được kịp thời khoa học.
+ Đính chính văn bản:
Văn bản sau khi ban hành có sai sót về nội dung thì được chỉ huy cơ quan,
đơn vị ban hành văn bản có hình thức văn bản tương đương để đính chính. Nếu
Văn bản sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày thì trình chỉ huy chi nhánh ban
hành văn bản để đính chính.

* Sơ đồ quy trình soạn thảo, ban hành văn bản và giải quyết văn bản đi của
chi nhánh công ty CPXL Thành An 96 tại Đà Nẵng theo hệ thống quản lý chất
lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
 Áp dụng cho tài liệu đi gồm có:
+ Công văn, thư, Fax, Email
+ Hợp đồng – theo quy trình kiểm soát hợp đồng
+ Hồ sơ dự án, báo cáo, thuyết minh, dự toán, tổng dự toán, bãn vẽ,
 Lưu đồ thực hiện:
Bước Trách nhiệm Lưu đồ Tài liệu
1
2
Giám đốc
Người được
chỉ định
Người được
- BM 12D:
Mẫu công
văn
- BM 14D:
Mẫu Fax
- BM 15D:
Mẫu thư
- BM 18D:
Giấy giới
Công
văn gửi
đi
Hồ sơ
SXKD
Soạn thảo
Xác định và ra
quyết định ban
hành văn bản
Tiếp nhận, thu
thập, xử lý thông
tin và đề xuất

3
4
5
6
7
8
chỉ định
Các đơn vị liên
quan
Giám đốc
- Người được
chỉ định
- Chánh văn
phòng
- Giám đốc
- Văn thư
Văn thư
thiệu
BM 13D: sổ
công văn đi
BM 03D: sổ
lưu
Tham gia ý kiến
Duyệt
In ấn, kiểm tra
hình thức
Ký, nhân bản,
đóng dấu, vào sổ
Chuyển nơi nhận
và lưu trữ

1.2.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
1.2.4.1. Khái niệm văn bản đến:
“ Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính, văn bản chuyên ngành( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua
mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đơn gửi đến công ty được gọi chung là
văn bản đến”
1.2.4.2. Nguồn văn bản đến
Nguồn văn bản đến hàng năm của chi nhánh Đà Nẵng rất phong phú và đa
dạng như văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan cấp trên hoặc cơ quan chủ
quản gửi xuống hay là văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do các chủ
đầu tư, cácbạn hàng gửi đến như hợp đồng kinh tế, công văn trao đổi… cho nên
công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến tại chi nhánh Đà Nẵng theo
trình tự các bước:
Cũng giống như văn bản đi cơ sở pháp lý để cán bộ văn thư áp dụng và thực
hiện là thông tư số 91/2012/TT-BQP về Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ;
Thông tư số: 217/2013/TT-BQP ngày 16/12/2013 của Bộ Quốc Phòng quy định
về việc ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên mạng truyền số
liệu của Bộ Quốc Phòng; Quy định số 34/QyĐ-CNĐN ngày15 tháng 5 năm
2012 chi nhánh công ty và Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.
1.2.4.3. Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản đến của công ty.
- Tất cả các văn bản đến công ty trừ trường hợp có quy định khác như hóa
đơn, chứng từ kế toán, các loại hợp đồng…thì phải đăng ký tập trung, quản lý
thống nhất tại văn thư công ty để quản lý theo nguyên tắc tập trung một đầu mối.
- Văn bản đến ngày nào thì phải đăng ký phát hành chuyển giao trong ngày,
chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

- Văn bản đến có đóng dấu mức độ khẩn, phải đăng ký, trình chuyển ngay
sau khi nhận được.
- Văn bản đóng dấu mật thì phải đăng ký quản lý, theo quy định hiện hành
về bảo vệ bí mật tài liệu của nhà nước, Bộ quốc phòng.
- Tất cả các văn bản đến đều phải trình lãnh đạo công ty trước khi chuyển
giao cho các phòng ban, văn bản đến phải được xử lý kịp thời, chính xác, giữ gìn
bí mật, đúng chế độ chính sách của đảng, nhà nước và Bộ quốc phòng đã quy
định. Các cán bộ, nhân viên khi nhận văn bản có trách nhiệm giải quyết văn bản
theo đúng tiến độ yêu cầu.
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của chi nhánh gồm các công
việc sau:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
* Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến
Văn bản đến chi nhánh được chuyển đến từ nhiều đường khác nhau như:
văn bản được gửi trực tiếp đến chi nhánh, văn bản gửi qua bưu điện, văn bản gửi
qua máy fax, văn bản chuyển qua mạng. Dù văn bản gửi bằng hình thức nào thì
văn thư chi nhánh cũng phải tiếp nhận kiểm tra văn bản đến.
Đối với văn bản đến gửi trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện khi tiếp nhận văn
thư kiểm tra đối chiếu số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong rồi mới
ký nhận. Nếu phát hiện không còn nguyên vẹn, đến muộn thì lập biên bản theo
mẫu quy định của Bộ quốc phòng sau đó Báo cáo cho trưởng ban và nơi gửi văn
bản biết.
Đối với văn bản gửi qua máy Fax cán bộ văn thư kiểm tra số lượng trang
của văn bản và gọi điện đến nơi gửi để xác nhận hoặc yêu cầu họ gửi lại đối với
những văn bản bị mờ chữ hay không có gì.
Đối với văn bản gửi qua mạng: hàng ngày văn thư thường xuyên truy cập
Gmail chung của Chi nhánh (cn96dn@gmail.com) để kịp thời tiếp nhận, xử lý

văn bản đến. Tiến hành kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn
vẹn của văn bản. Trường hợp phát hiện văn bản không thuộc thẩm quyền giải
quyết hoặc văn bản đến không toàn vẹn (đã bị sữa đổi) thì văn thư thông báo cho
nơi gửi và báo cáo cho Trưởng ban xem xét, giải quyết.
* Sau khi tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản thì văn thư tiến hành phân loại
và bọc bì văn bản.
+ Phân loại bì văn bản.
Bước 1: Phân văn bản đến thành 2 nhóm.
- Nhóm văn bản, giấy tờ gửi đến cho chi nhánh Đà Nẵng.
- Nhóm sách báo, tài liệu, thư từ riêng: loại này chuyển thẳng đến đến cá
nhân hoặc các phòng ban trong chi nhánh.
Bước 2: Tiếp tục chia nhóm văn bản, giấy tờ gửi đến thành 2 loại.
- Loại gửi đến cho chi nhánh thì bóc bì (trừ văn bản mật)
- Loại văn bản gửi đích danh người nhận, văn thư không bóc bì mà
chuyển trực tiếp cho người nhận.
+ Bóc bì văn bản đến.
Khi tiến hành bóc bì văn bản thì không làm mất số, ký hiệu văn bản, tên địa
chỉ cho cơ quan gửi, dấu bưu điện. Khi bóc bì văn thư đối chiếu văn bản với bì
nếu trường hợp không khớp các thông tin hoặc gửi nhầm thì làm thủ tục gửi trả
lại.
Các bì văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn thì văn thư tiến hành bóc bì
ngay sau khi nhận, với văn bản mật thì chỉ đăng ký các thông tin ngoài bìa văn
bản sau đó văn bản và bì văn bản được chuyển ngay cho lãnh đạo giải quyết kịp
thời.
* Đóng dấu đến, ghi số, ngày tháng đến.

Sau khi mở lấy văn bản ra khỏi bì, đối với bản Fax thì văn thư phô tô thành
bản và tiến hành đóng dấu đến, ghi sổ ngày tháng đến.
Dấu đến được văn thư đóng ngay ngắn rõ ràng vào khoảng trống dưới số,
kí hiệu văn bản (đối với những văn bản có ghi tên loại) hay dưới trích yếu nội
dung (đối với công văn) hoặc nếu vị trí này không còn chỗ trống thì đóng sang
vị trí trống dưới địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản.
- Mẫu dấu đến:
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Chi nhánh Đà Nẵng áp dụng hình thức đăng ký văn bản đến theo phương
pháp truyền thống là đăng ký văn bản bằng sổ, hàng năm công ty tiếp nhận
khoảng gần 500 văn bản đến các loại bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính, văn bản chuyên ngành. Căn cứ vào tình hình thực tế để tạo điều
kiện thuận lợi cho việc quản lý, giải quyết văn bản thì văn thư lập:
Sổ đăng ký công văn đến: dùng để đăng ký tập trung thống nhất cho tất cả
loại văn bản (kể cả văn bản mật) đến chi nhánh và dùng làm sổ chuyển giao văn
bản luôn.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến được áp dụng và thực hiện theo mẫu thống
nhất của Bộ quốc phòng và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 để việc
quản lý văn bản đến được chặt chẽ, khoa học
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
- Bìa sổ:
CTY CP XÂY LẮP THÀNH AN 96
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:……Ngày…../….../.…..

- Phần đăng ký văn bản đến: Áp dụng theo Thông tư số: 91/2012/TT-BQP
Việc đăng ký văn bản đến sau khi tiếp nhận thì cán bộ văn thư đăng ký từ
cột 1 đến cột 8 còn các cột còn lại sẽ đăng ký hoàn tất sau khi nhận được ý kiến
phân phối, giải quyết văn bản của lãnh đạo.
Bước 3: Trình và chuyển giao văn bản đến.
* Trình văn bản đến.
Sốđ
ến
Ngày
đến
Số
văn
bản
Ngày
văn
bản
Cơ quan
ban
hành
Trích
yếu
nội
dung
Số
lượng
bản
Số
lượng
tờ
Độ
mật
Lưu
hồ
sơ
số
Nơi
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
CÔNG TY CPXL THÀNH AN 96CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNGĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc
SỔ
ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
Ngày bắt đầu: ….../……/……
Ngày kết thúc:…../……/…….
Quyển số: ……
Năm: …….

Văn bản sau khi đăng ký thì cán bộ văn thư trình trực tiếp cho lãnh đạo
chi nhánh xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết. Khi trình cán bộ văn thư cho
tất cả các văn bản vào” cặp trình văn bản đến” và trình mọi thời điểm trong giờ
làm việc.
Lãnh đạo chi nhánh căn cứ vào nội dung văn bản, quy chế làm việc của
chi nhánh, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chi nhánh để phân văn bản cho
cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Ý kiến phân phối
được lãnh đạo ghi trực tiếp lên văn bản hoặc vào phiếu giải quyết văn bản.
Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo thì cán bộ
văn thư tiến hành đăng ký hoàn thành các cột còn lại trong sổ đăng ký công văn
đến.
* Chuyển giao văn bản đến.
Văn bản đến sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo
công ty thì văn thư phô tô văn bản ra chuyển cho cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân
có trách nhiệm giải quyết còn đối với đội công trường ở xa văn thư dùng máy
quét scan chuyển thành file rồi gửi qua mail hoặc chuyển bằng máy Fax để đảm
bảo thời gian giải quyết công việc.
Do hàng năm văn bản đến chi nhánh với số lượng ít nên để tiện cho việc
quản lý văn bản thì cán bộ văn thư công ty dùng sổ đăng ký văn bản đến để
chuyển giao văn bản luôn.
Bước 4: Giải quyết văn bản đến
- Giám đốc chi nhánh có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản
đến. Các phó giám đốc được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự
ủy nhiệm của Giám đốc và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân
công phụ trách.

- Giám đốc chi nhánh có thể giao cho Trưởng ban Kế hoạch (không có văn
phòng) xem xét, phân phối văn bản và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến.
- Khi nhận được văn bản đến thì các phòng ban, đội công trường hoặc cá
nhân căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình tổ chức nghiên cứu văn bản đến
và đề xuất ý kiến giải quyết thì ghi vào phiếu giải quyết văn bản đến.
- Đối với văn bản có liên quan đến phòng ban khác thì phòng ban chủ trì
giải quyết gửi hoặc sao văn bản đó để lấy ý kiến của các phòng ban phối hợp.
Khi trình lãnh đạo công ty xem xét, quyết định thì phải trình kèm văn bản tham
gia ý kiến của các phòng ban phối hợp.
Bước 5: Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến:
- Giám đốc chi nhánh có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản theo chủ trương, đường lối chính sách của đảng, nhà nước và chỉ đạo của
mình.
- Trưởng các ban, các đội xây dựng trong chi nhánh theo dõi, đôn đốc và
kiểm tra việc giải quyết văn bản do phòng ban, các đội mình có trách nhiệm giải
quyết.
- Cán bộ Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến đúng đối tượng,
giúp lãnh đạo công ty theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến có kịp thời,
chính xác đúng thời gian quy định không.
Bước 6: Thời hạn giải quyết văn bản đến
- Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của
pháp luật hoặc theo quy định của chi nhánh công ty đều phải theo dõi, đôn đốc
và kiểm tra về thời hạn giải quyết.
- Thời hạn giải quyết văn bản: được tính từ ngày văn bản đến chi nhánh;
thời hạn giải quyết văn bản đến được quy định như sau:

+ Giải quyết ngay những vấn đề cấp bách
+ Giải quyết theo thời gian yêu cầu của văn bản
+ Không quá 3 ngày làm việc với những vấn đề bình thường
+ Không quá 7 ngày làm việc với những vấn đề phức tạp, cần lấy ý kiến
nhiều nơi.
- Trường hợp không đảm bảo thời gian quy định trên thì báo cáo cho lãnh
đạo công ty xin ý kiến chỉ đạo và trả lời cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản biết lý
do và những việc cần làm tiếp theo.
*Sơ đồ quy trình xử lý công văn đến của chi nhánh công ty CPXL Thành
An 96 tại Đà Nẵng theo hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
 Phạm vi Áp dụng:
+ Quy trình này áp dụng cho mọi tài liệu bên ngoài gửi tới công ty, dưới
mọi hình thức qua bưu điện, Fax, Email, cầm tay
 Lưu đồ thực hiện:
Bước
Trách
nhiệm
Lưu đồ Biểu mẫu
1 Văn thư -BM 16D: sổ
nhận, chuyển
Công văn, tài
liệu gửi đến
Đơn vị nhận
chuyển lại
Tiếp nhận, vào sổ

2
3
4
5
Văn phòng
Giám đốc
Văn thư
Người
được giao
nhiệm vụ
công văn
- BM 17D:
biên bản tài
liệu mật bị mất
niêm phong
BM 16D
BM 03D: Sổ
lưu
Theo các quy
trình liên quan
1.3. Nhận xét chung
1.3.1. Ưu điểm
1.3.1.1. Công tác soạn thảo ban hành văn bản
- Quy trình soạn thảo văn bản được quán triệt thực hiện theo đúng quy định
từ khâu soạn thảo cho đến khi đóng dấu phát hành văn bản.
Văn phòng đề xuất
xử lý
Giám đốc xem xét
giải quyết
Pho to, lưu bản gốc,
phân phát bảnsao
Tổ chức giải quyết

- Công tác soạn thảo văn bản được thực hiện tương đối tốt hầu như các cán
bộ chuyên môn nắm được kỹ thuật soan thảo văn bản, về bố cục văn bản, văn
phong sử dụng trong văn bản.
- Lãnh đạo công ty rất quan tâm đến công tác soạn thảo văn bản của công ty
như: thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, giải quyết công việc, đầu tư mua
sắm các trang thiết bị máy móc phục vụ quá trình soạn thảo văn bản như: máy
in, máy vi tính, máy photo và các văn phòng phẩm cần thiết khác.
- Các văn bản mà công ty ban hành đều mang một điểm chung là tính trọn
vẹn về nội dung và hình thức, ngôn ngữ văn bản dễ hiểu, trình bày ngắn gọn, thể
thức văn bản thì đúng.
1.3.1.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Nhìn chung các văn bản của chi nhánh ban hành đều tuân thủ theo quy
định số 206/2005/QĐ-BQP; Thông tư số 92/2012/TT-BQP (xem mẫu đính kèm
phụ lục), đây là khâu quan trọng trong việc tổ chức soạn thảo và ban hành văn
bản nhằm nâng cao hiệu lực pháp lý của văn bản và độ chính xác trong giải
quyết công việc.
- Cán bộ chuyên trách có ý thức cao trong việc sọan thảo và trình bày các
thành phần thể thức của văn bản nên văn bản ban hành ra đảm bảo các thành
phần thể thức và có chất lượng cao.
- Nội dung của văn bản hầu hết đảm bảo tính khuôn mẫu có sẵn, thể hiện rõ
nét nội dung cần đưa ra thể hiện ở các mặt hoạt động của chi nhánh.
- Kết cấu tương đối hợp lý, logic, khoa học và không rườm rà.
- Hình thức văn bản được lựa chọn phù hợp với nội dung văn bản và theo
đúng quy định của Nhà nước và Bộ quốc phòng làm tăng hiệu lực thi hành và
kết quả thực hiện của văn bản.Văn phong trình bày chính xác, ngôn từ sử dụng
trong văn bản mang tính hành chính và trang trọng

1.3.1.3. Trong hoạt động quản lý, giải quyết văn bản đi
- Các quy trình trong công tác ký, lập sổ, nhân bản, đóng dấu thực hiện khá
nghiêm túc và đúng quy trình.
- Việc thực hiện các thao tác nghiệp vụ văn bản đi được thực hiện tương
đối chặt chẽ và khoa học.
- Các văn bản đi được đăng ký tổng hợp đăng ký tổng hợp tập trung vào
một quyển gọi là “ Sổ đăng ký công văn đi ” giúp quản lý theo dõi văn bản được
thuận lợi, tạo điều kiện cho việc tra tim và kiểm tra.
-Khi thực hiên soạn thảovăn bản thì cán bộ chuyên môn nắm vững chuyên
môn nghiệp vụ và tuân thủ đúng quy trình vì thế các văn bản ban hành đều có đọ
chính xác tương đối cao.
- Các loại sổ sách được văn thư lập tương đối đầy đủ, đúng quy định tạo
điều kiện cho việc quản lý và tra tìm văn bản được nhanh chóng. Đồng thời cũng
là căn cứ pháp lý khi cần thiết.
1.3.1.4. Trong hoạt động quản lý, giải quyết văn bản đến
- Việc thực hiện các thao tác nghiệp vụ đối với văn bản đến được thực hiện
tương đối đầy đủ, khoa học và đúng quy định
- Các văn bản đến được đăng ký tổng hợp, tập trung tại một quyển được gọi
là “ sổ đăng ký công văn đến” giúp theo dõi quản lý văn bản được thuận lợi
- Các thao tác trong quy trình được thực hiện tương đối chặt chẽ.
- Văn thư đã lập các loại sổ sách tương đối đầy đủ tiệncho việc tra tìm văn
bản được nhanh chóng chính xác.
1.3.2. Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm thì công tác soạn thảo, ban hành văn bản và quản
lý văn bản tại chi nhánh công ty CPXL Thành An 96 tại Đà Nẵng còn một số
hạn chế sau:

1.3.2.1. Công tác lãnh đạo chỉ đạo việc thực hiện công tác soạn thảo, ban hành
văn bản và quản lý văn bản
- Lãnh đạo chi nhánh thường xuyên phải đi công tác với thời gian dài nên
công tác kiểm tra, theo dõi công việc còn hạn chế. Nhiều văn bản gấp chưa được
ban hành ngay do thiếu sự chỉ đạo của lãnh đạo chi nhánh.
- Việc xây dựng ban hành các quy định về thự hiện các công tác văn thư
nói chung và công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản chưa được hoàn
thiện; các văn bản hướng dẫn còn hạn chế.
- Phần lớn cán bộ, nhân viên tham gia thực hiện công tác soạn thảo ban
hành và quản lý văn bản chưa có đủ năng lực, trình độ, chưa được đào tạo chính
quy chuyên ngành qua các lớp nghiệp vụ vì thế nhiều công việc năng lực cán bộ,
nhân viên không đáp ứng được chuyên môn, các công việc đòi hỏi trình độ cao.
1.3.2.2. Công tác soạn thảo ban hành văn bản
- Việc nghiên cứu và sử lý thông tin từ các văn bản chưa được quán triệt
mà thực hiện chủ yếu dựa vào kinh nghiệm để làm khi có thông tin truyền đạt từ
lãnh đạo.
- Cán bộ chuyên trách chưa được đào tạo qua các lớp nâng cao nghiệp vụ
cho nên văn bản soạn thảo ra có chất lượng chưa cao, nhiều văn bản chưa chú ý
trong công tác soạn thảo nên còn sai lỗi chính tả.
- Văn bản sau khi đánh máy xong thì cán bộ soạn thảo trình trực tiếp cho
lãnh đạo công ty ký mà không trình trước cho chánh văn phòng kiểm tra thể
thức nên văn bản ban hành còn sai thể thức nhiều.Nhiều văn bản diễn giải khó
đọc, kỹ thuật dùng từ chưa chuẩn xác, đặc biệt là công văn.
- Nhiều văn bản vẫn chưa áp dụng mới các văn bản hiện hành mà theo lối
làm việc cũ (xem các mẫu đính kèm ở phụ lục)

1.3.2.3. Trong hoạt động quản lý, giải quyết văn bản đi
- Chi nhánh chưa thực hiện việc ứng dụng các phần mền quản lý văn bản
điện tử.
- Khi đăng ký vào sổ thì ghi thông tin không đầy đủ, còn viết tắt tẩy xóa
nhiều.
- Các văn bản khi ban hành đều được kiểm tra về thể thức và nội dung
nhưng nhiều văn bản ban hành vẫn sai trầm trọng về thể thức (xem các văn bản
mẫu đính kèm phụ lục ).
- Theo quy định thì văn bản sau khi đã được hoàn thiện thủ tục chuyển
phát thì phải chuyển giao ngay. Nhưng nhân viên văn thư không chuyển giao
ngay mà lại để dòn tất cả các văn bản cần chuyển phát từ ngày đầu tuần đến
ngày cuối tuần rồi chuyển luôn một lần cho nên ảnh hưởng đến hiệu quả giải
quyết công việc.
1.3.2.4. Trong hoạt động quản lý, giải quyết văn bản đến
- Việc đăng ký ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản trên máy tính chưa
được thực hiện
- Khi đăng ký vào sổ thì viết tắt và tẩy xóa nhiều.
- Việc bóc bì văn bản đến theo quy định phải dùng kéo để cắt nhưng văn lại
dùng tay xé, như thế gây ảnh hưởng đến chất lượng của văn bản, làm cho văn
bản dễ bị rách
- Việc theo dõi giải quyết văn bản đến là công việc rất quan trọng của văn
thư, nhưng văn thư lại không lập sổ theo dõi giải quyết văn bản đến cho nên hiệu
quả giải quyết công việc chưa cao.

1.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trên:
Trong thời gian qua công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo, ban
hành và quản lý văn bản đã có những bước tiến đáng kể. tuy nhiên vẫn còn tồn
tại một số nhược điểm do các yếu tố chủ quan lẫn khách quan mang lại.
Do Chi nhánh mới thành lập nên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh
chưa ổn định nên kinh phí đầu tư các trang thiết phục vụ công tác văn thư – lưu
trữ còn thiếu còn hạn hẹp, chưa đảm bảo nên còn gặp nhiều khó khăn; Lãnh đạo
chi nhánh nhận thức chưa hết vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư nói
chung và công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản nói riêng đối với sự
phát triển của chi nhánh nên các văn bản hướng dẫn thực hiện các khâu nghiệp
vụ còn ít, chưa cụ thể.
Chương 2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO
CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
TẠI CÔNG TY CPXL THÀNH AN 96 TẠI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Qua thời gian thực tập tại Chi nhánh công ty CPXL Thành An 96 tại Thành
phố Đà Nẵng, tuy thời gian không nhiều nhưng cũng đủ để em nhận thấy được
công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản
nói riêng có vị trí vô cùng quan trong, chiếm một mảng lớn của công tác văn
phòng. Công tác này gắn liền với hoạt động quản lý chỉ đạo, điều hành của lãnh
đạo chi nhánh và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác quản lý của. Do
đó để thực hiện tốt công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đưa công
văn, giấy tờ đi vào nề nếp, thực hiện hiện đại hóa công tác văn thư nói riêng và
công tác văn phòng nói riêng, tạo điều kiện phát huy vai trò to lớn của công tác
văn thư phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của công
ty. Trên cơ sở phân tích tình hình thực trạng công tác soạn thảo, ban hành và
quản lý văn bản tại chi nhánh cùng với những kiến thức đã được trang bị tại

trường. Em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác
soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại chi nhánh như sau:
2.1. Tăng cường sự quan tâm, chỉ đạo và hoàn thiện hệ thống văn bản
quản lý công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản
- Tăng cường nhận thức cho cán bộ lãnh đạo là nhằm mục đích nâng cao
nhận thức của các cấp lãnh đạo chi nhánh về công tác văn thư nói chung và công
tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản nói riêng để các cấp lãnh đạo của chi
nhánh nhận thức được đầy đủ và hiểu biết sâu sắc về vị trí và tầm quan trọng của
công tác đối với hoạt động của chi nhánh. Trên cơ sở đó lãnh đạo chi nhánh sẽ
tập trung, quan tâm, chỉ đạo công tác ngày càng phát triển và hoàn thiện với thực
tế chi nhánh bằng nhiều cách khác nhau. Sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo chi
nhánh là một yếu tố vô cùng quan trọng quyết định trực tiếp tới cách thức tổ
chức và hoạt động của công tác thật sự hiểu quả, khoa học, đi vào nề nếp. Để
thực hiện được giải pháp này thì cần phải có sự quan tâm chỉ đạo của nhà nước
nói chung và Bộ quốc phòng nói riêng về công tác văn thư nói chung và công
tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản nói riêng cũng như ý thức tự giác của
lãnh đạo cán bộ trong chi nhánh cụ thể:
- Các cấp lãnh đạo nhà nước cần quan tâm hơn nữa đến công tác văn thư
trong doanh nghiệp đó là cần nghiên cứu xây dựng và ban hành những văn bản
quy định hướng dẫn cụ thể và riêng biệt về công tác văn thư lưu trữ trong doanh
nghiệp. Để doanh nghiệp có cơ sở pháp lý cho việc thực hiện, tổ chức, kiểm tra
được thuận lợi, dễ dàng hơn. Thông qua các văn bản quyết định của nhà nước
thì lãnh đạo công ty sẽ tự nhận thức được vị trí và tầm quan trọng của công tác
văn thư nói chung và công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản nói riêng
đối với công ty mình.
- Lãnh đạo chi nhánh cần có ý thức tự giác, tự nghiên cứu để nâng cao
nhận thức từ các văn bản quy định hướng dẫn của nhà nước, Bộ quốc phòng đã
ban hành. Với tinh thần trách nhiệm cao để từ đó lãnh đạo mới nhận thức đầy

đủ, đúng đắn về công tác và trên cơ sở đó mới quan tâm chỉ đạo triển khai cho
các cán bộ, công nhân viên trong công ty và các đơn vị trực thuộc đạt hiệu quả
cao.
- Ban kế hoạch chi nhánh là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo chi nhánh về
công tác hành chính thì cần phải tham mưu cho lãnh đạo công ty để lãnh đạo
công ty hiểu biết và nhận thức một cách sâu sắc về công tác này.
- Cần phải xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư – lưu trữ nói
chung và công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản nói riêng mới linh
hoạt phù hợp với các quy định mới của nhà nước, Bộ quốc phòng và thực tế
công tác tại chi nhánh Đà Nẵng. trong quy chế cần quy định rõ chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận liên quan làm căn cứ việc chỉ đạo, thực
hiện cũng như khen thưởng kỷ luật hợp lý (có thế tham khảo thông tư số
04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về xây dựng quy
chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức). quy chế xây dựng với
những nội dung chính sau:
+ Phạm vị đối tượng điều chỉnh
+ Giải thích các từ ngữ
+ Trách nhiệm quản lý thực hiện các công tác văn thư – lưu trữ
+ Chức năng, nhiệm vụ của công tác văn thư
+ Quy định cụ thể các nội dung về công tác văn thư
+ Soạn thảo và ban hành văn bản
+ Quản lý văn bản đi, đến
+ Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
+ Quản lý và sử dụng con dấu
+ Khen thưởng kỷ luật

2.2. Đào tạo nâng cao trình độ và hoàn thiện đội ngũ cán bộ thực hiện
công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản
Trong bất kỳ lĩnh vực nào thì con người luôn đóng vai trò quan trọng nhất
quyết định trực tiếp tới hiệu quả năng suất cũng như sự phát triển bền vững của
lĩnh vực đó. Công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo, ban hành và
quản lý văn bản nói riêng cũng không nằm ngoài quy luật đó mọi khâu nghiệp
vụ công tác văn thư có thực hiện tốt hay không phần lớn phụ thuộc về cán bộ
thực hiện công tác này. Chính vì vậy để nâng cao chất lượng hiệu quả công tác
văn thư thì Công ty cần thực hiện một số giải pháp:
+ Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng nâng cao năng lực trình độ chuyên
môn và nhận thức cho cán bộ thực hiện công tác văn thư và cán bộ chuyên môn
về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản bằng cách: công ty mời các
giảng viên, chuyên viên đến tập huấn.
+ Cán bộ văn thư tập hợp tất cả các văn bản quy định của Nhà nước và của
Bộ quốc phòng về công tác văn thư và công tác soạn thảo, ban hành và quản lý
văn bản sau đó xây dựng thành sách, văn bản có quy trình, biểu mẫu thực hiện
để cán bộ, công nhân viên trong công ty đọc và thực hiện hoặc cán bộ văn thư
trực tiếp đến các đơn vị, phòng ban hướng dẫn nghiệp vụ công tác cho cán bộ
nhân viên toàn chi nhánh.
+ Hàng năm cần gửi cán bộ, nhân viên đi đào tạo nâng cao trình độ, nghiệp
vụ chuyên môn đặc biệt là nâng cao khả năng ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản ở các cơ sở đào tạo chính quy do Nhà nước và Bộ quốc
phòng mở.
+ Tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác soạn thảo, ban hành và quản lý
văn bản hàng năm.

+ Tăng cường chính sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho nhân viên làm
công tác văn thư để tạo cho họ nguồn động lực để thực hiện tốt công tác của
mình.
2.3. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ công tác soạn thảo, ban hành và
quản lý văn bản
Chi nhánh cần hoàn thiện các khâu nghiệp vụ nhằm để tổ chức thực hiện
công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản một cách xuyên suốt, đồng bộ
đúng quy trình của Nhà nước và Bộ quốc phòng. Cụ thể:
2.3.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:
- Cán bộ chuyên trách khi tiến hành soạn thảo văn bản phải có tinh thần
trách nhiệm, tự giác trong việc thu thập và xử lý thông tin như: thu thập thông
tin từ các nguồn văn bản của cơ quan cấp trên, cấp dưới, đối tác …sau đó tiến
hành xử lý thông tin để lựa chọn ra những thông tin cần thiết và chính xác có
liên quan đến nội dung cần soạn thảo; bỏ ngay tư tưởng, thói quen làm việc theo
lề lối cũ là dựa vào kinh nghiệm để nâng cao chất lượng của văn bản khi ban
hành.
- Chi nhánh đã thể chế hóa Hướng dẫn số: 92/2012/TT-BQP quy định về
thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thành Hướng dẫn số
42/2012/HD-CT quy định cụ thể về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính áp dụng trong toàn chi nhánh. Theo Hướng dẫn số 42 đã quy định rât cụ
thể, rõ ràng về phông chữ, cỡ chữ, kỹ hiệu, trích yếu…để trình bày hoàn chỉnh
văn bản hành chính và kèm theo hướng dẫn là các biểu mẫu phụ lục. Đề nghị
cán bộ chuyên trách khi soạn thảo bất cứ một văn bản nào đều phải nghiêm túc
thực hiện theo quy định và tất cả các văn bản khi đánh máy xong thì đều phải
trình qua cho trưởng ban Kế Hoạch kiểm tra rồi mới trình cho lãnh đạo chi
nhánh ký ban hành. ví dụ: khi soạn thảo văn bản là Quyết định thì cán bộ chuyên
môn sử dụng biểu mẫu số 01 hoặc Báo cáo sử dụng mẫu số 08…

Báo Cáo Thực Tập Khoa Quản Trị Đông Á.

Báo Cáo Thực Tập Khoa Quản Trị Đông Á.

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Báo Cáo Thực Tập Khoa Quản Trị Đông Á.

Similar to Báo Cáo Thực Tập Khoa Quản Trị Đông Á. (20)

More from Nhận Viết Thuê Đề Tài Baocaothuctap.net / 0909.232.620

More from Nhận Viết Thuê Đề Tài Baocaothuctap.net / 0909.232.620 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Báo Cáo Thực Tập Khoa Quản Trị Đông Á.