1. 20 november 2014 FDMagazine
WIM VAN BAEL
Director Financial Shared Service Center van Van Gansewinkel

2. 21FDMagazine november 2014
ACCOUNTING
Om de financiële processen van de Belgische en Nederlandse vestigingen effi-
ciënter te maken richtte de Van Gansewinkel Groep een shared service center
op. Dat krijgt nog jaarlijks nieuwe taken toegewezen en realiseert besparingen in
de afdelingen.
Peter Ooms
GF
De financiële fabriek
D
oor de financiële processen uit de rest
van de organisatie weg te halen krijgen
de collega’s in het veld de handen vrij
om te focussen op hun eigen doelstel-
lingen. “Vijftien jaar geleden zijn we in België
gestart met de centralisering en automatisering
van een groot deel van de financiële processen
in een shared service center”, vertelt Wim Van
Bael, director Financial Shared Service Center
van Van Gansewinkel.
In 2009 besliste Van Gansewinkel om ook de
Nederlandse administraties toe te voegen. Wim
Van Bael: “Op dat moment hebben we ons in
Lommel gevestigd. In die periode steeg het aan-
tal medewerkers van 40 naar 104. Intussen ver-
zorgen we de meeste financiële transactionele
processen voor de Van Gansewinkel Groep:
algemene boekhouding, inkomende facturen,
cashmanagement, uitgaande facturatie en de
salarisadministratie van 4400 personeelsleden.
Voor sommige deelprocessen schakelen we ex-
terne partijen in, soms in België of in Neder-
land, maar ook in India. Door processen te cen-
traliseren kunnen we ze efficiënter organiseren
en krijgen we een schaalvoordeel. Daarmee
kunnen we 35 procent van de administratie-
kosten besparen.”
Standaardiseren en digitaliseren
De manier waarop hij met zijn team te werk
gaat, is altijd dezelfde: telkens als een nieuw
proces in het shared service center wordt opge-
nomen, verandert daar aanvankelijk niets aan.
Daar maakt men eerst een grondige analyse
met het oog op een latere verbetering. Die zal
bijna altijd bestaan uit een hogere graad van
automatisering en digitalisering, gecombineerd
met standaardisatie en een efficiëntere inzet
van de mensen. Wim Van Bael: “Daarbij hoort
ook dat we goede afspraken moeten maken
met de afdelingen die een invloed hebben op
het proces. In ons service level agreement (SLA)
leggen we wederzijds vast wie waarvoor ver-
antwoordelijk is. Bij alle taken horen ook dead-
lines.”
Het is op dat moment dat de specifieke rol van
het shared service center echt naar voren komt.
De dienst staat los van de operationele afdelin-
gen, waardoor die zich kunnen focussen op
hun eigen werkzaamheden. Om als shared ser-
vice center zijn doelstellingen te halen moet het
kunnen rekenen op de medewerking van de
rest van het bedrijf, conform de afspraken in
het SLA. Die afspraken moeten soms afge-
dwongen worden.
Van papier naar digitaal
Het shared service center streeft naar een pa-
pierloze werking. De verwerking van inkomen-
de facturen is daar een goed voorbeeld van.
Jaarlijks ontvangt Van Gansewinkel 260.000
facturen van zo’n 12.000 leveranciers. Oor-
“We zijn van
35 naar 70%
elektronische
facturen gegaan
in een half jaar
tijd. De markt
lijkt eindelijk
klaar voor een
doorbraak”

3. 22 november 2014 FDMagazine
ACCOUNTING
spronkelijk werd beslist om alle inkomende
facturen zelf te scannen, om ze daarna volledig
digitaal te kunnen verwerken en het proces on-
der controle te krijgen. Daarbij gebruikte men
optical character recognition (OCR), waarbij
de computer zelf de relevante gegevens uit het
document haalt.
Een belangrijk onderdeel van dat proces is het
correct lezen van de basisgegevens zoals fac-
tuurnummer, leverancier, datums en dergelijke.
Die informatie is cruciaal voor een correcte ver-
werking en werd dan ook gevalideerd door een
medewerker. Intussen heeft Van Gansewinkel
zowel het scannen van facturen als het valideren
daarvan aan een externe partij in India uitbe-
steed. De keuze om wel of niet uit te besteden is
altijd gebaseerd op de kostenbesparing en effi-
ciëntieverbetering die dat met zich meebrengt.
Alles uitbesteden?
“Omdat er een te groot verloop was bij de me-
dewerkers in die scannerafdeling, hebben we
beslist om die taak uit te besteden. We liepen
namelijk het risico om aan het begin van het
proces een flessenhals te creëren, als we te wei-
nig geschikte mensen beschikbaar hadden. Met
een externe partij maak je daarover afspraken
en hoef je je als organisatie geen zorgen meer te
maken. Sommige bedrijven kiezen ervoor om
niet een deel van het proces – zoals bij ons –
maar wel het hele proces uit te besteden aan
een bedrijf in het buitenland. Daar ben ik we-
gens de taalbarrière geen voorstander van,
want onze klanten en leveranciers komen bijna
allemaal uit de Benelux.”
“Ik zie ook bij grotere bedrijven dat de efficiën-
tie van de outsourcingspecialisten vaak te lij-
den heeft onder een voortdurend komen en
gaan van medewerkers. Ik ken bedrijven die
een hele beheerorganisatie met daarin een hon-
derdtal medewerkers in Europa hebben opge-
zet om de kwaliteit van het werk van de out-
sourcer te monitoren. Op die manier gaat een
heel stuk van de besparing meteen weer verlo-
ren”, vertelt Wim Van Bael.
Impact op werkkapitaal
Een vergelijkbare aanpak werd gehanteerd
voor de 1,1 miljoen uitgaande facturen. Aan-
vankelijk beschikte het shared service center
nog over een eigen printstraat. Nu heeft het die
taak aan Impress uitbesteed. “Als we proble-
men hadden met de printers, werden de factu-
ren te laat verstuurd, wat een grote impact had
op het werkkapitaal. Dat risico lopen we nu
niet meer.”
Digitaliseren brengt efficiëntieverbeteringen
met zich mee, maar ook extra kosten.“Zo wer-
ken we met twee schermen om alles in één oog-
opslag te zien. Het vraagt ook een inspanning
op het vlak van opleiding en informatica.”
Toch nog veel papier
Het streven naar 100 procent digitale facturen
blijkt moeilijker dan gedacht. Van Gansewinkel
doet veel inspanningen om zijn leveranciers te
motiveren om elektronische facturen te sturen
en om zijn klanten te motiveren om ze te ont-
vangen. “Intussen zien we dat zo’n 70 procent
van de leveranciers elektronische facturen
stuurt. We zijn van 35 naar 70 procent gegaan
Locatie als troef
Het Financial Shared Service Center van Van Gansewinkel is gevestigd in Lommel, centraal in de
Benelux en te midden van de operationele vestigingen. “Toen we van start gingen met het shared
service center, was de locatie een van de belangrijke factoren. Daarbij was de beschikbaarheid van
goed gekwalificeerde mensen cruciaal: hier werken alleen mensen die minstens een bachelor-
diploma hebben. Dat er zowel in België als in Nederland in de nabijheid van Lommel veel hoge-
scholen zijn, was een belangrijke troef. Bovendien zijn heel wat mensen het beu om uren in de file
te staan richting Brussel of Antwerpen en dus zijn ze blij met een job in hun buurt”, zegt Wim Van
Bael.
“Als de overheid
een klein aantal
standaarden
had opgelegd,
dan was
elektronische
facturatie nu
een feit”

4. 23FDMagazine november 2014
in een half jaar tijd. De markt lijkt ein-
delijk klaar voor een doorbraak op
dat vlak.”
“Toch is het nog niet optimaal. Bij die
70 procent zitten nog veel ‘valse’ elek-
tronische facturen: het zijn scans van
uitgeprinte documenten. Ze zijn niet
goed leesbaar en bijgevolg niet auto-
matisch herkenbaar. Het ideale scena-
rio is dat bedrijven gebruikmaken van
een portal zoals die van Basware BT
om XML-documenten aan te maken
en te versturen. Die standaard laat een
softwarepakket toe om de factuur au-
tomatisch te boeken en te verwerken.”
“Zo ver zijn we helaas nog niet. Daar-
om zijn we verplicht om een software-
pakket te gebruiken dat een hybride
toevoer aankan. We werken in dat ver-
band met het programma ‘ED Ont-
vangt’ van het gespecialiseerde bedrijf
ICreative. Met ‘ED Ontvangt’ worden
hybride documenten gedigitaliseerd
en kunnen ze alsnog via Basware ver-
werkt worden.”
Gemiste kans
“Jammer genoeg heeft de overheid –
de Europese Commissie in dit geval –
hier een kans gemist om een stan-
daardlay-out te implementeren en
heeft ze te veel mogelijkheden open-
gelaten. Als ze een klein aantal stan-
daarden had opgelegd, dan had de
hele informaticasector die meteen toe-
gepast en was elektronische facturatie
nu een feit. Maar er zijn ook lokale
verschillen: in Nederland is e-invoi-
cing al een stuk meer ingeburgerd dan
bij ons”, aldus Wim Van Bael.
Tegelijk is het bedrijfsproces van Van
Gansewinkel op sommige vlakken
ook nog verbonden met papieren do-
cumenten. Bepaalde afvaltransporten
moeten nog altijd de nodige wettelijke
papieren documenten kunnen voor-
leggen.
Werk-privébalans
Medewerkers in het shared service
center moeten grote volumes op korte
tijd kunnen verwerken. “Het is hier
eigenlijk een fabriek. De verwerkte vo-
lumes worden zoveel mogelijk per me-
dewerker opgevolgd. En iedereen
heeft zijn specialisme. De snelheid van
verwerking, efficiëntie en nauwkeurig-
heid zijn zeer belangrijke competen-
ties. Daarom zijn vaardigheden als
blind typen en werken met sneltoetsen
zeer belangrijk. Dat moet je zeker we-
ten als je hier start: hierover mag men
geen valse verwachtingen hebben.”
De SSC-organisatie probeert er alles
aan te doen om een aangename sfeer
te behouden (met bijvoorbeeld activi-
teiten in de middagpauze) en om de
balans tussen werk en privé in even-
wicht te houden. “Hier werken nogal
wat jong afgestudeerden en mensen
die de zorg voor het gezin optimaal
willen combineren met een goede
baan in een grote organisatie. We zijn
zopas ook gestart met een experiment
met thuiswerken en ik stel vast dat het
heel motiverend werkt voor onze me-
dewerkers”, zegt Wim Van Bael.
Frustraties ventileren
Ook belangrijk voor de motivatie is
een tweejaarlijks project waarbij me-
dewerkers de kans krijgen om uitda-
gingen waarmee ze geconfronteerd
worden, met elkaar te bespreken. Met
behulp van een techniek – de proble-
menboom – geeft Wim Van Bael alle
medewerkers de mogelijkheid om hun
frustraties te ventileren. Daarna kun-
nen ze zelf voorstellen doen om ze op
te lossen, met de doelenboom. Samen
gaan ze dan aan de slag om die voor-
stellen in de praktijk om te zetten.
Ook dat helpt bij de retentie. Het ver-
loop ligt bijzonder laag.
De goede eerste reacties op thuiswer-
ken openen op termijn ook weer per-
spectieven. Het shared service center
kan het in de toekomst misschien met
minder kantoorruimte doen. Weer een
besparing. “Zo proberen we elk jaar
beter, efficiënter en kostenbewuster te
worden”, aldus Wim Van Bael. FD
ACCOUNTING
www.joosconsulting.be
DETACHERINGFINANCE&ACCOUNTINGI
JUNIORS&SENIORSI