‘Papieren’ bedrijfsprocessen kosten uw Monteurs heel wat dure tijd. En zorgen ervoor dat u trager inspeelt op wat uw klanten willen en nodig hebben. In deze tijden van elektronische communicatie werkt informatie op papier inefficiënt.

1. Inleiding
Dit document is bedoeld voor SERVICE & ICT-Managers en Financial Directors die hun kosten
moeten drukken en hun afdelingen efficiënt moeten laten draaien.
Voor deze managers hebben we extra informatie over mobiele Monteurs/Techniekers
buitendienstoplossingen in petto. Zo kunnen ze beslissen of zo’n oplossing voor hun bedrijf een
meerwaarde betekent. In dit witboek stellen we echte gevallen voor, die tonen waarop en hoe heel
wat bedrijven besparen dankzij een mobiele buitendienstservice of een mobiele
buitendienstverkoopoplossing.
‘Papieren’ bedrijfsprocessen kosten uw Monteurs heel wat dure tijd. En zorgen ervoor dat u trager
inspeelt op wat uw klanten willen en nodig hebben. In deze tijden van elektronische communicatie
werkt informatie op papier inefficiënt. Alles wat op papier staat, moet een tweede keer worden
behandeld. Zo ontstaan bedrijfsprocessen die dubbel werk meebrengen. Bovendien neemt uw
bedrijf minder snel actie door de tragere informatie-uitwisseling. Het gevolg van deze manuele
processen? Slechtere prestaties, hogere personeelskosten en een hoger risico op fouten.
Waarom gebruiken zoveel mensen in Monteurs buitendienst dan nog altijd de instrumenten van de
voorbije twintig jaar (pen en papier), terwijl op kantoor niets nog verloopt zoals tien jaar geleden?
Veel bedrijven passen zich maar langzaam aan mobiele technologieën aan. Ze vrezen de complexe
integratie die ze hadden verwacht en (deels) aan den lijve hebben ondervonden bij hun overstap
naar ERP-oplossingen (Enterprise Resource Planning). Talloze bedrijven denken alleen aan de kosten,
de toestelkeuze en de obstakels tijdens een integratieproces. Ze verliezen uit het oog dat mobiele
oplossingen hun bedrijfsprocessen spectaculair kunnen verbeteren.
Moderne mobiele Monteurs buitendienstoplossingen bieden standaardinterfaces aan om met elk
ERP-programma te integreren. Op deze manier leveren de mobiele oplossingen nieuwe
technologieën aan in een gebruiksvriendelijk en gebruiksklaar pakket, dat u bovendien kunt
afstemmen op de noden van uw buitendienst Monteurs.
6 uitgelezen kansen om uw buitendienst MONTEURS efficiënter te laten werken!
www.odysseemobile.com
1

2. www.odysseemobile.com
2

3. Bespaar tot 15% op de telefoonrekening van uw buitendienst monteurs
Wie monteurs de weg op stuurt, krijgt te maken met heel wat telefoonverkeer. Ze willen informatie
over reserveonderdelen die ze nodig hebben bij een herstelling. Uw klant heeft vragen over de
garantievoorwaarden wanneer hij zich inschrijft voor een van uw diensten. Of uw technicus wil
weten of de klant moet betalen voor de herstelling of het onderhoud. Omgekeerd grijpen uw interne
medewerkers (van het servicecenter) bij ongeplande interventies vaak naar de telefoon om te
achterhalen of een van uw technici vlakbij is of beschikbar is.
Dankzij mobiele oplossingen bespaart u meteen op uw telefoonrekening. Want omdat uw
medewerkers op de weg op het juiste moment en de juiste plaats over de juiste informatie
beschikken, daalt het aantal vragen spectaculair. Uw medewerker heeft meteen het antwoord op
elke vraag van uw klant. Want hij krijgt toegang tot belangrijke gegevens (bijv.
herstellingsgeschiedenis, contractuele voorwaarden, levertermijn van reserveonderdelen).
Bespaar tot 12% op uw brandstofrekening (lagere CO2-uitstoot)
Heel wat factoren bepalen hoe u uw buitendienst monteurs aanstuurt. Files tijdens het spitsuur,
klanten in het stadscentrum, geografische omstandigheden waarmee uw monteurs rekening moeten
houden om hun opdrachten te kunnen afronden, enz.
Een betere planning en coördinatie op basis van communicatie – bijna in real time – tussen de
planning en de monteurs vermijdt meteen heel wat onnodige verplaatsingen.
Dankzij mobiele oplossingen daalt het brandstofverbruik van uw monteurs met zo’n 12%.
Maak uw administratie tot 200% efficiënter
Vandaag moeten uw administratieve krachten de handgeschreven onderhoudsrapporten van de
buitendienst monteurs ‘overschrijven’. Wat gebeurt er vaak? Er sluipen fouten in: het aantal
werkuren is onleesbaar, waardoor u op de factuur al snel een uur te weinig aanrekent. Soms zijn de
reserveonderdelen op het onderhoudsrapport verkeerd vermeld. Bovendien weigeren uw klanten
misschien om een (deel van een) rekening te betalen. Omdat de locatie op de factuur niet klopt. Of
omdat het onderhoud of de herstelling plaatsvond enkele dagen of weken voordat uw klant de
factuur kreeg.
Dankzij mobiele oplossingen hoeven uw administratieve medewerkers niet langer
onderhoudsrapporten, timesheets of lijsten van gebruikte onderdelen manueel in te voeren in uw
ERP-programma. En hebben ze tijd voor hun kerntaak: een goede service. Zo kunnen ze ervoor
www.odysseemobile.com
3

4. zorgen dat de facturen kloppen. Bovendien kunnen ze het onderhoudsrapport bij de factuur voegen.
Want de elektronische handtekening erop bewijst dat de klant akkoord ging met de opdracht.
Mobiele oplossingen sturen alle gegevens naar het ERP-programma. Het enige wat uw
administratieve krachten moeten doen, is ze bevestigen. Geen fouten of vragen meer.
Bespaar sterk tot 50% opoveruren!
Dankzij mobiele oplossingen met een geïntegreerd geolokalisatiesysteem dalen de overuren
spectaculair. Wanneer een monteur aan een opdracht begint, gaat de klok automatisch lopen. Is hij
klaar? Dan vraagt hij de goedkeuring van de klant (een elektronische handtekening) en stopt de klok
automatisch. De combinatie van de opdrachtenlijst, de goedkeuring door de klant en tracking van zijn
gps-signaal zorgt ervoor dat de uren efficiënt worden gebruikt.
De geo-planning zorgt er voor dat de dispatcher de werkuren van de monteur beter kan
optimaliseren door opdrachten en routings goed te combineren.
Verhoog uw cashflow – Verstuur uw facturen meteen na de herstelling of het onderhoud
Bij veel bedrijven verstrijkt er heel wat tijd tussen een interventie en de facturering. Daarom hebben
ze vaak hun bedrijfsprocessen al geoptimaliseerd met ERP-systemen. Toch gaat een factuur
gemiddeld pas vijf tot vijfendertig dagen na de interventie de deur uit. Dat blijkt uit onze ervaringen
met onze klanten, bij wie we al tal van mobiele oplossingen hebben toegepast.
Om twee redenen verkorten mobiele oplossingen de tijd tussen interventie en factuur spectaculair.
Enerzijds daalt het aantal tweede interventies. Anderzijds beschikken uw administratieve
medewerkers meteen na het onderhoud of de herstelling over een ondertekend onderhoudsrapport
als bevestiging. Voortaan stuurt u uw facturen op dezelfde dag als het onderhoud of de herstelling.
Verhoog uw winst – Meer klanten en meer opdrachten zonder extra personeel
Hoeveel interne medewerkers en buitendienst monteurs stelt u tewerk? Doorgaans gaat het om een
verhouding tussen 1/5 en 1/15, naargelang van uw bedrijfsactiviteit en van hoeveel werk uw interne
klantendienst moet verrichten om een onderhoud of herstelling te plannen.
Doordat mobiele oplossingen heel wat van hun ‘papierwerk’ verlichten, krijgen uw interne
onderhoudsteams meer tijd voor productieve bezigheden, zoals telefoongesprekken met klanten.
Bovendien groeit uw bedrijf zonder extra personeel. U doet meer interventies, boekt een grotere
omzet, vergroot uw klantenbestand of verbetert uw dienstverlening.
www.odysseemobile.com
4

5. Daarnaast beperkt een mobiele oplossing het aantal stresserende situaties en conflicten tussen de
binnen- en buitendienst. Het interne team ‘ZIET’ echt waar de monteurs mee bezig zijn. Dankzij een
overzicht en gezamenlijke agenda, en de mogelijkheid voor de dispatcher om in real time te plannen,
heerst er meer openheid in het hele team. De administratieve medewerkers hebben niet langer de
indruk dat ze ‘de fouten van de buitendienst moeten rechtzetten’. En de monteurs kunnen vrijuit hun
taken uitvoeren, zonder het antwoord van de binnendienst te moeten afwachten.
Odyssee Mobile - Headquarters
Av. Stalingradlaan 100
1000 Brussel
Belgium
T + 32 2 513 48 19
F + 32 2 513 85 17
M info@odysseemobile.com
www.odysseemobile.com
5