1. PON
CASE
boekt flinke besparing met ISP-Invoice
Inzicht door eenvoud en logica
Pon’s Automobielhandel krijgt maar liefst 89.500 facturen per jaar voor zijn
kiezen. Om deze efficiënt te verwerken, implementeert de onderneming in
2005 ISP-Invoice. Tot volle tevredenheid van Albert Vos, manager proces-
administratie. ‘Hierdoor hebben we een flinke besparing weten te boeken.’
Pon’s Automobielhandel begon in 1947 als impor- Aftersales. ’Begin 2004 kwam daar de administratie van
teur van Volkswagen, maar inmiddels zijn daar ook de SEAT en Porsche bij en dat betekende dat we meer werk
merken Audi, Porsche, SEAT en Skoda bijgekomen. moesten verzetten met dezelfde mensen’, aldus Vos,
Daarnaast biedt Pon ook trucks, onderdelen, banden manager procesadministratie. Pon ging dan ook over
en zelfs zwaar materieel aan. Op de campus in Leusden op het zoveel mogelijk standaardiseren van processen
alleen al werken bijna zevenhonderd medewer- om ze vervolgens waar mogelijk te automatiseren. Eén
kers. Pon kent per merk een organisatie voor inkoop, van die gebieden is de verwerking van de facturen.
logistiek en verkoop. In een Shared Service Center zijn
Stromen
algemene zaken, financiën en controlling, ict en
personeel en organisatie bij elkaar gebracht. Dit SSC Pon kent vier factuurstromen: de goederenfacturen,
werkte tot voor kort voor Volkswagen, Audi en de de kostenfacturen, de facturen voor het ruitenconcept

2. Facts & Figures
Organisatie Pon’s Automobielhandel
Sector Automotive
CASE
Aantal medewerkers 700
Financieel systeem FIS2000 van IBS
Facturen per jaar 89.500
Aantal gebruikers 350
en de aanmaningen. Bij het ruitenconcept repareert het systeem kunnen gebruiken. Uiteindelijk viel de
de dealer glasschade en verrekent Pon het bedrag keuze op ISProjects. Vos: ‘Ze zijn uitermate goed op
rechtstreeks met de verzekeraar. In totaal behandelt de hoogte van ons proces en komen ook in de ver-
Pon 89.500 facturen. Vos: ‘We hebben die stromen in houding prijs versus kwaliteit als de beste uit de bus.
kaart gebracht om te kijken hoe ze het beste konden Daarnaast noem ik de gebruiksvriendelijkheid en de
lopen. Hoeveel tijd kost een handeling? Welke stappen workflow van de facturen die precies op de organisa-
volgen elkaar op? De meeste problemen bleken voor tiewensen is aan te passen.’
te komen bij de kostenfacturen, met 50.000 exempla-
Herkenning
ren ook de grootste bulk.’ Met 22.000 facturen komen
de goederenfacturen daar achteraan. Met het ruiten- ISP-Invoice herkent onderdelen van de ingescande
concept zijn 17.500 facturen gemoeid. Vos: ‘Het pro- factuur automatisch. Na goedkeuring van de mede-
bleem bij de kostenfacturen is dat deze vaak op een werker van de administratie kunnen de gegevens
afdeling voor goedkeuring blijven liggen of zelfs in daardoor rechtstreeks worden opgenomen in de
de la belanden, waarna er een aanmaning volgt waar administratie. Via het systeem legt de afdeling finan-
Organisatie
we weer extra werk mee hebben. Door het kwijtraken ciën en controlling deze facturen ook digitaal voor
Pon’s Automobielhandel
vragen medewerkers vervolgens weer kopiefacturen goedkeuring en codering voor aan de business. Is de
Naam
aan. Al met al hadden we er twee keer zoveel werk aan budgethouder akkoord, dan kan de factuur worden
Albert Vos
dan met de andere facturen die we vaak in één keer verwerkt en kan het bedrag worden afgeboekt. Daar-
Functie
afhandelen.’ voor communiceert ISP-Invoice met het financiële
Manager procesadministratie
Het elektronisch verwerken van deze facturenstroom pakket FIS2000 van IBS dat Pon al had. Budgethouders
bespaart Pon een hoop ellende. Daarbij kan de ad- krijgen automatisch een mailtje als ze facturen laten
ministratie de factuur scannen en voor goedkeuring liggen. Met ISP-Invoice is het aantal facturen waarover ’Realistische doelstellingen
via een beveiligde internetverbinding klaarzetten onzekerheid is flink gedaald, waardoor Pon einde
en een flinke kostenbesparing.
voor managers. In 2003 maakt Vos voor het eerst ken- van het boekjaar sneller en meer accuraat de boeken
We zijn buitengewoon goed
nis met ISProjects. Een jaar later, na het structureren kan sluiten. Vos: ‘Daarnaast hebben we nu een rap-
te spreken over de samen-
van het Shared Service Center, maakt Pon werk van portage waarop we kunnen sturen. Daarin krijgen we
werking met ISProjects.’
een Request for Proposal met tweehonderd punten antwoord op vragen als: waar liggen de facturen? Hoe
die ze voorlegt aan meerdere partijen. ‘Het allerbe- lang blijft een factuur openstaan? En: om hoeveel fac-
langrijkste is dat we de factuur kunnen volgen, zodat turen gaat het?’ Verder hebben de administratie en
we deze niet kwijt raken. Daarnaast speelt gebruiks- budgethouders de mogelijkheid te zoeken in oude
vriendelijkheid een grote rol. Ook onze commerciële facturen. Vos: ‘Het allerbelangrijkste is dat we met
medewerkers moeten ermee kunnen werken.’ In evenveel mensen een grotere administratie aan-
totaal gaat het om 350 gebruikers. Vos vraagt informa- kunnen. We kunnen zelfs met minder fte toe. We
tie aan van tien pakketten, waarbij hij ook op meer- werken sneller en het gaat in één keer goed. Dat
taligheid let. Ook buitenlandse gebruikers moeten maakt ons als administratie vele malen effectiever.’
Rompertdreef 9 T +31 (0)73 62 33 808 info@isprojects.nl
www.isprojects.nl
NL - 5233 ED ’s-Hertogenbosch F +31 (0)73 62 38 340