1. CFS
CASE
profiteert van voordelen digitale factuurverwerking
Inzicht door eenvoud en logica
Na de implementatie van ISP-Invoice als pilotproject overheerst bij CFS
tevredenheid over het resultaat. ‘Onze financiële afdeling wordt een shared
service center. Dankzij dit systeem kunnen we meer werk aan met dezelfde
bezetting. Het systeem verdient zich dubbel en dwars terug.’
CFS is wereldwijd actief als producent van voorberei- deze stroom zich goed voor een snelle verwerking via
dings-, verwerkings- en verpakkingsmachines voor de een geautomatiseerd proces van scanning en con-
voedingsmiddelenindustrie. Naast het hoofdkantoor trole. Vandaar ook dat CFS inging op de uitnodiging
in Bakel heeft de onderneming productievestigingen van Infor om mee te doen aan een pilotproject voor
in Weert, Duitsland en Denemarken. In totaal werken het elektronisch verwerken van facturen met ISP-
er 2.000 mensen bij CFS, waarvan 400 op het hoofd- Invoice. De financiële afdeling in de hoofdvestiging in
kantoor in Bakel. De machinefabriek kent enkele dui- Bakel verwerkt vooralsnog voor de productieorgani-
zenden toeleveranciers. Daarvan behoren er 150 tot satie jaarlijks zo’n 50.000 facturen. Dat worden er in de
de vaste kern. De inkoopafdeling geeft inkooporders toekomst meer dan 120.000, wanneer de afdeling als
uit en van alle binnenkomende facturen is 95 procent financieel shared service center voor heel West-Europa
voorzien van een inkoopordernummer. Daarmee leent gaat werken.

2. Facts & Figures
Organisatie CFS
Sector Metaalnijverheid
CASE
Aantal medewerkers 2.000
Financieel systeem Infor ERP BaanIV
Facturen per jaar 50.000
Aantal gebruikers 60
Direct van start de inkoopafdeling. Nooyen: ‘Soms moet de factuur
Hans Nooyen, Manager Accounting Services bij CFS: alsnog handmatig worden ingeboekt, soms moeten
‘We hadden geen acuut probleem, maar toen Infor we wachten op een creditnota. Maar we verwerken
ons vroeg of we wilden participeren in een pilotpro- 95 procent van de stroom nu al geheel automatisch.
ject voor het elektronisch verwerken van binnen- Die facturen zien we niet. Tegelijkertijd hebben we nu
komende facturen, hebben we onmiddellijk ja gezegd. alles keurig digitaal gearchiveerd.’ Dat scheelt archief-
Dit project kwam op het juiste moment. We hebben ruimte en benodigde gegevens zijn snel te vinden.
in de projectgroep voor de pilot, waarin naast Infor Nooyen: ‘Vroeger was iemand een halve dag kwijt met
ook twee andere bedrijven zitting namen, unaniem inboeken om vervolgens de rest van de dag met bon-
gekozen voor ISProjects. Vanaf de eerste, interactieve nen en facturen langs de diverse afdelingen te gaan.’
demonstratie klikte het. Ze hadden al een koppeling
gemaakt met een ander ERP-pakket. Infor zorgde voor Snel terugverdienen
de aansluiting op Infor ERP BaanIV. De samenwerking Ook de toeleveranciers hebben baat bij scanning.
met de partijen is ons goed bevallen. Het heeft mij Zij zijn bij facturering met een inkoopordernummer
Organisatie
relatief weinig tijd gekost, terwijl in een rap tempo verzekerd van tijdige betaling. De kans dat een factuur
CFS
een goed werkend systeem is opgeleverd. En dan verloren raakt of ergens op een bureau blijft liggen is
Naam
hebben wij samen met de andere bedrijven nog immers nihil. De door Infor gemaakte aansluiting met
Hans Nooyen
moeten nadenken en overleggen over de Infor ERP BaanIV zorgt ervoor dat de informatie toch
Functie
gezamenlijke oplossing. Iedereen had zo zijn eigen in het ERP-systeem blijft. Nooyen: ‘We denken nu na
Manager Accounting Services
wensen. Ik denk dat nu een bedrijf met een standaard over een local procurement-oplossing. Daarmee kun-
BaanIV-implementatie direct van start kan gaan met nen we de inkoopafdeling verder ontlasten. Inkopers
deze vorm van digitale factuurverwerking.’ verrichten daarbij kleine, steeds terug kerende be- ’We gaan als financieel shared
stellingen rechtstreeks elektronisch. Bijvoorbeeld het
service center werken en krijgen
Automatisch inhuren van tijdelijk personeel. Verder overwegen we
daardoor veel meer werk voor
Facturen komen binnen op de postkamer en worden op termijn op E-Invoice van ISProjects over te gaan.
daar ingescand en opgeslagen in de database van Zo kunnen onze toeleveranciers zelf digitaal facture- de kiezen. Dankzij de inspanningen
het ISP-systeem. Deze haalt uit Infor BaanIV de groot- ren en hoeven wij straks helemaal niet meer te scan- van ISProjects hoeven we daar
boekgegevens met kostenplaatsen en landcodes, plus nen.’ Ook met het oog op de toekomst, is Nooyen een geen extra personeel voor aan
het dagelijkse overzicht van alle ontvangen goederen. tevreden man. ‘Omdat we als financieel shared service
te trekken.’
Het systeem vergelijkt deze gegevens met de lijst van center gaan werken, krijgen we veel meer werk voor
gescande inkoopordernummers. Na automatische de kiezen. Dankzij de inspanningen van ISProjects
controle van geleverde hoeveelheden, berekende en Infor hoeven we daar geen extra personeel voor
prijzen en eindbedrag wordt de factuur automatisch aan te trekken. Voor de crediteurenadministratie
ingeboekt en vrijgegeven voor betaling. Bij afwijking kunnen we volstaan met de huidige bezetting. We
gaat de factuur via de workflow van ISP-Invoice naar hebben de investering dus in een jaar terugverdiend.’
Rompertdreef 9 T +31 (0)73 62 33 808 info@isprojects.nl
NL - 5233 ED ’s-Hertogenbosch F +31 (0)73 62 38 340 www.isprojects.nl