"Facturatie middels XML is nirwana" - case A.S. Watson, klant ICreative. A.S. Watson ontvangt op jaarbasis honderduizenden facturen die in de 'oude' situatie vaak handmatig moesten worden geaccordeerd. "Facturatie middels XML is nirwana" aldus Rob Wiecherink, manager AP. Lees hier de referentiecase.

1. Referentie Case
ICreative bv
Oortlaan 2, Ede
info@icreative.nl
+31 (0) 318 493 150
Een tube tandpasta of een verfrissende eau de toilette: de kans dat u deze producten bij
een van de winkels van A.S. Watson koopt, is zeer aannemelijk. De A.S. Watson Group,
onderdeel van het Chinese moederconcern Hutchison Whampoa Limited, is namelijk het
bedrijf achter de winkelformules van onder meer Kruidvat, Trekpleister en ICI PARIS XL.
Wellicht iets minder bekend, maar ook Prijsmepper en Pour Vous maken onderdeel uit van
A.S. Watson Health & Beauty in de Benelux. Op jaarbasis komen er honderdduizenden
facturen binnen die in de ‘oude’ situatie vaak handmatig moesten worden geaccordeerd
voordat de betaling kon plaatsvinden. Rob Wiecherink, Manager Finance Accounts
Payable bij A.S. Watson Group Benelux: “Facturatie middels XML is nirwana.”
Gekozen producten:
Basware, Imageviewer,
IC modules en ED Ontvangt
ERP:
Oracle EBS
Inkomende facturen:
1.000.000
Gebruikers:
365
Medewerkers HQ
650
1 | Pagina

2. DE VOLLEDIGE CONTROLE VAN A.S. WATSON BENELUX
Het hoofdkantoor van A.S. Watson Benelux is gevestigd in Renswoude waar ongeveer 650 mensen werkzaam zijn. Rob
Wiecherink: “De A.S. Watson Group maakt deel uit van een wereldwijd imperium dat in meer dan 50 landen operationeel
is en ruim 240.000 mensen in dienst heeft. Er zijn zes verschillende core businesses. Retail is er hier een van, en binnen
deze bedrijfstak is A.S. Watson Benelux actief. Dat het moederconcern écht recht van spreken op de wereldwijde markt
heeft, lijdt geen twijfel: in China wordt er minimaal één A.S. Watson-winkel per dag geopend.”
De drie grootste winkelformules Kruidvat (1.000+ vestigingen in Benelux; 14.000 medewerkers), Trekpleister (130+
Nederlandse vestigingen; 1.500 medewerkers) en ICI PARIS XL (280 winkels in de Benelux en Duitsland; 2.700 mensen
in dienst) verkopen alles op het gebied van health & beauty. Van tandenborstels tot zonnebrandcrème en het nieuwste
geurtje van Davidoff: you name it. “Deze producten worden massaal ingekocht om vervolgens via onze logistieke centra
in Heteren en Vilvoorde richting de winkels te worden gedistribueerd. Voor haar inkoopactiviteiten in de Benelux
ontvangt A.S. Watson ongeveer een miljoen facturen per jaar.”
EFFICIENCY
De energie spat eraf in Renswoude. Het is een
bedrijf dat dagelijks groei wil realiseren, ook
als de wereldwijde economie niet altijd even
goed meewerkt. Het continu automatiseren
van bedrijfsprocessen staat daarbij hoog
op de agenda, zo ook op de afdeling AP
van Rob Wiecherink. “Vroeger kregen alle
binnengekomen facturen een stempel, werden
de facturen gecodeerd en moest overal een
handtekening op. De gevolgen? Facturen
raakten kwijt, of een budgethouder die moest
accorderen was niet aanwezig. Zodoende
hadden we bij wijze van spreken meer
betalingsherinneringen dan facturen. Veel
extra en vaak onnodig werk dat we tot een
paar jaar geleden nog met 60 medewerkers op
de afdeling uitvoerden. Voordat ICreative met
Basware om de hoek kwamen kijken, waren dit
zelfs 100 medewerkers. Vandaag de dag doen
we veel meer werk met minder medewerkers.
Op dit moment werken er een kleine dertig
mensen op de afdeling AP waarbij alles veel
efficiënter is ingericht en het proces gesmeerd
verloopt.”
2 | Pagina

3. OVER OP EDI
De afdeling Accounts Payable kun je in drie delen opsplitsen. De eerste tak is meteen de grootste: hier werken dagelijks
tien tot twaalf FTE’s die de 900.000 handelsfacturen (‘trade-facturen’) verwerken. “Dit zijn facturen die wij van
leveranciers ontvangen voor alles wat in onze winkels wordt verkocht. Deze rekeningen worden via ons zelfgebouwde
matchingsysteem verwerkt en vervolgens betaald. In de afgelopen jaren kregen we 50 tot 60 procent van de facturen
via EDI binnen, maar dit percentage was te laag en moest omhoog. Daarom hebben we een aantal medewerkers
vrijgemaakt om een en ander in kaart te brengen. Binnen een periode van twee jaar hebben we ervoor gezorgd dat
99% van alle trade-facturen nu via EDI binnenkomt. Dit bespaart ons heel veel intikwerk. Daarnaast lag het percentage
facturen dat automatisch door het systeem gematcht kon worden rond de 60%. Ook daar wilden we wat aan doen. En
met succes, want dit percentage is inmiddels naar 95% gestegen.”
Van de miljoen jaarlijkse facturen komen er 90.000 tot 100.000 non-trade-facturen binnen. “Denk daarbij aan rekeningen
voor bijvoorbeeld energiekosten en kosten voor uitzendkrachten. Van dit aantal komt de helft per post binnen en
de andere helft via mail en PDF. De PDF-facturen worden door het systeem en door Basware’s scanningoplossing
herkend. De overige 50.000 stuks dienen handmatig te worden gescand. Op de ‘Basware’-afdeling zijn 6,5 FTE bezig
met het sorteren, uitpakken en scannen van deze facturen. Het verwerken van de 10% van de totale facturenstoom
is relatief het meest arbeidsintensief. We willen daarom leveranciers meer en meer aanzetten tot het elektronisch
aanleveren van facturen. We hebben onderzoek gedaan naar onze grootste leveranciers en hen persoonlijk benaderd.
Binnen een halfjaar was 45% van deze groep ‘over’ en stuurde zij ons vanaf toen facturen in PDF-vorm. Omdat we een
toonaangevende organisatie zijn en andere partijen graag zaken met ons doen, hebben veel leveranciers meteen aan
ons verzoek gehoor gegeven. Binnen drie jaar wil onze organisatie alles digitaal aangeleverd krijgen.”
Naam:
Rob Wiecherink
Functie:
Manager Accounts Payable
Werkzaam sinds:
2009
Werkte hiervoor bij:
Ernst & Young, Deloitte,
Medtronic
3 | Pagina

4. TOEKOMSTPLANNEN …
Papier is passé, dat is duidelijk. En wat nog meer duidelijk is, zijn de toekomstplannen voor A.S. Watson in de Benelux:
het uitbreiden van PDF én het aanbieden van XML. “Met ED Ontvangt, de e-invoicingmodule van ICreative, kan een
organisatie zoals die van ons alle digitale factuurformaten ontvangen. Zo kun je nagaan welke klanten reeds digitaal
zijn en mogelijk de overstap naar XML kunnen maken. Je kunt ook zien welke groep leveranciers hun eerste stapjes in
de richting van elektronisch factureren nog moeten zetten. XML is een alternatief voor EDI en is volledig elektronisch.
Deze oplossing kent vele elementen en instellingen zodat je alle informatie op een goede manier in je systeem ontvangt
zonder dat daar manuele handelingen bij komen kijken. XML ziet er op het scherm voor iedereen hetzelfde uit, waarbij
het niet uitmaakt wie de afzender van de factuur is. Om kort te gaan: XML is voor onze onkostenfacturen wat EDI voor
de handelsfacturen is.”
… EN TOEKOMSTMUZIEK.
De ontwikkelingen op het gebied van IT binnen A.S. Watson Benelux zitten in een stroomversnelling. Zo wil het bedrijf
heel graag een eigen facturenportal, maar is één en ander is wel afhankelijk van de ICT-kalender. “Als het aan ons ligt,
wordt het voor onze kleinere leveranciers straks eenvoudig hun factuurgegevens op een portal in te voeren. Deze
gegevens komen één op één in het systeem binnen waarbij wij zelf bepalen hoe alles eruit komt te zien. Ter illustratie:
we hebben ongeveer 1.400 filialen waar 1.300 verschillende glazenwassers ieder kwartaal de ramen komen zemen. En
als voor elk bezoek een aparte papieren factuur naar Renswoude wordt gestuurd, creëert dit onnodig veel extra werk.
Met de introductie van deze portal kan de glazenwasser zijn gegevens, ordernummer en het factuurbedrag invoeren en
hoeft hij geen rekening meer per post te verzenden.”
SAMENWERKING
Tien jaar geleden maakte A.S. Watson Benelux kennis met ICreative, en in de loop der jaren heeft de samenwerking
zich stapsgewijs uitgebreid. “Zo waren wij in Nederland een van de eerste bedrijven die op ED Ontvangt is overgestapt.
We kunnen ICreative altijd bereiken en hebben we één vast aanspreekpunt. Het eerstvolgende project dat we samen
gaan doen en waarbij ICreative ons gaat helpen, wordt XML-facturatie. We gaan ED Ontvangt verder inrichten zodat we
facturen direct via XML kunnen gaan ontvangen. ICreative is hier de geschikte partij voor en heeft reeds veel ervaring
met XML-facturatie. Dit geldt voor zowel inkomende en uitgaande facturen. De eerste leveranciers zijn daar beslissend
in. Zijn de grootste eenmaal ‘om’ en houd je er slechts nog een aantal over, wordt het meer een kwestie van copy-paste.
Maar voordat die eerste groep is overgestapt, ben je wel een paar maanden verder.”
TIEN MET EEN GRIFFEL
A.S. Watson Health & Beauty Benelux is nu in full control en alles loopt op rolletjes. “Dat we best in class zijn, zoals onze
accountant PWC aangeeft, bewijst een recent onderzoek naar onze dubbele betalingen. We hebben drie boekjaren laten
checken, en deze gespecialiseerde organisatie heeft slechts een percentage van 0,0009% aan dubbele betalingen en
0,0001% aan niet teruggevorderde omzetbelasting kunnen ontdekken. Dit zijn te verwaarlozen percentages. Overigens
zijn deze dubbele betalingen allemaal teruggevorderd. Over de nabije toekomst zou het mooi zijn als onze leveranciers
op z’n minst op PDF kunnen overstappen. XML is nirwana, maar is nog niet voor iedereen vanzelfsprekend.”
OVER ICREATIVE
ICreative is de Nederlandse Purchase-2-Pay en integraal Document Flow specialist die
multinationals, nationale bedrijven en instellingen bedient. Als Basware & Kofax partner adviseert,
implementeert en onderhoudt ICreative oplossingen voor factuurverwerking, dynamisch document
beheer, e-procurement, e-invoicing, personeelsdeclaraties, budgetbeheer en gerelateerde
financiële processen. Dit doet ICreative met marktleidende oplossingen van Basware, Kofax en
EasyDistribution. Deze sterke en unieke combinatie, samen met de jarenlang opgebouwde proces-en
materiedeskundigheid, maakt ICreative de belangrijkste leverancier in Nederland.
4 | Pagina