1. Activa | Nummer 5 - 2013NOAB
‘Kwalitatieve output met minimale
inspanning’
“Optimale werkprocessen en effectieve software zijn de randvoorwaarden voor efficiency en kwaliteit.” Sjoerd-Jaap Westra, product-
manager bij UNIT4 Accountancy, breekt een lans voor procesoptimalisatie.
Door: Chris Wolters
“De uitdagende economische periode
waarin wij ons bevinden, heeft voor na-
genoeg iedereen gevolgen, dus ook voor
accountants- en administratiekantoren,”
stelt Westra. “De tijd van het uurtje-fac-
tuurtje is voorbij, ondernemers zijn niet
meer bereid om de hoofdprijs te betalen
voor de jaarrekening. Bovendien stapt
men ook steeds makkelijker naar een an-
dere accountant.”
Aanpassen werkwijze
“Accountants staan voor de uitdaging
om efficiënter te gaan werken. De werk-
processen moeten zo zijn ingericht dat
er niet alleen klantgericht, maar vooral
ook snel en efficiënt kan worden ge-
werkt. Betrouwbaarheid heeft zonder
meer de toekomst.” Optimalisatie van
werkprocessen is hierbij het kernbegrip,
weet Westra: “Een gestandaardiseerde
werkwijze voor de gehele organisatie
waaraan iedere medewerker zich confor-
meert, zorgt ervoor dat een organisatie
processen sneller, goedkoper en beter
kan uitvoeren.” Het wiel hoeft daarvoor
niet opnieuw uitgevonden te worden.
Er is voldoende techniek beschikbaar
om het administratieve routinewerk uit
te voeren. “Alleen de aanschaf van een
softwarepakket is echter niet voldoende,
de interne werkprocessen moeten ook
goed en consistent zijn.”
Stappenplan
Bij het optimaliseren van werkprocessen
helpt een stappenplan. “Je begint met
het maken van een inventarisatie van
de huidige situatie. Je brengt precies in
kaart wie zich bezig houdt met welke
werkzaamheden in het jaarrekeningpro-
ces, salarisverwerking, administratie en
controle. En ook wie eindverantwoorde-
lijk is,” legt Westra uit. “Daarna moet
de uitvoering van de werkzaamheden
op een rij worden gezet: met software of
(gedeeltelijk) handmatig. Ook belangrijk
is om in dit stadium de manier waarop
de werkzaamheden worden geborgd in
kaart te brengen. Daaruit valt te conclu-
deren hoe een antwoord en een uitkomst
tot stand komen. Bekijken hoe en welke
documenten gearchiveerd worden is ook
noodzakelijk: in een archiefkast, op een
pc of in een documentmanagementsys-
teem.”
Bij de inventarisatie is het van belang na
te gaan hoe medewerkers aan de noodza-
kelijke documentatie komen. “Komt re-
levante documentatie uit de archiefkast,
uit het documentmanagementsysteem of
via collega’s?” De manier waarop klan-
tencontacten verlopen vormt ook een
aandachtspunt. “Per telefoon, e-mail,
klantbezoek of een portaal?” Tenslotte
is een kritische blik op de software en
de manier waarop deze wordt gebruikt
nuttig. Westra meent: “Die is niet altijd
optimaal.”
Verdere optimalisatie
“Optimalisatie betekent eerst kritisch
naar de organisatie kijken: welke werk-
zaamheden zijn echt overbodig? Op
basis van de inventarisatie kunnen die
werkzaamheden en onnodige vertra-
gingen worden geëlimineerd. Er zijn
werkzaamheden die cliënten eigenlijk
beter zelf kunnen doen, zoals het vol-
ledig aanleveren van de financiële ad-
ministratie en salarismutaties. Pas als
alles compleet is, kan de accountant aan
de slag. Zo worden werkonderbrekingen
door onvolledigheid van de gegevens
voorkomen. Dat scheelt de ondernemer
kostbare tijd.” Interessant is de vraag
hoe inkomsten toch op peil worden
gehouden. “Door de werkprocessen te
standaardiseren. De volgende stap in het
stappenplan,” geeft Westra aan.
“Een optimaal proces realiseert kwalita-
tieve output met minimale inspanning.
Sommige uren moeten per se gemaakt
worden, daar ontkom je niet aan. Andere
uren zijn wellicht te minimaliseren als
‘De uitdaging is om
steeds efficiënter te
gaan werken’
42 Advertorial

2. NOAB Activa | Nummer 5 - 2013
bepaalde stappen in het proces worden
aangepast. Gegevens- en documentge-
richte processen van kantoren verlopen
beter en efficiënter als de processen
uniform en eenduidig plaatsvinden. Dat
zorgt voor een voorspelbare volgorde
van werkzaamheden, eenmalige vastleg-
ging van gegevens en een geautoma-
tiseerde verwerking ervan. Efficiënter
werken en standaardisatie scheppen
ruimte voor analyses en benchmarks.
Bovendien ontstaat er tijd voor aanvul-
lende dienstverlening en informatie aan
de cliënt.”
Reductie van fouten
Hoe kijkt Westra aan tegen het optima-
liseren van werkprocessen? “Daarvoor
moet je de juiste technische hulpmidde-
len hebben. Dat is ook de op één na laat-
ste stap van het proces. Je kunt tegen-
woordig natuurlijk niet zonder digitale
werkprogramma’s die ervoor zorgen dat
alle medewerkers de werkzaamheden op
een uniforme manier uitvoeren.” Boven-
dien moeten de werkprogramma’s vol-
doen aan de vaktechnische eisen van het
accountantskantoor en output generen
die voldoet aan de wet- en regelgeving
van de Belastingdienst. “Alle betrokke-
nen moeten inzicht hebben in de werk-
zaamheden en benodigde informatie.”
Westra vervolgt: “Geautomatiseerde
gegevensanalyse is daarbij een handig
hulpmiddel voor het vroegtijdig vaststel-
len van onregelmatigheden,
risico’s en fouten in de finan-
ciële huishouding. Daar zijn
de werkzaamheden dan weer
beter op af te stemmen.
Door digitalisering van do-
cumenten is de informatie
bovendien altijd en overal
beschikbaar en neemt tegelijk
het gebruik van verouderde of
verkeerde documenten af. Zo
wordt voorkomen dat er meer-
dere versies van de waarheid
ontstaan. Door reductie van
fouten loopt het aantal onno-
dige uren terug.”
Intensiveren klantcontacten
“Accountants hoeven zich
bepaald niet te vervelen door
al die vrijgekomen uren. De
vrijkomende uren zijn te be-
nutten voor het intensiveren
van klantcontacten. Deze
laatste stap is het resultaat van
de voorgaande vier stappen
op weg naar procesoptimali-
satie. De meerwaarde van de
accountant zit tegenwoordig
vooral in zijn expertise en
het geven van vakbekwaam
advies. Een online samenwer-
kingsplatform levert grote tijdsbesparing
op doordat alle relevante gegevens tijdig
en volledig beschikbaar zijn voor onder-
nemer en accountant.
Door grotere efficiëntie daalt de kost-
prijs van de accountant en in de vrijge-
komen tijd is het mogelijk extra ontzor-
ging van de ondernemer te realiseren.
Zo kun je de belangrijkste adviseur van
de ondernemer worden. De organisatie
die de totale dienstverlening verbetert,
zorgt voor een lagere kostprijs en grip
op alle belangrijke activiteiten. Tijdig
bijsturen leidt tot meer klanttevreden-
heid, zonder dat dit ten koste gaat van
de winstgevendheid. Een situatie die nu
binnen handbereik ligt voor die groep
beroepsbeoefenaren die, stapsgewijs,
de werkprocessen optimaliseert. Wie
daarbij voor de juiste tools kiest, deze
implementeert en er optimaal gebruik
van maakt, schept kansen. Zo worden
routinewerkzaamheden overgenomen en
regisseert de accountant de cijfers. En
juist dát is het vertrekpunt voor goede
advisering aan de ondernemer,” besluit
Sjoerd-Jaap Westra.
UNIT4 Business Software Benelux B.V.
Postbus 102
3360 AC Sliedrecht
Stationspark 1000
3364 DA Sliedrecht,
T 0184–44 44 44
E Nienke.Crama@unit4.com
M +31 (0)6 206 11 307
I www.unit4.nl
‘Meer tijd voor
aanvullende
dienstverlening en
informatie aan de
cliënt’
43
Sjoerd-Jaap Westra