1. 10 | FACTO MAGAZINE | 10 2016
Het bestelproces bij Hogeschool Saxion vertoonde tot begin 2015 een aantal
tekortkomingen c.q. onvolkomenheden. Om deze situatie te verbeteren werd
een dashboard ontwikkeld om de bestelperformance te monitoren. De effecten
zijn indrukwekkend: veel verspilling is verdwenen en aanzienlijke besparingen
zijn gerealiseerd.
door rolf nijdam
Saxion werkt met realtime dashboard
bestelperformance
Card zorgt voor
besparing op inkoop
THema: inkoop/outsourcing
Saxion is een hogeschool met vesti-
gingen in Enschede, Deventer en
Apeldoorn, met ruim 26.000 stu-
denten en ongeveer 2900 mede-
werkers (www.saxion.nl). De inkoopafdeling
werkt met een jaarlijkse spend van 80 miljoen
euro. Dat vertaalt zich in zo’n 20.000 orders en
30.000 facturen per jaar. Het gaat daarbij om
gecoördineerde inkoop, met 180 bestellers die
gemandateerd zijn om een bestelling te plaatsen.
Frank Grashof, manager Inkoop bij Saxion, heeft
vanaf zijn aantreden in 2009 meerdere slagen
gemaakt met zijn afdeling. Zo lag de focus de
eerste periode op de A- en B-leveranciers (orders/
contracten groter dan 30.000 euro).
Een kleine twee jaar geleden werd het tijd om de
situatie rondom de C-leveranciers in kaart te
brengen. Bij C-leveranciers gaat het om alle or-
ders onder de 5000 euro die maar liefst 90 pro-
cent van het totaal vormen (= 22 procent van de
totale spend). In Kraljictermen gaat het hier om
de routineproducten en -diensten, geleverd door
marginale leveranciers.
Een andere aanleiding om de situatie rondom de
kleine leveranciers in kaart te brengen was de
komst van de Aanbestedingswet 2012. Deze wet
brengt met zich mee dat een aanbestedende
dienst, ook voor orderbedragen onder de drem-
pelwaarden, een bepaalde verantwoording moet
kunnen afleggen om de rechtmatigheid te borgen.
tijd voor actie
Toen ook vanuit de Financiële Administratie sig-
nalen kwamen over het bestelproces voor kleine
leveranciers (in het proces zaten veel dubbelingen
die tot onnodig werk leidden in de vorm van cor-
recties) was het tijd om in actie te komen.
Frank Grashof en Geert van den Geest lanceerden
het idee een model te ontwikkelen dat de belang-
rijkste stappen in het bestelproces zichtbaar

2. 11
>>
maakt. Alle gegevens zijn digitaal gebundeld en
vervolgens is in samenwerking met de Business
Intelligence-afdeling van Saxion het huidige
dashboard ontstaan, waarbij uit diverse systemen
alles ‘realtime’ ontsloten wordt.
Bestelperformance Card
Het dashboard is gebaseerd op de Lean Six
Sigma-methodiek. Het laat realtime zien hoe ver-
schillende onderdelen van de hogeschool
(Academie, Dienst of Kenniscentrum) presteren
als het gaat om het bestelproces. Ook toont het
dashboard hoe de performance is ten opzichte
van het gemiddelde van Saxion.
Het meten van de performance vindt plaats van-
uit de keten. Dit houdt in dat aan de voorkant
van het proces (Inkoop) inzicht wordt gegeven in
de volgende aspecten van bestellen:
>> non-compliance orders
>> aantal nieuwe leveranciers
>> regionale inkoop
>> doorlooptijd van goedkeuren orders
De achterkant van het proces (Financiën) toont
gegevens over:
>> aantal ongeplande facturen
>> betalingstermijn
>> factuurmatching
>> doorlooptijd van goedkeuren facturen
De grafieken die in het dashboard worden ge-
toond (figuur 1) zijn clickable: wie op een balk in
een grafiek klikt, heeft direct toegang tot achter-
liggende informatie en is in staat een analyse te
maken van het probleem.
Iedere afdeling heeft daarnaast per periode in-
zicht in de volgende zaken:
>> spend (per Academie, Dienst en Kennis­
centrum)
>> aantal bestellers
>> aantal facturen
>> aantal orders
Van inzicht naar resultaten
Na de ontwikkeling van het dashboard volgde een
startbijeenkomst voor zowel bestellers, medewer-
kers van de Financiële Administratie en inkopers.
Op basis van verdere analyse is een gezamenlijke
aanpak vastgesteld. Iedereen werd merkbaar en-
thousiast om daadwerkelijk aan de slag te gaan
Figuur 1. Screenshot van de Bestelperformance Card.
‘Het streven
naar meer
digitalisering
en automati-
sering past
ook in het
toekomst-
beeld’

3. 13
met het verminderen van verspillingen en om
meetbaar te maken waar verbeteringen in het
proces mogelijk waren. Door structureel gebruik
te maken van de Bestelperformance Card, en de
resultaten te delen met alle betrokkenen, zijn de
afgelopen jaren flinke stappen gemaakt.
Tabel 1 bevat een overzicht van enkele behaalde
resultaten binnen een jaar op de pilot-afdeling.
Aan de hand van het dashboard wordt nu ook ge-
stuurd op regionale inkoop. Dit neemt elk jaar
substantieel toe: het percentage dat regionaal
wordt besteed is momenteel 58 procent.
Toekomstvisie
Ook al zijn er al mooie resultaten behaald, Gras-
hof en Van den Geest zijn ervan overtuigd dat er
nog meer bereikt kan worden. Ze stellen zich ten
doel het bestelproces nog efficiënter te maken en
door de grote transparantie die het dashboard
biedt, wordt de rechtmatigheid beter geborgd en
de doelmatigheid vergroot. De gedane investerin-
gen om het dashboard te ontwikkelen zijn geba-
seerd op een duidelijke businesscase. Tabel 2 laat
zien op welke onderdelen vermindering van ver-
spilling mogelijk is met bijkomstige besparingen.
Voor elk van deze onderdelen is een concrete on-
derbouwing opgesteld hoe er bespaard kan wor-
den en hoeveel er bespaard kan worden, door ge-
bruik te maken van de Bestelperformance Card.
Het is de verwachting dat dit een totale besparing
van honderdduizenden euro’s kan opleveren.
Het streven naar meer digitalisering en automati-
sering past ook in het toekomstbeeld. Zo wordt
momenteel 80 procent van de facturen al digitaal
aangeleverd (100 procent is het doel).
Een ander actiepunt is het automatisch verwer-
ken van elektronische facturen.
webshopleverancier
Ook aan de interne klant zal de komende jaren
veel meer digitaal aangeboden worden. Zo moet
over drie jaar minstens 50 procent decentraal
besteld worden via webshops die gekoppeld zijn
aan het bestelsysteem van Saxion. De overige
vrije tekstbestellingen lopen straks via een cen-
trale bestelafdeling.
Conclusie
De Bestelperformance Card is essentieel om de
strategie voor de C-leveranciers (minder leveran-
ciers en meer automatiseren) te professionalise-
ren. Naast inzicht in de stand van zaken bij de be-
stellingen is direct het effect zichtbaar op elke
verandering die wordt doorgevoerd. Oftewel van-
uit Lean: elke verspilling die wordt gereduceerd.
Om de gewenste resultaten te behalen is een goed
dashboard vereist, vooral nu de focus komt te lig-
gen op de kleine orderbedragen. <<
Rolf Nijdam is docent
Inkoop bij Saxion en
werkzaam als zzp’er in het
facilitaire inkoop- en vast-
goeddomein. Hij is tevens
bestuurslid van beroeps­
vereniging FMN.
RECHTMATIGHEID - verbeteren betaaltermijn
- minder maverick buying
DOELMATIGHEID - BTW-voordeel
- betalingskorting
- factuurcontrole
-telefonische onderhandeling
- kwaliteit orders
- helpdesk en aanmaken nieuwe
­leveranciers
ONTZORGEN VAN DE KLANT - vereenvoudigen bestelproces
door bestellers
- goedkeuren budgethouders
Tabel 2. Onderdelen waarop bij Saxion vermindering van verspilling mogelijk is.
‘Door
structureel
gebruik te
maken van
de Bestel-
performance
Card zijn
flinke
stappen
gemaakt’
2015 2016
Ongeplande facturen 20% 16%
Aantal non-compliance orders 6% 0%
Gemiddelde betaaltermijn 47 dagen 38 dagen-
Tijdige betalingen 76% 84%
Tabel 1. Resultaten na structureel gebruik van de Bestelperformance Card
bij het Servicecentrum Voorzieningen.