2. Overzicht van de inhoud1.Verschillende manieren van werken2.Wat is een project? 3.Fasen in een project---------------------------- 4.Beslissingen nemen5.Projectbeheersingprojectmanagement
VVJ 18 nov 2014 2
3. Doelstellingen
Na deze bijeenkomsten: hebje eenbasisinzichtin projectmatigwerkenkan je eenprojectfaserenweetje hoebeslissingenin eenprojectgenomenwordenhebje eeninzichtin de 5 managementsaspectenvan eenproject
VVJ 18 nov 2014 3
4. Werkwijzeoefeningen, actieve inbreng van de deelnemersbeperkte stukjes theoriepraktijkvoorbeelden, ervaringsuitwisselinginteractie en vragen
VVJ 18 nov 2014 4
5. Oefening1 : kennismaking
1.Naam,functie of rol
2.Werk je nu in projecten? Wat is jouw taak hierin?
3.Wat zijn de problemen waar je tegenaan loopt in projecten?
4.Wat verwacht je van vandaag?
VVJ 18 nov 2014 5
7. 1. Er zijn meerderemanieren vanwerken
1.Routinematig werken: seriewerkstandaardprocedures
2.Improviserend werken: innovatiecreativiteit
3.Projectmatig werken:eenmaligtussen improviserend en routinematig werken
Dit is geen kwalitatieve indeling!
VVJ 18 nov 2014 7
8. 2. Projectmatig werken
Tussenimproviserenen seriewerkl
Een project heeft als kenmerken: DoelopdrachtgeverEinddatummijlpalenBudgetgeld, werkurenStructuurprojectleider, medewerkers, werkpakketten WPEen naamduidelijk, goed bekkend…
VVJ 18 nov 2014 8
9. structuur van een project
Opdrachtgever
DOEL
projectleider
WP1
WP2
WP3
WP4
Admin
VVJ 18 nov 2014 9
10. Oefening 2: Mijn project
omschrijf een eigen project
(thuis of op het werk): doelstart en einddatumprojectleider werkpakketten, medewerkers
VVJ 18 nov 2014 10
11. Drie succesvoorwaarden bij de start van een projectHet projectvoorstel met een haalbaar resultaat waarmee het gekozen doel bereikt wordtDe projectleiderDe geschikte persoon met de nodige competentiesen bevoegdheden om het doel te kunnen bereikenDe projectgroepeen divers team dat o.l.v. de projectleider alle verschillende taken goed en tijdig uitvoert
VVJ 18 nov 2014 11
12. succesvoorwaarde 1: vragen over het projectvoorstelIs er een akkoord over het op te lossenprobleem ? Is er een akkoord over het doel vanhet project en zijn afbakening? Zijn er tegengestelde belangen? Is het resultaat duidelijk omschreven? Is het resultaat een goede oplossingvoor het probleem?
VVJ 18 nov 2014 12
13. Oefening
Wat is de meerwaarde van jouw project? Waarom is de doelgroep of de maatschappij hierbij gebaat?
VVJ 18 nov 2014 13
14. succesvoorwaarde 2: vragen over de projectleiderkent hij/zij de organisatie en het thema? is hij/zij bevoegd om te beslissen? heeft hij/zij organisatietalent? heeft hij/zij leidinggevende talenten? (mensen motiveren, communiceren, conflicten hanteren…) kan hij/zij goed samenwerken met de opdrachtgever?
VVJ 18 nov 2014 14
15. succesvoorwaarde 3: vragen over het projectteamzijn de betrokken groepen, afdelingen, … vertegenwoordigd? zijn de nodige (aanvullende) talenten aanwezigis de nodige werktijd beschikbaar en ingepland? aanvaarden de teamleden het leiderschapvan de PL?
VVJ 18 nov 2014 15
16. Oefening
Stel een lijst op met alle belanghebbendenin jouw project: mensen nodig voor de uitvoering, opdrachtgever, doelpubliek, experten, collega’s …
Waarom heb jij hen nodig? Waarom hebben zij jou nodig? Dus wat is de win-winvoor elke partij?
VVJ 18 nov 2014 16
17. 3. Fasering in een project
0.initiatiefwe gaan ‘iets’ doen
1.definitiefaseakkoord over wat we willen + PL, grootte van budget
2.ontwerpfaseplan opstellen, subsidiedossier?
3.voorbereidingafspraken maken
4.uitvoeringnu gebeurthet
5.nazorg opruimen, onderhoud, toepassing
VVJ 18 nov 2014 17
18. Oefening3: projectfasering
Herneem (per 2) een eigen project:
Omschrijfkortde 5 fasen
1.Definitie
2.Ontwerp
3.Voorbereiding
4.Uitvoering
5.Nazorg
VVJ 18 nov 2014 18
19. Projectfase1 : definitie
Doel: duidelijkheid over het project krijgen
Werkwijze:
Overleg over de opdracht, keuzes maken
Definiëren van doel en resultaat of middel
Bepalen van de einddatum
Nodige middelen (mensen, dagen) inschatten
Projectleider aanduiden
Eensgezindheid bereiken
Mijlpaal 1: akkoord over projectopzet
VVJ 18 nov 2014 19
20. Projectfase2 : ontwerp
Doel:precies plan van aanpak
Werkwijze:
Brainstormen met projectmedewerkers
Activiteiten verdelen in fasen en werkpakketten
Tijdsplanning opmaken
Kosten berekenen, subsidiedossier schrijven
Mijlpaal 2: een goedgekeurd projectplan(door de opdrachtgever) GO/NOGO
VVJ 18 nov 2014 20
21. Projectfase3: voorbereiding
Doel:alles klaar hebben voor uitvoering
Werkwijze:
Draaiboek opstellen
Materialen bestellen
Mensen inplannen
Toeleveranciers vastleggen
Risico management
Mijlpaal 3: startensklaar
VVJ 18 nov 2014 21
22. Projectfase4 : uitvoering
Doel:projectresultaat bouwen
Werkwijze:
Stap voor stap uitvoeren
Kwaliteit bewaken
Risk management
Bijsturen
Mijlpaal 4:projectresultaat klaar op tijd, volgens plan
VVJ 18 nov 2014 22
23. Projectfase5 : nazorg
Doel:verankering in organisatie, blijvend gebruik
Werkwijze:
Nazorgplan uitvoeren
Al het tijdelijke opruimen
Alle administratie afwerken
Toepassing of voortzetting systematiseren
Mijlpaal 5:project is af, resultaat blijft, doel bereikt
VVJ 18 nov 2014 23
25. Overzicht van de inhoud1.Verschillende manieren van werken2.Wat is een project? 3.Fasen in een project---------------------------- 4.Beslissingen nemen5.Projectbeheersingprojectmanagement
VVJ 18 nov 2014 25
26. 4. Beslismomenten
Mijlpalen in het project . Ze geven: veiligheid voor de opdrachtgeverduidelijkheid voor de projectmedewerkershouvast voor de projectleider
VVJ 18 nov 2014 26
27. Wie beslist, wanneer, waarover?
Beslissen is een keuze maken, de andere mogelijkheden vallen afde projectleiderbeslist (met hetteam) gedurende elke fase de opdrachtgeverbeslist bij elkemijlpaal (na elke fase) indien afwezig: adviesgroep hoe: met beslisdocumenten
VVJ 18 nov 2014 27
28. Beslisdocumenten
1.Na de definitiefase: projectvoorstel
Aanleiding, doel, resultaat, doelgroep, middelen, timing, kwaliteit
2.Na de ontwerpfase: plan van aanpak
Activiteiten, fasering, gedetailleerd budget,…
3.Na de voorbereiding: draaiboek
Detail van acties en middelen
4.Na de uitvoering: resultaat
Beschrijving, eindrapport, nazorgplan
VVJ 18 nov 2014 28
30. 5.1. TIJD beheersenwerktijd per takenpakket en werkpakket WPtotale werktijd verdelen over WP marges voorzienheen en weer denkendoorlooptijd werktijdparallelle acties zijn mogelijk balkenplanningtijden strikt registreren en rapporteren
VVJ 18 nov 2014 30
31. BALKENPLANNING
J
A
N
F
E
B
M
A
A
Week
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
WP1
Taak 1
WP1
Taak 2
WP1
Taak 3
WP2
Taak 1
VVJ 18 nov 2014 31
32. Oefening4: balkenplanning
Omschrijfde activiteitenbijhet orgainserenvan eenfuif
Ontwerp
Voorbereiding
Uitvoering
Nazorg
Teken een eenvoudige balkenplanning in maanden
VVJ 18 nov 2014 32
33. 5.2. BUDGET beheersenTotale budget is de norm, en deelbudgetten per fasemarges zijn mogelijk tussen faseskleine marges in geld = grotere marges in tijd of kwaliteitwerkelijke uitgaven strikt registrerenna elke fase budgetcontrole en bijsturingvergeet de kosten achteraf niet (nazorgfase) geen niet-gebudgetteerde uitgaven
VVJ 18 nov 2014 33
34. 5.3. INFORMATIE beheersenduidelijke en eenduidige informatiegoedgekeurd en op papier/pdfniet alle info aan iedereen: overdaad schaadt info aan opdrachtgever: in beslisdocumenteninfo dient gearchiveerdNaamgeving documenten!
VVJ 18 nov 2014 34
35. 5.4. KWALITEIT beheersen
moeilijkst te omschrijven beheersfactoreisen zo duidelijk mogelijk formuleren
Effect voor de gebruikers
Inhoud, omvang van het resultaat
Vorm van het resultaat
karakter is afhankelijk van fase:
1+2: kwaliteitseisen stellen
3+4: bewaken van de gestelde kwaliteit
4+5: toetsen of de gestelde kwaliteit behaald is
VVJ 18 nov 2014 35
36. 5.5. ORGANISATIE beheersenbevoegdheden en beslisstructuur vastleggenrelatie met rest van de organisatie
de opdrachtgever moeit zich niet met de uitvoering
de projectleider heeft bevoegdheid en vrijheid van handelen
de projectmedewerkers werken zelfstandig, overleggen en beslissen mee en rapporteren aan de projectleider
VVJ 18 nov 2014 36
37. Wat vind je van de volgende uitspraken van projectleiders
Iedereen weet toch zelf wel wat te doen zeker?
Kan ik Jan N. voor 10% op mijn project laten werken van nu tot het einde? Ik moet dit overmorgen weten…
Ikweetnietwatmijncollega’sen mijnexternepartners aanhet doenzijn. Ikmag hopendatzeop het project werken. Ikhebeigenlijkgeenvoelingmet hen…
VVJ 18 nov 2014 37
38. In een prefecte wereld zijn projecten op tijd en binnen budget klaar, zonder grote problemen.
Maar we leven niet in een perfecte wereld. Er treden problemen op in onze projecten .
Beschouw dat als interessant en onthoudit: Laat ze nooit zien dat je aan het zweten bent…
38
Een ervaren projectleider:
VVJ 18 nov 2014
39. Risicomanagement
Onzekerheid is eigen aan een project
Risicomanagement is het identificeren en beoordelen van de onzekerhedenof risico's en het vaststellen van beheersmaatregelen. Met beheersmaatregelen worden activiteiten bedoeld waarmee de kans van optreden of de gevolgen van risico's verkleind worden.
De impact van een risico:
Impact = kans(%) x gevolg(€)
VVJ 18 nov 2014 39
40. Risicotabel
nr
Risico
Impact% x €
Preventieve actie
Evo- lutie
Curatieve actie
1
2
3
4
VVJ 18 nov 2014 40
