De presentatie van de kennisbijeenkomst van 18 mei jl. over de verschillen tussen Project- en Programma Management Office

1. Kennissessie PMO
18 mei 2011

2. Welkom
Aanleiding voor dit vervolg
• 1e kennissessie op 3 november 2010, georganiseerd door ProRail
– Workshop ‘Groei’
– Workshop ‘Imago’
– Workshop ‘Verkoop je PMO’
Samenwerking WIN Project Support & ProRail
• Voor PMO’ers door PMO’ers
• Kennismaken en kennis delen
• Realiseren van erkenning voor het PMO vakgebied
• Het op de kaart zetten van het PMO vakgebied
2

3. Agenda
17.30 – 17.45 uur Kennismaking
17.45 – 18.00 uur Inleiding programma
18.00 – 19.00 uur Aan de slag; zoek de verschillen en overeenkomsten
19.00 – 19.15 uur Pauze
19.15 – 20.15 uur Het Debat
20.15 – 21.00 uur Afsluiting & Borrel
Helderheid vooraf scheelt achteraf veel onduidelijkheid. 3

4. Ren je rot!
Doel
Kennismaken met elkaar en elkaars visie op het vakgebied
Uitleg
• 4 Vragen
• 4 Hoeken
• 4 Antwoordmogelijkheden
• Ga in de hoek staan van jouw antwoord
Doen waar je goed in bent 4

5. Ren je rot!
Vraag 1
Ik ben werkzaam als:
Blauw Project Management Officer (PjMO)
Groen Programma Management Officer (PgMO)
Geel Projectportfolio Management Officer (PfMO)
Rood Centre of Excellence (CoE)
5

6. 6

7. Ren je rot!
Vraag 2
Mijn aantal jaren relevante werkervaring is:
Blauw 0 t/m 2 jaar
Groen 3 t/m 5 jaar
Geel 6 t/m 10 jaar
Rood 10 of meer jaar
7

8. 8

9. Ren je rot!
Vraag 3
In welke branche ben je werkzaam?
Blauw Vervoer & Transport
Groen Bank- en verzekeringsbranche
Geel PMO detachering
Rood Overig
9

10. 10

11. Ren je rot!
Vraag 4
Hoeveel kilometer reis je per werkdag?
Blauw minder dan 5 km
Groen 5 tot 50 km
Geel 50 – 100 km
Rood meer dan 100 km
11

12. Balans te vinden tussen enerzijds het werken volgens
processen binnen een bepaalde structuur en anderzijds
"gewoon mooie dingen maken" dat is wat ik na streef in de
omgeving waarin ik werk.
Daarbij bepaal ik wat het minimale structuurniveau is wat
nodig is om de projecten goed uit te voeren.
12

13. Ren je rot!
Vraag 5
Het belangrijkste / leukste in mijn werk vind ik;
Blauw Communiceren / samenwerken
Groen Vragen voor zijn
Geel Mijn taken op tijd en kwalitatief hoogstaand uitvoeren
Rood Mijn eigen weg kunnen gaan / zelfstandig werken
13

14. Projectenwerk is mensenwerk. Betekent dus dat je veel
aandacht moet hebben voor de mensen (/stakeholders) in
de omgeving van je project/programma.
Is ook wat het leuk maakt, vind ik. (dat laatste is trouwens
ook belangrijk, leuk werk hebben).
14

15. Ren je rot!
Vraag 6
Ik krijg er energie van om:
Blauw Structuur aan te brengen
Groen Implementeren van nieuwe ideeën
Geel Creatieve oplossingen bedenken voor complexe situaties
Rood Zorg dragen van de informatievoorziening
15

16. Als PMO-er wil ik projecten snel, accuraat en toegepast
ondersteunen bij de uitvoering van algemene
(projectmanagement ) ondersteuningstaken en de
projectleider en -medewerkers van advies voorzien ten aanzien
projectmanagement situaties als dit gewenst is
16

17. Motto’s
• De balans vinden tussen een tevreden opdrachtgever, een tevreden
projectmanager en zelf tevreden zijn met het werkresultaat
• Spilfunctie te vormen in het project/programma en hiermee een goede steun
en toeverlaat te zijn voor de project-, programmamanager
• Ondersteuning bieden aan programma of portfolio zodat de projecten en de
programma of portfoliomanager zich kunnen focussen op hun specialisme!
• Ondersteuning bieden aan projecten zodat de projectteamleden en de
projectmanager zich kunnen focussen op hun specialisme!
• Proactieve ondersteuning verlenen om projecten beter te laten verlopen en
kansen/issues/risico’s vroegtijdig te signaleren.
• Samenwerking, betere beheersbaarheid portfolio en vergroten van de
kwaliteit van informatie
17

18. Inleiding programma
Deze coördinerende rol is een meerwaarde voor het project 18
en draagt bij aan haar succes!

19. Een goede PMO’er biedt ondersteuning aan het
projectmanagement, brengt enthousiasme
in het projectteam en draagt zorg voor heldere interne en
externe communicatie; essentieel voor een geslaagd project!
19

20. .
Probeer de smeerolie van de projectorganisatie te zijn 20

21. Ik vind het belangrijk dat de informatie binnen een project up-
to-date is en dat je goed weet hoe je project er voor staat!
Alles binnen een project op ‘rolletjes’ laten verlopen door
aandacht te hebben voor o.a. de GOTIK-aspecten.
21

22. Doel van vandaag
Zoek de verschillen en overeenkomsten tussen PjMO en PgMO!
Verschillen Overeenkomsten
Rol … …
Competenties … …
Activiteiten … …
Samenwerking met PM’er … …
PjMO: Project Management Officer
PgMO: Programma Management Officer
Project Support is een VAK! 22

23. Nut en noodzaak
Kennis van verschillen en overeenkomsten PjMO en PgMO
• Beeld & verwachtingen van de ondersteuning bij de project- of
programmamanager inzichtelijk hebben
• Begrip voor elkaars rol
• Kunnen afbakenen van de eigen dienstverlening
• Beeld van eigen loopbaan als PMO’er
Niet lullen maar poetsen 23

24. Als aan het begin van een project het PMO overzichtelijk en
gestructureerd wordt opgezet, heb je daar gedurende het
hele project veel voordeel aan.
Sterker nog het is eigenlijk een voorwaarde om het project
beheersbaar uit te kunnen voeren
24

25. Aan de slag….
Zoek de verschillen en overeenkomsten
Blijf verbaasd en stel veel vragen 25

26. Aan de slag….
Hoe?
• Focus op het PjMO en het PgMO de verschillen óf de overeenkomsten,
door:
– Uitvoeren opdrachtformulering
– Gebruik maken van aanwezige informatie
• Voorbereiden op het debat
– Aanwijzen groepsvertegenwoordiger
– Standpunten bepalen
– Voorbereiden op aanvallen
Om 19.15uur start het debat
Flexibiliteit en Communicatie 26

27. Het Debat
Goed begonnen is het halve werk (Aristoteles) 27

28. Debatteren
Waarom een debat?
• Een debat ontstaat als er tegenstellingen zijn. En maakt het mogelijk om
tegenstellingen bespreekbaar te maken.
• Door tegenstellingen niet direct als conflictbron te zien, maar als een test
kan de opbrengst hoger zijn.
• Macht van een individu wordt minder belangrijk dan de argumentatie
• De pro en contra van een stelling worden bewust gescheiden
Discussie versus Debat
• Discussie: naar elkaars bijdragen luisteren en daarop te reageren
• Debat: op basis van argumenten elkaars standpunten over een stelling
bestrijden aan de hand van een bepaald vastliggende structuur.
Zoek eerst naar de vraag achter de vraag

29. Spel- en gedragsregels
Spelregels
•De spelleider geeft aan wie aan het woord is
•Interrumpeer elkaar niet
•Spreker krijgt in het totaal evenveel spreektijd
•Spreker dient spreektijd vol te maken & zo min mogelijk te overschrijden
•De achterban mag input leveren aan spreker d.m.v post-it’s
•De spreker mag tijdens het debat zijn rol overdragen aan een teamgenoot
•Wanneer een spreker wil spreken, dient hij/zij te gaan staan
•Elke mening geldt totdat hij is weerlegd
Gedragsregels
•Niet discrimineren of kwetsen
•Niet naar willekeur interrumperen
PMO voor een professionele projectuitvoering

30. Tips & Trucs
• Breng structuur in je verhaal (wees kernachtig en concreet)
• Hoe meer je vertelt, hoe meer vragen je oproept.
• De inhoud en de kwaliteit van je mening en argumenten zijn bijna net zo
belangrijk als de manier waarop je het brengt.
• Omschrijf de situatie vanuit de toehoorder en niet vanuit jezelf
• Stem je verhaal af op je publiek
Eerst maar eens PMO'er worden

31. Structuur
Ronde 1 Stelling inname Duur
• De groepsvertegenwoordigers van de voorstanders interpreteren de stelling. De 3 min
groepsvertegenwoordigers worden aangewezen voor het houden van een pleidooi.
• De groepsvertegenwoordigers van de tegenstanders mogen nu de interpretatie van
de stelling van de voorstanders uitdagen en aanvallen.
3 min
Ronde 2 Beide partijen mogen op elkaars argumenten reageren
• De overige aangewezen groepsvertegenwoordigers kunnen nu de argumentatie van 10 min
hun voorgangers te verdedigen tegen gedane aanvallen.
Ronde 3 Samenvatting standpunten
• Een groepsvertegenwoordiger geeft een slotpleidooi van zijn standpunten. 3 min
Ronde 4 Vrije stelling inname (bij laatste stelling)
• Debat met vrije rollen. Iedereen bepaalt zelf zijn positie tav de stelling en geeft dit 10 min
eerst aan alvorens diens argument te noemen of reactie te geven.
Ordnung ist das halbe Leben!

32. Stelling 1
De rol van de PgMO’er is zwaarder
dan die van een PjMO’er
Verschillen: Eens
Overeenkomsten: Oneens
PjMO: Project Management Officer
PgMO: Programma Management Officer
Define, Align, Implement, Mature (improve) 32

33. Stelling 2
De activiteiten van een PjMO’er zijn gelijk aan die
van een PgMO’er.
Verschillen: Oneens
Overeenkomsten: Eens
Confront the brutal facts 33

34. Stelling 3
De benodigde competenties van een PjMO’er
verschillen volledig met die van een PgMO’er.
Verschillen: Eens
Overeenkomsten: Oneens
I make things happen. 34

35. Stelling 4
De samenwerking met de PM’er is intensiever
voor een PgMO’er dan voor een PjMO’er.
Verschillen: Eens
Overeenkomsten: Oneens
PM’er: Project- of Programmamanager
Rust, reinheid, regelmaat 35

36. Evaluatiemomentje
Evaluatie
• Heeft deze sessie voldaan aan de verwachtingen?
• Wat vond je prettig aan deze opzet?
• Welke verbeterpunten zie je?
• ….
Volgende keer
• Welk onderwerp zou je willen aandragen voor de volgende keer?
• Welke tips zou je mee willen geven voor de volgende sessie?
• ….
Clear? Crystal! en natuurlijk Before 9? Same day delivery!

37. Bedankt!
Zelfstandig support kunnen verlenen 37