Dokumen tersebut membahas tentang administrasi umum, surat menyurat, kearsipan, agenda dan ekspedisi. Administrasi mencakup perencanaan program, organisasi, pelaksanaan program, pengawasan, evaluasi, dan pelaporan untuk mencapai tujuan organisasi. Surat menyurat digunakan untuk komunikasi tertulis dan terdiri dari beberapa bagian seperti kop surat, tanggal, nomor, lampiran, perihal, alamat, salam, isi, penut
2. LDKS OSIS MA/MTs AL-MAS’UDY 2015
“ ADMINISTRASI, PROGRAM KERJA DAN NETWORK PLANNING ”
Oleh : Efendi, S.Si
• Administrasi
Secara umum, administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang
bekerja secara teratur untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.
Usaha-usaha atau kegiatan yang dimaksud meliputi semua kegiatan yang lazim dilakukan oleh
organisasi, seperti penetapan rencana program, pengorganisasian, penajaman dan
penyelenggaraan program, kegiatan pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan
pelaporan, dll. Dari batasan-batasan di atas dapatlah diambil kesimpulan bahwa pengertian
administrasi meliputi hal-hal sebagai berikut :
• Rangkaian kegiatan/ perbuatan, termasuk kegiatan kesekretariatan.
• Adanya kelompok orang.
• Adanya kerjasama.
• Adanya unsur-unsur untuk mencapai tujuan.
• Kesekretariatan
• Surat Menyurat
• Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak
tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi.
Pondok Pesantren Al-Mas’udy , 14-15 Oktober 2015
3. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga
berfungsi sebagai:
• Alat untuk menyampaikan pemberitahuan,
permintaan atau permohonan buah pikiran/ gagasan.
• Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian.
• Alat untuk mengingat, misalnya surat yang
diarsipkan.
• Bukti sejarah, misalnya surat-surat yang bersejarah.
Ada beberapa bentuk penulisan surat. Yang
dimaksud dengan bentuk surat adalah pola surat
menurut susunan, letak, dan bagian-bagian surat.
Setiap bagian surat itu sangat penting peranannya
sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat.
LDKS OSIS MA/MTs AL-MAS’UDY 2015
Pondok Pesantren Al-Mas’udy , 14-15 Oktober 2015
4. Menurut pola umum yang berlaku dalam surat menyurat, bentuk surat
dikelompokkan menjadi 6 (enam) dan macam bentuk surat, yaitu :
• Bentuk lurus penuh (full block style).
• Bentuk lurus (block style).
• Bentuk setengah lurus (semi block style).
• Bentuk bertekuk (idented style).
• Bentuk resmi Indonesia lama.
• Bentuk Indonesia baru.
Contoh lengka bentuk-bentuk surat tersebut dapat dilihat pada buku seri
penyuluhan bahasa Indonessia bagian surat menyurat. Keterangan :
• Kop/ kepala surat.
• Tanggal surat.
• Nomor, lampiran dan perihal.
• Alamat dan tujuan.
• Salam pembuka.
• Isi surat.
• Salam penutup.
• Pengirim surat.
• Tembusan.
LDKS OSIS MA/MTs AL-MAS’UDY 2015
Pondok Pesantren Al-Mas’udy , 14-15 Oktober 2015
5. Kearsipan, Agenda dan Ekspedis
Arsip
Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat
dan dokumen-dokumen. Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis
(surat, akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihar
khusus untuk referensi. Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :
• (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila
diperlukan.
• Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hokum.
• Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.
• Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan.
System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu :
• System penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu penyusun arsip berdasarkan
nama orang atau organisasi utama.
• System penyimpanan menurut pokok soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan
pada jenis da nisi surat.
• System penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan
pada asal daerah surat.
• System penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan
angka nomor pada surat.
• System penyimpanan menurut tanggal (Chronologica Filling), yaitu penyusunan arsip
berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut.
LDKS OSIS MA/MTs AL-MAS’UDY 2015
Pondok Pesantren Al-Mas’udy , 14-15 Oktober 2015
