steruktur organisasi

1.  ADMINISTRASI  AD + MINISTRARE 
TO + SERVE  MELAYANI KONOTASI
PEKERJAAN PEMBANTU TEKNIS
KETATAUSAHAAN (ADMINISTRASI DLM
ARTI SEMPIT)
 Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses
kerja sama antara dua orang atau lebih dalam
mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana
prasarana tertentu secara berdaya guna dan
berhasil guna, yang meliputi: catat-mencatat,
surat-menyurat, pembukuan, ketik-mengetik,
agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan.

2. Planning (Perencanaan) merupakan bagian awal yang
tersusun secara sistematik dan terorganisir
Organizing (Pengorganisasian) merupakan aktivitas
menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja
antara orang-orang sehingga terwujud suatukesatuan
usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditetapkan
Directing (Bimbingan alau Pengarahan) adalah fungsi
manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi
bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dapat
dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju yang
telah ditetapkan semula.

3. Coordinating (Koordinasi) yaitu bagaimana seluruh
kepentingan dan tujuan organisasi disatukan dan
diharmoniskan dengan sinkronisasi waktu serta
tempat
Reporting (Pelaporan) merupakan manajemen
berupa penyampaian perkembangan atau hasil
kegiatan atau pemberian keterangan mengenai
segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-
fungsi
Budgeting (Penganggaran) meliputi perencanaan
keuangan, pembiayaan, perhitungan uang keluar
masuk serta pengawasan yang dilaksanakan.

4. Adanya kelompok manusia yang terdiri
atas 2 orang atau lebih
Adanya kerja sama
Adanya proses/usaha
Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan
pengawasan
Adanya tujuan

5.  Kesekretariatan dapat diartikan sebagai
keseluruhan rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran (surat-
menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya
dalam rangka menunjang kelancaran
pencapaian tujuan organisasi.

6.  Merencanakan (Planning)
 Menyusun (Arranging)
 Menghimpun (Collecting)
 Mencatat (Recording)
 Mengolah (Processing)
 Mengendalikan (Controlling)
 Mengirim (Transfering)
 Menyimpan (Filing)

7.  Memperlancar lalu-lintas dan distribusi
informasi ke segala pihak baik internal
maupun eksternal.
 Mengamankan rahasia organisasi.
 Mengelola dan memelihara seluruh
dokumentasi organisasi yang berguna bagi
kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.

8. Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah
sebagai berikut :
 Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan
manajemen.
 Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
 Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
 Sebagai alat komunikasi organisasi.
 Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
 Sentral teknologi transfer informasi.
 Sebagai pusat dokumentasi atau master file.

9.  Kesekretariatan merupakan salah satu elemen
yang sangat penting dalam menyokong
organisasi. Bagaimana sistem pengelolaan
administrasi, sistem manajemen pengarsipan
data dan informasi, sampai bagaimana
kerapian sekretariat sebagai ”rumah” bagi
pengurus menjadi salah satu faktor yang
mempengaruhi nafas kehidupan sebuah
organisasi.

10.  Sumber daya manusia / pengurus
 Sekretariat
 Perlengkapan dan peralatan kesekretariatan
 Identitas organisasi

11.  Sebuah sistem tidak mungkin bisa dijalankan
tanpa ada manusia yang menjalankannya,
termasuk kesekretariatan ini. Sebuah
ORGANISASI, sebaiknya memiliki divisi atau
biro tersendiri yang SDMnya khusus
mengelola sistem kesekretariatan. Biro ini
biasanya bersifat internal karena bertugas
mendukung kinerja intern organisasi.

12.  Sebuah ORGANISASI pun harus memiliki
tempat tersendiri sebagai basecamp, yang
berfungsi sebagai pusat administrasi serta
tempat silaturahim, bekerja, dan berkoordinasi
antar pengurus

13.  Bagaikan seorang pelajar sudah tentu pasti
memiliki pulpen sebagai peralatan standarnya,
maka begitu pun dengan kesekretariatan yang
pasti memiliki peralatan dan perlengkapan
standar minimum untuk bisa menjalankan
fungsinya. Peralatan dan perlengkapan
standar, seperti : Lemari, komputer, peralatan
kantor /alat tulis, sarana komunikasi antar
pengurus (papan pengumuman), alat-alat
kebersihan dll.

14.  Identitas organisasi menjadi elemen
penyokong eksistensi organisasi. Identitas
organisasi merupakan tanda pengenal dasar
atau ciri khusus dari suatu organisasi yang
membedakannya dari organisasi lain.
Biasanya, identitas organisasi direalisasikan
dan divisualisasikan dengan sebuah
logo/lambang ORGANISASI, papan nama,
bendera, stempel, dll.

15. A. Pengelolaan sistem administrasi organisasi
B. Pengelolaan fisik sekretariat

16. 1. Tulis menulis (rencana program, strategi
pelaksanaan program, sampai evaluasi ).
2. Surat menyurat (baik surat masuk dan keluar,)
3. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk
organisasi
4. pengelolaan sarana komunikasi internal pengurus
organisasi (seperti papan informasi/
pengumuman)
5. manajemen pengarsipan data dan informasi.
6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan
kegiatan tulis menulis (Pembukuan)

17.  Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi pengurus
yang mencakup fungsi koordinasi dan silaturahim bisa
berfungsi sebagaimana mestinya. Bagaimana kerapian
dan kenyamanan sekretariat menjadi salah satu faktor
yang mempengaruhi berjalannya fungsi sekretariat, dan
fungsi sekretariat yang pada akhirnya akan
mempengaruhi kinerja organisasi.
 Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat administrasi,
sehingga kinerja fungsi yang pertama (Pengelolaan
sistem administrasi organisasi) pun dipengaruhi oleh
bagaimana fungsi pengelolaan sekretariat ini berjalan. Di
dalam struktur sebuah organisasi, pada umumnya fungsi
yang pertama dijalankan oleh seorang sekretaris,
sedangkan fungsi yang kedua dijalankan oleh divisi/biro
rumah tangga.

18. 1. surat pribadi,
2. surat dinas (resmi), dan
3. surat niaga.

19.  (1) Kop/Kepala Surat;
 (2) tanggal surat;
 (3) nomor. Lampiran, perihal
 (4) alamat,tujuan;
 (5) salam pembuka;
 (6) Isi surat
 (7) Salam penutup;
 (8) pengirim surat; dan
 (9) tembusan;

20. 1). Arsip
 Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan
pengolahan data-data tertulis, seperti surat-
surat dan dokumendokumen. Arsip berarti
pula dokumen tertulis yang berasal dari
komunikasi tertulis ( Surat, akta, dan
sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi,
yang disimpan dan diperlihara ditempat
khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang biasa
mengurus bagian penyimpanan dan
pemeliharaan surat-surat disebut arsiper

21. Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :
1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari
organisasi dalam memulihkan keterangan bila
diperlukan.
2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa
hUkum
3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang
menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.
4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan
perkembangan dunia keilmuan, dan lain lain.

22. 2) Agenda
 Buku agenda, adalah buku catatan yang
bertanggal untuk satu tahun (periode)
yang berfungsi untuk mencatat surat-
surat, baik surat masuk
maupun surat keluar. Orang yang
bertugas mencatat surat masuk dan
keluar (mengagendakan surat) disebut
agendaris.

23. 3. Ekspedisi
 Ekspedisi adalah kegiatan mengurus
(mengirim/mengantarkan) surat-surat atau
barangbarang. Orang yang bertugas untuk
mengirim/mengantar surat-surat atau barang-
barang disebut ekspeditur.
 Untuk memudahkan surat-surat, sebuah
organisasi memerlukn buku ekspedisi. Buku ini
sangat penting sebagai alat bukti
bahwa surat yang dibuat telah dikirim dan
diterima oleh alamat tujuan surat tersebut.

25. Data Anggota
Struktur
Program Kerja (jangka pendek, menengah
dan panjang)
Buku Tamu
Administrasi Keuangan
Buku Inventaris
Surat menyurat
Proposal dan laporan pertanggung jawaban
Buku rapat (Agenda, notulen)
Buku bidang
Daftar hadir