Hur kan man med tekniken analysera, förändra och förvalta en arbetsplats eller byggnad

O F F I C E I N S I G H T S
Sprid budskapet! #officeinsights

Hur man med tekniken kan analysera,
förändra och förvalta en arbetsplats eller
byggnad

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 3
Visa hur man kan använda information och ha översikt i förändringsprocessen i
stegen analys, utvärdering, beslut, implementering och förvaltning
ABW är en process som inte har ett slut och som omfattar flera led i ett företag…….
Mål med presentation
2016-11-30

Visst är det fantastiskt att vi har väntat ända tills nu för att skapa kontor som är
anpassade för vad vi gör, när vi gör det och hur vi gör det?
ABW
2016-11-30

Ett Case: Företaget Typiskt AB
Ett typiskt tjänstemannaföretag i en typisk bransch
200 anställda
2016-11-30
TYPISKT AB
VI ARBETAR MODERNT OCH INNOVATIVT

Nuläge för företaget:
Alla har en egen arbetsplats
Alla chefer har ett eget rum
Övriga sitter i öppna kontorslandskap
2016-11-30
Lokalerna:
• Stolar och bord är från flytten 2005
• Vi planerade investera i nya stolar 2010.
• Företaget behövde spara så vi fick nej.
• Besparing 600 kkr i investering.
• Motsvarar 120 kkr per år = 600/anst/år
Ekonomichefen:
• Vi har en lokal på 5.000 m2.
• Lokalkostnad per år är ca 15 miljoner.
• Area per anställd: 25 m2
• Kostnad per anställd: 75.000 kr/år
• Vi har skjutit på investering av stolar härom
året vilket sparar 120.000 kr/år.

Vi ändrar till ABW!
Målet: 1,2 personer/arbetsplats
200 anst. / 1,2 = 167. Beslut: Vi gör layout för 170 skrivbord
Flyttar om och säger upp plan 4 = 800 m2
2016-11-30
Lokalerna:
• Vi planerade investera i nya stolar och
skrivbord.
• Investering: 1,36 mkr
• Företaget beslutade avvakta.
Ekonomichefen:
• Lokalkostnad per år minskar till ca 12,6 mkr.
• Besparing 2,4 mkr = 15%.
• Area per anställd: 25 m2
• Kostnad per anställd: 63.000 kr/år
• I’m a hero.

Ett år senare……
Ingen har klagat mer än tidigare
Alla har haft tillgång till en arbetsplats när de är på kontoret
Företagsledningen är nöjd
2016-11-30
Lokalerna:
•Vad tänker HR?
•Anställda?
Ekonomichefen:
• Väldigt lyckat projekt.
• Besparing 2,4 mkr per år.
• I’m still a hero.

Vad betyder det att ingen klagat?
Vi har förmodligen fler skrivbord än vi behöver.
Vi kan alltså minska antalet skrivbord. Hur mycket?
Experterna säger en faktor 1,5-2,0 anställd per skrivbord.
Hur ska vi ta reda på hur många skrivbord som används som mest?
Inpasseringssystemet visar hur många som är i byggnaden!
Men, en del av dem sitter i möten.
Om det fanns ett rimligt sätt att mäta vår nyttjande grad så kan vi spara mer?
Men vänta nu…….
2016-11-30

Tänk om vi hade haft nyckeltal? Över tid?
2016-11-30

Nytt scenario med uträkning baserad på faktiska
nyckeltal..
Målet höjs till 1,6 anställda per skrivbord efter mätning
200 anst. / 1,6 = 125. Beslut: Vi gör en layout för 125 skrivbord.
Vi flyttar om och säger upp plan 2 och 3 = 1600 m2
2016-11-30
Lokalerna:
• Investering nya bord och stolar 1,6 mkr.
•Återstående lokal är 2.600 m2.
• Upplevs som luftigare trots minskning av
area per skrivbord med ca 20%.
• De nya möblerna är bättre anpassade till
arbetsuppgifterna
Ekonomichefen:
• Kostnaden skulle sjunka med 4,48 mkr och
då är de nya möblerna inkluderade.
• En ytterligare besparing på 36%.
• I would be a SUPER-hero.

Manuellt?
Kostar mycket.
Erfarenheter från England och Finland är att man gör det max 1 gång per år.
Inte tillräckligt bra. Mänskliga faktorn.
Appar?
Sensorer?
Kostnadsfråga? Integritetsfråga?
Hur kan man mäta nyttjande grad?
2016-11-30

NKI?
Hur och vad mycket ska de få påverka?
Behöver vi involvera HR?
Hur mäter vi utvecklingen över tid?
När i processen gör vi detta?
Hur viktigt är detta?
Kostnadsfråga? Integritetsfråga?
Personalen…hur mår dem och vad har de för feedback?
2016-11-30

KPI?
Vad är kärnverksamheten?
Kvm/person?
Kostnad/kvm/person?
Vad säger hyresavtal?
Driftkostnad/person?
Kostnadsfråga? Effektivisering? På bekostnad av?
Management…vad behöver de för beslutsunderlag?
2016-11-30

Grunden är ritningarna
Felanmälan - QR kod?
Lokalvård – vad städas när och hur ofta?
Bokning av mötesrum?
Hur hittar vi våra kollegor?
Möbler, AV-utrustning, rondering med APPar, SBA, utrymningsplaner ……..
Kostnadsfråga? Kommunikationsfråga?
FM – vad behöver förvaltning för att få ABW att fungera?
2016-11-30

Nytt scenario med uträkning baserad på faktiska
nyckeltal.. MEN alla får vara en Superhero
Målet höjs till 1,6 anställda per skrivbord efter mätning
200 anst. / 1,6 = 125. Beslut: Vi gör en layout för 125 skrivbord.
Vi flyttar om och säger upp plan 2 och 3 = 1600 m2
2016-11-30
HR-ansvariga Ekonomi - ansvarig FM - ansvariga Anställda

Samla information
Sprid den i organisationen
Vinsterna:
Ökad kommunikation
Kostnadseffektivt
Ökad förståelse
Ökad personalnöjdhet
En fungerande arbetsmiljö
2016-11-30

Hur kan man med tekniken analysera, förändra och förvalta en arbetsplats eller byggnad

Recommended

Recommended

More Related Content

Viewers also liked

Viewers also liked (20)

Similar to Hur kan man med tekniken analysera, förändra och förvalta en arbetsplats eller byggnad

Similar to Hur kan man med tekniken analysera, förändra och förvalta en arbetsplats eller byggnad (20)

More from Evensify

More from Evensify (20)

Hur kan man med tekniken analysera, förändra och förvalta en arbetsplats eller byggnad