K1-2 Langkah Memahami Masalah (U & S).pptx

1. Plan Approach VS System Approach

2. Definisi dari Masalah
TARGET
AKTUAL
Kebutuhan
Pelanggan
Output dari
proses
(barang dan
jasa)
Mengapa
terjadi “Gap”
(MASALAH)
EKSPEKTASI/HARAPAN
PERFOMANCE/KINERJA

3. Tips bagi Pemecah Masalah
(Problem Solver) yang Sukses
1. Jangan takut masalah, bila tidak ada masalah, ciptakan
masalah dengan penetapan target lebih tinggi
2. Gunakan data melalui pengukuran akurat
3. Pelajari alat-alat manajemen (tools) untuk
menyelesaikan masalah
4. Tingkatkan kemampuan teknis dengan keahlian
khusus
5. Selalu ikuti langkah-langkah sistematik
6. Jangan diperdaya dengan solusi-solusi menarik 
indikator jelas, layak, dapat dilakukan
7. Jangan pernah menyalahkan situasi dan kondisi
eksternal
8. Jangan pernah mencari kambing hitam

4. Understand (U) Statement (S) Evaluation (E)

5. Model langkah solusi masalah
(kasus peningkatan kualitas)
USE
U : Understand the problem: Quality improvement needs
S : State (exp: the quality problem)
E : Evaluate the root cause
PDSA
P : Plan the solution
D : Do or implement the solution
S : Study the solution result
A : Act to standardize the solution

6. Langkah 1. U-Understand :
Quality Improvement Needs (cases)
Memahami perbaikan
kualitas merupakan
kebutuhan
(motivasi pihak
management)
Peningkatan kualitas
efektif dan berhasil
Kemajuan perusahaan

8. Customer Value
Who Wants What
Company
Profit (ROI Maximum)
Repeat bussines
Growth expansion
Customer
Best Product Quality (Q)
Lowest Competitive Price (C)
Best Service (S)
On time Delivery (D)
High Morale (M)
Mana yang jadi masalah ?

9. Sasaran Utama Perusahaan
 Meningkatkan kualitas
 Menurunkan biaya
 Meningkatkan service/safety
 Meningkatkan penyerahan tepat waktu
 Meingkatkan semangat/moral
 Dll
Tetapkan prioritas problem yang segera dicari SOLUSI?!

10. Kriteria terkait problem solving
 Kriteria manfaat Bisnis
Dampak pada pelanggan, pesaing, kompetensi inti,
keuangan organisasi, urutan kepentingan,
kecenderungan, sekuens dan saling ketergantungan.
 Kriteria Kelayakan
Sumber daya yang dibutuhkan, keahlian yang tersedia,
kompleksitas, kemungkinan sukses, fasilitas
pemdukung
 Kriteria dampak Organisasi
Manfaat pembelajaran, manfaat lintas fungsi

11. Pareto Priority Index (PPI)
Proyek Penghematan
(saving ,$)
(1)
Probabilitas
Keberhasilan
(2)
Biaya
Proyek ,$
(3)
Time Years
(4)
PPI
(1x2)/(3x4)
A 100.000 0,7 10.000 2.0 3,5
B 50.000 0,7 2,000 1.0 17,5
C 30.000 0,8 1,600 0.25 60
D 10.000 0,9 500 0.50 36
E 1.500 0,6 1.000 0.10 9

13. Langkah 2. S-State
 Masalah utama yang dipilih pada langkah 1
(U) perlu dirumuskan dalam pernyataan
spesifik, tegas, jelas dan dapat diukur.
 Pernyataan tersebut harus terkait dengan
Key Performance Index (KPI)

14. Karakteristik kinerja untuk
mencapai sasaran (target) strategis
State the problem
No DIMENSI KARAKTERISTIK KINERJA KUNCI (KPI)
1 Kualitas DPMO (Defect per million opportunities), cost of quality,
sertifikasi pemasok, jumlah jam pelatihan, jumlah jam
perawatan preventif, jumlah downtime mesin yang tidak
terjadwal,
2 Tanggapan
Service
pelanggan
Rata-rata waktu memberikan tanggapan terhadap keluhan,
banyaknya item lengkap yang diserahkan tepat waktu,
waktu pesanan permintaan sampai penyerahan, banyaknya
janji kepada pelanggan yang dapat dipenuhi, keluhan dan
pengembalian produk oleh pelanggan, peningkatan nilai
kepada pelanggan

15. Karakteristik kinerja untuk
Mencapai Sasaran strategis
No Dimensi KARAKTERISTIK KINERJA KUNCI (KPI)
3 Fleksibilitas Reduksi cycle time, reduksi setup time, reduksi lot, derajat
tingkat pelatihan silang karyawan produksi
4 Kehandalan Peningkatan efektivitas peralatan secara keseluruhan, reduksi
dalam biaya-biaya jaminan, reduksi perubahan-perubahan
engineering
5 Inventory Inventory turn over, inventory days on hand, inventory recode
accuracy
6 Waktu
tunggu (lead
time)
Waktu penyerahan kepada pelanggan, reduksi setup time,
kinerja penyerahan pemasok, throughput time, investasi Work
in Process, waktu proses administrasi
8 Proses
Perencaanan
Produksi
Item-item jadwal induk yang dicapai perminggu, item-item
FAS (final assembly schedule) yang dicapai per minggu,
rencana MRP yang dicapai per minggu, akurasi data inventori,
bill of material, dan peramalan,

16. Pernyataan Masalah atau Tujuan
Kualitas dengan SMART
Spesific
• Tujuan proyek peningkatan kualitas harus bersifat spesific
secara tegas, sebaiknya menggunakan kata kerja seperti
Menaikan..., Menurunkan..., Menghilangkan.. dll
Measure
able
• Harus dapat diukur dengan indikator pengukuran yang
tepat guna evaluasi keberhasilan, dan tindakan perbaikan
diwaktu mendatang. Gunakan data fakta kuantitatif
Achievable
• Harus dapat dicapai melalui usaha-usaha yang menantang

17. Relevant to
Goals
• Tujuan Proyek peningkatan Kualitas harus
terkait langsung dengan sasaran/tujuan/
target bisnis yang telah ditetapkan dalam
Master Improvement Story
Timely
• Tujuan proyek peningkatan kualitas harus
menetapkan batas waktu pencapaian tujuan
itu dan harus dicapai secara tepat waktu

18. Melengkapi/Menyempurnakan S
Mendefinsikan Masalah Secara Tertulis (5W-2H)
Melalui Pertanyaan sebagai berikut
 Apa (What) apa akibat utama dari masalah itu? Proses
apa yang dilibatkan,
 Bilamana (When)kapan masalah itu terjadi, sewaktu-
waktu atau sepanjang waktu, (berkaitan dengan waktu,
seperti hari/minggu/bulan)
 Dimana (Where)dimana masalah itu terjadi? Dalam
sistem, fasilitas atau komponen?
 Mengapa (Why) berkaitan dengan signifikansi dampak
masalah terhadap tujuan organisasi, mengapa anda serius
memperhatikan masalah ini

19. Melengkapi/Menyempurnakan S
Mendefinsikan Masalah Secara Tertulis - (5W-2H)-
(cont.)
Melalui Pertanyaan sebagai berikut
 Siapa (Who) siapa yang bertanggung jawab
melakukan aktivitas pengamatan dan penyelesaian
masalah?
 Bagaimana (How) bagaimana melakukan aktivitas
pengamatan dan solusi masalah
 Berapa (How Much) berapa biaya yang dikeluarkan,
berapa manfaat yang akan diperoleh

20. Pernyataan Tujuan yang
salah
Pernyataan tujuan yang benar
Penyerahan Cepat Pesanan diserahkan dalam waktu maksimum tiga
hari kerja setelah pesanan pembelian (Purchase
order). PO harus diterima sebelum jam 17.00
Memperlakukan semua
pasien seperti keluarga
sendiri
•Memberikan salam “selamat datang” kepada pasien
dalam waktu paling lambat 20 detik ketika pasien
memasuki ruang tunggu
•Menyapa pasien dengan sebutan “bapak atau ibu”
diikuti namanya seperti Bapak Ali, Ibu Indah
•Dan lain-lain
Cepat menjawab
panggilan telpon
Menjawab telpon dalam maksimum tiga kali
deringan
Material yang dibutuhkan
selalu tersedia
Tingkat pelayanan service level material yang
dibutuhkan , minimum 99%
Membuat produk sepeda
yang mudah dirakit dan
tidak membtuhkan terlalu
banyak ketrampilan teknis
Semua model sepeda dapat dirakit oleh setiap orang
dewasa dalam waktu maksimum 15 menit dengahn
hanya menggunakan kunci inggris dan obeng

21. Langkah 3 : E—Evaluate The Root
Cause
Akar penyebab masalah dapat dievaluasi dengan
 Bertanya Mengapa (Why) sebanyak 5 kali (5 why”s)
 Diagram sebab akibat – fishbone diagram
 Brainstorming team – Quality circle (GKM)

22. Contoh bertanya Mengapa 5x (5 Why’s)
Masalah Pasien dapat obat yang salah
Pasien menerima obat yang salah
 Mengapa? (1)
 Resep yang diberikan salah
 Mengapa? (2)
 Suatu keputusan yang salah telah dibuat oleh dokter
 Mengapa? (3)
 Daftar diagnosis pasien tidak memuat informasi yang lengkap spt yang
dibutuhkan oleh dokter
 Mengapa? (4)
 Asisten dokter (perawat) tidak melampirkan hasil terakhir pengujian
laboratorium bagi pasien tersebut
 Mengapa?(5)
 Teknisi laboratorium telah menelpon resepsionis yang lupa memberitahukan
kepada asisten dokter
AKAR MASALAH Ketiadaan sistem formal untuk pencatatan hasil –hasil
pengujian laboratorium

23. Identifikasi Akar Penyebab munculnya
masalah Fishbone
 Man Power
 Machines
 Methods
 Material
 Media
 Motivation
 Money

24. No Bertanya mengapa Jawaban Penyebab
terkendali?
1 Mengapa terjadi unfavourable
material efficiency sebesar 20%
Sebab penggunaan aktual
material lebih besar daripada
standar yang ditetapkan
Ya
2 Mengapa penggunaan aktual
material lebih besar daripada
standar yang ditetapkan ?
Sebab terjadi scrap material
sebesar 25%
Ya
3 Mengapa terjadi scrap material
sebesar 25%?
Sebab material yang digunakan
berasal dari pemasok lain
Ya
4 Mengapa material yang
digunakan berasal dari pemasok
lain
Sebab kehabisan material ketika
memesan kepada pemasok yang
biasa memasok
Ya
5 Mengapa kehabisan material
ketika memesan kepada pemaso
yang biasa memasok
Sebab sistem pembelian material
selama ini hanya berdasarkan
pada kebutuhan saat itu
Ya
6 Mengapa sistem pembelian
material selama ini hanya
berdasarkan pada kebutuhan saat
itu
Sebab belum ada kebijakan
mananjemen purchasing
dengan sistem JIT
Ya
MASALAH TERJADINYA INEFISIENSI MATERIAL 20%

25. No Bertanya mengapa Jawaban Penyebab
terkendali?
1 Mengapa penjualan menurun
sebesar 12% dalam kuartal
pertama
Sebab kita menjual lebih sedikit
produk, sementara harga tetap
Ya
2 Mengapa kita menjual lebih
sedikit produk, sementara
harga tetap
Sebab biaya untuk iklan
berkurang sebesar 25%
Ya
3 Mengapa biaya untuk iklan
berkurang sebesar 25%
Sebab Proposal anggaran yang
diminta tidak diterima tepat
waktu
Ya
4 Mengapa Proposal anggaran
yang diminta tidak diterima
tepat waktu
Sebab manajer periklanan tidak
ada
Ya
5 Mengapa manajer periklanan
tidak ada
Sebab posisi itu tidak ditempati
sejak departemen periklanan
dibuka 2 bulan lalu
Ya
6
MASALAH PENJUALAN MENURUN

26. Membangun diagram sebab akibat
 Bertujuan untuk identifikasi
(1) akar penyebab masalah
(2) penyebab yang tidak dapat dikendalikan
TARGET
AKTUAL
Kebutuhan
Pelanngan
Output dari
proses
(barang dan
jasa)
Mengapa terjadi
“Gap”
(MASALAH)

27. Mengkategorikanpenyebab masalah
 Pengkategorikan dengan prinsip n : 7W
Untuk penyebab yang tidak dapat dikendalikan
namun dapat diperkirakan dimasukkan tersendiri
 Akar penyebab masalah dapat ditemukan dengan
bertanya Mengapa (Why’s) beberapa kali
(five) – 5 Why’s
PREDICTABLE
CAUSE

28. Praktikum/Responsi
1. Tetapkan suatu industry dimana (seolah) anda berada
2. Definisikan target (5) dan pencapaian actual (5) dimana ada
gap sebagai permasalahan
3. Urutkan dari kelima permasalahan tersebut sesuai prioritasnya
(PPI), menggunakan informasi masa lalu/sblmnya
4. Diskusikan project terkait permasalahan pri0itas (2) dengan
mempertimbangkan Kriteria manfaat bisnis, Kriteria
Kelayakan, Kriteria Dampak Organisasi pada perusahaan yang
sudah dikunjungi
5. Tentukan Key Performance Indexnya
6. Susun Pernyataan masalah dan tujuan ang memenuhi kaidah
SMART dan 5W-2H
7. PERSENTASIKAN

29. Responsi
IDENTIFIKASI AKAR PENYEBAB
MASALAH

30. KASUS :
TERKAIT 7 WASTE

31. Permasalahan berakibat pada
Pemborosan (waste; jumlah,waktu,
jarak, kegiatan, dll)
1. Overproduction
2. Delays(waiting time)
3. Transportation
4. Process  hilangkan, ubah urutan, gabungkan
5. Inventories
6. Motion
7. Defective Product or Defective design

33. Pemborosan dan Akar Penyebabnya
type Waste Akar Penyebab
1 Over Production Ketiadaan Komunikasi, sistem balas jasa dan
penghargaan yang tidak tepat, hanya berfokus pada
kesibukan kerja, bukan untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan internal maupun eksternal,
dll
2 Delay /Waiting
Time
Inkonsistensi kerja, waktu setup lama, dll
3 Transportation Tataletak yang jelek, ketiadaan koordinasi dan
proses, poor housekeeping, organisasi tempat kerja
yang jelek, lokasi penyimpanan material berjauhan,
dll
4 OverProcesses Ketidaktepatan penggunaan peralatan,
pemeliharaan peralatan yang jelek, kegagalan
mengkombinasikan operasi-operasi kerja, proses
pekerjaan dibuat serial padahal tidak saling
tergantung syogyianya pararel,dll

34. Pemborosan dan Akar
Penyebabnya
type Waste Akar Penyebab
5 Inventories Peralatan yang tidak andal, aliran kerja yang tidak
seimbang, pemasok yang tidak mampu,peramalan
tidak akurat, ukuran batch terlalu besar
6 Motion Organisasi tempat kerja yang jelek, tataletak yang
jelek, metode kerja yang tidak konsisten, desain
mesin yang jelek, dll
7 Defective product Incapable process, insufficient training, ketiadaan
SOP  display
Defective design Lack of customer input design

35. 1. Identifikasi semua penyebab
potensial dari masalah
 Tentukan pernyataan masalah berdasarkan kunjungan
lapang
 Identikasi semua penyebab potensial dengan diagram
sebab akibat

36. 2. Tentukan jenis penyebab yang
paling mungkin
Bisa menggunakan pendekatan Ishikawa dan Pareto
chart (data manfaat/waktu/biaya)
Penyebab Frekuensi
kejadian
Persentase total

37. 3. Identifikasi akar penyebab masalah
sesungguhnya
 Gunakan 5 Whys
Karena...
Karena...
Karena..
Karena...
Karena..

38. Praktikum/Responsi