Báo cáo thực tập về công tác văn thư - quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của Học viện.doc

Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
1
LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư và lư trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh
vực quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói
riêng.
Ngày nay, trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá
đất nước, công tác này đòi hỏi phải được xác định ngang tầm với các ngành
khoa học - xã hội khác.
Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư - lưu trữ nên nhiều
ngành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt động của đơn vị, ngành mình triển khai
có kết quả các nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển. Vì vậy mà
mỗi cơ quan đơn vị cần có sự quan tâm hơn đến công tác văn thư - lưu trữ.
Công tác văn thư lưu trữ được xác định là một nhiệm vụ cơ bản, thực
hiện tốt công tác sẽ đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị đề ra và góp
phần đáng kể vào kết quả của sự quản lý, điều hành của Học viện.
Được tham gia thực tập tại Viện Thông tin Khoa học bản thân tôi có
điều kiện liên hệ giữa những kiến thức được các thầy, các cô trang bị ở trường
áp dụng vào việc xử lý phân loại tài liệu và những công đoạn cụ thể trong
công tác văn thư - lưu trữ.
Qua một thời gian thực tập, vận dụng lý luận đã học kết hợp với thực
tiễn hoạt động của Học viện và trong công tác văn thư lưu trữ, được sự giúp
đỡ của ban lãnh đạo Học viện, Văn phòng và Viện Thông tin khoa học, nhất
là các anh chị làm trực tiếp đã giúp đỡ tôi hoàn thành đợt thực tập và bản báo
cáo tốt nghiệp Ngành lưu trữ học - Quản trị văn phòng.
Nội dung của bản báo cáo gồm các phần:
Phần I: Lý luận chung: 66 trang
Phần II: Kết quả nghiên cứu khảo sát tình hình công tác văn thư - quản
trị văn phòng và công tác lưu trữ
Phần III: Nhận xét, kiến nghị về công tác văn thư - quản trị văn phòng
và công tác lưu trữ của Học viện
Phần IV: Những đúc rút và thu hoạch về nhận thức lý luận và thực tiễn
của bản thân qua thực hành nghiệp vụ về văn thư - lưu trữ.
Phần V: Phần phụ lục

2
DẪN LUẬN
I- KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG ĐỜI
SỐNG XÃ HỘI.
I- Khái niệm và tài liệu lưu trữ.
* Khái niệm
Trên thế giới, thuật ngữ "lưu trữ " có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng
Hy- lạp "arch", dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền. Về sau được dùng
làm ngôi nhà bảo quản tài liệu. Do tài liệu thành văn ngày càng được sử dụng
rộng rãi và trở thành một phương tiện quan trọng trong hoạt động quản lý của
nhà nước chiếm hữu nô lệ Hi-lạp cổ đại, nên ngôi nhà bảo quản chúng trở
thành tượng trưng cho sự tồn tại và hoạt động của bộ máy nhà nước.
Thuật ngữ "lưu trữ" của nhiều nước châu Âu ngày nay vẫn còn mang
dấu ấn đậm nét của gốc tiếng Hy-lạp cổ xưa này, như ar
chives (Pháp), archiv (Đức, Tiệp), archivum (Ba Lan), apxub (Nga).
Ngày nay ở một số nước nói trên, thuật ngữ này được định nghĩa là cơ quan
hay đơn vị tổ chức trong một cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, bảo quản tài liệu
và tổ chức sử dụng chúng vào các mục đích khoa học, kinh tế quốc dân, xã
hội, văn hoá... gọi theo tiếng Việt đó là phòng, kho hoặc viện lưu trữ.
Ở Việt Nam, "lưu trữ" có nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại. Đối với công
văn, tài liệu thì "lưu trữ" có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan
đoàn thể hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Người ta
thường nói: lưu trữ công văn, lưu trữ tài liệu, lưu trữ hồ sơ. Lê Quý Đôn trong
tác phẩm bằng chữ Hán "Kiến văn tiểu lục" khi viết về chế độ công đường
dinh thự các nha môn đời Hồng Đức (Lê Thánh Tông 1470 - 1497) đã dùng

3
"trữ" để chỉ việc lưu trữ các thuế vật và sổ sách(1)
. Thời phong kiến còn dùng
từ "dương án"để gọi những hồ sơ án được lưu trữ lâu dài(2)
ở các cơ quan.
Từ gốc "lưu trữ" là cơ sở để hình thành các thuật ngữ tài liệu lưu trữ và
nhiều thuật ngữ khác có liên quan.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơc quan đoàn thể xí nghiệp(3)
và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn
hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng,
kho lưu trữ.
- Đặc trưng của tài liệu lưu trữ:
Một là, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ, đó là các
sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những thành quả lao động sáng tạo của
nhân dân ta trong các thời kỳ lịch sử, những hoạt động của một nước, một cơ
quan hoặc của một nhân vật tiêu biểu trong quá trình tồn tại....
Hai là, tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của các văn bản. Chúng
mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực cao, như bút tích của tác giả,
chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, địa danh và ngày tháng
làm ra tài liệu... Do đặc điểm này, mà tài liệu lưu trữ có giá trị dặc biệt, được
trân trọng và bảo quản chu đáo để sử dụng trong quản lý nhà nước, nghiên
cứu kkhoa học và vào các mục đích khác. Người ta gọi chúng là những tài
liệu gốc, tư liệu gốc hoặc sử liệu gốc.
Ba là, tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các
cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài
liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có
thể gây nên những tổn thất lớn. Bởi vậy, cần được bảo quản trong các phòng
1 Lê Quý Đôn: Kiến văn tiểu lục. Bản chữ Hán, tr.108 (Viện Hán Nôm)
2 Xem: Đại Nam thực lục chính biên tập 12, Nhà xuất bản Khoa học, Hà Nội,
1965, tr 186.
3 Dưới đây gọi tắt là "các cơ quan"

4
và các kho lưu trữ, việc nghiên cứu và sử dụng chúng phải tuân theo những
quy định chặt chẽ, chứ không thể đem ra trao đổi, mua bán tùy tiện.
Các loại hình tư liệu:
- Ngày nay, do nhu cầu ngày càng cao của đời sống xã hội và sự phát
triển của khoa học kỹ thuật, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ
quan và cá nhân ngày càng đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung và lớn
về khối lượng. Có tể chia tài liệu lưu trữ ra làm các loại tư liệu lớn: tài liệu
hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu
ghi âm.
Tài liệu hành chính là tài liệu có nội dung phản ánh những hoạt động về
tổ chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa,
quân sự, ngoại giao...
Tài liệu hành chính ở nước ta có lịch sử lâu đời nhất - từ thời trung cổ,
dưới các triều đại phong kiến Việt Nam, bao gồm các thể loại: chỉ, chiếu, tấu,
sớ, sắc(4
). Còn tài liệu hành chính của nhà nước dân chủ nhân dân trước đây
và Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghiã Việt Nam ngày nay thì gồm các loại:
hiến pháp, sắc lệnh, pháp lệnh, nghị định, thông tư, chỉ thị, nghị quyết, quyết
định, kế hoạch, báo cáo, thông báo, thông cáo, hiệp định, hiệp ước, công văn
trao đổi....
Trong Phòng lưu trữ quốc gia Việt Nam, tài liệu hành chính có khối
lượng lớn nhất với nội dung rất phong phú, đặc biệt là tài liệu của các thời kỳ
lịch sử cận, hiện đại.
Tài liệu khoa học - kỹ thuật là loại hình tài liệu phản ánh các loại hoạt
động về khoa học tự nhiên, chủ yếu được hình thành ở các cơ quan khoa học -
kỹ thuật, các trường đại học, các cơ sở sản xuất, thiết kế kỹ thuật làm ra tài
liệu, loại hình tài liệu này có nhiều điểm khác với tài liệu hành chính.
4 Hiện nay tài liệu sớm nhất được bảo quản ở kho lưu trữ Nhà nước Trung
ương Hà nội là từ thời Lê Thánh Tông (thế kỷ XV)

5
Tài liệu khoa học - kỹ thuật gồm các loại như: đề án thiết kế các công
trình xây dựng cơ bản, tài liệu thiết kế chế tạo máy, tài liệu về công nghệ, tài
liệu điều tra địa chất, địa hình, tài liệu khí tượng thủy văn, tài liệu nghiên cứu
khoa học, sáng chế phát minh, tài liệu khí tượng thủy văn, tài liệu nghiên cứu
khoa học, sáng chế phát minh, tài liệu tiêu chuẩn quốc gia....
Ở nước ta, tài liệu khoa học - kỹ thuật chiếm một tỷ lệ lớn trong Phông
lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Chúng được sử dụng rộng rãi trong xây dựng
kinh tế, văn hóa, quốc phòng, nghiên cứu khoa học. Loại hình tài liệu này
cũng đang không ngừng tăng lên của về khối lượng do sự phát triển của khoa
học - kỹ thuật và nhu cầu về xây dựng chủ nghĩa xã hội của đất nước.
Tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm là những loại hình tài liệu
phản ánh các sự kiện, hiện tượng trong đời sống xã hội và tự nhiên bằng hình
ảnh và âm thanh. Đây là những loại hình tài liệu đặc biệt, khác với tài liệu
hành chính và tài liệu khoa học - kỹ thuật cả về hình thức và nội dung mang
tin.
Tài liệu ảnh là loại tài liệu phản ánh các sự kiện, hiện tượng bằng ảnh
trực quan; tài liệu phim điện ảnh phản ánh căn cứ sự kiện, hiện tượng bằng
hình ảnh động; còn tài liệu ghi âm là loại hình tài liệu phản ánh các sự kiện,
hiện tượng bằng âm thanh. Đây là ba loại tài liệu khác nhau, nhưng do chúng
có những điểm giống nhau về phương pháp chế tác và kết cấu của vật liệu nên
được đưa vào thể loại.
Tài liệu lưu trữ phim điện ảnh, ảnh và ghi âm gồm có âm bản các bức
ảnh, các cuốn phim chụp và quay về các sự kiện, hiện tượng có ý nghĩa chính
trị, văn hóa, khoa học lịch sử và ý nghĩa khác những băng đĩa ghi âm ghi lại
những bài nói, diễn văn của các vị lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các hoạt động
xã hội và hoạt động khoa học nổi tiếng, những lời ca, bản nhạc của các nhạc
sĩ xuất sắc.... Các loại hình tài liệu này chủ yếu được hình thành ở các cơ quan

6
thông tấn, báo chí, các xưởng phim, đài vô tuyến truyền hình, đài phát thanh
trung ương và các địa phương.
Phim ảnh và ghi âm có tác dụng to lớn đối với đời sống xã hội, nên
ngày càng được sử dụng rộng rãi với kỹ thuật quay chụp và ghi âm không
ngừng được cải tiến và chủng loại ngày càng phong phú. Trong Phông lưu trữ
Quốc gia Việt Nam, tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm chiếm tỉ lệ
không lớn nhưng đang không ngừng được bổ sung.
Ngoài ba loại hình tài liệu chủ yếu trên đây, còn có tài liệu nghiên cứu,
sáng tác về khoa học xã hội, tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt
động của những nhân vật tiêu biểu. Các loại hình tài liệu này hiện chiếm tỷ lệ
không đáng kể trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và chủ yếu là tài liệu
thành văn.
2- Ý nghĩa tác dụng của tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, do chúng
chứa đựng những thông tin có ý nghĩa về nhiều mặt.
Nếu xét một cách tổng quát thì tài liệu lưu trữ có ý nghĩa chính trị sâu
sắc. Lịch sử đã chứng minh, bất kỳ thời đại nào và ở bất cứ quốc gia nào, thì
các giai cấp trong xã hội, trước hết là giai cấp thống trị đều có ý thức sử dụng
tài liệu lưu trữ như một thứ vũ khí sắc bén để chống lại giai cấp đối địch, bảo
vệ quyền lợi và củng cố địa vị của mình. Ngay từ thời cổ đại, giới quý tộc chủ
nô Hy Lạp và La Mã đã tổ chức nhiều kho lưu trữ tài liệu; coi các kho lưu trữ
đó là nơi bảo quản các phương tiện để áp bức nô lệ và duy trì địa vị thống trị
của chúng. Xi-xê-rô, một nhà triết học tiêu biểu cho tư tưởng bảo thủ và phản
động của quý tộc chủ nô La Mã (năm 106-43 trước công nguyên) đã ví các
sắc lệnh của Viện nguyên lão như là "thanh kiếm tra vào vỏ". Đối với văn

7
kiện của các viên thống đốc thì ông nói: "tất cả các mệnh lệnh và pháp lệnh
của các quan thống đốc đều có ngụ ý phải tước hết vũ khí của người nô lệ(5)
.
Chính vì vậy, trong các cuộc khởi nghĩa của nô lệ và nông dân dưới chế
độ nô lệ và chế độ phong kiến ở nhiều nước, trong đó có Việt Nam, các kho
chứa tài liệu lưu trữ đã trở thành đối tượng mà quần chúng khởi nghĩa đốt phá
không thương tiếc, nhằm xóa sạch mọi dấu tích của tài liệu - thứ vũ khí lợi hại
đã gieo bao tai họa cho họ.
Dưới chế độ tư bản chủ nghĩa, giai cấp tư sản cầm quyền đã sử dụng tài
liệu lưu trữ vào mục đích áp bức bóc lột giai cấp công nhân, đàn áp các cuộc
đấu tranh của quần chúng, gây chíên tranh xâm lược... Ngược lại, giai cấp vô
sản và những người lãnh đạo của họ cũng bằng mọi cách sử dụng các nguồn
tài liệu lưu trữ để làm chứng cứ vạch trần bản chất thối nát của chế độ tư bản,
bảo vệ lợi ích giai cấp, thức tỉnh và nâng cao ý chí đấu tranh cách mạng của
công nhân và nhân dân lao động.
Ở Việt Nam, trong thời kỳ thực dân Pháp thống trị, tài liệu lưu trữ đã bị
chúng độc chiếm làm công cụ áp bức, bóc lột nhân dân ta. Từ sau cách mạng
tháng Tám năm 1945, Đảng và Nhà nước ta đã chủ trương sử dụng triệt để tài
liệu lưu trữ để phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hoá,
củng cố quốc phòng, bảo vệ đất nước, đấu tranh chính trị, ngoại giao. Pháp
lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Nhà nước ban hành ngày 30
tháng 11 năm 1982 đã nhấn mạnh: "Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân
tộc có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước"(6)
Pháp
lệnh 34/2001. Nhiều văn bản khác của Đảng và Nhà nước cũng đã nói lên ý
nghĩa chính trị sâu sắc của tài liệu lưu trữ.
5 Mai-a-côp-xki: Các viện lưu trữ và công tác lưu tữ các nước ngoài. Tập
I, M.1959, tr.63 (tiếng Nga)
6 Công báo, năm 1982, trang 478

8
Thực tiễn đã chứng minh rằng, bất cứ cơ quan nào, dù lớn hay nhỏ, là
cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan quản lý hành chính trong khi thực
hiện chức năng nhiệm vụ của mình, ít nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ, hoặc
dùng làm bằng cứ để giải quyết những công việc cụ thể, hoặc tìm ở đấy
những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình
hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ trương, chính sách,
đề ra các quyết định về quản lý, giáo dục truyền thống yêu nước, chủ nghĩa
anh hùng cách mạng... Trong cuộc đấu tranh giai cấp chống kẻ thù trong và
ngoài nước, tài liệu lưu trữ có thể cung cấp những chứng cứ hùng hồn về âm
mưu và tội ác của bọn đế quốc xâm lược, những hành vi bán nước hại dân và
lai lịch của những tên tay sai phản bội Tổ quốc.
Trong công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế quốc dân, sử dụng
tài liệu lưu trữ có thể mang lại hiệu quả kinh tế to lớn, tài liệu lưu trữ chứa
nhiều thông tin về kinh tế, kỹ thuật rất cần thiết đối với nhiều ngành kinh tế
của đất nước. Đó là những thành phố phản ánh tình hình kinh tế chung, tình
hình phát triển kinh tế từng vùng, từng địa phương, từng ngành cụ thể, các đồ
án thiết kế các công trình công nghiệp, giao thông vận tải, tài liệu điều tra về
tài nguyên của đất nước, tài liệu khí tượng, thuỷ văn, các báo cáo và công
trình nghiên cứu khoa học - kỹ thuật v.v... Các nguồn tài liệu này có thể giúp
cho việc xây dựng chiến lược được hoàn chỉnh, sát thực và có cơ sở khoa học
giúp các nhà thiết kế và chế tạo lựa chọn được những phương án tối ưu cho
công trình của mình, chắp cánh cho những sáng chế và phát minh mới có giá
trị. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong xây dựng kinh tế còn tạo nên khả năng đẩy
mạnh tiến độ khảo sát, thiết kế và thi công các công trình xây dựng cơ bản,
khôi phục, sửa chữa nhanh chóng và đảm bảo chất lượng các công trình bị hư
hỏng hoặc bị chiến tranh tàn phá. Do đó mà giảm được nhiều công sức của
cán bộ, công nhân viên, tiết kiệm được nhiều vật tư và các chi phí khác của
Nhà nước.

9
Trong kho tàng văn hoá của dân tộc Việt Nam, tài liệu lưu trữ là một di
sản quý báu. Di sản này phản ánh một cách trực tiếp thành quả lao động sáng
tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ. Có thể xem đây
là tấm gương phản chiếu trình độ tiến hoá của dân tộc trên nhiều mặt. Di sản
này lại có vai trò rất quan trọng đối với việc nghiên cứu tiến trình phát triển
về kinh tế, chính trị, xã hội, khoa học - kỹ thuật, văn học của đất nước Việt
Nam, tức nền văn hoá Việt Nam nói chung. Trong quá trình xây dựng nền nhà
nước mới của dân tộc, tài liệu lưu trữ cũng có ý nghĩa to lớn. Bởi trong quá
trình này, việc kế thừa những tinh hoa văn hoá mà cha ông ta trải qua bao thế
hệ đã hun đúc nên là một tất yếu tố khách quan. Lênin dạy rằng: "Văn hoá vô
sản phải là sự phát triển hợp quy luật của tổng số những kiến thức mà loài
người đã tích luỹ được dưới ách thống trị của xã hội tư bản, xã hội của bọn
địa chủ và xã hội của bọn quan liêu"(7)
.
Đảng Cộng sản Việt Nam đã coi trọng việc kế thừa những tinh hoa văn
hoá của dân tộc và của thế giới. Đảng chủ trương: "Sự nghiệp văn hoá phải
phục vụ lợi ích của nhân dân lao động, phục vụ Tổ quốc, phục vụ công cuộc
xây dựng chủ nghĩa xã hội, kế thừa có chọn lọc, có phê phán và sáng tạo
những giá trị tinh thần và văn hoá của dân tộc cũng như của văn minh loài
người, kết hợp xây dựng với cải tạo, áp dụng rộng rãi phương pháp phê bình
và tự phê bình"(8)
. Từ tài liệu lưu trữ, có thể rút ra được nhiều thông tin bổ ích
cho việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây
dựng con người mới xã hội chủ nghĩa, nền khoa học, kỹ thuật tiên tiến, nền
văn học nghệ thuật cách mạng giầu tính dân tộc.
Ý nghĩa tài liệu lưu trữ:
7 Lênin. Toàn tập, tập 41 (tiếng Việt). Nxb Tiến bộ Mát-xcơ-va 1977, tr.
36.
8 Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng tại đại hội đại biểu
toàn quốc lần thứ 4 - NXB Sự thật, Hà Nội, 1977, tr. 115.

10
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa khoa học rất rõ nét. Trong nghiên cứu khoa
học tự nhiên cũng như khoa học xã hội, nói chung đều cần sử dụng tài liệu lưu
trữ, đặc biệt đối với việc nghiên cứu lịch sử. Có thể khẳng định, bất cứ tài liệu
lưu trữ nào, ít nhiều đểu mang những thông tin chân thực về xã hội của thời
lịch sử đã sản sinh ra nó. Nghiên cứu tài liệu lưu trữ, của một thời kỳ hoặc của
một giai đoạn lịch sử, (nếu lưu giữ được hoàn chỉnh) sẽ cho phép các nhà sử
học vẽ lại được bức tranh của xã hội thuộc thời kỳ hoặc giai đoạn lịch sử đó
một cách chính xác. Do vậy, tài liệu lưu trữ là cơ sở sử liệu quan trọng trong
việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung, lịch sử Đảng, lịch sử kinh tế, văn
hoá, tư tưởng và lịch sử của từng địa phương, từng ngành và từng cơ quan nói
riêng. Nguồn sử liệu này nếu được sử dụng một cách triệt để, sẽ tạo cho khoa
học lịch sử của nước ta khả năng làm sáng tỏ nhiều vấn đề của lịch sử dân tộc,
đặc biệt là lịch sử của các thời kỳ cận đại và hiện đại Việt Nam, do tài liệu
của hai thời kỳ lịch sử này còn lưu giữ được khá nhiều. Chúng có thể giúp các
nhà sử học nhận thức lịch sử một cách đúng đắn và khách quan nhất, tránh
được những sai sót trong việc đánh giá các sự kiện, hiện tượng và con người
trong lịch sử. Tuy nhiên, khi sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử,
chúng ta không thể tuỳ tiện, mà phải biết chọn lọc, phân tích phê phán đối với
chúng.
Quần chúng nhân dân có thể tìm thấy ở tài liệu lưu trữ nhiều điều bổ
kích cho bản thân. Đó là các bằng chứng về cuộc sống và hoạt động của họ,
như các bản kê khai lý luận, giấy khai sinh, các quyết định cấp văn bằng,
tuyển dụng, điều động, đề bạt, nâng lương, khen thưởng...
II. NHIỆM VỤ, NGUYÊN TẮC LIÊN QUAN CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc
bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ ra đời là do sự

11
đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà
nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã coi công tác này là một mắt
xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình. Chức năng xã hội
của công tác lưu trữ được thể hiện ở hai nhiệm vụ cơ bản sau đây:
Một là: Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu Phông lưu trữ
Quốc gia.
Hai là: Tổ chức sử dụng chúng vào các mục đích quản lý xã hội, nghiên
cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của nhân dân.
Thực hiện triệt để hai nhiệm vụ này, chính là góp phần vào việc hoàn
thành thắng lợi mọi nhiệm vụ chính trị mà Đảng và Nhà nước đề ra trong từng
giai đoạn cách mạng.
Hai nhiệm vụ của công tác lưu trữ trên đây có liên quan chặt chẽ với
nhau. Thực hiện nhiệm vụ thứ nhất tức là tạo tiền đề vật chất để làm tốt nhiệm
vụ thứ hai. Thực hiện nhiệm vụ thứ hai chính là nhằm đạt mục đích cuối cùng
của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ gồm những nội dung chính sau đây:
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức kế hoạch hoá, tổ
chức sử dụng và bảo quản tài liệu, như phân loại tài liệu xác định giá trị tài
liệu, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu, tổ chức phòng đọc tài liệu, giới thiệu
tài liệu, công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học, áp dụng các
biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu...
- Nghiên cứu, dự thảo các văn bản pháp quy về lưu trữ và đệ trình các
cơ quan có thẩm quyền ban hành.
- Tổ chức quản lý đối với tài liệu và lưu trữ các cấp.
- Nghiên cứu khoa học về lưu trữ.
2. Quản lý công tác lưu trữ

12
Cũng như các nước XHCN khác, ở nước ta, tài liệu lưu trữ được xem là
tài sản chung của toàn dân do Nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung
thống nhất. Nguyên tắc này được thể hiện ở hai mặt sau đây:
Thứ nhất là, toàn bộ tài liệu lưu trữ được lập thành Phông lưu trữ Quốc
gia Việt Nam và được đưa vào bảo quản trong mạng lưới các phòng kho lưu
trữ từ trung ương đến cơ sở do Nhà nước thống nhất quản lý.
Thứ hai là, một hệ thống các cơ quan lưu trữ, bao gồm các cơ quan
quản lý, các kho lưu trữ được thành lập để quản lý và chỉ đạo thống nhất về
nghiệp vụ lưu trữ, pháp chế lưu trữ và về tổ chức.
Dưới chế độ xã hội chủ nghĩa, việc quản lý công tác lưu trữ theo
nguyên tắc tập trung thống nhất là một tất yếu khách quan, do bản chất của
chủ nghĩa xã hội quy định. Đây là biện pháp tốt nhất để giữ gìn toàn vẹn tài
liệu lưu trữ và phát huy tác dụng to lớn của chúng đối với sự nghiệp xây dựng
chủ nghĩa xã hội. Nguyên tắc này mang tính chất đặc thù của lưu trữ xã hội
chủ nghĩa, nó thể hiện tính ưu việt của chế độ xã hội chủ nghĩa so với chế độ
tư bản chủ nghĩa. Ở đây, tư liệu sản xuất chủ yếu của xã hội thuộc sở hữu toàn
dân, toàn bộ nền sản xuất của đất nước do nhà nước của giai cấp công nhân và
nhân dân lao động điều đó mới có khả năng và điều kiện tập trung thống nhất
quản lý toàn bộ tài liệu lưu trữ của quốc gia. Còn ở các nước tư bản chủ
nghĩa, do bị chi phối bởi chế độ chiếm hữu tư nhân về tư liệu sản xuất, một bộ
phận rất lớn tài liệu lưu trữ là tài sản riêng của các công ty, các tập đoàn tự
nhiên, Nhà nước của giai cấp tư sản chỉ có thể tập trung quản lý được bộ phận
tài liệu hình thành từ hoạt động của các cơ quan nhà nước, nhưng ngay cả bộ
phận tài liệu này thường cũng không quản lý được một cách đầy đủ. Bởi vậy,
tập trung công tác lưu trữ ở các nước tư bản chủ nghĩa mang tính chất nửa
vời, không triệt để. Hơn nữa mục đích tập trung của nó là nhằm phục vụ cho
lợi ích của giai cấp tư sản cầm quyền.

13
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ được thể hiện
trong nhiều văn bản về công tác lưu trữ của Đảng và Nhà nước và từng bước
được thực hiện trong thực tiễn công tác lưu trữ ở nước ta.
III. NGHIÊN CỨU LÝ LUẬN THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Công tác nghiên cứu
Công tác lưu trữ có bề dày lịch sử hàng nghìn năm - từ thời cổ đại khi
các nhà nước chiếm hữu nô lệ biết lưu giữ lại và sử dụng một cách phổ biến
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình để làm phương tiện
quản lý và vào các mục đích khác. Nhưng khoa học nghiên cứu về công tác
này (lưu trữ học) thì chỉ mới thực sự ra đời từ thời kỳ cận đại, trước hết ở một
số nước châu Âu tư bản chủ nghĩa Pháp, Phần Lan... do thực tiễn công tác lưu
trữ ở những nước này đặt ra nhiều vấn đề phải giải quyết về mặt lý luận. Tuy
nhiên, không phải một lúc mà nó hình thành hoàn chỉnh, mà phải trải qua quá
trình lâu dài, từng bước hoàn thiện và phát triển.
Theo quan điểm của lưu trữ học Mác xít thì lưu trữ học là bộ môn khoa
học có nhiệm vụ và soạn thảo những vấn đề về lý luận, pháp chế và phương
pháp của công tác lưu trữ. Khoa học này bao gồm những vấn đề chủ yếu như
lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, lịch sử và tổ chức công tác lưu trữ, thuật
ngữ lưu trữ, pháp chế lưu trữ... Trong đó, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ
là môn khoa học cơ bản thuộc khái niệm lưu trữ học. Nó có nhiệm vụ nghiên
cứu và soạn thảo các nguyên tắc và phương pháp về tổ chức khoa học tài liệu,
tổ chức sử dụng tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học, bảo
quản tài liệu và tổ chức công tác của các cơ quan lưu trữ.
Đối tượng nghiên cứu của lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ gồm hai
mặt chủ yếu sau đây:
Một là, tất cả tài liệu hình thành do kết quả hoạt động của con người
trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội và tự nhiên (bao gồm tài liệu hành
chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm)

14
thuộc diện cần đưa vào bảo quản đã được bảo quản trong các phòng, kho lưu
trữ.
Hai là, những công việc và các quá trình về tổ chức khoa học, tổ chức
sử dụng và bảo quản tài liệu (phân loại, giá trị, bổ sung, thống kê, biên mục,
tổ chức sử dụng tài liệu) và việc biên soạn cơ sở lý luận vùng phương pháp
của các quá trình này.
Ngoài ra, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ còn nghiên cứu những
vấn đề tổ chức công tác của các cơ quan lưu trữ như công tác quản lý, công
tác nghiên cứu khoa học, tổ chức lao động khoa học. Quá trình phát triển lịch
sử về lý luận và phương pháp của các nghiệp vụ lưu trữ ở nước ta và các nước
trên thế giới cũng thuộc đối tượng nghiên cứu của môn khoa học này.
2. Cơ sở phương pháp luận của lý luận và thực tiễn công tác lưu
trữ
Lưu trữ học nói chung, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nói riêng là
bộ môn khoa học thuộc phạm trù của khoa học xã hội. Nó đòi hỏi phải được
xây dựng dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, nghĩa
là phải biết vận dụng đúng đắn các nguyên tắc của chủ nghĩa duy vật biện
chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử trong nghiên cứu lý luận cũng như khi giải
quyết các vấn đề thực tiễn của công tác lưu trữ Việt Nam. Các nguyên tắc
phương pháp luận của lưu trữ học bao gồm nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc
lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp, Những nguyên tắc này là kim chỉ
nam, chỉ rõ phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu,
giải quyết các vấn đề về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của nước ta.
Tính đảng, cách mạng
Các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác - Lênin đã từng nhấn mạnh: toàn
bộ lịch sử của xã hội loài người là lịch sử của đấu tranh giai cấp (trừ xã hội
cộng sản nguyên thuỷ), đấu tranh giai cấp chính là động lực thúc đẩy xã hội

15
phát triển. Quy luật này chi phối mọi hoạt động của khoa học, đặc biệt là hoạt
động của các ngành khoa học xã hội, trong đó có lưu trữ học.
Vận nguyên tắc tính Đảng trong lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ,
trước hết đòi hỏi các nhà lưu trữ học phải đứng vững trên lập trường giai cấp
vô sản, vì lợi ích trước mắt và lâu dài của sự nghiệp cách mạng do Đảng Cộng
sản Việt Nam lãnh đạo để nghiên cứu, xây dựng lý luận và tiến hành các công
tác thực tiễn về lưu trữ. Mặt khác phải tuân theo thế giới quan của giai cấp vô
sản, là thế giới quan duy nhất khoa học.
Nguyên tắc tính đảng còn thể hiện ở sự thống nhất giữa lý luận và thực
tiễn. Lý luận luôn luôn phải là người chỉ đường cho các hoạt động thực tiễn,
là chìa khoá để giải quyết các vấn đề mà thực tiễn công tác lưu trữ nước ta đặt
ra. Nhưng để làm được vai trò dẫn đường, thì đòi hỏi lý luận đó phải được
xây dựng trên cơ sở nhận thức sâu sắc thực tiễn Việt Nam và phải thông qua
việc vận dụng vào thực tiễn để bổ sung và hoàn thiện. Thực tiễn là cơ sở và
động lực của nhận thức. Do đó cũng là cơ sở để xây dựng nền lưu trữ học
Việt Nam nói chung. Một nền lưu trữ học giải quyết được những vấn đề mà
thực tiễn công tác lưu trữ nước ta đặt ra là nền lưu trữ có tính đảng và tính
khoa học. Nên hiểu rằng, nguyên tắc tính đảng không hề mâu thuẫn với tính
khách quan và khoa học trong nghiên cứu tài liệu lưu trữ nhằm tổ chức khoa
học và tổ chức sử dụng chúng.
Một khoa học mang tính Đảng Cộng sản phải là khoa học có tính chiến
đấu cao. Trong lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ cũng như trong lưu trữ
học nói chung, tính chiến đấu đó cần được thể hiện ở việc phê phán một cách
triệt để những quan điểm phi vô sản và những hạn chế khác của lưu trữ học tư
sản biểu hiện ở các mặt phân loại, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, tổ
chức sử dụng tài liệu v.v...

16
Tuy nhiên, phê phán những hạn chế của lưu trữ học tư sản không có
nghĩa là bác bỏ hoàn toàn, phủ định sạch trơn hệ thống lý luận và mọi thành
tựu của lưu trữ tư sản, mà phải biết kế thừa những mặt tiến bộ của nó.
Tính lịch sử
Chúng ta đều biết, mỗi một sự vật và hiện tượng đều phát sinh, phát
triển và kết thúc trong một hoàn cảnh lịch sử nhất định. Chúng là sản phẩm
của lịch sử. Do vậy, đối với bất cứ sự vật và hiện tượng nào, muốn nắm hiểu
được bản chất của nó, đều phải đặt trong hoàn cảnh lịch sử cụ thể để xem xét
trong mối quan hệ với các sự vật và hiện tượng khác. Nghĩa là phải có quan
điểm lịch sử (còn gọi là nguyên tắc lịch sử). Quan điểm lịch sử có một vai trò
rất quan trọng trong nhận thức khoa học nói chung. Ph. Ăngghen đã chỉ rõ
quan điểm lịch sử trong tư duy là quan điểm dù ở đâu "tài liệu cũng được xem
xét về phương diện lịch sử, trong mối liên hệ với lịch sử"(9)
.
Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm các tài liệu thuộc nhiều thời kỳ,
nhiều giai đoạn của lịch sử dân tộc, chúng được hình thành trong những hoàn
cảnh lịch sử nhất định. Không những về nội dung mà cả về hình thức, những
những tài liệu đó cũng có những điểm khác nhau. Có thể nói, mỗi tài liệu đều
mang dấu ấn của lịch sử. Cho nên, chỉ có thái độ nghiên cứu, phân tích tài liệu
theo quan điểm lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin thì mới có thể giải quyết
đúng đắn các vấn đề về tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu.
Trong phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia, nguyên tắc lịch sử
được vận dụng để tổ chức màng lưới các kho lưu trữ, phân chia tài liệu trong
các kho lưu trữ theo phông lưu trữ và phân loại tài liệu trong các phông lưu
trữ, nhằm đảm bảo mối liên hệ lịch sử của tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho
việc nghiên cứu và sử dụng.
9 C. Mác - Ph. Ăngghen. Tuyển tập, tập 2, Nxb Sự thật, Hà Nội 1981, tr.
651 và 652

17
Đối với việc xác định giá trị tài liệu, vận dụng nguyên tắc này, đòi hỏi
phải đặt tài liệu vào hoàn cảnh lịch sử đã hình thành ra chúng để xem xét giá
trị về các mặt của chúng.
Nguyên tắc lịch sử cũng là cơ sở của việc xây dựng các công cụ tra cứu
khoa học ở các phòng, kho lưu trữ. Vận dụng nguyên tắc này, khi xây dựng
các công cụ tra cứu khoa học, phải chú ý đến mối liên hệ về nội dung của tài
liệu để giới thiệu các thông tin chứa đựng trong tài liệu một cách có hệ thống,
mặt khác phải phản ảnh trung thực nội dung, thành phần và các đặc điểm của
tài liệu, không được hiện đại hoá tài liệu.
Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp
Phép biện chứng duy vật chỉ rõ, khi nghiên cứu bất cứ sự vật và hiện
tượng nào trong đời sống xã hội và tự nhiên, cũng đều phải xem xét kỹ tất cả
các mặt, các yếu tố có liên quan và ảnh hưởng đến nó, chứ không được nhìn
nhận một cách phiến diện, tách rời và cô lập nó với các sự vật, hiện tượng
khác; về mặt phương pháp, vừa phải đi sâu phân tích từng mặt, từng yếu tố,
nhưng đồng thời lại phải biết xem xét một cách tổng hợp các mặt, các yếu tố
đó. Lênin dạy rằng: "Muốn thực sự hiểu được sự vật cần phải nhìn bao quát
và nghiên cứu tất cả các mặt, các mối quan hệ và "quan hệ gián tiếp" của sự
vật đó. Chúng ta không thể làm được điều đó một cách hoàn toàn đầy đủ,
nhưng sự cần thiết phải xem xét tất cả mọi mặt sẽ đề phòng cho chúng ta khỏi
phạm sai lầm và sự cứng nhắc(10)
.
Đối với lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, nguyên tắc này cần được
vận dụng rộng rãi, nhất là trong tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu.
Vận dụng nguyên tắc này, đòi hỏi các nhà lưu trữ khi nghiên cứu, giải quyết
các vấn đề cụ thể về phân loại, xác định giá trị và bổ sung tài liệu, thống kê tài
liệu, tổ chức sử dụng tài liệu; xây dựng công cụ tra cứu khoa học, phải biết
10 V. I. Lênin. Toàn tập, tập 42, Nhà xuất bản Tiến bộ, Mát-xcơ-va, 1977,
tr. 364.

18
xem xét cẩn thận, thấu đáo, đầy đủ mọi mặt, mọi yếu tố có liên quan trên cơ
sở những phương pháp đúng đắn.
IV. QUAN HỆ GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ,
CÁC KHOA HỌC KHÁC
Để giải quyết các vấn đề của lưu trữ học nói chung, lý luận và thực tiễn
công tác lưu trữ nói riêng, đòi hỏi phải sử dụng tri thức của nhiều nhà khoa
học khác. Do đó, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với
nhiều bộ môn khoa học như khoa học lịch sử, lịch sử và tổ chức cơ quan nhà
nước, sử liệu học, văn kiện học, công bố học, thông tin học, lịch sử và tổ chức
công tác lưu trữ, vật lý học, toán học, hoá học, sinh vật học... Ngoài ra nhiều
thành tựu của khoa học kỹ thuật cũng được ứng dụng rộng rãi trong thực tiễn
công tác lưu trữ.
Khoa học lịch sử nghiên cứu xã hội và con người trong xã hội để khám
phá ra các quy luật chung của quá trình phát triển lịch sử xã hội loài người
cũng như của dân tộc Việt Nam trong toàn bộ tính thống nhất, tính phức tạp
và đa dạng của nó. Những thành tựu nghiên cứu đó là chỗ dựa quan trọng
giúp cho các nhà lưu trữ học giải quyết đúng đắn việc tổ chức khoa học và tổ
chức sử dụng triệt để tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia. Ví dụ những kết quả
nghiên cứu về lịch sử dân tộc sẽ giúp cho các nhà lưu trữ học nắm hiểu được
quá trình phát sinh, phát triển của các sự kiện, hiện tượng lịch sử, về mốc thời
gian phân chia các thời kỳ, các giai đoạn lịch sử... Nhờ đó mà xác định màng
lưới các kho lưu trữ và phân loại tài liệu theo phông lưu trữ được hợp lý, lựa
chọn chính xác tài liệu cần đưa vào nhà nước bảo quản, xác định được các
nguồn tài liệu cần tiếp tục sưu tầm và bổ sung để làm phong phú thêm tài liệu
phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam...
Mặt khác, các phương pháp nghiên cứu được sử dụng phổ biến trong
khoa học lịch sử như phương pháp lịch sử, phương pháp lôgich... cũng là
những phương pháp mà lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ cần vận dụng.

19
Lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nước nghiên cứu quá trình hình thành,
phát triển, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ máy
nhà nước ở Việt Nam trong các thời kỳ lịch sử. Bộ môn khoa học này có quan
hệ chặt chẽ với lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. Điều đó bắt nguồn từ chỗ
phần lớn tài liệu lưu trữ được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, chúng phản ánh chức năng, nhiệm vụ tổ chức và hoạt động của bộ máy
nhà nước. Mặt khác, ở mỗi giai đoạn hoặc thời kỳ lịch sử nhất định, thẩm
quyền ban hành các loại văn bản của mỗi cơ quan đều phụ thuộc vào chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan đó và được quy định bởi các văn bản pháp quy
của nhà nước. Do vậy, lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nước có vai trò rất quan
trọng đối với việc tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu Phông lưu trữ
Quốc gia. Những hiểu biết sâu sắc về mặt này sẽ giúp các cán bộ lưu trữ xác
định được đúng đắn tài liệu của từng cơ quan, đảm bảo phân loại tài liệu và
thông tin tài liệu được khoa học. Những tri thức về lịch sử và tổ chức cơ quan
nhà nước cũng rất cần thiết đối với công tác xác định giá trị và bổ sung tài
liệu, đặc biệt là khi vận dụng các phương pháp hiện đại về xác định giá trị của
tài liệu như phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng...
Sử liệu học là bộ môn khoa học bổ trợ của khoa học lịch sử, có nhiệm
vụ nghiên cứu, khởi thảo lý luận và các phương pháp về sưu tầm, phân tích
tính chân thực của sử liệu, phân loại và sử dụng các nguồn tài liệu. Tài liệu
lưu trữ là cơ sở sử liệu quan trọng của khoa học lịch sử, cho nên nó là đối
tượng chủ yếu mà sử liệu học cần đi sâu nghiên cứu để giải quyết các vấn đề
lý luận và thực tiễn về sưu tầm, xác minh, lựa chọn, phân loại và sử dụng
nguồn sử liệu này. Nếu xét về phương diện này, thì sử liệu học có những
nhiệm vụ và nội dung trùng hợp với lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. Bộ
môn khoa học này trang bị cho lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ các
phương pháp nghiên cứu về tài liệu để lựa chọn được chính xác tài liệu cần

20
đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ và phân loại chúng được khoa
học.
Văn kiện học là bộ môn khoa học nghiên cứu về quy luật hình thành
văn kiện trong quá trình phát triển lịch sử của nó, đồng thời đề ra các phương
pháp lập văn kiện, những nguyên tắc về tổ chức chu chuyển văn kiện và kết
cấu của các hệ thống văn kiện. Những kết quả nghiên cứu về văn kiện học có
thể giúp cho cán bộ lưu trữ nắm được chức năng, tính chất và đặc điểm của
các loại văn kiện hình thành trong các thời kỳ lịch sử cũng như các thời điểm
lịch sử khác nhau. Nhờ đó mà phân loại, giá trị và sử dụng tài liệu được hợp
lý.
Công bố học là bộ môn khoa học có nhiệm vụ nghiên cứu và định ra
các nguyên tắc và phương pháp công bố tài liệu, được xem là bộ môn khoa
học bổ trợ của khoa học lịch sử. Tài liệu lưu trữ là đối tượng chính mà những
người làm công tác công bố cần nghiên cứu, sưu tầm, chọn lọc để công bố
trong các công trình nghiên cứu của mình. Đối với công tác lưu trữ thì công
bố tài liệu là một trong những hình thức tổ chức sử dụng tài liệu của các
phòng, kho lưu trữ. Chính vì vậy, lưu trữ học và công bố học có quan hệ mật
thiết với nhau trong nhiều vấn đề nghiệp vụ như sưu tầm, phát hiện tài liệu,
lựa chọn những tài liệu có giá trị để lưu trữ và công bố, biên soạn công cụ tra
cứu khoa học đối với tài liệu v.v... Có thể nói các phòng, kho lưu trữ sẽ không
thể làm tốt công tác tổ chức sử dụng tài liệu nếu không được trang bị những
kiến thức cơ bản về công bố học.
Lý luận và phương pháp của khoa học thông tin cũng rất cần thiết với
lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ sở dĩ trở thành tài sản
quý báu của quốc gia chính là vì chúng chứa đựng những thông tin quá khứ
rất bổ ích cho quản lý nhà nước và các mặt khác của đời sống xã hội. Đó là
những tài liệu gốc, nói theo ngôn ngữ thông tin là tài liệu chứa đựng thông tin
cấp một, đảm bảo cung cấp nguồn thông tin này cho mọi nhu cầu của xã hội

21
là nhiệm vụ hàng đầu của công tác lưu trữ. Bởi vậy, nếu từ góc độ thông tin
để xét, thì công tác lưu trữ thuộc phạm trù công tác thông tin. Lý luận và
phương pháp của thông tin học có thể giúp cho lý luận và thực tiễn công tác
lưu trữ giải quyết có hiệu quả nhiều vấn đề mà thực tiễn công tác lưu trữ nước
ta đặt ra, như về phương pháp phân tích và phân loại thông tin tài liệu, về lựa
chọn tài liệu có thông tin trùng lặp, biên mục hồ sơ và xây dựng công cụ tra
cứu khoa học tài liệu ở các phòng, kho lưu trữ, đặc biệt là đối với việc xây
dựng hệ thống tìm tin hiện đại cơ giới hoá và tự động hoá. Ngày nay, khi
lượng thông tin chứa trong tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia ngày càng lớn và
nhu cầu nghiên cứu sử dụng chúng của xã hội cũng ngày một tăng, thì việc
ứng dụng những thành tựu của khoa học thông tin vào công tác lưu trữ là một
yêu cầu cấp thiết nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng đối với tài liệu lưu trữ và
trình độ hiện đại của công tác lưu trữ.
Các khoa học tự nhiên như hoá học, sinh học, vậtlý, toán học, điều
khiển học... ngày nay đã trở nên cần thiết đối với công tác lưu trữ, đặc biệt
trong khi nghiên cứu và giải quyết các vấn đề thống kê, bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu.
Ngoài ra lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ còn có quan hệ với nhiều
bộ môn khoa học khác như: cổ tự học, bia ký học, ấn tin học, gia hệ học, huy
chương học, địa lý lịch sử... Các bộ môn khoa học này nghiên cứu những vấn
đề có liên quan đến tài liệu lưu trữ. Dựa vào những kết quả nghiên cứu của
các bộ môn khoa học đó, cán bộ các phòng, kho lưu trữ có thể hiểu được đầy
đủ và chính xác hơn về tài liệu lưu thông như niên đại, tác giả, địa điểm hình
thành tài liệu, tính chân thực, giá trị của tài liệu... đặc biệt đối với tài liệu lưu
trữ thuộc các thời kỳ xa xưa thì khi sưu tầm, lựa chọn để đưa vào bảo quản ở
các phòng, kho lưu trữ thường phải có sự hỗ trợ của chúng.
V. QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG
TÁC LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM

22
Ở Việt Nam, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ mới hình thành ở thế
kỷ 20 này, nhưng công tác lưu trữ đã có từ thời kỳ phong kiến. Theo một số
thư tịch thì dưới các triều đại phong kiến Việt Nam, việc lưu trữ sổ sách, tài
liệu đã được thực hiện ở một số cơ quan thuộc chính quyền trung ương và địa
phương. Đại Việt sử ký toàn thư chép rằng: sau khi đánh thắng giặc Minh xâm
lược, Lê Thái Tổ đã "chia cả nước làm ba đạo. Đạo đặt vệ quân, vệ đặt tổng
quản, lớn nhỏ giữ gìn nhau, trên dưới ràng buộc nhau. Lại đặt chức hành
khiển các đạo để chia giữ sổ sách quân, dân"(11)
. Cũng theo sách này, dưới
triều Lê Thánh Tông (1470 - 1497) trước tình trạng sổ sách, giấy tở ở các nha
môn không được sắp xếp cất giữ cẩn thận, làm ảnh hưởng đến việc xem xét,
xử lý các vụ kiện tụng và các mặt khác. Hàn lâm viện đại học sĩ quyền ngữ sử
đại phu Tràn Bàn đã tâu lên vua đề nghị: "Cúi xin định lệ ban xuống cho các
huyện, lộ, mỗi nơi đặt một người duyên lại thường xuyên, am hiểu sổ sách
giấy tờ, giỏi viết chữ, làm tính để giữ công văn giấy tờ...". Đề nghị này đã
được Lê Thánh Tông phê chuẩn (12)
. Lê Quý Đôn cho biết thêm, thời Lê
Thánh Tông, nhiều cơ quan thuộc chính quyền phong kiến trung ương như
Lại bộ, Hộ bộ... đã xây cất những dãy nhà riêng để lưu trữ sổ sách như Hộ bộ:
"Nhà chữ công (I) đằng trước, đằng sau đều 3 gian 2 chái. Nhà đầu 3 gian,
sảnh đường 1 gian. Nhà để sổ sách của Ty Thanh lại một dãy 3 gian 2 chái,
nhà lưu giữ sổ hộ 4 dãy, mỗi dãy 11 gian, ngọc phòng 3 gian, ngai môn 3
gian, bốn chung quanh bao tường"(13)
.
Đến triều Nguyễn, chính quyền phong kiến trung ương đã đặt ra những
cơ quan như Thị thư viện, Thị hàn viện, Nội hàn viện, Thượng bảo ty (Gia
Long), Văn thư phòng (Minh Mệnh), Thượng bảo sở, Ty luân sở, Bí thư sở,
11 Đại Việt sử ký toàn thư, tập II, nhà xuất bản Khoa học xã hội, Hà Nội
1985, trang 294 và 410.
12 Đại Việt sử ký toàn thư, tập II, nhà xuất bản Khoa học xã hội, Hà Nội
1985, trang 294 và 410.
13 Lê Quý Đôn. Kiến văn tiểu lục, Nhà xuất bản Sử học, Hà Nội, 1962, tr.
189.

23
Bản chương sở... (Thiệu Trị) để phụ trách việc soạn theo văn bản, giữ các con
dấu, lưu trữ các châu bản và các văn bản khác về đối nội, đối ngoại, các sổ
sách, bản đồ...
Tuy nhiên, chưa có một triều đại nào đặt cơ quan hoặc chức quan trông
coi chung việc lưu trữ tài liệu của cả nước... Đặc biệt, về mặt lý luận thì
không được chú ý nghiên cứu và tổng kết từ thực tiễn. Suốt cả thời kỳ phong
kiến, không có một cuốn sách, một tài liệu hay một văn bản nào đề cập đến
cách thức tổ chức công tác lưu trữ và các vấn đề có liên quan khác. Trong lúc
đó, công tác công văn giấy tờ, một phương tiện thiết yếu trong công tác quản
lý nhà nước đã được các chính quyền phong kiến quan tâm và được pháp chế
hoá bằng nhiều văn bản, nhất là dưới các triều đại Lê, Nguyễn.
Trong thời kỳ thực dân Pháp thống trị, suốt mấy thập kỷ đầu, công tác
lưu trữ ở Việt Nam nói riêng, Đông Dương thuộc Pháp nói chung vẫn trong
tình trạng phân tán. Mặc dù ở Trung Kỳ và Nam Kỳ, chúng đều lần lượt lập ra
các cơ quan lưu trữ nhưng không có một cơ quan quản lý công tác lưu trữ
chung của cả nước, tài liệu của các cơ quan, công sở lâm vào tình trạng không
được tổ chức khoa học và bảo quản chu đáo.
Trước tình hình đó, năm 1917 theo đề nghị của Ru-mơ (Roume),
nguyên toàn quyền Đông Dương, viện Hàn lâm văn hoá Pháp đã cử Pôn Bu-
đê (Paul Bordet), chuyên viên về lưu trữ và cổ tự học sang Đông Dương điều
tra tình hình về công tác lưu trữ. Sau khi nghiên cứu tình hình lưu trữ ở một
số địa phương và công sở, ông đã đệ trình lên Phủ Toàn quyền và Phủ Thống
sứ văn bản đề nghị gấp rút thiết lập cơ quan quản lý và tổ chức công tác lưu
trữ chung cho toàn cõi Đông Dương. Đề nghị được chấp thuận. Ngày 29-11-
1917 toàn quyền Đông Dương An be Xa-rô (Albert Saraut) đã ra Nghị định
thành lập Nhà lưu trữ - Thư viện Đông Dương trực thuộc Phủ toàn quyền với
chức năng nhiệm vụ chính là quản lý công tác lưu trữ trong toàn Đông
Dương. Một năm sau, ngày 26-12-1918, lại ban hành Nghị định thành lập ở

24
Đông Dương 5 khoa lưu trữ (kho lưu trữ Hà Nội, kho lưu trữ Thống đốc Nam
Kỳ ở Sài Gòn, kho lưu trữ Khâm sứ Trung Kỳ ở Huế, kho lưu trữ Khâm sứ
Cao Miên ở Phnôm Pênh, kho lưu trữ Khâm sứ Lào ở Viên Chăn) quy định
các nguyên tắc nộp lư và sử dụng tài liệu, hướng dẫn cách xây cất kho lưu trữ
và phương pháp sắp xếp, bảo quản tài liệu.
Với hai nghị định này, ở Đông Dương đã hình thành heh cơ quan lưu
trữ gồm cơ quan quản lý chung và các kho lưu trữ, đây là bước ngoặt quan
trọng đánh dấu sự phát triển của công tác lưu trữ ở Đông Dương nói chung và
ở Việt Nam nói riêng dưới thời thống trị của thực dân Pháp.
Tuy nhiên, suốt cả giai đoạn từ năm 1917 đến năm 1945, nhìn chung,
tài liệu ở các kho lưu trữ vẫn chưa được tổ chức một cách khoa học, nhiều địa
phương và công sở không giao nộp tài liệu, phần lớn tài liệu chưa được lập hồ
sơ, phân loại, xác định giá trị và thống kê; hệ thống thẻ tra tìm tài liệu chưa
được xây dựng hoàn chỉnh. Một trong những nguyên nhân chủ yếu là do ở các
kho lưu trữ thiếu hẳn những nhân viên lưu trữ nắm vững lý luận và thông thạo
các nghiệp vụ lưu trữ. Mặc dù bắt đầu từ năm 1931, hàng năm, Pôn Bu-đê,
giám đốc Nha lưu trữ - Thư viện Đông Dương đều có mở lớp huấn luyện
nhân viên lưu trữ, nhưng chỉ ở bậc sơ cấp, nhằm đào tạo nhân viên thực hành
các nghiệp vụ lưu trữ đơn giản cho các công sở. Trong giai đoạn này, các sách
và tài liệu viết về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ cũng rất ít. Đáng kể hơn
cả là cuốn "Cẩm nang của người làm công tác lưu trữ" (Manuel de
l'archivicte) do Pôn Bu-đê biên soạn, Nha Lưu trữ và thư viện Đông Dương
xuất bản lần thứ nhất năm 1934 và tái bản năm 1945. Cuốn sách này là tập
hợp những bài giảng ở các lớp huấn luyện nói trên. Nội dung của cuốn sách
gồm hai phần chính: Phần một trình bày dưới hình thành hướng dẫn các vấn
đề về nghiệp vụ lưu trữ như phân loại, làm mục lục và tiếp nhận hồ sơ, cấp
phát bản sao, tổ chức phòng công văn... Phần hai nói về khung phân loại các
hồ sơ của Nha Lưu trữ và thư viện Đông Dương. Khung phân loại này được

25
xây dựng theo phương pháp thập tiến, lấy 25 chữ cái từ A đến Z làm ký hiệu.
Nội dung cuốn sách nặng về hướng dẫn thực hành, còn mặt lý luận thì không
được trình bày và phân tích một cách thấu đáo. Tuy vậy, nó cũng đã thể hiện
khá rõ nét quan điểm tư sản trong lĩnh vực công tác lưu trữ và lưu trữ học, đặc
biệt là về phân loại tài liệu và thông tin tài liệu. Cuốn sách đã có tác dụng
hướng dẫn thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ theo một phương pháp
có thể gọi là tiên tiến thời bấy giờ.
Sau cách mạng tháng Tám 1945, ngay từ những ngày đầu, trước tình
trạng nhiều cơ quan trung ương và địa phương tuỳ tiện đem bán và huỷ tài
liệu lưu trữ, ngày 3 tháng 1 năm 1946, nhân danh Chủ tịch Chính phủ lâm
thời, Hồ Chủ tịch đã ký Thông đạt số 1C/VP nghiêm cấm nhân viên các công
sở không được đốt huỷ hồ sơ, tài liệu một cách tuỳ tiện, vì đó là "những tài
liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia". Thông đạt cũng đã
chỉ rõ: "Những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về
những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia giáo dục để tàng trữ"(14)
.
Văn bản này trong chừng mực nhất định đã thể hiện được nguyên tắc
quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ và đã đặt cơ sở pháp lý đầu tiên
cho công tác lưu trữ của chế độ mới, đồng thời đó cũng là cơ sở quan trọng
đối với việc xây dựng lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Việt Nam.
Cuộc kháng chiến lâu dài chống thực dân Pháp xâm lược (1946 - 1954)
đã gây trở ngại lớn cho việc xây dựng và phát triển công tác lưu trữ ở nước ta.
Sau hiệp định Giơ-mới-vơ năm 1954, trải qua một quá trình chuẩn bị về các
mặt, ngày 4 tháng 9 năm 1962, Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng được thành
lập để giúp Bộ trưởng Phủ Thủ tướng chỉ đạo và quản lý công tác lưu trữ của
cả nước. Một năm sau, ngày 28 tháng 9 năm 1963, Hội đồng Chính phủ đã
ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Bản điều lệ
14 Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn giấy
tờ và công tác lưu trữ - Cục Lưu trữ xuất bản, Hà Nội, 1982, tr. 8.

26
đã quy định được tương đối cụ thể và hoàn chỉnh về tổ chức lưu trữ và các
vấn đề về nghiệp vụ lưu trữ, như về tổ chức các kho lưu trữ trung ương và địa
phương, kho lưu trữ chuyên ngành, công tác bổ sung tài liệu... Do công tác
lưu trữ mới bước đầu xây dựng, chưa có kinh nghiệm thực tế, nên ở bản Điều
lệ này, các vấn đề về nghiệp vụ lưu trữ chỉ mới đề cập một cách khái quát,
chưa phải là những đúc kết từ thực tiễn Việt Nam. Thậm chí có vấn đề chưa
được nêu hoặc đề cập còn phiến diện như về phân loại, xác định giá trị tài
liệu. Mặc dù vậy, bản Điều lệ đã thể hiện được tinh thần cơ bản của nguyên
tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ và trở thành cơ sở pháp lý
quan trọng của ngành Lưu trữ trong tổ chức, chỉ đạo và thực hiện các nghiệp
vụ chuyên môn, đến năm 2001 ra pháp lệnh lưu trữ đã đưa ra một số quy định
cụ thể về công tác lưu trữ.
Sự nghiệp xây dựng và phát triển công tác lưu trữ ở nước ta đòi hỏi
phải tuân theo lý luận khoa học của lưu trữ học Mác - Lênin và phải học tập
kinh nghiệm của các nước xã hội chủ nghĩa. Cuối thập kỷ 50, chúng ta đã mời
chuyên gia Liên Xô sang trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng lý luận và nghiệp
vụ cho cán bộ lưu trữ các cơ quan. Nhiều tài liệu và sách giáo khoa về lưu trữ
học của Liên Xô và các nước xã hội chủ nghĩa khác đã được dịch và lưu hành
tương đối rộng rãi trong cán bộ lưu trữ. Từ đầu những năm 69, hàng năm đều
gửi học sinh đại học lưu trữ ở Liên Xô và một số nước xã hội chủ nghĩa khác.
Tháng 5 năm 1967, Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp ra quyết định mở
chuyên ngành lưu trữ học ở khoa Lịch sử Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội
để đào tạo cán bộ lưu trữ bậc đại học. Đây là sự kiện có ý nghĩa đặt nền móng
cho sự phát triển của công tác lưu trữ nói chung, khoa học lưu trữ nói riêng.
Tháng 11 năm 1971, trường Trung học văn thư lưu trữ trực thuộc Cục lưu trữ
đã được thành lập.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đào tạo và bồi dưỡng cán bộ lưu
trữ, hệ thống giáo trình về lưu trữ học đã được biên soạn như các giáo trình

27
đại học "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ", "Công tác lập hồ sơ và danh
mục hồ sơ", "Môn học công bố tài liệu văn kiện", "Cơ sở lý luận và thực tiễn
của công tác xác định giá trị tài liệu" do Bộ môn Lưu trữ học khoa Lịch sử
Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội biên soạn; các giáo trình trung cấp và văn
thư, lưu trữ của trường Trung học văn thư lưu trữ và các tập bài giảng dùng
cho các lớp huấn luyện ngắn hạn của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Những năm gần đây, công tác nghiên cứu khoa học đã bước đầu được
quan tâm và đi vào tổ chức, nhiều vấn đề lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ
nước ta đề ra đã được đặt thành những đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp nhà
nước do Cục Lưu trữ Nhà nước chủ trì. Hướng nghiên cứu thu hút sự chú ý
nhiều nhất của giới lưu trữ học Việt Nam thời gian qua cũng như hiện nay là
các vấn đề về phương pháp luận của lưu trữ học, lý luận và phương pháp tổ
chức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu.
Sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc trong giai
đoạn hiện nay đòi hỏi phải đẩy mạnh hơn nữa công tác lưu trữ. Thời gian qua
Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quan trọng nhằm đảm bảo giữ
gìn an toàn tài liệu lưu trữ và sử dụng chúng được toàn diện và có hiệu quả,
như Quyết định số 168-HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộ
trưởng về việc thành lập Phông lưu trữ Quốc gia của nước Cộng hoà xã hội
chủ nghĩa Việt Nam, Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia của Hội đồng
Nhà nước (ban hành ngày 30-11-1982), Nghị định số 34-HĐBT ngày 1 tháng
3 năm 1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ nhà nước... Các văn bản này đã nhấn mạnh
tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ đối với các lĩnh vực của
đời sống xã hội, đề ra nhiều quy định về tổ chức và quản lý, tạo cơ sở pháp lý
vững chắc để xây dựng và phát triển công tác lưu trữ. Báo cáo chính trị của
Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam tại Đại hội VI đã chỉ ra
nhiệm vụ phải: "Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và sử dụng có

28
hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia"(15)
. Điều đó, đặt ra cho các cơ quan lưu trữ
và những người làm công tác lưu trữ trách nhiệm nặng nề là phải phấn đấu
thực hiện tốt các mặt của công tác lưu trữ; trong đó có nhiệm vụ xây dựng
một nền lưu trữ học Việt Nam hiện đại có khả năng giải đáp những vấn đề mà
thực tiễn công tác lưu trữ nước ta đặt ra.
Chương một
PHÂN LOẠI TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM
II.1. Khái niệm về Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và phân loại
tài liệu
1. Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu có ý nghĩa chính
trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác thuộc nhà nước
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam quản lý không phụ thuộc vào thời gian
sản sinh, phương pháp và kỹ thuật làm ra.
Phông lưu trữ Quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
(gọi tắt là Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam) được chính thức thành lập ngày
26 tháng 12 năm 1981 theo Quyết định số 168 - HĐBT của Hội đồng Bộ
trưởng.
Theo quyết định này, thì thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
bao gồm "bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính của các văn kiện;
tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế bản vẽ, bản đồ, công trình
nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế, luận án tốt nghiệp...), tài liệu
chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự...), bản thảo, bản
15 Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI, Nhà xuất bản Sự thật,
Hà Nội, 1987, tr. 80.

29
nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật, âm bản và dương bản các bộ phim,
các bức ảnh, mình-crô-phim, tài liệu ghi âm, khuôn đúc đĩa, sổ công tác, nhật
ký, hồi ký, tranh vẽ hoặc in và tài liệu viết tay để tuyên truyền, cổ động, kêu
gọi, sách báo nội bộ và tài liệu khác... hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức, các thời kỳ lịch sử của xã hội Việt Nam;
các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hoá của tập thể, gia đình, cá nhân điển
hình, tiêu biểu về các mặt trong các thời kỳ lịch sử đã được nhà nước quản
lý(16)
.
Theo quy định, tài liệu của Đảng Cộng sản Việt Nam sẽ được lập thành
phông riêng - Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và đặt dưới sự quản lý
của cơ quan lưu trữ Đảng.
Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được giao cho Cục Lưu trữ Nhà
nước quản lý. Việc thành lập Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là một biện
pháp quan trọng để thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công
tác lưu trữ, pháp chế hoá quyền quản lý của Nhà nước đối với toàn bộ tài liệu
lưu trữ.
2. Khái niệm về phân loại tài liệu
Hiểu theo nghĩa chung nhất, phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc
trưng (tức những điểm giống nhau) của tài liệu để phân chia chúng thành các
nhóm, nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
Ở nước ta, tài liệu lưu trữ đã trở thành sở hữu toàn dân, do Nhà nước
quản lý thống nhất, nên việc phân loại tài liệu được thực hiện đối với toàn bộ
tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Công tác phân loại này gồm ba giai
đoạn:
- Phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam nói chung để xác
định mạng lưới các kho lưu trữ.
16 Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn giấy
tờ và công tác lưu trữ. Sách đã dẫn tr. 114, 115.

30
- Phân loại tài liệu trong phạm vi các kho lưu trữ theo phông lưu trữ.
- Phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ.
Nhiệm vụ chủ yếu của quá trình phân loại này là làm cho tài liệu Phông
lưu trữ Quốc gia nói chung, tài liệu của từng phông lưu trữ nói riêng được tổ
chức khoa học, phản ánh đúng đắn tiến trình lịch sử của dân tộc cũng như
hoạt động và tổ chức của bộ máy nhà nước, các tổ chức xã hội, và những sự
kiện, hiện tượng lịch sử khác thuộc các thời kỳ và giai đoạn lịch sử của đất
nước. Nhờ vậy mà thoả mãn được các yêu cầu về nghiên cứu và sử dụng tài
liệu, đồng thời bảo quản được thuận tiện và an toàn.
Tuy nhiên cần phải hiểu rằng, để có thể tìm kiếm thông tin chứa đựng
trong tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia được nhanh chóng và thuận lợi, thì sau
khi phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ, còn phải tiến hành phân loại
thông tin tài liệu. Phân loại tài liệu và phân loại thông tin tài liệu là hai mặt
của một quá trình phân loại. Giữa chúng có liên quan chặt chẽ với nhau. Chỉ
trên cơ sở tài liệu đã được phân loại khoa học, mới có điều kiện thuận lợi để
phân loại các thông tin của chúng. Nhưng phân loại tài liệu và phân loại thông
tin tài liệu là hai khái niệm riêng biệt có đối tượng khác nhau(17)
.
Ngày nay, không những trong lưu trữ học, mà nhiều khoa học khác, kể
cả khoa học tự nhiên và khoa học xã hội, đều cần thiết phải phân loại một
cách khoa học các đối tượng nghiên cứu trực tiếp, như trong sinh vật học thì
phân loại các giống loài sinh vật, trong bảo tàng học thì phân loại các hiện vật
gốc, trong thư viện học, phân loại tài liệu có vai trò quan trọng hàng đầu trong
việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia.
Phân loại tài liệu quản lý chặt chẽ với nhiều nghiệp vụ lưu trữ khác,
như xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu. Trên cơ sở tài
liệu được phân loại khoa học, việc xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu...
17 Về phân loại thông tin tài liệu xem chương này.

31
sẽ có thể tiến hành một cách thuận lợi. Ngược lại, nếu như công tác xác định
giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu... đã được làm tốt sẽ tạo điều kiện để phân
loại tài liệu được khoa học.
Xét về thực chất, phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là
phân loại một nguồn sử dụng hết sức phong phú và đa dạng, phản ánh tiến
trình lịch sử dựng nước và giữ nước của dân tộc, là phân loại một bộ phận tri
thức quan trọng về xã hội và tự nhiên mà nhân dân ta trải bao thế hệ đã tích
luỹ được. Do đó, phân loại càng khoa học thì càng có điều kiện để phát huy
tác dụng của nguồn tài liệu này đối với các mặt của đời sống xã hội.
Để phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia được khoa học, trước hết
cần phải tuântheo những nguyên tắc phương pháp luận của lưu trữ học và vận
dụng các phương pháp và nhận thức của chủ nghĩa Mác - Lênin như các cặp
phạm trù cái chung và cái riêng, nội dung và hình thức, hiện tượng và bản
chất, các phương pháp lô-gích và lịch sử, phân tích và tổng hợp, diễn dịch và
quy nạp...
II.2. Phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam để xác
định mạng lưới các kho lưu trữ nhà nước
1. Khái niệm về kho lưu trữ
Kho lưu trữ là một cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ bảo quản, tổ chức khoa
học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời tiến hành nghiên cứu khoa
học về lưu trữ học, văn kiện học và các lĩnh vực có liên quan khác. Ở nước ta
hiện nay, chưa hình thành mạng lưới các kho lưu trữ hoàn chỉnh, nhưng một
số kho lưu trữ có chức năng gần giống như một viện lưu trữ trung ương Hà
Nội và kho lưu trữ trung ương thành phố Hồ Chí Minh(18)
, kho lưu trữ Đà
Nẵng.
18 Nên quan niệm các kho lưu trữ này như những trung tâm lưu trữ hoặc
viện lưu trữ Nhà nước.

32
Các kho lưu trữ nhà nước là những cơ sở để nhà nước thực hiện quyền
sở hữu toàn dân đối với tài liệu lưu trữ. Tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt
Nam nói chung phải được đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ này. Điều 5
của Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia quy định:
"Tài liệu lưu trữ quốc gia phải được bảo quản trong các cơ quan lưu trữ
nhà nước.
Căn cứ vào tính chất, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ quốc gia, Nhà nước
phân cấp cho cơ quan lưu trữ Nhà nước trung ương, địa phương hoặc chuyên
ngành tập trung bảo quản"(19)
. Có thể nói, chừng nào mạng lưới các kho lưu
trữ từ trung ương đến địa phương chưa được thành lập thì Nhà nước chưa có
đầy đủ những điều kiện cần thiết, để quản lý thống nhất và tổ chức sử dụng
được tốt tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Việc xác định mạng lưới các kho lưu trữ cần phải xét đến nhiều yếu tố,
những yếu tố cơ bản nhất là phải dựa trên cơ sở phân loại khoa học tài liệu
Phông lưu trữ Quốc gia. Do vậy, xác định mạng lưới các kho lưu trữ tức là
quá trình nghiên cứu để phân chia "tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
thành các nhóm rồi căn cứ vào đó mà tổ chức hệ thống các kho lưu trữ. Mỗi
nhóm tài liệu ở đây tương ứng với một kho lưu trữ.
- Các giai đoạn phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
2. Các đặc trưng phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
để xác định mạng lưới các kho lưu trữ
Khi xác định mạng lưới các kho lưu trữ cần căn cứ vào các đặc trưng
sau đây:
a. Đặc trưng thời kỳ lịch sử
Theo quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin, thời kỳ lịch sử tức là
quãng thời gian được đánh dấu bằng bước ngoặt lịch sử của một quốc gia,
19 Báo Nhân dân, số 10400 ngày 14-12-1982, trang 1.

33
một dân tộc hoặc của thế giới; thường tương ứng với một hình thái kinh tế -
xã hội. Nhưng xét trong phạm vi từng quốc gia thì việc phân chia thời kỳ lịch
sử phải căn cứ vào tiến trình lịch sử của mỗi nước. Đây là một vấn đề khá
phức tạp, đặc biệt đối với việc xác định các mốc thời gian.
Nhìn chung trong xã hội, sự chuyển biến từ hình thái kinh tế - xã hội
này sang hình thái kinh tế - xã hội khác thường được thể hiện bằng đấu tranh
giai cấp lật đổ bộ máy nhà nước của giai cấp thống trị cũ và thành lập bộ máy
nhà nước của giai cấp thống trị mới. Bởi vậy, đó cũng là thời điểm chấm dứt
sự hoạt động của hệ thống cơ quan nhà nước của hình thái kinh tế - xã hội cũ
và thời điểm khởi đầu của hệ thống cơ quan nhà nước của hình thái kinh tế -
xã hội mới. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của hệ thống cơ
quan của mỗi hình thái kinh tế - xã hội là một bức tranh toàn cảnh về xã hội
của thời kỳ lịch sử đó. Nghiên cứu chúng trong mối liên hệ về nhiều mặt sẽ
rút ra được những kết luận chính xác đầy đủ về bản chất và quy luật phát triển
của xã hội cũng như của từng cơ quan, từng ngành, từng địa phương tồn tại
trong thời kỳ lịch sử đó. Chính vì vậy, thời kỳ lịch sử là một đặc trưng quan
trọng được vận dụng khi phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
để xác định mạng lưới các kho lưu trữ. Tuy nhiên, trong thực tế, không phải
trường hợp nào cũng có thể vận dụng đặc trưng này; bởi thế thực tế lịch sử
thường diễn ra phức tạp, mốc phân kỳ lịch sử có trường hợp chỉ mang tính
ước lệ, nên ranh giới tài liệu của hai thời kỳ lịch sử cũng không thể nào phân
đại được. Chẳng hạn ở nước ta, các nhà sử học đều thống nhất lấy năm 1858 -
năm thực dân Pháp nổ súng tiến công xâm lược Việt Nam là mốc phân kỳ lịch
sử trung đại và lịch sử cận đại, tức mốc phân kỳ giữa xã hội phong kiến và xã
hội thuộc địa nửa phong kiến. Nhưng trong thực tế, tài liệu Phông lưu trữ
Quốc gia Việt Nam không thể phân chia theo mốc đó. Vì rằng, sau tiếng súng
tấn công của thực dân Pháp vào cửa biển Đà Nẵng, bộ máy nhà nước phong
kiến truyền Nguyễn vẫn tồn tại. Từ năm 1883 trở đi, nghĩa là sau khi triều

34
đình Huế ký hàng ước Hác Măng, tuy quyền hạn bị thu hẹp nhiều, nhưng mãi
đến tháng 8 năm 1945, ngai vàng của tên vua cuối cùng mới bị quần chúng
cách mạng lật đổ. Như vậy, tài liệu phản ánh chế độ phong kiến Việt Nam, có
sự liên tục cho đến Cách mạng tháng Tám năm 1945, nghĩa là xuyên suốt cả
thời kỳ cận đại. Thực tế lịch sử đó đã không cho phép chúng ta phân chia rạch
ròi lt của thời kỳ lịch sử trung cổ với thời kỳ lịch sử cận đại Việt Nam. Có thể
khẳng định, ở nước ta không có cơ sở để hình thành các kho lưu trữ nhà nước
bảo quản tài liệu của mỗi thời kỳ lịch sử nói trên.
Khi vận dụng đặc trưng của thời kỳ lịch sử đẻ xác định mạng lưới các
kho lưu trữ, cần chú ý đặc biệt đến tài liệu của thời kỳ lịch sử hiện đại. Lịch
sử Việt Nam bước vào thời kỳ hiện đại bằng cuộc Cách mạng tháng Tám năm
1945. Đây là cuộc cách mạng có ý nghĩa vạch thời đại, là ranh giới để phân
kỳ lịch sử cận đại và hiện đại Việt Nam. Trải qua hơn bốn mươi năm tồn tại,
các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp từ Trung ương đến cơ sở của chế độ xã hội
mới đã hình thành nên khối lượng tài liệu rất lớn, phản ánh sự nghiệp đấu
tranh giải phóng dân tộc, sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ
quốc của nhân dân Việt Nam dưới sự lãnh đạo của Đảng. Khối tài liệu này
chiếm tỉ lệ lớn nhất trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và đang không
ngừng tăng lên theo bề dày lịch sử. Đây cũng là khối tài liệu được sử dụng
nhiều nhất để phục vụ cho các yêu cầu của thực tiễn và nghiên cứu lịch sử. Vì
vậy, khi phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam để xác định mạng
lưới các kho lưu trữ, cần chú ý nghiên cứu vận dụng đặc trưng này đối với tài
liệu của thời kỳ lịch sử sau Cách mạng tháng Tám 1945. Trên cơ sở đặc trưng
thời kỳ lịch sử, có thể thành lập các kho lưu trữ tài liệu thuộc thời kỳ dân chủ
nhân dân và xã hội chủ nghĩa.
Ngoài ra, khi vận dụng đặc trưng thời kỳ lịch sử để tổ chức màng lưới
các kho lưu trữ, cần phải chú ý tới một đặc điểm của lịch sử nước ta là sau
Cách mạng tháng Tám năm 1945, nhân dân Việt Nam đã phải tiến hành hai

35
cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp (1945 - 1954) và đế quốc Mỹ xâm
lược (1954 - 1975). Trong các giai đoạn lịch sử này, trên một bộ phận của đất
nước bị địch chiếm đóng đã tồn tại một số cơ quan của đế quốc Pháp, Mỹ và
chính quyền tay sai của chúng. Tài liệu của những cơ quan này là một bộ
phận của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Khối tài liệu này cần được phân
loại riêng và xác định rõ nên đưa vào bảo quản trong những kho lưu trữ nhà
nước nào.
b. Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương của tài liệu
Tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được chia ra làm hai giai
loại: tài liệu có ý nghĩa toàn quốc và tài liệu có ý nghĩa địa phương. Cơ sở để
phân loại tài liệu theo hai ý nghĩa trên đây là nội dung tài liệu và chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan đã hình thành ra chúng. Đối với những cơ quan có chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn bao quát cả quốc gia thì tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của chúng sẽ có ý nghĩa toàn quốc. Còn những cơ
quan mà nhiệm vụ và quyền hạn chỉ giới hạn trong từng đơn vị hành chính
nhất định thì nói chung, tài liệu của các cơ quan đó chỉ mang ý nghĩa địa
phương.
Khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc bao gồm tài liệu của các cơ quan nhà
nước và các đoàn thể xã hội trung ương như Hội đồng Nhà nước, Hội đồng
Bộ trưởng, các Bộ và cơ quan ngang Bộ, các cơ quan trực thuộc Hội đồng Bộ
trưởng các cơ quan, xí nghiệp trực thuộc Bộ, Tổng Công đoàn, Trung ương
Hội liên hiệp phụ nữ v.v...
Tài liệu có ý nghĩa toàn quốc còn gồm cả tài liệu hình thành trong quá
trình sống và hoạt động của các nhà hoạt động chính trị, văn hoá, khoa học kỹ
thuật... nổi tiếng mà phạm vi ảnh hưởng của họ có tính chất rộng rãi, vượt
khỏi giới hạn của một địa phương. Ví dụ, tài liệu hình thành trong quá trình
sống và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, và các đồng chí lãnh đạo chủ

36
chốt của Đảng và Nhà nước, của các anh hùng lao động xã hội chủ nghĩa, các
nhà văn, nhà thơ lỗi lạc...
Trong thực tế, có những nhóm tài liệu tuy nội dung phản ánh các sự
kiện xảy ra ở địa phương và liên quan nhiều đến địa phương đó, nhưng bản
thân các sự kiện này lại có ý nghĩa to lớn, vượt ra ngoài phạm vi một địa
phương thì những tài liệu đó thuộc khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc. Ví dụ:
các tài liệu về phong trào Xô-viết Nghệ Tĩnh năm 1930-1931, về cuộc khởi
nghĩa Yên Thế của Hoàng Hoa Thám cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX, v.v...
Ngoài ra, tài liệu có ý nghĩa toàn quốc còn có thể gồm cả tài liệu của
một số cơ quan mang tính chất khu vực, nhưng nội dung của chúng lại có ý
nghĩa lớn cần được sử dụng cho yêu cầu nghiên cứu về nhiều mặt trong phạm
vi toàn quốc. Chẳng hạn, tài liệu của Nha kinh lược Bắc Kỳ, địa bạ của các
tỉnh...
Trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, tài liệu mang ý nghĩa địa
phương rất đa dạng, bao gồm tài liệu của các cơ quan, đoàn thể cấp kỳ, liên
khu, khu (thuộc đơn vị hành chính cũ), các cơ quan, đoàn thể tỉnh, thành phố
và đặc khu trực thuộc trung ương, các cơ quan, đoàn thể cấp huyện, quận, thị
xã, thành phố trực thuộc tỉnh, các cơ quan, đồng thể xã, thị trấn... Như vậy, tài
liệu mang ý nghĩa địa phương có mức độ rộng hẹp khác nhau, phụ thuộc vào
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan hình thành tài liệu.
Thuộc khối tài liệu mang ý nghĩa địa phương còn gồm có tài liệu hình
thành trong quá trình sống và hoạt động của các nhà hoạt động chính trị, xã
hội và các lĩnh vực khác, nếu những tài liệu đó có ý nghĩa đối với địa phương.
Ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương của tài liệu cũng là một trong
những đặc trưng phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia để xác định mạng
lưới các kho lưu trữ. Vận dụng đặc trưng này, sẽ hình thành nên các kho lưu
trữ trung ương tập trung bảo quản khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc, và các
kho lưu trữ tỉnh, thành phố... bảo quản tài liệu có ý nghĩa địa phương.

37
c. Đặc trưng lãnh thổ hành chính
Lãnh thổ hành chính hay đơn vị hành chính là đơn vị thành lập chính
quyền địa phương các cấp để thực hiện việc nhà nước quản lý theo lãnh thổ.
Lãnh thổ hành chính mang tính chất giai cấp, chúng có thể bị xoá bỏ, mở rộng
hay thu hẹp tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước trong từng thời kỳ và
từng lịch sử. Chẳng hạn, trong giai đoạn kháng chiến chống thực dân Pháp
xâm lược (1945 - 1954), do Nhà nước Trung ương không có điều kiện quản lý
trực tiếp đến cấp tỉnh, để đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ kháng chiến và
quản lý xã hội có hiệu quả cao, chính quyền địa phương được tổ chức thành
các cấp khu (hoặc liên khu) - tỉnh - huyện - xã. Nhưng từ sau Hiệp nghị Giơ-
ne-vơ năm 1954, trên lãnh thổ miền Bắc, trong hoàn cảnh hoà bình, Nhà nước
trung ương đã có đủ điều kiện để quản lý và chỉ đạo trực tiếp đến cấp tỉnh,
nên các đơn vị hành chính cấp khu đã lần lượt giải thể. Đồng thời, để đáp ứng
tốt nhất yêu cầu về xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc, không ít
đơn vị hành chính tỉnh, huyện, xã cũng đã trải qua nhiều đổi thay. Sau khi
miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước được thống nhất, trước yêu cầu
mới của sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội, nhà nước ta đã thay đổi cơ bản
về đơn vị hành chính của nguỵ quyền Sài Gòn trước đây, đặc biệt là đối với
đơn vị hành chính cấp tỉnh. Hiện nay, hệ thống tổ chức đơn vị hành chính ở
nước ta như sau: tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc trung ương, huyện, thị
xã, thành phố trực thuộc tỉnh, xã, thị trấn trực thuộc huyện. Ở các thành phố
có quận, dưới quận là phường (nội thành). Ở ngoại thành có huyện (thành phố
trực thuộc trung ương) dưới huyện là xã.
Trong các đơn vị hành chính nói trên, tỉnh, thành phố và đặc khu trực
thuộc trung ương là những đơn vị hành chính có diện quản lý rộng, do đó có
một hệ thống các cơ quan hiện đại hoá và cơ quan chuyên môn hoàn chỉnh.
Các cơ quan này hàng năm hình thường một khối lượng tài liệu không nhỏ,

Báo cáo thực tập về công tác văn thư - quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của Học viện.doc

Báo cáo thực tập về công tác văn thư - quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của Học viện.doc

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Báo cáo thực tập về công tác văn thư - quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của Học viện.doc

Similar to Báo cáo thực tập về công tác văn thư - quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của Học viện.doc (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 📢📢📢 Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 📢📢📢 Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Báo cáo thực tập về công tác văn thư - quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của Học viện.doc