Prosedur ini menjelaskan pengurusan rekod kehadiran guru dan anggota kumpulan sokongan di sekolah. Ia meliputi tanggungjawab pihak pentadbir dalam memantau dan merekod kehadiran, mengawal pergerakan staf, dan mengambil tindakan terhadap ketidakhadiran. Rekod kehadiran perlu disimpan selama tiga tahun.

1. PKS 01- Pengurusan Rekod Kehadiran Guru / AKS
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
1/5
1
SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKOLAH
PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN
PROSEDUR KUALITI
PKS 01
PENGURUSAN
REKOD KEHADIRAN GURU/AKS

2. PKS 01- Pengurusan Rekod Kehadiran Guru / AKS
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
2/5
2
1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan:
1.1 100 % guru/AKS hadir di sekolah mengikut masa bekerja kecuali terdapat perkara-perkara yang di luar kawalan.
1.2 100 % rekod pergerakan guru/AKS ditulis dalam Buku Rekod Pergerakan Staf (BRPS) semasa meninggalkan
tugas rasmi di sekolah kecuali terdapat perkara-perkara di luar kawalan
2. SKOP
Prosedur ini digunakan oleh:
2.1 Pihak pentadbir untuk memantau kehadiran guru
2.2 KPM/JPN/PPD untuk memantau kehadiran guru
3. RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti MS ISO 9001:2008 KPM
3.2 Perintah AM Bab C dan Bab D
3.3 Standard Kualiti Pelajaran Malaysia
4. DEFINISI
4.1 P/GB : Pengetua / Guru Besar
4.2 BRKG : Buku Rekod Kehadiran Guru
4.3 FR : Fail Rasmi
4.4 KPW : Kad Perakam Waktu / thumb print
4.5 GBM : Guru Bertugas Mingguan- Guru yang dijadualkan bertugas
sepanjang minggu atau mengikut ketetapan sekolah
4.6 PT : Pembantu Tadbir
4.7 AKS : Anggota Kumpulan Sokongan
4.8 BRPS : Buku Rekod Pergerakan Staff
5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

3. PKS 01- Pengurusan Rekod Kehadiran Guru / AKS
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
3/5
3
PGB
Guru/AKS
Guru
PT
A PEMAKLUMAN PROSEDUR KEHADIRAN
5.1 Memaklumkan kepada semua guru/AKS tentang prosedur
kehadiran di dalam mesyuarat .
5.2 Menyediakan analisis kehadiran setiap hujung bulan
5.3 Sekolah yang tidak mempunyai mesin perakam waktu
hendaklah mempunyai BRKG/AKS yang sekurang-
kurangnya mengandungi kolum seperti berikut;
5.3.1 Bilangan
5.3.2 Nama Guru/AKS
5.3.3 Masa Tiba
5.3.4 Tandatangan
5.3.5 Masa pulang
5.3.6 Tandatangan
5.3.7 Catatan
5.3.8 Senarai guru/AKS tidak hadir
5.3.9 Sebab ketidakhadiran
B. MEREKOD KEHADIRAN
B1. Buku Kehadiran
5.4 Menulis nama penuh dengan huruf besar
5.5 Menulis waktu tiba
5.6 Menurunkan tandatangan
5.7 Menulis waktu pulang
5.8 Menurunkan tandatangan
B2. Kad Perakam Waktu
5.9 punch tiba
5.10 punch pulang
C. PERGERAKAN GURU
5.11 Guru/AKS tidak hadir atau meninggalkan tugas rasmi di
sekolah hendaklah dicatat diruangan guru/AKS tidak hadir
di dalam BRPS
5.12 Menulis sebab keluar dan lokasi di BRPS.
5.13 Memfailkan dokumen sebab meninggalkan tugas rasmi di
sekolah di dalam fail rasmi
Minit Mesyuarat
Minit Mesyuarat
BRKG
BRKG
KPW
BRPS
BRPS
FR

4. PKS 01- Pengurusan Rekod Kehadiran Guru / AKS
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
4/5
4
GBM
GBM
PGB/PK
PGB
PT
PT
PGB
PGB
PGB
PGB
PT
C. KAWALAN KEHADIRAN
5.14 Menurunkan garisan panjang dengan dakwat warna merah
pada BRKG sebaik sahaja masa masuk
5.15 Menyemak BRKG dan menurunkan tandatangan setiap
hari persekolahan
5.16 Menyemak dan menurunkan tandatangan pada BRKG
sekurang-kurangnya 3 minggu sekali
5.17 Menyediakan analisis kehadiran bulanan bagi setiap orang
guru yang mengandungi butiran seperti berikut;
5.17.1 Jumlah kehadiran / Jum.hari persekolahan
5.17.2 Jumlah tidak hadir
5.17.3 Jumlah datang lambat
5.17.4 Jumlah balik awal
5.17.5 Catatan
5.18 Menghantar salinan analisis kehadiran bulanan guru ke
PPD.
5.19 Memfailkan salinan analisis dalam fail rasmi.
5.20 Memberi amaran lisan kepada ketidakakuran bagi
kesalahan bulan pertama.
5.21 Mengeluarkan surat tunjuk sebab pertama bagi
ketidakakuran pada bulan kedua.
5.22 Mengeluarkan surat tunjuk sebab kedua bagi
ketidakakuran pada bulan ketiga.
5.23 Mengeluarkan surat tunjuk sebab ketiga bagi
ketidakakuran pada bulan ketiga dengan menghantar
sesalinan kepada PPD.
5.24 Memfailkan surat tunjuk sebab dan jawapan surat tunjuk
sebab di dalam fail rasmi.
BRKG
BRKG
BRKG
BRKG
Analisis e-Hadir
Analisis e-Hadir dan Surat
Penghantar
FR
FR / Buku Catatan
FR
FR
FR
FR

5. PKS 01- Pengurusan Rekod Kehadiran Guru / AKS
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
5/5
5
6. REKOD KUALITI
BIL. JENIS REKOD TEMPOH LOKASI
1. Analisis e-Hadir 3 tahun Pejabat sekolah
2 Buku Rekod Kehadiran Guru/AKS 3 tahun Pejabat sekolah
3 Buku Rekod Pergerakan Staf 3 tahun Pejabat sekolah