Tapahtuman järjestäminen ja markkinointiviestintä. Virtain kansalaisopiston luento 30.9.2020. Esityksen kaikki kuvat © Heli Antila.

1. Tapahtuman järjestäminen
ja markkinointiviestintä
ANTILA HELI 30.09.2020

2. Oma suhteeni tapahtumiin
- Opettanut tapahtumatuottamisen viestintää ammattikorkeakoulussa.
- Järjestänyt akateemisia hankeseminaareja.
- Toiminut Nuorten SM-hiihtojen lehdistöpäällikkönä.
- Ollut Elävän musiikin yhdistyksen puheenjohtajana.
- Osallistunut tapahtumajärjestelyihin ja toiminut juontajana.
- Tehnyt teemalehtiä, käsiohjelmia ja mediatiedotusta.
- Toimittajana raportoinut, valokuvannut ja kirjoittanut lukuisista tapahtumista.
- Vapaa-ajalla osallistunut paljon esim. konsertteihin ja urheilutapahtumiin.

3. Tapahtuma
IDEA!
1. Suunnittelu
2. toteutus
3. jälkimarkkinointi

4. Laki ja säädökset
 Ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä ns. huvilupa
 suuret tapahtumat (useita satoja osallistujia)
 yleisten paikkojen (esim.liikenneväylät) ulkotapahtumat
 erityisryhmille suunnatut tilaisuudet
 myöhäisiltaan tai yöhön kestävät tapahtumat (klo 22.00 jälkeen)
 tapahtumassa tarvitaan järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta tai tapahtumassa on anniskelua
 tapahtuma vaatii pelastussuunnittelua (yli kyseessä yli 200 henkilön tilaisuus)
 tilaisuudet, jotka herättävät voimakkaita tunteita (on vaarana, että tilaisuutta tullaan jollain tavalla häiritsemään)

5. Turvallisuusilmoitukset
 Meluilmoitus tulee tehdä kaupungin / kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle pääsääntöisesti vähintään 30
vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista, mikäli yleisötilaisuus aiheuttaa melua tai tärinää, jonka voidaan
olettaa olevan erityisen häiritsevää.
 Kadunkäyttölupaa tulee hakea kaupungilta / kunnalta työskenneltäessä kadulla tai muilla yleisillä alueilla.
 Tilaisuuden järjestäjän tulee tehdä kuluttajaturvallisuusilmoitus valvontaviranomaiselle, jos tilaisuus sisältää
merkittävän riskin, mistä voisi aiheutua vaaraa jonkun turvallisuudelle.
 Erilaisten tavaroiden ja aineiden myynti saattaa edellyttää lupaa. Esim. tupakkatuotteiden myyntiä voidaan
harjoittaa yleisötilaisuuksissa vain myyntipaikan sijaintikunnan myöntämällä vähittäismyyntiluvalla. Samoin
tulee alkoholin anniskeluun olla anniskelulupa aluehallintovirastolta. Elintarvikkeiden myynnistä tai tarjoilusta
pitää joissakin tapauksissa tehdä ilmoitus kaupungin / kunnan elintarvikeviranomaisille. Tämä ei koske esim.
yksityishenkilöitä tai harraste- ja urheiluseuroja, kun kyse on vähäisistä määristä ja myyntiin tai tarjoiluun
liittyvät riskit eivät ole elintarvikkeiden osalta korkeita eikä toiminta ole jatkuvaa.
 Lisäksi järjestäjän on laadittava jätehuoltosuunnitelma, jos yleisötilaisuudesta kertyy paljon erilaista jätettä.
 Järjestäjän tulee ilmoittaa saniteettitiloista kaupungin / kunnan terveydensuojeluviranomaisille.

6. Musiikin käyttöluvat ja
muut yleiset luvat
 Elävä musiikki, Teosto
 Taustamusiikki, Gramex
 Musiikkiluvat.fi
 Tapahtumajärjestäjän
oikeudet ja velvollisuudet
 Hygieniapassi,
anniskelupassi
 Järjestysmiehet

7. Suunnittelu
 Projektin käynnistys
 Resurssointi
 Vaihtoehtojen tarkistus
 Päätökset ja varmistaminen
 Käytännön organisointi
 Erilaiset näkökulmat ja ideat
 Henkilöiden sitouttaminen

8. Resurssointi –
taloudellinen tavoite
 Mikä on tapahtuman tavoite ja kohderyhmä?
 Millainen esiintyjä kiinnostaa yleisöä?
 Halutaanko tapahtumalla saada rahaa?
 Miten katetaan kulut?

9. Järjestelyorganisaatio
 Perusta projektiorganisaatio.
 Sovi tarkkaan kuka tekee, mitä tekee ja
milloin tekee. Työmäärä on suuri.
 Yksikin pieni laiminlyönti voi pilata
helposti koko tapahtuman.
 Varmista henkilöiden sitoutuneisuus.

10. Vaihtoehtoja
 Onko kutsuvierastilaisuus?
 Hyödynnetäänkö ennakkoilmoittautumista?
 Myydäänkö ennakkolippuja?
 Hyväntekeväisyystapahtuma?
 Sponsoriyhteistyö?
 Pääsymaksu sitouttaa!

11. Odottaako yleisö
rutiineja vai
yllätyksiä?

12. Yllätyksellisyys: varo urautumista
Alkusanat Musiikkiesitys Juhlapuhe
Musiikkiesitys Päätössanat

13. Kuinka pakko on päästä osallistumaan?
Tarvitaanko tähtiä?

14. Urheilussa
odotetaan
hyviä tuloksia
ja
sponsoreita
on helppo
saada

15. Sponsorointi ja
yhteistyökumppanit
 Myy palvelupaketteja ja
VIP-asiakkuuksia.
 Yrittäjä: älä vain anna
logoasi, vaan mieti
hyötysi tapahtumasta.
 Avustusmahdollisuudet.
 Case: Uros
 Case liigapeli Virtain
jäähallissa 2020

16. Kuuluisa esiintyjä on riski, mutta
tuottomahdollisuus on suurempi ja
tapahtuman on helpompi saada
ilmaista julkisuutta.
 Case Lahden MM-hiihdot 2001
 Case Bruce Dickinson, Kokkola 2018
 Case Rantarock Virrat 1984-85, 1987-94

17. Erica Roikon vinkit:
- Kokoa ympärillesi tiimi, jaa tehtävät.
- Tee selkeä suunnitelma, miten edetään.
- Laadi tarkka ja riittävän tiukka aikataulu eri
toimenpiteille.
- Mene rohkeasti eteenpäin kohti unelmiasi.
- Tutustu yhteistyökumppanien taustoihin. Alalla on
huijareita.
- Neuvottele huolellisesti sopimuksista.
- Ole ennakkoluuloton ja rohkea ja pyri minimoimaan
riskit.
- Sinulta vaaditaan myös kovapäisyyttä ja intohimoa.
- Tapahtuma ei onnistu, jos järjestäjänä et ole
innoissasi projektista.

18. Perusjärjestelyissä
huomioitava
Yleisömäärän ennakointi. Yleisön viihtyvyyden
takaaminen, esim. wc-tilojen saavutettavuus,
somistukset, tarjoilu. Asiakaspolku.
PR- ja suhdetoiminta, tapahtumasta tiedottaminen
monikanavaisesti oikeille kohderyhmille.
Kauhuskenaario syytä käydä läpi. Mieti
varasuunnitelmat ja hanki vakuutukset.

19. Mikä voi mennä pieleen?
 Sääolosuhteet.
 Pääesiintyjä ei tule paikalle.
 Sairauskohtaus.
 Yleisöä ei tule tai sitä tulee liikaa.
 Ruoka, juoma ja vessapaperi loppuvat.
 Tyytymätön asiakas.
 Jonot.
 Korona ym. Ym.

20. Muista seminaarijärjestäjänä
 Yleisö ei tiedä käsikirjoitusta.
 Kerro alkamis- ja päättymisaika.
 Vastaanottopiste ja nimilaput.
 Tauota.
 Osallista yleisöä. Ilmoita hashtagit.
 Varaa verkostoitumisaikaa.
 Tekniikka ja fläppitaulu.
 Esiintyjien materiaalit etukäteen.
 Ilmoita videoinnista.
 Pyydä palaute.

21. Vuosi 2020
 ”Kyseessä on 2,35 miljardin arvoinen toimiala, josta
uhkaa koronakriisin vuoksi kadota kuluvana vuonna
jopa 1,5 miljardia euroa. Lomautettujen
työntekijöiden ja vailla työtä olevien yksinyrittäjien
määrä on noin 9000 henkilöä. Lisäksi kuluneen kesän
aikana jäi työllistämättä jopa 136 000 tapahtumien
tilapäistyöntekijää.” (Tapahtumateollisuus ry)

22. Tapahtuma-alan merkitys
”Koko tapahtumateollisuuden ketjun arvo
Pirkanmaalla on yli 600 miljoonaa euroa
vuodessa, kun siihen lasketaan hotellit ja kaikki
palvelut mukaan.” (Perttu Pesä AL 5.8.2020.)

23. Etätapahtumat
 Tekninen osaaminen avainasemassa.
 Etätapahtumalle vaikeampaa muodostaa hintaa.
 Etätapahtumassa ei saavuteta samaa tunnelmaa kuin
lähitapahtumassa.
 Verkkomahdollisuus alentaa osallistumiskynnystä.

24. Tapahtumatuottajan
muistilistoja
 MSL:n muistilista
 Oukan muistilista
 Pointtiperille.com: Tapahtumaviestinnän
muistilista

25. Mitä vähemmän
ostopalvelua – sitä
enemmän työtä.

26. Tapahtuman
markkinointiviestintä
 Muista ilmaiset mahdollisuudet
 tiedotteet lehdistölle, tapahtuman tiedot
maakuntalehtien ja alan lehtien
menopalstoille
 Facebook-tapahtuma ja tiedotus eri
ryhmissä, muu sosiaalinen media, blogit
 radiohaastattelu

27. Tapahtuman
markkinointiviestintä
 Monikanavaisuus; mitä kanavia
kohderyhmä seuraa? Perinteiset mediat,
sosiaalinen media, katumainokset…
 Kuinka monta kertaa mainos on mahdollista
nähdä eri areenoilla?
 Kuinka pitkä kampanja-aika?
 Yleisöä ei saa kyllästyttää, mutta
kalenterit täyttyvät ennakkoon.

28. Tiedotussuunnitelma
Mieti kuka tekee!
Aktiivinen ja ammattimainen tiedotus vaatii
paljon työtä ja osaamista.

29. Jälkimarkkinointi
 Kiitokset asianosaisille
 Palautteen kerääminen ja työstäminen
 Yhteydenottopyyntöjen hoitaminen
 Yhteenveto

30. Mitä jää mieleen? Muistot.
 Oheistapahtumat
 Tunnelma
 Somistus
 Iltatilaisuus
 Kokemus
 Uutisointi => päästä
toimittaja ilmaiseksi ja
kohtele häntä hyvin

31. Purkuvaihe
Rakenteiden purku
Siivous
Jälkipyykki
Arviointi tapahtuman onnistumisesta.
Mitä otetaan opiksi!

32. Esityksen lähteet
Aamulehti 5.8.2020 ja 20.9.2020
Gramex. Internet-sivu.
Kokkonen Juho, Uros
Maaseudun sivistysliitto. Maistuvat kyläjuhlat. Tapahtumien muistilista.
Musiikkiluvat.fi
Omat kokemukset.
Oulun kaupunki. Tapahtumien muistilista.
Pointtiperille.com –blogi. Tapahtumaviestinnän muistilista
Poliisi. Ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä.
Roiko, E. 2020. Haastattelu. Haastattelija H. Antila.
Suomi.fi. Yleisötilaisuuden järjestäjän muistilista
Tapahtumateollisuus ry. FB-sivu.
Teosto. Internet-sivu
Vallo, H. 2003. Tapahtuma on tilaisuus. Helsinki: Tietosanoma Oy.
Vilen Sanna, Virtain kaupunki
Kaikki esityksen valokuvat: Heli Antila.
Kiitos kuvitusaiheista: Rammstein, Ratinan stadion, Kesävirrat soi, Virtain Hiekkaranta, Virtain Emyn Halloween-ilta, Virtain työväentalo, Guns`n`Roses, Tallinnan laululava, JVG,, Virtain Kisapirtti, anonyymit viulistitytöt, Kaustisen
kansanmusiikkijuhlat, U2, Helsingin Olympiastadion, Kevätkarnevaalit, Apocalyptica, Virtain Ratntaterassi Baarpuuri, Huhtijärven markkinat Vilppula, Tommi Evilä, Akateeminen kirjakauppa Tampere, Thomas Röhler, Kuortaneen
Eliittikisat, Martin Fourcade, Vetle Christiansen, Ampumahiihdon Maailmancup Kontiolahden ampumahiihtokeskus, Rene Sommerfeldt, Lahden MM-Hiihdot, Iron Maiden, Sonisphere-festivaali, Pääkköset, Rantarock, Provinssirock,
OHO!-hanke, Tampereen ammattikorkeakoulu, Pori Jazz, Virtain perinnekylä, mökkiranta, lenkkipolku, John Irving, Turun kirjamessut.