SAK:n kalvosarja paikallisjärjestöille tapahtumien järjestämisestä

1. TAPAHTUMAN JÄRJESTÄMINEN
Paikallisjärjestötilaisuudet
Anitta Leikos

2. IDEOINTIPALAVERI
• Tilaisuuden tarkoitus, teema ja tavoite
– Sopiiko tapahtuma paikallisjärjestön
toimintasuunnitelmaan (perustoimintaan)?
– Onko paikkakunnalla tiedossa kilpailevia
tilaisuuksia tai onko jo tiedossa olevia
samantyyppisiä tapahtumia?
– Voisiko voimavaroja yhdistää?
– Kutsutaanko mukaan muita järjestely- tai
yhteistyötahoja tai saataisiinko sponsoreita?
8.6.2012 LIPA/ALE 2

3. AJANKOHTA
• Tilaisuuden valmisteluun kannattaa varata aikaa,
puolikin vuotta on lyhyt aika (alkuvuonna syksyn
tilaisuuden suunnittelu, syksyllä kevään).
• Ajankohdassa on huomioitava muut tapahtumat
sekä mahdolliset lomat ja pyhäpäivät.
• Myös kellonajalla on merkitystä;
– milloin puhujat pääsevät paikalle?
– milloin tavoitetaan eniten kuulijoita?
– milloin saataisiin esim. tiedotusvälineitä paikalle?
• Yhteydenotto heti pääpuhujaan tai puhujiin!
8.6.2012 LIPA/ALE 3

4. PAIKKA
• Tilaisuuden valmistelussa on huomioitava
tilaisuuden luonne (ulko- vai sisätilat?).
• Millainen varustus paikassa on, ja mitä pitää
hankkia paikanpäälle (pöydät, tuolit, teltta ym.).
• Onko paikassa riittävä äänentoisto?
• Tarvitaanko kuulutuksia/juontoa tai minkälaista
tekniikkaa paikassa pitäisi olla?
• Voiko paikassa valmistaa/tarjota ruokaa, juomaa?
• Tilaisuuden rakentaminen, purku, siivous,
vuokra?
8.6.2012 LIPA/ALE 4

5. TEKIJÄT
• Tilaisuuden valmisteluun kannattaa nimetä
vetäjä ja järjestelyryhmä (myös uusia tekijöitä
mukaan!)
• Järjestelyryhmälle sovitaan työnjako ja
päävastuualueet (yhteydenotot puhujiin,
esiintyjiin, yhteistyökumppaneihin, paikkavaraus
tiedottaminen, materiaalien hankinta jne.).
• Järjestelyvastaavat voivat koota oman tiimin
eri työn hoitamiseen (tarvittavien välineiden
hankinta, rakentaminen, materiaalit, tarjoilut).
• Mukaan mahdolliset yhteistyötahot ja sponsorit.
8.6.2012 LIPA/ALE 5

6. MAHDOLLISET LUVAT
• Yleisötilaisuudesta kirjallinen ilmoitus
järjestämispaikan poliisille (www.poliisi.fi).
• Yhdistys saa toimeenpanna ilman säädettyä lupaa
tavara-arpajaiset, joissa arpojen yht. myyntihinta
on enintään 2000 euroa ja arpojen myynti sekä
voittojen jako tapahtuu samassa tilaisuudessa.
Voittojen yhteisarvon on oltava vähintään 35 %
arpojen yhteenlasketusta myyntihinnasta ja
pienimmän voiton vastattava väh. arvan hintaa.
• Musiikinkäyttölupa (www.teosto.fi).
8.6.2012 LIPA/ALE 6

7. VAKUUTUKSET
• SAK:lla on vakuutukset vakuutusyhtiö Turvassa.
Tämä vastuuvakuutus pitää sisällään niin
alueelliset kuin valtakunnallisetkin SAK-päivät
sekä alueiden järjestämät Vappujuhlat.
• Lisätietoa vastuuvakuutuksen sisällöstä Turvan
asiamiehiltä.
• Pitäisikö SAK:n yrittää neuvotella vakuutuspaketti
myös paikallisjärjestöjen järjestämiä tilaisuuksia
varten vai onko paikallisjärjestöillä omat
vakuutukset järjestämiinsä tilaisuuksiin?
8.6.2012 LIPA/ALE 7

8. BUDJETTI, SPONSORIT
• Mahdollisia kuluja: paikan vuokra, tarvittavien
lisäkalusteiden vuokra, äänentoistolaitteet ,
materiaalit, tarjoilut, opasteet, mainoskyltit,
muu rekvisiitta, esiintyjäpalkkiot, matkakulut.
• Mahdollisia tuottoja: avustukset/lahjoitukset,
mukaan tulevat yhteistyökumppanit, paikalliset
sponsorit (yritykset ja liikkeet), myyjäiset,
arpajaiset, mainokset tapahtumaohjelmassa,
ammattiosaston ja/tai paikallisjärjestön varat.
• Tarvikkeita kannattaa myös kysellä lainaksi.
8.6.2012 LIPA/ALE 8

9. TIEDOTUS
• Ei tapahtumaa, jollei tulijoita – ei tulijoita,
jollei tietoa tapahtumasta!
• Tiedotus on tapahtuman järjestämisen tärkeimpiä
osia; niin sisäinen kuin ulkoinenkin.
• Sisäinen tiedotus
Kannatta nimetä tiedotuksesta vastaava, jotta
kaikki järjestelyihin osallistuvat tietävät, missä
mennään (sähköposti ja tekstiviestit järjestäjille).
• Muistakaa myös SAK:n aluetoimisto ja puhujat.
8.6.2012 LIPA/ALE 9

10. TIEDOTUS
Tietoa tapahtumasta tulisi olla esillä viimeistään
kahta viikkoa ennen tapahtumaa.
Tapahtuman laajuudesta ja kohderyhmästä
riippuen kannatta käyttää hyväksi erilaisia
tiedotuskanavia:
– Mainoslehtiset (reppuposti)
– Sähköpostit (esim. sähköpostirinki), tekstiviestit
– Suullinen mainonta
8.6.2012 LIPA/ALE 10

11. Ulkoinen tiedotus
– Internet sivut; yhdistyksen omat, aluetoimisto ja eri
tahojen tapahtumakalenterit
– Juttuehdotukset paikallislehtiin, radioon, televisioon.
– Tiedotusvälineiden edustajia kannattaa kutsua
paikalle (puhujilta voi pyytää etukäteen puhetta,
referaattia tai lehdistötiedotetta, jota jaetaan
tiedotusvälineille).
– Julisteet ja ilmoitukset seinille näkyville paikoille;
alueen ilmoitustaulut: kauppa, kioski, apteekki,
posti, kirjasto, yritykset, virastot, oppilaitokset jne.
8.6.2012 LIPA/ALE 11

12. Ulkoinen tiedotus
– Kulkureittien varrelle mainoskyltit (varmistettava,
etteivät estä näkyvyyttä liikenteessä). Tievarsimainonta
on kiellettyä, mutta ei koske kokous-, tiedotus- ja
huvitilaisuuksia. Tilapäisopasteista on sovittava
tienpitäjän kanssa. Mainoksia ei pidä kuitenkaan
ripustaa liikennemerkkeihin ja tilapäisopasteet on
myös muistettava poistaa tapahtuman päätyttyä.
– Ulkomainonnassa kiinnitettävä huomio selkeyteen ja
luettavuuteen pidemmältäkin (nimi, paikka, aika ja
järjestäjätiedot suurin kirjaimin), muussa
tiedottamisessa voi panostaa enemmän yksityiskohtiin.
8.6.2012 LIPA/ALE 12

13. PAIKAN JÄRJESTELYT
• Paikan järjestelyihin kannattaa varata aikaa!
(Paras, jos voisi hoitaa/aloittaa jo edellisenä iltana)
• Töitä nopeuttaa, kun hommat on jaettu etukäteen
ja yhdellä on kokonaisvastuu hallussa. Kannattaa
nimetä varalle myös yleismies ”Jantunen”
viimehetken muutoksiin tai yllätystilanteisiin.
• Materiaalit ja tarvikkeet tulisi hankkia viimeistään
viikkoa ennen, jotta varasuunnitelmille jää aikaa,
jos jotain ei saada. Jos tarjotaan kahvia/ruokaa, on
kiinnitettävä huomio hygieniaan ja säilyttämiseen!
8.6.2012 LIPA/ALE 13

14. JÄRJESTELYJEN TARKISTUKSET
• Paikan haltuunotto, ovenavaus, avainten haku?
• Vieraiden vastaanotto? (puhujat, esiintyjät, toimittajat jne.)
• Onko pöytiä, tuoleja, tarjoiluvälineitä riittävästi?
• Onko riittävästi materiaalia jakoon?
• Ovatko opasteet paikoillaan, tarvitaanko info-pistettä?
• Onko juontamista ja onko riittävä äänentoisto?
• Onko uusien jäsenten rekrytointi huomioitu?
• Mukaan ensiapulaukku ja varustepakki, jossa kyniä paperia,
tussit, pahvia, sakset, teippiä, sinitarraa, muovitaskuja,
rautalankaa, pihdit, pikkurahaa jne.
8.6.2012 LIPA/ALE 14

15. LOPPUARVIOINTI
• Arviointi heti tapahtuman jälkeen tai järjestetään
loppupalaveri (kirjataan ylös kaikki oleellinen;
onnistumiset ja epäonnistumiset sekä uudet
ideat, mitä ehkä kannattaisi tehdä ensi kerralla).
• Valmistelumateriaali ja ohjeet talteen, joita voi
hyödyntää seuraavaa tilaisuutta järjestettäessä!
• Kiitokset valmisteluihin osallistuneille ja
yhteistyökumppaneille (ehkä yhteinen ruokailu)!
• Kiitos sähköposti, tekstiviesti puhujille/esiintyjille.
8.6.2012 LIPA/ALE 15