Tapahtumajärjestäjän tarkastuslista on pieni muistilista tai jopa opas tapahtumajärjestämiseen ja tapahtuman kytkemisestä sosiaaliseen mediaan.

1. Tapahtumajärjestäjän tarkastuslista
Minisisältö

2. Ole hyvä
Ota tästä käyttöösi Tapahtumajärjestäjän tarkastuslista
Voit käyttää listan otsikkotasoa käynnistäessäsi tapahtuman
suunnitteluun
Alakohdista voit hakea esim. inspiraatiota uusien asioiden
tekemiseen
Tämä lista ei ole täydellisen tapahtuman resepti ja tuskin
missään tapahtumassa voi hyödyntää kaikkia esiin
nostettuja asioita
Ota lista käteen ja karsi siitä oman tapahtumasi
luonteeseen sopiva apuväline

3. Tapahtuman perustiedot
Tapahtuman nimi:
Tapahtuman ajankohta:
Tapahtuman sijainti:
Tapahtuman järjestäjä(t):
Tapahtuman esiintyjä(t):

4. Tapahtuman tavoitteet
Nykyisten asiakkaiden tapaaminen
yhteistyön vahvistaminen
lisäkauppa
Uusasiakkaiden hankkiminen
tavoite: määrä ja laatu
Uuden tuotteen tai palvelun esitteleminen tavoitellulle
kohderyhmälle
kuinka monta kohtaamista/ keskustelua käydään?
Brändin/yrityksen näkyminen tavoitellulle kohderyhmälle
kuinka monta kohtaamista/ keskustelua käydään?
kuinka moni kävi verkkosivuillamme / Facebook-sivuilla tmv.
Tapahtuman aikana ja heti sen jälkeen?

5. Tapahtuman mittareiden valitseminen
Montako uutta/ nykyistä asiakasta kutsutaan?
Moniko kutsutuista osallistuu tapahtumaan?
Montako uutta etäosallistujaa somen kautta?
Osallistujien ja etäosallistujien tyytyväisyys / reaktioiden
ja kommenttien laatu
Liidit tapahtumasta ja etäosallistujien liidit somesta
Jälkihoidetut liidit
Tehdyt kaupat
ROI (Return of Investment)

6. Käytettävät kanavat & välineet
Mitä perinteisiä markkinointikanavia ja sosiaalisen
median kanavia käytetään?
Ovatko tapahtuman järjestäjien sekä esiintyjien sosiaalisen median
kanavat kunnossa?
Miten kanavat kytketään keskenään ristiin?
Onko tapahtumalla virallinen verkkosivu?
Mitä palvelua käytetään tapahtumaan
ilmoittautumiseen?
Tarjotaanko tapahtumasta videostriimi etäosallistujille?
Millä resursseilla ja välineillä yleisön ja muiden
tuottamaa keskustelua ja kommentointia kuunnellaan?
Miten tapahtuman tiloissa näkyy sosiaalinen media?

7. HUOM!
Onko tapahtumapaikalla osallistujien käytössä riittävä
internetyhteys?
Onko livebloggaajien ja muiden käytössä riittävästi
sähköpistokkeita?
Millaista informaatiota osallistumisen varmistavaan
sähköpostiin voidaan antaa, esim. mistä osoitteesta
seurataan/rekisteröidytään videostriimiä seuraamaan,
Twitter-hashtag, Foursquare-venue?

8. Asiakkaan kohtaaminen tapahtumassa
Vinkkejä tapahtumaan osallistuvan henkilöstön
ohjeistamiseen:
Kutsu ja houkuttele asiakas/osallistuja keskustelemaan kanssasi
myös paikan päällä
Selvitä, miksi hän on osastolla/tullut tapahtumaan ja onko hän
potentiaalinen asiakas
Selvitä, mikä on asiakkaan todellinen tarve
Tarjoa ytimekäs ratkaisu asiakkaalle
Varmista, että asiakas tietää miten toimia, kun hän poistuu osastolta
Tarjoa mahdollisuutta tilata uutiskirjeenne, tulla organisaation
seuraajaksi Linkedinissä, Twitterissä, Facebookissa, Blogissanne,
tmv.

9. Vuorovaikutus ja sitouttaminen 1/3
Mikä on tapahtuman virallinen Twitter-hashtag?
Millaisina paloina asioita voidaan paljastaa yleisölle,
miten rakennetaan mielenkiintoa tapahtumaa kohtaan,
miten sitoutamme kutsussa ja keskustelutamme
some-kanavissa?
Kuka/ketkä hoitavat tapahtuman virallisen keskustelun
nostatuksen Twitter-emäntinä, kuvaajina,
yleisösisällön kuraattoreina etc.?
Mitä erityisiä tapoja ja sisältöjä käytetään,
vuorovaikutukseen ja keskusteluun verkkoyleisön
kanssa, esim. livebloggaajat?

10. Vuorovaikutus ja sitouttaminen 2/3
Miten yleisöä voidaan kehottaa osallistumaan sosiaalien
median kautta käytäävään keskusteluun eli sitouttaa
koko tapahtuman elinkaaren aikana?
Miten tapahtuman jälkeen jatketaan tapahtuman elämää
sosiaalisessa mediassa?
Miten esiintyjien materiaali jaetaan osallistujille ja muille?
Saavatko tapahtumaan osallistuneet jotain
ainutlaatuista, mitä muut eivät saa?
Miten palkitaan some-lähettiläät, aktiiviset some-
osallistujat, Foursquare check in, jne.?

11. Vuorovaikutus ja sitouttaminen 3/3
Sovi tapaamisia tai soittoaikoja tarkempia keskusteluita
varten
Kerää yhteystietoja yhteydenottoa / jälkimarkkinointia
varten
Tarjoa mahdollisuutta tilata uutiskirjeenne, tulla
organisaation seuraajaksi Linkedinissä, Twitterissä,
Facebookissa, Blogissanne, tmv.

12. Tapahtumaviestinnän sisältö
Millaisia maistiaisia tapahtumasta annetaan ennakkoon?
Miten aktivoidaan ja osallistetaan yleisöä?
Miten aktivoidaan puhujat ottamaan kontaktia toisiinsa ja
yleisöön tapahtumaa ennen, sen aikana ja sen
jälkeen?
Miten puhujia käytetään sytyttäjinä, millaisia viestiaihioita
heille tehdään?
Mitkä ovat tapahtumalle olennaiset avainsanat, entä
esiintyjille?
Miten yleisön ja muiden tuottamia helmiä jaetaan kaikille
osallistujille?

13. Jälkihoito
Miten tapahtumassa saadut liidit kontaktoidaan?
Mikä on yhteydenoton sisältö ja tavoite?
Mistä resurssit?
Millaisella aikajänteellä jälkihoidon pitää tapahtua?

14. Mittaaminen
Somemittarit tapahtuman ajalta katsotaan ja
dokumentoidaan heti
Muista myös laadullinen mittaaminen – mitä oleellista
opitte saamastanne vuorovaikutuksesta?
Lopullinen mittareiden tutkiminen ja purku jälkihoidon ja
mahdollisten myyntitoimenpiteiden jälkeen.
Mittareiden purun voi ajastaa esim. seuraavasti →

15. Välittömästi tapahtuman jälkeen
Tapahtuman (sosiaalisessa) (mediassa) herättämän
kiinnostuksen määrä ja laatu
Mitä oleellista opimme, mitä uutta/yllättävää
asiakkaamme meille kertoivat, mitä asiakkaillemme
nyt kuuluu
Tapahtumasta kerätyt liidit
Tapahtuman kustannukset

16. 2 viikkoa tapahtuman jälkeen
Osallistumisen/reaktioiden kehitys sosiaalisessa
mediassa, onko lumipalloefekti toiminut, olemmeko
vetäneet puoleemme uusia kontakteja
Hoidettujen liidien määrä ja liidin hinta (tapahtuman
kustannukset : hoidettujen liidien määrä)
Hyödynnettiinkö jälkihoidossa somea tai somesta
saatuja tietoja? - Itsearviointi tuntemuksista /
hyödyistä.
Itsearviointi - miten jälkihoito meni

17. Puoli vuotta tapahtuman jälkeen
(tai kun voidaan olettaa tapahtuman vaikutusten
näkyvän myynnissä)
Hoidetuista liideistä syntyneet kaupat
Tapahtuman ROI
Itsearviointi – Oliko tapahtuma kokonaisuutena mielekäs
ja tuloksellinen tapa kohdata asiakkaita, teemmekö
sen toisenkin kerran, jos teemme mitä parannamme?

18. Kiitos!
Ota yhteyttä Zentoon:
http://www.zento.fi
Ota yhteyttä Expo Expertiin:
http://www.expoexpert.fi