Raaseporin kansalaisopiston kurssin materiaali tapahtumanjärjestämisestä. Koulutuksen aiheen tapahtumien ideointi, suunnittelu, markkinointi ja käytännön asiat.

1. TUUNAA
TAPAHTUMA
Raaseporin kansalaisopisto 10.10.2015
Mikko Vainio

2. Great minds discuss ideas;
average minds discuss events;
small minds discuss people.
Eleanor Roosevelt

3. Viestinnän asiantuntija | kouluttaja
Mikko Vainio
Visualist | Communication Pro | Idealist
Culture Activist | Author | Photographer
non-profit Specialist | Social Media Innovator | MediaDesigner
Event Expert | Trainer | Mobile Developer | Producer
Apple Enthusiast | Fire Juggler | Vocational Gollege Wizard
Light/Sound/Pyro Tech

4. Viestinnän asiantuntija | kouluttaja
Mikko Vainio
Twitter | @VainioMikko
Facebook | mikkovainio.fi
Pinterest | mikkovainio
Skype | mikko.oskari.vainio
Mikkovainio.fi
Facebook.com/mikkovainio.fi
#tuunaatapahtuma

5. Päivän aikataulut:
• 10.00 Koulutus alkaa
• 11.30 Lounas
• 12.10 Koulutus jatkuu
• 13.30 Tauko
• 13.45 Koulutus jatkuu
• 15.00 Koulutus päättyy

6. Koulutuksen sisältö:
• Tapahtuman ideointi
• TEHTÄVÄ: Kokemukset tapahtumista
• Tapahtuman suunnittelu
• TEHTÄVÄ: Pelastussuunnitelma rutiiniksi
• Tapahtuman markkinointi
• TEHTÄVÄ: Markkinointisuunnitelma
• CASE: Helsinki (Tapahtumien käytännön asioita)
• KESKUSTELU: Tapahtumanjärjestämisen yksityiskohdat

7. Kuinka kokenut
tapahtumanjärjestäjä olet?
Kerro yksi onnistuneen tapahtuman kokemus?

8. Raaseporin kansalaisopisto
• olette yksi noin 600 ryhmästä.
• pääsette perehtymään 5 tuntia tapahtumanjärjestämiseen – kaikkiaan noin
19000h
• Lukuvuoden yksi teemoista on kestävä kehitys, jonka vuoksi tämänkin
kurssin materiaalit on sähköisessä muodossa. Tulette saamaan
kurssimateriaalin sähköpostitse halutessanne.

9. Tapahtuman
suunnittelu
Mitä, miksi, miten, koska, missä ja minkä takia?

10. Mitä halutaan saada aikaan?
• Mikä on se muutos/asia joka halutaan saada aikaan?
• Perimmäinen syy miksi tapahtumaa tehdään? Rehellisesti.
Keinoja ideointiin:
• Omat tai yhteistyökumppanien arvot, missio, visio
• Toimintasuunnitelmat
• SWOT, MINDSPACE
• Muut kampanjat
• Brainstorm, älynväläys

11. Loud ’n clear!

12. Miten tavoite saadaan aikaan?
• Tarkoitukseen keskittyminen
• Suunnitelmallinen tekeminen
• Realistinen kuva tavoitteista
• Tietoa kohderyhmästä
• Järjestelmällisyys
• Yhteistyö keskiöön
• Voimavarojen huomioiminen

13. Vuorovaikutus
keskiöön

14. Kohderyhmäoletukset eivät ole
vielä analytiikkaa

15. Kohderyhmän
ymmärtämisen tärkeys
• Kenelle tapahtuma on tarkoitettu?
• Ikä, kiinnostuksen kohteet, sukupuoli, työ, sijainti, harrastukset tai muut
yhdistävät piirteet.
• Kiinnostaako tapahtuma muita?
• Mistä kohderyhmä on kiinnostunut?
• Miksi osallistujat haluaisivat uhrata vapaa-aikaansa ja menojaan
tapahtuman vuoksi?
• Mitä viestintäkanavia kohderyhmä käyttää?
• Kuka on kiinnostava viestintuoja?
• Keiden kautta viesti tavoitetaan?
• Kuka on oikeasti kohderyhmää? Vai onko niitä useampia?

16. Draamantaju järjestäjän
perusominaisuuksia

17. Perustietojen keräys
• Mitä, miksi ja miten?
• Tapahtuman kuvaus
• Paikka, päivä ja kesto
• Ohjelman runko, otsikoiden hahmotteleminen, esiintyjät
• Maksullisuus?
• Ilmoittautumisen tapa ja aikataulu
• Mistä lisätietoja?
• Kohderyhmän rajaaminen
• Kohderyhmän motiivit

19. Mindspace

20. Tapahtuma
tarkentuu
Milloin, millä porukalla, mitä sitten ja miten?

21. Tapahtuman aikatauluttaminen

22. Tapahtuman aikatauluttaminen

23. Sitouttaminen tapahtumissa
Lähde: http://www2.amk.fi/mater/viestinta_ja_media/ryhmatyotaidot/files/vuorovaikutus_verkossa/vvuorov_dynamiikka.htm

24. Tapahtumat vaativat yhteistä
sävelkorvaa

25. Tapahtuman organisaatio
Ohjelma
Catering
Turvallisuus
Markkinointi
Design Luvat
Asiakaspalvelu
Hosting
PalauteHuolto
Tekniikka
Koordinaatio
Somistus
Markkinointi
Ulkoistetut
palvelut
Viranomaiset
Yhteistyö-
kumppanit
Sponsorointi
Vapaaehtois-
toiminta
Sopimukset
Työntekijä-
palvelut

26. Yhdessä saavuttaa
enemmän kuin yksin

27. Voimavarat
• Voimavarojen jakamattomuus suurin kompastuskivi tapahtumissa.
• Oikein jaetut ja arvioidut voimavarat tuovat tapahtumaan:
• Virheettömyyttä, sujuvuutta, stressittömyyttä, leppoisuutta, parempaa
julkisuuskuvaa, ammattimaisempaa otetta, tavoitteen fokusoitumista,
viestien kristallisoitumista, aikataulujen paikkansapitävyyttä ja
järjestämisen mukavuutta.
• Jaetaan vastuuta!
• Tunnistetaan omat ja kaverin voimavarat!
• Uskalletaan sanoa ja ei loukkaannuta sanomisesta!

28. Tapahtumat tarjoavat
monenlaisia kokemuksia

29. Viihdyttävyys
Tapahtuman osallistumisen viihtyvyyteen voi vaikuttaa
• Sujuvuus
• Esteettömyys
• Huomioiminen
• Anteliaisuus
• Osallistumisen mahdollisuus
• Pitkävedettömyys
• Ongelmattomuus
• Antoisuus
• Omaksi koettavuus
• Allekirjoitettavuus

30. Tilannetaju ja läsnäoleminen saa
tapahtuman tuntumaan
kodikkaalta

31. #tarjoajaettavaa

32. Lisäarvoa osallistujille
Miten onnistumme tarjoamaan tapahtuman osallistujalla aitoa lisäarvoa?
• Sisällöllinen yllättävyys.
• Jakamisen riemu.
• Päiviteltävä näky.
• Vakuuttava sisältö.
• Poikkeuksellinen tarjous.
• Henkilökohtainen oivallus.
• Innostava kohtaaminen.
• Avun antaminen tai saaminen.
• Antoisa viihtyminen tai läheisten viihtyminen.
• Tarkoituksen edistäminen.
• Yhdessä olemisen kokemus.

33. Osallista!

34. Anna esiintyjän loistaa

35. Yksityiskohtien hiominen
Isoja kokonaisuuksia hoitaessa, voi joskus pienet yksityiskohdat unohtua.
Muista kiinnittää huomiota myös yksityiskohtiin, kuten:
• Opasteet
• Esteetön kulku
• Naulakot
• Nimikyltit
• lasit ja vesikannu puhujille
• Mikrofonit
• Sähköt
• Sääolosuhteet
• Paperia ja kyniä

36. Näyttävyys on
alleviivaava tehokeino

37. Yhteistyö järkeistää resurssien
käyttöä ja tuo voimavaroja

38. Yhteistyön mahdollisuudet
• Yhteistyötä on monenlaista, huomioi myös ne ”ei niin ilmeiset”
yhteistyökumppanit:
 Verkostot
 Kunnat
 Kaupungit
 Koulut
 Päiväkodit
 Yhdistykset ja järjestöt
 Paikalliset yritykset
 Paikallinen media
 Paikalliset palvelut (kirjasto, YTHS, terveyskeskus..)
 Harrasteryhmät

39. Palautteen ensihetket

40. Palautteen kerääminen
• Kannusta kaikkia tahoja palautteen antamiseen joko anonyymisti tai
suoraan.
• Palautteet auttavat seuraavan tapahtuman suunnittelussa.
• Palautetta voi kerätä
 Paperilomakkeella
 sähköisellä lomakkeella
 sosiaalisen median kautta
 Keskustelemalla
 sähköpostin kautta
• Kerää palautetta
 Työryhmältä
 Yhteistyökumppaneilta
 Osallistujilta

41. Dokumentointi =
teko tulevaisuudelle

42. Tapahtuma kokonaisuutena
• Ennen: Suunnittelu, sopimukset, ennakkomarkkinointi, paikan varaaminen,
aikataulutus, turvallisuussuunnitelma, viranomaisluvat, osallistujien
huomioiminen, esiintyjien varmistaminen, mainokset, lehti-ilmoitukset,
sosiaalinen media, kuvien hankkiminen, kuvauksen luominen, analyysin
tekeminen, konseptin pohtiminen, tekijöiden haliminen, catering,
kuljetukset, esitystiedostojen tekeminen, neuvottelut, kyselyihin
vastaaminen, m2m-markkinointi, yhteistyöpalaverit, tavoitteiden luominen,
opasteet, budjetti, rahoitus.
• Tapahtuman aikana: Kohtaaminen, yksityiskohtien seuranta, yllätysten
hoitaminen, ohjelman läpivienti.
• Jälkeen: Kiittäminen, arviointi, palautteen kerääminen, dokumentointi,
jälkimarkkinointi, materiaalien jakaminen, siivous, yhteistyökumppanien
huomioiminen, vapaa-ehtoisten palkitseminen

43. Mikään ei tapahdu itsestään

44. Pelastussuunnitelma ja
ilmoitus yleisötilaisuudesta

45. TEHTÄVÄ:
Pelastussuunnitelma rutiiniksi.

46. Tapahtuman
markkinointi

47. Tunnettavuus ja toisto
• Markkinoinnissa tärkein asia on tunnettuus ja toistot!
• Visuaalisen ilmeen tulee taipua erilaisiin käyttötarkoituksiin eri kanavissa
(esim. logo, maskotti).
• Huomioi, että visuaalinen ilme on kaikissa kanavissa sama.
• Määrittele yksi, korkeintaan kaksi hyvää slogania tapahtumalle.

48. Markkinoinnin aikataulut
• Aloita suunnittelu ja aikataulun tekeminen ajoissa.
• Muista toisto useissa eri kanavissa (uutiskirjeet, verkkosivut, some jne.)
• Huomioi eri medioiden aikataulut (lehtien ja uutiskirjeiden aineistopäivät)
• Toteuta muutama erilainen viesti:
 Ennakkoviestit: tapahtuman nimi, aika ja paikka
 Ensimmäinen ilmoittautumisviesti (”Early bird” –hinnat, sisältö)
 Kolmas ilmoittautumisviesti (”Vielä ehdit mukaan”)
• Mediatiedottamiseen oma aikataulutus (esim. toimittajien kutsuminen
paikalle)
• Tapahtuman aikana tapahtuva markkinointi. Ole aktiivinen ainakin
somessa!
• Tapahtuman jälkeinen markkinointi myös tärkeää (kuvat, blogit, tarinat…)

49. Paikkoja ja mahdollisuuksia
• Nettisivut
• Tapahtumakalenterit
• Sosiaalisen median kanavat/alustat (Facebook, Twitter, Instagram…)
• Lehdet, esitteet, flyerit, julisteet, muu painettu materiaali
• Uutiskirjeet
• Tekstiviestit ja puhelut
• Mediat: Lehdet, radio ja TV (erityisesti paikallismediat!)
• Kutsukirjeet ja mainoskirjeet
• Huomioi, että pienissä tapahtumissa usein pienet resurssit. Ei kannata turhaan
yrittää näkyä kaikkialla vaan keskittyä muutamaan kohderyhmän parhaiten
tavoittavaan kanavaan.

50. TEHTÄVÄ:
Markkinointisuunnitelma

51. Links…
Tapahtumanjärjestämisen kotitutkinto nr. 1

52. Tapahtumanjärjestämisen linkkejä:
• Tuunaa Tapahtuma! – EHYT ry
http://issuu.com/ammattilainen/docs/tuunaatapahtuma
• Tapahtumajärjestäjän opas – Etelä-pohjanmaan liitto
http://www.etelapohjanmaa.fi/kulttuuri/documents/tapahtumaopas.pdf
• Suurten yleisötilaisuuksien turvallisuusopas – Keski-Uudenmaan
pelastuslaitos
http://www.ku-pelastus.fi/index.php?option=com_docman&task=doc_view&gid=121
• Tapahtuman järjestäminen – Mahdollisuuksien tori, Kepa ry
http://www.mahdollisuuksientori.fi/jarjestajan-opas/tapahtuman-jarjestaminen

53. Tapahtumanjärjestämisen linkkejä:
• VisitHelsinki – Tapahtumajärjestäjän ohjeet
http://www.visithelsinki.fi/fi/ammattilainen/tapahtumajarjestajat/tapahtumajarjestajan-
ohjeet/tapahtumajarjestajan-ohjeet
• Kulttuuria kaikille: Opas saavutettavan kulttuurifestivaalin järjestämiseen
http://kulttuuriakaikille.fi/saavutettavuus_tietopaketit_ja_oppaat_festivaalit
• Siisti tapahtuma: Ympäristöopas tapahtumanjärjestäjälle
http://issuu.com/helsinginymparistokeskus/docs/ge_ymp__rist__opas_suomi
• VisitHelsinki: Tapahtumien vaikuttavuus
http://www.visithelsinki.fi/sites/visithelsinki.fi/files/files/tapahtumien_vaikuttavuus.pdf

54. Suuri suosio
vaatii suuren työn

55. Case: Helsinki
Tapahtumiin panostava kaupunki. Strateginen valinta.
1800 tapahtumaa vuosittain.

56. Tapahtuma-alueet
Esimerkki: Helsinki
• Kaupungin omistamat yleiset alueet, kuten kadut ja puistoalueet, luvat myöntää rakennusviraston
palveluosaston alueidenkäyttö, puh. (09) 310 39 000. Lisätietoja ja lupahakemuskaavakkeita.
• Kaupallisten torialueiden käyttöluvat toriaikana myöntää Helsingin Tukkutorin Kauppahalli- ja
toripalveluyksikkö, puh. (09) 3101 633 (vaihde).
• Tapahtumien myyntiluvat myöntää rakennusvirasto, puh. (09) 310 39000, hkr.ulkoilma@hel.fi.
• Urheilu- ja ulkoilualueet, uimarannat ym. käyttöluvat myöntää liikuntavirasto, puh. (09) 310 8771
(vaihde).
• Satamat ja satamien maa-alueet, käyttöluvat myöntää Helsingin Satama, puh. (09) 310 1621 (vaihde).
• Merialueet, jotka eivät ole Helsingin sataman hallinnassa, käyttöluvat myöntää kiinteistöviraston
tonttiosasto, puh. (09) 310 36456.
• Metroasemat yms., käyttöluvat myöntää liikennelaitos, puh. (09) 310 1071 (vaihde).
• Yksityiset alueet, käyttöluvan myöntää kunkin alueen omistaja tai haltija (esim. ostoskeskukset).
• Voit tarkistaa haluamasi alueen varaustilanteen Helsingin kaupungin paikkatietopalvelusta. Klikkaa
vasemmalta auki valikko "Työt ja tapahtumat kaduilla ja puistoissa (Aluevuokraukset)", minkä alta
rastita kohta "Tulevat työt". Tulevat varaukset ilmestyvät kartalle alueina.

57. Toimiva esiintymispaikka antaa
esiintyjälle varmuutta

61. Lupa-asioiden hoito
on perusrutiinia

62. Tapahtumien lupa-asiat
Esimerkki: Helsinki
• Tilaisuudesta on tehtävä seuraavat ilmoitukset:
• Maanomistajan lupa, kts. yllä.
• Yleisötilaisuuden järjestäjän on ilmoitettava tilaisuudesta kirjallisesti poliisille vähintään viisi vuorokautta ennen
tilaisuuden alkamista. Ilmoitusta ei tarvita, jos tilaisuus ei esim. osanottajien vähäisen määrän vuoksi edellytä toimia
järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä. Rajanveto ilmoitusvelvollisten ja vapaiden
tilaisuuksien välillä on joskus vaikeaa, joten on syytä hyvissä ajoin olla yhteydessä järjestämispaikan poliisipiiriin. Poliisin
lupaneuvonta, puh . 0295 47 4128 tai 0295 47 4212, sähköposti yleisotilaisuudet.helsinki@poliisi.fi
• Elintarvikkeiden ulkomyynnissä noudatetaan valtakunnallista Eviran (Elintarviketurvallisuusvirasto) ulkomyyntiohjetta.
Ympäristökeskus on laatinut Eviran ohjeen pohjalta tiiviit ohjeet ruoan valmistukseen ja myyntiin teltoista, sekä marjojen
ja vihannesten myyntiin.
• Elintarvikkeita valmistavan, tarjoavan tai myyvän ammattimaisen toimijan on tiedotettava toiminnastaan kirjallisesti 4
arkipäivää ennen tilaisuutta ympäristökeskuksen elintarviketurvallisuusosastolle, puh. (09) 310 14000. Yksityishenkilöiden
ja järjestöjen ei tarvitse tiedottaa vähäriskisestä tilapäisestä toiminnasta etukäteen. Tiedotteen voi tehdä Helsingin
kaupungin sähköisessä asiointipalvelussa tai toimittaa sähköisesti osoitteeseen ulkomyynti(at)hel.fi. Tiedottamiseen voi
käyttää seuraavaa lomaketta: lomakkeet doc- ja pdf-muodossa. Lomakkeet saatavilla myös Suomi.fi-palvelusta.
• Tapahtumista, joihin odotetaan osallistuvan yhtäaikaisesti yli 500 henkeä on tapahtuman järjestäjän ilmoitettava
kirjallisesti ympäristökeskuksen hyvissä ajoin ennen tilaisuuden alkamista. Ilmoituksen voi tehdä osoitteessa asiointi.hel.fi
tai vapaamuotoisesti osoitteeseen ulkomyynti(at)hel.fi. Lisätietoa ja ohjeita elintarvikkeiden myynnistä ja tarjoilusta löytyy
Helsingin kaupungin sivuilta.
• Alkoholin anniskelu: anniskeluluvat myöntää Etelä-Suomen aluehallintovirasto, puh. 020 636 1040. Alkoholin anniskeluun
tarvittavan maanomistajan luvan myöntää rakennusvirasto, puh. (09) 310 39000 (vaihde), hkr.ulkoilma@hel.fi.
• Mielenosoitukset, ilmoitus poliisille, 0295 47 41 06 (07-21 välillä) tai 0295 47 0111

63. Järjestyksenvalvonta luo
mielikuvaa tapahtumasta

64. Tapahtumien meluasiat
Esimerkki: Helsinki
• Ympäristönsuojelulain 118 § (527/2014) edellyttämä ilmoitus (meluilmoitus)
tulee tehdä Helsingin kaupungin kirjaamoon tai sähköiseen
asiointijärjestelmään asiointi.hel.fi vähintään 30 vuorokautta ennen
tapahtuman alkua.
• Tilapäisen melun torjunnasta ja äänentoistolaitteiden käytöstä saa
neuvoja Helsingin kaupungin sivuilta ja ympäristökeskuksen neuvonnan
numerosta (09) 310 1635.
• Muista tekijänoikeusmaksut! Musiikin julkiseen esittämiseen tarvitaan
lupa tekijänoikeusjärjestöiltä, esim. Teostolta, puh. (09) 681 011.
• Esiintymisluvat metroasemille ja liikennelaitoksen liikennevälineisiin
myöntää liikennelaitos, puh. (09) 310 1071 (vaihde).
• Katusoittoon ei tarvita lupaa. Katusoittajien tulee kuitenkin ottaa huomioon
seuraavat rajoitukset ja ohjeet.

65. Arpajaiset, pelit, kilpailut
Esimerkki: Helsinki
• Helsingin poliisilaitos myöntää luvat arpajaisiin, jotka järjestetään
Helsingin poliisipiirin alueella. Poliisin lupaneuvonta puh 0295 47 4128 tai
0295 47 4212, sähköposti yleisotilaisuudet.helsinki@poliisi.fi.
• Poliisihallitus myöntää luvat arpajaisiin, jotka järjestetään useamman
poliisipiirin alueella. Poliisihallituksen vaihde 0295 480 181
• Pelit, kilpailut: poliisin lupaneuvonta, puh. 0295 47 7911

66. Taltioitu tapahtuma
jää elämään

67. Kuvausjärjestelyt
Esimerkki: Helsinki
• Mikäli elokuvan kuvaaminen yleisellä paikalla rajoittaa muiden liikkumista
tai aiheuttaa liikennejärjestelyjä (kuvauskalusto), lupa
liikennejärjestelyihin haetaan rakennusviraston palveluosaston
alueidenkäyttö, puh. (09) 310 39000.
• Jos kuvaus tapahtuu yksityisen maanomistajan tai kiinteistönhaltijan
maalla, lupa on kysyttävä maan tai kiinteistön omistajalta.
• Satama-alueella kuvauslupa Helsingin Satamalta, puh. (09) 310 1621
(vaihde).
• Kuvausluvat liikunta- ja ulkoilualueilla liikuntaviraston osastoilta, puh.
(09)310 8771 (vaihde).
• Helsingin Tukkutori myöntää kuvausluvat kaupallisille toreille. Lisätietoja:
Kauppahalli- ja toripalvelyksikön asiakaspalvelu, puh. (09) 310 23565 ma–
pe klo 9–17.

68. Tekninen osaaminen on
harvinaista osaamista

69. Sähkö, vesi ja rakennustyöt
• Tarvitaanko tilaisuudessa sähköä tai vettä?
• Sähkö, Helsingin Energia, puh. (09) 6171 (vaihde), tai yksityisiltä
sähköverkkourakoitsijoilta.
• Vesi, Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä HSY, puh. 09 1561
2110 (vaihde).
• Tarvitaanko rakennuslupa tai kaivulupa?
• Kaivutyöluvat, rakennusvirasto, puh. (09) 310 39000.
• Aiheuttaako rakennustyöt erityisen häiritsevää melua tai tärinää?
(Ympäristönsuojelumääräykset 23 §), ympäristökeskus, puh. (09) 310 13000.

70. Pelastustoimi
Esimerkki: Helsinki
• Tapahtumajärjestäjä on velvollinen toimittamaan
pelastuslaitokselle/pelastusviranomaisille pelastus- ja
turvallisuussuunnitelman, joka myös tulee hyväksyttää poliisilla. Suunnitelma
käsittää mm. tilojen paloturvallisuuden, poistumistiet, sammutuskaluston
tarpeen, ensiapuvalmiuden ym. Pelastuslaitoksen sivuilla on opas pienen
yleisötapahtuman pelastussuunnitelman laadintaan sekä mallipohja.
• Neuvoja pelastuslaitokselta puh.(09) 310 31203 (päivystävä palotarkastaja).
Lisätietoja antavat myös:
 pel.tapahtumat(at)hel.fi
 palotarkastaja Jukka Laiho, puh. 310 30226
 palotarkastaja Sami Maskulin, puh. 310 30223
 palotarkastaja Tanja Mannila, puh. 310 30066
 päivystävä palotarkastaja, puh. 310 31203 Sähköpostiosoitteet ovat muotoa
etunimi.sukunimi@hel.fi
• Ensiapu
 Suomen Punaisesta Rististä voi tilata ensiapu- ja ensihoitopalveluita sekä tilaisuuksien
riskikartoitusta tapahtumiin. SPR Helsingin ja Uudenmaan piiri, puh. 020 701 2000.

71. Harkittu yllättävyys pukee
tapahtumaa

72. Tuliesitykset
Esimerkki: Helsinki
• Käytätkö avotulta, kuten nuotioita, tervapatoja tai ulkoroihuja?
 Maanomistajan lupa, kts. yllä. Lisätietoja puh. (09) 310 31203 (päivystävä palotarkastaja).
• Säilytätkö palavaa nestettä, kaasua tai räjähteitä?
 Pelastuslaitos kertoo määräykset säilytysmääristä ja -tavoista, puh. (09) 310 31203 (päivystävä palotarkastaja).
• Järjestätkö ilotulituksen, tulinäytöksen tai käytätkö pyroteknisiä tehosteita?
 Maanomistajan lupa, kts. yllä.
 Ilotulitteiden käyttö on sallittu ilman kirjallista ilmoitusta ja päätöstä vain vuodenvaihteessa 31.12. klo 18.00 -
1.1. klo 02.00 välisenä aikana (Räjähdeasetus 473/93).
 Muina aikoina ilotulitteiden käyttöön on haettava lupaa kirjallisesti. Hakemuksen perusteella palotarkastaja
voi tehdä päätöksen ilotulitteiden käytöstä. Lisätietoja pelastuslaitokselta, puh. (09) 310 31203.
 Ammattimaisiin ilotulitusnäytöksiin (kun käytetään ammattilaiskäyttöön tarkoitettuja ilotulitteita) luvan
myöntää poliisiviranomainen, poliisin lupaneuvonta, puh. 071 877 312.
 Ilotulitusnäytös voidaan järjestää ilman ympäristönsuojelulain 118 §:n mukaista ilmoitusta klo 7.00–24.00
välisenä aikana. Näytöksestä on kuitenkin tehtävä ilmoitus, jos halkaisijaltaan yli 100 millimetrin tai
meluisuudeltaan niitä vastaavia ilotulitteita ammutaan klo 22.00 jälkeen. Ilmoitus voidaan hyväksyä vain
erittäin perustellusta syystä.
 Uudenvuodenyönä järjestettävästä ilotulitusnäytöksestä ei 1 momentista poiketen tarvitse tehdä
ympäristönsuojelulain 118 §:n mukaista ilmoitusta, mikäli näytös päättyy klo 01.00 mennessä, lisätietoja
ympäristökeskuksesta, puh. (09) 310 1635. (Ympäristönsuojelumääräykset 24 §).
 Pyroteknisten välineiden käytöstä yleisötapahtumassa on tehtävä vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden
käsittelyn turvallisuudesta annetun lain (390/2005) 81§ mukainen ilmoitus pelastusviranomaiselle hyvissä ajoin
ennen tilaisuuden järjestämistä.
 Tuliesityksen järjestämisestä yleisötapahtumassa on tehtävä ilmoitus pelastusviranomaiselle hyvissä ajoin.

73. Jätteet ja siivous
Esimerkki: Helsinki
• Syntyykö tilaisuudessa jätteitä?
 Yleisötapahtumien ympäristökriteerit vuoden 2015 alusta tapahtumissa, joihin
odotetaan osallistuvan yhtäaikaisesti yli 1000 henkeä ja joissa tarjotaan tai
myydään pakkaamattomia elintarvikkeita löytyvät täältä.
 Tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia itse alueen siistimisestä tilaisuuden aikana
ja välittömästi sen päätyttyä tai tilata palvelu rakennusvirastolta. Rakennusvirasto
laskuttaa tilaisuuden järjestäjää tehdyn työn mukaisesti. Rakennusviraston
siivoustilaukset, puh. (09) 310 39000.
 Talousvesien, käymälöiden ja jätehuollon järjestäminen, ota yhteys etukäteen
ympäristökeskuksen asiakaspalveluun, päivystävään terveystarkastajaan, puh. (09)
310 14000.
 Jäteastiat ja jätteiden poiskuljetus sekä siirrettävät WC:t, yksityiset alan yritykset.
 Tutustu myös Ympäristökeskuksen Siisti tapahtuma -oppaaseen!

74. Ensimmäinen kohtaaminen
liikenteenohjauksessa

75. Liikenne
Esimerkki: Helsinki
• Miten hoidetaan yleisön kuljetukset tapahtumapaikalle ja pois?
 Ilmoita suurtapahtumista (vähintään tuhat osallistujaa) Helsingin kaupungin
liikennelaitokselle (HKL), puh. (09) 310 1071.
 Ilmoita suurtapahtumista (vähintään 8 000 osallistujaa) VR:lle, puh. 0307 10 (vaihde).
 Ilmoita suurtapahtumista myös Helsingin seudun liikenteelle (HSL), puh. (09) 4766 4444
(vaihde), (09) 4766 4333 ja Helsingin takseille, taksitarkastajat, puh. 0500 400 666.
• Tarvitaanko tilapäisiä liikennejärjestelyjä?
 Poliisi hyväksyy tilapäiset liikenteenohjaajat erilaisiin tapahtumiin (Tieliikenneasetus 2
§).
 Mikäli tilaisuuden yhteydessä tarvitsee sulkea katuja, pysäköintimittareita tai -alueita,
tai toimia muuten liikennealueella, lupa haetaan rakennusviraston palveluosaston
alueidenkäyttö, asiakaspalvelu puh. (09) 310 39000.
• Miten hoidetaan tavaroiden kuljetukset tapahtumapaikalle?
 Kantakaupungin alueella tapahtuviin yli 12-metrisiin kuljetuksiin tarvitaan lupa. Luvat
myöntää kaupunkisuunnitteluviraston liikennesuunnitteluosasto, puh. (09) 310 1673.
Erityislupahakemuksen lomake.
 Kaikki Suomen erikoiskuljetusluvat myöntää Pirkanmaan ELY-keskus. Lisätietoa luvan
hakemisesta. Kuljetuslupien neuvonta, puh. 0206 90300.

76. Erilaisten tapahtumien
erilaiset vaatimukset

77. Ulkomainonta ja liputus
Esimerkki: Helsinki
• Mainontaan kaupungin alueella tarvitaan kaupungin lupa.
• Tarvitsetko ulkomainospaikkoja?
 Banderollipaikat sekä mainosluvat rakennusvirasto, puh. (09) 310 39 000,
hkr.ulkoilma@hel.fi.
 Raitiovaunujen, bussien, metrojen, metroasemien ja pysäkkien mainospaikat,
JCDecaux Oy.
 Kaupungin maalla olevat kiinteät mainospaikat sekä tapahtumabanderollit, Clear
Channel Oy.
• Tarvitsetko liputusta?
 Lippuja ja lipputankoja voi vuokrata mm.: Stara/Logistiikka/Vuokraamo,
Liukumäentie 4, puh. (09) 310 38925.

78. Ympäristöystävällinen tapahtuma
Esimerkki: Helsinki
• Haluatko rakentaa tapahtumastasi ympäristöystävällisen ja saada siitä
ympäristötodistuksen?
 Ekokompassi tapahtuma on tapahtumille ja tapahtumapaikoille suunnattu
ympäristöjärjestelmä –ja todistus. Ekokompassi tapahtuma -palvelua tarjotaan
pääkaupunkiseudun tapahtumille HSY:n Ilmastoinfossa ja Helsingin kaupungin
omille tapahtumille Helsingin ympäristökeskuksessa.
 Yhteystiedot: Ilmastoinfo Irina Niinivaara (etunimi.sukunimi@hsy.fi) ja Helsingin
kaupungin ympäristökeskus Mia Malin (etunimi.sukunimi@hel.fi).

79. KESKUSTELU
Tapahtumanjärjestämisen yksityiskohdat

80. Muista ennakoida,
vähennät stressiä.

81. Rohkeutta ja
määrätietoisuutta
markkinointivalintoihin!

82. Markkinoinnin kulmakivinä
tunnistettavuus ja toisto

83. Tapahtumanjärjestäminen
nostaa osallistumisen tasoa

84. mikko@vainio.org | @VainioMikko