Aventus implemntatietraject invoering Xedule als tool voor meerjarenplanning en rooster en lestabel.

1. HKS
met Xedule
als spoorboekje
7 APRIL 2016 | CVI 2016

2. Voorstellen
• Inge van Baalen
Onderwijsprocesmanager Techniek en Mobiel
• Hannie van der Heijden
Senior onderwijskundig adviseur Aventus
• Hans Oonk
Specialist onderwijslogistiek Aventus

3. Programma
Aanleiding
Opdracht
Keuze tool
Implementatiefase 1 en 2
– Opzet Fase 1
– Relatie met andere systemen
– Planning en organisatie
– Opzet fase 2
– Inzet teams – lange termijn
Vervolg – hoe verder
Reacties

4. AANLEIDING
• HKS invoering 2016
– Nieuwe kwalificatiedossiers
– Keuzedelen
• Visie op onderwijslogistiek
– Meerjaren scenario’s resources (gebouwen/personeel/etc)
– Verbeteren bestaande praktijk

5. OPDRACHT
Zoek voor het ontwikkelen van ….
• digitale examenplannen en
• opleidingsplannen (inclusief keuzedelen configuraties)
…. een digitale tool die:
• dit proces goed aankan (vanaf het cohort 2016/2017)
• grafisch goed kan weergeven (digitaal en op papier)

6. TOOL KEUZE
• PLAN VAN EISEN tool
- ism met gebruikers
• KEUZE VOOR XEDULE
– Individuele opleidingsplannen
– Grafisch goed overzichtelijke opleidingsplannen
– Kopiëren / hergebruik van opleidingsplannen
– Unieke onderwijselementen (onderwijscatalogus)
Koppeling met roosters in de toekomst…(fase 2)

7. FASE 1

8. IMPLEMENTATIE XEDULE
• FASE 1: Invoering Xedule meerkeuzemodule
– Externe projectleider fase 1
– Aventus functioneel beheer Xedule
– Aventus Specialist Onderwijs Logistiek (per sector)
– Aventus onderwijskundig adviseur
Gericht op het opleveren van OPLEIDINGSPLAN en EXAMENPLAN
• FASE 2: Invoering Xedule planningsmodule
– Externe projectleider fase 2
– Aventus funktioneel beheer Xedule
– Aventus Specialist Onderwijs Logistiek (per sector)
Gericht op het opleveren van JAARROOSTER en LESSENTABEL
• TOOLS
– Plan van eisen tool / aanbesteding
– Trainingen Xedule voor curriculumontwikkelaars
– QRC Xedule voor gebruikers

9. MIJLPALEN LOGISTIEK 2015-2016
Opleidingsstructuur (in Xedule)
(per jaar, per periode aanduiding basis, profiel, keuze configuratie, waar mogelijk met
keuze keuzedelen)
- Wanneer in grote lijnen wat - 1 november 2015
Concept examen- en opleidingsplan in Xedule
(per jaar per periode in grote lijnen de inhoud in BOT-BPV)
- Wanneer in grote lijnen wat in hoeveel tijd -
1 januari 2016
Vaststellen examen- en opleidingsplan in Xedule
- Wanneer in grote lijnen wat in hoeveel tijd - 1 maart 2016
Concept lessentabel 1e leerjaar
- Welke les wanneer ongeveer per OP - 1 april 2016
Definitieve lessentabel 1e leerjaar
- Welke les wanneer door wie - 15 juni 2016

10. SAMENHANG & SCOPE
AOM
& HKS
BELEID
HKS & LOB
LOGISTIEK
ONDERWIJS-
TIJD
DOELMATIG-
HEID &
OPLEIDINGS
-PORTFOLIO
POSITIONE-
RING 2.0
DIGITALE
OPLEIDINGS
GIDS
IMPLEMENT
ATIE ELO
ROOS
TER
FOR-
MATIE
SYS-
TE-
MEN
ADMI
NISTR
KWZ:
LESEVALUATIE
FEEDBACK

11. BUITEN SCOPE
ONDERWIJS
SYSTEMEN
HKS en invloed op
systemen
koppeling Xedule met
systemen
functioneel beheer
Xedule
ADMINISTRATIE
/LOGISITIEK
HKS en invloed op
administratie en logistiek
roosteren
OOK

12. INZET TEAMS
• Een (ontwerp)opdracht voor de onderwijsteams
• Cyclisch ontwikkelproces
• Sturing via de lijn
• Aansluiten bij bestaande structuren (overleggen en
studiedagen)
• Teamplan als leidraad, integratie in het sector
jaarplan, bewaken voortgang in SDTM-gesprekken
• Sturing op proces OPM

13. ERVARINGEN FASE 1
• Van opleidingsstructuur naar opleidingsplan gaf verwarring
• Aventus coderingsafspraken / inrichtingsvragen wijzigden tijdens het
project: verwarrend
• Meerdere opleidingen per crebo verwarrend voor inrichting Xedule
• Het projectteam Xedule werd HKS projectteam: niet meteen goed op
elkaar ingespeeld
• Training Xedule (3 sessies p.p.): erg grote groepen daardoor
individuele aandacht niet goed mogelijk was
• Inloopsessies zijn een succes
• SOL-lers met Xedule kennis: extra support voor teams: top

14. OPLEIDINGSPLAN
Dienstverlening BOL 2 - profiel zorg en welzijn

15. EXAMENPLAN onderdelen
KEUZEDEEL
Basisdeel
- Generieke onderdelen
- Beroepsspecifiek
onderdelen
Profieldeel
Keuzedelen

16. FASE 2

17. Integraal plannen en roosteren
Meerjaren
planning
Jaar
planning
Periode
planning
Periode
rooster
Dag
rooster
• 1 systeem, 1 taal, 1 proces, 1 werkwijze
• Van grof ontwerp naar rooster voor student en docent
strategisch tactisch operationeel

18. strategisch tactisch operationeel
Sep - Dec Jan – Mei Mei - Juli
Onderwijsteams
In aanloop naar het nieuwe schooljaar
Specialisten onderwijslogistiek
Periode 1
Planners
Roosterbureau

19. Implementatie scenario
Meerjaren
planning
Jaar
planning
Periode
planning
Periode
rooster
Dag
rooster
Jaar procesplanning: inrichting 2016-2017
Onderwijsprogramma cohort16 invoeren
Oude cohorten overzetten vanuit Inform
Xedule
Studenten aantallen Lokalen Docenten Wetgeving HKS
Aangeleverd vanuit S&O, HRM, BVO en STS
1 januari 1 Februari 1 juni1 April

20. Doel integraal plannen en roosteren
• Tevreden studenten
• Tevreden docenten
• Flexibel kunnen inspelen onderwijsontwikkelingen
• Tijdig sturen en beslissen op schaarste en overschotten
• Sturen op strategisch, tactisch en operationeel niveau
• Uniformiteit, eenduidigheid, rust in de organisatie

21. Plannen en roosteren in Xedule
• Eenduidige en uniforme aanpak in programmeren,
plannen en roosteren van het gewenste onderwijs
gegeven beschikbare middelen
• 1 onderwijslogistiek- procesondersteunend systeem van
meerjarenplanning, jaarplanning, periodeplanning,
perioderooster, dagrooster
• Tijdig inzicht in onderwijsuitvoering op de middellange
termijn

22. Dus we gaan van > naar
Van Naar
Inrichting plannen en roosteren per team
per planner
Plannen en roosteren op 1 manier met
een duidelijk onderscheid:
- plannen (onderwijs + SOL)
- roosteren (roosterbureau)
Aan elkaar koppelen van Word, Excel,
Inform en Rostar
Ontwerpen, plannen, roosteren in 1
omgeving
Knelpunten zichtbaar in het rooster –te
laat
Knelpunten zichtbaar in de planningsfase
– op tijd
Inzicht op individueel en teamniveau Inzicht op individueel, team, sector en
Aventus niveau

23. Wederzijdse verwachtingen
• Onderwijsteams blijven verantwoordelijk voor
onderwijsinhoud en planning van onderwijs
• De team-SOL-er ondersteunt en adviseert alle teams
binnen de sector mbt (meer)jarenplanning en
periodisering
• De sector-SOL-er communiceert met de planners
over (meer)jarenplanning en periodeplanningen
• De sector-SOL-er checkt de roostervoorwaarden
(Aventus) met de team-planningen

24. ERVARINGEN FASE 2
• Nieuwe rollen, nieuwe vormen van samenwerking
• Training en uitvoering tegelijkertijd is lastig
(tijd voor internaliseren ontbreekt)
• Zoveel opleidingen, zoveel vraagstukken
• Hoe breng je de werkelijkheid over naar een “systeem”?

25. HOE VERDER
• Volop in proces
• Van voorloopteams naar brede uitrol
• SectorImplementatieTeams houden vinger
aan de pols
• Spannende start van het schooljaar!
• Oplossen van ontstane knelpunten
• Evalueren van gemaakte keuze’s
• Gevolgen voor nieuwe generatie
opleidingsplannen???

26. REACTIES

27. Hannie van der Heijden
h.vanderheijden@aventus.nl
Inge van Baalen
i.vanbaalen@aventus.nl
Hans Oonk
h.oonk@aventus.nl