Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Aanbesteding van een nieuwe rooster applicatie - Dirk jan Durieux - HOlink 2019

939 views

Published on

Aanbesteding van een nieuwe rooster applicatie

Published in: Education
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Aanbesteding van een nieuwe rooster applicatie - Dirk jan Durieux - HOlink 2019

  1. 1. Aanbesteding van een nieuwe rooster applicatie Vrije Universiteit Amsterdam Dirk Jan Durieux Programma manager Optimale onderwijsplanning www.linkedin.com/in/durieux/ dirkjan@durieux.nl
  2. 2. Vrije Universiteit Amsterdam Doorlooptijd: 1 jaar
  3. 3. • Vrije Universiteit: 25.000 studenten • 100.000 onderwijsactiviteiten per jaar • Centraal team onderwijsplanners (9 personen = 7,5 FTE) Daarnaast GNK en ACTA (4 personen) • Syllabus Plus Classic aangeschaft (geen aanbesteding, lange tijd geleden) • Non compliant • Eind 2015 besloten aanbesteding niet starten in 2016 vanwege implementatie LMS (niet gelijktijdig) • In 2016 twee marktconsultaties gedaan (Scientia en Advitrae) • In 2017 gestart met aanbesteding.
  4. 4. Harmoniseer uw processen en werkwijzen… voordat! u een nieuwe roosterapplicatie gaat implementeren.
  5. 5. MyTimetableMyTimeTable Alles
  6. 6. Business Projectleider Inkoper IT projectleider Onderwijs- planner Afdelings- hoofd planners
  7. 7. “Nothing but the best” “Best Value Procurement (BVP) beoogt een maximale reductie te bewerkstelligen van de risico’s en een maximale benutting van de kansen bij de aanbesteding en uitvoering van de Opdracht. De methodiek is erop gericht om de Opdracht aan die Inschrijver te gunnen die met zijn Inschrijving heeft aangetoond de optimale oplossing voor de VU te kunnen realiseren, het beste de risico’s te minimaliseren en de kansen te benutten. Deze expert kan naar verwachting samen met de Opdrachtgever het beste de doelstellingen van de Opdracht realiseren.” Wij hebben verstand van (ons) onderwijs. Jullie hebben verstand van roosterapplicaties. Samenwerken?
  8. 8. Paper People Product Price 35% 20% 25% 20% “Simply the best” Offerteaanvraag Interviews . Proof of Concept Prestatiedossier, Risicodossier, Kansendossier + PvE + visievragen Beoogd projectleider IT specialist Do you know? Do you practise? Do you have? Do you relate?
  9. 9. Tijdslijn aanbestedingstraject nieuwe roosterapplicatie Concept 21-6-2017 Kick off Publicatie Vragen verwerken Interviews Voorlopige gunning Definitief contract POC 2017 Opstellen offerte aanvraag 2018 Thema sessies (IT/FCO/OP/FB) Leveranciers schrijven voorstel Beoordeling aanvragen November December Januari Februari Maart Voorbereiding thema sessies Juli Augustus September Oktober
  10. 10. Wensen Aanbod
  11. 11. 376 items
  12. 12. Nr Onderwerp Achtergrond/context Vragen 1 Meerdere aanstellingen docenten Een aantal docenten binnen de Vrije Universiteit (VU) hebben meerdere aanstellingen, zowel binnen de VU (andere faculteiten) als buiten de VU (bijvoorbeeld bij een andere universiteit). Het roosteren van docenten met verschillende aanstellingen is lastig en wordt nu opgelost door vaste dagen per instelling. Daarnaast zijn er situaties waarin personen zowel student als docent zijn. Op welke wijze geeft de leverancier middels haar applicatie oplossing aan de problematiek van het roosteren van docenten of studenten die aanstellingen hebben aan meerdere instellingen of binnen verschillende organisatorische eenheden? 2 Beperkingen en instelmogelijkheden (geschiktheid) Beperkingen en geschiktheden zijn belangrijke variabelen voor roosteraars om het proces en de output van het roosteren te optimaliseren en tegemoet te komen aan de wensen van het onderwijs. De VU verstaat onder geschiktheid, de mogelijkheid om bepaalde objecten te kunnen groeperen en daar vervolgens kenmerken aan toe te kennen, waarbij tijdens het roosteren de roosterapplicatie rekening houdt met deze kenmerken. Beperkingen betreft de beschikbaarheid van middelen en objecten. Welke visie heeft de leverancier op de inzet van beperkingen en geschiktheden, op welke wijze worden deze ingezet in de roosterapplicatie en op welke objecten zijn deze van toepassing? Op welke wijze biedt de applicatie mogelijkheden om (harde en zachte) kwaliteitseisen in het rooster (zoals aantal tussenuren, maximaal aantal contacturen achter elkaar, etc.) te bewaken en af te dwingen? Op welke wijze (visie) geeft de applicatie invulling aan het roosteren van onderwijs dat over meerdere opleidingen of faculteiten plaatsvindt? 13 Tentamenrooster 14 Roostergegevens overzetten naar meerdere perioden/jaren 15 1 student | 1 rooster 16 Loggen van gegevens 17 Dashboard proces en voortgang 18 Implementatie 19 Authorisaties 20 Gebruik zalen door meerdere faculteiten 21 Ketenmonitoring en error handling 22 Performance 23 Koppelingen 1 Meerdere aanstellingen docenten 2 Beperkingen en instelmogelijkheden (geschiktheid) 3 Export mogelijkheden 4 RSI vriendelijk systeem 5 Meer jaren roosteren 6 Groepsmanagement 7 Inschatten studentenaantallen / Forecasting 8 Automatisch roosteren 9 Self services 10 Zaalknelpunten 11 Vastleggen additionele gegevens en facturatie 12 Trends en ontwikkelingen
  13. 13. 1) Doelstellingen formuleren over wat we met applicatie willen bereiken, geen product specificaties vragen In andere woorden: “Help ons onze onderwijs(logistieke) doelstellingen realiseren; i.p.v. lever ons functie dit en specificatie dat” 2) In offerte aanvraag focus op kwaliteit, expertise en visie van leverancier, (nog) niet op product 3) Beperkte knock out criteria om minimaal partijen op voorhand uitsluiten: realistische financiële eisen alles tweetalig opgesteld alles tweetalig geaccepteerd beperkte referenties 4) Houd rekening met internationale spelers en internationaal recht. AVG, NL-recht, handleidingen/trainingen in NL’s. 5) De beoordelingsmethodiek moet in lijn zijn met je aanbestedingsdoel. (best value is dus niet 50% kwaliteit/50% prijs) 6) Kernteam stelt samen, stuurgroep beslist, de rest adviseert. Houd het klein, houd het vlot. 7) En normaals: niet afdwingen maar uitvragen.
  14. 14. Vrije Universiteit Amsterdam Doorlooptijd: 1 jaar
  15. 15. Interviews leverden op: 1) Mensen achter het product leren kennen 2) Het kennis- en expertiseniveau van de inschrijvers toetsen 3) Een beter beeld over de verschillen tussen de organisaties en hun oplossingen 4) Verrijkte ons beeld over hoe te implementeren en op welke wijze Interview tips: • Standaard vragenlijst script. • De interviewer is niet iemand van Kernteam, maar iemand die goed kan interviewen! Kernteam luistert. • Interviews worden opgenomen • Naast Kernteam ook specialisten uitgenodigd : ICT data integratie specialist Tip
  16. 16. “The ‘proof’ of the pudding…” Beoordelingsformulier Userstories Gegevens tester Naam: Faculteit/afdeling: Functie: Userstory Onderwerp Omschrijving Te testen GUI Look and feel van de applicatie, schermen, indeling, RSI vriendelijkheid, zoek en filtermogelijkheden. Overzicht in schermen; muisklikken/kleuren/persoonlijke inrichting; zoekmogelijkheden; kun je ongestraft, zonder waarschuwing ALLES ontroosteren? Testbevindingen NB: indien mogelijk noteer de tijd die de applicatie erover doet om op te starten/database te openen/window te openen/zoekfunctie of filter te gebruiken. Vraag Taak Levera ncier 1 Levera ncier 2 Leveran cier 3 Filter op relevante info, bijv modules van bepaalde faculteit Filter de modules op een faculteit. Kies een module uit. Filter alle roosteractiviteiten op de module > doel: alle activiteiten behorend bij die ene module overzichtelijk in beeld. Zoekfunctie - kun je een activiteit zoeken op naam? Onderzoek of de applicatie een zoekfunctie heeft om activiteiten of objecten op naam te zoeken. Werkt dit ook met een deel van de naam? En ook als dat deel niet het begin van de naam is? Kun je zoeken op modulecode? Kun je sorteren/filteren op grootte van activiteit? Onderzoek of je een selectie activiteiten kun sorteren op grootte. Kun je ook filteren op grootte? Kun je meerdere activiteiten/objecten selecteren met drag-drop? (Of heb je altijd 2 handen nodig?) Maak een selectie activiteiten (of modulen, zalen, docenten) door met je muis te klikken en te slepen. Werkt dat? Of moet je altijd klik en shift-klik gebruiken? Kun je 2 roosters naast elkaar zien op je scherm, bijv. studentenset en module? Probeer het rooster van een studentenset en een module naast elkaar in beeld te brengen. Is dat duidelijk leesbaar/overzichtelijk? Kun je ze ook verdelen over twee beeldschermen? 1 GUI 2 Inrichting 3 Rapportage ad hoc 4 Rapportage dashboard 5 Rapportage vast 6 Roosteren basis 7 Roosteren uitgebreid 8 Roosteren speciaal 9 Roosteren tentamen 10 Self services 11 Roosterautomaat 115 vragen
  17. 17. Vrije Universiteit Amsterdam Doorlooptijd: 1 jaar
  18. 18. Heeft u keuze tussen: - een geweldige leverancier + gemiddelde software , of - geweldige software + een matige leverancier, kies dan altijd voor de geweldige leverancier. Want minder passende software is makkelijker passend te maken dan een minder passende leverancier.
  19. 19. 1) Zorg voor voldoende gekwalificeerde capaciteit. Huur bij voorkeur (ook) in. 2) Werk kort-cyclisch, bijvoorbeeld Agile, maar blijf pragmatisch 3) Betrek de eindgebruikers nauw bij het project (o.m. onderwijsplanners) 4) Elimineer Zij-Wij denken, structureer en faciliteer nauwe samenwerking tussen onderlinge diensten en afdelingen 5) Handle uncertainties. Een project is te complex om op voorhand helemaal goed uit te denken. 6) Werk met marges in tijd en geld , zo nodig met een roadmap 7) Doe eerst wat moet, daarna wat mag, daarna wat mooi zou zijn. 8) Integratie kost de meeste tijd, begin hier tijdig mee en houd strakke regie 9) Houd roostercapaciteit achter de hand na livegang, want in begin geldt: one step forward, two steps back 10) Verdiep je in de details, the devil …
  20. 20. Doelgericht werken aan verbetering van (onderwijs)organisaties. Dat is mijn drijfveer. De afgelopen twintig jaar heb ik ervaring opgedaan in uiteenlopende sectoren, met een sterke nadruk op het onderwijs. De focus in mijn opdrachten als manager lag op het verbeteren van processen en teamprestaties. Als project- en verandermanager was ik betrokken bij verschillende IT implementatieprojecten. Dirk Jan Durieux Zelfstandig adviseur & projectmanager Onderwijslogistiek dirkjan@durieux.nl +31 6 15 000 630 www.linkedin.com/in/durieux

×