Hệ thống thông tin và cách phân loại

1. CHƯƠNG 3: PHÂN LOẠI CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN
Mục tiêu chương
Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể:
 Phân loại được hệ thống thông tin theo chức năng nghiệp vụ và cấp độ quản lý
 Hiểu và mô tả được khái niệm, cơ chế hoạt động của HTTT xử lý giao dịch
 Phân tích được vai trò của HTTT xử lý giao dịch cho doanh nghiệp
 Hiểu và mô tả được khái niệm, cơ chế hoạt động của hệ thống tự động hóa văn
phòng
 Phân tích được vai trò của hệ thống tự động hóa văn phòng cho doanh nghiệp
 Mô tả được các phần mềm tự động hóa văn phòng tiêu biểu
 Hiểu và mô tả được khái niệm, cơ chế hoạt động của HTTT báo cáo
 Phân tích được vai trò của HTTT báo cáo cho doanh nghiệp
 Hiểu và mô tả được khái niệm, cơ chế hoạt động của HTTT hỗ trợ ra quyết định
 Phân tích được vai trò của HTTT hỗ trợ ra quyết định cho doanh nghiệp
 Hiểu và mô tả được khái niệm, cơ chế hoạt động của HTTT hỗ trợ lãnh đạo
 Phân tích được vai trò của HTTT hỗ trợ lãnh đạo
 Hiểu và so sánh được sự khác nhau về cơ chế hoạt động, vai trò của các hệ thống
thông tin xử lý giao dịch, hệ thống thông tin báo cáo, hệ thống hỗ trợ ra quyết định

2. 3.1Cách thức phân loại hệ thống thông tin
Trên thực tế, có rất nhiều loại hình HTTT khác nhau được phát triển với những vai trò
và vị trí khác nhau đối với doanh nghiệp/tổ chức. Chính vì vậy nên có thể thực hiện phân
loại HTTT theo nhiều cách khác nhau nhằm nhấn mạnh vai trò khác nhau của chúng: phân
loại HTTT theo phạm vi hoạt động, phân loại HTTT theo lĩnh vực hoạt động, phân loại
HTTT theo đối tượng phục vụ. Tuy nhiên trong thực tế, các vai trò khác nhau của HTTT
thường được tích hợp trong một HTTT dạng hỗn hợp, đó là những HTTT có khả năng cung
cấp nhiều chức năng đa dạng. Hình 3.1 minh họa chi tiết cho thấy mối quan hệ giữa các
cấp độ của HTTT bằng việc phân loại HTTT theo các cấp độ quản lý gồm cấp chiến lược,
cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp và việc phân loại HTTT theo chức năng cơ bản trong một
tổ chức gồm: bán hàng và marketing, sản xuất, tài chính kế toán và nhân sự.

3. Hình 3. 1 Phân loại HTTT theo chức năng nghiệp vụ và cấp độ quản lý (Paul Bocij,
Andrew Greasley and Simon Hickie, 2018)
3.1.1 Phân loại theo cấp độ quản lý
Dưới góc độ quản lý, một tổ chức được cấu thành từ ba mức, mỗi mức thực hiện những
hoạt động khác nhau và có những nhu cầu thông tin khác nhau. Ba mức quản lý ở đây là:
chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp, như mô tả trong hình 3.2.

4. Hình 3. 2 Các mức quản lý trong một tổ chức (Paul Bocij, Andrew Greasley and Simon
Hickie, 2018)
Cấp chiến lược: Những người chịu trách nhiệm điều hành ở mức chiến lược có nhiệm vụ
xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức, từ đó thiết lập các chính sách và
đường lối chung cho tổ chức.
Cấp chiến thuật: Những trách nhiệm chiến thuật thuộc về mức kiểm soát quản lý, nơi dùng
các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược do cấp chiến lược đặt ra. Việc
tìm kiếm để có được những nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu chiến lược,
thiết lập các chiến thuật mua sắm, tung ra các sản phẩm mới, thiết lập và theo dõi ngân
sách là trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý chiến thuật.
Cấp tác nghiệp: Ở mức điều hành tác nghiệp, đây là cấp để quản lý việc sử dụng sao cho
có hiệu quả những phương tiện và nguồn lực đã được phân bổ để tiến hành tốt các hoạt
động của tổ chức trong sự ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật.
Các ví dụ về HTTT theo cấp độ quản lý như sau:

5. Hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động tác nghiệp (Operations Information Systems)
thường quan tâm đến việc kiểm soát quá trình, xử lý giao dịch, thông tin liên lạc (nội bộ và
bên ngoài) và hiệu suất. Các hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động tác nghiệp gồm:
 Hệ thống xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing Systems)
 Hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning
Systems)
 Hệ thống kho dữ liệu DW (Data Warehouses)
 Hệ thống tự động hóa văn phòng OAS (Office Automation Systems)
 Hệ thống hỗ trợ nhóm công tác GS (Groupware Systems)
 Hệ thống tự động hóa sản xuất FA (Factory Automation)
 Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng SCM (Supplychain Management Systems)
Hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý (Management Information Systems)
cung cấp phản hồi về các hoạt động của tổ chức và giúp hỗ trợ việc ra quyết định của cấp
quản lý. Việc ra quyết định của người quản lý có thể xảy ra ở các cấp độ hoạt động, chiến
thuật và chiến lược của một tổ chức. Hệ thống thông tin hộ trợ quản lý gồm:
 Hệ thống thông tin cấp chiến thuật:
o Hệ thống thông tin báo cáo (Information Reporting Systems)
o Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support Systems)
o Hệ thống khai phá dữ liệu DM (Data Mining)
o Hệ thống hỗ trợ nhóm làm việc GSS (Group Support Systems)
o Hệ thống quản lý tri thức KMS (Knowledge Management Systems)
o Hệ chuyên gia ES (Expert Systems)
 Hệ thống thông tin cấp chiến lược:
o Hệ thống hỗ trợ lãnh đạo ESS /EIS (Executive Support Systems)
o Hệ thống tri thức kinh doanh BIS (Business Intelligence Systems)

6. 3.1.2 Phân loại theo chức năng nghiệp vụ
Dựa theo lĩnh vực chức năng, hệ thống thông tin được phân thành bốn loại: hệ thống
thông tin bán hàng và marketing; hệ thống thông tin tài chính, kế toán; hệ thống thông tin
kinh doanh và tác nghiệp; hệ thống thông tin quản trị nhân lực.
Hệ thống thông tin bán hàng và marketing: là các hệ thống được sử dụng để quản lý
phát triển sản phẩm mới, phân phối, định giá sản phẩm, hiệu quả khuyến mại hàng hóa và
sản phẩm của tổ chức.
Hệ thống thông tin tài chính, kế toán: là các hệ thống được sử dụng để quản lý, kiểm
soát và kiểm toán các nguồn lực tài chính của tổ chức.
Hệ thống thông tin kinh doanh và tác nghiệp: là các hệ thống được sử dụng để quản
lý, kiểm soát, kiểm toán các nguồn lực kinh doanh và tác nghiệp của tổ chức
Hệ thống thông tin quản trị nhân lực: là các hệ thống được sử dụng để quản lý, kiểm
soát và kiểm toán các nguồn nhân lực của tổ chức.
3.2Các loại hệ thống thông tin
3.2.1 Hệ thống xử lý giao dịch TPS (Transaction Information Systems)
Hệ thống xử lý giao dịch được xem như hệ thống cơ sở của tất cả các hệ thống thông
tin khác, nó cung cấp dữ liệu cho các hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin hỗ trợ
ra quyết định và một số HTTT khác.
Khái niệm: Hệ thống xử lý giao dịch TPS là hệ thống tích hợp các yếu tố con người,
các thủ tục, các CSDL và các thiết bị để ghi nhận các giao dịch đã hoàn thành. Hệ thống
xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của
doanh nghiệp/tổ chức, ví dụ như:
 Khách hàng đặt hàng cho các sản phẩm và dịch vụ từ một công ty, chẳng hạn như
đặt phòng kỳ nghỉ;
 Một công ty đặt hàng với nhà cung cấp các thành phần để sản xuất sản phẩm;

7.  Thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ do bên thứ ba nhận;
 Một khách hàng đến siêu thị để mua sắm
 Rút tiền từ máy rút tiền tự động (ATM)
Các đặc trưng của hệ thống xử lý giao dịch
 Xử lý nhanh và hiệu quả một khối lượng lớn dữ liệu đầu vào và đầu ra
 Thực hiện hiệu chỉnh chính xác dữ liệu nhằm đảm bảo rằng các dữ liệu được lưu
giữ trong hệ thống là chính xác và có tính cập nhật nhất
 Trong hệ thống xử lý giao dịch luôn tiềm ẩn nhiều vấn đề liên quan đến an toàn hệ
thống
 Hệ thống xử lý giao dịch hỗ trợ hoạt động tác nghiệp của nhiều phòng ban/ bộ phận
trong doanh nghiệp/ tổ chức nên rủi ro xảy ra đối với những hệ thống này có thể ảnh
hưởng nghiêm trọng đến hoạt động chung của doanh nghiệp
Cơ chế hoạt động xử lý giao dịch
Tất cả các hệ thống xử lý gia dịch đều thực hiện những hoạt động xử lý dữ liệu cơ bản,
thể hiện bằng chu trình sử lý giao dịch như sau: thu thập dữ liệu, kiểm tra dữ liệu, hiệu
chỉnh dữ liệu, lưu trữ dữ liệu và tạo báo cáo.

8. Hình 3. 3 Cơ chế hoạt động trong hệ thống TPS (PGS.TS Trần Thị Song Minh, 2019)
Thu thập dữ liệu: thu thập dữ liệu là quá trình thu thập tất cả các dữ liệu cần thiết để
hoàn tất giao dịch. Quá trình thu thập dữ liệu có thể được thực hiện thủ công (dùng bán
phím) hoặc tự động (dùng máy quét và hệ thống POS) để thu thập dữ liệu vào hệ thống.
Ví dụ về quá trình thu thập dữ liệu từ việc quét mã vạch: Sau khi nhân viên thu ngân
tiến hành quét mã vạch của một mặt hàng, hệ thống POS sẽ tra cứu giá của mặt hàng đó
trong CSDL giá cả, trên cơ sở đó lập và in hóa đơn cho khách hàng. Các dữ liệu khác liên
quan đến giao dịch bán hàng như số lượng, đơn giá bán, ngày bán... cũng được hệ thống
cập nhật vào CSDL hàng tồn kho và CSDL bán hàng. CSDL hàng tồn kho sau đó được sử
dụng để lên các báo cáo cảnh báo các nhà quản lý hàng tồn kho lập đơn đặt hàng mới và
CSDL bán hàng sẽ được dùng cho phân tích kinh doanh của doanh nghiệp/ tổ chức.

9. Kiểm tra dữ liệu: kiểm tra dữ liệu được thực hiện nhằm xác định tính hợp lệ và tính
đầy đủ của dữ liệu, nhằm xác định những vấn đề có thể xảy ra đối với dữ liệu.
Hiệu chỉnh dữ liệu: Hiệu chỉnh dữ liệu là hoạt động hết sức cần thiết, đó có thể là việc
gõ lại những dữ liệu đã gõ sai trước đó vào hệ thống.
Xử lý dữ liệu: giai đoạn xử lý dữ liệu thực hiện tính toán và các xử lý khác liên quan
đến các giao dịch nghiệp vụ như sắp xếp, tính toán, tổng hợp dữ liệu theo các tiêu chí khác
nhau.
Lưu trữ dữ liệu: lưu trữ dữ liệu là hoạt động cập nhật vào một hay nhiều CSDL các
giao dịch mới, các dữ liệu này lại có thể được xử lý tiếp theo bởi các HTTT khác như
HTTT quản lý, HTTT hỗ trợ ra quyết định.
Tạo các tài liệu nghiệp vụ: giai đoạn cuối cùng của chu kỳ xử lý giao dịch là tạo tài liệu,
đó có thể là các bảng kê hay báo cáo ở dạng bản cứng (in ra giấy) hoặc bản mềm (đưa ra
các phần mềm ứng dụng để xem trên màn hình máy tính).
Các chế độ xử lý giao dịch của hệ thống TPS gồm
 Xử lý theo lô (Batch Processing): theo đó dữ liệu được tập hợp lại và được xử lý
định kỳ. Nhược điểm của hình thức xử lý theo lô đó là độ trễ về thời gian. Cụ thể là
chỉ vào thời điểm đầu ngày, tệp hàng tồn kho chính mới được coi là cập nhật nhất
còn tất cả các thời điểm khác trong ngày, tổ chức thực sự không thể kiểm soát được
chính xác tình trạng tồn kho. Như vậy đặc điểm cơ bản của hình thức xử lý giao
dịch theo lô là có một khoảng cách về thời gian từ khi xảy ra giao dịch cho tới khi
chung được xử lý để cập nhật dữ liệu cho tổ chức.
 Xử lý theo thời gian thực hay xử lý trực tuyến (Online Transaction Processing): theo
đó dữ liệu được xử lý ngay tại thời điểm xảy ra giao dịch.
Ngày nay đa phần các hệ thống đều đã xử lý giao dịch theo thời gian thực. Với hình
thức này, giao dịch được xử lý ngay lập tức, không có thời gian trễ như trong máy
tính, khi nó phát sinh và chương trình xử lý giao dịch sẽ thực hiện ngay chức năng
xử lý cần thiết và cập nhật ngay các dữ liệu về giao dịch vào tệp chính trong thời

10. gian cực ngắn. Như vậy, dữ liệu trong hệ thống trực tuyến luôn phản ánh tình trạng
hiện thời, mạng tính cập nhật nhất.
Mục tiêu của các hệ thống xử lý giao dịch
 Xử lý các dữ liệu liên quan đến giao dịch: thu thâp, xử lý, lưu trữ và tạo ra các tài
liệu liên quan đến các hoạt động kinh doanh hay lặp lại, có tính chu kỳ.
 Duy trì một sự chính xác cao cho các dữ liệu được thu thập và xử lý bởi hệ thống:
nhập và xử lý dữ liệu chính xác, không có lỗi là mục tiêu của bật cứ hệ thống xử lý
giao dịch nào nhằm tránh lãng phí về thời gian và sức lực cho việc hiệu chỉnh dữ
liệu.
 Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và thông tin: tất cả các dữ liệu và thông tin được
lưu trữ trong các CSDL cần phải chính xác, mang tính cập nhật và phù hợp.
 Đảm bảo cung cấp kip thời các tài liệu và báo cáo: các hệ thống xử lý giao dịch tự
động hóa giúp giảm đáng kể thời gian thực hiện và xử lý các giao dịch nhờ vậy tổ
chưc có cơ hội nâng cao lợi nhuận (nhận được thanh toán của khách hàng sớm hơn,
cải thiện dòng tiền của doanh nghiệp / tổ chức)
 Tăng hiệu quả lao động: sử dụng hệ thống xử lý giao dịch tự động hóa nhằm mục
đích giảm nhu cầu về nhân lực xử lý giao dịch và các trang thiết bị làm việc
 Tạo ra các hình thức dịch vụ gia tăng giá trị: đây là một trong các mục tiêu mà doanh
nghiệp đặt ra cho tất cả các hệ thống xử lý giao dịch, ví dụ với các hệ thống trao đổi
dữ liệu điện tử EDI, các khách hàng có thể tiến hành đặt hàng theo con đường điện
tử thay vì hình thức đặt hàng truyền thống thường rất lâu và thiếu chính xác.
 Giúp xây dựng và duy trì sự tín nhiệm của khách hàng: các hệ thống xử lý giao dịch
tự động hóa thường là phương tiện để khách hàng thực hiện giao dịch của mình và
chính hình thức giao dịch này sẽ đem lại sự hài lòng của khách hàng và khuyến
khích sự quay lại của họ.
3.2.2 Hệ thống tự động hóa văn phòng OAS (Office Automation Systems)
Khái niệm: Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS) là hệ thống thông tin nhằm mục
đích tăng năng suất của nhân viên văn phòng, ví dụ như phần mềm nhóm, quy trình làm

11. việc và ứng dụng có mục đích chung như bộ xử lý văn bản và bảng tính. Các ứng dụng
quan trọng trong sứ mệnh như phần mềm nhóm và quy trình làm việc được coi là chìa khóa
để hỗ trợ các quy trình nội bộ của doanh nghiệp điện tử.
Ứng dụng của các hệ thống tự động hóa văn phòng
Phần mềm nhóm (groupware): Phần mềm nhóm là phần mềm cho phép những người
cộng tác giải quyết vấn đề chia sẻ thông tin, bao gồm các hoạt động như lên lịch và điều
hành các cuộc họp, chia sẻ tài liệu và giao tiếp từ xa. Phần mềm nhóm hỗ trợ các nhóm
mọi người làm việc cùng nhau vì nó cung cấp ‘ba chữ C’: giao tiếp (communication), cộng
tác (collaboration) và phối hợp (coordination).
Hình 3. 4 Ví dụ về phần mềm nhóm (Paul Bocij, Andrew Greasley and Simon Hickie,
2018)
Giao tiếp là tính năng cốt lõi của phần mềm nhóm cho phép thông tin được chia sẻ hoặc
gửi cho người khác bằng thư điện tử. Phần mềm nhóm dành cho hội thảo đôi khi được gọi
là phần mềm 'giao tiếp qua trung gian máy tính' (CMC).

12. Hợp tác là hành động hợp tác chung trong việc giải quyết một vấn đề kinh doanh hoặc
thực hiện một nhiệm vụ. Phần mềm nhóm có thể làm giảm một số vấn đề của các cuộc họp
truyền thống, chẳng hạn như tìm địa điểm và thời gian gặp mặt, thiếu thông tin có sẵn hoặc
thậm chí là sự thống trị của một cá nhân mạnh mẽ trong cuộc họp. Phần mềm nhóm cải
thiện hiệu quả của việc ra quyết định và hiệu quả của nó bằng cách khuyến khích đóng góp
từ tất cả các thành viên trong nhóm. Do đó, nghiên cứu về phần mềm nhóm được gọi là
'công việc cộng tác được máy tính hỗ trợ' (CSCW).
Phối hợp là hành động đảm bảo rằng một nhóm đang làm việc hiệu quả và đạt được các
mục tiêu của nhóm. Điều này bao gồm phân phối nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm,
xem xét hiệu suất của họ và có thể chỉ đạo một cuộc họp điện tử.
Xử lý hình ảnh tài liệu: Các hệ thống DIP xử lý hình ảnh tài liệu (DIP) được sử dụng
trong công nghiệp để chuyển đổi các tài liệu in sang định dạng điện tử để chúng có thể
được lưu trữ, sắp xếp và truy xuất dễ dàng hơn
Hình 3. 5 Các thành phần của hệ thống DIP (Paul Bocij, Andrew Greasley and Simon
Hickie, 2018)

13. Vai trò: Hệ thống DIP cố gắng giảm bớt các vấn đề gây ra bởi các hệ thống dựa trên
giấy, bao gồm chi phí xử lý một lượng lớn thủ tục giấy tờ và thời gian lãng phí khi tìm
kiếm các tài liệu giấy. Hệ thống DIP chuyển đổi tài liệu (và hình ảnh) sang định dạng kỹ
thuật số cho phép lưu trữ, truy xuất và thao tác tài liệu trên máy tính. Tài liệu được chuyển
đổi bằng cách sử dụng máy quét cầm tay và chuyển qua tài liệu hoặc mặt phẳng nơi tài liệu
được đặt trên một tấm kính và một đầu đọc máy quét đi qua. Sau đó, tài liệu được lập chỉ
mục và lưu trữ trên bộ lưu trữ từ tính hoặc quang học dung lượng cao.
Hệ thống quản lý quy trình làm việc (WFMS): Quản lý quy trình làm việc (WFM) được
Liên minh quản lý quy trình làm việc định nghĩa là: tự động hóa quy trình kinh doanh, toàn
bộ hoặc một phần tài liệu, thông tin hoặc nhiệm vụ được chuyển từ người tham gia này
sang người tham gia khác để thực hiện theo quy tắc thủ tục. Hệ thống quy trình làm việc
được dùng để tự động hóa các quy trình kinh doanh bằng cách cung cấp một khuôn khổ có
cấu trúc để hỗ trợ quy trình. Quy trình công việc giúp quản lý các quy trình kinh doanh
bằng cách đảm bảo rằng các nhiệm vụ được ưu tiên thực hiện: sớm nhất có thể; bởi những
người phù hợp; yêu cầu hợp lý.
Điều này mang lại một cách tiếp cận nhất quán, thống nhất để cải thiện hiệu quả và dịch
vụ khách hàng tốt hơn. Phần mềm quy trình làm việc cung cấp các chức năng để: giao
nhiệm vụ cho mọi người; nhắc nhở mọi người về nhiệm vụ mà họ được giao; cho phép
cộng tác giữa những người chia sẻ nhiệm vụ; truy xuất thông tin cần thiết để hoàn thành
nhiệm vụ, chẳng hạn như chi tiết cá nhân của khách hàng; cung cấp cái nhìn tổng quan cho
người giám sát về tình trạng của từng nhiệm vụ và hiệu suất của nhóm.
Các hệ thống quy trình làm việc và phần mềm nhóm thường được sử dụng để hỗ trợ tái
kỹ nghệ. Ngày nay, các hệ thống quy trình làm việc này là điển hình của các hệ thống kinh
doanh điện tử. Quy trình làm việc thường được sử dụng cùng với công nghệ DIP để nâng
cao hiệu quả bằng cách tự động định tuyến tài liệu đến đúng người để xử lý chúng. Mỗi
người được cung cấp một danh sách các nhiệm vụ hoặc tài liệu để làm việc, từ cái được
gọi là 'hàng đợi quy trình làm việc'. WFMS có thể đặc biệt hiệu quả khi chúng thay thế một

14. hệ thống dựa trên giấy tờ lớn và có thể tiết kiệm được lượng thời gian đáng kể bằng cách
loại bỏ các tìm kiếm tài liệu dài dòng.
Một lĩnh vực cải tiến khác dành cho các ứng dụng dịch vụ khách hàng, chẳng hạn như
tại một trung tâm cuộc gọi khi tài liệu có thể được gọi ngay lập tức để đáp ứng yêu cầu của
khách hàng. Những hạn chế liên quan đến công nghệ bao gồm chi phí cài đặt và vấn đề
tích hợp với các hệ thống mạng máy tính hiện có. Để đạt được toàn bộ lợi ích từ WFMS,
cũng cần thiết phải tái thiết kế hoặc thiết kế lại quy trình làm việc trên giấy tờ để tránh chỉ
đơn giản là tự động hóa các quy trình không hiệu quả. WFM được liên kết chặt chẽ nhất
với các công ty lớn như ngân hàng và công ty bảo hiểm xử lý một số lượng lớn các giao
dịch phức tạp, dựa trên giấy tờ. Các giao dịch này cần được xử lý theo cách có cấu trúc và
sử dụng các hệ thống quy trình sản xuất hoặc có cấu trúc để quản lý chúng. Các công ty
vừa và nhỏ đang tăng cường sử dụng quy trình làm việc cho các nhiệm vụ hành chính.
Chúng liên quan đến ít giao dịch hơn và có thể được quản lý bằng phần mềm ít tốn kém
hơn dựa trên hệ thống e-mail. Các ứng dụng ví dụ cho quy trình làm việc dựa trên biểu
mẫu hoặc hành chính này bao gồm ủy quyền yêu cầu đi lại hoặc ngày lễ hoặc thanh toán
hóa đơn.
Trong ví dụ sau, nhân viên bán hàng có thể nhập các chi tiết của hóa đơn vào hệ thống
quy trình làm việc. Sau đó, hệ thống quy trình công việc sẽ chuyển tiếp các chi tiết của hóa
đơn tới người quản lý cấp cao để được ủy quyền. Khi điều này xảy ra, hóa đơn được ủy
quyền sẽ tự động được gửi lại cho nhân viên bán hàng để thanh toán. Quá trình này sẽ diễn
ra hoàn toàn bằng điện tử thông qua định tuyến các biểu mẫu.
3.2.3 Hệ thống thông tin báo cáo IRS (Information Reporting Systems)
Hệ thống báo cáo thông tin, còn được gọi là hệ thống thông tin quản lý, tạo ra các báo
cáo đã được xác định trước cho nhu cầu ra quyết định hàng ngày. Có hai loại báo cáo chính
mà hệ thống này tạo ra:
Báo cáo định kỳ. Đây là báo cáo được xác định trước và được yêu cầu bởi người ra
quyết định trong khoảng thời gian đều đặn.

15. Báo cáo ngoại lệ. Đây là báo cáo chỉ được tạo ra khi được yêu cầu. Loại báo cáo này
có thể được tạo tự động bởi hệ thống thông tin khi thước đo hiệu suất di chuyển ra ngoài
phạm vi xác định trước. Báo cáo ngoại lệ cũng có thể được tạo theo cách thủ công khi
người ra quyết định không muốn đợi đến báo cáo định kỳ được lập lịch tiếp theo hoặc
thông tin chỉ thỉnh thoảng được yêu cầu.
Các hệ thống thông tin quản lý sẽ tạo ra báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ
hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một lĩnh vực chức năng nhất
định của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm cơ sở để so sánh tình
hình hiện tại với tình hình theo dự báo, dữ liệu hiện thời của các tổ chức doanh nghiệp
trong cùng một ngành công nghiệp với nhau, dữ liệu iện thời với các dữ liệu lịch sử.
Các hệ thống thông tin quản lý chuyên biệt phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ
các hệ thống xử lý giao dịch (TPS) do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ
thuộc rất nhiều vào chất lượng của các hệ thống xử lý giao dịch. HTTT quản lý sẽ cung
cấp rất nhiều báo cáo được kết xuất từ các dữ liệu đủ chi tiết được thu thập trước đó trong
các CSDL xử lý giao dịch và được biểu diễn ở dạng phù ohpjw cho các nhà quản lý. Báo
cáo này cung cấp cho các nhà quản lý dữ liệu và thông tin cho quá trình ra quyết định ở
dạng có thể sử dụng được ngay. Nhìn vào hình 3.6 có thể thấy, mẫu báo cáo điển hình được
xuất ra từ hệ thống IRS đó là báo cáo định kỳ hàng quý về doanh thu và khách hàng, trong
đó các thông tin về doanh thu thực, so sánh với doanh thu mục tiêu, so sánh với số liệu
doanh thu cùng kỳ năm trước được thể hiện rõ ràng, từ đó các nhà quản lý có thể thấy được
ngay mức độ tăng trưởng so với thời điểm quá khứ của doanh nghiệp.

16. Hình 3. 6 Minh họa về mẫu báo cáo định kỳ (Paul Bocij, Andrew Greasley and Simon
Hickie, 2018)
Đầu vào của hệ thống thông tin quản lý
 Đầu vào đối với hệ thống thông tin quản lý có nguồn gốc cả từ bên trong và từ bên
ngoài tổ chức. Nguồn dữ liệu nội bộ chủ yếu đối với HTTT quản lý là các hệ thống
xử lý giao dịch.
 Một trong các hoạt động cơ bản của hệ thống xử lý giao dịch là thu thập và lưu trữ
dữ liệu về các giao dịch đã hoàn thành. Khi mỗi giao dịch hoàn thành, các hệ thống
xử lý giao dịch khác nhau sẽ thực hiện việc thay đổi và cập nhật các CSDL nghiệp
vụ của tổ chức.
 Ví dụ, hệ thống xử lý thanh toán sẽ giúp duy trì CSDL về công nợ phải thu ở tình
trạng được cập nhật nhât vậy nên các nhà quản lý có thể biết được những đối tượng

17. nào đang có công nợ với tổ chức mình. Chính các CSDL có tính cập nhật nhất này
là nguồn dữ liệu nội bộ chủ yếu đối với hệ thống thông tin quản lý. Dữ liệu nội bộ
còn có thể có nguồn gốc từ một số lĩnh vực chức năng đặc biệt trong tổ chức.
 Nguồn dữ liệu từ bên ngoài có thể là dữ liệu về các khách hàng, các nhà cung cấp,
đối thủ cạnh tranh và các cổ đông. Các dữ liệu này chưa được thu thập trong hệ
thống xử lý giao dịch.
 Các hệ thống thông tin quản lý sử dụng dữ liệu từ các nguồn bên trong và bên ngoài
tổ chức và xử lý các dữ liệu này thành thông tin có giá trị sử dụng hơn cho các nhà
quản lý, thông thường ở dạng các báo cáo chuẩn theo mẫu định trước. Không dừng
ở việc cung cấp các bảng kê hóa đơn bán hàng thuần tuý, một hệ thống thông tin
quản lý có thể cung cấp cho nhân viên quản lý bán hàng trên phạm vi cả nước một
báo cáo chứa thông tin về doanh số bán hàng đạt được trong tuần của công ty ở dạng
tổng hợp theo vùng, theo đại lý, theo sản phẩm và thậm chí có thể so sánh với doanh
số bán của kỳ trước đó.
Đầu ra của hệ thống thông tin quản lý
 Đầu ra của hệ thống thông tin quản lý thường là một hệ thống các báo cáo được
phân phối và truyền đạt tới các nhà quản lý. Các báo cáo đó bao gồm báo cáo định
kỳ, báo cáo theo nhu cầu, báo cáo đột xuất và các báo cáo siêu liên kết.
 Báo cáo định kỳ: Báo cáo định kỳ là những báo cáo được lập theo chu kỳ đều đặn,
ví dụ báo cáo ngày, báo cáo tuần hoặc báo cáo tháng. Báo cáo về chi phí lương có
thể được lập hàng tuần giúp theo dõi và kiểm soát được chi phí nhân công nhưng
một báo cáo ngày về sản xuất lại rất cần thiết cho việc theo dõi sản xuất một sản
phẩm mới. Các báo cáo định kỳ khác có thể giúp các nhà quản lý kiểm soát được
hoạt động của các đại lý bán hàng, mức tồn kho và nhiều hoạt động khác nữa.
 Báo cáo chỉ số thống kê: Báo cáo chỉ số thống kê là một dạng đặc biệt của báo cáo
định kỳ, báo cáo loại này thực hiện tóm tắt các hoạt động cơ bản của ngày hôm trước
và thường phải sẵn sàng vào đầu của một ngày làm việc. Các báo cáo này tóm tắt
mức tồn kho, doanh số. Những báo cáo chỉ số thống kê thường liên quan chặt chẽ

18. đến các yếu tố quyết định của tổ chức. Vậy nên các nhà quản lý và các nhà lãnh đạo
có thể sử dụng các báo cáo loại này để can thiệp và thực hiện điều chỉnh các hoạt
động kinh doanh một cách kịp thời.
 Báo cáo theo yêu cầu: Báo cáo theo yêu cầu là báo cáo được lập để cung cấp thông
tin xác định theo yêu cầu của nhà quản lý. Nói cách khác là báo cáo loại này được
lập theo yêu cầu. Ví dụ, một nhân viên quản lý có thể có nhu cầu thông tin về mức
tồn kho hiện tại của một mặt hàng xác định, hay giờ công lao động của một nhân
viên xác định. Trong tình huống đó, một báo cáo theo yêu cầu có thể được lập để
thoả mãn các nhu cầu thông tin này.
 Báo cáo ngoại lệ: Báo cáo ngoại lệ là báo cáo được kết xuất một cách tự động khi
tình huống bất thường xảy ra. Ví dụ, nhân viên quản lý có thể đặt ra một giới hạn
cảnh báo về số lượng tồn kho, ví dụ là 50, để có báo cáo về các mặt hàng có tồn kho
với số lượng dưới giới hạn đó. Báo cáo này đương nhiên chỉ liên quan đến các mặt
hàng có số lượng tồn kho dưới 50 đơn vị. Cũng giống như báo cáo theo yêu cầu,
báo cáo ngoại lệ cũng thường được sử dụng để theo dõi các khía cạnh quan trọng
có tính chất quyết định đối với thành công của tổ chức. Nói chung khi một báo cáo
ngoại lệ đã được lập thì thường các nhà quản lý hoặc lãnh đạo sẽ có động thái can
thiệp nào đó. Các giới hạn (hay còn gọi là điểm kích hoạt cho một báo cáo ngoại lệ)
cần được xác định một cách kỹ lưỡng để tránh quá tải về báo cáo ngoại lệ hoặc
ngược lại bỏ qua những vấn đề đáng lẽ cần có sự can thiệp của các nhà quản lý.
 Báo cáo siêu liên kết: Báo cáo siêu liên kết là những báo cáo cung cấp cho các nhà
quản lý khả năng truy xuất đến các dữ liệu chi tiết nhằm lý giải cho một tình huống
bất thường mà họ quan tâm. Báo cáo loại này có thể được lập băng cách sử dụng
ngôn ngữ lập trình thế hệ thứ tư và rất phù hợp cho các nhà lãnh đạo, những người
cần thông tin ở dạng biểu đồ hơn là những bảng kê dữ liệu dạng phát hiện ra những
điểm bất bình thường ví dụ trong hoạt động bán thuần tuý. Bằng cách quan sát biểu
đồ, người làm công tác quản lý sẽ hàng và tìm cách lý giải cho tình trạng bất bình
thường đó thông qua việc sử dụng cơ chế siêu liên kết (bằng cách bấm một phím
chức năng định trước hoặc kích chuột vào một điểm xác định trên báo cáo hoặc trên

19. biểu đồ Hình 8 - 3 cho thấy tính năng quản trị ngược của báo cáo trực quan ở dạng
biểu đồ, cụ thể từ biểu đồ doanh thu theo vùng, nhờ tính năng quản trị ngược người
dùng có thể truy xuất đến biểu đồ doanh thu theo đại lý ở Miền Bắc, sử dụng tính
năng quản trị ngược lần thứ hai, người dùng có thể truy xuất đến biểu đồ doanh thu
theo mặt hàng của đại lý 100.
Khi thiết kế các báo cáo quản lý cần chú ý một số quy nhằm tránh việc trùng lắp thông
tin trong các báo cáo đó. Cụ thể:
 Báo cáo được lập phải thoả mãn tối đa nhu cầu của người sử dụng.
 Chỉ đầu tư thời gian và sức lực cho những báo cáo có nhu cầu sử dụng thực sự.
 Cần chú ý đến nội dung và hình thức của báo cáo.
 Cần lập các báo cáo ngoại lệ trong tình huống có vấn đề cần giải quyết.
 Cần lập các báo cáo một cách kịp thời khi chúng được cần đến
Các chức năng cơ bản của hệ thống thông tin quản lý
 Các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ và bảo cáo siêu liên kết
đều có tác dụng trợ giúp các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo báo cáo nêu trên được
tuân thủ thì việc tăng lợi nhuận và giảm chi phí đối với tổ chức sẽ trở thành hiện
thực.
 Nói chung, các hệ thống thông tin quản lý đều thực hiện các chức năng cơ bản sau
đây:
 Cung cấp các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ và báo cáo
siêu liên kết
 Cung cấp các báo cáo có khuôn mẫu cố định và thống nhất để các nhà quản lý khác
nhau có thể sử dụng cùng một báo cáo cho nhiều mục đích khác nhau.
 Cung cấp các báo cáo ở dạng sao cứng hoặc sao mềm: Phần lớn các báo cáo quản
lý được in ra giấy (gọi là báo cáo ở dạng sao cứng), một số được hiển thị ra màn
hình (gọi là báo cáo ở dạng sao mềm), ngoài ra báo cáo có thể được gửi ra tệp phục
vụ nhu cầu xử lý tiếp theo trong các phần mềm khác mà không phải nhập liệu lại.

20.  Cung cấp các báo cáo dựa trên dữ liệu nội bộ lưu trữ trong hệ thống máy tính: Các
báo cáo quản lý sử dụng chủ yếu nguồn dữ liệu nội bộ có chứa trong các CSDL,
một số ít hệ thống thông tin quản lý sử dụng nguồn dữ liệu từ bên ngoài về các đối
thủ cạnh tranh, về thị trường và các vấn đề khác.
 Các báo cáo do hệ thống thông tin quản lý cung cấp được phát triển và thực hiện
bởi đội ngũ phát triển hệ thống thông tin: Thông thường các phân tích viên hệ thống
và các lập trình viên tham gia thiết kế và thực hiện các báo cáo của hệ thống thông
tin quản lý, tất nhiên người sử dụng cũng tham gia vào thiết kế báo cáo nhưng họ sẽ
không tham gia viết chương trình máy tính để sinh ra các báo cáo đó.
 Yêu cầu chính thức về báo cáo quản lý phải xuất phát từ phía người dùng: Vì báo
cáo được phát triển và thực hiện bởi đội ngũ phát triển hệ thống thông tin nên yêu
cầu về các báo cáo của hệ thống thông tin quản lý phải được đề đạt chính thức với
bộ phận này.
3.2.4 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định DSS (Desicion Support Systems)
Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định DSS là một trong những HTTT quan trọng
nhất trong tổ chức. Nó thu thập, xử lý, lưu trữ các thông tin giúp các nhà quản lý đưa ra
các quyết định kịp thời, chính xác, dành ưu thế cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường.
Trước khi tìm hiểu về hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định, chúng ta sẽ tìm hiểu khái
niệm về quyết định và việc ra quyết định.
Quyết định (Decision) là một sự lựa chọn về đường lối/ chiến lược hành động nhằm
đạt đến một mục tiêu mong muốn (Simon, Churchman, Fishburn)
Ra quyết định (Decision Making) là một quá trình lựa chọn ra một phương án trong
các phương án có thể để đặt được kết quả mong muốn với các ràng buộc cho trước.

21. Hình 3. 7 Mối quan hệ giữa các loại quyết định, cấp độ quản lý và HTTT (Paul Bocij,
Andrew Greasley and Simon Hickie, 2018)
Hình 3.7 chỉ ra rằng ở cấp độ vận hành, các quyết định có cấu trúc chiếm ưu thế và
những quyết định này thường được hỗ trợ bởi TPS. Các hệ thống hỗ trợ ra quyết định chủ
yếu được sử dụng để hỗ trợ các quyết định mang tính chiến thuật, bán cấu trúc cần được
đưa ra như một phần của quá trình đánh giá và lập kế hoạch kinh doanh. Các hệ thống
thông tin điều hành được nhắm mục tiêu vào việc ra quyết định chiến lược, thường liên
quan đến các quyết định phi cấu trúc. Cần lưu ý rằng có sự chồng chéo đáng kể giữa chiến
lược và chiến thuật, có cấu trúc và không có cấu trúc. Tương tự như vậy, có sự chồng chéo
giữa các loại hệ thống được sử dụng để hỗ trợ các cấp độ khác nhau này. Ví dụ, các hệ
thống hỗ trợ ra quyết định cũng có thể được sử dụng trong năng lực chiến lược hoặc trong
năng lực vận hành.
Quyết định phi cấu trúc (Unstructured Decision): là những quyết định mà để làm ra
nó người ta không có được một quy trình rõ ràng và các thông tin liên quan thường không
thể xác định được trước một cách thường xuyên.
Quyết định có cấu trúc (Structured Decision): là quyết định có quy trình rõ ràng để
làm ra quyết định đó và các thông số cần thiết để xem xét trong quá trình ra quyết định có
thể được xác định trước.

22. Quyết định bán cấu trúc (Semi-Structured Decision): quyết định được gọi là bán
cấu trúc nếu quy trình để làm ra quyết định đó có thể xác định được trước nhưng không đủ
để làm ra quyết định.
Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định: Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định DSS
đôi khi còn gọi là hệ trợ giúp ra quyết định là hệ thống đóng vai trò cự kỳ quan trong trọng
tổ chức doanh nghiệp. Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) cung cấp thông tin và mô hình
dưới dạng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định chiến thuật và chiến lược. DSS
là hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định quản lý bằng cách tích hợp:
 Dữ liệu hiệu suất của công ty;
 Quy tắc kinh doanh dựa trên các bảng quyết định;
 Công cụ và mô hình phân tích để dự báo và lập kế hoạch;
 Giao diện người dùng đồ họa dễ sử dụng.
Khái niệm: có nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống hỗ trợ ra quyết định. Theo
Keneth Laudon và Jane Laudon “ Hệ hỗ trợ ra quyết định là một hệ thống trong đó kết hợp
các mô hình phân tích với dữ liệu xử lý cùng các công cụ phân tích và truy vấn trợ giúp
các nhà quản lý trước quyết định nửa cấu trúc”. Theo Turban (2018), DSS là hệ thống
thông tin dựa trên máy tính một cách mèm dẻo, tương hỗ và thích nghi sử dụng các quy tắc
ra quyết định, các mô hình kết hợp với sự sáng tạo của người ra quyết định để đưa ra các
quyết định đặc trưng, khả thi trong việc giải các bài toán thực tế.
Watson và Sprague (1993) xác định ba thành phần chính trong hệ thống hỗ trợ quyết
định:
 Hội thoại. Thành phần này được dùng để đạt được sự tương tác với người dùng
nhằm hình thành các truy vấn và mô hình cũng như đánh giá kết quả.
Về cơ bản, nó là giao diện người dùng. Thường rất khó để tạo ra một giao diện người
dùng hiệu quả cho DSS vì có sự đánh đổi giữa tính đơn giản và tính linh hoạt. Sự
đơn giản là cần thiết vì một số nhà quản lý có thể không phải là người sử dụng
thường xuyên các hệ thống hỗ trợ ra quyết định. Tính linh hoạt là cần thiết để cho

23. phép đặt ra nhiều câu hỏi khác nhau và cho phép hiển thị dữ liệu theo những cách
khác nhau. Vấn đề là khi các tùy chọn và tính linh hoạt hơn được tích hợp vào hệ
thống, nó sẽ trở nên khó sử dụng hơn.
 Dữ liệu. Nguồn dữ liệu rất quan trọng đối với DSS. Thông tin cần được thu thập từ
nhiều nguồn như hệ thống hoạt động (đối với hoạt động bán hàng), hệ thống kế toán
tài chính (đối với hoạt động tài chính), hoặc các nguồn tài liệu như tài liệu nội bộ
hoặc những tài liệu có sẵn trên Internet. Lưu ý rằng các thay đổi hoặc bổ sung dữ
liệu được thực hiện bằng cách sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu tổ chức dữ liệu chứ
không phải bằng chính hộp thoại DSS.
 Mô hình. Thành phần mô hình cung cấp khả năng phân tích cho DSS. Ví dụ, một
mô hình tài chính có thể dự đoán cho các đầu vào nhất định về khả năng sinh lời
trong tương lai của một công ty nếu nó tiếp tục theo hướng hiện tại.
Các đặc trưng của hệ thống hỗ trợ ra quyết định
Đây là hệ thống trợ giúp quản lý mà khả năng của nó vượt xa HTTT quản lý (MIS).
Trong khi trọng tâm của HTTT quản lý là hướng tới việc cung cấp thông tin đúng dưới
dạng các báo cáo khác nhau thì trọng tâm của DSS là hướng tới việc cung cấp các thông
tin trợ giúp trong quá trình phân tích tình huống.
 DSS cho phép người ra quyết định kết hợp sự hiểu biết của mình về bài toán và phân
tích hiệu quả của chúng.
 DSS sử dụng rộng rãi CSDL. Thông tin về bài toán được lưu trong CSDL và DSS
cần một hệ quản trị CSDL hữu hiệu để xử lý khi ra quyết định.
 DSS kết hợp các mô hình toán học, mô hình thống kê, mô hình vận trù học để trợ
giúp việc ra quyết định.
 DSS trợ giúp các nhà ra quyết định thực hiện phân tích theo cách đặt ra các tình
huống và trả lời theo hướng “Cái gì sẽ xảy ra nếu có các điều kiện giả định”
 DSS có khả năng truy vấn rộng rãi, từ đó có thể truy vấn đối với các lựa chọn khác
nhau

24.  DSS cung cấp giao diện sử dụng tốt cho những người ra quyết định
 DSS cung cấp các trợ giúp hiệu quả cho việc giải các bài toán bán cấu trúc trong tất
cả các mức độ.
Phân loại hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định hướng mô hình (Model-driven DSS): là hệ
thống đơn lẻ độc lập từ HTTT mà doanh nghiệp tổ chức sử dụng một số dạng phân tích
nếu thì (what-if) và các dạng phân tích khác.
Hình 3. 8 Ví dụ về HTTT hỗ trợ ra quyết định hướng mô hình trong việc sản xuất phân
phối thực phẩm tươi sống (Paul Bocij, Andrew Greasley and Simon Hickie, 2018)
Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định hướng dữ liệu (data-driven DSS) là hệ thống
hỗ trợ ra quyết định được chấp nhận để phân tích và rút ra những thông tin có ích trong các
CSDL lớn. Hệ thống này phân tích khổi lượng lớn dữ liệu lưu trong hệ thống của doanh

25. nghiệp. Thông thường dữ liệu từ hệ thống xử lý giao dịch TPS được chọn lựa trong các
kho dữ liệu (data warehouse). Kho dữ liệu là một nơi tích hợp nhiều CSDL và các nguồn
thông tin khác nhau. Từ đấy có thể trực tiếp truy vấn, phân tích và xử lý dữ liệu.
Hình 3. 9 Ví dụ về hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định hướng dữ liệu trong việc hỗ
trợ đội ngũ bác sĩ đưa ra quyết định điều trị cho bệnh nhân (Paul Bocij, Andrew
Greasley and Simon Hickie, 2018)
3.2.5 Hệ thống trợ giúp lãnh đạo EIS (Executive Information Systems)
Khái niệm: Hệ thống thông tin trợ giúp lãnh đạo là dạng HTTT quản lý được chuyên
biệt hóa dành cho cấp lãnh đạo, cung cấp các thông tin chiến lược cho lãnh đạo. Họ sẽ
nhận được thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Hệ thống này cung cấp cho nhà quản
lý cấp cao thông tin để hỗ trợ trong việc đưa ra các quyết định chiến lược và chiến thuật.
Mục đích của các nhà quản lý là phân tích, so sánh và làm nổi bật các xu hướng để giúp

26. điều chỉnh định hướng chiến lược của công ty. Một ứng dụng điển hình là giám sát hoạt
động của tổ chức trước những thay đổi của môi trường bên ngoài, chẳng hạn như hành
động của đối thủ cạnh tranh.
Một số tính năng quan trọng của EIS:
 Cung cấp thông tin tóm tắt để cho phép giám sát hoạt động kinh doanh.
 Ra quyết định chiến lược và cung cấp các tính năng liên quan đến việc ra quyết định
chiến thuật.
 Cung cấp tính năng chi tiết giúp người quản lý có cơ hội tìm hiểu thêm thông tin
cần thiết để đưa ra quyết định hoặc phát hiện ra nguồn gốc của vấn đề.
 Cung cấp công cụ phân tích.
 Tích hợp với các phương tiện khác để giúp quản lý việc giải quyết các vấn đề và
hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
 Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn thông tin khác nhau, bao gồm cả các nguồn bên
ngoài và công ty như thông tin thị trường và đối thủ cạnh tranh.
 Được thiết kế theo nhu cầu của những người quản lý không sử dụng máy tính thường
xuyên.
Tại hình minh họa 3.10, có thể thấy mẫu báo cáo được xuất ra trong hệ thống EIS sẽ
khác so với báo cáo của hệ thống MIS/IRS, báo cáo hay bảng dashboard từ hệ thống
EIS sẽ được cập nhật theo thời gian thực và được thể hiện bằng biểu đồ trực quan, ngoài
ra các số liệu đều được cập nhật đầy đủ tất cả các mốc thời gian từ trong suốt một năm
để lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về doanh thu cũng như mức độ tăng
trưởng của doanh nghiệp trong một năm.

27. Hình 3. 10 Ví dụ về một báo cáo (dashboard) của hệ EIS (Paul Bocij, Andrew Greasley
and Simon Hickie, 2018)