Phân tích hệ thống thông tin quản lý erp công ty cổ phần sữa vinamilk

1. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại phát triển như hiện nay, việc ứng dụng CNTT vào sản xuất kinh
doanh là việc không thể thiếu nếu như các doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững
trên thị trường. Hiện nay, có rất nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các doanh
nghiệp về việc ứng dụng Hệ thống CNTT nào phù hợp với thực tế sản xuất, kinh doanh
của bản thân doanh nghiệp.
Trên thế giới hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp đã đang triển khai và sử dụng
mô hình ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, các lĩnh vực chủ yếu: sản
xuất chế tạo, kinh doanh dịch vụ. ERP (Enterprise resource planning) - Hệ thống
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được đánh giá cao trong việc phát triển khả năng
cạnh tranh một cách hiệu quả và các lĩnh vực có nhiều tiềm năng.
Theo nghiên cứu của Meta Group (Công ty tư vấn công nghệ hang đầu Thế giới
Gartner – Hoa Kỳ) đối với 60 công t thì chi phí trung bình cho một dự án ERP bao
gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vẫn và phần cứng là 15 triệu USD. Mặc dù, có
thể thấy các dự án ERP rất phức tạp và đắt tiền nhưng nếu được triển khai phù hợp,
một hệ thống ERP có thể giúp cho DN tiết kiệm trung bình hằng năm 1,8 triệu USD.
Vì vậy, việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh cho doanh
nghiệp là cùng hữu ích; đặc biệt đối với các doanh nghiệp Việt Nam đã phát triển hội
nhập như hiện nay.
Bài tiểu luận: “Thực trạng triển khai và nhận xét ứng dụng mô hình Hệ thống
hoạch định nguồn lực - ERP tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam” được chia thành 2
phần:
Phần I:Tóm tắt lý thuyết về Hệ thống hoạch định nguồn lực - ERP.
Phần II: Phân tích thực trạng, kinh nghiệm triển khai và nhận xét về hệ thống ERP tại
Công ty Sữa Việt Nam - Vinamilk.
Trang 1

2. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
I: TÓM TẮT LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC -
ERP
1.1. Lịch sử ra đời và phát triển của ERP:
Khái niệm ERP đã xuất hiện từ những năm 60 của thế kỷ XX, nhưng lúc đó ERP
chỉ mới đóng vai trò như 1 hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất
kinh doanh. Qua thực tiễn, hệ thống ERP ngày càng được hoàn thiện chức năng và vai
trò trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp với các giai đoạn
• Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu MRP (Material Requiements
Planning)
Ra đời với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả công việc quản lý nguyên vật
liệu mà cụ thể tìm phương pháp xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu một cách tốt
nhất.
• Giai đoạn 2: Closed-loop MRP
Ngoài những nhiệ vụ ở giai đoạn 1, hệ thống còn cung cấp các công cụ nhằm
chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu
• Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource
Planning (MRPII)
Hoạch định cho sản xuất là kết quả trực tiếp theo và là sự mở rộng của giai
đoạn ClosedLoop MRP. Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của các
công ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc
hoạch định tới từng đơn vị,lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng
khả năng cung ứng nhằm trả lời các câu hỏi như : cái gì sẽ… nếu”
Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế
hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế
hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung
ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu.
Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài
chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự
báo kho hàng,…
• Giai đoạn 4: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp Enterprise Resource
Planning (ERP)
Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP. Về cơ bản thì ERP cũng
giống như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản lí
hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban. Hệ thống tài
Trang 2

3. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
chính được tích hợp chặt chẽ hơn. Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ
trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia, …. Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và
đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ.
Tại Việt Nam, ERP xuất hiện hơi muộn so với Thế giới mãi đến những năm
2000, khi những sản phẩm ERP của SAP, Oracle, Dynamic bắt đầu được giới
thiệu đến các doanh nghiệp Việt Nam.
1.2. Khái niệm ERP:
Ý nghĩa của E, R và P trong thuật ngữ ERP
 E: Interprise (Doanh nghiệp).
 R: Resource (Tài nguyên). Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm,
phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được.
Ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến nguồn lực thành tài
nguyên.
 P: Planning (Hoạch định), là kế hoạch là một khái niệm quen thuộc trong
quản trị kinh doanh.
Theo Travis Anderegg (2000):
Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning
(ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp,
do phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của
nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch
định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục
tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp
như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằn cách sử
dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp
và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu
trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức
năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống
ERP, chúng kết nôi với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau
nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP
điển hình có thể như sau:
* Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái,
công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục
đầu tư, v.v… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP
Trang 3

4. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
* Mua hàng
* Kho
* Sản xuất
* Bán hàng
* Quản lý nhân sự và tính lương
* Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng.
Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở nhiều
hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty. Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng
các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP.
Thành phần của ERP
Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ. Những phân hệ chức năng
chính được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệt như tài chính
kế toán, sản xuất và phân phối. Những phân hệ khác có thể được thêm vào hệ thống
lõi.
 Financials – Kế toán tài chính
Oracle cung cấp cho doanh nghiệp toàn bộ bức tranh về tình hình tài chính
của minh và cho phép kiểm soát tòan bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng
tốc độ khai thác thông tin và tính minh bạch trong các báo cáo tài chính từ
độ tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể đóng sổ
cuối kì nhanh hơn, ra quyết định chính xác hơn dựa trên số liệu tức thì do hệ
thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành doanh nghiệp. Các
Trang 4

5. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
phân hệ chính của Oracle Financials là General Legder, Account
Receipables, Account Payables, Assets…
 Procurement – Quản lí mua hàng
Oracle Procurement gồm các phân hệ được thiết kế nhằm quản lí hiệu quả
việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng và phức tạp. Các phân hệ quản lí
mua sắm cho phép doanh nghiệp quản lí các yêu cầu mau sắm tòan doanh
nghiệp, công tác mua sắm, quản lý và lựa chọn nhà cung cấp. Các phân hệ
của quản lí mau sắm gồm: Purchasing Intelligence, iProcurementm,
Sourcing, iSupplier Portal.
 Logistics- Cung ứng
Oracle Logistics hỗ trợ quản lí tòan bộ quy trình cung ứng, từ quản lý kho
đến vận chuyển và trả lại hàng cho các phân hệ Inventory Management,
Mobile Supply Chain, Supply Chain Intelligence, Transportation,
Warehouse Management,…
 Oracle Fulfillment – Quản lí bán hàng
Oracle Order Fulfillment cho phép quản lí các quy trình bán hàng rất mềm
dỏe, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả năng thực hiện đúng hạn
các đơn hàng của khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu
tiền, góp phần làm giảm các chi phí bán hàng gồm Oracle Management,
configurator, Advanced Pricing, iStore, Supply Chain Intelligence…
 Manufacturing – Quản lí sản xuất
Oracle Manufacturing giúp tối ưu hóa năng lực sản xuất, từ khâu nguyên
liệu đến thành phẩm cuối cùng. Hỗ trợ cả mội trường sản xuất lắp ráp giản
đơn (Discrete Manufacturing) và cả mội trường sản xuất chế biến phức tạp
(Process Manufacturing), Oracle Manufacturing giúp cải tiến và kiểm soát
quy trình sản xuất tốt hơn. Các phân hệ chính của Quản lí sản xuất là MDS,
MPS, MRP, BOM/Formula, WIP,…
 Human Resources – Quản Trị nhân sự
Các phân hệ Quản trị nhân sự của Oracle sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu
quả nguồn nhân lực của mình. Oracle cung cấp các công cụ để gắn người
lao động với các mục tiêu của tổ chức, hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý
nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, lương…Các phân hệ gồm Human
Resources, Payroll, Trianning Administration, Self-service HR, HR
Intelligence, Time & Labor, Advance Benefits, iLearning, iRecruitment.
 Project – Quản lý dự án
Trang 5

6. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Oracle Projects giúp cải tiến công tác quản lí dự án, cung cấp thông tin phù
hợp cho những người lien quan, từ đó doanh nghiệp có thể điều phối dự án
nhịp nhàng, tối ưu hóa việc sự dụng nguồn lực, ra quyết định kịp thời. Các
phân hệ gồm Projects Billing, Projects Costing, Project Intelligence, Project
Resource Mgmt, Project Contracts, Project Collaboration…
 Planning & Schedule – Lập kế hoạch
Oracle Planning & Scheduling gồm các phân hệ hỗ trợ việc lập kế hoạch
cung ứng cũng như kế hoạch sản xuất. Các phân hệ chính gồm Supply
Chain Planning, Adv. Supply Chain Planning, Demand Planning, Global
Order Promising, Mfg.Scheduling, Inventory Optimization, Collaborative
Planning, Supply Chain Intelligence.
 Intelligence – Báo Cáo Phân Tích
Oracle E-Business Intelligence là một bộ các ứng dụng lập báo cáo phân
tích nhằm đem lại những thông tin kịp thời, chính xác cho các cấp lãnh đạo,
các cán bộ quản lý vá tác nghiệp. Oracle E-Business Intelligence đựơv tích
hợp sẵn trong giải pháp Oracle nên giảm thiểu đáng kể công sức triển khai.
 Maintenance Management – Quản lí bảo dưỡng
Các phân hệ Oracle Enterprise Asset Management và OracleMaintenance,
Repair, and Overhaul hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong việc lên kế hoạch
và thực hiện duy tu, bảo dưỡng thiết bị, nhà xưởng, máy móc, xe cộ…Công
tác duy tu, bảo dưỡng được thực hiện tốt hơn sẽ giúp tăng tuổi thọ của tài
sản, đãm bảo tính an toàn và độ tin cậy cảu máy móc, thiết bị. Ngoài các
phân hệ ERP ở trên, các doanh nghiệp triển khai mở rộng ERP với việc triển
khai CRM (Customer Relationship Management - Quản lí quan hệ khách
hàng) và SCM (Supply Chain Planning - Quản lí dây chuyền cung ứng)
1.3. Các điều kiện cần thiết để triển khai ứng dụng ERP
• Cơ sở hạ tầng thông tin như các mạng , băng thông rộng, mạng LAN tin cậy và
tính tương hợp của các mạng
• Mạng LAN phải có nơi dặt máy chủ tập trung ngay cả trong điều kiện địa bàn
phân tán
• Phần cứng máy chủ, phần cứng máy tính phải nâng cấp để chạy được ERP
• Trình độ của đội ngũ nhân viên, nguồn nhân lực HRS
• Sự cam kết của lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp về thời gian cũng như tiền
bạc
Trang 6

7. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
• Cam kết duy trì hoạt động thủ công sẽ được sử dụng như hệ thống sao lưu của
ERP, phục vụ cho các mục đích kiểm soát
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến mô hình ERP
• Yếu tố nguồn nhân lực: Nhân viên có năng lực nghiệp vụ cụ thể, cấp lãnh đạo
có tầm nhìn rộng về quy trình.
• Yếu tố về quy trình: Thực hiện khảo sát, mô tả quá trình nghiệp vụ của doanh
nghiệp hiện tại để chuẩn hóa, thích ứng với các quy trình chuẩn của ERP đưa ra.
• Yếu tố công nghệ: Lựa chọn ERP đáp ứng được yêu cầu quy trình chuẩn, đáp
ứng nhu cầu về nghiệp vụ của doanh nghiệp ít nhất 3-5 năm, có khả năng thích ứng
trên các nền tảng phần cứng hệ điều hành phổ biến, tương thích với hạ tầng CNTT
và nhân lực sẵn có của doanh nghiệp. Có sự cam kết hỗ trợ về ký thuật từ nhà cung
cấp.
• Yếu tố ngân sách: Lựa chọn mô hình ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của
doanh nghiệp trong 3-5 năm mà vẫn đáp ứng được năng lực về khoản ngân sach
đầu tư. Thực hiện phân tích, đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm tức
khi đầu tư vào một hệ thống ERP.
1.5. Ưu – Nhược điểm của ERP
1.5.1. Ưu điểm :
- Tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy
nhất, có thể tự động hoá các quy trình quản lý
- Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh,
đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
- Thay đổi cơ cấu tổ chức, quy trình quản lý, nền tảng công nghệ và năng lực kinh
doanh.
- Được thiết kế dựa trên các quy trình nghiệp vụ xuyên chức năng có thể cải thiện
tình hình báo cáo quản lý và ra quyết định.
1.5.2. Nhược điểm :
- Chi phí đầu tư cho một gói phần mềm hoàn chỉnh cao.
- Thay đổi phương thức hoạt động doanh nghiệp
- Khi hệ thống trở nên lạc hậu việc thay thế sẽ càng khó khăn và tốn kém
- Khuyến khích hình thức quản lý tập trung.
Trang 7

8. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG, KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI VÀ NHẬN
XÉT ERP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM - VINAMILK
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK VIỆT NAM
2.1.1. Giới thiệu về công ty cổ phần sữa Vinamilk Việt Nam:
• Tên giao dịch tiếng anh : Vietnam Dairy Products Joint Stock Company
• Giấy CNĐKKD số 0300588569 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí
Minh cấp ngày 24/10/1998
• Trụ sở chính: 10 Tân Trào, Phường Tân Phú, Quận 7, Tp. Hồ Chí Minh, Việt
Nam
• Điện thoại: (085) 4 155 555
• Fax: (085) 4 161 230
• E-mail: vinamilk@vinamilk.com.vn
• Webside: www.vinamilk.com.vn
• Vốn điều lệ: 1.590 tỷ VND
• Giấy phép niêm yết số 42/GPNY do Chủ tịch Uỷ Ban Chứng khoán Nhà nước
cấp ngày 28/12/2004.
• Tên cổ phiếu: Cổ phiếu Công ty cổ phần Sữa Việt Nam
• Mã cổ phiếu: VNM
• Số lượng cổ phiếu: 159.000.000 cổ phần
• Mệnh giá cổ phiếu: 10.000 VND
• Nơi niêm yết: Sàn giao dịch chứng khoán thành phố Hồ Chí Minh (HOSE)
2.1.2. Lĩnh vực kinh doanh
• Sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡ ng và các sản phẩm từ
sữa khác
• Sản xuất và kinh doanh bánh, sữa đậu nành và nước giải khát
• Kinh doanh thực phẩm công nghệ , thiết bị phụ tùng, vật tư , hoá chất và
Trang 8

9. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
nguyên liệu
• Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của Pháp luật
• Sản xuất và kinh doanh bao bì
• In trên bao bì
• Sản xuất, mua bán các sản phẩm nhựa (trừ tái chế phế thải nhựa)
2.1.3. Định hướng phát triển tương lai:
Nhiệm vụ chức năng:
Sản xuất và phân phối các sản phẩm từ sữa.
Định hướng phát triển:
Mục tiêu của Công ty là tối đa hóa giá trị của cổ đông và theo đuổi chiến lược phát
triển kinh doanh dựa trên những yếu tố chủ lực sau:
• Mở rộng thị phần tại các thị trường hiện tại và thị trường mới;
• Phát triển toàn diện danh mục sản phẩm sữa nhằm hướng tới một lực lượng tiêu
thụ rộng lớn đồng thời mở rộng sang các sản phẩm giá trị cộng thêm có tỷ suất lợi
nhuận lớn hơn;
• Phát triển các dòng sản phẩm mới nhằm thỏa mãn nhiều thị hiếu tiêu dùng khác
nhau;
• Xây dựng thương hiệu;
• Tiếp tục nâng cao quản lý hệ thống cung cấp;
• Phát triển nguồn nguyên liệu để đảm bảo nguồn cung sữa tươi ổn định và tin cậy.
Tầm nhìn
“Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe
phục vụ cuộc sống con người “
Sứ mệnh
“Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng
nhất bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con
người và xã hội”
Giá trị cốt lõi
Chính trực
Liêm chính, Trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giao dịch. Tôn trọng Tôn
trọng bản thân, tôn trọng đồng nghiệp.
Trang 9

10. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Tôn trọng
Công ty, tôn trọng đối tác. Hợp tác trong sự tôn trọng.
Công bằng
Công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác.
Tuân thủ
Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử và các quy chế, chính sách, quy định của
Công ty.
Đạo đức
Tôn trọng các tiêu chuẩn đã được thiết lập và hành động một cách đạo đức Hoạt động
của công ty
2.2. THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY VINAMILK TRƯỚC
KHI TRIỂN KHAI ERP:
Trong những năm cuối thế kỷ XX, hoạt động quản lý kinh doanh, sản xuất của
Vinamilk vẫn còn sử dụng những phần mềm ứng dụng cũ như Foxpro hay những công
cụ thủ công Excel để phục vụ vào công tác quản lý, ảnh hướng trực tiếp đến hoạt động
của ngoanh nghiệp.
Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu ra hoàn toàn sử dụng những công cụ Excel
thủ công, điều này ảnh hưởng nhiều trong việc ghi chép, hạch toán, việc sử dụng máy
móc và công nhân chưa đạt hết công suất.
Nếu áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc và do mỗi phòng ban có thể sử dụng
các phần mềm quản lý khác nhau, khi cần chuyển dữ liệu giữa các phòng ban, người
sử dụng phải thực hiện một cách thủ công. Điều này dẫn đến năng suất làm việc thấp,
dữ liệu không đồng bộ, có thể bị thất thoát và khó kiểm soát do các phần mềm không
hiểu nhau.
Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch toán chi phú chưa được
đồng bộ, dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho.
Quy trình xử lý hạch toán kế toán - tài chính cũng không ngoại lệ, việc ghi chép,
hạch toán, báo cáo tài chính - kế toán gặp nhiều khó khăn trong quá trình tổng hợp số
liệu, lập báo cáo nhanh về kết quả hoạt dộng kinh doanh, sản xuất, tài chính dẫn đến
những quyết định quản trị mất khả năng chính xác và kịp thời.
Mặt khác, việc kiểm tra dữ liệu kế toán, tổng hợp số liệu và làm báo cáo hợp nhất
rất phức tạp ảnh hưởng đến tính chính xác, đầy đủ, kịp thời; sự chồng chéo trong công
việc giữa các nhân viên không có sự kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận, gây lãng phí
thời gian và nguồn lực.
Trang 10

11. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Kế toán thủ công hay sử dụng excel thường mặc phải những sai sót trong quá trình
tính toán hay hạch toán, việc kiểm soát lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn, khả năng
hỗ trợ ra quyết định hạch toán thấp.
Với mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Vinamilk tại thời điểm đó, hệ
thống thông tin quản lý của doanh nghiệp chưa đủ đáp ứng nhu cầu mang tầm chiến
lược của doanh nghiệp. Từ những lý do trên, các nhà quản lý của Vinamilk đã tìm ra
giải pháp và khắc phục một cách có hiệu quả với việc áp dụng mô hình ERP.
2.3 HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY SAU KHI ÁP DỤNG ERP:
2.3.1. Thực trạng về việc triển khai ERP ở vinamilk:
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường, trong thời gian qua Vinamilk
đã không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị hiện đại,
nâng cao công tác quản lý và chất lượng sản phẩm. Các sản phẩm của Vinamilk
chiếm 80% thị phần tiêu thụ trong cả nước và hướng ra thị trường xuất khẩu. Vì vậy
mà quy trình sản xuất cũng như bộ máy tổ chức của Vinamilk vô cùng phức tạp.
2.3.1.1 Thực trạng về công nghệ:
Năm 1999, Vinamilk bắt đầu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
quốc tế ISO 9002. Bên cạnh đó, Vinamilk còn tập trung đầu tư mạnh mẽ vào CNTT và
ứng dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần
mềm SAP CRM (Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng) và BI (Hệ thống thông tin
báo cáo). Từ những kinh nghiệm áp dụng các phần mềm trên, Vinamilk không ngừng
cải thiện, nâng cao tính thực tế của các phần mềm. Hế thống ERP sử dụng giải pháp
Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/03/2005 bao
gồm các phân hệ chính: tài chính kế toán, quản lý mua sắm, quản lý bán hàng, quản lý
sản xuất và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh. Mặc dù được đưa sử dụng từ rất
sớm nhưng đến ngày 01/01/2007 thì hệ thống ERP mới chính thức được sử dụng toàn
diện trên hệ thống thông tin quản trị của Vinamilk.
2.3.1.2. Thực trạng về cơ sở hạ tầng CNTT:
*Ứng dụng ERP trong quá trình phân phối
Để quản lý quá trình phân phối sản xuất kinh doanh luôn là bài toán nan giải của
doanh nghiệp. Quản lý tốt quá trình này, không những giúp quâ trình cung cấp các sản
phẩm dịch vụ của doanh nghiệp trở nên linh hoạt, mở rộng thị trường mà còn giúp
người tiêu dùng tiếp cận sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp một cách dễ dàng, góp
phần tạo được ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Vinamilk hiện đang ứng dụng đồnh thời 3 giải pháp ERP quốc tế, SAP và
Microsoft, để làm chủ và tích hợp cả 3 giải pháp này, doanh nghiệp đã có những thay
đổi tích cực.
Trang 11

12. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Thay đổi quy trình phân phối: Vinamilk là một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam
đi tiên phong trong việc áp dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng
(Customer Relationship Management – CRM) của SAP. Theo bà Mai Kiều Liên, Tổng
giám đốc Vinamilk, với nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống SAP-CRM, doanh nghiệp
mông muốn có một công cụ hỗ trợ nhân viên trong công việc, cho phép mạng lưới
phân phối các sản phẩm của công ty trên cả nước có thể kết nối thông tin với trung tâm
trong cả hai trường hợp online và offline.
Thông tin tập trung sẽ giúp sẽ giúp các nhà quản lý đưa ra các xử lý kịp thời để hỗ
trợ chính xác việc lập kế hoạch . Việc thu thập và quản lý các thông tin bán hàng của
đại lý được đáp ứng kịp thời, mang lại sự hài lòng cho khách hàng ở cấp độ tốt nhất.
Bên cạnh đó, hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo
(Business Intelligence - BI) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý các kênh phân
phối có thể kết nối trực tuyến vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương
trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của
Microsoft. Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được PPT phát triển cho PDA để ghi
nhận các giao dịch. Csc nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà
phân phối để cập nhập thông tin.
Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao được tính chuyên nghiệp và khả
năng nắm bắt thông tin thị thường nhờ sử dụng thông tin được chia sẻ, cập nhật qua hệ
thống. Theo ông Trần Nguyên Sơn, Giám đốc Công nghệ thông tin của Vinamilk, cho
đến nay hệ thống đã áp ứng được các yêu cầu dặt ra của công ty khi xây dựng sự án.
Từ tháng 7/2008 toàn bộ hệ thống tại các nhà phân phối cho đến các đại lý đã được
triển khai và vận hành ứng dụng ERP trong kế toán.
Với hệ thống máy chủ chạy bằng phần mềm SAP - CRM ở trung tâm cơ sở dữ liệu
tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn các số liệu hằng ngày từ các nhà phân
phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di dộng từ các nhân viên bán hàng. Một hệ thống
thông tin tập trung về báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ, … của mỗi
nhà phân phối. Trên cơ sở đó, nhân viên tại trung tâm có thể phân tích tình hình tiêu
thụ hàng để đưa ra các hướng xử lý, chỉ tiêu cũng như lên kế hoạch để đưa ra các
hướng xử lý, chỉ tiêu cũng như lên kế hoạch phân phối hàng chính xsac nhất có thể
được.
Hệ thống SAP được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ SAP NetWeaver. Tại
Vinamilk, NetWeaver đã tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng racle EBS cùng
với hệ thống Solomon sử dụng tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho nhân
viên bán hàng. Ba ứng dụng này được NetWeaver tích hoejp thành hệ thống Business
Warehouse BW để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh giúp ban lãnh đạo có
được thông tin chính xác và trực tuyến về tình hình hoạt động kinh doanh trên toàn
Trang 12

13. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
quốc.
2.3.1.3. Thực trạng về quy trình:
Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis
cung cấp bắt đầu từ 15/03/2005. Công việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn hệ
thống với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại Tp. HCM, xí nghiệp kho vận và các
chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc.
Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất trải qua nhiều giai đoạn. Vì thế,
trong toàn công ty Vinamilk có tình trạng nơi đã sử dụng ERP, nơi chưa sử dụng ERP
nên đã làm phát sinh về hệ thống báo cáo, điều hành công ty. Bên cạnh 3 phân hệ ERP
chính, Vinamilk còn tiệp nhận hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu thông tin BI
(Business Intelligence) cho cả 3 phân hệ đó. Pythis đã phải lập trình trên 300 biểu mẫu
báo cáo theo quá trình của Vinamilk.
Thực hiện việc khảo sát mô tả quy trình hiện tại. Phòng CNTT của Vinamilk được
thành lập với 26 thành viên chia ra thành nhiều nhóm: Nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm
mạng, nhóm máy chủ - cơ sở dữ liệu, nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ trợ Solomon
Quy trình triển khai ERP tuân theo 1 quy trình chuẩn ERP được áp dụng rộng rãi
trong các doanh nghiệp sản xuất – thương mại dưới sự giúp đỡ tận tình của nhà triển
khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt
là đã được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk.
Giữa tháng 7/2013, bà Mai Kiều Liên – Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Sữa Việt
Nam VINAMILK và ông Nguyễn Tuấn Hùng – Phó Tổng giám đốc FPT IS đã đại
diện hai bên ký kết hợp đồng cung cấp Dịch vụ triển khai nâng cấp phần mềm quản trị
doanh nghiệp Oracle cho VINAMILK. Theo đó, FPT IS sẽ nâng cấp hệ thống Oracle
R11 lên R12 và triển khai thêm hệ thống báo cáo quản trị phục vụ lãnh đạo. Dự án
nhằm hoàn thiện hệ thống quản trị, nâng cao tầm kiểm soát cho VINAMILK, tận dụng
tối đa hiệu quả của hệ thống.
2.3.1.4. Thực trạng về nhân lực:
Vinamilk đã có được sự quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành
về quyết tâm thay đổi mặc dù giai đoạn đầu là giai đoạn vô cùng khó khăn. Nhưng nhà
quản trị và nhân viên đã vượt qua được thử thách, kiên trì thực hiện mục tiêu.
Công ty đã có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ
thống bằng cách cử một nhóm người có trình độ, có năng lực đi đào tạo, huấn luyện.
Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, cùng vì một mục
tiêu chung. Cùng với các qui định, tinh thần kỉ luật trong việc tuân thủ các qui trình
hoạt động.
Trang 13

14. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ
thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên
suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời.
2.3.1.5. Thực trạng về ngân sách:
Để triển khai hệ thống ERP thì doanh nghiệp phải xác định là sẽ tốn một khoản
ngân sách khá lớn.Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển
khai. Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ
và chất lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại.Chi phí triển khai phần mềm
ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai. Tuy nhiên, chi phí cơ bản
thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống…
Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng
mạng.
Hiện ở Việt Nam mới chỉ có các doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định mới có thể
bỏ ra một khoản ngân sách lớn như vậy để đầu tư xây dựng hệ thống ERP này. Còn
hầu như là chưa có doanh nghiệp vừa và nhỏ nào ở Việt Nam triển khai được.
Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng 4 triệu
đôla Mỹ.( Một khoản lớn trong đó là đầu tư cho hệ thống ERP)
2.3.2. Nhận xét về việc triển khai ERP của Vinamilk:
2.3.2.1 Lợi ích, thành công đạt được:
Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về
hiệu quả ứng dụng. Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong
công tác kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế toán
thuận lợi hơn nhiều so với trước đây. Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành
doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm
đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các
chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực.
Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước. Hạ
tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hoá và củng cố. Bà Trang (Phó giám đốc
công ty) cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho CNTT tổng cộng 4
triệu USD (trong đó có phần ERP) và khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên
Vinamilk đủ sức tiếp thu các giải pháp lớn.
Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ
thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên
suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời.
Vinamilk đã đặc biệt thành công trong các kênh phân phối. Các nhà phân phối có
thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình
Trang 14

15. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft.
Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các
giao dịch. Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân
phối để cập nhật thông tin.
Vinamilk cũng thống nhất các quy trình kinh doanh với các nhà phân phối theo các
yêu cầu quản lý mang tính hệ thống như quản lý giá, khuyến mại, kế hoạch phân phối,
cũng như quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng bằng PDA.
2.3.2.2 Một số hạn chế:
Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu.
Không riêng gì Vinamilk mà hầu hết tất cả các doanh nghiệp khi triển khai ERP đều
gặp khó khăn trong vấn đề nhân sự. Đặc biệt là Nguồn nhân lực thiếu kiến thức
chuyên môn ERP. Vì thế mà hầu hết các doanh nghiệp phải cử nhân viên đi đào tạo,
tập huấn.
Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk là một doanh nghiệp lớn hàng đầu của Việt Nam,
nhưng ERP vẫn là một hệ thống đắt tiền đối với doanh nghiệp, Vinamilk đã tốn một
khoản chi phí lớn cho việc đầu tư này.
2.4. KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI
2.4.1. Khó khăn:
Tuy Pythis là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm tại Việt
Nam nhưng khả năng đáp ứng của Pythis cho toàn bộ quá trình ERP của Vinamilk là
chưa đủ. Có thể thấy, là nhà cung cấp hàng đầu nhưng nguồn nhân lực, công nghệ và
năng lực của Pythis cũng chỉ có hạn. Tầm của Pythis có thể là đối tác chiến lược của
Oracle tại Việt Nam nhưng để hoàn toàn phát huy hết khả năng của Oracle tại một
doanh nghiệp lớn như Vinamilk là chưa thể được. Do đó, Vinamilk mua cả giải pháp
phần mềm của Oracle và SAP để hoàn thiện hơn khả năng quản lý công nghệ ở mức
cao. Có thể Vinamilk muốn mua giải pháp của Oracle cho các năng lực quản lý lõi và
riêng CRM ( Customer Relationship Management ) của SAP để củng cố khả năng
quản lý khách hàng ở mức cao nhất. Ở một mức nào đó, các chức năng ERP của
Oracle ở mảng CRM chưa được phát huy, một phần là do năng lực, nhân lực không đủ
(mà nguyên nhân chính là do Pythis) điều này khiến cho chi phí dành cho ERP tại
Vinamilk lại bị đội lên một lần nữa. Đồng thời, khả năng đồng bộ hóa cho qua trình
quản lý của các giải pháp cũng bị giảm đáng kể.
Những số liệu từ khách hàng và nhà cung cấp đưa vào vẫn thông qua hệ thống
nhập tay từ các nhân viên nghiệp vụ của mình nhận chứng từ của nhân viên nghiệp vụ
đối tác. Do vậy, có độ trễ và thiếu chính xác.
Chi phí để đầu tư cho ERP và để đưa nó vào hoạt động hoàn chỉnh là tương đối lớn
Trang 15

16. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
không chỉ về năng lực phần cứng, phần mềm và cả năng lực con người. Hệ thống phần
cứng cần được đầu tư lớn để có khả năng chạy được tất cả các module. Hệ thống phần
mềm thì cũng cần thường xuyên phải cập nhật các phiên bản mới nhất dùng cho việc
quản lý một cách hiệu quả nhất. Khi hệ thống phần cứng và phần mềm có thể mua
được thì một vấn đề khác cần được nhắc đến như là một vấn đề quan trọng, then chốt.
Đó là năng lực, nhân lực cần có để sử dụng được hệ thống đó. Việc đầu tư cho nhân
lực không phải ngày một ngày hai mà còn là một quá trình dài. Vinamilk muốn sử
dụng hệ thống ERP thì không chỉ phải đầu tư cho cơ sở hạ tầng mà còn phải chú trọng
đến nguồn nhân lực có đủ trình độ để triển khai hệ thống. Nguồn nhân lực này không
những phải am hiểu về tình hình chung của Vinamilk mà còn phải đủ khả năng vận
hành hệ thống. Muốn vậy thì Vinamilk phải đào tạo nhân lực đủ trình độ để sử dụng hệ
thống và thêm vào đó là đưa nhân viên của mình thực hành trên hệ thống thật sự để
tích lũy thêm kinh nghiệm để đạt được hiệu quả cao nhất khi sử dụng hệ thống.
Phần triển khai CRM và distribution cho các vendor là những module khác hẳn các
module trong core central mà Vinamilk đã mua. Nghiệp vụ đã vươn ra để kiểm soát thị
trường, kiểm soát năng lực nhân viên kinh doanh, kiểm soát cạnh tranh của đối thủ....
Điều ấy quá xa lạ với các nhân viên và các nhà tư vấn triển khai ERP thông thường.
Ngoài ra, điểm đặc biệt của Vinamilk là hiện công ty đang ứng dụng đồng thời ba
giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP, và Microsoft. Do đó, làm cách nào để kết hợp
được 3 giải pháp một cách hiện quả cũng là một thách thức.
2.4.2. Lý do thành công:
• Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đúng
và đi đến cùng
• Vinamilk đã phân công đội ngũ có chuyên môn tham gia tích cực vào dự án
• Đội ngũ CNTT của Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc bài bản và quy củ.
• Ngoài ra, dự án còn được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk,
của nhà cung cấp giải pháp là Oracle và nhà tư vấn độc lập là công ty TNHH
KPMG
• Kinh nghiệm chính mà Pythis chia sẻ là các bên tham gia (Pythis, Vinamilk,
Oracle và cả KPMG) cùng xác định rõ mục tiêu nhưng không đi quá chi tiết vào
những vấn đề không quan trọng, đồng thời luôn luôn có người đứng ra giải
quyết các vấn đề phát sinh.
Kết luận
 Hiện nay ứng dụng ERP đã không còn là thách thức đối với các doanh nghiệp
Việt Nam. Hệ thống quản trị tổng thể nguồn lực (ERP) được coi là "cây đũa
Trang 16

17. ĐẠI HỌC DUY TÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
thần" trong quản lý doanh nghiệp. ERP đang được ứng dụng tại nhiều tổ chức,
doanh nghiệp với hiệu quả cao.
 Trong việc áp dụng hệ thống ERP, các doanh nghiệp thường gặp phải những
khó khăn chính liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ; thay đổi quy trình
trong doanh nghiệp cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cơ cấu tổ
chức của công ty. Do vậy, muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán
bộ có năng lực, dám chấp nhận và biết cách thay đổi. Quan trọng nhất là sự
cam kết của lãnh đạo và năng lực quản lý được các thay đổi mà ERP yêu cầu.
 Hạ tầng CNTT cần phải được đồng bộ hóa, chuẩn hóa và củng cố.
 Cần có sự hợp tác hỗ trợ từ các đối tác và nhà tư vấn.
Trang 17