1. Thứ bảy, 26 tháng mười hai 2009(GMT+7)
Tìm kiếm | Trang chủ » Tìm hiểu về ERP Chi tiết nội dung
TRANG CHỦ
GIỚI THIỆU
KHÁCH HÀNG
ALBUM ẢNH
TÌM HIỂU ERP
DIỄN ĐÀN
BẢO HÀNH
LIÊN HỆ
Tuyển NV
Cơ hội việc làm
trong tầm tay!
Thông tin
Thời tiết
Tỷ giá
Giá vàng
Tin Chi tiết
Các câu hỏi về ERP (20/10/2009 3:43:40 CH)
ERP (Enterprise Resource Planning) đang được hiểu theo nhiều nghĩa khác
nhau. Có DN nói đang ứng dụng ERP, nhưng thực chất chỉ triển khai một hai
module nào đó. Một DN mua nhiều giải pháp của nhiều hãng PM khác nhau, kết
hợp chúng lại khá lỏng lẻo, chắp vá, liệu có thể tuyên bố "Công ty chúng tôi
dùng ERP" không? Bài viết giúp hiểu đúng khái niệm ERP.
1. ERP là gì?
Hoạch định khai thác nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bao gồm các khái niệm
và phương pháp kỹ thuật để tích hợp toàn bộ hệ thống quản lý kinh doanh
từ việc xem xét, quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên đến việc cải tiến hiệu
quả hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống ERP được tích hợp (tất cả các chức năng kinh doanh) trong phần
mềm trọn gói hỗ trợ cho các khái niệm ERP nói trên. Khởi đầu thì ERP nhắm
tới ngành sản xuất, chủ yếu bao gồm các chức năng hoạch định và quản lý
việc kinh doanh nòng cốt như quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán
tài chính,… Tuy nhiên, những năm trở lại đây, sự thích nghi đó không chỉ
dành cho ngành sản xuất mà còn cho các ngành nghề kinh doanh khác
nhau và mở rộng triển khai và sử dụng ERP tiếp tục phát triển trên phạm vi
toàn cầu.
Phần mềm ERP thiết kế theo mô hình và tự động hoá các qui trình cơ bản
của công ty, từ tài chính đến sản xuất với mục tiêu tích hợp thông tin của
tất cả các phòng ban trong công ty và loại bỏ các đường truyền kết nối
phức tạp, “đắt đỏ” giữa các hệ thống máy tính riêng lẻ không “khớp” với
nhau.
Phần mềm Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp hay gọi là
ERP, thế nhưng nó không làm theo đúng thứ tự của những từ này. Chúng ta
hãy quên đi phần hoạch định – vì nó thật sự không hoạch định nhiều đến
như vậy và đừng nhắc đến nguồn tài nguyên. Nhưng hãy luôn nhớ đến
Page 1 of 11Tìm hiểu về ERP
12/26/2009http://www.cadserp.com/tabid/92/ItemID/56/Default.aspx
2. phần “doanh nghiệp”. Nó chính là đích đến thật sự của ERP. ERP cố gắng
tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung
một hệ thống máy tính duy nhất có thể phục vụ các nhu cầu khác nhau của
từng phòng ban.
Quả thật hết sức kho khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy
nhất để phục vụ các nhu cầu khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính
cũng như ở bộ phận Kinh doanh, Nhân Sự và Kho. Mỗi phòng ban hầu như
đều có riêng một hệ thống máy tính để điều hành công việc của mình.
Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương
trình phần mềm tích hợp, vận hành các cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể
dễ dàng chia xẻ và tiếp cận thông tin với nhau. Giải pháp tích hợp này sẽ
mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách
hợp lý.
Chẳng hạn, về khâu Nhận đơn hàng. Thông thường, khi một khách hàng
nào đó đặt hàng, đơn hàng đó thường đi theo một lộ trình dài trên mặt giấy
tờ. Nào là nhận thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin qua các hệ thống máy
tính khác nhau của từng bộ phận lòng vòng trong công ty. Cách làm đó
thường gây ra trễ hẹn giao hàng cho khách và thiệt hại nhiều đến đơn
hàng. Vì bạn có thể hiểu rằng không một ai trong công ty có thể biết rõ tình
trạng của đơn hàng vào thời điểm quy định như thế nào? Bởi vì chẳng có
cách nào cho bộ phận Tài chính, chẳng hạn, cập nhật vào hệ thống máy
tính của bộ phận Kho để xem mặt hàng đó đã gửi hay chưa. “Anh phải gọi
cho Kho hỏi thử xem!”– là một điệp khúc kêu ca quen thuộc từ phía khách
hàng.
ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự,
Sản xuất và Kho. ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm
hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng
với các hệ thống riêng lẻ cũ.
Tài chính, Sản xuất và Kho vẫn sẽ có phần mềm riêng của họ ngoại trừ giờ
đây phần mềm sẽ được nối kết lại để nhân viên ở bộ phận Tài chính có thể
nhìn vào phần mềm của Kho để xem đơn hàng đã xuất chưa. Hầu hết các
nhà cung cấp phần mềm ERP linh động trong việc cài đặt một số phân hệ
theo yêu cầu, ngoại trừ việc mua toàn bộ.
Ví dụ, một số công ty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản lý Nhân
sự và các chức năng còn lại sẽ mua sau.
2. ERP cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty như
thế nào?
ERP thường được xem như phần mềm hỗ trợ vô hình. Ví dụ như qui trình
đặt hàng, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng, sau đó cung cấp bản đồ chỉ
dẫn đường đi của phần mềm để tự động hoá các bước đi khác nhau cho đến
khi kết thúc quy trình. Khi Nhân viên phòng giao dịch nhập đơn hàng vào
hệ thống ERP, anh ta sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn thành đơn
hàng (sự xem xét hạn mức tín dụng của khách hàng, nguồn gốc đơn hàng
từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của công ty từ phân hệ Kho và
lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn)
Tất cả các nhân viên ở phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông
Page 2 of 11Tìm hiểu về ERP
12/26/2009http://www.cadserp.com/tabid/92/ItemID/56/Default.aspx
3. tin và cập nhật chúng. Khi một bộ phận nào đó thực hiện xong đơn hàng thì
thông tin đó sẽ tự động nối kết qua ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác.
Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần
kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di
chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn
và ít xảy ra sai sót hơn trước kia.
Bạn thấy đấy, ít nhất thì đó cũng là “giấc mơ” của ERP, nhưng thực tế thì
khắc nghiệt hơn nhiều.
Chúng ta hãy quay lại vấn đề trên một chút. Quá trình hiện tại đó có thể
không hiệu quả cao nhưng lại khá đơn giản. Tài chính làm công việc của Tài
chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gì sai sót xảy không nằm
trong phạm vi của các bộ phận đó thì lại là lỗi của người khác. Với ERP, các
nhân viên giao dịch sẽ thôi không còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập
tên khách hàng vào máy tính. Màn hình ERP sẽ khiến họ vận hành công
việc như những nhà doanh nghiệp. ERP sẽ hiển thị những thông tin về hạn
mức tín dụng của khách hàng từ bộ phận Tài chính và mức tồn kho hàng
hóa từ Kho. Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn không? Chúng ta có
thể xuất hàng đúng kỳ hạn không? Đó là những vấn đề mà bộ phận giao
dịch chưa bao giờ phải quyết định trước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng
rất lớn đến khách hàng và các phòng ban trong công ty. Nhưng nó không
chỉ dành cho bộ phận giao dịch. Nhân viên Kho, những người nắm mức tồn
kho trong đầu họ hay bằng những mẫu giấy rời giờ đây phải nhập toàn bộ
thông tin lên mạng hết. Nếu họ không làm vậy thì bộ phận giao dịch khách
hàng khi nhìn trên màn hình máy tính thấy số lượng hàng hoá không đủ, họ
thông báo với khách hàng : “xin lỗi, chúng tôi không đủ hàng phục vụ quý
khách”. Trách nhiệm, giải trình, trách nhiệm của mỗi cá nhân và trách
nhiệm giao tiếp đã chưa bao giờ được thử nghiệm như thế này trước đây.
Mọi người thì không thích thay đổi, và ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm
việc của mình. Phần mềm ít quan trọng hơn việc công ty thay đổi cách thức
làm việc. Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận
đơn hàng, sản xuất hàng hoá, xuất hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá
trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn đơn giản cài đặt phần mềm mà
không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên bạn, bạn có thể sẽ
không thấy được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới
còn làm chậm công việc lại vì họ đã quen với phần mềm củ và không có ai
làm việc trên phần mềm mới.
3. Dự án ERP kéo dài bao lâu?
Các công ty cài đặt hệ thống ERP không dễ dàng chút nào. Đừng bị lừa
phỉnh khi các nhà cung cấp ERP cam đoan với bạn rằng thời gian thực hiện
dự án chỉ mất từ 3 đến 6 tháng. Việc thực thi dự án trong thời gian ngắn
đều tùy thuộc vào từng mức độ: công ty triển khai dự án ERP chỉ giới hạn
cho những khu vực nhỏ của công ty hay công ty chỉ sử dụng những mảng
về Tài chính của hệ thống ERP (trong trường hợp này hệ thống ERP không
hơn gì một phần mềm kế toán mắc tiền). Để thực hiện thành công ERP, bạn
phải thay đổi cách thức làm việc cũng như cách thức làm việc của nhân
viên.
Và kiểu thay đổi đó không dễ gì thực hiện. Trừ phi, công việc kinh doanh
của bạn đang trôi chảy (đơn hàng xuất đúng hạn, hiệu suất sản xuất cao
Page 3 of 11Tìm hiểu về ERP
12/26/2009http://www.cadserp.com/tabid/92/ItemID/56/Default.aspx
4. hơn các đối thủ cạnh tranh khác, khách hàng hoàn toàn hài lòng), trong
trường đó thì thậm chí chẳng có lý do gì để xem xét đến dự án ERP.
Điều quan trọng không phải chú tâm đến dự án kéo dài bao lâu – những nỗ
lực biến đổi thật sự của ERP thường diễn ra giữa một đến ba năm, trung
bình – nhưng đúng hơn điều quan trọng để bạn hiểu tại sao bạn cần nó và
bạn sẽ sử dụng nó như thế nào để cải thiện việc kinh doanh của bạn.
4. ERP sẽ giải quyết khó khăn nào trong công việc của
tôi?
Năm nguyên do chính để các công ty thực hiện dự án ERP, đó là:
Tích hợp thông tin tài chính
Do Tổng Giám đốc (CEO) cố nắm bắt toàn bộ hoạt động của công ty, ông ta
có thể tìm thấy nhiều kiểu sự thật khác nhau. Tài chính có cách thiết lập
doanh thu hằng năm riêng, Kinh doanh có kiểu riêng của họ và những đơn
vị kinh doanh khác có thể có cách thiết lập riêng tổng thu nhập hằng năm
cho công ty. Với ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi
ngờ. Vì sao? vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ
thống.
Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng
Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động
hoá từ khoảng thời gian nhân viên giao dịch nhận đơn hàng cho đến khi
xuất hàng ra cảng và bộ phận Tài chính xuất hoá đơn. Chẳng thà bạn lấy
thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ
thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ thống phần mềm ERP giúp công
ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp với bộ phận Sản
xuất, Kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.
Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất
Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty muốn liên doanh với nhau
thường nhận thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh của cùng một công ty đều
sử dụng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP
đem đến những phương pháp tiêu chuẩn để tự động hoá các bước đi của
quy trình sản xuất. Việc tiêu chuẩn hoá các quá trình trên và sử dụng cùng
một hệ thống máy tính tích hợp riêng biệt có thể tiết kiệm thời gian, tăng
hiệu suất sản xuất và giảm việc.
Giảm hàng hoá tồn kho
ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và phát huy tầm nhìn của quá
trình thực hiện đơn hàng trong công ty. Điều đó có thể dẫn tới việc giảm
lượng nguyên vật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho) và giúp người sử
dụng hoạch định tốt hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm
tồn kho tại Kho và bến tàu. Để thật sự cải tiến lượng cung cấp hàng hoá,
bạn cần cài đặt phần mềm dây chuyền cung cấp hàng và ERP có thể giúp
bạn làm được điều đó.
Page 4 of 11Tìm hiểu về ERP
12/26/2009http://www.cadserp.com/tabid/92/ItemID/56/Default.aspx
5. Tiêu chuẩn hoá thông tin nhân sự
Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành
chánh nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi
giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP
có thể giúp bạn đảm đương việc đó.
5. Liệu ERP có phù hợp với cách thức làm việc của tôi?
Quả là một vấn đề khó khăn khi các công ty muốn tiên liệu trước đường lối
làm việc của họ có “khớp” với bộ tiêu chuẩn của ERP trước khi thực hiện dự
án. Nguyên nhân phổ biến nhất khiến các công ty bỏ dự án ERP hàng triệu
đô la một cách dễ dàng bởi vì họ phát hiện phần mềm ERP không hỗ trợ
được một trong những tiến trình kinh doanh quan trọng của họ. Theo điểm
đó, có 2 điều họ có thể làm: họ có thể thay đổi qui trình kinh doanh để
thích ứng với phần mềm. Có nghĩa là họ sẽ phải thay đổi cách thức làm
việc, cái cách mà họ đã quen làm trong bao nhiêu năm nay. Hay họ
có thể thay đổi phần mềm để thích nghi với quá trình kinh doanh,
nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với sự trì trệ của dự án, gây nhiều bất lợi
cho hệ thống phần mềm.
Thêm vào dự thảo ngân sách cho các chi phí của phần mềm, bộ phận kế
toán nên lập kế hoạch cho các chi tiêu về tư vấn, thực hiện lại công việc,
thử nghiệm tích hợp và một loạt danh sách các khoản chi tiêu cần thiết
khác trước khi dự án “biểu lộ” cái lợi của nó.
6. Dự án ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền?
Meta Group gần đây đã làm một cuộc khảo sát tính toán toàn bộ chi phí
quyền sỡ hữu (TCO) của ERP bao gồm phần mềm, phần cứng, các dịch vụ
chuyên môn và chi phí nhân sự nội bộ. Các con số của TCO bao gồm cài đặt
phần mềm và sau 2 năm với chi phí thực tế về bảo trì, nâng cấp hệ thống.
Sau khi nghiên cứu khảo sát 63 công ty bao gồm những cty có quy mô nhỏ,
vừa và lớn phân chia theo ngành nghề khác nhau thì TCO trung bình là 15
triệu đô la Mỹ (con số cao nhất là 300 triệu đô và thấp nhất là 400,000 đô).
7. Khi nào thì tôi sẽ thu được lợi từ ERP và bao nhiêu?
Bạn đừng mong cách mạng hoá việc kinh doanh của bạn với dự án ERP. Nó
giống như một sự thực hiện chú trọng vào việc cải tiến, phát triển đường lối
làm việc bên trong nội bộ hơn là với khách hàng, nhà cung cấp hay cộng
sự. Và tất nhiên “cái lợi” của ERP sẽ đến với những ai kiên trì với nó.
Công trình nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã cho thấy phải mất hết
8 tháng mới thấy được “cái lợi” của ERP sau khi hệ thống mới được cài đặt
(ngốn hết 31 tháng). Nhưng tiền tiết kiệm hằng năm thu được từ hệ thống
ERP là 1.6 triệu đô la Mỹ.
8. Các chi phí ẩn của ERP?
Mặc dù các công ty sẽ tìm cho mình những “nguồn” khác nhau để dự thảo
ngân sách dự án. Đối với những ai đã thực hiện trọn gói ERP đều đồng ý
rằng những chi phí xác định được xem xét và đánh giá thường xuyên hơn
những chi phí khác. Các chuyên gia ERP tuyên bố những mảng sau đây
Page 5 of 11Tìm hiểu về ERP
12/26/2009http://www.cadserp.com/tabid/92/ItemID/56/Default.aspx
6. thường dẫn đến sự tràn lan về ngân sách.
Đào tạo
Vấn đề đào tạo là sự lựa chọn hiển nhiên của những nhà triển khai dự án
ERP được xem như khoản ngân sách đánh giá nhiều nhất. Chi phí đào tạo
rất cao vì các nhân viên, lúc nào cũng vậy, phải học cách tiếp cận toàn bộ
quá trình mới, không chỉ đơn thuần về bề mặt chung của phần mềm. Tệ
hơn nữa, các công ty đào tạo bên ngoài nhiều khi lại không có khả năng
giúp bạn về vấn đề đó. Họ chỉ nói cho bạn biết sử dụng phần mềm như thế
nào, chứ không phải chỉ vẽ hay đào tạo bạn về những cách thức cụ thể
trong công việc của bạn. Vì thế, hãy tự chuẩn bị cho mình một danh sách
chỉ rõ và giải thích các qui trình kinh doanh khác nhau sẽ chịu ảnh hưởng
bởi hệ thống ERP.
Hãy nhớ rằng với hệ thống ERP, nhân viên Tài chính và nhân viên Kho sẽ sử
dụng chung phần mềm và họ sẽ nhập thông tin ảnh hưởng, chi phối đến
các nhân viên ở phòng ban khác. Để thực hiện chính xác, họ phải có sự am
hiểu sâu sắc về đường lối làm việc của những nhân viên khác trong công ty
trước khi tiến hành dự án ERP. Sau cùng, nó sẽ tuỳ thuộc vào nhân viên IT
và nhân viên giao dịch của bạn để hỗ trợ việc đào tạo. Hãy lấy ngân sách
đào tạo ERP và tăng lên 2 hay 3 lần nó trước. Nó sẽ là sự đầu tư hiệu
nghiệm nhất mà bạn đã từng làm.
Tích hợp và thử nghiệm
Chi phí thử nghiệm các đường truyền kết nối giữa hệ thống trọn gói ERP với
đường truyền phần mềm của công ty khác cũng được đánh giá nhiều. Công
ty sản xuất có thể nghiên cứu cài đặt thêm đường truyền từ thương mại
điện tử (e-commerce) và chuỗi cung ứng hàng (supply chain) ước tính thuế
kinh doanh thấp nhất. Tất cả điểm tích hợp này đều kết nối với ERP. Các
chuyên gia kỳ cựu khuyên rằng thay vì chạy dữ liệu giả từ ứng dụng này
sang trình ứng dụng khác thì hãy cho chạy đơn hàng thật qua hệ thống, từ
đầu vào của đơn đặt hàng cho đến khi xuất hàng và thanh toán, tốt nhất là
với sự tham gia của các nhân viên thực hiện công việc của dự án.
Sửa chữa theo yêu cầu (customization)
Phần cài đặt bổ sung chỉ là phần khởi đầu chi phí tích hợp của ERP. Bạn sẽ
còn tốn bộn tiền hơn đấy! Và nếu điều gì có thể tránh được nếu có thể thì
bạn hãy nhớ kỹ đó chính là chi phí sữa chữa lõi cốt phần mềm ERP. Điều
này xảy ra khi phần mềm ERP không thể giải quyết nổi một trong những
qui trình kinh doanh của bạn và bạn chọn cách thay đổi nó theo ý bạn
muốn. Nếu thế thì bạn thật sự đang đùa với lửa đấy! Sự sữa chữa tùy biến
đó có thể ảnh hưởng đến từng phân hệ của hệ thống ERP vì các phân hệ kết
nối rất chặt chẽ với nhau. Nâng cấp trọn bộ ERP – điều đó giống như là ác
mộng vì bạn sẽ phải sữa chữa lại toàn bộ hệ thống từ đầu đến đuôi theo
một kiểu mới.
Có thể bạn làm được đấy!, nhưng nhớ là cũng có thể không. Cho dù có
chuyện gì xảy ra chăng nữa thì nhà cung cấp ERP không ở đó mà hỗ trợ bạn
đâu. Bạn sẽ phải thuê thêm nhân viên để làm công việc đó và họ sẽ phải
làm việc dài dài.
Page 6 of 11Tìm hiểu về ERP
12/26/2009http://www.cadserp.com/tabid/92/ItemID/56/Default.aspx
7. Chuyển đổi dữ liệu
Chuyển đổi dữ liệu công ty cũng tốn tiền như sổ sách ghi sổ của khách hàng
và nhà cung cấp, dữ liệu thiết kế sản phẩm từ hệ thống cũ sang hệ thống
mới của ERP. Mặc dù một số CIO thừa nhận hầu hết dữ liệu trong hệ thống
cũ không sử dụng hết được.
Các công ty có xu hướng không cho là hệ thống dữ liệu cũ của họ “rối rắm”
cho đến khi họ thật sự bắt buộc phải chuyển đổi theo hệ thống phục vụ
khách hàng mà ERP yêu cầu. Do vậy, các công ty có thể đánh giá, xem xét
trước các chi phí chuyển đổi dữ liệu. Nhưng cũng lưu ý rằng các dữ liệu mới
có thể đòi hỏi kiểm tra lại toàn bộ để thích nghi với quá trình thay đổi mới
khi thực hiện ERP.
Phân tích dữ liệu
Thường thì dữ liệu từ hệ thống ERP phải được phối hợp với dữ liệu từ hệ
thống bên ngoài để phân tích. Những người sử dụng với nhu cầu phân tích
cao nên đính kèm chi phí của kho dữ liệu trong ngân sách ERP và họ cũng
nên làm thêm một số việc cần thiết để thực hiện chúng thật trôi chảy.
Dịch vụ tư vấn
Các công ty nên xác định rõ các mục đích chính để các nhà cộng sự tư vấn
phải hướng đến mục tiêu đó khi đào tạo nhân viên nội bộ.
Nhân sự
Thành công của ERP phụ thuộc nhiều vào việc bố trí nhân viên cho dự án,
những nhân viên giỏi nghiệp vụ và các phòng ban IS (information system).
Phần mềm đã quá phức tạp cộng thêm việc kinh doanh thay đổi quá rắc rối
khiến bạn khó mà giao trọn dự án cho một vài người. Điều nguy hiểm là
công ty phải chuẩn bị thay thế các nhân viên đó khi xong dự án. Mặc dù thị
trường ERP không còn sức hút như trước kia, các công ty tư vấn và những
công ty khác mất đi những nhân tài của họ sẽ săn tìm những nhân tài mới ở
công ty bạn với mức lương hấp dẫn và mức thưởng cao. Điều mà bạn khó
đáp ứng được cũng như chính sách về nhân sự cho phép. Nên hội ý riêng
với Hành chánh nhân sự để thiết lập chế độ lương mới và mức thưởng cho
các nhân viên kỳ cựu ERP.
Nếu bạn để vuột họ, bạn sẽ còn tốn bộn tiền hơn để chi trả cho những nhà
tư vấn khác.
Đội ngũ triển khai có thể không bao giờ ngừng lại
Hầu hết các công ty dự định giải quyết việc thực hiện ERP như họ sẽ làm
với bất cứ dự án phần mềm nào khác. Ngay khi phần mềm được cài đặt, họ
sẽ sắp xếp cho tất cả mọi người trong đội trở về vị trí cũ của mình. Nhưng
sau dự án ERP, bạn lại không thể để họ quay về như thế được. Những người
thực hiện dự án là những người vô cùng quan trọng vì họ làm việc quá mật
thiết với ERP. Họ biết rõ quá trình bán hàng hơn những nhân viên bán
hàng, biết nhiều về quy trình sản xuất hơn những nhân viên ở bộ phận sản
xuất. Công ty bạn sẽ không thể nào đáp ứng nổi việc sắp xếp nhân viên dự
án về lại vị trí công việc lúc trước của họ bởi vì có quá nhiều việc phải làm
Page 7 of 11Tìm hiểu về ERP
12/26/2009http://www.cadserp.com/tabid/92/ItemID/56/Default.aspx
8. sau khi cài đặt phần mềm ERP. Nội việc viết báo cáo để lấy thông tin từ hệ
thống mới ERP khiến họ bận rộn ít nhất là một năm. Và điều đó đã được
phân tích. Có một số người hy vọng công ty sẽ thu được lợi ngay sau khi
thực hiện dự án ERP. Nhưng tiếc rằng chỉ một vài phòng ban IS lập kế
hoạch cho các hoạt động và qui trình cần thiết sau khi cài đặt ERP. Nhiều
người bắt buộc phải xin trợ giúp thêm về tài chính, nhân sự sau thời hạn
kéo dài của dự án trước khi ERP “biểu lộ” bất cứ lợi nhuận nào.
Chờ đợi hiệu quả đầu tư (ROI)
Một trong những quan điểm sai lầm của ban điều hành dự án là luôn nghĩ
sẽ thu được lợi ngay khi cài đặt ERP. Hầu hết các hệ thống không bộc lộ giá
trị của mình cho đến khi công ty cho chạy các hệ thống trong một quãng
thời gian và có thể tập trung cải tiến các quá trình kinh doanh ảnh hưởng từ
hệ thống. Và đội dự án sẽ không được tưởng thưởng cho đến khi cố gắng
của họ được đáp trả.
Vấn đề gặp phải sau khi cài đặt ERP
Gần đây, công ty tư vấn Deloitte nghiên cứu 64 Fortune 500 công ty thì
thấy là một trong 4 công ty thừa nhận là họ bị giảm hoạt động khi chạy
chương trình ERP. Tỷ lệ phần trăm sự thật về nó nhiều hơn thế. Nguyên do
chung cho những vấn đề trên là mọi cái hoạt động hiện thời khác với những
gì nó làm trước kia. Khi mọi người không thể làm việc theo cách quen thuộc
mà họ làm trước đây và chưa được huấn luyện cách mới, họ lo lắng, hoang
mang, công việc diễn ra tồi tệ.
9. Tại sao ERP thường thất bại?
Nói một cách đơn giản nhất thì ERP là một bộ thực tiễn tốt nhất thực hiện
các nhiệm vụ khác nhau trong công ty bạn, bao gồm Tài chính, Sản xuất,
Kho. Để thu được kết quả cao nhất từ phần mềm này, bạn phải làm sao để
khiến các nhân viên trong công ty tuân thủ đường lối làm việc đã được phác
hoạ, vạch sẳn trong phần mềm. Nếu các nhân viên không đồng ý sử dụng
quy trình làm việc mới của phần mềm vì họ cho rằng nó không hiệu quả
như cái họ đang sử dụng thì họ sẽ từ chối sử dụng phần mềm hay thậm chí
yêu cầu bộ phận IT thay đổi phần mềm để phù hợp với cách làm việc cũ
của họ. Điểm này là điểm mấu chốt mà dự án ERP thường bị rối loạn.
Những cuộc tranh cãi cứ liên tiếp diễn ra, nào là sẽ cài đặt phần mềm như
thế nào hay thậm chí là có nên cài đặt nó hay không. Vấn đề sữa chữa theo
ý muốn của mọi người sẽ tiếp diễn như một điệp khúc dài. Đừng quên rằng
việc sữa chữa sẽ khiến phần mềm không vững chắc và khó bảo trì hơn khi
nó thật sự đi vào quy trình.
Nhưng IT có thể giải quyết vấn đề trên nhanh chóng trong hầu hết mọi
trường hợp. Ngoài ra một vài công ty lớn có thể tránh vấp phải vấn đề sữa
chữa thay đổi ERP theo các kiểu khác nhau – mỗi ngành nghề kinh doanh
đều khác nhau và phạm vi của các phương thức làm việc đều quy rằng nhà
cung cấp ERP không thể giải thích khi nào mới phát triển phần mềm của nó.
Một lỗi lầm chung thường gặp phải là các công ty cứ nghĩ rằng thay
đổi thói quen của mọi người sẽ dễ dàng hơn thay đổi phần mềm như
mong muốn. Hoàn toàn không phải như vậy!. Việc khiến mọi người trong
công ty bạn sử dụng phần mềm mới để cải tiến đường lối làm việc của họ
vẫn còn là một thử thách lớn. Nếu công ty bạn do dự trong việc thay
Page 8 of 11Tìm hiểu về ERP
12/26/2009http://www.cadserp.com/tabid/92/ItemID/56/Default.aspx
9. đổi thì dự án ERP có khả năng thất bại nhiều hơn.
10. Làm sao tôi có thể cấu hình được phần mềm ERP?
Toàn bộ hệ thống ERP được xây dựng từ bảng dữ liệu, hàng ngàn thứ mà
các lập trình viên IS và người sử dụng phải thiết lập ra để phù hợp với quy
trình kinh doanh. Mỗi một bảng đều có hướng quyết định phần mềm theo
con đường này hay con đường khác. Thuyết trình chỉ một cách để công ty
thực hiện từng nhiệm vụ, có thể nói rằng, cho chạy hệ thống trả lương –
các đơn vị hoạt động riêng lẻ của công ty và các phòng ban ở xa sẽ tích hợp
lại dưới cùng một hệ thống. Nhưng để biết chính xác làm sao thiết lập các
“công tắc” trong từng bảng đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc các quy trình hiện
hữu được sử dụng cho hoạt động kinh doanh. Vì thiết lập bảng đã được
quyết định nên các quá trình kinh doanh này sẽ được sắp đặt lại, đó là cách
của ERP. Hầu hết các hệ thống ERP đều được cấu hình trước, cho phép
hàng trăm việc thiết lập theo thủ tục được lập bởi khách hàng.
11. Các công ty thường tổ chức các dự án ERP như thế
nào?
Theo nhận xét của chúng tôi, có 3 cách sử dụng phổ biến để cài đặt ERP:
The big bang
Phần này là những những bước đến tham vọng và khó khăn nhất cho việc
thực hiện ERP. Các công ty loại bỏ các hệ thống sẵn có của họ và thiết lập
một hệ thống ERP duy nhất xuyên suốt toàn bộ công ty. Phương pháp này
chiếm ưu thế cho việc thực hiện ERP. Hầu hết các câu chuyện khủng khiếp
về thực hiện dự án ERP từ những năm 90 đã cảnh báo chúng ta về những
công ty sử dụng chiến lược này. Việc khiến mọi người cộng tác và chấp
nhận hệ thống phần mềm mới cùng một thời điểm là một sự nỗ lực lớn lao
vì hệ thống mới không có bất kỳ điểm tán thành nào. Không ai trong công
ty có kinh nghiệm sử dụng nó vì thế không ai biết chắc nó có hiệu quả hay
không. Hơn nữa, dự án ERP luôn cần sự thoả hiệp.
Chiến lược Franchising
Con đường này thích hợp với các công ty lớn hoặc các công kinh doanh
nhiều ngành khác nhau mà không tham gia chung các quy trình xuyên suốt
phổ biến qua các đơn vị kinh doanh khác nhau. Các hệ thống ERP độc lập
được cài đặt ở từng đơn vị khi kết nối các quy trình chung như Kế toán Tài
chính trong toàn bộ công ty. Phương pháp này được xem là phổ biến nhất
cho việc thực hiện ERP. Trong nhiều trường hợp, các đơn vị kinh doanh đều
có các “trường hợp cá biệt riêng” của ERP, đó là hệ thống riêng biệt và cơ
sở dữ liệu. Các hệ thống kết nối với nhau chia xẻ thông tin cần thiết của
công ty, tạo một hình ảnh rõ nét xuyên suốt các đơn vị kinh doanh khác
nhau (như tổng doanh thu của một đơn vị nào đó, chẳng hạn) hay cho các
quá trình không khác biệt nhiều của đơn vị này hay đơn vị khác (lợi nhuận
của bộ phận Hành chánh nhân sự, có lẽ vậy). Thông thường, việc triển khai
này bắt đầu với phần cài đặt thí điểm ở một đơn vị kinh doanh phù hợp, cho
dù có sự cố xảy ra thì nòng cốt kinh doanh vẫn không bị phá vỡ. Kế hoạch
cho chiến lược này cũng mất thời gian dài.
Page 9 of 11Tìm hiểu về ERP
12/26/2009http://www.cadserp.com/tabid/92/ItemID/56/Default.aspx
10. Slam drunk
ERP thiết kế các qui trình trong phương pháp này, tập trung vào một số quy
trình chính yếu như những quy trình nào có phân hệ Tài chính của hệ thống
ERP. Slam drunk thường dành cho các công ty nhỏ muốn phát triển vào hệ
thống phần mềm ERP.
Nhiều công ty sử dụng nó như cơ sở hạ tầng để hỗ trợ những nỗ lực cài đặt
phần mềm trong suốt đoạn đường thực hiện. Lúc này, nhiều người khám
phá ra rằng hệ thống slammed của ERP có hiệu quả hơn hệ thống sẵn có vì
nó không bắt buộc mọi người thay đổi bất kỳ thói quen nào của họ.
12. ERP thích ứng với thương mại điện tử như thế nào?
Nhà cung cấp ERP vẫn chưa sẵn sàng cho cuộc đột phá của thương mại
điện tử. ERP đã quá phức tạp và không có ý định để tiêu thụ rộng rãi. Nó
cho rằng chỉ có những người nào phụ trách về thông tin đơn hàng mới là
nhân viên của bạn. Những người được đào tạo cao cấp và tiếp cận giỏi với
biệt ngữ kỹ thuật của phần mềm ERP. Nhưng giờ đây khách hàng và nhà
cung cấp yêu cầu được truy cập chung thông tin với nhân viên của bạn
trong hệ thống ERP, chẳng hạn như tình trạng đơn hàng, lượng hàng hóa
tồn kho, hóa đơn.
Thương mại điện tử – có nghĩa là các phòng ban IT cần thiết lập hai kênh
mới để truy cập hệ thống ERP. Một cái dành cho khách hàng, một cái dành
cho nhà cung cấp và đối tác. Hai “khán giả” này muốn hai loại thông tin
khác nhau từ hệ thống ERP của bạn. Người tiêu dùng thì muốn biết tình
trạng đơn hàng và thông tin thanh toán, còn nhà cung cấp và đối tác thì lại
muốn những cái khác.
Các nhà cung cấp ERP truyền thống đang vất vả xây dựng các đường truyền
nối giữa mạng WEB và phần mềm của họ. Dù họ chắc chắn nhận thấy rằng
họ phải thực hiện nó. Họ đã và đang làm việc rất vất vả hằng bao nhiêu
năm nay. Tuy nhiên, rốt cuộc thì các công ty với tham vọng thương mại
điện tử đối mặt rất nhiều khó khăn trong việc tích hợp để chạy được hệ
thống ERP trên Web. Những công ty may mắn mua được hệ thống ERP từ
nhà cung cấp ERP, người có kinh nghiệm phát triển hàng hoá qua thương
mại điện tử thì bổ sung áp dụng tích hợp từ cùng một nhà cung cấp được
xem là một chọn lựa “tiết kiệm”. Còn những công ty sử dụng phần mềm
của những nhà cung cấp ít kinh nghiệm trong thương mại điện tử thì sự lựa
chọn tốt nhất có thể có là phối hợp nhân sự nội bộ và các nhà tư vấn qua
tích hợp của khách hàng. Nhưng cho dù chi tiết trình bày rõ ràng thì việc
giải quyết khó khăn trong việc tích hợp ERP với thương mại điện tử đòi hỏi
sự hoạch định kỹ càng.
Một trong những phương diện khó khăn nhất để tích hợp ERP với thương
mại điện tử là internet không bao giờ ngừng lại. Việc lắp đặt ERP vô cùng
lớn và phức tạp, đòi hỏi phải bảo trì. Hầu hết các chuyên gia kỳ cựu của
thương mại điện tử đều thiết lập linh hoạt vào những đường truyền kết nối
của ERP và thương mại điện tử để họ có thể giữ hệ thống thương mại điện
tử mới hoạt động trên trang Web trong lúc họ tắt ERP để nâng cấp và sữa
chữa.
Điều khó khăn để ERP và các áp dụng thương mại điện tử chạy khớp với
Page 10 of 11Tìm hiểu về ERP
12/26/2009http://www.cadserp.com/tabid/92/ItemID/56/Default.aspx
